UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CAMPECHE

REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

1. Jared Heredia Guillermo

2. Diego Armando Santos Mendoza
3. Jesús Guadalupe Montero Colorado
 Introduccion
Se trata cuando los colaboradores salen de la reunión sintiéndose llenos
de productividad, con la sensación de que se han logrado avances y que
se les ha escuchado. Es más, las reuniones de trabajo efectivas te
permiten visualizar hasta qué punto tu equipo es capaz de generar ideas
y planificar acciones con referencia a los objetivos de la compañía.

Entre los criterios que deben incluirse en las reuniones de trabajo

efectivas tenemos a la eficacia y eficiencia.
 Tabla de contenidos
01 02 03
horarios objetivos participantes

04 05 06
agenda Minuta de
requerimientos acuerdos

07
Información
previa
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horarios objetivos participantes

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agenda Minuta de
requerimientos acuerdos

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Información
previa
Entre las 9:00 y las 11:00 es la hora ideal para
optimizar el rendimiento de las reuniones

Todas las reuniones pasan por las

siguientes fases o etapas:
Fase de apertura
Fase de análisis y discusión
Fase de toma de decisiones
Fase de cierre y acuerdos de ejecución.
 RECOMENDACIONES EN LA REUNIÓN DE
TRABAJO
• No permitir excesos de tiempos en discusiones al
estilo de “llueve sobre lo mojado”.
• No dejes que una misma persona centralice toda
la atención.
• Comienza con una Técnica Grupal o Dinámica de
Grupos, para romper el hielo.
• exponer los principales logros entre la reunión
anterior y ésta.
• Utilizar un sistema de tarjetas Rojas y Amarillas,
para controlar y manejar los tiempos de los
HORARIOS
debates e intervenciones.
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horarios objetivos participantes

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agenda Minuta de
requerimientos acuerdos

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Información
previa
Las reuniones deben tener un objetivo y en concreto deben servir
para tomar decisiones o para realizar un brainstorming.

Objetivos mas comunes:

• Transmitir información
• Tomar decisiones
• Resolver problemas
• Programar eventos importantes
Para anunciar o comunicar alguna cosa poco o nada
relacionada con el trabajo se debería intentar siempre
utilizar otras vías más rápidas y económicas de
comunicación.
OBJETIVOS
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agenda Minuta de
requerimientos acuerdos

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Información
previa
 ELEMENTOS A CONSIDERAR

Tamaño. Si hay mucha gente, no se podrán tomar

bien las decisiones ni intercambiar la información y
si son pocos los partícipes, puede darse justo el
caso contrario.
Composición. un grupo heterogéneo aporta mucha
más riqueza de opiniones, pero llevará mucho más
tiempo la resolución de conflictos. Debe existir un PARTICIPANTES
equilibrio entre las personas con orientación a la
actividad y los que tienen orientación a los
procesos.
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agenda Minuta de
requerimientos acuerdos

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Información
previa
 IMPORTANCIA DE LA AGENDA EN LA REUNION DE TRABAJO

La agenda de reunión es un documento que te

ayudará a establecer las expectativas sobre lo que va
a ocurrir en la reunión, ayuda a los miembros del
equipo a estar mejor preparados y asigna los tiempos
y los temas a tratar de manera inteligente.

Definir de manera eficaz una agenda de reunión te

permitirá tener una comunicación clara, ya que
promueve la organización entre los equipos de AGENDA
trabajo y aumenta la productividad.
 VENTAJAS DE UTILIZAR LA AGENDA PARA REUNIONES DE TRABAJO

• Aumenta el aprovechamiento del tiempo: con

un documento como este evitarás que se
discutan temas irrelevantes en la reunión y el
tiempo será aprovechado al máximo en temas
importantes
• Aumenta la participación: la agenda de reunión
permite a los asistentes estar preparados sobre
los temas que se van a tratar
• Reduce el número de reuniones: tratar los
temas importantes en las reuniones es clave para
disminuir las veces que hay que reunirse..
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horarios objetivos participantes

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agenda Minuta de
requerimientos acuerdos

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Información
previa
 REQUERIMENTOS BASICOS PARA CELEBRAR UNA REUNION
Cuando se ha establecido la conveniencia de llevar a cabo una reunión, se deben
determinar las condiciones básicas para celebrarla. Los requerimientos básicos
son: • Un Líder
• Objetivos claros
• Preparación
• Participantes
• Organización:
a. orden del día
b. lugar de celebración
c. duración
• Control de resultados
• Puntualidad
• Métodos para decidir
• Interrupciones permitidas REQUERIMENTOS
• confidencialidad
 Tabla de contenidos
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horarios objetivos participantes

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agenda Minuta de
requerimientos acuerdos

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Información
previa
 ¿PARA QUÉ SIRVE UNA MINUTA EN UNA REUNIÓN?

Sirve para tener un registro sobre los temas

tratados, agendados y no agendados, y los acuerdos
importantes que se hicieron en la misma, y para
comunicar a las personas que deben estar al tanto de
la reunión, aunque no fuese requerida su presencia.
MINUTA DE
ACUERDOS
De igual forma, son las notas que se toman en una
reunión, con la finalidad de dejar asentado en un
documento toda la información que se revisó en la
misma y los acuerdos a los que se llegaron.
 ESTRUCTURA DE UNA MINUTA DE ACUERDOS

1. Datos de la reunión, como fecha, hora, lugar y

asistentes requeridos.
2. Agenda del día.
3. Temas discutidos y los que no pudieron ser discutidos.
4. Acciones a tomar. Es aquí donde debemos poner que
acciones y tiempo necesario para terminar una
actividad.
5. Firma de asistencia.
 Tabla de contenidos
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horarios objetivos participantes

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agenda Minuta de
requerimientos acuerdos

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Información
previa
¿QUÉ INFORMACIÓN DEBO DE TENER ANTES DE UNA REUNIÓN
DE TRABAJO?
La información que se emplea al momento de llevar acabo
es aquella que ayudara a resolver el o los problemas que
ase aborden a lo largo de la reunión, ya que sienta las
bases para indagar en busca de soluciones.
Cabe destacar que se debe de evitar tener información
innecesaria y que no aporta nada a la reunión.
 CONCLUSIÓN
es importante conocer y entender los
elementos que logran generar una reunión de
trabajo efectiva, ya que, haciendo uso de
estas herramientas se logra resolver
problemas internos a cualquier grupo de
trabajo además de que ayuda a crear una
mejor relación entre el personal laboral
obteniendo resultados positivos que ayuden a
construir una gran eficiencia en los
empleados y lideres de trabajo.
bibliografia