Diplomado:

Sistemas Integrados de
Gestión con énfasis en
ISO 45001:2018 e ISO
31000:2018
Gestión por procesos

Esp Oscar David Carvajal Acosta

1 de septiembre de 2020-
1 Telepresencia
 1
GESTIÓN DE PROCESOS

2
Contenido
• | Gestión de Procesos| 01/09/2020

1. Enfoque basado en Procesos

2. Estructura de Alto Nivel
3. Procesos de planeación
4. Procesos de ejecución
5. Procesos de verificación
6. Porcesos de mejora

3 Título de la presentación l Fecha NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos
relacionados se gestionan como un proceso

Los procesos y responsabilidades Ahorro de dinero y

están definidos correctamente. tiempo.
Evidencias

Beneficios
Las interfaces entre procesos y
funciones están definidas. Mejora de resultados.

Tanto los riesgos como las

consecuencias e impactos en Definición de nuevos y
cualquier parte interesada son mejores objetivos y metas
evaluados

4 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

ENFOQUE DE PROCESOS EN SISTEMAS DE GESTIÓN

P
R E
O C
N S
V L
T A
E PROCESO I
R L
E Actividades mutuamente E
A I
D relacionadas N
D D
O (Transformación) T
A A
R E
S S
E S
S

5 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

EL IDIOMA DE LA GERENCIA

El Gerente no quiere escuchar de no conformidades, de

cumplimiento de requisitos, de acciones
correctivas…El Gerente desea saber si estamos
ganando o perdiendo, y de los beneficios tangibles y no
tangibles de las oportunidades

– Nigel Croft, Chair of the ISO subcommittees

6 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL NORMAS ISO

• Cláusula 1: Alcance
• Cláusula 2: Referencias normativas
• Cláusula 3: Términos y definiciones
• Cláusula 4: Contexto de la organización
• Cláusula 5: Liderazgo
• Cláusula 6: Planificación
• Cláusula 7: Apoyo
• Cláusula 8: Operación
• Cláusula 9: Evaluación del desempeño
• Cláusula 10: Mejora

7 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

 4. • Contexto interno y externo
• Necesidades y expectativas
de partes interesadas
Contexto de la • Alcance
organización • Sistema de Gestión

• General
5. • Compromiso Gerencial
• Política
Liderazgo • Roles, Responsabilidad y
autoridad.

• Riesgos y oportunidades
6. Planificación • Objetivos y planes

8
 • Recursos
7. • Competencias
• Concienciación
Soporte • Comunicación
• Información documentada

8.
• Planificación y control operativo
Operación

9. • Seguimiento, medición, análisis y evaluación

• Auditoria interna
Evaluación del desempeño • Revisión por la dirección

10. • No conformidad y acción correctiva

• Mejora continua
Mejora

9
 • Cláusula 1: Alcance
• Cláusula 2: Referencias normativas
• Cláusula 3: Términos y definiciones
• Cláusula 4: Contexto de la organización
• Cláusula 5: Liderazgo
• Cláusula 6: Planificación
• Cláusula 7: Apoyo
• Cláusula 8: Operación
• Cláusula 9: Evaluación del desempeño
• Cláusula 10: Mejora

10 Título de la presentaciónl Fecha NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

CICLO DE MEJORA CONTINUA

A P
V H
11 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
PLANEAR

A
ü Contexto de la organización
ü Liderazgo
ü Planificación
ü Apoyo

V H
12 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
HACER

A P
V ü Operación

13 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

VERIFICAR

A P
ü Evaluación del desempeño
H
14 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
ACTUAR

P
ü Mejora

V H
15 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
 2
PROCESOS DE PLANEACIÓN

16
Contexto de la organización
Cuestiones Externas

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Requisitos legales y reglamentarios

Requisitos y acuerdos del sector
La competencia Identificación de Inventario de cuestiones externas que
La Globalización las cuestiones afectan directamente el Sistema de
Factores sociales, económicos, Gestión
políticos y culturales externas
Innovaciones y avances de la
tecnología
El entorno natural

17 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Contexto de la organización
Cuestiones Internas

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Tamaño y complejidad
Actividades y procesos asociados
Estrategia
Tipo de productos y servicios
Identificación de Inventario de cuestiones internas que
Desempeño las cuestiones afectan directamente el Sistema de
Recursos internas Gestión
Niveles de competencia y
conocimientos organizacionales
Madurez
Innovación

18 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Contexto de la organización
Comprensión de la Organización y su contexto

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Universo de todas Partes que pueden afectar, ser

Identificación de
las partes que afectadas o percibirse como
las partes
tienen relación con afectadas por una decisión o
interesadas
la Organización actividad de la Organización

Riesgo Oportunidad

19 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Contexto de la Organización
Necesidades y expectativas de partes interesadas
ENTRADAS
Partes que pueden afectar, ser
afectadas o percibirse como afectadas
por una decisión o actividad de la
Organización
20 Gestión de Procesos 01/09/2020
PROCESO SALIDAS
Las necesidades y expectativas (por
ejemplo, los requisitos) pertinentes de
todas las partes interesadas;
Identificación de
las necesidades de
las partes
interesadas
Cuáles de estas necesidades y
expectativas son o podrían convertirse
en requisitos legales y otros requisitos
aplicables.
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Contexto de la organización
Alcance del Sistema de Gestión

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Inventario de cuestiones externas
que afectan directamente el
Sistema de Gestión

Inventario de cuestiones internas

que afectan directamente el
Sistema de Gestión
Las necesidades y expectativas
(por ejemplo, los requisitos)
pertinentes de todas las partes
interesadas;
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Definición del
Actividades, productos y servicios
alcance del dentro del control o la influencia de la
Sistema de Gestión organización y que puedan tener un
impacto en su desempeño

Cuáles de estas necesidades y

expectativas son o podrían
convertirse en requisitos legales y
otros requisitos aplicables.

21 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Contexto de la organización
Sistema de Gestión

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

PROCESOS Y SUS INTERRELACIONES
Dirección
Provisión de recursos
Operación
Seguimiento, medición, análisis,
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN revisión, mejora, aprendizaje e
innovación
Actividades, productos y servicios Determinación de
dentro del control o la influencia de la los procesos
organización y que puedan tener un
impacto en su desempeño Propósito
Objetivos con indicador
Resultados
Necesidades de partes interesadas
Entradas, recursos e información
Actividades
Restricciones
Riesgos y oportunidades
Responsabilidades y autoridades

22 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Liderazgo
Generalidades

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

• Promover el establecimiento del
Direccionamiento estratégico
• Crear ambiente interno para lograr
Direccionamiento estratégico de la el compromiso de las personas con
Organización los objetivos
• Empoderar a los líderes para
apoyar el logro de los objetivos
Demostración de
Liderazgo
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN Estableciendo Política de Gestión
Garantizando la integración en las
Actividades, productos y servicios actividades de la organización
dentro del control o la influencia de la Asegurando disponibilidad de recursos
organización y que puedan tener un Comunicando la importancia de
impacto en su desempeño cumplir con el SG
Garantizando el cumplimiento de
requisitos
Apoyar a otros roles directivos
Asegurar y promover la mejora
continua

23 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Liderazgo
Política del Sistema de Gestión

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Direccionamiento estratégico de la Política del SG

Organización

Apropiada al propósito de la
•
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN organización
Definición de • Proveer el marco de referencia para
Actividades, productos y servicios los objetivos
dentro del control o la influencia de la
Política del
• Incluir el compromiso de satisfacer
organización y que puedan tener un Sistema de Gestión los requisitos
impacto en su desempeño • Incluir compromiso de la mejora
continua.

Necesidades y expectativas de las

partes interesadas DEBE
• Estar disponible
• Estar comunicada dentro de la
organización
• Estar disponible para las partes
interesadas.

24 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Liderazgo
Roles y responsabilidades

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Responsabilidad y autoridad
PROCESOS Y SUS INTERRELACIONES
Dirección Definición de roles
Provisión de recursos
Operación
y
Seguimiento, medición, análisis, responsabilidades • Garantizar que el Sistema de
revisión, mejora, aprendizaje e Gestión sea conforme con los
innovación requisitos
• Reportar el desempeño del Sistema
de Gestión a la alta dirección

25 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Planificación
Acciones para abordar riesgos y oportunidades

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Plan riesgos y oportunidades

Cuestiones internas y externas

• Abordar los riesgos y

Necesidades y expectativas de las Definición de
oportunidades
partes interesadas acciones para • Integrar las acciones al sistema de
prevenir riesgos y gestión
aprovechar • Evaluar eficacia de las acciones
Procesos y sus interrelaciones oportunidades

• Asegurar que se alcanzan los

Cambios planificados
requisitos
• Prevenir o reducir efectos no
deseados
• Mejorar continuamente.

26 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Planificación
Objetivos del Sistema de Gestión

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Política del Sistema de Gestión Objetivos

Definición de
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas Objetivos
• Comprensibles
• Medibles
• Desplegados
Procesos y sus interrelaciones • Comunicados
• Monitoreados
• Actualizados

27 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Apoyo
Competencia

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Acciones para satisfacer necesidades
de competencia
Cuestiones internas y externas

Seguimiento al cumplimiento de las

Necesidades y expectativas de las acciones
partes interesadas
Gestión de
competencias
Personas competentes
Procesos y sus interrelaciones

Plan riesgos y oportunidades Evidencias de competencia

28 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Apoyo
Recursos

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Acciones para satisfacer necesidades
de recursos
Cuestiones internas y externas

Seguimiento al cumplimiento de las

Necesidades y expectativas de las acciones
partes interesadas
Gestión de
recursos
Recursos necesarios
Procesos y sus interrelaciones

Plan riesgos y oportunidades Evidencias de cumplimiento

29 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Apoyo
Toma de conciencia

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Cuestiones internas y externas

Acciones para garantizar que las

Necesidades y expectativas de las
personas son conscientes de:
partes interesadas

Procesos y sus interrelaciones

Toma de
conciencia
• La Política del Sistema de Gestión
Plan riesgos y oportunidades • Su contribución a la efectividad del
Sistema de Gestión, incluyendo los
beneficios de la mejora del
desempeño
Responsabilidad y autoridad
• Las implicaciones del
incumplimiento de los requisitos.

Política del SG

30 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Apoyo
Comunicación

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Cuestiones internas y externas

Necesidades y expectativas de las

partes interesadas Canales de comunicación interna y
externa que definan como mínimo:
Procesos y sus interrelaciones Comunicación

• Qué se comunica
Plan riesgos y oportunidades • Cuándo se comunica
• A quién se comunica.

Responsabilidad y autoridad

Política del SG

31 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Apoyo
Información documentada

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Necesidades y expectativas de las
partes interesadas

Procesos y sus interrelaciones

Mecanismo de creación y actualización
Control de la
Plan riesgos y oportunidades información
documentada
Mecanismo de control de la
información documentada
Responsabilidad y autoridad

Política del SG

Requisitos de los sistemas

32 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

 3
PROCESOS DE OPERACIÓN

33
Operación
Información documentada

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Criterios de los procesos

Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Control de los procesos de acuerdo con
los criterios
Procesos y sus interrelaciones
Control de la
operación Información documentada del
Plan riesgos y oportunidades cumplimiento de los criterios

Responsabilidad y autoridad Control de cambios y desviaciones

Control de procesos subcontratados

34 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

 4
PROCESOS DE VERIFICACIÓN

35
Evaluación del desempeño
Monitoreo, medición, análisis y evaluación

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Métodos
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Resultados de Medición
Procesos y sus interrelaciones Monitoreo,
medición, análisis
y evaluación Análisis de los resultados
Plan riesgos y oportunidades

Evaluación del análisis

Cambios

Informe de la eficacia del sistema de

gestión

36 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Evaluación del desempeño
Auditoria interna

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Alcance del Sistema de Gestión

Informe de Auditoria
Procesos y sus interrelaciones
Auditoria Interna
Actividades de mejoramiento para
Programa de Auditorías
auditores

Auditores

37 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Evaluación del desempeño
Revisión por la dirección

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Alcance del Sistema de Gestión

Estado de la idoneidad, adecuación y

Procesos y sus interrelaciones efectividad del Sistema de Gestión
Revisión por la
dirección Decisiones relacionadas con el
Informe de auditorías mejoramiento continuo y necesidad de
cambio del sistema de gestión

Resultado de mediciones

38 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

 5
PROCESOS DE MEJORA

39
Mejora
No conformidad

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Acciones para corregir o manejar las
consecuencias

Evaluar requerimiento de tomar acción

correctiva

No Conformidad y
Reportes de incumplimientos
Acción correctiva Determinar causas

Implementar acciones

Hacer seguimiento

40 Gestión de Procesos 01/09/2020 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

 Gracias

41