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12-06-2020
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Evidencia No.1 identificación de la necesidad de un

sistema de información a nivel empresarial.

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA

AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S

APRENDICES

VICTOR ELIVANEY CAMPO GONZALEZ

EDDIER ANDRES CAMACHO UTIMA

ANA MILENA PORRAS CALLEJAS

SENA
CENTRO INDUSTRIAL DE MANTENIMIENTO INTEGRAL (CIMI)
(REGIONAL SANTANDER)
2020
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Contenido
Introducción.......................................................................................................................... 3
1.Identificación del ámbito empresarial..............................................................................4
Misión................................................................................................................................. 4
Visión.................................................................................................................................. 5
Mapa de procesos................................................................................................................ 5
2. Diseño de instrumentos para la identificación de la necesidad empresarial.......................6
2.1 La Entrevista................................................................................................................... 6
3. Realización de las entrevistas:.........................................................................................11
4. Describir la situación problema e identificarlo:...........................................................11
5. Solución desde el punto de vista de sistemas de información:.................................13
6. Validación de la solución o idea:..................................................................................14
7. Tabulación de la información:.......................................................................................17
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Introducción.

El presente documento hace referencia al proceso de identificación del problema,

necesidad u oportunidad de un sistema de información al interior de una organización del

sector productivo.

Actualmente los directivos de las empresas colombianas se encuentran con grandes

cantidades de información y con poco tiempo para procesarla y transformarla en decisiones

inteligentes. En esta línea, en un mundo globalizado y productivo es de menester importancia

el diseño e implementación de procesos e instrumentos para la captación, transformación y

comunicación de la información, para ello los sistemas de información son una importante

herramienta para su tratamiento y soporte.

El mayor activo de las organizaciones hoy en día es la información, está representada

en el conocimiento, la tecnología de producción, las innovaciones, patentes, y derechos

comerciales, entre otros. Las empresas para ser competitivas, requieren de tecnologías que

soporten los flujos de información, es así que con el esquema de trabajo denominado

proyecto formativo se pretende el diseño y construcción de software a la medida para el

sector empresarial, donde con la aplicación práctica de cinco etapas (identificación, análisis,

diseño, desarrollo e implantación) se busca el despliegue de competencias profesionales

desde la perspectiva de un analista y desarrollador en la mejora de procesos empresariales. Se

presenta así a continuación la evidencia No.1 denominada identificación de la necesidad de

un sistema de información, el cual es aplicado a una empresa real del sector productivo.
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1.Identificación del ámbito empresarial

La organización seleccionada para realizar el diseño del software a la medida es la

empresa AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S, negocio dedicado a la consultoría en

ingeniería civil, empresa creada en el 2013 por el ingeniero Federico Aycardi Villaneda quien

actualmente es el Gerente General de la consultoría. Referente al domicilio de la empresa, su

actividad se desarrolla de forma descentralizada según el requerimiento de los servicios en el

territorio nacional, no obstante su sede central se ubica se ubica en la ciudad de Bogotá en la

Ac. 100 #19-54 Edificio Prime Tower Oficina 601.

De acuerdo con la informaciòn consignada en el Registro Único Empresarial (RUES,

2020) asociado al nùmero de matrícula mercantìl 20190329 la empresa se organiza como una

sociedad comercial, bajo la estructura de una Sociedad por Acciones Simplificada, su objeto

de actividad se identifica con el código CIIU 7110 actividades de arquitectura e ingeniería y

otras actividades conexas de consultoría técnica. Su último año de registro data de la vigencia

2019, encontrándose en actual estado Activa.

Misión
La organización ARCARDY ESTRUCTURAL es una empresa dedicada a la consultoría en

ingeniería civil por más de 30 años, siempre con permanente disposición de servicio a la

sociedad. Custodiamos la transparencia en nuestros contratos y procesos, para mantener a

nuestros colaboradores felices y velar por el cumplimiento en cada uno de nuestros

compromisos. Procedemos ante todo con la mayor responsabilidad y profundo espíritu

profesional.
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Visión
Buscar consolidarse y ser reconocida en el ámbito nacional, por sus servicios especializados

de consultoría en asesoría, diseños y estudios de ingeniería civil y arquitectura. Así como en

todas las actividades relacionadas con estas en el cual preste sus servicios.

Principios y valores.
Los principios de Aycardi estructural y los cuales identifican a la empresa son:

● Ética profesional
● Compromiso al cuidado del medio ambiente
● Honestidad
● Liderazgo
● Trabajo en equipo

Mapa de procesos

El mapa de procesos según lo establecido por la NTDSIG 001:2011, se

define como la representación gráfica de los procesos y la operación de las

entidades. Normalmente se clasifican en:

● Procesos gerenciales: Incluyen procesos relativos al establecimiento de

políticas, fijación de objetivos, asegurar la disponibilidad de los recursos.

● Procesos operativos o misionales: Incluyen todos los procesos que

proporcionan el resultado para cumplir con el objeto social de la empresa.

● Procesos de apoyo: Pertenecen a este grupo los procesos que provisionan

de recursos que son necesarios para cumplir con los demás procesos.

● Procesos de mejora o evaluación: Son aquellos que se utilizan para medir

y hacer un análisis del desempeño de los demás procesos, con el objeto de

analizar la mejora de la eficiencia y eficacia de los mismo.

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2. Diseño de instrumentos para la identificación de la necesidad empresarial.

Con el objetivo de obtener la información necesaria relacionada con la empresa:

AYCARDI INGENIEROS, se diseñó una entrevista que consta de una serie de preguntas

orientadas a extraer información organizacional, como: estructura organizacional, objetivos y

organización de la actividad empresarial en procesos. A continuación, se presenta las

entrevistas a tres ejecutivos de la empresa por lo cual se hicieron tres modelos:

2.1 La Entrevista.
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Entrevista requerimientos de software

Empresa AYCARDI INGENIEROS SAS

ENCUESTA A GERENTE GENERAL EMPRESA

AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S

1 Nombre - Cargo

2 ¿Cuál es el proceso en el cual se centran las actividades realizadas por usted?

3 ¿Existen Manuales de Procedimientos y Funciones para las diversas áreas de la

empresa?

4 ¿Conocen los empleados los manuales y procedimientos de la empresa?

5 ¿La empresa tiene identificados los documentados sus procesos?

6 ¿Existe un reglamento o manual de archivo?

7 ¿Los documentos que producen las diferentes dependencias son consultados por

otras dependencias en la empresa?

8 ¿Está concebido el archivo de la empresa como un sistema de información

archivístico?

9 ¿Basa sus procesos de archivo en normas generalmente aceptadas por el Archivo

General de la Naciòn u otra norma?

10 Utiliza la información financiera y de otras áreas del negocio para la toma de

decisiones y el control gerencial de la organización?

11 ¿Qué limitaciones ha identificado para la buena ejecución del proceso de archivo?

12 ¿Cómo considera usted que un sistema de información puede dar solución a esta
problemática?
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13 ¿Actualmente la organización cuenta con infraestructura tecnológica y redes?, en

caso de tener, ¿cuáles?

14 ¿Actualmente existe algún proceso de seguridad informática o de la información?

15 ¿Cuántos y cuáles serán los posibles usuarios del sistema, internos ?

16 ¿Cuentan con un sistema de información actualmente para el sistema de archivo

electrónico y físico de la empresa?

17 ¿La información crítica de la organización está almacenada en bases de datos, que

aplicativo tienen para tal fin?

18 ¿El sistema de información que tienen actualmente satisface las necesidades de la

organización?

19 ¿Cómo califica el manejo de la información de la empresa?

20 ¿Cuál es su percepción de este sistema de información?

21 ¿Qué utilidades considera que debe tener el nuevo sistema de información?

ENCUESTA A COORDINADOR DE PROCESOS

AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S

1 Nombre - Cargo

2 ¿Cuál es el proceso en el cual se centran las actividades realizadas por su

dirección?

3 ¿Se cuenta con un sistema de información enfocado al área formulación y

revisión de proyectos?

4
¿La empresa tiene identificados los documentados de calidad en sus procesos?
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5
¿La información crítica de la organización está almacenada en bases de datos,
que aplicativo tienen para tal fin?

6
¿Cómo califica el manejo de la información de las unidades de proyectos y de
delineantes?

7
¿Cuentan con un sistema de información que funcione como repositorio o
archivo electrónico para los proyectos y dibujos?

8 ¿La dependencia tiene comunicación con otras áreas de la empresa?

9
¿Actualmente la empresa cuenta con infraestructura tecnológica acorde al
desarrollo de las actividades?

10 ¿Considera que el manejo de la información conlleva a reprocesos en la

gestión de entregables y productos?

11 ¿Con qué software cuentan los computadores o el servidor como herramientas

tecnológicas de la organización para llevar a cabo los procesos?

12 ¿Cómo considera usted que un sistema de información puede dar solución a

esta problemática?

13 ¿Qué utilidades considera que debe tener el nuevo sistema de información?

14
¿Cuántos y cuáles serán los posibles usuarios del sistema?

ENCUESTA A DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

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1 Nombre - Cargo

2 ¿Qué tareas coordina la Dirección y de qué forma ?

3 ¿Cuáles son las estrategias financieras de la empresa?

4 ¿De qué forma mantiene negociaciones con las entidades financieras y otros
proveedores?

5 ¿De qué forma optimiza los recursos económicos de la empresa?

6 ¿De qué forma dirige las inversiones de la empresa, utiliza programas

informáticos ?

7 ¿Utiliza la información financiera y de otras áreas de negocio para la toma de

decisiones y el control gerencial de la organización?

8 ¿Está concebido el archivo de la empresa como un sistema de información

archivístico o repositorio digital?

9 ¿De qué forma hace el seguimiento a los planes, programas y proyectos de la

compañía de conformidad con los procedimientos establecidos?

10 ¿Cómo establecer la consolidación y análisis de la información generada para la

presentación de informes?

11 ¿Cómo mantiene la actualización y reporte del sistema de información de

contratación ?

12 ¿El sistema de información que tienen actualmente satisface las necesidades de la

organización?

13 ¿Cómo califica el manejo de la información de la empresa?

14 ¿Cuál es su percepción de un sistema de información ideal para el trabajo de la

Dirección?

15 ¿Que utilidades o componentes considera que debe tener el nuevo sistema de

información?

3. Realización de las entrevistas:

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Las entrevistas fueron realizadas a tres personas de diferentes áreas de la empresa,

quienes coinciden en que la información para consulta presenta tiempos y movimientos que

desgastan y demoran la toma de decisiones

Las personas que respondieron la entrevista son:

No. Encuestado. Link de acceso a la entrevista.

1 Juan Carlos Barrera- Gerente Entrevista 1

General.

2 Ana Milena Porras - Coordinadora Entrevista 2

de procesos

3 Andrés Camacho Director Entrevista 3

Financiero

4. Describir la situación problema e identificarlo:

Las tres entrevistas realizadas al gerente general, coordinador de procesos y director

financiero de la organización AYCARDI INGENIEROS, se encontró que la empresa presenta

en este momento una desarticulación del modelo de gestión documental integral, el cual no le

permite almacenar, asegurar y respaldar la información de manera más práctica y segura, lo

que llevó a la identificación de seis situaciones importantes las cuales se resumen a

continuación:

La primera, asociada a los precarios flujos de conexión de actividad de los procesos

de la empresa, pues aunque se tiene la documentación y caracterización de los

procedimientos internos de trabajo, la puesta en práctica de cada una de las actividades o

acciones se realiza desde procesadores de texto o desde el correo electrónico lo que supone

un nivel de riesgo amplio para el tratamiento de la información. Acto seguido, en se observó

el problema asociado a la ausencia de un Sistema de gestión electrónica de documentos, pues

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por su actividad, la empresa consultora maneja diferente información (proyectos y dibujo)

que no es unipersonal sino que por el contrario se trabaja a través de un esquema de gestión

por procesos donde hay diferentes actores y cada uno agrega valor en cada secuencia del

proceso hasta culminar el producto final bajo ciertos estándares de calidad. Actualmente no

hay una plataforma o soporte que permita la interconsulta entre todas las áreas desde la

gerencia y niveles operativos con la necesidad de tener concentrada la información de los

proyectos en las diferentes ciudades.

Un tercer problema identificado se asoció a la comunicación con usuarios externos a

la organización. Como se destacó en alguna de las entrevistas la demanda de servicios de la

empresa consultora ha empezado a crecer vertiginosamente, y actualmente la empresa no

tiene un canal formal más que los teléfonos, WhatsApp y el correo institucional para recibir

solicitudes o contactar a los clientes, ni de los proveedores que suministran los recursos para

prestar dichos servicios, información que debe estar clara y disponible para emprender

acciones de crecimiento del negocio. Esto a largo plazo se convierte en un cuello de botella

para la empresa al tiempo que representa pérdidas, pues las solicitudes no se estarían

tramitando con la mayor eficiencia posible.

Un quinto problema se identificó asociado a la conformación de expedientes

electrónicos, dado que como se mencionó anteriormente, la información se encuentra

distribuida en diferentes lugares por la expansión de la empresa en ciudades como Medellín,

Cali y Bogotá. La información principalmente se salvaguarda en los equipos de cómputo de

cada empleado bien sea desde un diseñador o área administrativa, y el respaldo se hace con

back-up por periodos semanales por lo que es muy difícil operar con esta información de

forma ágil, eficiente y oportuna, por tanto, dificulta usar este activo en la toma de decisiones

corporativas y desarrollo de procesos internos más eficientes.

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Finalmente, una sexta situación se advirtió como la necesidad de la seguridad de la

documentación constituida al interior de la organización. En este momento no se tiene firma

digital de los directivos y el gerente de la compañía, elemento que coadyuvará a una mejor

gestión y seguridad de la información que se aprueba, sobre todo cuando hay recursos

económicos que respaldan dichas solicitudes.

5. Solución desde el punto de vista de sistemas de información:

En el entendido que AYCARDI INGENIEROS SAS es una empresa que tiene poco

tiempo de formalizada y la magnitud de la información que actualmente maneja, requiere de

mejoras tecnológicas para el desarrollo de su objeto misional. De acuerdo con lo anterior es

importante el emprendimiento de un “Programa de Gestión Documental para la Empresa

Aycardi”. Se destaca como programa, por qué la herramienta tecnológica por sí sola no dará

solución al problema estructural del manejo de la información, sino que este debe venir

acompañado de adecuaciones en el ámbito de las TIC y de la cultura organizacional de la

empresa, especialmente en la enseñanza del manejo y aplicación de los instrumentos

implementados.

La propuesta se basa en tres componentes, siendo el primero la realización y

socialización de este diagnóstico donde se destacan las principales conclusiones y el curso de

acción para para trabajar en los problemas identificados y hacer más eficiente y armónico el

desarrollo de actividades. El segundo componente corresponde al diseño de una aplicación

web diseñado en PHP. Esta se enmarca en el diseño de un Sistemas de Gestión de

Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), que de acuerdo con el DANE (2010) este

tipo de sistema es un medio para el almacenamiento de información que conforma un archivo

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electrónico. Son claves para la buena práctica de los procesos de gestión y conservación

documental en las fases de archivo central, intermedio e histórico.

En esta línea, con el fin de afrontar los nuevos retos que presenta actualmente la

empresa Aycardi Ingenieros S.A.S, se Diseñara e implementara una herramienta de Sistema

de Gestión Documental basado en el concepto de BPM (Gestión de Procesos de Negocio) con

un enfoque de gestión documental tendrá como componentes de trabajo un esquema de

módulos, siendo el primero el módulo para modelar procesos de la empresa, el segundo

referente a la Sistema de gestión electrónica de documentos, el tercero Sede electrónica

dispuesta para usuarios externos de la organización, el cuarto denominado conformación de

expedientes electrónicos y el quinto contempla a los usuarios firmantes o directivos con la

Incorporación de firma digital.

Finalmente, el tercer componente corresponde a la implantación del aplicativo y de la

implementación del programa de gestión documental, fase que conlleva el desarrollo de las

pruebas tecnológicas en lo correspondiente al SGDEA pero también un conjunto de

capacitaciones a los usuarios de la compañía quienes será los que colocaran a prueba el

sistema. Adicionalmente se dejará implementada una metodología de buenas prácticas de

gestión de tal forma que cuando se realicen sesiones de evaluación del proceso, el sistema sea

susceptible de recoger los nuevos requerimientos y/o actualizaciones.

6. Validación de la solución o idea:

Para la validación de la solución tecnológica, se procedió a realizar una encuesta con los

funcionarios y directivos de la empresa Aycardi ingenieros S.A.S. de tal forma que se

conociera la percepción y receptividad del proyecto de inversión empresarial a ejecutar. A

continuación, se comparte la batería de preguntas diseñada.

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Preguntas:

1- ¿Cuál es el rol que desempeña en la empresa?

a. Ingeniero
b. Diseñador
c. Administrativo
d. Directivo

2- ¿Qué herramienta haría más eficiente, eficaz y oportuno el desarrollo de sus actividades?

a- El desarrollo de un sistema remoto de escritorio VPN.

b- La virtualización de los procesos de la empresa de tal forma que estos se integren
globalmente.
c- El desarrollo de capacitaciones en práctica documental.

3- ¿Considera usted que el desarrollo de una aplicación web asegura la información dentro de
un sistema con atributos de seguridad fuertes para evitar perdido o robo de información?

a- Sì.
b- No.

4- ¿Es relevante la creación de un Sistema de gestión documental para el desarrollo óptimo

de sus funciones?
a- Sì.
b- No.

5- ¿La implementación de una sede electrónica para comunicarse con los clientes y/o
usuarios externos sería una herramienta óptima de trabajo o desea continuar con el manejo
actual a través de los medios convencionales (teléfono y correo electrónico)?
a- Sì.
b- No.

6- ¿A nivel directivo, la conformación de expedientes electrónicos de los proyectos y dibujos

le permitirá un mayor control de la actividad de los empleados y contratistas?
a- Sì.
b- No.

7. ¿Existe alguna política de seguridad de la información establecida en la empresa?

a- Sì.
b- No.
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8- ¿Considera usted que la solución a los problemas de manejo de la información documental

se puede solucionar con la implantación de un sistema de información adecuado?

a- Sì.
b- No.

9- ¿La implementación de la firma digital es un módulo oportuno y pertinente para evitar que
salgan comunicaciones sin revisión de directivos o gerencia?

a- Sì.
b- No.

10- El desarrollo de capacitaciones en práctica y gestión documental le ayudará a gestionar

más eficiente la información que maneja en el desarrollo de sus actividades?

a- Sì.
b- No.
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7. Tabulación de la información:

La encuesta se realizó a 30 personas distribuidas de la siguiente manera

Ingeniero 16
Diseñador 8
Administrativ 4
o
Directivo 2
Total 30

El 66.7% de los encuestados manifestó que la herramienta más eficiente para las actividades
es la visualización de los procesos de la empresa, mientras que el 26,7% indico que el
desarrollo de un sistema remoto de escritorio VPN, lo anterior muestra que para la empresa
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la visualización de los procesos es parte importante para el desarrollo de las actividades

diarias.

El 90% de los encuestados tiene claro que una aplicación web asegura mejor la información
de procesos y da garantía de seguridad, contrario al 10% que cree que no es necesario una
aplicación web. Lo que muestra que la percepción de los encuestados es que la información
siempre este segura.

El 93% de los encuestados tienen claro que es relevante la creación de un sistema de gestión
documental, siendo un problema previamente diagnosticado y que ha generado demoras en la
consulta de la información para el desarrollo de los procesos misionales.
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El 96.7% de los encuestados ven pertinente la implementación de una sede electrónica para
mejorar la comunicación entre usuarios tanto internos como externos.

El 100% de los encuestados tiene claro que el nivel directo podrá tener un mejor control con
la conformación de los expedientes electrónicos de todos los procesos misionales de la
empresa.
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El 76.7% de los encuestados tienen claro que existe una política de seguridad de la
información, mientras que el 23.3% no lo ve así, donde es claro que la empresa requiere
fortalecer los estándares de seguridad de la información misional.

Para el 96.7% de los encuestados si ven una solución a los problemas del manejo de la
información por medio de un sistema de información adecuado. Para las directivas de
Aycardi es imperativo mejorar los procesos.
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El 93.3% de las respuestas si están de acuerdo con la implementación de la firma digital para
mayor direccionamiento y control de procesos desde las cabezas de área.

Así las cosas, se valida que la implementación de un Sistemas de Gestión de

Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) acompañada de las capacitaciones en la
materia, es una solución óptima para los servicios de gestión documental en el marco de las
actividades de las dependencias o procesos de Aycardi Ingenieros S.A.S., ya que gestiona un
volumen de más de 800 documentos al día, desde su creación, recepción, mantenimiento, uso,
y disposición de los mismos, siendo necesario tener un sistema de almacenamiento seguro y
confiable además que ofrezca la función de poder realizar seguimiento y control a todas las
comunicaciones recibidas y enviadas a través del método de Certificado Digital para asegurar
la autoría y validez de la documentación, entre otros servicios.
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Referencias

Registro Único Empresarial (2020).Aycardi ingenieros S.A.S.Recuperado de

https://www.rues.org.co/Expediente

DANE (2020). MÓDULO VI. DIGITALIZACIÓN Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL, ENCUESTA DE

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES EN EMPRESAS – ENTIC
EMPRESAS. Recuperado de: https://www.dane.gov.co/index.php/convocatorias-y-
contratacion/informacion-laboral/convocatorias-roles-operativos-para-operaciones-
estadisticas/convocatoria-2020-encuesta-nacional-de-tecnologias-de-informacion-y-las-
comunicaciones-entic

LISTA DE CHEQUEO

No. VARIABLE CUMPLE OBSERVACIONES

SI NO

1 Identifica las
tecnicas de
recoleccion de
datos.

2 Aplica la técnica de
la entrevista
correctamente.
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3 Elabora informes de
las entrevistas
realizadas.

4 Describe de forma
clara, precisa y
concisa el problema.

5 Aplica la técnica de
la encuesta
correctamente.

6 Describe de forma
clara, precisa y
concisa los
requerimientos no
funcionales.

7 Elabora informes de
las encuestas
realizadas.

8 Identifica la
situación problema a
través de las
tecnicas de
recoleccion de
datos.