Actividad de aprendizaje 5

Evidencia 7: Agenda de trabajo “Solución de conflictos para equipos de

trabajo interdisciplinarios

presentado por :

JEISON ARMANDO MEDINA FRANCO

KAREN VIVIANA PULIDO PORRAS
EDISON ARTURO SABOGAL VARGAS
RODOLFO DIAZ TAPIAS

GRUPO #8

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

2020
 INTRODUCCION

Se analizan la situación en la organización sobre los conflictos que están generando

cuellos de botellas y no están permitiendo que se llegue a un acuerdo entre los jefes de

las áreas del almacén, jefe de compras, jefe de costos y jefe de presupuestos, esto

está ocasionando que la organización este dividida en intereses propios y no el de un

solo objetivo, es por eso que en este trabajo se realiza una agenda de trabajo con el fin

de dar solución a los conflictos que se están presentando, es normal que todas la

organizaciones tengan desacuerdos, aunque son estos una oportunidad para que cada

una pueda demostrar su potencial y habilidad para dan solución a la situación, esto

debe ser una discusión de no violencia, sino una discusión de creatividad, de

dinamismo, de proactividad para generar estrategias que le den a la organización lo

mejor de cada uno y mejorar los procesos y tiempo de entrega para la satisfacción del

cliente.
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DE CONFLICTO ENTRE LOS GERENTES DE ÁREA.

Se realiza un análisis del conflicto que se está generando en la organización, el cual

surge por un desacuerdo entre gerentes que debaten el mejoramiento de los procesos

de la cadena logística, en la situación de conflicto están involucrados el jefe del

almacén, el jefe de compras, el jefe de costos y el jefe de presupuestos, el desacuerdo

que se presenta es por el incumplimiento que se vienen presentando en las entregas

de los pedidos a los clientes. Durante este esta semana se realizará una agenda de

trabajo, en el cual nos reuniremos para debatir el conflicto que hay en la organización

por el incumplimiento a los clientes, nos reuniremos el día lunes a las 7am. Donde se

revisará la situación y daremos solución a cada uno de los conflictos.

Agendamiento de trabajo organizativo

Lunes 7am: se revisará criterios del jefe del almacén o inventarios.

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

a. Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en entregar al almacén

los pedidos solicitados.

Hoy lunes se tomará en análisis de la responsabilidad que tiene el jefe de compras

para que el almacén cuente con la materia prima necesaria. Investigaremos porque el

jefe de compras se demora más de 10 días en entregar al almacén los pedidos

solicitados, la materia prima porque esta tan demorada en llegar, pensamos que los

procesos de compras son muy importantes realizarlos de una manera eficiente para

que se eficaz, además de eso tenemos que tener en cuenta que es muy importante

para la empresa seleccionar los mejores proveedores, es bueno pensar en los tiempos

de entrega, si nuestro proveedor se está demorando 10 días en entregarnos la materia

prima, preguntemos porque ? ¿qué es lo que está pasando?

Nuestro proveedor responde a la organización que la demora en los pedidos ha sido

porque tiene demasiados pedidos acumulados, pensaremos que la selección de

proveedores no es fácil, pero ya que nuestro proveedor no está cumpliendo con

nuestros requerimientos, es necesario cambiarlo de manera inmediata. Ahora

pensaremos cuales métodos utilizaremos para medir la calidad de nuestro nuevo

proveedor, y tener un sistema de evaluación para evaluar su desempeño que

satisfagan las necesidades de la organización, los criterios que tendremos en cuenta a

escoger el nuevo proveedor, la calidad, la responsabilidad, los tiempo de entrega, los

precios, los costos, el servicio al cliente, gestión de reclamos, compromisos, referencias

empresariales, todos estos criterios se deben establecer para que nuestro nuevo

proveedor sea mucho más eficiente en sus tiempos de entrega y la operación no tenga

que parar porque el proveedor no está cumpliendo. Recuerden gerentes que nuestro

objetivo en la empresa es encontrar la solución a procesos que nos generan cuellos de

botella y no permiten que siga la continuidad en nuestra producción, el conflicto

intergrupal que está generando el no darnos cuenta que el trabajo debe ser un trabajo

de equipo, un trabajo colaborativo, el conflicto se debe tomar como algo positivo para la

empresa porque nos deja entrever, en que situaciones de malos procedimientos

estamos fallando, y nos ayuda a un mejoramiento continuo en la trayectoria o durante

el tiempo que estemos en la organización. Es por eso que hoy tomaremos en reflexión

de afrontar los conflictos de una manera más proactiva, indagadora, cooperativa, para

encontrar la solución.

Martes 7am: se revisará criterios del jefe del almacén o inventarios.

Hoy es nuestro segundo día de agendamiento en la solución de conflictos que suceden

en la organización, daremos paso al análisis de la siguiente situación:

b. Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los niveles de

inventarios, estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad al

manejo de los inventarios.

Tenemos que tener en cuenta que es muy importante para la organización los

presupuestos en costos, y una de las misiones de la organización es simplificar los

costos para tener muchos más beneficios, pensemos en cómo estamos trabajando, de

acuerdo a la oferta y demanda del mercado, se debe seguir buscando estrategias para

seguir realizando las metas que tiene la organización en bajar los costos, y buscar más

oportunidades de mejoras sin dejar decaer nuestros inventarios, también el

presupuesto de nuestros inventarios deben ser de acuerdo a la demanda, no

tendremos producto guardado demasiado tiempo sin utilizarlo hay que bajar costos y

para ello el trabajo debe ser colaborativo, jefe compras debe trabajar de la mano con
jefe de presupuesto para que así nuestro inventarios tenga la capacidad que necesita

para cumplir los procesos de producción. Y así cumplir con las entregas del cliente.

Miércoles 7am se revisarán los criterios del jefe de compras

Hoy es nuestro tercer día de agendamiento para la solución del conflicto

generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe de compras:

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

c. Del jefe de presupuesto porque no apropia las partidas presupuestales

suficientes para realizar los volúmenes de compras necesarios que garanticen

buenos precios y poder tener capacidad de negociación.

Bueno como hablamos anteriormente manejar grandes volúmenes de compras en el

almacén puede ser algo positivo en cuestión de negociación, pero también puede ser

algo negativo para la empresa en costos de la organización, nos colocaremos en la

tarea, el jefe de almacenamiento, realizara un inventario extremo del almacén, y el jefe

de presupuestos realizara un análisis de la demanda que tenemos en pedidos de los

cliente, ya con la información se debatirá la situación de compra en grandes volúmenes

y poner manejar buenos precios, realizaremos antes de tomar cualquier decisión una

matriz DOFA donde verificaremos las debilidades, las fortaleza, oportunidades, y

amenazas, que nos pueden ayudar a la toma de decisión para mirar si comprar

grandes cantidades de materia prima pueden ayudar a tener mejor negociaciones a

unos precios más bajos, o también podría generarle a la organización un sobre costo

en los inventarios.
Jueves 7am Criterios del jefe de compras

Hoy es nuestro cuarto día de agendamiento para la solución del conflicto

generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe de compras:

b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna los

faltantes de mercancías para poder hacer de manera adecuada el proceso de

compras.

El jefe de inventarios debe entregar a tiempo la información de inventarios en el tiempo

que es, hay que respetar el trabajo de los demás ya que hay que pensar los que los

procesos dependen de otros procesos en la logística para poder avanzar, si en el

transcurso de la operación no hay un buen flujo de información pues los procedimientos

van a estar mal, y las consecuencias son un caos en la organización. Según nuestro

plan de trabajo y con los nuevos inventarios sabremos cuales son los faltantes, jefe de

compras debes evaluar cuáles serán las compras cruzando con el inventario, jefe de

presupuesto, debes de ver estrategias de mejora para que los costos sean los mejores

y así poder cumplir con el cliente.

Viernes 7am Criterios del jefe costos y presupuestos

Hoy es nuestro quinto día de agendamiento para la solución del conflicto

generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe costos y

presupuestos.

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

a. Del Jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de inventarios

para poder realizar una adecuada programación de pedidos.

El nuevo agendamiento, será entregar los inventarios a tiempo, y solucionar

rápidamente la información que otras áreas dependan de nuestro trabajo, de ahora en

adelante se realizaran inventarios semanales mientras, se normaliza la situación, y

entregamos los pedidos a tiempo de los clientes.

b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección de

proveedores.

El jefe de compras tendrá el trabajo de escoger un buen proveedor utilizando sistemas

de evaluación que cumplan con un excelente tiempo de entregas,

Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área.

AREAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Jefe de Almacén Se realizar inventarios semanales.
Reorganización en el almacén.
Entregar los inventarios a tiempo

Jefe de compras Realizar cambio de proveedores,

realizar sistemas de evaluación para
que el proveedor sea el mejor.
Trabajo colaborativo

Jefe de costos Analizara la demanda del mercado

Jefe de presupuesto Organizará el presupuesto de la

organización.
Análisis DOFA para ver posibles
estrategias.
CONCLUSIONES

El trabajo se realizara en equipo, donde se tomara como solución a todos los conflictos,

el aporte de cada uno en su respectiva área de trabajo, los jefe se compromete a

buscar soluciones en los procesos de la organización, con la cooperación de cada uno

se encuentra la solución a los cuellos de botella que están estancando la operación, se

crean estrategias de mejoramiento, para que podamos cumplir con los pedidos del

cliente, se trabaja con un solo objetivo, comunicación necesaria con las tecnologías de

información para que los procesos sean rápido y agiles en respuesta inmediata a

nuestros clientes.