GESTION DOCUMENTAL

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión,

almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de
importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por
medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al
momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.

ARCHIVO FISICO
El archivo físico es el conjunto de los documentos reunidos por las
organizaciones públicas o privadas en ejercicio de sus actividades según el
objeto social para su utilización, información y gestión administrativa.
El archivo de documentos debe seguir los siguientes pasos:
1.- Clasificación: Este proceso implica identificar y agrupar los documentos
por el área y la procedencia ya sean los elaborados dentro de la empresa o
los que se reciben de manera externa. En la marcación de la carpeta de
archivo estas serían las Secciones.
El tipo de documento ya sea Contrato, Convenios, historias laborales
Facturas, Cotizaciones, etc. Se indica en el rotulo como Serie.
Si para cada tipo de documento de Serie existen varias clases estas serían
las subseries,
Ej. Sección. Recursos Humanos
Serie: Contratos
Subserie 01: Contratos de Prestación de servicios
Subserie 02: Contratos de Asesorías Profesionales

2.- Ordenación.- Es la definición de cómo se van a organizar las carpetas en

el archivo. En este caso se elige por criterios ya sea alfabético, numérico,
cronológico.
Orden alfabético: Como su nombre lo indica es la organización por orden
alfabético de acuerdo a la información, asunto, o creador del documento,
Numérico: Se organizan los documentos en un orden ascendente que por lo
general va de forma binaria (01-02- 1-1, 2-5). Este sistema es más usual
cuando se archiva información que trata de asuntos o elementos que tienen
un código o referencia.
Cronológico: Es la ordenación por fechas Año. Mes. Día. Es este caso por lo
general los documentos se archivan en del más antiguo al más reciente.
Descripción: Consiste en la organización de la información de los
documentos archivados, en los instrumentos tales como guías, cuadros,
tablas, diseñados para tal fin. Tiene como finalidad servir de consulta para la
ubicación de los documentos en el archivo y por lo general se emplean en
empresas con grandes archivos como las entidades del gobierno por
ejemplo.
 1. Clasificación de archivos
MODELO DE ROTULO

NOMBRE DE LA RÓTULO CARPETA DE ARCHIVO

EMPRESA

SECCION PRODUCTORA_____________________
CODIGO_________________________________
SERIE_____________________
SUBSERIE_________________
NOMBRE DE LA CARPETA ___________________
No. De FOLIOS ____________________________
Fecha Inicial________________________
Día/mes/año
Fecha Final_________________________
Día/mes/año ACTIVIDAD

SE RETOMA A INFORMACION DE
DOcUMENTOS ORGANIZADOS EN CARPETAS QUE SE DEJO DE TAREA Y:

A. SE ANEXARA INFORMACION EN LOS ITEMS C-D-H

A .BALANCE GENERAL MES DEL JUNIO DE 2022
B. CARTA ENVIADA AL GERENTE DE LA EMPRESA
C. FACTURAS DE VENTAS DE PRODUCTOS DE LA COMPAÑÍA
VENTAS A CRÉDITO
VENTAS DE CONTADO
D. DOCUMENTOS DE CREDITO A CLIENTE POR VENTA DE MERCANCIAS
SOLICITUDES
FORMATO CONFIRMACION REFERENCIAS DEUDOR
FORMATO CONFIRMACION REFERENCIAS CODEUDOR
E. COTIZACION PARA LA COMPRA DE COMPUTADORES NUEVOS
F. DOCUMENTOS DE SOLICITUD DE PRESTAMO BANCARIO
G. FACTURAS DE COMPRA DE MERCANCIAS
H. ACTAS DE REUNION DE GERENTES DE SESIONES DE LA EMPRESA.
GERENCIA GENERAL
GERENCIA FINANCIERA
GERENCIA COMERCIAL
B. EN HOJAS SIMULANDO CARPETAS VAN A COLOCAR EL ROTULO Y LOS DOCUMENTOS
PARA CARPETA DE CADA UNO. EL CODIGOO PARA LA SECCION SERA EL No. 1 CON LA
LETRA QUE LE CORRRESPONDA AL DOCUMENTO.
EJ.- PARA LA LETRA “A”
Sección: CONTABILIDAD CODIGO: 1A
SERIE: BALANCE GENERAL SUBSERIE 01- BLANCE JUNIO DEL AÑO 2022