REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

DIRECCION DE FINANZAS

Bogotá, D.C., 16 de noviembre de 2001

CIRCULAR

No. 2036 MDFCP-074

ASUNTO : Manejo Partida de Alimentación Soldados

AL : Señor

Analizado el procedimiento que actualmente realizan las

Unidades Fuera de Línea (Operativas Mayores, Menores y Tácticas o sus equivalentes en
cada una de las Fuerzas), frente al Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), es
necesario que las Dependencias comprometidas en el proceso de programación,
presupuestación, distribución y ejecución del rubro 1027-1 “Partida Alimentación
Soldados”, realicen las funciones y coordinaciones necesarias para que con fecha 01-Enero
de cada vigencia los Ordenadores del Gasto cuenten con la apropiación suficiente para
atender las adquisiciones de los bienes y/o servicios con cargo a dicho rubro.

Dirección de Personal – Sección Liquidación y Haberes o sus equivalentes en las

Fuerzas.

- Debe tener actualizada una base de datos estadísticos donde se pueda identificar
mensualmente la cantidad de soldados efectivos, (Bachilleres, Regulares, Voluntarios,
Alféreces, Cadetes, Alumnos y Profesionales) que se encuentran nombrados en las
Fuerzas a través de las Ordenes Administrativas de Personal o Directivas de
Incorporación y Licenciamientos.

- Deben tener actualizada una base de datos estadísticos donde se pueda identificar
mensualmente la cantidad de dinero girado a cada una de las Unidades Fuera de Línea
para conocer los promedios de PAC que es necesario solicitar a la Dirección del Tesoro
Nacional.
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- En la primera semana de diciembre de cada año, con base en los datos estadísticos y en
los efectivos reales (Soldados Bachilleres, Regulares, Voluntarios, Alféreces, Cadetes,
Alumnos y Profesionales) en cada Unidad, es necesario que se efectúe una proyección
de gasto para asignar la apropiación anual.

Ejemplo:

El Batallón de Policía Militar No 19, según Orden Administrativa de Personal tiene

asignados 100 hombres y por Directivas de Incorporación y Licenciamientos 200
hombres, para un total de efectivos de 300 hombres.

De acuerdo con los datos estadísticos mensuales del año inmediatamente anterior, la
cantidad de soldados promedio es 320 hombres en total (Soldados Bachilleres,
Regulares, Voluntarios, Alféreces, Cadetes, Alumnos y Profesionales). Quiere decir,
que los 20 soldados de más, son de otra Unidad.

La partida diaria de alimentación autorizada (para la vigencia de 2001), es $3.261.00.

Es de aclarar, que dicho valor se debe tomar de acuerdo con la Resolución de reajuste
por este concepto, la cual es elaborada anualmente por el Ministerio de Defensa
Nacional.

A la partida en mención, se debe descontar lo del Fondo Específico, el valor de

$40.00 (vigencia 2001), dicho monto es modificado anualmente con la Resolución
descrita anteriormente.

El Valor que queda disponible para adquirir bienes (materiales y suministros) es

$3.221.00.

Para efectuar la proyección de la apropiación para cada una de las Unidades, es

necesario tener en cuenta el valor total de la partida diaria de alimentación. Que para el
caso de la vigencia de 2001 es $3.261.00.

Forma de liquidar la apropiación para el Batallón:

Cantidad de hombres (datos estadísticos) x Partida diaria de Alimentación x Días del

mes x Doce meses del año.

Numéricamente es: (Formula matemática)

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320 hombres x $3.261.00 x 30 días x 12 meses = $375.667.200.00

NOTA: en el momento de realizar la operación en mención, es necesario tener en
cuenta el índice de inflación por alimentos para incluirlo en el valor de la partida de
alimentación, desde el inicio de la liquidación.

No obstante por lo anterior, la Dirección de Personal – Sección Ejecución, debe

reportar el primer día hábil de la segunda semana de diciembre de cada año, a la
Oficina de Planeación o Departamento – 4, el valor de $375’667.200.00 + inflación por
alimentos, para que en la Orden Administrativa o Separata de Presupuesto, al Batallón
de Policía Militar No 19, se le asigne el valor anteriormente descrito como apropiación
inicial, por el rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados”.

En el evento que la apropiación inicial del rubro 1027-1 “Partida Alimentación

Soldados” asignada en la Orden Administrativa o Separata de Presupuesto para la
vigencia en curso no sea suficiente, es necesario efectuar esta proyección hasta los
meses que alcance la asignación de la apropiación inicial. La diferencia para cubrir los
meses restantes, se debe solicitar oportunamente como adición, a través de la Oficina
de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional.

Una vez aprobada la Adición Presupuestal e informada por parte de la Oficina de

Planeación del Ministerio de Defensa, la Dirección de Personal – Sección Liquidación
y Haberes o sus equivalentes en las Fuerzas, deben hacer nuevamente las proyecciones
de las apropiaciones a adicionar en cada Unidad Fuera de Línea, e informar los montos
a las Oficinas de Planeación o Departamentos –4, para que a su vez estos informen a
las diferentes Unidades (Operativas Mayores, Menores y Tácticas o sus equivalentes en
cada una de las Fuerzas), para su respectiva incorporación en el Aplicativo de la
Resolución Nro. 036.

Al iniciar el ejemplo, se mencionó que en promedio en el Batallón de Policía Militar

Nro. 19 sobrepasaba la cantidad de hombres asignada, en 20; esto es producto de los
movimientos que tiene el personal por la situación de orden público, por tal razón,
cuando el personal de soldados (Bachilleres, Regulares, Voluntarios, Alféreces,
Cadetes, Alumnos y Profesionales) sea desplazado a otro Batallón por necesidades del
servicio no se deben tramitar cuentas de cobro entre unidades, debido a que el
Batallón que recibe al personal transeúnte o en comisión debe asumir los gastos de la
alimentación. Sin embargo, tanto el Batallón de origen como el Batallón de destino del
personal, deben reportar la novedad al nivel central Dirección de Personal – Sección
Ejecución, en las fechas establecidas para el cierre del mes en que ocurrió la novedad,
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con el fin de disminuir la apropiación en el Batallón de origen e incrementar en el

Batallón de destino.

Nota: Como se puede apreciar, la información que contenía las cuentas de cobro se
mantiene; sin ser cuentas de cobro, pues este término no existe en el concepto de
contratación estatal.

La proyección total de la Fuerza y desagregada por Unidad Fuera de Línea, debe ser
enviada primer día hábil de la segunda semana de diciembre de cada año, a la Oficina
de Planeación o Departamento – 4 de cada Fuerza, para su consolidación y respectiva
comunicación a las Unidades Fuera de Línea.

Oficinas de Planeación o Departamentos-4 de las Fuerzas

1. El primer día hábil de la tercer semana de diciembre de cada año, con base en las
proyecciones que realiza la Dirección de Personal – Sección Liquidación y Haberes o
sus equivalentes en las Fuerzas, deben elaborar el proyecto de la Resolución de
Distribución Interna para el rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados”, quedará
pendiente de asignarle número y fecha, hasta que sea sancionada la Ley y Decreto de
liquidación del Presupuesto e inicie la vigencia de ejecución.

2. Durante la tercer semana de Diciembre de cada año, es necesario que se informe a las
Unidades a través de Radiograma o su equivalente en las Fuerzas, el valor que se le
proyectó por el rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados”, con el propósito que el
01 de Enero del siguiente año, las Unidades registren la apropiación en el Aplicativo
Resolución 036, previa autorización escrita por la Oficina de Planeación o
Departamento – 4 de la Fuerza. (La autorización, debe ser enviada vía radiograma
hasta que se refrende la resolución por parte de la Oficina de Planeación del
Ministerio de Defensa Nacional).

3. Una vez refrendada la Resolución de Distribución Interna por parte de la Oficina de

Planeación del Ministerio de Defensa, debe registrarse en el Sistema Integrado de
Información Financiera (SIIF) en cada una de las asignaciones internas (Unidades Fuera
de Línea), las apropiaciones aprobadas por el rubro 1027-1 “Partida Alimentación
Soldados”, confirmando que dichos valores son iguales a los que se distribuyeron en la
Orden Administrativa o Separata de Presupuesto.

4. Teniendo en cuenta que las Unidades presentan novedades en el personal de efectivos

(Soldados Bachilleres, Regulares, Voluntarios, Alféreces, Cadetes, Alumnos y
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Profesionales) por la situación de orden público que vive el país, las Oficinas de
Planeación o Departamentos – 4, deben estar en comunicación continua y
permanente con la Dirección de Personal – Sección Ejecución para que les reporten por
escrito (al corte de cada mes) las modificaciones que deben realizar en las apropiaciones de
las Asignaciones Internas a través del SIIF, toda vez que estas repercutirán cuando se
carguen en el sistema (Nivel Central o Comandos de Fuerza) los archivos planos que
remitan las Unidades Fuera de Línea en forma mensual, con la ejecución real de la
apropiación del rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados”.

Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional

1. Una vez aprobado el Decreto de Liquidación del Presupuesto del año siguiente, verifica
y evalúa el Proyecto de Resolución de Distribución Interna que tramita cada Fuerza,
donde registra el rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados”. Si no existe
observación alguna, refrenda y tramita a la Oficina de Planeación o Departamento – 4,
de cada Fuerza para que se proceda a incorporar la distribución en el Sistema Integrado
de Información Financiera (SIIF) a las asignaciones internas, es decir, las Unidades
Fuera de Línea, información que debe ser concordante con la que figura en la Orden
Administrativa o Separata de Presupuesto.

Unidades Fuera de Línea (Operativas Mayores, Menores y Tácticas o sus equivalentes

en cada una de las Fuerzas)

1. Durante la tercer semana de Diciembre de cada año, las Unidades deben recibir la
proyección de la apropiación asignada para el rubro 1027-1 “Partida Alimentación
Soldados” para el siguiente año, la cual debe ser reportada por las Oficinas de
Planeación o Departamentos –4 de cada Fuerza. Es de aclarar, que no se debe efectuar
ningún compromiso con cargo a dicho valor, debido a que sólo se puede iniciar la
cadena presupuestal en el aplicativo Resolución 036 hasta que les sea confirmado por
escrito el valor anteriormente asignado por parte de la dependencia autorizada en cada
fuerza.

2. Las Unidades Fuera de Línea deben tener debidamente actualizada la versión del
Aplicativo Resolución 036 (versión 2.5), para que con fecha 01- Enero, máximo 02-
Enero de cada año registren las apropiaciones autorizadas e inicien la ejecución de la
cadena presupuestal, expidiendo los certificados de disponibilidad, registros
presupuestales, efectuando las obligaciones y gestionando los pagos una vez se le
sitúen los fondos (efectivo).
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3. Cuando por necesidades del servicio el personal de efectivos (Bachilleres, Regulares,

Voluntarios, Alféreces, Cadetes, Alumnos y Profesionales), no consuman los alimentos
en la Unidad donde depende orgánicamente, el Jefe de Personal de cada Unidad Fuera
de Línea, en coordinación con el Ecónomo o Intendente, debe reportar a la Dirección de
Personal – Sección Ejecución del Comando de cada Fuerza la novedad, informando
desde cuando salió a comisión, Unidad donde está prestando el servicio, y periodo de
tiempo. Igual procedimiento debe realizar la Unidad que recibe al personal y por ende
suministrar los alimentos (según formato anexo). En ambos casos, el reporte debe ser
por escrito al cierre del 15 de cada mes, para que la Sección de Ejecución de la Unidad
Ejecutora – Nivel Central, efectúe los ajustes a que haya lugar, en el sentido de
disminuir o incrementar la apropiación según el caso.

4. Una vez efectuada la cadena presupuestal del rubro 1027-1 “Partida Alimentación
Soldados” a través del Aplicativo Resolución 036, el último día hábil de cada mes, las
Unidades deben producir el archivo plano de acuerdo con lo establecido en el manual
del usuario e imprimir el reporte consolidado de la ejecución presupuestal, al igual que
el contenido del archivo plano, enviándolo a los Departamentos Financieros de cada
Fuerza, dependencia que se encargará de efectuar la verificación y análisis de la cadena
presupuestal frente a la apropiación

autorizada ( Es necesario tener en cuenta que en el archivo plano, no sólo se registra la

ejecución presupuestal de la Partida de Alimentación Soldados, sino además la
información de los otros rubros que hayan tenido ejecución). Si el archivo plano no
presenta observación alguna, se procederá a incorporarlo en forma automática al SIIF;
cuyo objetivo es el de saldar los valores girados por intermedio de Operaciones
Auxiliares de Tesorería –OAT`S ( es decir los giros que mensualmente se realizan a
través de delegaciones y que directamente ubica la Dirección del Tesoro Nacional).

5. La Unidad que no realice los pasos descritos anteriormente, figurará en el SIIF, como
pendiente por legalizar los giros enviados mensualmente, causando incertidumbre en
los reportes de ejecución presupuestal que se tramitan a la Contraloría General de la
Nación, Dirección General de Presupuesto y por ende sesgando la realidad de la
información, para la toma de decisiones por parte de las dependencias que controlan los
presupuestos asignados al Sector Defensa.

6. Las Unidades deben cumplir a cabalidad cada una de las instrucciones registradas en
esta circular, por cuanto a partir Enero de 2002, no se aceptarán ningún tipo de
transacciones entre Unidades o entre Intendentes con cuentas de cobro.
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OFICINA DE PLANEACION – DEPARTAMENTOS 4 DE CADA FUERZA

Con base en el hecho que el Comando General de las Fuerzas Militares en promedio y en
forma permanente cuenta mensualmente con 220 Soldados que corresponden 80 del
Ejército Nacional, 70 de la Armada Nacional y 70 de la Fuerza Aérea, para prestar el
servicio de seguridad y vigilancia al personal, instalaciones y equipos de los cuarteles
generales a partir del 01 de enero de 2001, cada una de las Fuerzas anteriormente descritas,
deben disminuir la apropiación de la partida de alimentación Soldados en los valores
equivalentes a la cantidad de Soldados y tiempo de permanencia, para que a través de
traslados presupuestales se le asigne dicha apropiación al Comando General de las Fuerzas
Militares.

El Departamento Administrativo del Comando General, será la Dependencia encargada de

ejecutar el Rubro, teniendo en cuenta la cadena presupuestal y de dar cumplimiento a lo
establecido en la Resolución que actualmente produce el Ministerio de Defensa Nacional,
por medio de la cual establece los valores a utilizar en la Partida Diaria de Alimentación y
Fondo Específico.

El control de las apropiaciones para este Rubro, deben ser conciliadas mensualmente por
cada una de las Fuerzas con el Comando General para efectuar los ajustes a que haya lugar
siempre a través de resoluciones de traslados presupuestales autorizadas por la Dirección
General del Presupuesto Nacional – Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Es de aclarar, que todas las transacciones deben elaborarse a través de SIIF.

ASIGNACION PAC RUBRO ALIMENTACION SOLDADOS

1. Las Unidades Fuera de Línea (Operativas Mayores, Menores y Tácticas o sus

equivalentes en cada una de las Fuerzas), deben diligenciar mensualmente la
información solicitada en el formato anexo y enviarla a los Departamentos de Personal
– Sección Ejecución con corte 15 de cada mes ( A manera de ejemplo, el primer corte
sería del 01 al 15 de enero de cada vigencia; y los siguientes cortes se tomarían el 15 de
febrero, 15 de marzo y así sucesivamente hasta el 15 de noviembre); documentos que
se consolidarán en dichas dependencias. La suma de los cuadros descritos
anteriormente de las diferentes unidades con la información requerida, será el valor
para solicitar a la Dirección de Finanzas la totalidad del PAC por Fuerza, con el fin de
cubrir los pagos de las obligaciones adquiridas con cargo al rubro Partida
Alimentación Soldados.

2. Es de aclarar, que los Departamentos de Personal – Secciones de Liquidación y

Haberes, son las responsables de analizar, evaluar y ajustar mensualmente la
información que reportan las Unidades Fuera de Línea en forma permanente
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para que se produzcan las delegaciones y se puedan efectuar los giros oportunamente, a
través de la Cuenta Unica Nacional.

3. El valor correspondiente al Fondo Específico, no se debe comprometer en la

adquisición de los víveres frescos y/o secos, por cuanto dicho valor debe ejecutarse
para los conceptos que establece la Resolución Ministerial por la cual se fijan y se
reajustan las partidas diarias de alimentación para cada vigencia.

4. De acuerdo con lo expuesto, se establece como fecha de corte el día 15 para que el día
16 hasta al día 20 de cada mes, los Departamentos de Personal – Liquidación y
Haberes o sus equivalentes en cada Fuerza, verifiquen, analicen, ajusten y gestionen el
PAC de acuerdo con las observaciones que hagan las unidades. Con base en este
cronograma, en la tercer semana de cada mes se deben situar los fondos. Es de aclarar,
que una vez situados los fondos a cada Unidad Fuera de Línea, se debe terminar la
cadena presupuestal, dado que la apropiación debe estar en el estado obligada a través
del aplicativo de la Resolución 036. El manejo para los demás meses será el mismo, de
tal forma que se estará haciendo corte el 15 de noviembre.

5. Para el manejo del mes de diciembre, se debe enviar el 15 de diciembre, pero con la
proyección de los movimientos hasta el 31 de diciembre (es decir, informe por 45
días), PAC que será girado aproximadamente en la tercer semana de diciembre. Sobre
este giro, debe elaborarse un informe final, y de ser posible efectuarse los reintegros al
presupuesto del personal que no recibió alimentación; tomando como referencia el
informe proyectado.

Como se puede apreciar, el propósito de esta circular es el de estandarizar procedimientos

en cada una de las Unidades Ejecutoras tanto a nivel central como fuera de línea, para
ejecutar la apropiación de la partida de alimentación con base en la cadena presupuestal y
ajustando los trámites o situación que viven las Fuerzas Militares respecto al control del
Orden Público, pero sin desconocer el enfoque que establece el Decreto Nro. 2806 de fecha
diciembre 29/2000, por medio del cual el señor Presidente de la República ordena que la
ejecución del presupuesto debe efectuarse a través del Sistema de Integración Financiera
(SIIF), por tal razón, se requiere la participación y compromiso del personal que labora en
cada una de las Fuerzas.

Capitán de Navío EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director Financiero
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Distribución :

Jefe Oficina de Planeación Ministerio de Defensa Nacional

Jefe Jefatura Administrativa Comando General
Director Financiero Ejército Nacional
Director Economía y Finanzas Armada Nacional
Jefe Departamento Presupuesto y Finanzas Fuerza Aérea
Departamento de Personal o sus equivalentes en cada Fuerza
Comando General
Ejército Nacional
Armada Nacional
Fuerza Aérea
Oficinas de Planeación o Departamentos-4 de cada Fuerza
Comando General
Ejército Nacional
Armada Nacional
Fuerza Aérea
Jefatura Defensa y Seguridad Fuerza Aérea

Capitán de Navío EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director Financiero