MEMORANDO CIRCULAR No.

228 - DNF -2023

Para: Despacho del Contralor General del Estado

Subcontralor General del Estado
Subcontralora de Auditoría
Directores Nacionales
Directores Provinciales
Servidores y trabajadores

De: Directora Nacional Financiera (E)

Asunto: Directrices de viáticos para el ejercicio fiscal 2023
Fecha: 9 de febrero de 2023

Base legal:

La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado en su artículo Con base en los
artículos 77, numeral 3 literal h que establece “h) Asegurar la liquidación y pago oportuno
de toda obligación de la entidad, organismo o empresa del sector público;”

El Código Orgánico de Planificación y Finanzas establece en el artículo 115 “Ninguna

entidad u organismo público podrán contraer compromisos, celebrar contratos, ni
autorizar o contraer obligaciones, sin la emisión de la respectiva certificación
presupuestaria.”

El artículo 153 del precitado Código, indica “Contabilización inmediata.- Los hechos
económicos se contabilizarán en la fecha que ocurran, dentro de cada período mensual;
no se anticiparán ni postergarán los registros respectivos.”

El Reglamento General a la Ley Orgánica de Servicio Público, en el artículo 259 del

dispone: “Cuando una servidora o servidor público se desplace a cumplir tareas oficiales
en reuniones, conferencias, visitas de observación o a desempeñar actividades propias
de su puesto, dentro o fuera del país se le reconocerá los correspondientes viáticos,
subsistencias, alimentación, gastos de movilización y/o transporte por el tiempo que
dure los servicios desde la fecha de salida hasta el retorno en razón de las tareas
oficiales cumplidas. Para estos casos, no será necesario haber cumplido un año de
servicio en la Institución";

El artículo 260 del precitado Reglamento, estipula: "Viático es el estipendio monetario o

valor diario que, por necesidades de servicios institucionales, reciben las y los servidores
públicos destinado a sufragar los gastos de alojamiento y alimentación que se ocasionen
durante el cumplimiento de servicios institucionales cuando por la naturaleza del trabajo,
deban pernoctar fuera de su domicilio habitual de trabajo. En caso de que la institución
corra directamente con algunos de estos gastos se descontará de los respectivos
viáticos conforme la reglamentación que expida mediante Acuerdo del Ministerio de
Relaciones Laborales";

El artículo 42, numeral 22, de la Codificación del Código del Trabajo determina que es
obligación del empleador: “Pagar al trabajador los gastos de ida y vuelta, alojamiento y
alimentación cuando, por razones del servicio, tenga que trasladarse a un lugar distinto
del de su residencia.”

En Acuerdo Ministerial Nro. MRL-2014-0165, de 27 de agosto de 2014, publicado en el

Suplemento del Registro Oficial Nro. 326 de 04 de septiembre de 2014, y en sus
reformas y actualizaciones, se expide la Norma Técnica para el pago de Viáticos y
Movilización dentro del país, la misma que en su artículo 2 señala: “Las disposiciones
de esta norma técnica son de aplicación obligatoria para las instituciones del Estado
señaladas en el artículo 3 de la Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP), incluidos
las y los miembros en servicio activo de las Fuerzas Armadas, Policía Nacional,
Comisión de Tránsito del Ecuador y Cuerpos de Bomberos a nivel nacional.”;

El artículo 15 segundo párrafo del Acuerdo Ministerial Nro. MRL-2014-0165, de 27 de

agosto de 2014, establece que “Respecto a los valores entregados se deberá justificar
el 70% del valor total del viático en gastos de alojamiento y/o alimentación, según
corresponda, mediante la presentación de facturas, notas de venta o liquidaciones de
compra de bienes y prestación de servicios, previstos por el Reglamento de
Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, expedido por el
Servicio de Rentas Internas - SRI. Un 30% no requerirá la presentación de documentos
de respaldo y sobre su importe se imputará presuntivamente su utilización. Los valores
debidamente respaldados, según lo previsto en este reglamento, serán asumidos por la
institución; aquellos valores que no cuenten con los justificativos debidos se entenderán
como no gastados, por lo que la o el servidor y la o el obrero deberá restituirlos a la
institución mediante el descuento de estos de su siguiente remuneración mensual
unificada.”

La Disposición General Segunda del Acuerdo No. MRL-2014-0165, de 27 de agosto de

2014, establece: “Las instituciones comprendidas en el artículo 3 de la Ley Orgánica del
Servicio Público, en razón de las particularidades propias de la respectiva institución,
podrán elaborar sus propios reglamentos para la aplicación de lo establecido en este
cuerpo normativo. El reglamento interno de viáticos no podrá establecer de forma
alguna, otro valor, ni fórmula de cálculo o modo de pago que no se ajusten a lo dispuesto
en la presente norma técnica, ni podrá contradecirla.”;

Reglamento Interno Sustitutivo de Viáticos por cumplimiento de Servicios Institucionales

para el personal de la Contraloría General del Estado con Acuerdo 005-CG-2022, en la
Disposición General tercera indica, “En todo lo no previsto en este reglamento se estará
a lo dispuesto en la normativa expedida por el ente rector del sector público sobre el
pago de viáticos por cumplimiento de servicios institucionales en el país y en el exterior.”

El Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos numeral de la, 33.1 en el

que se determina las funciones y atribuciones de la Dirección Nacional Financiera;

Solicito tomar en consideración los siguientes lineamientos e instrucciones generales

sobre el proceso de viáticos:
A. Directrices Generales:

1. Los Directores Provinciales, solicitarán la certificación POA destinada, para el

cumplimiento de sus actividades.

2. Se deberá contar con la respectiva disponibilidad presupuestaria para el

otorgamiento de viáticos, conforme lo establece el artículo 10, en el numeral 3
de la “Norma Técnica para el pago de viáticos a Servidores y Obreros del Sector
Público”.

3. Para el caso de los servidores de las unidades de auditoría, se debe adjuntar

copia de la Orden de Trabajo, sus alcances, ampliaciones o prórrogas otorgadas
por la autoridad competente.

4. Se concederá el viático únicamente si, el lugar a donde debe dirigirse el

servidor/a para el cumplimiento de los servicios institucionales, dista por lo
menos a 100 km de su domicilio o lugar habitual de trabajo, conforme lo
establece el artículo 3 de la “Norma Técnica para el pago de viáticos a Servidores
y Obreros del Sector Público”.

5. Se presentarán oportunamente los formularios determinados para el efecto,

(solicitud hasta 3 días antes, informe hasta 4 días después); adjuntando los
documentos habilitantes requeridos, en los que deben constar los nombres del
servidor/a designado/a para cumplir la comisión.

6. Si en el transcurso de la comisión, existieren cambios de fechas, suspensiones,

ampliaciones de la comisión, se deberá presentar un justificativo debidamente
autorizado por el Director/a de la Unidad Administrativa (correo electrónico o
memorando), para el recálculo y liquidación respectiva o la acción de cobro, de
ser el caso.

7. El Responsable Financiero en las Direcciones Provinciales y los encargados de

los Viáticos en las Unidades Administrativas de matriz, deberán validar que, al
momento de solicitar el anticipo o liquidación de viáticos, la Orden de Trabajo se
encuentre vigente, de estar vencida, se deberá adjuntar y detallar en el
formulario de Solicitud para cumplimiento de servicios institucionales, el
memorando u oficio de ampliación de plazo.

8. De suspenderse el cumplimiento de la comisión de manera total o parcial, se

deberá reportar a esta Dirección, mediante memorando autorizado por el
Director de la Unidad, la razón de la suspensión o cancelación de dicha orden
de trabajo, y si es el caso, se deberá adjuntar el informe de servicios
institucionales con las facturas de los días debidamente cumplidos y los valores
a devolver mediante depósito bancario o autorización de descuento al rol de
 pagos del mes en curso, conforme lo estipula el artículo 14 de la “Norma Técnica
para el pago de viáticos a Servidores y Obreros del Sector Público”.

9. No serán considerados los ítems dentro de las facturas que evidencien el

consumo de bebidas alcohólicas.

10. No se considerarán dentro del cálculo para la liquidación de valores, los rubros
que no correspondan a alimentación u hospedaje, tales como: tarrinas,
empaques, servicio de lavandería, insumos de aseo personal o medicamentos.

11. Para el cumplimiento de servicios institucionales, fuera de su domicilio y/o lugar

habitual de trabajo durante los días feriados o de descanso obligatorio, la misma
deberá contar con la debida autorización por parte del Coordinador/a Nacional
de Gestión Institucional, en el formulario respectivo (Solicitud e informe)
conforme el Acuerdo Nro.005-CG-2022.

12. Los servidores que se encuentren cumpliendo las comisiones, deberán constatar
que, cuando se emita la factura por parte del establecimiento, se detallen los
servicios de alimentación y/u hospedaje, con los siguientes datos mínimos
indispensables:

a. Nombres, Apellidos
b. Número de cédula
c. Valores por cada consumo
d. Valor del IVA, (bien calculado en función a la base imponible)
e. El comprobante de emisión (facturas, notas de venta, etc) se encuentre
vigente, de conformidad con el Reglamento de Comprobantes de Venta,
Retención y Documentos complementarios emitido por el Servicio de
Rentas Internas.
f. No tener borrones ni tachones, en ninguna información que conste en el
comprobante emitido

13. Las facturas o notas de venta emitidas por concepto de alimentación y/u
hospedaje para la justificación de viáticos, deberán ser emitidas con el número
de cédula de los servidores/as, por cuanto existe una relación laboral de
dependencia con la Contraloría General del Estado, de conformidad con el
artículo 9, numeral 11 de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno y el
artículo 21 de su Reglamento.

14. Los formularios de Solicitud de Autorización para el Cumplimiento de Servicios

Institucionales e Informe de Servicios, así como la liquidación provisional y
definitiva del sistema FINCONT, deberán ser suscritos con un solo tipo de firma,
sea física o electrónica. No serán aceptados los documentos que contengan
firmas mixtas, es decir física y electrónica en el mismo formulario, conforme lo
señalado por el MINTEL en oficio No. MINTEL-MINTEL-2020-0124-O de 15 de
 abril de 2020; en el caso de firmas electrónicas, la Dirección Nacional Financiera
validará cada firma y la consistencia con las fechas de la comisión.

15. Los documentos y expediente para el pago del anticipo y liquidación de viáticos
deberán ser entregados de forma física las Direcciones Nacionales de la Matriz
en la Dirección Nacional Financiera.

16. Las Direcciones Provinciales deben remitir el expediente digitalizado (archivo

electrónico) y aquellos documentos con firma física se adjuntarán al expediente
digitalizado de forma escaneada según corresponda. En el caso de los archivos
escaneados y digitalizados, deben indicar en el memorando de pedido de pago,
que son originales y reposan en los archivos de la Dirección Provincial y lo
mantendrán bajo su custodia.

17. Los memorandos de solicitud de pago, se tramitará en el sistema

“CGERegycontWEB” de conformidad con el Acuerdo 034-CG-2019 y su
respectivo manual del usuario. (Los NIS que no se encuentren asignados a esta
Dirección no podrán ser atendidos)

18. Los servidores, deben presentar la documentación en los tiempos establecidos

en el numeral 5 de este memorando circular, para no afectar la ejecución
presupuestaria Institucional.

19. La Dirección Nacional Financiera, realizará el control y liquidación del fondo

sobre la base de los informes, con la respectiva presentación de facturas, notas
de venta, pases a bordo y órdenes de trabajo correspondientes; aquellos valores
que no cuenten con la documentación justificativa, serán asumidos como no
gastados, por lo que el servidor u obrero deberá restituirlos a la Institución
adjuntando, el comprobante de la transferencia o depósito a las cuenta bancaria
de la CGE; caso contrario, se procederá con el descuento en la remuneración
mensual unificada siguiente.
B. DIRECTRICES DE LLENADO DE LOS FORMULARIOS

SOLICITUD:

Debe constar el Número de la Orden de La fecha de la solicitud, la debe

Trabajo donde se delega al servidor/a para
cumplir la comisión, si es pertinente la
Ampliación de la Orden de Trabajo y el
Memorando de Incorporación a la Orden
de Trabajo.
realizar con 3 días laborables de
anticipación a la salida de la
comisión.

Para el caso de los viáticos Para el caso de los conductores deberán

únicamente deben escoger el casillero señalar también el casillero de movilizaciones
señalado (viáticos)
 Se deberá poner el nombre de la
ciudad y/o destino de la comisión y/o la
provincia.

Fecha y hora de salida y retorno de la comisión, deberá coincidir, si es el

caso, con la hora de salida y llegada impresa de los pases a bordo.

Debe constar solo los servidores que integran la

comisión, según la orden de trabajo.
 Detalle de las actividades a realizar en la comisión

Se deberá describir el tipo

de transporte a utilizar,
conforme el encabezado
del formulario lo solicita

En este espacio deberá colocar el nombre del

transporte utilizado en la comisión, por ejemplo, si la
línea aérea es LATAM, deberá colocar este
nombre, si el transporte es institucional deberá
colocar INSTITUCIONAL, si el transporte es
particular deberá colocar PARTICULAR, y si el
transporte es por flota interprovincial deberá colocar
el nombre de la empresa de transporte por ejemplo
(FLOTA IMBABURA).
La ruta deberá empezar en el lugar de domicilio o
lugar de trabajo de la persona que realiza la
comisión y deberá ir describiendo de manera
detallada todos aquellos lugares que acuda por
motivo de la comisión. En la última ruta deberá
poner obligatoriamente el lugar desde donde
comenzó la comisión, por ejemplo, si la comisión
salió desde Quito deberá terminar en Quito con el
retorno del servidor/a.

La fecha de salida y llegada deberán coincidir con las

fechas autorizadas para el inicio y fin de la comisión, y
de ser el caso las horas deberán coincidir con las horas
impresas en los pases a bordo.

Si la comisión requiere que el servidor visite varios

lugares, deberá llenar estos espacios según
corresponda.

Registrar información financiera del servidor/a correcta

para la transferencia del anticipo y/o reembolso del
viático
 El formulario deberá ser firmado por el servidor/a comisionado y el Director/a Nacional y/o
Provincial de la Unidad a la que pertenece.

Si la comisión se debe realizar en días feriados o fines de semana, deberá firmar el Director/a
Nacional y/o Provincial de la Unidad a la que pertenece y también deberá firmar el
Coordinador/a Nacional de Gestión Institucional.

Para el caso de los Directores Nacionales que

salen de comisión, ésta deber ser autorizada por
el/la Coordinador/a Nacional de Gestión
Institucional, en el caso de los Directores/as
Provinciales la comisión deberá ser autorizada por
el Director/a Nacional de Auditoría Sierra y
Amazonía o Costa Insular dependiendo el caso.
INFORME:

En el informe de servicios institucionales, deberá constar la misma

información que se registró del informe de la Solicitud de Autorización
de Servicios Institucionales.

La fecha de presentación del informe

deberá ser 4 días laborables posterior a
la finalización de la comisión.

Deberá describir las actividades realizadas dentro de las

fechas de comisión de manera detallada
 En este espacio deberá detallar las facturas de alimentación y/o
hospedaje que fueron emitidas durante la comisión de manera
correcta. El total de facturas deberá ser mayor o igual al 70% del valor
de la comisión, si no cumple con este porcentaje deberá constar el
valor a devolver y se deberá adjuntar el depósito o autorización de
descuento de este valor.

La fecha de salida y llegada deberán coincidir con las fechas autorizadas

para el inicio y fin de la comisión, y del ser el caso las horas deberán
coincidir con las horas impresas en los pases a bordo.

Si la comisión requiere que el servidor visite varios lugares, deberá llenar

estos espacios según corresponda. Adicional, si el servidor /a solicita
reembolso de parqueaderos, peajes, combustible, transporte dentro del
lugar de la comisión deberá hacer constar estas facturas en este
formulario.
 Las firmas deberán ser las mismas que constan en el formulario de
Solicitud de Servicios Institucionales.

C. DIRECTRICES PARA LA SOLICITUD:

a) Para otorgar el fondo de anticipo, los formularios de Solicitud de Autorización

para el Cumplimiento de Servicios Institucionales deben ser presentados a la
Dirección Nacional Financiera, dentro de los tres días previos a la salida
programada, y en casos excepcionales hasta un día antes.

b) Cuando las solicitudes de Autorización para el Cumplimiento de Servicios

Institucionales, no han ingresado conforme al literal a), se procederá a pagar con
CUR al gasto, una vez finalizada la comisión y presentada la documentación
habilitante.

c) El número de la solicitud de autorización será:

- Para el caso de auditorías, el número de la Orden de Trabajo, es decir el
número de oficio, que deberá estar en vigencia a partir de la fecha de emisión
de la orden de trabajo
- Para el personal administrativo o servicios, el número de memorando en
donde la autoridad competente le designa al servidor cumplir la comisión.

d) Incluir en este formulario, la distancia en kilómetros al lugar de la comisión

(captura de pantalla Google maps).

e) Obligatoriamente se deberá incluir la descripción del transporte que se va a

utilizar (terrestre, aéreo o fluvial), así como las fechas y horas de salida y llegada.
D. DIRECTRICES PARA EL INFORME:

a) El formulario de Servicios Institucionales debe ser presentado en la Dirección

Nacional Financiera, dentro del término de 4 días posteriores al cumplimiento
de los servicios institucionales; si se presenta posterior a esta fecha se deberá
adjuntar el memorando de justificación de entrega tardía del informe, con la
debida autorización del Director/a de la Unidad; en razón de que afecta la
ejecución presupuestaria, para realizar la respectiva liquidación de la comisión.

b) Adjuntar obligatoriamente los pases a bordo (ida y retorno) del traslado aéreo o
ticketes de transporte terrestre, más las facturas de traslado al aeropuerto, según
sea el caso, conforme lo establece el artículo 14 de la “Norma Técnica para el
pago de viáticos a Servidores y Obreros del Sector Público”.

c) Adjuntar las facturas o notas de venta originales que justifiquen el 70% del valor
del viático entregado, que corresponda a hospedaje y/o alimentación. No se
aceptarán facturas con enmendaduras, borrones, tachones ni alteraciones
y en el caso de alimentación no se aceptarán facturas con valores que no
correspondan al consumo del servidor, en el caso de detectar facturas con
alteración alguna se pondrá en conocimiento de las autoridades para el análisis
y proceso correspondiente. Adicionalmente se recuerda que, a partir del 30 de
noviembre de 2022, según la Resolución Nro. NAC-DGERCGC22-00000024,
existe la obligatoriedad de la facturación electrónica a excepción de los
contribuyentes del régimen RIMPE - Negocio popular.

d) En el caso de las facturas electrónicas, se deberá adjuntar las impresiones de

las facturas en PDF (RIDE), descargadas del correo electrónico del servidor/a o
del SRI, no serán válidos los comprobantes emitidos en el establecimiento, ya
que no tienen validez tributaria.

e) En el caso de las facturas manuales, se adjuntarán los comprobantes originales,

debidamente ordenados cronológicamente y pegados en hojas de reciclaje, con
el fin de evitar su pérdida, adicional no se deberán grapar las facturas.

f) Los conductores Institucionales, deberán adjuntar las facturas por concepto de

peajes, parqueaderos y combustibles que fueron utilizados en el cumplimiento
de los servicios Institucionales. Si la ida y retorno de la comisión se desarrolla el
mismo día, no habrá lugar a pago de viáticos, sin embargo, se deberá elaborar
la solicitud, informe y adjuntar las facturas señaladas en este literal, para el
reembolso respectivo.

g) Para el caso de las comisiones en las Direcciones Provinciales, los

Administradores de Fondo deberán efectuar el debido control previo y verificar
 que toda la documentación garantice la veracidad e integridad para el
desembolso respectivo, conforme la normativa vigente

E. DIRECTRICES PARA LOS FORMULARIOS DEL SISTEMA FINCONT:

1. LIQUIDACIÓN PROVISIONAL (ANTICIPOS)

- El ingreso en el sistema FINCONT, deberá ser previo al inicio de la

comisión de servicios institucionales.
- El número de la Orden de Trabajo, será el número del memorando
mediante el cual se autorizó la respectiva comisión de servicios.
- Se deberá incluir el número de días que se contempla en la Orden de
Trabajo, detallando días de ampliación de ser el caso.

2. LIQUIDACIÓN DEFINITIVA (RENDICION)

 La fecha de ingreso en el sistema FINCONT, será hasta cuatro días

término, posteriores a la culminación de la comisión de servicios.
 Se señalará con exactitud los días que se cumplieron en la comisión y si
existiera cambios de fechas, ampliación y disminución de días, se deberá
cumplir lo que señala el artículo 14 de la “Norma Técnica para el pago de
viáticos a Servidores y Obreros del Sector Público”.
 Incluir alguna observación adicional si fuera el caso, por ejemplo, para el
reembolso de combustible, peajes, parqueaderos, pasajes, etc.

F. COMISIONES SIN PAGO DE VIATICOS

Se refiere a aquellas comisiones debidamente autorizadas por autoridad competente, y

cuyo desplazamiento de ida y retorno se realice el mismo día, es decir, no aplica para
el pago de viáticos, sin embargo, amerita el reconocimiento del gasto con la
presentación de los formularios de solicitud e informe de comisión, a través del
reembolso, por combustible (conductores), peajes (conductores), parqueaderos y
desplazamientos internos hasta USD 16,00 con el respectivo comprobante de venta
legalmente conferido.

Para el efecto, se deberá tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

 Llenar los formularios del FINCONT (provisional y definitiva), que se encuentran

en el módulo de comisiones.
 Adjuntar el formulario de Solicitud de Autorización para Cumplimiento de
Servicios Institucionales y el Informe de Servicios Institucionales, debidamente
llenos y suscritos por la autoridad competente.
 Adjuntar las facturas originales conforme lo descrito en este documento.

G. REGISTRO Y CONTROL DE ASISTENCIA

Con la finalidad de que exista el registro de autorizaciones para cumplimiento de

servicios Institucionales y control de asistencia de los servidores que se encuentran en
comisión, se cumplirá con lo señalado en el Reglamento Interno Sustitutivo de viáticos
por cumplimiento de servicios Institucionales para el personal de la Contraloría General
del Estado, artículo 10:

1. Los titulares de cada unidad administrativa de la Matriz, remitirán a la Dirección

Nacional de Talento Humano copia de las autorizaciones concedidas e informes
del cumplimiento de servicios institucionales de los servidores que se encuentran
a su cargo.

2. Es responsabilidad de los Directores/as Provinciales y de los Directores/as de

Auditoría en Territorio mantener un registro pormenorizado de las autorizaciones
para el cumplimiento de servicios institucionales concedidos con los respectivos
informes de cumplimiento.

Cualquier inquietud adicional, puede contactarse con la Gestión de Contabilidad de la

Dirección Nacional Financiera.

Firmado electrónicamente por:

MYRIAM GERMANIA
QUINCHIMBA ALVAREZ

Lic. Myriam Quinchimba Alvarez

DIRECTORA NACIONAL FINANCIERA (E)

Elaborado por:

Firmado electrónicamente por:

PABLO ANDRES OSORIO
FLORES

Elaborado por:
Firmado electrónicamente por:
ANA GABRIELA
PADILLA PINTO

Supervisado por:

Firmado electrónicamente por:

ADRIANA ALEXANDRA
MEJIA MUNOZ