Requirement 3 (CC Iberia)

Business Travel

Internal
Requirement 3 (CC Iberia): Business Travel

Información administrativa

Documento Requirement R3
Título Business Travel Requirement Country Cluster Iberia

En vigor a 1 de mayo de 2018, aprobado por el Regional Travel

partir del Manager EMEA y Country Cluster Management Team el
26.01.2018
Propietario EU/HE (HR CC Iberia)
Ámbito de Todas las entidades jurídicas de España y Portugal excepto
aplicación Chemetall, S. A. en ambos países y BASF SONATRACH
PropanChem, S. A.

Partícipes en el HR, Finanzas, Facility Management, Compras, QHSE, IT,

desarrollo Comunciación.
Organismo de Country Cluster Management Team (CCMT) y Regional
aprobación Travel Manager
Grupo Executives, los miembros de la función de Travel
destinatario Management, Local HR, viajeros en nombre de BASF o
Travel Arrangers en España y Portugal
Publicado Intranet de Travel del CC Iberia y en ENNOV
Normativa de Business Travel Requirement R1; Requirement R1:
nivel superior Business Travel: Corporate Credit Card and Cash in
Advance

Última 02/03/2018, María-Jesús Basés-Pascual

actualización
Tipo de Sustitución de la norma financiera 17
modificaciones

Revisión 31 de marzo de 2021

I
Internal
Requirement 3 (CC Iberia): Business Travel

Historial de Modificaciones

Fecha Autor Versión Observaciones

II
Internal
Requirement 3 (CC Iberia): Business Travel

Índice

1. Objetivo......................................................................................................................................................... 1

2. Ámbito........................................................................................................................................................... 1

3. Requisitos ..................................................................................................................................................... 1

3.1. Motivo del Viaje ......................................................................................................................................... 1

3.1.1. Contenido Global de la governance................................................................................................... 1

3.2. Eficiencia ................................................................................................................................................... 2

3.2.1. Contenido global de la governance ................................................................................................... 2

3.2.1.1. Programas de viajeros frecuentes ............................................................................................ 2

3.2.1.2. Reservas combinadas............................................................................................................... 2

3.2.1.3. Control de contaminación ......................................................................................................... 2

3.2.1.4. Tarifa aérea razonable más baja .............................................................................................. 3

3.2.1.5. Clase en la que se viaja en avión ............................................................................................. 3

3.2.1.6. Aerolíneas incluidas en la lista negra ........................................................................................ 3

3.2.1.7. Hoteles de preferencia de BASF............................................................................................... 3

3.2.1.8. Transporte terrestre .................................................................................................................. 4

3.2.1.8.1. Especificación local: Tren ..................................................................................................... 4

3.2.1.8.2. Especificación local: Vehículo de alquiler ............................................................................. 4

3.2.1.8.3. Especificación local: Prioridad en el uso de medios de ........................................................ 4

transporte .................................................................................................................................................. 4

3.2.1.9. Vehículo personal ..................................................................................................................... 4

3.2.1.10. Comprobación de facturas ........................................................................................................ 5

3.3. Canales, herramientas, proveedores y procesos ...................................................................................... 5

3.3.1. Contenido global de la governance ................................................................................................... 5

3.3.1.1. Canales de reserva ................................................................................................................... 5

3.3.1.2. Especificaciones locales ........................................................................................................... 5

3.3.1.2.1. Canales de pago autorizados ............................................................................................... 5

III
Internal
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3.3.1.2.2. Uso de la tarjeta de crédito de la empresa / Uso de dinero en efectivo facilitado por
adelantado 6

3.3.1.2.3. Procesos de aprobación ....................................................................................................... 6

3.3.1.2.4. Proceso de liquidación de gastos de viaje ............................................................................ 6

3.4. Gastos reembolsables............................................................................................................................... 8

3.4.1. Contenido global de la governance ................................................................................................... 8

3.5. Deber de diligencia.................................................................................................................................. 10

3.5.1. Contenido global de la governance ................................................................................................. 10

3.5.1.1. Salud ....................................................................................................................................... 11

3.5.1.2. Seguridad................................................................................................................................ 11

3.5.1.3. Cuestiones de inmigración ...................................................................................................... 11

3.5.1.4. Especificación local: Seguro ................................................................................................... 11

4. Proceso....................................................................................................................................................... 11

4.1. Excepciones a esta norma ...................................................................................................................... 11

4.2. Funciones y responsabilidades ............................................................................................................... 11

4.3. Gestión de incumplimientos .................................................................................................................... 12

5. Glosario ...................................................................................................................................................... 13

IV
Internal
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1. Objetivo
Esta norma (Requirement 3) describe el marco para que los viajes se lleven a cabo de forma
eficiente, eficaz, cumpliendo las normas y de acuerdo con la gestión de riesgos, además
reconociendo la implicación de las personas que viajan en nombre de BASF. Esta norma
equilibra de forma adecuada flexibilidad, simplicidad y costes al tiempo que protege la salud y
la seguridad de los viajeros.

2. Ámbito
Esta norma engloba los viajes individuales y en grupo, así como pequeñas reuniones que se
celebren en nombre de BASF y cuyos gastos corran a cargo de esta, incluidos los Senior
Executives (excepción: miembros del Board of Executive Directors).

3. Requisitos

3.1. Motivo del Viaje

3.1.1. Contenido Global de la governance
El viaje solo se realiza si es la mejor forma de conseguir los objetivos de la
compañía.
Para equilibrar los beneficios con los costes y los riesgos, el viaje de trabajo solo
se realiza si no existen alternativas que garanticen unos resultados similares.

El viajero:
● valora el motivo de trabajo para el viaje previsto
● analiza si existe una alternativa más económica a viajar (por ejemplo,
reuniones virtuales y conferencias telefónicas) que permita conseguir los
objetivos de trabajo,
● decide si se realiza o no el viaje junto con su superior inmediato.
Las gestiones de viaje en nombre de BASF deben ser exclusivamente por
motivos profesionales.

Especificaciones locales
España
● Reservas Offline: Las solicitudes se hacen por mail o teléfono a Amex GBT,
indicando con la máxima precisión todos los servicios solicitados. Los costes
se cargarán al centro de coste que está grabado en el perfil del viajero, al no
ser que se indique otro distinto expresamente.
● Reservas Online: Las solicitudes se efectúan personalmente, o por un Travel
Arranger designado a tal efecto, a través de la autoherramienta Cytric.
Para ambos procesos, todos los viajeros deben completar su perfil de viajero
creado en la herramienta Cytric. La solicitud de acceso a Cytric debe pedirse a
Facility Management de Can Ràbia.

1
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Cada viajero es responsable de actualizar y mantener actualizado su perfil de

viajero. BASF y Amex GBT garantizan la privacidad de la información personal de
conformidad con la ley.
Portugal
● Para BASF Portuguesa: La solicitud de viaje se hace por el viajero a través de
un mail al Local Travel Manager con copia a su jefe adjuntando la convocatoria
de la reunión/evento/cita a la que tiene que asistir.
● Para BASF Coatings Services: La solicitud de viaje se gestiona directamente
por el viajero por mail o teléfono a Amex GBT.

Cada viajero es responsable de actualizar y mantener actualizado su perfil de

viajero. BASF y Amex GBT garantizan la privacidad de la información personal de
conformidad con la ley.

3.2. Eficiencia
3.2.1. Contenido global de la governance
El viaje se organiza y se realiza de la forma más eficiente posible.

Se optará por la opción de viaje más segura, económica y sostenible, teniendo en

cuenta el motivo y las condiciones del viaje.
No existe una solución única que sea válida para todos los casos, dado que cada
desplazamiento varía en función del origen, destino, duración, motivo y familiaridad
del viajero con las circunstancias. Así mismo, los objetivos relacionados con el
control de los gastos y la seguridad, el ahorro de tiempo y la sostenibilidad suelen
ser difíciles de compaginar (pueden estar en conflicto). Por tanto, es importante
llegar a un equilibrio entre las cuestiones relacionadas con la eficiencia (por
ejemplo, duración, coste y productividad del viajero) y las cuestiones relacionadas
con la seguridad y la sostenibilidad para cada viaje separadamente.

3.2.1.1. Programas de viajeros frecuentes

Los viajeros usarán programas para viajeros frecuentes únicamente si ello
no supone ningún tipo de gasto adicional para BASF y la selección del viaje
más eficiente no se ve influida por el hecho de pertenecer a estos
programas. En caso de que el uso de este tipo de programas de fidelidad
conlleve ventajas no monetarias al empleado, el viajero es responsable
único de los aspectos fiscales que puedan estar vinculados.
3.2.1.2. Reservas combinadas
Siempre que sea factible, las reservas se combinarán. Ello incluye:
● usar el mismo medio de transporte (por ej., el mismo taxi, un taxi
contratado o tarifas de grupo) para varios viajeros
● combinar varios medios de transporte (por ej., avión, tren, coche,
hotel) para el mismo viajero en una única reserva.

3.2.1.3. Control de contaminación

La planificación del viaje debe tener en cuenta el nivel de contaminación,

por ejemplo, priorizando medios de transporte ecológicos como el tren
antes que el avión, teniendo en cuenta también el impacto en los tiempos
y costes del viaje.

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Internal
Requirement 3 (CC Iberia): Business Travel

3.2.1.4. Tarifa aérea razonable más baja

BASF aplica la política de optar por la tarifa aérea razonable más baja en
todos los viajes en avión. La tarifa razonable más baja puede ser un precio
con restricciones o penalizaciones por cambios y/o reembolsos, y puede
ser ofertada por una aerolínea Low-Cost. Se espera que el viajero escoja
la tarifa más baja que mejor encaje con los objetivos de trabajo y, al mismo
tiempo, que tenga en cuenta los factores de coste adicionales (por ej., el
equipaje).
Especificación local:
Las reservas han de solicitarse con la máxima antelación para poder
acceder a las clases reducidas (Turista/Economy).
3.2.1.5. Clase en la que se viaja en avión

En los desplazamientos en avión, la clase Economy será siempre la opción

prioritaria; sin embargo, es posible reservar en clase Business para rutas
en las que el vuelo directo más corto supera las 6 horas.

Especificación local:
Se establece como prioritario utilizar el billete de ida y de vuelta en la misma
compañía, ya que BASF dispone de tarifas especiales tanto en clase
Business como Economy de menor coste que las tarifas publicadas
combinando distintas compañías.

3.2.1.6. Aerolíneas incluidas en la lista negra

No está permitido utilizar aerolíneas incluidas en la lista negra (blacklisted
airlines). Por motivos de seguridad, la agencia de viajes asignada no ofrece
opciones de viaje para vuelos con estos operadores, ni offline ni online.

3.2.1.7. Hoteles de preferencia de BASF

Los viajeros o los Travel Arrangers optarán, como primera alternativa, por
hoteles con tarifas negociadas por BASF, ya que la mayoría incluyen
opciones con valor añadido (por ej., conexión Wi-Fi gratuita, desayuno,
cancelación gratuita el día de llegada).
En viajes internacionales a destinos donde se hayan identificado problemas
de seguridad, se reservarán preferentemente aquellos hoteles aprobados
como seguros por BASF (sujetos a disponibilidad) incluso si ello implica
costes adicionales, para maximizar la seguridad de los viajeros por
negocios.
No está permitidas reservas con proveedores de servicios de economía
colaborativa, tales como Airbnb.
Especificación local
En todas las reservas de viajes de negocios se utilizarán los canales de
BASF.
Como norma general de estricto cumplimiento está prohibido el dar órdenes
a hoteles de enviar las facturas directamente a la empresa para proceder
al pago directo, no pudiéndose tramitar, por tanto, como “órdenes de pago
a terceros”, ni mediante la extensión y amparo de un pedido normal.

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3.2.1.8. Transporte terrestre

Los viajeros escogerán el método más eficiente para el transporte terrestre.
El transporte público (incluidos los servicios de traslado al hotel y al
aeropuerto) es una opción prioritaria siempre y cuando sea seguro, fiable y
práctico.
3.2.1.8.1. Especificación local: Tren
Los billetes de tren se reservarán en clase turista. No obstante,
existe la posibilidad de viajar en clase preferente, previo acuerdo
con el responsable de cada Unidad. Para ello es imprescindible
indicar claramente la clase deseada a Amex GBT.
3.2.1.8.2. Especificación local: Vehículo de alquiler
Las reservas se realizan a través de los canales de reserva de
BASF y se optará por los proveedores de preferencia. Únicamente
es posible utilizar otros proveedores de alquiler de coches si los
proveedores de preferencia no tienen disponibilidad. En caso de
viajes en grupo, si el grupo es inferior a cuatro personas o si solo
es necesario transportar una pequeña cantidad de bienes, deberá
optarse por Compact Class.
3.2.1.8.3. Especificación local: Prioridad en el uso de medios de
transporte
En los desplazamientos a/desde aeropuertos y estaciones de tren,
entre Sites, a clientes, proveedores, organismos oficiales, etc., se
utilizarán, teniendo en cuenta ventajas y desventajas de cada medio
de transporte, los siguientes medios de transporte por este orden:
● Coche de empresa
● Taxi
● Pool de coches de empresa (si lo hay)
● Coches de alquiler
El vehículo particular se utilizará para estos desplazamientos de
acuerdo con lo indicado en la cláusula siguiente.

3.2.1.9. Vehículo personal

Los viajeros usarán sus vehículos privados para cuestiones empresariales
solo si la naturaleza del viaje o los lugares que se van a visitar la conviertan
en la opción más práctica, en términos económicos y de tiempo. Es
responsabilidad del viajero garantizar las condiciones de seguridad del
vehículo particular utilizado y una adecuada cobertura de seguros para
proteger a todos los conductores/pasajeros y a los equipos/materiales
transportados.
Especificación local
España:
La compensación económica liquidable es la vigente de acuerdo con el
Convenio Colectivo de aplicación y el importe no exento de IRPF (Impuesto
sobre la Renta de las Personas Físicas) se abona por nómina.
Portugal:

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La compensación económica se establece de acuerdo con la

legislación vigente y la liquidación se realiza a través de las nóminas.

3.2.1.10. Comprobación de facturas

Los viajeros comprobarán la exactitud de sus facturas para garantizar que
las tarifas cargadas se corresponden con lo indicado en la confirmación de
reserva y que los servicios que estaban incluidos (por ej., Wi-Fi, desayuno)
no se han cobrado por separado. Los viajeros garantizarán que todos los
requisitos formales de la factura (por ej., la razón social de la empresa) son
correctos a los efectos de la desgravación fiscal pertinente.
Especificación local
De acuerdo con la normativa fiscal, el IVA de las facturas de los hoteles es
deducible, por lo que el viajero debe comprobar que en su factura figuren
todos los datos identificativos del establecimiento hotelero (nombre o razón
social / Domicilio fiscal / Población y NIF) así como los datos de la empresa
BASF en la que el viajero trabaje.
3.3. Canales, herramientas, proveedores y procesos

3.3.1. Contenido global de la governance

Se utilizarán los canales, herramientas, proveedores y procesos establecidos
por BASF.
El uso de los canales, herramientas, proveedores y procesos aprobados es
garantía de eficiencia y seguridad, y promueve la transparencia y el cumplimiento
normativo.
3.3.1.1. Canales de reserva
Los viajes de negocios en nombre de BASF se reservan a través de los
canales de reservas establecidos por BASF.
American Express Global Business Travel (Amex GBT) es el proveedor
de servicios global establecido para aviones, hoteles, alquiler de coches y
servicios ferroviarios nacionales.
Especificación local:
Se contactará con Amex GBT a través de los siguientes medios:
● Offline: correo electrónico / teléfono
● Online: Cytric (herramienta de autoreserva) (si procede)
Los canales de reserve autorizados son:

Medio de transporte Canales de Reserva

Hotel, avión, coches de alquiler,
Amex GBT
servicios ferroviarios nacionales
www.basf-hotel.com
Hotel
Amex GBT
A través de Facility Management
Coche de alquiler con conductor
local

3.3.1.2. Especificaciones locales

3.3.1.2.1. Canales de pago autorizados

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El hotel y el coche de alquiler se pagan mediante la tarjeta de crédito

de la empresa, la tarjeta de crédito personal o un bono,
dependiendo del canal de reserva utilizado.

3.3.1.2.2. Uso de la tarjeta de crédito de la empresa / Uso de dinero en

efectivo facilitado por adelantado
Todos los empleados de BASF que incurran en gastos por viajes de
negocios realizados en nombre de BASF pueden solicitar una
tarjeta de crédito de la empresa. La necesidad de una tarjeta de
crédito de la empresa se valorará y se aprobará según el caso.
El dinero en efectivo facilitado por adelantado hace referencia a
fondos adelantados a aquellos empleados que van a viajar para
cubrir los gastos de carácter empresarial previstos. Esta opción se
evitará siempre que sea posible.
Se recomienda usar la tarjeta de crédito de la empresa para poder
disfrutar de la cobertura de seguros de viajes que lleva asociada.
Información adicional, así como la norma “Requirement 1 for
Business Travel: Corporate Credit Card & Cash in Advance” se
encuentra en la intranet en el siguiente link:
https://www.finance-
portal.basf.net/portal/basf/en/dt.jsp?setCursor=1_771311.

3.3.1.2.3. Procesos de aprobación

Cada responsable de Unidad decide el proceso de
aprobación/información previa para los viajes del personal a su
cargo, estableciendo los mecanismos de información o control
más adecuados.
3.3.1.2.4. Proceso de liquidación de gastos de viaje
A) España
Se consideran gastos de viaje los ocasionados por
desplazamientos del personal, para asuntos del negocio
propiamente dicho, o por cualquier otra actividad relacionada
con la empresa. En ningún caso podrán incluirse gastos privados
en la liquidación.
Todos los gastos de viaje deben liquidarse personalmente por el
interesado obligado a ello en el HR Kiosk. Todos los gastos
deben ser justificados en su totalidad por medio de
comprobantes originales, adjuntándose billetes de avión,
ferrocarril, recibos de taxis, alquiler de vehículos etc. que hayan
sido pagados por el interesado. No pueden ser restituidos
aquellos gastos de los cuales no se acompañen justificantes.
Cuando no sea posible obtenerlos, o en caso de extravío de los
mismos, se utilizará, excepcionalmente el impreso de
comprobantes propios vigente, el cual será firmado por el
interesado y conformado por su responsable superior.
Se deberá evitar al máximo el uso de este impreso porque su
uso implica la no recuperación del IVA.
Gastos de manutención:

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Requirement 3 (CC Iberia): Business Travel

En relación a los gastos de manutención liquidables de acuerdo con

los criterios arriba mencionados, estos deben ser razonables,
teniendo siempre en cuenta el interesado, las circunstancias, el
lugar y la relación calidad/precio.
Las comidas de trabajo u otras invitaciones entre colegas o entre
un superior y sus colaboradores en su sede de trabajo, están
prohibidas en general. En casos excepcionales, los miembros del
CCMT o directores podrán autorizarlas.
Todo el personal que se desplace a un centro de trabajo con
servicio de cantina debe utilizar para su manutención dicho
servicio y pagar mediante la tarjeta de identificación. En este
caso el coste de la comida lo asume la empresa.
B) Portugal
Se consideran gastos de viaje aquellos ocasionados por
desplazamientos del personal, para cuestiones relacionadas con
el negocio propiamente dicho, o por cualquier otra actividad
relacionada con la empresa. En ningún caso podrán incluirse
gastos privados en la liquidación.
Los empleados se encargan de liquidar mensualmente todos
los gastos de viaje y representación por medio del formulario de
«Gastos de viaje», el cual debe estar firmado por el empleado y
aprobado por un responsable superior y se entrega al
Departamento Financiero (en los gastos de manutención, es
necesario indicar las personas y empresas presentes).

Únicamente se abonarán los gastos presentados. El pago se

realiza por transferencia a la cuenta que indique el viajero.
Todos los gastos se deben justificar en su totalidad mediante las
facturas originales y es necesario adjuntar los documentos
correspondientes fiscalmente válidos.
No se abonan gastos no justificados por medio de facturas o
recibos. Si no es posible obtener los justificantes o en caso de
extravío, el pago solo se autoriza por la Dirección y/o el Director
Financiero. Se debe evitar al máximo el uso de esta vía, porque
dichos gastos serán considerados como no documentados y
gozan de menos ventajas fiscales.

Todas las facturas y comprobantes deben estar numerados

secuencialmente y dicha numeración debe figurar en el
formulario de gastos de viaje para facilitar su confirmación y
control.
Gastos de manutención:
En relación a los gastos de manutención liquidables de acuerdo con
los criterios arriba mencionados, estos deben ser razonables,
teniendo siempre en cuenta el interesado, las circunstancias, el
lugar y la relación calidad/precio.
En general, está prohibido presentar gastos relativos a comidas
de trabajo entre compañeros u otras invitaciones entre
compañeros, o entre un superior y sus empleados. En casos
excepcionales, pueden ser autorizados por un responsable
superior y/o el director general.

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Requirement 3 (CC Iberia): Business Travel

Se aceptan facturas de restaurantes en las siguientes

situaciones:
a) Comida y/o cena con clientes;

b) Comida y/o cena en caso de viaje al extranjero

c) Cena del empleado cuando, por motivos de trabajo, está
fuera de su zona territorial de responsabilidad
d) Todos los demás casos requieren la aprobación previa de
los superiores directos.
Las facturas de restaurantes deben incluir en la parte posterior a
las personas que estuvieron presentes en la comida/cena o el
evento al que hacen referencia.
En relación con las propinas, si no figuran en el documento
emitido por el restaurante, el viajero debe indicarlas al final de la
factura.
3.4. Gastos reembolsables
3.4.1. Contenido global de la governance
BASF abona todos los gastos de viaje que son reembolsables.
Los viajeros y los Travel Arrangers deberán prestar atención para solo incurrir en
gastos que sean reembolsables de acuerdo con lo definido por BASF a fin de evitar
perjuicios económicos para BASF y para el viajero.
La siguiente tabla muestra qué gastos de viaje son reembolsables si el viaje se ha
organizado y realizado de conformidad con los respectivos documentos de
governance.
Los gastos reembolsables se clasifican en gastos reembolsables sin limitaciones
() y gastos reembolsables con limitaciones (), y los gastos no reembolsables se
clasifican en gastos no reembolsables sin excepciones () y gastos no
reembolsables con excepciones ().

Gastos Reembol Comentarios:

sables
sí no
Vuelos y gastos relativos a vuelos
Billetes de avión 
Coste de cambios de Si es razonable y necesario

billetes de avión
Para evitar perder el tiempo haciendo cola antes de
Cargos por embarque embarcar (no solo con compañías de bajo coste, sino
prioritario (Priority  también con compañías que no lo son).
Boarding) Así mismo, para garantizar que se tiene espacio
suficiente para el equipaje de mano.
Tasas aeroportuarias 
Tasas de equipaje  Si es razonable y necesario
Programa de viajero
frecuente (frequent 
flyer)
Si es necesario por motivos de salud o circunstancias
Cambio a un asiento
 personales y así lo aconseja Salud Laboral.
mejor (Seat Upgrade)
Reserva de asiento

(Seat Reservation)

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Requirement 3 (CC Iberia): Business Travel

Gastos Reembol Comentarios:

sables
sí no
Comidas durante el Si es razonable y necesario

vuelo
Transporte público terrestre
Tranvía 
Autobús 
Tren 
Metro 
Ferry 
Taxi 
Reserva de asiento 
Gastos relativos al coche
Siempre que, por motivos de seguridad, el uso de
Alquiler de coche  coches de alquiler no esté prohibido en determinados
países.
Con esta compensación, se consideran cubiertos
todos los gastos asociados al uso del vehículo (por ej.,
depreciación, impuestos, seguro, costes de
reparación, etc.). El viajero es responsable del
Suplemento por
mantenimiento de un seguro de vehículos a motor que
kilometraje/uso de 
sea suficiente y conforme a la ley. BASF no
coche
reembolsará las reclamaciones de seguro derivadas
de cualquier uso de vehículos privados.
Pueden existir limitaciones adicionales que se
especificarán en normas específicas
Tarifas de
estacionamiento 
(parking)
Peajes 
Combustible, gas,

gasolina
Al alquilar un coche, los viajeros de BASF no deben
aceptar la cobertura de seguros que se les ofrezca, ya
que estarán cubiertos por el proveedor de seguros de
Seguro 
BASF. BASF no reembolsará las reclamaciones de
seguro derivadas de cualquier uso de vehículos
privados.
Mantenimiento 
Multas 
Hoteles y gastos relativos a hoteles
Cargos por

habitaciones
Para evitar problemas si el hotel no ofrece una
habitación adecuada al viajero (por ej.: por cuestiones
Mejora de habitación 
de ruido, falta de limpieza, inexistencia de una mesa
para trabajar, etc.)
Tasas por alojamiento

en hoteles
Si el viajero llega tarde (por la noche) y no hay
restaurantes abiertos o no está disponible el servicio
Minibar  de habitaciones. También se incluye una botella de
agua.

Impuestos y tasas de

servicio

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Requirement 3 (CC Iberia): Business Travel

Gastos Reembol Comentarios:

sables
sí no
El empleado de BASF con mayor jerarquía pagará la
comida de empresa para evitar que una de las
personas participantes en la comida sea el
Ocio y comidas en responsable de los gastos de la comida. El anfitrión

grupo será el responsable de los gastos razonables de ocio y
entretenimiento, y garantizará que el número de
personas empleadas de BASF y huéspedes/visitantes
sea adecuado.
Comidas para viajeros Conforme a las condiciones establecidas en el punto

individuales 3.3.1.2.4 (Gastos de manutención)
Daños
Costes por daños a Si no están cubiertos por el seguro

vehículos alquilados
Si no están cubiertos por el seguro y después de su
Otros daños  debida valoración.

Cuotas y gastos de afiliación

Cuotas de programas

de fidelidad
Gastos de comunicaciones
Teléfono (uso Si es razonable y necesario

empresarial)
Teléfono (uso privado)  Si es razonable y necesario
Accesorios de teléfono Solo para accesorios necesarios para utilizar el

– teléfono móvil teléfono móvil: baterías, cargadores, etc.
Internet  Si es razonable y necesario
Gastos de envío  Si es razonable y necesario
Gastos bancarios
Comisión por cambio de

divisas
Comisiones bancarias 
Pérdidas por cambio de

divisas
Cargos por demora en

el pago
Otros (gastos del viaje de empresa que no pertenecen a los tipos de gastos anteriores)
Visado y otras tasas de

inmigración
Si es necesario y porque debido a un accidente o por
cualquier otro motivo, la ropa del viajero está sucia o
Lavandería  no se puede usar y el viajero no puede conseguir ropa
limpia durante el viaje.

Se reembolsan según la práctica habitual del país en

Propinas 
cuestión
Si, durante el viaje, la maleta se rompe, no se puede
utilizar y no es posible proseguir el viaje con una maleta
estropeada.
Compra de maletas 
Y siempre y cuando todo ello sea necesario y
razonable.

3.5. Deber de diligencia

3.5.1. Contenido global de la governance
El deber de diligencia es una responsabilidad compartida de BASF y el
viajero.

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Requirement 3 (CC Iberia): Business Travel

Viajar implica un aumento de los factores de riesgo (en cuestiones de salud,

seguridad y/o aspectos legales). Mitigar los riesgos es una responsabilidad
compartida de BASF y el viajero.
3.5.1.1. Salud
El personal sanitario de BASF proporciona información sobre las medidas
de salud (posibles riesgos para la salud, medidas preventivas durante el
viaje, riesgos individuales para la salud, procedimientos médicos de
emergencia, minimización de riesgos y vacunas necesarias). Los viajeros
se familiarizarán con las normas de salud y de comportamiento del destino
al que se realiza el viaje de empresa, y deciden las medidas adecuadas
que deberán tomar
3.5.1.2. Seguridad
Una vez identificados los problemas de seguridad de los destinos
correspondientes, BASF Security facilita información en materia de
seguridad a los viajeros a través de los sistemas de reservas. Los viajeros
están obligados a seguir las recomendaciones de seguridad y a indicar un
número de teléfono móvil a través del cual estén localizables en caso de
emergencia.
El soporte de Security no está disponible si las reservas se hacen fuera de
los canales autorizados.
3.5.1.3. Cuestiones de inmigración
La agencia de viajes designada por BASF ofrece orientaciones sobre
normativa de Visados. El viajero debe poseer documentos identificativos
válidos y seguir las recomendaciones sobre cuestiones de inmigración.
3.5.1.4. Especificación local: Seguro
Las personas que viajan en nombre de BASF estarán debidamente
cubiertas por seguros de viaje.

Se facilitarán al viajero los datos de contacto pertinentes para posibles

incidentes/accidentes durante el viaje.

4. Proceso
4.1. Excepciones a esta norma
Las excepciones se aplican en aquellas circunstancias que requieran unas normas
distintas o menos estrictas. No obstante, las desviaciones de la norma cumplirán en la
medida de lo posible el objetivo de esta normativa (Requirement).
Excepciones específicas
● Son desviaciones a medio plazo de esta norma para un grupo específico (por ej.,
unidad de negocio/unidad funcional) motivadas por entrar en conflicto razonable
● Serán aprobadas por el Regional Travel Manager EMEA y el HR CC Iberia
Manager, y si es un asunto de alcance global, por el Global Travel Manager

Excepciones individuales
● Son desviaciones de esta norma que se otorgan a un viajero individual
● Serán aprobadas por el (superior directo) y el HR CC Iberia Manager.
● Las excepciones por motivos de salud serán aprobadas por Salud laboral.

4.2. Funciones y responsabilidades

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Requirement 3 (CC Iberia): Business Travel

Global Travel Manager

● Garantiza el cumplimiento, la comunicación y el desarrollo posterior de los
documentos de governance global de acuerdo con la estrategia de BASF teniendo en
cuenta las solicitudes de los negocios y de las funciones, y las tendencias del
mercado.
● Aprueba las excepciones interregionales específicas.

Regional Travel Manager

● Garantiza la implementación coherente de los documentos de governance en EMEA.
● Aprueba las excepciones específicas en su región correspondiente.
● Garantiza que las peticiones regionales se tengan presentes de forma adecuada en
el desarrollo de los documentos de governance.

Local Travel Manager

● Garantiza que las peticiones de los países del Country Cluster se tengan presentes
de forma adecuada en el desarrollo de los documentos de governance.
● Coordina localmente la gestión de los viajes con los proveedores de Servicios.

Local HR
● Garantiza la implementación coherente de los documentos de governance a escala
nacional y siempre que sea necesario para una entidad jurídica.

Country Cluster Management Team

● Aprueba las excepciones específicas de su área de responsabilidad correspondiente
y está representado por el HR CC Iberia Manager.
● Garantiza el cumplimiento de esta norma en su área de responsabilidad
correspondiente.

Viajero (la persona que viaja)

● Garantiza que el viaje cumple la norma de viajes de negocios aplicable localmente.

Travel Arranger (la persona que organiza el viaje en nombre del viajero)
● Garantiza que el viaje cumple la norma de viajes de negocios aplicable localmente.

Travel Service Provider

● Garantiza la prestación de los servicios de acuerdo con los documentos de
governance.
4.3. Gestión de incumplimientos
El incumplimiento de cualquiera de los puntos contenidos en la presente normativa de
viajes podrá dar lugar a la apertura del oportuno expediente disciplinario y a aplicación de
la correspondiente sanción en caso de confirmación de la infracción en aplicación de la
legislación vigente. La compañía se reserva el derecho de tomar las medidas legales que
estime oportunas en caso de que algún empleado desatienda la normativa descrita en
este documento.

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Internal
Requirement 3 (CC Iberia): Business Travel

5. Glosario
Viaje en grupo
Por viaje en grupo se entiende cualquier solicitud de viaje/alojamiento para diez (10) o más
personas que procedan de uno o varios destinos diferentes, pero reservada al mismo tiempo
por un organizador central.
Reuniones de grupos reducidos
Por reuniones de grupos reducidos se entienden aquellas solicitudes para instalaciones (o
incluso en alojamientos) en las que participan diez (10) o más personas que proceden de uno
o varios destinos y cuyos trámites son gestionados por un organizador central.

Aerolíneas incluidas en la lista negra (Blacklisted Airlines)

Aerolíneas que
● no cumplen los estándares internacionales de seguridad y, por tanto, están sujetas a una
prohibición de operatividad o a restricciones operativas dentro de la Unión Europea (Lista
negra de la UE para vuelos a la UE) o
● provienen de un país cuya autoridad de aviación civil no ofrece una supervisión de la
seguridad de sus operadores aéreos de acuerdo con los estándares mínimos de
supervisión de la seguridad que establece la Organización de Aviación Civil Internacional
(OACI) (Lista negra de la Administración Federal de Aviación de Estados Unidos, para
vuelos a los Estados Unidos).

Transporte Terrestre
El transporte terrestre incluye todos los medios de transporte por tierra y agua (por ej., el ferry).

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Internal