PROCESOS DE VENTA (PVN)

1º CAC Actividades Comerciales

UT 6. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
COMERCIAL Y DE COBRO DE LAS
OPERACIONES DE VENTA.

Profesor: Antonio Ciudad de la Morena

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Tabla de Contenido

1. Introducción ...................................................................................................................... 2
2. Confección, registro y archivo de documentos .............................................................. 2
2.1. Confección de documentos ............................................................................................... 2
2.2. Registro de documentos .................................................................................................... 3
2.3. Archivo de documentos ..................................................................................................... 3
3. Documentación comercial generada en las ventas ........................................................ 3
3.1. Definición y tipos de documentación comerciales .............................................................. 4
3.2. Los documentos comerciales............................................................................................. 4
3.3. Esquema secuencial de la documentación comercial ........................................................ 5
4. Formalización del pedido en las ventas a distancia ....................................................... 6
5. El albarán ........................................................................................................................... 7
5.1. Tipos de albarán ................................................................................................................ 7
5.2. Confección del albarán y del albarán valorado .................................................................. 8
6. La factura ........................................................................................................................... 8
6.1. Tipos de facturas ............................................................................................................... 8
6.2. Confección de la factura .................................................................................................... 9
7. Esquema final .................................................................................................................. 11
8. Bibliografía ...................................................................................................................... 11

UT 6.1: Documentos de Formalización de la Venta 1 / 11

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UT 6.1: DOCUMENTOS DE FORMALIZACIÓN DE LA VENTA

En esta unidad aprenderás a:
• Gestionar la documentación comercial de diferentes operaciones de venta, desde la recepción del
pedido hasta el envío y recepción por parte del cliente.
• Establecer el modo de formalizar el pedido por parte del cliente en ventas a distancia (por catálogo,
televenta, teléfono móvil, Internet).
Estudiarás:
• La confección, registro y archivo de los documentos relacionados con la venta, desde que se formaliza
el pedido hasta que se entrega el objeto de la venta y se informa del importe.
• La documentación comercial generada en las ventas.
• El albarán: tipos y cómo se confecciona.
• La factura: tipos y cómo se confecciona.

1. Introducción
El proceso de ventas genera toda una serie de documentos que son la prueba, y a la vez la memoria, de todos
y cada uno de los compromisos y acciones que tanto vendedor como comprador van asumiendo.
Es fundamental que la empresa articule toda una serie de instrumentos y procedimientos que permitan la
correcta custodia de esta información y que, a la vez, faciliten un rápido acceso a la misma.
Con este objetivo, el personal administrativo desarrolla sus funciones en los distintos departamentos de la
empresa, y en el departamento de ventas, muy frecuentemente, los representantes complementan a los
administrativos en la confección, registro y archivo de todos o de algunos documentos.

2. Confección, registro y archivo de documentos

Todos los documentos que aparecen en el día a día de la empresa, sea cual sea su origen o su objetivo, cumplen
una serie de requisitos comunes en el momento de ser confeccionados, registrados-o-archivados, y esos
mismos requisitos se aplican a todos los documentos que aparecen en la formalización de una venta.

2.1. Confección de documentos

La confección es el proceso de elaboración de documentos con el fin de dejar constancia de una relación o de
una acción entre dos o más partes.
Existen numerosos tipos de documentos, atendiendo a múltiples criterios clasificatorios. En el contexto de la
empresa, encontramos básicamente dos tipos de documentos a tener en cuenta en el momento de su-
cumplimentación:
• Documentos normalizados: están emitidos en formato de impreso para cumplimentar los espacios en
blanco que siguen a los conceptos que debe reflejar el documento.
A menudo estos documentos deben reflejar datos regulados por ley, de tal manera que es el emisor quien
decide el diseño, pero contemplando como mínimo una serie de datos obligatorios. Por ejemplo, una factura.
Algunos documentos normalizados están emitidos por administraciones públicas que diseñan y emiten estos
documentos. Por ejemplo, la letra de cambio.
• Documentos no normalizados: se redactan a conveniencia del emisor sin seguir una estructura
reflejada en el documento. Por ejemplo, las cartas comerciales.

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2.2. Registro de documentos

A menudo es difícil distinguir entre registro y archivo, ya que
ambos términos se utilizan en la práctica para un mismo
concepto.
El concepto de registro tiene dos acepciones:
• Lugar donde se centraliza la entrada y/o salida de
documentos.
• Libros u otros soportes donde se deja constancia de la I. Sello de registro estampado en un documento de entrada.
salida y/o llegada de documentos.
En las empresas, el concepto de registro que se aplica es el segundo, de tal manera que en los libros de registro,
sea cual sea su soporte, se anota la llegada y/o salida de documentos con el fin de dejar constancia de que la
empresa ha emitido o recibido un documento. Por ejemplo, registro de facturas emitidas y registro de facturas
recibidas.

2.3. Archivo de documentos

El archivo es el lugar o espacio, material o electrónico en el que se depositan documentos para su

ordenación, custodia y posterior consulta.

En las empresas el concepto de archivo se aplica tanto a una ubicación física en la que se custodian documentos
como al espacio en soporte electrónico destinado a tal efecto.
Para cumplir con los objetivos del archivo, las empresas suelen utilizar diversos niveles de ordenación:
Primer nivel: se archivan los documentos en función de una palabra, de un término que se utiliza como primer
nivel de ordenación (por ejemplo: cllentes o proveedores).
Segundo nivel (y posteriores): una vez archivados en el primer nivel, se clasifican dentro de este en función
de criterios como la fecha de emisión o la codificación numérica o alfanumérica asignada al documento.
Así, en las empresas un documento suele seguir este proceso:

3. Documentación comercial generada en las ventas

En un proceso de ventas cada paso dado entre vendedor y comprador tiene que ser documentado por ambas
partes, de tal manera que tanto comprador como vendedor generan documentos que servirán como prueba
y certificación de sus compromisos.

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3.1. Definición y tipos de documentación comerciales

Documentación comercial es el conjunto de documentos que surgen de la relación mercantil entre dos
partes y que constituyen una constancia escrita según las costumbres o disposiciones legales.

La documentación comercial se presenta básicamente en dos grandes grupos de documentos:

La documentación comercial debe cumplir con las siguientes funciones:

• Dejar constancia escrita de los derechos y obligaciones que vendedor y comprador sumen en una
relación comercial.
• Ser prueba de que se han llevado a cabo los actos comerciales acordados.
• Constituirse como elementos básicos para la contabilización de las operaciones comerciales.
• Ser fuente de información interna para futuras consultas.

3.2. Los documentos comerciales

Nos centramos en este punto en los diferentes documentos comerciales que van apareciendo en el transcurso
de una relación comercial y que, tal y como hemos detallado en el punto anterior, son modelos impresos a
cumplimentar con el objetivo de agilizar su confección.
Todos estos modelos siguen una estructura similar, si bien hay que señalar que cuando su diseño depende de
la empresa, presentan diferencias en su forma, aunque no en su contenido, ya que en algunos casos (como
por ejemplo la factura) los datos que incluyen vienen detallados por normativa.
Siguiendo el orden de aparición que tienen o que pueden tener dentro del proceso de ventas, los principales
documentos comerciales son los siguientes:

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3.3. Esquema secuencial de la documentación comercial

El conjunto de la documentación comercial, cartas y documentos, sigue una secuencia cronológical Las
diferentes acciones que incluye este proceso son: solicitud de información, presentación de información,
presentación del pedido, entrega de las mercaderías y pago, y para cada una de dichas acciones se indican las
cartas y/o documentos que se emiten o pueden emitirse.

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4. Formalización del pedido en las ventas a distancia

Una venta a distancia es aquella realizada sin la presencia física simultánea del comprador y del vendedor.
En las ventas a distancia, tanto la oferta como la aceptación de la misma y el correspondiente pedido se realizan
mediante una técnica de comunicación a distancia, como por ejemplo, por teléfono o por Internet.
Del mismo modo que en una compraventa presencial, esta modalidad de compraventa presenta tres fases:
presentación de la oferta, realización del pedido y recepción del producto.
En la fase de presentación de la oferta y en la de recepción del producto, el vendedor debe presentar al
comprador una serie de Informaciones por escrito o por cualquier medio que les permita tener a ambos
constancia.

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5. El albarán

El albarán o nota de entrega es aquel documento que acredita la entrega de un pedido y de las
condiciones en que se ha realizado. Es emitido por el vendedor y debe reproducir los conceptos
indicados en el pedido, conceptos que posteriormente servirán también para realizar la factura.

Así, el albarán debe cumplir con las siguientes funciones:

• Certificar la entrega el comprador recibe el albarán como comprobante de que se ha realizado la
entrega. Esto no anula la posibilidad de posteriores reclamaciones por defectos que se detecten
después de la entrega.
• Comprobar la entrega: el comprador debe comparar su pedido con el albarán, para asegurarse de que
no hay ningún error en las mercaderias o en las unidades entregadas.
• Informar al transportista en el caso de que la operación se realice con transportista ajeno a las
empresas compradora y vendedora, el albarán servirá para realizar la carta de portes o factura de
transporte.

5.1. Tipos de albarán

Existen dos tipos de albarán, atendiendo a
si incluyen o no la información económica
de la operación:
• Albarán sin valorar es el albarán
más utilizado, al que se denomina
simplemente albarán en el no se
hacen constar los detalles
económicos de la operación; es
decir, no suelen constar los precios
totales ni descuentos y/o gastos, y
nunca constan los datos referidos al
IVA (base, tipo y cuota) así como
tampoco se informa del precio final
de la operación.

• Albarán valorado: este albarán

sustituye a la factura y cumple a la
vez con las dos funciones, la del
albarán y la de la factura. Deben
constar en él todos los detalles
económicos la operación.

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5.2. Confección del albarán y del albarán valorado

Para la confección correcta del albarán y del albarán valorado se deben indicar los datos siguientes:

6. La factura
La factura es el documento en el que se informa al comprador de todos los condiciones y detalles
económicos de una operación de compraventa.

La factura debe ser emitida por el vendedor y sirve para la recaudación por parte de empresas del IVA o IGIC,
que deben pagar los consumidores finales y que irá a la Hacienda Pública.
Esta función que soporta la factura de instrumento de control del documento regulado por diversas normativas
que dan el marco legal para su utilización.
Así, la factura debe cumplir con las siguientes funciones:
• Informar pormenorizadamente al comprador de todos los detalles de la operación.
• Identificar los datos relativos al IVA: base imponible, tipo impositivo y cuota.
• Acreditar la existencia de una operación de compraventa y la obligación de pago por parte del
comprador.

6.1. Tipos de facturas

Encontramos los siguientes tipos de facturas, atendiendo a su contenido y su función:
• Facturas ordinarias son las definidas en el epígrafe anterior, las facturas que normalmente se realizan
en una operación de compraventa.
• Facturas rectificativas: corrigen una factura ordinaria en la que se detectó un error o que debe ser
modificada por algún problema en las mercaderías detectado posteriormente a la emisión de la
factura. Deben indicar claramente a qué factura rectifican y tener una codificación/numeración propia.
Cumplen el mismo objetivo que las notas de crédito o de débito.
• Facturas recapitulativas, su objetivo es agilizar un proceso de facturación. Se incluyen en ellas las
operaciones realizadas en un periodo de tiempo, siendo el máximo de un mes. Acumulan, por tanto,
diversas operaciones entre un mismo comprador y un mismo vendedor y deben detallar
pormenorizadamente cada una de las operaciones que en ella se incluyen y a qué albaranes se
corresponden.

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6.2. Confección de la factura

Para la confección de la factura tendremos en cuenta dos conceptos diferenciados, los datos que debe
contener y el cálculo del importe total. El diseño dependerá del emisor, pero siempre debe contener los datos-
y-los cálculos que indicamos a continuación.
A. Datos que debe contener
• Título del documento con su codificación o numeración.
• Lugar y fecha de emisión de la factura.
• Datos identificativos y NIF (número de identificación fiscal) del vendedor.
• Datos identificativos y NIE del comprador.
• Cantidad, descripción y precio unitario o por medida de las mercaderías.
• Descuentos y gastos aplicados.
• Información referente al IVA (base, tipo y cuota).
• Importe total de la operación.
B. Cálculo del importe total
Para el cálculo del importe total de la factura se deben determinar los siguientes conceptos:
• Base imponible: es la cantidad sobre la que recaerá el tipo impositivo del IVA. Se determina de la
siguiente forma:

Base imponible = (N.° de unidades vendidas x Precio unitario) - Descuentos + Gastos

• Cuota de IVA: es la cantidad resultante de aplicar el tipo impositivo de IVA a la base imponible. Se
determina de la siguiente forma:

Cuota IVA = Base imponible x Tipo impositivo IVA (%)

• Total factura: es la cantidad que indica el total a pagar por el comprador. Se determina de la siguiente
forma:

Total factura = Base imponible + Cuota IVA

TIPOS DE IVA:
Desde el 1 de septiembre de 2012, los tipos impositivos del IVA son:
IVA general: 21%
IVA reducido: 10% aplicado a algunos productos alimenticios y a productos sanitarios, transporte de viajeros,
la mayoría de servicios de hostelería y la construcción de viviendas nuevas.
IVA superreducido: 4 % se aplica a artículos de primera necesidad, como la leche, el pan, la fruta, las verduras;
también a libros y periódicos.

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TIPOS DE IGIC:
Tanto por
Tipo de IGIC Bienes y servicios gravados
ciento (%)
IGIC de tipo cero 0% Bienes y servicios de primera necesidad
Productos derivados de industrias textiles o químicas,
IGIC de tipo reducido 3%
suministros…
IGIC de tipo general 7% Mayoría de productos y servicios
IGIC de tipo
9.5% Vehículos y medios de transporte
incrementado
IGIC de tipo Bebidas alcohólicas, perfumería, joyería y
13,5%
incrementado determinadas marcas de tabaco
IGIC de tipo especial 20% Resto de tabaco

❖ Ejemplo práctico resuelto

Queremos determinar el total de la factura de una compraventa a partir de los siguientes datos:
⎯ Artículo A: 10 unidades a 120 € c/u;
⎯ Artículo B: 15 unidades a 200 € c/u;
⎯ IVA general 21%
Solución:
• Base imponible: (Artículo A: 10 × 120) + (Artículo B: 15 x 200) = 1.200 + 3.000 = 4.200 €
• Cuota IVA: (Base imponible 4.200) x (Tipo impositivo 21 %) = 4.200 x 0,21 = 882 €
• Total factura: (Base imponible 4.200) + (Cuota IVA 882) = 5.082 €

❖ Ejemplo práctico resuelto 2

Se nos pide determinar el total de una factura con los datos del Caso práctico 4 suponiendo que se aplica un
descuento del 10% y que se cargan unos gastos por embalajes de 180 €.
Solución:
Base imponible:
(Total precios de venta 4.200) - Descuento 10% + Embalajes 180 € =
4.200 - (4.200 x 0,10) + 180 =
4.200 - 420 + 180 = 3.960 €
Cuota IVA:
(Base imponible 3.960) x (Tipo impositivo 21 %) = 3.960 × 0,21 = 831,60 €
Total factura:
(Base imponible 3.960) + (Cuota IVA 831,6) = 4.791,60 €

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7. Esquema final

8. Bibliografía
Contenidos inspirados en el libro de Procesos de Venta de la editorial McGraw-Hill.

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