Manual Ges. Auxiliar de Documentacion Economico Administ. y Comercial 01022021

GESTIÓN AUXILIAR DE
DOCUMENTACIÓN
ECONÓMICO-
ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
LAURA RODRÍGUEZ GONZÁLEZ
27/06/2016
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PARTE 1. ............................................................................................................................ 7
GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA BÁSICA ............................. 7
1.1. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS 8
1.1.1. Elementos. .................................................................................................. 8
1.1.2. Funciones. ................................................................................................... 9
1.1.3. Características. ........................................................................................... 9
1.1.4. Clasificación. ............................................................................................. 10
1.1.5. Métodos de registro. ................................................................................ 11
1.1.6. Normativa básica para su elaboración. .................................................... 12
1.2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA: .. 13
1.2.1. El pedido: elementos, requisitos, clases, emisión, recepción y control... 14
1.2.2. El albarán o nota de entrega: elementos, requisitos, emisión y

verificación. ............................................................................................................. 19
1.2.3. La factura: elementos, requisitos, emisión, verificación y rectificación. . 21
1.2.4. El recibo: concepto, partes y domiciliación bancaria. .............................. 27
1.3. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN PRODUCTIVA Y DE

2
Página
PERSONAL ................................................................................................................... 29
Laura Rodríguez González

GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
1.3.1. Órdenes de trabajo. .................................................................................. 29
1.3.2. La nómina: componentes y registro. ........................................................ 31
1.4. OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EMPRESARIALES ....................... 36
1.4.1 Instancias. ....................................................................................................... 36
1.4.2. Certificados.................................................................................................... 38
1.4.3. Actas. ............................................................................................................. 39
1.4.4. Informes. ....................................................................................................... 40
1.4.5. Memorias. ..................................................................................................... 41
1.5. OPERACIONES INFORMÁTICAS DE FACTURACIÓN Y NOMINAS ...................... 42
1.5.1. Registro de la información relativa a la facturación (clientes y

proveedores). .......................................................................................................... 43
1.5.2. Actualización de la información relativa a la facturación (clientes y

proveedores). .......................................................................................................... 47
1.5.3. Registro de la información relativa a las nóminas (personal). ................. 47
1.5.4. Actualización de la información relativa a las nóminas (personal). ......... 48
PARTE 2. .......................................................................................................................... 50
GESTIÓN BÁSICA DE TESORERÍA ..................................................................................... 50
2.1. OPERACIONES BÁSICAS DE COBRO Y PAGO ........................................................ 52
2.2. DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO ............................................... 56

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Página
2.2.1. El dinero. ....................................................................................................... 56
Formación Dinámica
2.2.2. El cheque. ...................................................................................................... 57
2.2.3. El recibo: concepto y contenido. ................................................................... 59
2.2.4. Transferencia e ingreso en cuenta: Concepto y forma. ................................ 61
2.2.5. Tarjetas de débito. ........................................................................................ 63
2.3. DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO A CRÉDITO.................................................... 64
2.3.1. El pagaré. Concepto y requisitos. .................................................................. 64
2.3.2. La letra de cambio: concepto, requisitos, partes, aval, endoso, impago y

remesas de efectos. ................................................................................................ 67
2.3.3. Tarjetas de crédito ........................................................................................ 70
2.4. EL LIBRO AUXILIAR DE CAJA ................................................................................. 72
2.4.1. Elementos. ..................................................................................................... 73
2.4.2. Cumplimentación en aplicación informática. ............................................... 74
2.4.3. Arqueo de caja y cuadre................................................................................ 75
2.5. EL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS ........................................................................... 76
2.5.1. Elementos. ..................................................................................................... 76
2.5.2. Cumplimentación en aplicación informática. ............................................... 77
2.5.3. Conciliación bancaria. ................................................................................... 77
2.6. PRINCIPIOS DE CONFIDENCIALIDAD EN OPERACIONES DE TESORERÍA .............. 77

4
Página
2.7. OPERACIONES Y MEDIOS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA .............. 79

2.7.1. Banca electrónica. ......................................................................................... 79
2.7.2. Monedero electrónico. ................................................................................. 81
2.7.3. Pagos por internet. ........................................................................................ 82
2.7.4. Compras por internet. ................................................................................... 87
PARTE 3. .......................................................................................................................... 91
GESTIÓN Y CONTROL BÁSICO DE EXISTENCIAS .............................................................. 91
3.1. MATERIAL Y EQUIPOS DE OFICINA ...................................................................... 92
3.1.1. Descripción. ................................................................................................... 92
3.1.2. Tipos de materiales: fungible y no fungible. ................................................. 92
3.1.3. Equipos de oficina más comunes. ................................................................. 93
3.2. EL APROVISIONAMIENTO DE EXISTENCIAS .......................................................... 93
3.2.1. La función de aprovisionamiento. ................................................................. 93
3.2.2. El almacén. .................................................................................................... 95
3.2.3. Tipos de existencias....................................................................................... 97
3.3. GESTIÓN BÁSICA DE EXISTENCIAS ....................................................................... 98
3.3.1. Las fichas de almacén. ................................................................................... 98
3.3.2. Las entradas de almacén. ............................................................................ 100
3.3.3. Las salidas de almacén. ............................................................................... 101

5
3.3.4. Criterios de valoración de existencias. ........................................................ 102

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3.3.5. Las órdenes de reposición. .......................................................................... 106
3.3.6. La hoja de cálculo en la gestión de almacén. .............................................. 110
3.4. CONTROL BÁSICO DE EXISTENCIAS .................................................................... 111
3.4.1. Ficha de control de existencias: concepto y modelo. ................................. 111
3.4.2. El inventario de existencias: concepto, proceso y estructura. ................... 112
BIBILIOGRAFIA Y FUENTES DOCUMENTALES ............................................................... 115
MANUALES: ............................................................................................................... 115
PÁGINAS WEB DE INTERÉS: ...................................................................................... 115
ANEXO: NORMATIVA CITADA ....................................................................................... 117
6
Página

PARTE 1.
GESTIÓN AUXILIAR DE
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA BÁSICA 7
Página
1.1. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN ENTIDADES
PÚBLICAS Y PRIVADAS
Como se explicará a continuación, por documentación administrativa se entenderá el

conjunto de documentos que las entidades tanto públicas como privadas utilizan para
dejar constancia de todos sus actos (compras, ventas, pagos, cobros,…). En lo que
sigue se expondrán separadamente los elementos, funciones y características de los
documentos administrativos de las empresas, por una parte, y los de las
Administraciones Públicas, por otra.
1.1.1. Elementos.
Son elementos básicos de los documentos administrativos comerciales y mercantiles:
 El papel normalizado.
 El remitente y el destinatario.
 El cuerpo.
 El sello.
 La referencia al departamento emisor.
 El lugar y la fecha de emisión.
 La firma.
 El logotipo de la empresa.
En el caso de los documentos administrativos oficiales, es decir, los de las

Administraciones Públicas, encontramos exactamente los mismos elementos, excepto
el logotipo de la empresa, que se sustituye por:
 El escudo oficial.
 Un espacio destinado para el nº de registro de salida.
 El Visto Bueno del superior jerárquico.
8
 Un formato formalizado.
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1.1.2. Funciones.
Las funciones básicas de los documentos comerciales o mercantiles son dos:
 Dejar constancia de las transacciones comerciales o mercantiles efectuadas.

Esto implica que tales documentos pueden ser empleado como prueba legal.
 Identificar actos ocurridos, sirviendo de prueba en caso de discrepancia. Un
ejemplo de esto lo ofrece la entrega de mercancía a través de albarán.
Por su parte, las funciones básicas que presentan los documentos oficiales son
también dos:
 Dejar constancia de los actos administrativos, por lo que también pueden ser
empleados como prueba ante un tribunal.
 Servir como medio de comunicación de los actos de la Administración, tanto de
los que tengan como destinatarios a otros órganos o unidades administrativas
como aquellos dirigidos a los ciudadanos.
1.1.3. Características.
En el caso de los documentos comerciales o mercantiles cabe resaltar los siguientes

elementos:
 Justifican las anotaciones en los libros de contabilidad.

 Forman parte de una archivo de documentos.
 Se relacionan con otros documentos que suelen sucederlos dentro de un
proceso (pedido-albarán-factura-…).
 El papel está normalizado, no como la distribución del contenido, que depende
de cada empresa.
En lo que a los documentos oficiales respecta resaltan las siguientes características:

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 Se interrelacionan con otros documentos que forman un expediente

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administrativo.
 Justifican las anotaciones en los libros de contabilidad.
 Su emisión debe cumplir unos requisitos de forma y contenido.
 Los emite un órgano o unidad de la Administración, que se identifica a través
del firmante.
 Se crean para que produzcan efectos frente a terceros o dentro de la propia
organización administrativa.
1.1.4. Clasificación.
Los documentos administrativos pueden ser clasificados en función de los distintos

tipos de gestiones que realizan las entidades púbicas y privadas. En la compraventa
intervienen:
 El pedido.
 El albarán.
 La factura, factura rectificativa y el ticket.
 El recibo.
En la gestión de cobros y pagos podemos encontrar:
 La letra de cambio.
 El pagaré.
 El cheque.
En lo que se conoce como la gestión productiva y del personal se pueden distinguir:
 La orden de trabajo.
 La nómina.
Por su parte, las decisiones pueden recogerse en un:

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 Acuerdo.
Página
 Resolución.

 Notificación.
 Publicación.
 Comunicación.
 Acta.
 Certificado.
 Informe.
1.1.5. Métodos de registro.
Cualquier entidad, sea pública o privada, tiene la obligación legal de controlar la

recepción y emisión de los documentos administrativos. Entradas y salidas son
anotadas en un Libro de Registros. La acción de registrar implica:
 Estampar un sello en cada documento (normalmente en la parte superior del

mismo), asignándole un número correlativo y poniendo la fecha de entrada o
de salida.
 Efectuar el asiento o anotación registral correspondiente en el libro.
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Figura 1. Libro de registro de entrada y salida de documentos.

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Junto a las anotaciones en el libro de registros existen otros métodos de registro. Dado
que en los tiempos que corren la mayoría de la documentación administrativa viaja a
través de Internet, pocas entidades continúan llevando sus registros de entrada y
salida de documentos en papel. Para ello se utilizan hoy en día aplicaciones
informáticas de gestión, normalmente bases de datos.
Para finalizar, cabe destacar que algunas de estas aplicaciones incluso permiten
codificar los documentos a través de etiquetas personalizadas con códigos de barras;
de esta manera, se sustituye el clásico sello o cuño de registro de entrada y salida al
que se hizo referencia más arriba.
1.1.6. Normativa básica para su elaboración.
Con carácter general, todos los documentos se encuentran de alguna manera

afectados por:
 la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de

carácter personal y
 la Ley 11/2007, de 22 de Junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los
Servicios Públicos.
Además, cada documento se encuentra específicamente regulado por una normativa

diferente.
 La factura:
 Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real
Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre).
 Ley 37 /1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
 Reglamento del IVA (Real Decreto 1624/119, de 29 de diciembre).
 Reglamento del Impuesto de Sociedades (Real Decreto 1777 /2004, de
12
30 de julio).
Página

 Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (Real

Decreto 439/2007, de 30 de marzo).
 Factura electrónica: ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se
desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación y conservación
electrónica de facturas.
 Notas de abono o facturas rectificativas. Expedición de tickets: RD 87 /2005, de
31 de enero que modifica el Reglamento por el que se regulan las obligaciones
de facturación.
 Nóminas o recibos de salarios: Orden de 27/12/1994 por la que se aprueba el
modelo de Recibo lndividual de Salarios.
 Documentos administrativos públicos: Ley de régimen jurídico de las
Administraciones Públicas y del procedimiento administrativo común (Ley
30/1992, de 26 de noviembre).
1.2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA

COMPRAVENTA:
Toda compraventa genera un conjunto de documentos administrativos:
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Página
Figura 2. Esquema con los documentos que intervienen en la compraventa.
 En cuanto comprador y vendedor llegan a un acuerdo, el primero emite un

pedido en el que detalla la compra deseada para que el vendedor le envíe la
mercancía.
 En cuanto la mercancía llega a destino, el comprador debe comprobar que
aquélla está en buen estado y que coincide con la solicitada. La conformidad
con la operación realizada se expresa por medio de la firma del albarán,
documento utilizado para manifestar la conformidad del comprador. Una de las
copias firmadas del mismo es para el vendedor y la otra para el comprador.
 A continuación, el vendedor emite una factura de todos los albaranes que han
sido entregados en un determinado período de tiempo.
 Finalmente (y dependiendo de la forma de pago), el vendedor emite un
justificante de que la factura ha sido cobrada, que se denomina recibo.
1.2.1. El pedido: elementos, requisitos, clases, emisión, recepción

y control.
El pedido del cliente, que constituye el inicio de la venta, puede llegar por distintas
vías:
 A través de un impreso de pedido,

 por carta,
 por fax,
 por correo electrónico,
 por teléfono o
 a través de la página web de la empresa.
Las características básicas del pedido son:

14
 Su función, es decir, efectuar las peticiones de mercancía.

Página

 Las personas que intervienen: El comprador (cliente, que es el que realiza el

pedido) y el vendedor (que es quien lo recibe).
 Sus clases. El pedido se produce en firme cuando ya se han acordado
previamente las condiciones de compra con el proveedor. Si, por el contrario,
las condiciones de compra todavía no se han negociado o están pendientes de
aceptación, se habla de una propuesta de pedido (véase la Figura 3).
 El nº de ejemplares que se expiden: Tres. Uno es para el proveedor, otro para
el cliente y otro para el Departamento de Contabilidad del cliente.
 Su contenido: si bien no existe obligación legal alguna, normalmente el pedido
está numerado e incluye la fecha de emisión, una descripción de la mercancía,
las condiciones de la compra (cantidad, precio, medio de pago,...) y la firma del
peticionario.
Se aconseja remitir el pedido de forma escrita, ya que este documento puede servir
como prueba de la veracidad de la compra. Los pedidos pueden ser efectuados de dos
formas diferentes:
 Por medio de una nota de pedido. Ese trata de un impreso en el que se

detallan los artículos solicitados. Como ya se ha dicho, no existe una regulación
legal específica, por lo que cada empresa lo diseña de acuerdo a sus
necesidades. Este documento incluye normalmente:
1. Datos identificativos del comprador y del vendedor.

2. Número de orden del pedido y fecha de emisión.
3. Dirección donde han de llegar las mercancías [almacén].
4. Unidades y descripción de las mercancías solicitadas.
5. Precio.
6. Firma de la persona autorizada para realizar el pedido.
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Página
Figura 3. Nota de pedido.
 A través de una carta de pedido. Si el comprador no dispone de impresos o

considera que debe dispensar un trato más personalizado al proveedor, se
pueden realizar los pedidos por carta.
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Página

Figura 4. Carta de pedido.
El registro y control de los pedidos dependerá de si se trata de pedidos de compras o

pedidos de ventas:
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Página
 Pedidos de compras. Una vez remitido el pedido al proveedor, el comprador
tendrá mucho interés en controlar que la mercancía le sea entregada en la
fecha prevista; cualquier incidencia (retrasos, entregas incompletas, etc.)
podría acarrearle graves consecuencias. Este control de los pedidos emitidos se
efectúa mediante una ficha o libro de registro de pedidos emitidos. En él se
anotan los datos del pedido, especialmente la fecha prevista de entrega y
aquella en que realmente ésta se produjo (la fecha de recepción), o las
incidencias que se hayan podido producir (envío incompleto, piezas
estropeadas, etc.).
Figura 5. Libro de registro de pedidos emitidos.
 Pedidos de ventas. A la empresa vendedora le interesa efectuar un control y un

seguimiento de los pedidos recibidos por medio del cual conozca en todo
momento la situación de la mercancía solicitada: en preparación, enviada,
entregada,...
Figura 6. Libro de registro de pedidos recibidos.
El control de los pedidos se efectúa en una ficha o libro de pedidos recibidos. En este
libro se registran todos los datos de aquéllos, sobre todo la fecha de entrega.
18
La tramitación del pedido implica atravesar varias etapas. En primer lugar, es necesario
Página
preparar adecuadamente la mercancía. En segundo lugar, habrá que seleccionar el

transporte adecuado, lo cual implicará escoger uno lo más acorde posible con las
características de la mercancía (estado físico, volumen, peso, etc.). También resulta de

la máxima importancia la disponibilidad del medio de transporte y, sobre todo, el coste
del envío. Un coste de envío excesivamente alto, ya recaiga sobre el comprador, ya
sobre el vendedor, implicará normalmente una merma importante en la
competitividad del producto.
1.2.2. El albarán o nota de entrega: elementos, requisitos, emisión

y verificación.
Se puede definir el albarán como el documento emitido por el proveedor en el que se

relacionan las mercancías enviadas, que las acompaña y que acredita su entrega. Sus
características son las siguientes:
Sus principales funciones son:
 Justificar la salida de las mercancías del almacén del vendedor.

 Justificar la entrega de las mercancías (tan pronto como es firmado por el
comprador).
 Servir de base para la elaboración de la factura.
Son dos las personas que intervienen, el proveedor (emisor del albarán) y el cliente
(receptor del mismo), pero cuatro los ejemplares emitidos:
 Uno para el proveedor,

 otro para el Departamento de Ventas del proveedor y
 dos para el cliente: uno se lo queda éste y el otro lo devuelve firmado
(justificando la entrega de la mercancía).
Es posible distinguir dos clases de albaranes:

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Página
 Se consideran albaranes sin valorar aquéllos que únicamente contienen la
descripción de la mercancía y el precio unitario.
 Se consideran, por el contrario, albaranes valorados aquéllos que incluye el
precio total y los impuestos.
En lo que al contenido respecta, hay que decir que no se encuentra regulado. Pese a la
ausencia de requisitos legales, los albaranes están generalmente numerados e
incluyen la fecha de emisión, los datos identificativos de comprador y vendedor, una
descripción más o menos detallada de la mercancía, las cantidades (con el
correspondiente precio unitario), y el lugar y las condiciones de entrega.
Figura 7.Modelo de albarán.

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En cuanto reciba la mercancía, la empresa compradora comprobará:

Página

 Que los productos se encuentren en buenas condiciones,

 Que los artículos enumerados en el albarán coinciden con los recibidos y, a su
vez, también con los que habían sido solicitados.
 Si se trata de un albarán valorado, que los cálculos son correctos.
Efectuadas las comprobaciones pertinentes y verificados mercancía y albarán, se

producirá la aceptación de la mercancía, que se expresa firmando una de las copias del
albarán. Esta copia la conservará la empresa compradora convenientemente
archivada.
Ya se ha dicho anteriormente que no existe normativa legal reguladora del formato del
albarán, por lo que cada empresa lo suele diseñar de acuerdo con sus necesidades.
Habitualmente, los albaranes incluyen:
 El número de albarán.
 La fecha.
 La identificación del vendedor y del comprador.
 La referencia del pedido solicitado por el comprador.
 La descripción de la mercancía.
 El medio de transporte y la indicación de la persona a cargo de la cual corren
los gastos.
 El lugar de entrega.
 La firma del comprador manifestando su conformidad con el envío.
 La fecha de recepción de la mercancía.
1.2.3. La factura: elementos, requisitos, emisión, verificación y

rectificación.
Tan pronto como el cliente recibe la mercancía y devuelve firmado el albarán

(manifestando con ello su conformidad con la mercancía recibida), el vendedor
21
procede a realizar la factura.

Página
Se puede definir la factura como el documento expedido por el vendedor que acredita
la compraventa de los bienes o la prestación de los servicios realizados al cliente.
Como características básicas de la factura se pueden indicar las siguientes:
 Su función de documento justificativo. La factura permite ejercitar todas las

acciones que de ella se puedan derivar como, por ejemplo, el derecho a la
deducción del Impuesto sobre el Valor Añadido (en lo que sigue, IVA).
 Las personas intervinientes son el vendedor o proveedor, que es quien la
elabora, y el comprador o cliente, que es quien la recibe.
 Los dos ejemplares emitidos. El original se lo quedará el comprador, mientras
que el vendedor recibirá una copia.
 Su contenido, jurídicamente regulado.
La legislación fiscal, por una parte, obliga a que toda factura contenga los
siguientes datos:
o El número de factura y, en su caso, también la serie. La numeración
deberá ser correlativa.
o La identificación del vendedor y del comprador. Deberán constar el
nombre y apellidos o la razón social, el N.I.F. (o C.I.F.) y el domicilio.
o Una descripción de la operación y la correspondiente contraprestación
total. De tratarse de una operación no exenta de IVA, deberán
consignarse los datos para calcular la base imponible, el tipo tributario y
la cuota repercutida.
o Lugar y fecha de emisión.
Por otra parte, la legislación mercantil obliga hacer constar:
 Los datos identificativos de su inscripción en el Registro Mercantil.

 La forma jurídica de la empresa.
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En consecuencia con lo que se acaba de exponer, toda factura deberá incluir los
Página
siguientes datos (véase la Figura 8):

 Identificación del vendedor y del comprador.

 Fecha de emisión.
 Número de la factura.
 Forma de pago.
 Descripción de la operación y su importe.
 Base imponible, tipo de IVA y cuota.
 Importe total de la operación.
 Datos identificativos de la inscripción en el Registro Mercantil.
Figura 8. Modelo de factura.
Al recibir la factura expedida por el vendedor sobre la base de los datos consignados
en el pedido y en el albarán, el comprador deberá comprobar que:
23
Página
 El contenido de la misma se ajusta a lo indicado en el pedido y el albarán. Por
eso resulta de tanta importancia llevar un adecuado registro tanto de los
pedidos como de los albaranes, ya se trate, en uno y otro caso, de documentos
enviados o recibidos.
 Los cálculos son correctos.
La comprobación de la factura puede desembocar en dos escenarios diferentes. En

caso de que el comprador no esté conforme o discrepe respecto de alguno de los
datos contenidos en la factura, el vendedor deberá llevar a cabo una rectificación de la
misma. Las causas por las que el comprador podría estar legítimamente en desacuerdo
son las siguientes:
 Devolución de mercancía, envases, embalajes,...

 Alteración del precio.
 Descuentos otorgados con posterioridad a la operación.
 Errores de cálculo.
Los requisitos adicionales que ha de reunir la factura rectificativa son los siguientes:
 Una serie especial de numeración.

 Datos identificativos de los documentos que se rectifican.
 Concepto por el que se rectifica.
 Importe de la rectificación.
En muchas ocasiones, sin embargo, no será necesario expedir una factura rectificativa,
sino que bastará con una nota de abono. Éste es un impreso o documento utilizado por
un vendedor para notificar al comprador de la mercancía, que se ha registrado
un abono en su cuenta a pagar debido a errores u otros factores que requieren ajuste.
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Página

Figura 9. Nota de abono.
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Página
Figura 10. Factura rectificativa.
Tras la verificación y la aceptación de la factura, se puede proceder a su archivo en el
libro de registro de facturas recibidas. Este registro es una obligación legal que recae
sobre los empresarios y profesionales. La Ley del IVA obliga a llevar un libro de registro
en el que se recojan todas las facturas recibidas.
Figura 11. Libro de registro de facturas recibidas.
Al igual que ocurre con las facturas recibidas, empresarios y profesionales también
deben llevar un libro de registro de las facturas emitidas.
Figura 12. Libro de registro de facturas emitidas.
Los gastos accesorios de la compra (por ejemplo, los portes o el seguro) los contrata y
paga en ocasiones el vendedor en nombre del comprador. Para recuperar el importe
abonado, el vendedor debe emitir una nota de gastos (o nota de cargo) en la que en
26
todo caso identifique la factura que ha sido pagada por cuenta del comprador.
Página

Actualmente, muchas empresas expiden facturas electrónicas o e-facturas. Estas

facturas representan un equivalente funcional de las facturas en papel. Se basan en la
transmisión por medios telemáticos de las facturas (o documentos análogos) entre
emisor y receptor. Para que una factura electrónica goce de la misma validez legal que
una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe reunir un
conjunto de condiciones que se pueden consultar en la siguiente página web:
http://www.facturae.es.
1.2.4. El recibo: concepto, partes y domiciliación bancaria.
El recibo es el documento emitido por el cobrador. Se entrega firmado al comprador

(la persona que paga) como justificante de la operación. Existen principalmente dos
tipos:
 El recibo convencional: en el marcado existen talonarios con matriz y, a pesar

de no estar normalizados, casi todos presentan características similares.
Figura 13. Recibo convencional.

27
Página
 El recibo bancario: éste es el documento que todas las personas reciben de la
compañía eléctrica, de la del agua, de la del teléfono, etc. Es utilizado por la
práctica totalidad de las empresas porque su emisión y puesta en circulación se
pueden realizar de forma automática.
Nos encontramos ante un documento emitido por la empresa que desea realizar el
cobro, pero cedido a una entidad financiera. A través del Sistema de Compensación
Electrónica, esta entidad lo hace llegar hasta la cuenta especificada por el deudor
mediante la orden de domiciliación, realizándole el cargo en cuenta por el importe
indicado en el documento.
El recibo bancario consta de los siguientes elementos:
 Nombre de la entidad financiera que nos ha cargado el recibo.

 Fecha en la que se ha realizado el cargo en la cuenta del pagador (Fecha
operación).
 Oficina bancaria en la que se ha procedido al cargo del recibo.
 Número de recibo.
 Número de referencia del recibo.
 Entidad ordenante que ha generado el cargo y ha puesto en circulación el
recibo, es decir, la empresa que lo quiere cobrar.
 Identificación de la persona, física o jurídica, que ha de realizar el pago.
 Titular de la cuenta en la que se carga el recibo, con indicación de su nombre y
dirección.
 Concepto del recibo, información relativa al motivo por el cual se pasa el recibo
al cobro. Por ejemplo, los datos de la factura del teléfono, de la póliza de
seguro, la tasa de recogida de basuras que cobra el Ayuntamiento, etc.
 Información de la entidad financiera donde está abierta la cuenta donde se
realiza el cargo.
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 Fecha en la que se produce el cargo en la cuenta (Fecha valor).

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 Importe cargado en la cuenta.

 Código de Cuenta Cliente
Figura 14. Recibo bancario.
1.3. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN

PRODUCTIVA Y DE PERSONAL
1.3.1. Órdenes de trabajo.
Consisten las órdenes de trabajo en documentos de carácter interno que son

empleados por empresas y organizaciones para establecer con detalle el trabajo
concreto a realizar a lo largo de la jornada laboral. Como es evidente, este tipo de
documentos no se encuentra normalizado. En consecuencia, prácticamente cada
entidad utiliza uno diferente y adaptado a sus necesidades.
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Figura 15. Orden de trabajo.
No obstante, es frecuente que contenga los:
 Datos identificativos de la empresa.

 Datos identificativos del trabajador.
 Fechas de solicitud y de autorización del trabajo.
 Descripción de las tareas a realizar y tiempo estimado.
 Tiempo real empleado.
 Materiales utilizados.
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 Firma del trabajador.

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1.3.2. La nómina: componentes y registro.
La nómina (o recibo de salarios) es el documento que refleja las retribuciones que le

corresponden al trabajador por los servicios prestados, así como las deducciones a
efectuar sobre dichas retribuciones.
El Ministerio de Empleo y Seguridad Social establece un modelo oficial del recibo de

salarios, aunque también está previsto que éste se ajuste al que se haya pactado
mediante convenio colectivo o por acuerdo entre los representantes de los
trabajadores y el empresario.
El documento puede ser dividido en cinco partes:
 encabezado,
 devengos,
 deducciones,
 líquido a percibir
 y bases de cotización y base de retención.
Encabezado
En el encabezado de cualquier nómina deben estar indicados los datos de la empresa y

los del trabajador.
Figura 16. Encabezado del recibo individual justificativo del pago de salarios.
31
Página
Devengos
Se entiende por devengos todas las retribuciones cobradas por el trabajador. Los
devengos, a su vez, se pueden clasificar en percepciones salariales y percepciones no
salariales.
Figura 17. Recibo individual justificativo del pago de salarios (Devengos).
Deducciones
Las deducciones son las cantidades que se detraen (restan) del total devengado. De
esta manera se obtiene el líquido a percibir por el trabajador. Las deducciones que se
pueden efectuar son básicamente las:
32
Página

 Cotizaciones a la Seguridad Social.

o Contingencias comunes. Para cubrir las situaciones de enfermedad
común, maternidad y accidente no laboral.
o Contingencias profesionales. Para la cobertura de:
 Accidente de trabajo y Enfermedad Profesional.
 Desempleo.
 Formación profesional.
 Horas extraordinarias. Que a efectos de cotización se dividen en:
o Horas extraordinarias de fuerza mayor.
o Otras horas extraordinarias.
 Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Las entidades tienen la
obligación de retener a cuenta del IRPF determinados porcentajes calculados
en función de los ingresos brutos anuales y de las circunstancias personales del
trabajador (número de hijos, minusvalías,...).
 Anticipos. Las cantidades que se hayan adelantado al trabajador.
 Valor de los productos en especie. La valoración de los productos en especie
que haya percibido el trabajador (por ejemplo, vehículo de empresa,
préstamos,...).
 Otras deducciones. Cualquier otra deducción como, por ejemplo, la devolución
de préstamos que el trabajador haya percibido de la entidad, o la cuota
sindical, que haya pagado la entidad en su nombre.
33
Página
17. Recibo individual justificativo del pago de salarios (deducciones).
Líquido a percibir
El líquido a percibir es el resultado de restar las deducciones a los devengos.
Figura 18. Recibo individual justificativo del pago de salarios (Líquido a percibir).
Bases de cotización y base de retención
Al final de la nómina se informa al trabajador de las Bases de Cotización a la Seguridad

Social y de la Base de retención del IRPF sobre las que se aplican los distintos
porcentajes.
Figura 19. Recibo individual justificativo del pago de salarios (Bases de cotización y base de tributación).
Finalmente hay que señalar que la mayoría de empresas utiliza aplicaciones

informáticas específicas para el registro o cumplimentación de las nóminas. Una de las
34
aplicaciones más utilizadas es NominaPlus.

Página

35
Página
Figura 20. Recibo individual justificativo del pago de salarios (modelo normalizado publicado en el
Boletín Oficial del Estado).
1.4. OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y

EMPRESARIALES
1.4.1 Instancias.
Podemos definir la instancia como el documento que contiene una o más peticiones
dirigidas a las administraciones públicas con la finalidad de iniciar la actuación de un
órgano administrativo.
Dado que se prevé la presentación de numerosas solicitudes, la administración

acostumbra a establecer un modelo de instancia. Además, éstos suelen ser facilitados
gratuitamente a los particulares en las dependencias administrativas.
36
Página

Figura 21. Modelo de Instancia.

37
Página
1.4.2. Certificados.
Se considera certificado todo documento que dé fe de un hecho o situación. Se puede

utilizar tanto en empresas privadas como en organismos públicos. Un certificado
puede referirse, entre otras cosas:
 al tiempo de permanencia en la empresa,

 a las retribuciones percibidas durante un determinado período,
 a la asistencia a determinados cursos o pruebas selectivas, etc.
Para gozar de validez, el certificado deberá normalmente estar sellado y firmado por el
responsable del organismo, institución o entidad.
38
Página

Figura 22. Modelo

de certificado.
1.4.3. Actas.
Acta es el documento empleado para reflejar el desarrollo de una reunión

previamente convocada. En ella se expresan los puntos tratados y los acuerdos
adoptados. Su redacción corresponde a la persona que actúe como secretario de la
reunión. Normalmente, en cada reunión se lee y aprueba el acta correspondiente a la
reunión anterior.
Aunque el formato es libre, conviene que los datos figuren con claridad. Además de la
fecha y el lugar de la reunión, en un acta no se debe omitir ni el orden del día (con la
39
relación de asuntos a tratar), ni los nombres de los asistentes, ni la firma de quien haya
Página
actuado como secretario. Finalmente, cabe señalar que conviene indicar al nombre de
las personas ausentes, así como las firmas de los asistentes.
Figura 23. Modelo de acta.
1.4.4. Informes.
La definición del informe dependerá del tipo en el que quepa incluirlo. Así, por
ejemplo, podemos hablar de:
40
Página

 informes personales, es decir, cartas dirigidas a una empresa con la finalidad de

solicitar referencias en relación con personas que se han interesado por algún
puesto de trabajo.
 informes comerciales, a saber, cartas dirigidas a otras empresas del mismo
sector o a entidades de crédito con el objetivo de recabar información acerca
de la seriedad y/o solvencia de clientes y/o proveedores.
Figura 24. Modelo de informe.
1.4.5. Memorias.
Una memoria es un documento elaborado periódicamente por los diferentes

41
departamentos de las entidades en el que se recogen tanto el desarrollo como los

resultados de un proyecto o actividad. En ella se suelen incluir los siguientes
Página
apartados:
 objetivos,
 actividades realizadas,
 personas que han participado,
 valoración de las actividades
 y conclusiones
Figura 25. Memoria.
1.5. OPERACIONES INFORMÁTICAS DE FACTURACIÓN Y

NOMINAS
En la actualidad, la gestión de las empresas se lleva a cabo por medio de paquetes

informáticos. Las principales operaciones de gestión son:
42
Página

 La facturación, que consiste en:

 la actualización de ficheros de proveedores, artículos y clientes;
 la gestión de pedidos, albaranes y facturas y
 el control de existencias.
 Las nóminas, que implican:

 el registro de las fichas del personal de la entidad y de sus
contratos de trabajo.
 el cálculo e impresión de las nóminas y seguros sociales.
 la generación y control de los ficheros de intercambio para su
envío a través del Sistema RED de la Tesorería General de la
Seguridad Social.
 la gestión de incidencias: bajas laborales, dietas, kilometraje,
horas extras, anticipos,…
1.5.1. Registro de la información relativa a la facturación (clientes

y proveedores).
El programa más común para registrar la información relacionada con la facturación,

que es utilizado por la mayoría de las empresas, es el de hoja de cálculo. Las empresas
más grandes utilizan programas especializados para llevar su propio registro de
facturación, pero en general todos estos programas están basados en la hoja de
cálculo básica. Algunas hojas de cálculo que existen en el mercado pertenecen a
programas como Excel de Microsoft, 1-2-3 de Lotus o Quattro Pro de Corel, entre
otros.
Estos programas o aplicaciones permiten gestionar eficientemente la facturación y los

documentos relativos a ella, que proveedores y clientes envían a las empresas por
cada operación comercial pactada.
43
Página
Como se mencionaba en párrafos anteriores son muchas las aplicaciones que se
ofrecen en el mercado. Sin embargo, aquí se explicará FacturaPlus, por ser una de las
que más se utilizan en programas de formación y empresas de mediano tamaño. (Es
una aplicación más específica y detallada que la hoja de cálculo Excel y facilita el
registro de las operaciones).
Para comenzar la utilización de este programa, el primer paso es crear la empresa

para, posteriormente, poder dar de alta a los proveedores, artículos y clientes.
Alta de empresa:
Figura 25. Altas de empresas (FacturaPlus).
 Menú Global.
44
 Empresas
Página

Dentro del cuadro de diálogo Empresas, hacemos clic en el icono y para

dar de alta nuestra empresa introduciendo los datos dentro del cuadro de diálogo
Altas de empresas.
Alta de proveedores
Se selecciona el menú Sistema y posteriormente Proveedores, botón de añadir para

darlos de alta e introducir sus datos.
Figura 26. Alta de proveedores (FacturaPlus).
Alta de artículos
45
Página
En este caso se selecciona el apartado de Artículos y se opera de manera idéntica

dando así de alta los distintos artículos e introduciendo sus datos.
Figura 27. Alta de artículo (FacturaPlus).
Alta de clientes
Por último sería el turno de los clientes realizando las mismas operaciones para su
registro.
46
Página

Figura 28. Alta de clientes (FacturaPlus).
1.5.2. Actualización de la información relativa a la facturación

(clientes y proveedores).
Si lo que se desea es actualizar alguna de la información introducida en los archivos

anteriores, no hay más que entrar en la opción correspondiente y cambiar la
información que deba ser puesta al día.
1.5.3. Registro de la información relativa a las nóminas

(personal).
Todas las compañías llevan un archivo con las fichas de sus trabajadores para tener un
47
registro de sus datos personales y laborales, a partir de los cuales llevar a cabo toda la
Página
gestión laboral: elaboración de nóminas, TC1, TC2, etc.
Estas fichas se suelen llevar mediante aplicaciones informáticas específicas de gestión
laboral como NominaPlus, también el más común en empresas y cursos de formación
Figura 29. Añadir trabajador (NominaPlus).
1.5.4. Actualización de la información relativa a las nóminas

(personal).
En la imagen se puede ver cómo acceder a la ficha de un trabajador para introducir o

actualizar sus datos. No obstante, también es factible llevar estas fichas mediante
bases de datos u hojas de cálculo.
48
Página

Figura 30. Pantalla NominaPlus – Datos de trabajador.
49
Página
PARTE 2.
GESTIÓN BÁSICA DE
TESORERÍA
50
Página

El concepto de tesorería se define como el conjunto de disponibilidades líquidas en la

empresa, ya sea en cuentas bancarias o en instituciones de crédito. En una empresa, el
departamento de tesorería es el que administra todo lo relativo a las entradas y salidas
de dinero, es decir, a los cobros y a los pagos que la empresa realiza en el desempeño
de su actividad comercial.
Para llevar a cabo esta función, el departamento de tesorería recopila, gestiona y

habilita la documentación oportuna de acuerdo con las necesidades empresariales,
tanto a nivel interno (libros auxiliares de tesorería, justificantes de pago y recibos de
cobro) como a nivel externo (facturas, cheques, letras). Las funciones más relevantes
de este departamento, al margen de la custodia de dinero, son las siguientes:
 Gestionar las cuentas de tesorería.

 Cumplimentar los libros auxiliares de caja y bancos.
 Hacer el arqueo de caja.
 Realizar la conciliación bancaria.
 Gestionar la financiación comercial, negociar las condiciones de crédito con
proveedores y clientes.
 Realizar la previsión futura de cobros y pagos a través del presupuesto de
tesorería.
 Seleccionar la fuente de financiación no comercial que favorezca los intereses
empresariales.
 Decidir sobre la inversión de los fondos sobrantes u ociosos para lograr su
máxima rentabilidad.
Es importante conocer también las cuentas contables donde se realizarán todos estos
apuntes derivados de la actividad comercial para entender el sentido de las
anotaciones tanto en el caso de las entradas como en el caso de las salidas. A tal fin, se
debe hablar de las cuentas de tesorería que están recogidas en el Plan General
Contable (PGC). Estas cuentas representan los saldos disponibles, expresados en euros,
51
en la propia caja de la empresa o en bancos e instituciones de crédito. Este grupo de

Página
cuentas, según el PGC, forman parte del subgrupo 57: Tesorería, englobado a su vez en
el grupo 5: Cuentas Financieras.
Las cuentas de Caja, cuentas (570) y (571) del PGC figuran en el Activo del Balance y,
lógicamente, no pueden tener nunca un saldo acreedor. Su contenido está
representado por las disponibilidades de medios líquidos, que son el dinero (billetes y
monedas) y los cheques conformados. Indudablemente el empleo de efectivo conlleva
unos riesgos, por lo que todos los cobros y pagos realizados por caja deben justificarse
por medio de documentos.
El contenido de las cuentas de Bancos e Instituciones de crédito, cuentas (572) a (575)

del PGC, son los saldos de disponibilidad inmediata a favor de la empresa en las
modalidades de cuentas a la vista o cuentas de ahorro en bancos o instituciones de
crédito. Estas cuentas figuran en el Activo del Balance y a diferencia de las de caja sí
pueden tener un saldo acreedor. En este caso, el banco estaría adelantando dinero en
nombre de su cliente, cobrando un alto tipo de interés que será exigido junto con la
cantidad prestada cuando el cliente reponga los fondos. Es lo que se denomina
“descubierto en cuenta”1.
2.1. OPERACIONES BÁSICAS DE COBRO Y PAGO
En las operaciones de compra y venta existen una serie de obligaciones, tanto por
parte del vendedor, que debe entregar la mercancía en perfectas condiciones, como
del comprador, que debe pagar al precio pactado.
De este modo se diferencian dos tipos de pago: al contado y a crédito. Cada una de
estas modalidades se puede ejecutar de diversas maneras:
52
1
Página
Esta situación se contabilizaría en la cuenta (5200) del PGC, siendo Préstamos a c/p con entidades de
crédito.

Así en las operaciones al contado se diferencian:
 El recibí o recibo. Es un documento en el que una persona declara haber

recibido de otra una cantidad determinada de dinero.
 La transferencia bancaria. Es una operación por la que se traspasan una
determinada cantidad de fondos de una cuenta bancaria a otra a una entidad
bancaria distinta o la misma.
 El cheque. Es un documento en el que se especifica el nombre de la persona a
la que va dirigido y la suma de dinero que se le debe pagar.
 La tarjeta de crédito. Este medio de pago permite a su titular comprar sin
efectuar un pago en efectivo. Se adquiere mediante un contrato con la
entidad bancaria y la
persona se compromete a
pagar las facturas en la
periodicidad pactada.
Esto permite aplazar el
pago al final o al principio
del mes o bien hacer el
pago en el momento.
Además, la persona podrá
disponer de dinero en
efectivo en cualquier momento si realiza una operación de reintegro en
un cajero automático.
Por otro lado, en las operaciones aplazadas se distinguen:
 El pagaré. Se trata de un documento por el que la persona se compromete a

pagar al vendedor por una suma determinada de dinero en un determinado
plazo de tiempo y unas cantidades concretas.
53
Página
 El recibo normalizado. También conocido como “domiciliación bancaria”. No
es un recibo habitual, pero la entidad bancaria pasa un justificante de cobro
de una determinada cuota o compra al cliente.
 La letra de cambio. A diferencia de los anteriores, es emitido por quien debe
cobrar la cantidad a deber. Por lo general suele hacerse a través de entidades
bancarias.
Las funciones más características de estas dos formas de pago (al contado y aplazado)
son:
 Cobrar regularmente. Se evitan así los impagos o los retrasos en los cobros.
 Disminuir los aplazamientos y los días de concesión de pagos. Es una forma de
fijar de manera clara y precisa un plazo de pago concreto. Se evitan así
confusiones o excusas por parte del cliente. Un aspecto importante es que en
la factura se debe fijar de forma clara la fecha del vencimiento del pago, para
evitar malentendidos.
La característica principal de un medio de pago para un usuario cualquiera es que

deben proteger y ayudar a realizar las transacciones monetarias. Cada medio de pago
posee unas características favorables en algunos aspectos e insuficientes en otros. Se
pueden destacar a modo general:
 Un medio de pago debe ser de fácil uso.

 Debe ser rápido.
 Tiene que ser aceptado en cualquier lugar.
 Debe facilitar el uso de quien lo recibe de forma inmediata.
 Debe poseer privacidad.
 Debe tener garantía de pago.
54
 Tiene que tener seguridad a la hora de realizar la transacción respecto a robos

Página
o errores.
 Se debe entregar una acreditación de pago que justifique la operación.
 Los costes de transacción deben ser bajos o nulos, para facilitar este tipo de
operaciones.
 No solo debe estar pensado para grandes cantidades de dinero, sino que debe
adaptarse a las pequeñas operaciones.
En las empresas, la política comercial, en muchas ocasiones, determina la gestión de

los pagos. Marca el tipo y la forma de gestionar los pagos o cobros con los clientes.
Algunas de las formas de gestión de pagos, en función del tiempo trascurrido, son:
 Pago anticipado. Se establece la gestión del pago por adelantado del cliente al
proveedor. Si la mercancía se suministra, el pago se hará en el momento del
pedido. Si fuese un servicio, en el momento del encargo o del contrato. Es muy
frecuente en casos donde no existían relaciones comerciales anteriores, si no
se conoce al comprador, o en servicios profesionales como la abogacía. Dentro
de esta forma de gestión de pago está: el cheque, el pago en metálico, la
transferencia bancaria, el giro, las tarjetas bancarias o los ingresos en cuenta.
 Pago al contado. La gestión del pago se realiza una vez que se recepciona la
mercancía o prestación del servicio, junto con la factura de compra. Esta
modalidad de pago es frecuente cuando se realiza una venta directa entre
empresas o particulares o en las primeras transacciones entre empresas.
 Pago aplazado. Se denomina también a crédito. Se trata de un acuerdo por
escrito o consentimiento para cobrar la cantidad a deber en unos
determinados plazos establecidos por el proveedor. Se utilizan en esta
modalidad los pagarés, los recibos o plazos a 30, 60 o 90 días. Existen varias
modalidades de pago aplazado como:
o Parcial. El pago se hace parte al contado y parte a plazos.
o Un solo pago. El importe de la factura se paga al completo en una
determinada fecha fijada.
o Fraccionado. Se establecen varios plazos, previo acuerdo, entre cliente y
55
proveedor, que deben ser cumplidos.

Página
2.2. DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO
2.2.1. El dinero.
El dinero es un activo financiero dotado de la máxima liquidez y emitido por la

Autoridad Monetaria del país en forma de billetes y monedas. Por esta razón es
comúnmente aceptado por todos los agentes e individuos pudiendo ser utilizado para
la adquisición de bienes, servicios y/o la cancelación de todo tipo de obligaciones o
deudas.
Su característica más destacada es la aceptación. Ésta permite que los individuos

realicen o reciban pagos en dinero con la seguridad de que lo recibido o aceptado será
más tarde aceptado.
En tanto que activo financiero, el

dinero cumple varias funciones:
 Función de medio de pago.

Permitiendo adquirir bienes o
servicios a través de él como se
ha detallado anteriormente.
 Actúa como unidad de cuenta. Es denominador común a todos los bienes y
servicios de consumo expresando su valor de intercambio en el mercado.
 Funciona como depósito de valor. El dinero recibido a cambio de la
enajenación de un bien o servicio permite conservar el valor del mismo en el
patrimonio de un individuo sin la necesidad de adquirir inmediatamente otro a
cambio.
Por su parte, este medio de pago también entraña algunos riesgos que conviene
detallar.
56

Página
Inflación. El paso del tiempo influye negativamente en el valor del dinero

haciendo que disminuya lentamente.
 Deterioro. Por ser un activo físico su durabilidad material es limitada.

 Robo. Atesorarlo conlleva el riesgo de que sea robado y el individuo pierda su
valor.
 Falsificación. Existen monedas y billetes en circulación que no han sido
emitidos por la Autoridad Monetaria del país y por este motivo carecen de
valor.
Actualmente, cuando se habla de dinero, se define un sistema de pago establecido

entre individuos de un mismo lugar. Por ejemplo, el euro no será aceptado en UK,
debido a que su moneda y su sistema de pago son diferentes a los nuestros.
Actualmente, los tipos de dinero se clasifican en:
 Dinero de curso legal. Es emitido por la Autoridad Monetaria correspondiente

y tiene competencia en una determinada zona geográfica Un ejemplo sería el
uso del euro en UK.
 Dinero bancario. Son las actuales cajas fuertes. Se trata de las cuentas
corrientes, cuentas a plazo, etc que cada persona, física o jurídica, tiene en su
entidad bancaria, depósitos de dinero que se mantienen en las entidades
financieras, pero que no tienen forma física.
2.2.2. El cheque.
El cheque es un documento por el cual una persona ordena2 a una entidad bancaria en
la que tiene dinero que pague una determina cantidad a otra persona física o jurídica.
Es utilizado, por tanto, como medio de pago sin la necesidad de emplear físicamente el
dinero.
Las características del cheque son:

57
2
Página
Según la Ley Cambiaria y del Cheque se conoce como Librado a la persona que emite el cheque y
Tenedor o Beneficiario al que recibe la suma de dinero.
 Es un documento pagadero cuando se presenta y se debe hacer efectivo sin
restricción alguna siempre que el librado disponga de fondos en la cuenta.
 Si los fondos del Librado no son suficientes debe hacerse efectivo
parcialmente.
 La presentación al cobro deberá efectuarse en 15 días desde su fecha de
emisión en España, 20 días para los emitidos en el resto de Europa y 60 días
para los emitidos en el resto del mundo. Una vez transcurridos estos plazos se
revocará el cheque, esto quiere decir que la entidad encargada del pago3 anula
el pago por no cumplir con las condiciones necesarias.
Sin embargo, para que sea válido el cheque ha de incluir los siguientes datos:
 La palabra “cheque” escrita en el documento.

 La orden de pagar la suma de dinero que en él se indique.
 El nombre de la entidad bancaria que ha de pagar4.
 La firma de quien expide el cheque.
Además existe otra serie de requisitos, aunque no son esenciales, como:
 La fecha de emisión. Es necesaria para computar el plazo de presentación al

cobro, si bien son válidos los cheques emitidos sin fecha donde es el
Beneficiario quién debe indicarla. Son los llamados “posdatados” o
“antedatados”, donde la fecha es posterior a aquella en que realmente se
emitieron.
58
3
Librador, así lo reconoce la Ley.
Página
4
Librado.

Finalmente, el cheque también puede indicar:
 El lugar de pago y el lugar de emisión.

 El beneficiario. En caso de no constar se entenderá como un cheque emitido al
portador5.
Una vez firmado el cheque y cumplimentados sus requisitos puede presentarse al

cobro, ya sea en efectivo en una sucursal bancaria, o bien, ingresándolo en cuenta,
siendo el banco que recibe el cheque el que se encargue de reclamar la cantidad
correspondiente a la entidad en la cual están depositados los fondos.
Figura 31. Cheque.
2.2.3. El recibo: concepto y contenido.
Se puede definir el recibo como un documento mercantil que acredita o, certifica, la

entrega de determinado bien o servicio a cambio de un pago parcial o total de la
cantidad debida. Supone, por tanto, la constancia del pago de la operación, por lo que
sirve también, de registro y control fiscal de las transacciones comerciales sobre las
que se debe recaudar un impuesto.
5
No es a título nominativo y, por tanto, podría cobrar la suma indicada en el cheque cualquier persona
59
física o jurídica que lo presente al cobro.

Página
6
Ejemplo de cheque nominativo. Se pueden observar todos los requisitos necesarios para su validez.
¿Qué datos debe incluir un recibo para que sirva como prueba o registro de pago?
Como en el caso que se citaba anteriormente, existen datos imprescindibles y datos
que no son.
Todo recibo, como documento mercantil de registro y prueba, deberá contener:
 Indicación clara de que se trata de un recibo.

 Nº de identificación.
 Hora, fecha y lugar de emisión.
 Suma dineraria.
 Concepto por el que se expide el recibo.
 Firma y nombre de quien recibe el pago.
 Copia como prueba de la transacción.
Todos los campos especificados deben ser diligenciados para evitar futuras
inconformidades entre las partes, puesto que el recibo certifica el pago de los bienes o
servicios adquiridos o la reclamación de los mismos. En caso de desacuerdo e
investigación, la existencia y conservación del mismo, sin enmendaduras ni tachaduras,
facilitará la asignación de responsabilidades en el proceso. Es este documento
mercantil el que le confiere carácter formal y legal a las transacciones comerciales.
60
Página

Figura 32. Recibo.
2.2.4. Transferencia e ingreso en cuenta: Concepto y forma.
Se entiende por transferencia bancaria el movimiento de fondos de una cuenta a otra.

La persona que realiza el envío, el ordenante, solicita que con cargo a su cuenta se
haga un abono por determinada suma de dinero a la cuenta de otro individuo, el
beneficiario, en la misma entidad que el ordenante o en otra cualquiera.
La mayoría de entidades bancarias entienden, también, como transferencias aquellas

órdenes que se realicen en efectivo para, posteriormente, enviar los fondos a la cuenta
del beneficiario en otra entidad. Por lo tanto, en una transferencia no necesariamente
intervienen dos cuentas.
Siempre y cuando estos movimientos de fondos se hagan dentro de la misma entidad,

de una cuenta a otra, se les denominará “traspaso interno”, que no se debe confundir
con el ingreso de efectivo en una cuenta de la propia entidad.
61
Página
7
Ejemplo de recibo con copia
Este tipo de órdenes
presenta varias tipologías
en función del área
geográfica o el plazo de
ejecución:
 Nacionales. Dentro
de éstas se
incluyen aquellas
en las cuales el que
envía el dinero y
que lo recibe se encuentran dentro de España. Además, tendrán un
tratamiento especial aquellas transferencias que no se realicen en Euros o,
siendo realizadas en la moneda de nuestro país, superen los 50.000€ y el
ordenante o beneficiario tengan la condición de no residentes. Es competencia
de la Autoridad Monetaria vigilar este tipo de transacciones de manera que se
evite el blanqueo de capitales y la financiación de actividades terroristas (Ley
10/2010 de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y financiación
del terrorismo).
 Exteriores o transfronterizas. Son todas aquellas realizadas cuando el
ordenante se encuentra en España y el Beneficiario recibe el dinero en otro
país y viceversa. Las transferencias realizadas aportando datos como el IBAN8 y
el BIC/SWIFT9 de la entidad receptora de los fondos se denominan STP10, como
lo son todas aquellas realizadas dentro de Europa. Todas las demás se
identificarán como no STP y la entidad que envía los fondos podrá cargar
comisiones adicionales por el servicio.
8
International Bank Account Number
62
9
Bank Identifier Code (BIC); Society for Woldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT)
Página
10
Straight Trough Processing. Desde la entrada en vigor de SEPA los datos requeridos por esta
modalidad son indispensables para poder realizar la transacción de un modo rápido y fiable.

 Ordinarias. Este plazo será el utilizado para la mayoría de operaciones,

variando en función de si la entidad receptora es la misma que la entidad
ordenante o una distinta. El plazo es normalmente inferior a una semana, con
la excepción de los traspasos internos que se hacen efectivos en el mismo
momento que se procesan.
 Urgentes. Este plazo es para transferencias que tarden en estar en el destino
un máximo de 24 horas. La entidad ordenante cargará comisiones adicionales
por el servicio.
Más allá de las tipologías aquí especificadas existen otras transferencias más
específicas como, por ejemplo, aquellas que se realizan entre cuentas de las entidades
en el Banco de España ya sea en forma de órdenes de Movimiento de Fondos (OMF) o
en forma de traspasos entre cuentas.
2.2.5. Tarjetas de débito.
Actualmente es un método de pago muy utilizado gracias a las funciones que ha ido
ganando con el creciente desarrollo de las nuevas tecnologías en los últimos tiempos.
Se trata de una tarjeta que nos permite disponer de los fondos depositados en una
cuenta corriente o de ahorro a la que está asociada. Por esta razón, es imprescindible
ser titular de una cuenta bancaria para poder ser titular de una tarjeta asociada a la
misma.
En un principio sólo eran utilizadas para retirar dinero en cajeros y consultar los saldos
de las cuentas; sin embargo, a día de hoy es posible pagar las compras con ellas
prácticamente en cualquier país del mundo. Ya sea por retiradas de efectivo o por el
pago en comercios, el cargo se produce instantáneamente en la cuenta asociada con el
límite del saldo que haya en la misma. Esta es la principal diferencia con las tarjetas de
crédito.
63
En caso de que no hubiese fondos en la cuenta asociada a dicha tarjeta, la entidad

Página
bancaria podría autorizar un saldo en descubierto, debiendo abonar posteriormente la
cantidad anticipada más los intereses, comisiones y gastos que haya generado el
descubierto.
Por otro lado, normalmente, existe un límite diario en retiradas de fondos en cajeros
automáticos previamente acordado entre el cliente y la entidad bancaria por razones
de seguridad, pudiendo ser muy inferior al disponible en cuenta.
2.3. DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO A CRÉDITO
2.3.1. El pagaré. Concepto y requisitos.
El pagaré es un título o documento de crédito por el que una persona (librador o

firmante), se obliga a pagar a otra
(tenedor), o a su orden una
cantidad en fecha y lugar
determinados a través de un
librado que será la entidad
bancaria que emite el título.
Como se ve, las figuras de librador, tenedor y librado coinciden con las usadas en el
cheque. La diferencia entre ambos radica en que en el pagaré se estipula una fecha de
pago concreta antes de la cual sólo podrá ser pagado si el tenedor dispone de una
línea de descuento11 en su entidad bancaria a través de la cual autorizar su pago por
anticipado.
Existe un modelo normalizado de pagaré válido para las entidades financieras

españolas que ha sido desarrollado a través de sus respectivas asociaciones (CECA,
64
11
Límite máximo que la entidad de crédito concede, en cuanto a importe nominal acumulado, de
Página
efectos comerciales anticipados a su fecha de vencimiento. De este modo, el tenedor podrá cobrar los
efectos antes de dicha fecha siendo el riesgo de impago, asumido por la entidad.

Asociación Española de Banca y Unión Nacional de Cooperativas de Crédito)12. Este

modelo normalizado es el que las entidades expiden a sus clientes en forma de
talonarios o papel continuo.
Las características de este documento de crédito vienen definidas por los artículos 94 a
97 de la Ley 19/1985, de 16 de julio, Cambiaria y del Cheque (en lo sucesivo, LCCH)
que entró en vigor el 1 de enero de 1986.
De acuerdo con dicha norma, el pagaré ha de satisfacer los siguientes requisitos:
 Denominación de pagaré inserta en el texto del título expresado en el idioma

utilizado para la redacción del mismo.
 Promesa pura y simple de pagar una cantidad determinada en euros o moneda
extranjera convertible y admitida a cotización oficial.
 Indicación del vencimiento de pago.
 Lugar en el que haya de efectuarse su pago.
 Nombre del tenedor o a cuya orden se haya de efectuar13.
 Fecha y lugar dónde se ha firmado el título.
 La firma del que emite el documento, denominado firmante, el cual pasa a ser
obligado principal desde el momento en el que nace el mismo.
Si el título carece de alguno de estos requisitos no tendrá validez y no podrá ser

pagado salvo en los siguientes casos:
 No se indica la fecha de vencimiento de pago. En ese caso se entenderá

pagadero a la vista, es decir, en el mismo momento en que se presente al
cobro.
 A falta de una indicación especial, el lugar de emisión del documento se
considera como lugar de pago y, a su vez, como domicilio del firmante.
65
12
CECA: Confederación Española de Cajas de Ahorros.
Página
13
Pagaré nominativo o endosado.
El pago también está regulado por el artículo 27 LCCH y, por tanto, aquellos pagarés
que deban hacerse efectivos a cierto plazo vista desde su vencimiento podrán cobrarse
durante el año siguiente a su fecha, pudiendo ampliarse o reducirse por el librador o
reducirse únicamente por los endosantes14.
Existe una peculiaridad aplicable a estos y otros títulos valor: el denominado endoso, y
tiene que ver con la titularidad del cheque y su derecho de cobro. El endoso es una
declaración pura y simple escrita en el documento, o en uno asociado, por la cual su
tenedor (endosante) legitima a otra persona (endosatario) para el ejercicio de los
derechos incorporados al título. Este es el modo en el que se transmiten todos los
títulos emitidos “a la orden”15, permitiendo al titular movilizar el crédito expresado en
el documento. La principal función de esta declaración es su función legitimadora: el
endosatario se legitima por medio de una cadena ininterrumpida de endosos.
Ejemplo de pagaré normalizado:
Figura 33. Pagaré.
14
Se denomina al que transfiere el título.
66
15
Página
Cláusula que define el artículo 120 LCCH como la posibilidad de ser endosado. Por el contrario, la
cláusula “no a la orden” impediría al tenedor su transmisión.

2.3.2. La letra de cambio: concepto, requisitos, partes, aval,

endoso, impago y remesas de efectos.
La letra de cambio es un documento mercantil por el que una persona, librador,

ordena a otro, librado, el pago de una determinada cantidad de dinero, en una fecha
determinada o vencimiento.
El pago de se puede realizar a favor del librador o de un tercero llamado beneficiario,

tomador o tenedor, que es la persona a quien el librador ha transmitido o endosado la
letra de cambio.
Figura 34. Letra de cambio.
¿Qué partes intervienen en una letra de cambio? Como se acaba de explicar, las partes
intervinientes en este título-valor coinciden con los referidas en relación con otros
instrumentos de pago ya expuestos. Estas partes son:
 El librador.
 El librado.
 El tenedor, portador o beneficiario.
 El endosante.
67
 El endosatario.
Página
 El avalista.
Todas estas figuras ya han sido explicadas, excepto una: el avalista. Se puede definir al
avalista como la persona que garantiza el pago de la letra.
Este documento mercantil permite hablar de un nuevo concepto no explicado hasta el

momento, el concepto de la aceptación. Ésta es la declaración del librado que se
contiene en la letra de cambio y por la que asume la obligación de pagar al que la
tenga en su poder cuando llegue a su vencimiento. Con esta declaración el librado se
convierte en aceptante, es decir, en obligado principal y directo. Sin esta aceptación el
librado no quedará obligado a efectuar el pago de la letra independientemente de las
acciones que se puedan ejercitar contra él por la negativa a firmar el documento. Por
este motivo, si el librado no firma aceptando la letra, el beneficiario o tenedor podrá
dirigirse a él reclamando su pago.
Esta declaración deberá realizarse por el librado mediante la firma de la letra de

cambio y podrá ser total o parcial respecto a la cantidad indicada en el título, y no
pudiendo estar condicionada.
Al igual que en los casos anteriores, la validez de la letra de cambio también está
supeditada a unos requisitos formales fijados por la LCCH.
 La denominación de “Letra de Cambio” inserta en el texto del documento y

expresada en el mismo idioma empleado para la redacción del mismo.
 La orden de pagar una determinada cantidad de dinero que no podrá ser
condicionada a ningún hecho futuro. Debe estar expresada en letras y
números; de no coincidir, prevalecerá la cantidad especificada en letras.
 Nombre y dirección del que debe pagar.
 La fecha de vencimiento. De no estar detallada se entenderá que su
vencimiento es a la vista, es decir, en el mismo momento que se presenta al
cobro.
 Lugar donde debe efectuarse el pago; a falta de esta indicación, aquél deberá
68
realizarse en el domicilio del librado.

Página

 Nombre del beneficiario o tomador, es decir, la persona a quién deba realizarse

el pago.
 Lugar y fecha en la que se emitió la letra.
 La firma del que emite la letra.
Dependiendo del vencimiento la letra podrá emitirse a varios plazos:
 A fecha fija.
 A un plazo desde la fecha.
 A la vista.
 A un plazo desde la vista.
El documento de la letra de cambio, por su parte, también está normalizado, como en

el caso del pagaré y del cheque. La letra de cambio se debe expedir en un impreso
oficial o timbre emitido por el Estado y su importe estará fijado en función de la
cuantía que se refleja en la misma. La carencia del timbre podrá conllevar la
imposibilidad de su reclamación en caso de impago por las vías legales, según se
contempla en la LCCH. La compra de este impreso supone el abono del Impuesto de
Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.
Una vez definidos todos los requisitos formales que conforman una Letra de Cambio
queda por detallar adecuadamente la figura del aval. Esta figura consiste en una
declaración por la cual queda garantizado el pago del título. El avalista asume, junto
con el librado, la responsabilidad del pago de la Letra de Cambio. Con todo, sólo
responderá de esta cantidad siempre y cuando el documento haya sido aceptado por
el librador y dentro de los límites en que la aceptación se haya producido, es decir, si la
aceptación ha sido parcial, el avalista sólo responderá por la cantidad aceptada
previamente.
69
Página
Se podrán ejercer acciones contra el avalista cuando la letra, una vez presentada al
cobro, resulte impagada y se levante el protesto16 por la falta de pago. De este modo,
si es el avalista el que paga la cantidad fijada en la letra, podrá exigirle al librado o
deudor que le devuelva la suma abonada en su nombre.
En los casos en que se produzca el impago de una letra de cambio deberá levantarse
un protesto notarial como se cita en el párrafo anterior: el Notario levantará un acta
en la que se reproducirá la letra comunicando al librado que ha sido protestada y,
desde ese mismo momento, el librado dispondrá de 2 días hábiles para pagar la letra
ante Notario, en cuyo caso le será entregada, o para formular las alegaciones que
estime oportunas.
Una vez transcurrido este plazo sin que se haya pagado la letra de cambio, el Notario
devolverá al tenedor la letra y el acta de protesto, con las manifestaciones del librado
en caso de que las haya realizado, para que ejercite las acciones legales convenientes
contra el mismo.
Para reclamar el pago de una letra de cambio es necesario el levantamiento del

protesto notarial, excepto en aquellos casos en los que se haya introducido la cláusula
de “sin gastos” o “sin protesto” en la letra de cambio, y deberá realizarse en los 5 días
siguientes a la fecha de vencimiento del título.
2.3.3. Tarjetas de crédito
Las tarjetas de crédito son un medio de pago que le permite a su titular disponer de
una línea de crédito previamente aceptada por su entidad bancaria. Esto significa que
mediante esta tarjeta se pueden hacer pagos y obtener dinero en efectivo hasta cierto
70
16
Acto notarial que sirve para acreditar que se ha producido la falta de aceptación o de pago de la letra
Página
de cambio. Podrá sustituirse el protesto notarial por una declaración firmada por el librado en la que
conste su negativa de pago o aceptación de la letra.

límite con independencia del saldo que se tenga en cuentas corrientes. Ésta es su
característica principal. Se diferencia de una tarjeta de débito en que no necesita de la
existencia de fondos en la cuenta para poder hacer uso de ella.
La devolución del saldo dispuesto de esta línea de crédito podrá realizarse de manera
aplazada, lo que repercutirá unos gastos y unas comisiones al usuario de la tarjeta, o
bien al contado, devolviendo lo dispuesto al mes siguiente.
Cualquier entidad financiera o de crédito puede emitir este tipo de tarjetas incluso sin
la necesidad de tener una cuenta corriente abierta en ellas. Éste sería el caso de los
establecimientos de crédito o entidades de pago. Estas entidades pueden girar el
recibo del saldo adeudado en la tarjeta a cuentas de otras entidades, puesto que ellas
no tienen la opción de abrir cuentas corrientes al público.
Por ser una línea de crédito y ofrecer a su beneficiario la capacidad de pago con
independencia del saldo disponible en sus cuentas, la entidad emisora de la tarjeta
fijará un límite máximo de crédito en función de su política de riesgos y de las
garantías y solvencia que pueda aportar el cliente. Ese límite máximo siempre podrá
ser modificado -ya sea para aumentarlo o disminuirlo-, pero cabe tener en cuenta que
para el primer caso la entidad propietaria de la tarjeta deberá volver a estudiar la
posición financiera actual del cliente y su solvencia para garantizar que el titular puede
hacer frente al pago de los recibos.
Existen varias tipologías de tarjetas de crédito que se diferencian en el modo de

amortización y recuperación del crédito. Así, se distinguen dos modelos de tarjetas:
 Tarjetas conocidas como clásicas, las cuales no permiten utilizar los fondos
hasta que los que hayan sido adeudados no estén totalmente amortizados. Las
amortizaciones se podrán hacer de manera aplazado o bien al contado.
 Tarjetas conocidas como “revolving”. Este tipo permite reutilizar los fondos a
medida que se van amortizando, es decir, no es necesario cubrir los fondos
71
adeudados completamente para poder disponer de ellos. Si se hacen

Página
amortizaciones inferiores al importe adeudado, estarán de nuevo disponibles
en el crédito. La amortización de estas tarjetas ha de ser solamente de manera
aplazada pudiendo fijar una cuota constante pero nunca al contado. De este
modo, aunque la tarjeta facilita la disponibilidad de los fondos la entidad
repercutirá una serie de gastos y comisiones por el aplazamiento de los recibos.
2.4. EL LIBRO AUXILIAR DE CAJA
Es un libro auxiliar pero obligatorio en el que se registran todas las operaciones al

contado que recibe la empresa, entendiendo como tales aquellas en las cuales
interviene el dinero en efectivo y/o los cheques bancarios. Se estructura en cuentas de
carácter deudor y acreedor. La función de este libro es controlar y tener constancia en
tiempo real de las disponibilidades en la propia empresa, es decir, en caja, lo cual se
consigue desglosando de forma pormenorizada la información referida a los cobros y
pagos derivados de la actividad.
72
Página

2.4.1. Elementos.
Los elementos de este libro auxiliar vienen determinados por su propia foliación que,
al igual que la del Libro Mayor o libro contable, es DOBLE, diferenciándose entre el
DEBE y el HABER.
 El DEBE, cuenta de carácter deudor, ocupa la parte izquierda del libro.

 El HABER, cuenta de carácter acreedor, ocupa la parte derecha del libro.
Los conceptos que se detallan en cada anotación son los siguientes:
 Fecha de la transacción.
 Concepto: breve descripción del cobro o pago.
 Asiento: Relación con el libro Diario indicando el número de asiento.
 Código contable de la cuenta que comparte asiento con la cuenta de caja.
 Cobros: cantidades cobradas a terceros.
 Pagos: cantidades abonadas a terceros.
 Saldo calculado para cada una de las transacciones al final de cada fila. Indica la
disponibilidad real después de la correspondiente fila.
Figura 35. Ejemplo de un libro auxiliar de Caja.
El saldo del libro de caja generalmente presenta saldo deudor, es decir, siempre entra
más dinero del que sale; en otros casos, podrá no disponer de saldo, pero nunca
presentará saldo acreedor, puesto que no puede salir más dinero del que entra.
73
Página
Por su parte, al comienzo de los registros, el saldo inicial17 de caja es el importe de
dinero con el que se inicia el mes o el ejercicio económico y debe ser indicado en el
Inventario Inicial en la subcuenta: (101) Caja. Siempre y cuando este saldo inicial se
corresponda con el inicio de un nuevo mes, el importe debe coincidir con el saldo final
del mes anterior.
En contrapartida, el saldo de cierre o saldo final de caja vendrá indicado por el importe
de dinero con el que se finaliza el mes o el ejercicio económico. Si se trata de la
terminación de un mes, este saldo deberá ser igual al saldo inicial del mes siguiente y,
si se trata de la terminación del ejercicio económico, éste debe ser igual que indica el
Balance General y que también se encuentra en el inventario final.
2.4.2. Cumplimentación en aplicación informática.
En la actualidad todo este tipo de registros se realiza de forma informatizada,

mediante diversas aplicaciones, con el objetivo de llevar un mejor control de cada una
de las cuentas y de reducir personal y gastos. Además, de este modo se podrá evitar
que existan datos y números por duplicado. Se tendrán en cuenta las fechas de los
documentos que se vayan a registrar. Se utilizará un mismo formato dentro de la hoja
de cálculo en la que se registre un programa informático. Se llevará un registro mucho
más ordenado de cada una de las operaciones y actualizado al instante. De este modo,
no se mezclarán documentos de cobro y de pago. Las empresas cuentan con
numerosos programas informáticos que les ayudan a llevar todo este control. Por
ejemplo, ContaPlus para llevar un registro contable. Las hojas de datos facilitan las
gestiones creando una plantilla base, son muy utilizadas por la mayoría de las
empresas. Con estos programas informáticos se podrá realizar de forma más rápida la
cumplimentación diaria de cada una de las operaciones y se llevará un único registro
de las mismas. Permitirá realizar operaciones matemáticas como sumas y restas al
segundo, utilizando alguno de los comandos que aparecen dentro de estos programas.
74
Página
17
Anotado en el DEBE.

Si a todo esto se le suma que las numerosas bases de datos están interconectadas a
través de Internet, se podrán intercambiar datos de un banco a otro o de una caja a
otra de un mismo usuario, sin tener que realizar ninguna gestión. Simplemente
cargando la base de datos propia de la empresa en Internet, cualquier otro trabajador
puede consultarla accediendo a través del programa informático cifrado, teniendo en
cuenta cómo no, la protección de los datos del usuario.
2.4.3. Arqueo de caja y cuadre.
El arqueo de caja es la comprobación que suele hacerse al final del día consistente en
comparar si el inventario de las disponibilidades de caja (billetes, monedas y cheques
conformados) coincide con el saldo resultante del libro auxiliar de Caja. Si la
contabilidad se lleva al día, debería coincidir el saldo que arroja el libro auxiliar con el
arqueo. Sin embargo, a veces no coinciden los datos por muchos motivos: errores de
suma, monedas caídas, anotaciones pendientes, etc. Si a pesar de revisar
exhaustivamente las anotaciones y los justificantes no hay concordancia entre ambos
saldos habrá que realizar un asiento que ajuste el saldo contable a las disponibilidades
líquidas reales.
Existen dos posibilidades, si el arqueo arroja una cantidad superior a la que aparece en
el saldo contable, procede un ingreso en la cuenta (758) Otros ingresos de gestión
corriente18 y viceversa, si la cantidad del arqueo es inferior que la que indica el saldo
contable, el gasto será cargado en la cuenta (659) Pérdida en gestión corriente. 75
18
Códigos de cuentas contables recogidas en el Plan General de Contabilidad. Este código de cuenta se
Página
ha creado ad hoc puesto que ninguna cuenta del PGC se corresponde con el hecho que se detalla en el
párrafo.
2.5. EL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS
Todas las empresas llevan un libro auxiliar de bancos en el que se anotan todas
aquellas operaciones que se realizan a través de las cuentas que mantienen en las
entidades financieras o de crédito. Su funcionamiento es muy similar a los libros
contables. En el concepto “Debe” se anotarán los aumentos y en el concepto “Haber”
las disminuciones, teniendo en cuenta que, aunque el saldo normalmente será deudor,
habrá algún momento en el que pueda ser acreedor (Haber>Debe), en aquellos
momentos en los que la empresa disponga de más dinero del que tiene en el banco.
2.5.1. Elementos.
En el libro de registro de bancos, como libro auxiliar, se deben anotar todos aquellos
movimientos que se realicen a través de las cuentas bancarias, poniendo especial
atención para no mezclar conceptos de distintas cuentas. Un ejemplo del libro auxiliar
de bancos sería el siguiente:
76
Página
Figura 36. Ejemplo de un libro auxiliar de banco.

2.5.2. Cumplimentación en aplicación informática.
Al igual que hemos explicado en los libros auxiliares de caja, las formas de registro
informatizado de los libros auxiliares de bancos se realizan a través de programas
informáticos especializados y personalizados, por parte de los bancos, y a través de
hoja de cálculo, por parte de las empresas. Es una forma de llevar un control más
exhaustivo de todas aquellas operaciones bancarias que se realizan en la empresa. Nos
va a permitir ordenarla por fecha, concepto, pago o ingreso.
2.5.3. Conciliación bancaria.
Las empresas reciben información detallada sobre los movimientos realizados en sus
cuentas bancarias a través del extracto bancario, documento que emiten los bancos
con la periodicidad que aconseje la gestión empresarial. Los datos de los extractos se
comparan con los del libro auxiliar de bancos a fin de comprobar si coinciden las
cantidades, los datos y las fechas. Puede suceder que los datos de los documentos
contrastados no coincidan y que la empresa crea que el banco ha cometido un error.
Sin embargo, las causas suelen ser por falta de sincronización, por ejemplo, que los
cheques emitidos o recibidos no hayan sido pagados o cobrados inmediatamente o
que el banco haya anotado los recibos presentados por las compañías de suministros
según domiciliación bancaria y la nota no haya llegado aún a la empresa, o también
que el banco no haya sentado ciertas operaciones por no haber transcurrido los días
legales o plazos contractuales que la entidad establece al respecto.
2.6. PRINCIPIOS DE CONFIDENCIALIDAD EN OPERACIONES DE

TESORERÍA
En el ámbito profesional es primordial la confidencialidad de las operaciones o

información procesada diariamente. Por tanto, al referirse al principio de
77
confidencialidad se está hablando de la no divulgación de la información recogida en

Página
un trabajo profesional, bien referido a datos personales del cliente, a datos bancarios o
económicos de las empresas. Solamente se podrá difundir y utilizar dicha información
tras un consentimiento expreso del cliente, de la propia empresa o por condiciones
legales establecidas previamente. En la actualidad, la mayoría de la información
económica es tratada a través de Internet. La conocida como banca electrónica debe
basarse en los siguientes principios:
 Validar de manera recíproca, formal y precisa las informaciones intercambiadas

entre los dos interlocutores. Es decir, una persona autorizada por la empresa
transfiere las órdenes de cobro y de pago enviando su identificación secreta al
usuario. Dicha identificación solo es legible dentro de esa entidad. Una vez
aceptada por el usuario, la entidad enviará un acuse de recibo que confirma el
cobro.
 Controlar la integridad de los datos. En el transcurso de la transferencia de
informaciones, la entidad debe comprometerse a no alterar los datos del
usuario ni de los ficheros que se envían.
 Confidencialidad de los datos. Todos aquellos datos que impliquen una
información concreta de un usuario deben estar protegidos por la entidad
bancaria que los posee, además de que en la transferencia de información
emitida dichos datos estarán cifrados. No podrá descifrarse su contenido.
78
Página

2.7. OPERACIONES Y MEDIOS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN DE

TESORERÍA
2.7.1. Banca electrónica.
La banca electrónica es un servicio telemático prestado por las entidades financieras

que tiene como misión permitir a sus clientes realizar operaciones y transacciones con
sus productos de forma autónoma, independiente, segura y rápida.
Entre las transacciones más recurridas que se pueden realizar a través de un servicio
de banca electrónica están las transferencias, el envío o recepción de ficheros (recibos)
o cuadernos de gestión y la consulta de movimientos de las cuentas entre otras michas
más opciones.
Los cuadernos mencionados 19 están

amparados por la Asociación Española
de Banca (AEB) y fijan una serie de
normas y protocolos comunes a todas
las entidades bancarias que operan en
nuestro país definiendo las
características de los ficheros informáticos emitidos o recibidos por una entidad
bancaria.
El servicio de banca electrónica se presta de la misma forma para empresas que para
particulares, sin embargo, son las empresas y los autónomos los que hacen una
utilización más intensiva, dinámica y profesional en su gestión diaria porque les evita ir
continuamente a una sucursal bancaria al ofrecerles una total autonomía.
79
19
Página
Aplicaciones para la domiciliación de efectos, gestión de pagos a proveedores, anticipo de facturas,

etc.
La banca electrónica está implantada en España desde el año 1995 cuando las
entidades financieras decidieron apostar por este servicio organizando y
racionalizando sus sistemas de información para construir infraestructuras que
facilitaran la gestión de clientes mediante el acceso a Internet. En el momento actual
se encuentra muy integrada entre todos los canales de contacto: Internet, servicio
telefónico e incluso desde el teléfono móvil.
En cuanto al uso y penetración de este servicio en los clientes se han realizado diversos
estudios que ponen de manifiesto la posición en términos de digitalización de España
dentro de la UE. Es por esto que las gestiones de banca electrónica realizadas por los
clientes son inferiores en volumen, a la media de la UE y tampoco la penetración del
comercio electrónico alcanza las cifras de la media de la Unión.
Parece, no obstante, que de todos los servicios que se utilizan en Internet el uso de la
banca electrónica es uno de los más implantados con un ritmo de crecimiento
sostenido en el tiempo y parece reforzar el hecho de que las entidades financieras
españolas ofrecen un servicio de calidad aceptado por los usuarios.
Sin embargo, la utilización de la banca electrónica por los clientes no está exenta de
riesgos si bien existen numerosos mecanismos para asegurar que las gestiones que se
realizan a través de ella son totalmente seguras. Existen otras barreras de entrada que
exigen todavía un esfuerzo de información, comunicación y de promoción del servicio
entre los clientes. Entre estas limitaciones se pueden destacar las siguientes:
 Los clientes son reacios al uso de nuevas tecnologías.

 Se identifican limitaciones referidas a la seguridad del servicio.
 Existe un gran desconocimiento de las posibilidades que este servicio ofrece.
 Se percibe que las tarifas no son diferenciadoras respecto a la realización de las
operaciones en la sucursal.
 Se pueden resolver las necesidades mediante el uso de otros canales.
80
Página

Por lo tanto, cabe destacar que las posibilidades que ofrece la Banca por Internet son
muy extensas, abarcando desde la consulta de movimientos en cuentas, la realización
de transferencias, la gestión de fondos de inversión y depósitos, la compra/venta de
valores que cotizan en Bolsa, la consulta de instrumentos financieros en los mercados,
hasta el pago de impuestos, la gestión de cuadernos y la solicitud de información fiscal.
2.7.2. Monedero electrónico.
Se entiende por monedero electrónico las denominadas tarjetas inteligentes o tarjetas

chip (en general se las conoce como dinero electrónico). Éstas incorporan un chip que
permite su carga en cualquier cajero y se utilizan para el pago de pequeñas cantidades
con escaso valor económico. La característica principal de este medio de pago es que
son tarjetas que no están asociadas a ninguna cuenta y su utilización se realiza sobre el
disponible de esta tarjeta en un
momento determinado (previamente
transfiriendo saldo desde una cuenta o
haciendo un ingreso en efectivo en el
propio monedero).
Estas tarjetas permiten utilizar un único

soporte para cualquier tipo de información, sea financiera o no. Pueden utilizarse para
llamar por teléfono, pagar el transporte público, realizar pagos por Internet, etc. Uno
de los principales obstáculos de estas tarjetas es la falta de un estándar operativo
común que intenta solventarse en base a una regulación a nivel global impulsada por
la industria del sector.
El monedero electrónico hizo su primera aparición en los años 90 sin embargo, no ha

experimentado un claro desarrollo y hoy son utilizados principalmente para realizar
pagos por Internet o pagar el transporte público si bien ya existen otras aplicaciones
que permiten realizar estas transacciones y han tenido un éxito mayor.
81
Página
2.7.3. Pagos por internet.
Las tarjetas de crédito o débito es la forma más universal para realizar un pago online
en el comercio electrónico.
Sin embargo, existen nuevas formas de pago en internet que están haciendo sombra a
este pago tradicional que es usado tanto dentro como fuera de Internet.
Estas nuevas formas de pago en línea tratan de aportar mayor seguridad y se

caracterizan porque emplean únicamente software y herramientas criptográficas20.
Además del pago con tarjeta, existen otros dos sistemas de pago tradicionales que
pueden ser utilizados en Internet como son la transferencia bancaria y el contra
reembolso. Sin embargo, no se harán especificaciones sobre estos dos métodos puesto
que no son sistemas de pagos electrónicos.
Como formas de pago por internet valdría hacer una distinción entre sistemas de
pagos online directos con tarjetas bancarias y pagos electrónicos.
 Sistemas de pagos online directos con tarjetas bancarias
El pago en Internet con tarjeta bancaria se realiza de manera automatizada a través de

una aplicación denominada pasarela de pago que es facilitada por la entidad bancaria
des establecimiento virtual u online.
Existen tres tipos de pasarelas de pagos que usan las tarjetas financieras: pasarela de
pago lineal, triangular y de tres dominios.
En la pasarela de pago lineal, el cliente cumplimenta un formulario online con los

datos necesarios para hacer la compra y el pago correspondiente. Esos datos son
recibidos por el vendedor quiñen se encarga de enviar la información del cliente,
82
Página
20
Sistemas de pagos electrónicos o EPS

siempre por medio de una conexión segura protegida por SSL21, a la aplicación
bancaria remota para que se tramite su pago. A pesar del uso del protocolo SSL en la
conexión, esta modalidad no es segura ya que el vendedor tiene acceso a la
información de las tarjetas de los clientes y cabe la opción de que pueda hacer un uso
fraudulento con las mismas.
La utilización de la pasarela de pago triangular evita la opción de uso fraudulento. Este

tipo de pasarela redirige a los clientes hacia el sitio de la entidad bancaria para que sea
allí donde se efectúen los pagos. De este modo, el cliente facilita los datos de su tarjeta
bancaria a la pasarela de pago de la entidad bancaria y no al vendedor.
Por otro lado, la entidad financiera no puede conocer los artículos adquiridos, el
domicilio de envío u otros datos personales del cliente que no son relevantes para el
pago.
Figura 37. Esquema de una pasarela de pagos triangular.

83
21
SSL (Secure Socket Layer). Es un protocolo de seguridad que hace que los datos viajen de manera
Página
íntegra y segura, es decir, la transmisión de los datos entre un servidor y usuario web, y en
retroalimentación, está totalmente cifrada o encriptada.
Por último, otra modalidad de las pasarelas de pago es la Pasarela de tres dominios.
Este sistema es el más seguro, entre los de pago directo con tarjeta, pues además de
evitar el uso fraudulento de los vendedores al igual que la pasarela de pago triangular
permite asegurar que la tarjeta pertenece al cliente que la está utilizando.
Esta autentificación del cliente la realiza previamente la entidad emisora que a la hora
de registrarla le asigna un código privado.
Algunos servicios de autentificación son Verified by VISA yMasterCard SecureCode. En

la imagen siguiente se puede observar la pantalla que aparece una vez confirmada la
compra.
Figura 38. Pantalla de comercio seguro.
Sin embargo, es posible realizar pagos por internet sin la necesidad de utilizar una
tarjeta bancaria. Así, entre las formas de pagos electrónicos que están respaldados
por grandes empresas de internet y no utilizan de forma directa la tarjeta bancaria se
encuentran PayPal, Google Wallet y Amazon Payments.
84
Página

 PayPal. Se trata de un sistema de pago de la firma eBay que permite adquirir

productos o servicios, transferir dinero entre usuarios, cobrar una factura o
realizar micropagos. Se asocia una cuenta bancaria y/o tarjeta bancaria en el
momento de registrarse y funciona como si fuera una cuenta bancaria de
internet. El ingreso económico en la cuenta de PayPal se hace desde la cuenta
corriente o la tarjeta de crédito asociada, lo que permite disponer de un saldo
para gastar cuando se desee.
Se trata de una forma de pagar sin que el vendedor sepa cuáles son los datos
bancarios (número de cuenta, número de tarjeta, etc.).
En este modo de pago online no hay coste para el comprador y se repercute la
comisión al vendedor online sobre cada transacción económica.
A la hora de comprar, basta teclear el nombre de usuario y la contraseña de
entrada en Paypal para autorizar el pago, un proceso que minimiza el riesgo de
que se intercepte el número de la tarjeta.
En los últimos años, este modelo de pago en línea se ha extendido mucho y su origen
se encuentra en las subastas de eBay.
 Google Wallet. Éste es un sistema de pago online creado por Google, antes
denominado Google Checkout, competencia de PayPal se encuentra menos
extendido dada sus limitaciones actuales. Google lo utiliza principalmente para
que los usuarios paguen sus servicios.
Dos ejemplos de servicios que pueden ser abonados a través de Google Wallet
son Google Play que ofrece música, libros, películas, aplicaciones y juegos para
smartphones, y Google Voice, que permite llamadas de voz por internet.
Estados Unidos es el único país que permite pagar con este sistema a través del
Smartphone, con el denominado chip NFC, a la hora de comprar en tiendas.
Actualmente, los servicios de Google que se pueden adquirir a través de Google Wallet
85
no están en todos los países y tampoco están disponibles para todos los smartphones.
Página
Si un individuo tiene una cuenta de Google o Gmail, podrá utilizarla para iniciar sesión
en Google Wallet, y en caso contrario deberá abrir una nueva. Después, lo único que
hay que hacer es verificar la cuenta y añadir una tarjeta bancaria.
A pesar de ser un sistema de pago ofrecido por una de las empresas más grandes del
mundo, aún está restringido en muchos aspectos como: no admite todos los
smartphones, los envíos de productos adquiridos en Google Play están limitados a
muchos sitios, la tarjeta bancaria debe coincidir con el país de envío, etc.
 Amazon Payments.- Otras de las grandes corporaciones de la red lanzó su

propio sistema de pago denominado Amazon Payments. Su funcionamiento es
igual que en PayPal, una vez que la persona se ha dado de alta en el sistema de
pago, verifica su cuenta y podrá añadir una cuenta bancaria y/o tarjeta de
crédito que va asociada a su cuenta de pago de Amazon.
Una vez logueado con el usuario y contraseña, podrá pagar bienes o servicios
en los establecimientos asociados a Amazon que están disponibles en su web.
La lista de tiendas es muy amplia e incluye distintas líneas de productos:
electrónicos, joyería, casa y jardín, animales domésticos, flores, deportes,
salud, juegos, etcétera.
Al igual que en PayPal también se puede enviar y recibir dinero con Amazon WebPay a
través de transferencia o cheque regalo para comprar en Amazon. Sólo podrán usar
este servicio los usuarios que dispongan de número móvil en Estados Unidos.
De los tres sistemas de pago online sin uso directo de tarjeta bancaria, Amazon
Payments es el menos extendido en el mundo, dado su uso mayoritario en Estados
Unidos, en el otro extremo está PayPal que dispone de la mayor aceptación
internacional.
Dentro de las formas de pago por internet con tarjetas bancarias en tiendas online, se
86
deben descartar los pagos a través de la pasarela de pago lineal, podrán aceptarse los
Página

pagos en pasarela de pago triangular, aunque si está autentificada por entidades

reconocidas como Visa o Mastercard, mayor seguridad te ofrecerá la transacción.
Si además el usuario posee una firma digital y la plataforma de pago que utiliza
dispone de pago SET22, estará ante uno de los sistemas de pagos online más seguros
del mundo, ya sea dentro o fuera de la red.
2.7.4. Compras por internet.
En materia de comercio electrónico, una compra online es la acción voluntaria de

adquirir un bien o contratar un servicio a distancia, a través de Internet a cambio de un
precio. Para que haya una compra online, como en cualquier otro contrato, debe
haber un comprador, un vendedor, una cosa objeto de la transacción, un precio y un
consentimiento23.
Estas compras realizadas a través de medios electrónicos están perfectamente

reguladas por la Ley LSSICE 24, y parafraseando su Artículo 23 “Los contratos celebrados
por vía electrónica producirán todos los efectos previstos por el ordenamiento jurídico,
cuando concurran el consentimiento y los demás requisitos necesarios para su validez.
Los contratos electrónicos se regirán por lo dispuesto en este Título, por los Códigos
Civil y de Comercio y por las restantes normas civiles o mercantiles sobre contratos, en
especial, las normas de protección de los consumidores y usuarios y de ordenación de la
actividad comercial”.
La actividad de los comercios online se conoce como comercio electrónico y sus ventas
se consideran, legalmente, ventas a distancia disponiendo el usuario comprador online
de una serie de derechos en la contratación a distancia, que le protegen, al concertarse
la venta sin contacto entre las partes y no poder ver y hacerse una idea de lo que está
22
SET (Secure Electronic Transaction). Este medio de pago, alternativo a las pasarelas anteriores, utiliza
un programa de software que funciona como si fuera una cartera electrónica.
87
23
Artículo 1254 del Código Civil
Página
24
Ley 34/2002, de 11 de julio, de los Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico.
comprando hasta tenerlo en sus manos. Estos derechos del comprador se pueden
agrupar en antes de la compra, durante la compra y después de la compra.
Se definirán los derechos del comprador en cualquiera de sus momentos según la

LSSICE.
 Antes de la compra.
El usuario tiene derecho a saber quiñen está al frente del negocio online (nombre
empresa, razón social, CIF, dirección completa, teléfono, etc.).
Citando el Artículo 27 de la LSSICE (Obligaciones previas al inicio del proceso de

contratación):
“1. Además del cumplimiento de los requisitos en materia de información que se

establecen en la normativa vigente, el prestador de servicios de la sociedad de la
información que realice actividades de contratación electrónica tendrá la obligación de
poner a disposición del destinatario, antes de iniciar el procedimiento de contratación y
mediante técnicas adecuadas al medio de comunicación utilizado, de forma
permanente, fácil y gratuita, información clara, comprensible e inequívoca sobre los
siguientes extremos:
88
a) Los distintos trámites que deben seguirse para celebrar el contrato.

Página

b) Si el prestador va a archivar el documento electrónico en que se formalice el

contrato y si éste va a ser accesible.
c) Los medios técnicos que pone a su disposición para identificar y corregir errores en la
introducción de los datos, y
d) La lengua o lenguas en que podrá formalizarse el contrato.

La obligación de poner a disposición del destinatario la información referida en el
párrafo anterior se dará por cumplida si el prestador la incluye en su página o sitio de
Internet en las condiciones señaladas en dicho párrafo.
Cuando el prestador diseñe específicamente sus servicios de contratación electrónica

para ser accedido mediante dispositivos que cuenten con pantallas de formato
reducido, se entenderá cumplida la obligación establecida en este apartado cuando
facilite de manera permanente, fácil, directa y exacta la dirección de Internet en que
dicha información es puesta a disposición del destinatario”.
 Durante la compra.
El principal derecho del comprador online es el acceso a la correcta información del

bien o servicio que está adquiriendo. Para ello, la descripción del producto, las
fotografías y el precio deben ser mostrados con claridad y no inducir a engaño sobre lo
que se recibirá o el coste final a desembolsar.
Otro derecho del comprador es que la introducción de los datos personales al

registrarse en la tienda online, lo sea en páginas seguras (comenzarán por http) y que
se respete la privacidad. Para ello, se debe leer y comprobar en su aviso legal el
apartado dedicado a los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición
(ARCO) relativos a la protección de datos personales.
También existe el derecho de conocer las condiciones generales de contratación, es

decir, a qué se compromete el vendedor y a qué el comprador a la hora de confirmar la
89
venta online mediante la aceptación de las mismas y su posterior pago.

Página
Por último, es importante conocer las formas de pago que admite dicha tienda
debiendo optar por los métodos más seguros como el pago contra reembolso, la
transferencia bancaria, el pago con tarjeta, PayPal, etc.
 Después de la compra.
El principal derecho que tiene el comprador, además de recibir aquello por lo que ha
pagado o el vendedor se ha comprometido a entregar, es el de la disponibilidad del
producto. Una vez en manos del adquiriente, existe la facultad de devolución del
producto (gratis y sin tener que alegar nada) durante los 14 días naturales siguientes a
la compra (derecho desistimiento).
90
Página

PARTE 3.
GESTIÓN Y CONTROL BÁSICO DE

EXISTENCIAS
91
Página
3.1. MATERIAL Y EQUIPOS DE OFICINA
3.1.1. Descripción.
Se entiende por equipo de oficina el conjunto de máquinas y dispositivos que se

necesitan para llevar a cabo tareas propias de una oficina.
En la actualidad el equipo de oficina suele estar compuesto de ordenadores, teléfonos,

equipos de fax, impresoras con escáner, escritorios y sillas. A priori, muchos de estos
elementos han formado parte de las oficinas durante décadas sin embargo, es
necesario tener en cuenta la evolución que han sufrido muchos de ellos a pesar de
haber conservado su nombre original. Las libretas, carpetas y cualquier medio manual
de almacenamiento o registro de datos están desapareciendo rápidamente, a medida
que se estandariza el uso de las tablet PC y las pantallas táctiles en general.
3.1.2. Tipos de materiales: fungible y no fungible.
Los bienes fungibles son aquellos que no se pueden usar conforme a su naturaleza si
no se consumen y son conocidos, también, como bienes consumibles, y como aquellos
que tienen el mismo poder liberatorio, es decir, que se miran como equivalentes para
extinguir obligaciones.
Un ejemplo de bien fungible puede ser todo el material de papelería como por ejemplo
papel, bolígrafos, etc… Éstos son aquellos que se gastan o desaparecen aunque puedan
mantener su existencia física.
Y los materiales no fungibles son aquellos que son únicos o poseen individualidad por
alguna circunstancia que los distingue de los demás de su clase. Un ejemplo pueden
ser los ordenadores, sillas y demás mobiliario susceptible de no ser agotado por su
uso.
92
Página

3.1.3. Equipos de oficina más comunes.
Las máquinas de oficina, son un conjunto de máquinas y dispositivos que se utilizan en

las oficinas para realizar tareas relacionadas con la elaboración, envío, y archivo de
documentos y papeles, y para establecer comunicaciones con proveedores, clientes,
organizaciones y otras personas u empresas con las que la oficina se relaciona.
Los equipos más comunes son el teléfono, el ordenador, la impresora y fotocopiadora,

el fax, el video proyector, la guillotina, etc.
Son todos aquellos que facilitan y hacen posible la realización de tareas administrativas
y comerciales del día a día dentro de las oficinas.
3.2. EL APROVISIONAMIENTO DE EXISTENCIAS
3.2.1. La función de aprovisionamiento.
La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la

actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada
proceso de producción o comercialización. El objetivo global de la función de
aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción los materiales
necesarios (materias primas, recambios, envases, etc) para la fabricación y al
departamento de ventas los productos que ha de comercializar, además de organizar
las diferentes existencias que se generan durante este proceso. Habitualmente el
departamento que se encarga de este proceso es el departamento de compras o
departamento de aprovisionamiento.
La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales:
 Compras.
 Almacenamiento.
93
 Gestión de inventarios.
Página
El encargado de realizar las compras de productos que necesita el departamento de
producción y comercial ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, plazo de entrega,
condiciones de pago, servicio postventa, etc. Esto implica hacer una óptima selección
de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables que determinan la
realización de las compras.
Por otro lado, la función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para

guardar los productos que posteriormente utilizará el departamento de producción.
Una vez fabricado el producto, éste también se ha de almacenar hasta que el
departamento comercial lo venda a los clientes finales. Todo este proceso hace
necesario un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los productos.
Por último, otro aspecto a tener en cuenta, es la necesidad de desarrollar un sistema

de gestión de inventarios que tenga como objetivo determinar la cantidad de
existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades
de la empresa en la producción y su posterior comercialización. El mantenimiento de
las existencias genera unos costes muy importantes que se deben minimizar, sin dejar
por ello de maximizar el servicio que dan las existencias y, en consecuencia, se debe
considerar la gestión de inventarios como una política de empresa.
Por este motivo, la función de aprovisionamiento supone un determinado periodo de

tiempo puesto que hay un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico
invariable denominado ciclo de aprovisionamiento; entendiéndose como el periodo
que existe entre la realización de la compra de las materias primas y el momento en
que son entregados los productos finales a los clientes, siendo este ciclo diferente
según se trate de empresas productoras o empresas comerciales.
94
Página

EMPRESA PRODUCTORA
Compras Producción Ventas
Existencias Existencias
EMPRESA COMERCIAL
Compras Ventas
Existencias
Figura 39. Esquema de la función de aprovisionamiento.
3.2.2. El almacén.
El almacén se puede definir como el espacio, edificio o instalación donde se acumula

de manera ordenada la mercancía necesaria para la actividad comercial diaria de una
empresa. Sirve, además, como acondicionamiento para determinados productos que
necesiten una cierta conservación, como pueden ser los productos perecederos. El
objetivo principal del almacén es guardar el stock, aprovisionando a la empresa con un
servicio de almacenamiento y gestión de mercancías.
95
Página
Se puede decir que la gestión del almacén depende del departamento logístico de
almacenaje y preparación de mercancías, ya que sirve como instalación para preparar
los pedidos a los clientes. En algunas ocasiones se producen allí mismo los productos.
Los almacenes se clasifican según:
 Su utilización:
o Materias primas. No deben ir mezcladas con ningún tipo de producto.
o Producto fabricado en proceso intermedio. Es un producto fabricado a
medias y que se almacena independiente.
o Producto finalizado.
 Su construcción:
o Contenedores. Se trata de productos que no se pueden almacenar en
instalaciones corrientes y que deben guardarse al aire libre debido a su
volumen o a sus características.
o Contenedores de gran espacio. Requieren de una grúa especial para
poder cargarlos y manejarlos.
o Naves especiales. Son edificios muy útiles. Por lo general utilizan grúas
para mover el material que contienen.
o Depósitos para líquidos y material granulado. Se realiza un
almacenamiento al aire libre. Por lo general, suelen utilizarse grúas.
o Locales para venta al por mayor:
 Estructuras temporales. Dependiendo del material que contenga
el almacén, se debe acondicionar de una forma diferente. Por
ejemplo, con el calor, determinados materiales pueden
deteriorarse, por lo que necesitaría unas estructuras que los
protejan para las épocas del año más calurosas.
 Almacenes robóticos. También denominados almacenes
inteligentes. Son almacenes totalmente estructurados a través
96
de un sistema informático y que se utilizan para grandes

Página
mercancías

3.2.3. Tipos de existencias.
Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en
sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la gestión
del aprovisionamiento. Las existencias se denominan stocks o inventarios y según las
características de la empresa se pueden determinar diferentes tipos de existencias en
función de su utilidad o de su posición en el ciclo de aprovisionamiento:
 Materias primas. Aquellas que mediante la transformación o la elaboración se

destinan a formar parte de los productos fabricados.
 Productos semielaborados. Productos elaborados por la empresa y no
destinados a la venta, sino a su posterior transformación.
 Productos en curso. Son los que se encuentran en proceso de formación o de
transformación al cierre del ejercicio económico.
 Productos terminados. Productos fabricados y destinados al consumo final o a
la utilización que puedan hacer otras empresas.
 Mercaderías o existencias comerciales. Son materiales comprados por la
empresa y destinados a la venta, sin transformación.
 Otros aprovisionamientos. Son elementos incorporables, por ejemplo,
combustible, recambios, embalajes, envases y material de oficina.
97
Página
Subproductos, residuos y materiales recuperados.
 Subproducto. Producto secundario o incidental, generalmente útil y

comercializable derivado del proceso productivo (salvado, pan rallado).
 Residuos. Desecho de un proceso productivo con alguna utilidad (serrín,
recortes de chatarra).
 Materiales recuperados. Materiales obtenidos del procesamiento de ciertos
residuos (plástico de envases, cartón).
3.3. GESTIÓN BÁSICA DE EXISTENCIAS
3.3.1. Las fichas de almacén.
Para llevar el control administrativo de las mercancías almacenadas de la manera más

individualizada posible se utilizan unas fichas de control; estas fichas contienen
información sobre los productos y sobre el movimiento de productos en el almacén.
Se ha de llevar una ficha de almacén por cada artículo y clase o variedad del mismo; no
se deben mezclar distintos productos en una sola ficha, ni tampoco distintas clases del
mismo producto. En un modelo general de ficha de almacén cabe distinguir dos partes:
el encabezado y el cuerpo.
 Encabezado.
Es la parte del impreso en que figuran los datos relativos a la empresa, el criterio
utilizado para el control de las existencias, el nombre de la mercadería, la referencia
numérica o alfanumérica que le ha otorgado la empresa y el proveedor que la
suministra así como los siguientes datos:
98
o Plazo de entrega a los proveedores.

Página

o Stock de seguridad, que indica el número de unidades que han de existir

para que no se produzcan desabastecimiento debido a más demanda de
lo normal o a retrasos en las entregas de los proveedores.
 Cuerpo.
En el cuerpo de la ficha de almacén figuran varios apartados que reflejan los

siguientes conceptos:
o Fecha en la que se realiza la operación.

o Proveedor/Cliente. Se menciona a la persona o empresa que suministra la
mercancía y aquélla a la cual se entrega, así como de la factura o documento
justificativo de la venta o de la compra.
o Compras/ entrada. Se indica el número de unidades físicas adquiridas, el
precio de adquisición y el importe total de la operación.
o Ventas/salidas. Se anotan las salidas que se producen en el almacén. Las
salidas se anotan a precios diferentes según el criterio utilizado para el
control.
o Existencias. Se refleja el número de unidades y los precios a los que están
valoradas las que quedan en el almacén, así como el importe total invertido
en ese artículo.
A continuación se muestra un ejemplo de ficha de almacén y se describe cada una de

sus partes:
99
Página
Figura 40. Ficha de almacén.
3.3.2. Las entradas de almacén.
El origen de las fichas de entrada puede ser:
 Del exterior de la empresa, a través de un pedido realizado a un proveedor o

una devolución de un cliente.
 Del interior de la empresa, debido a las entradas de productos acabados,
productos semielaborados, devolución de materiales que son necesarios para
el proceso productivo, bien porque son sobrantes, defectuosos o innecesarios;
materiales de otros almacenes que tenga la empresa.
Se deben registrar aquellas entradas procedentes del exterior a través de un vale de

entrada en el que debe figurar:
o Nombre y tipo de material recibido.

100
o Referencia a la orden de compra o el pedido que se devuelve.

o Situación del material en el almacén.
Página

o Observaciones. En este apartado se puede incluir el resultado de

control de calidad y la firma del encargado del almacén. Si la mercancía
procede del interior de la empresa, es decir, de otros almacenes
propios, en el vale de entrega debe constar:
 La cantidad del material que se traspasa.
 Tipo de material.
 Causa del traslado y de la entrega.
3.3.3. Las salidas de almacén.
Las salidas se pueden producir:
 A empresas del exterior, bien por venta o devolución a un proveedor de una

mercancía. Estas salidas se registran en la nota de expedición, si se trata de
una venta, o en la nota de devolución, si devolvemos una mercancía que no
nos sirve. En ambos casos se deben registrar la fecha de expedición o de
devolución, nombre del cliente o proveedor, orden de pedido, código de la
mercancía, cantidad y descripción de la misma.
 Al interior, debido a que son materiales destinados a incorporarse en el
proceso productivo, materiales necesarios para otros servicios de la empresa o
transferencia de un almacén a otro por falta de existencias. Este tipo de
movimientos de mercancía se denominan vales de salida y deben aparecer en
ellos:
o A qué departamento o empresa interna van destinadas.

o Razón por la que se produce el traslado de la mercancía.
o Descripción del tipo de material y código.
o Cantidad que se envía.
101
Página
3.3.4. Criterios de valoración de existencias.
Las empresas tienen que conocer las diferentes clases de existencias que tienen en el
almacén, cuántas existencias de cada clase tienen y cuál es su valor. La norma de
valoración del Plan General de Contabilidad establece que los bienes comprendidos en
el grupo 3 (Existencias) deben valorarse al precio de adquisición, si han sido
comprados por la empresa, o a su coste de producción si han sido fabricados por la
propia empresa.
Para la valoración de las salidas de mercancía del almacén, así como de las existencias
que se quedan en el mismo, el Plan General de Contabilidad establece que “se
adoptará con carácter general el método del precio medio ponderado”. Asimismo,
dicta que “el método FIFO puede adoptarse si
la empresa lo considera más conveniente
para su gestión”.
Valoración de las entradas de existencias
Como se ha explicado anteriormente, el Plan

General de Contabilidad establece dos criterios para valorar las entradas de
mercancías en el almacén:
 Existencias adquiridas a terceros: precio de adquisición
El plan General Contable establece que el “el precio de adquisición comprenderá el

consignado en factura más todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los
bienes se hallen en el almacén, tales como transportes, aduana, seguros, etc. Por
tanto, el precio de adquisición está formado por:
102
• Precio unitario del producto.

Página
• - Descuento comercial en factura.

• - Rappels.
• - Descuento por pronto pago.
• - Anticipos.
• + Transportes.
• + Seguros.
• + Envases y embalajes.
• + Otros gastos que se puedan originar hasta que la mercancía esté en el almacén de
la empresa. El importe de los impuestos indirectos (por ejemplo, IVA) que gravan la
adquisición de las existencias sólo se incluirá en el precio de adquisición cuando dicho
importe no sea recuperable de la Hacienda Pública.
 Existencias fabricadas por la propia empresa: Coste de producción.
El coste de producción se determinará al añadir al precio de adquisición el de las

materias primas y otras consumibles al producto, así como la parte que corresponda
de los costes indirectamente imputables a los productos de que se trate, siempre y
cuando tales costes correspondan al periodo de fabricación.
Dentro de los costes de producción directamente imputables se ha de considerar la

mano de obra directa, es decir, la retribución del personal que fabrica directamente los
productos. Entre los costes indirectamente imputables se considerará la mano de obra
indirecta, es decir, el salario del personal que no está directamente relacionado con la
producción, por ejemplo; personal administrativo, de mantenimiento, de limpieza, de
seguridad, etc. Las empresas establecerán criterios para saber qué proporción de los
costes indirectos son imputables a cada producto.
103
Valoración de las salidas de productos de almacén

Página
El problema se plantea con aquellos bienes que no aparecen especificados de forma
individualizada en la Contabilidad, sino encuadrados en un grupo. En este caso, si
existen varios precios de entrada hay que buscar un método para la valoración tanto
de las mercaderías que van saliendo como de las existencias finales. Existen diferentes
criterios para determinar esta valoración:
 Criterio del precio medio ponderado:
Se halla una media ponderada de todos los precios de las existencias del almacén.
PMP= Kg. adquiridos /Kg. totales.
Figura 41. Ejemplo de valoración de entradas según PMP.
 Criterio F.I.F.O:
Primera entrada, primera salida. Las existencias que primero saldrán son aquellas que
entraron en primer lugar.
104
Página

Figura 42. Ejemplo de valoración de entradas según FIFO.
 Criterio L.I.F.O.: Ultima entrada, primera salida. Se utilizará
Figura 43. Ejemplo de valoración de entradas según LIFO.

105
Página
3.3.5. Las órdenes de reposición.
En los almacenes dirigidos a la venta hay dos formas esenciales de reponer existencias,
son los que se detallan a continuación:
 Inventarios Permanentes o Perpetuos o inventarios gestionados por la

cantidad.
En este método se establece un nivel de existencias denominado Punto de Pedido o

Punto de Reposición y las órdenes de abastecimiento se cursan cuando las existencias
igualan o caen por debajo de ese valor. En la figura el nivel de existencias en función
del tiempo se simboliza con una línea en “diente de sierra” y la línea horizontal a los
puntos indica en Punto de Pedido (Pp), que nos marcará el momento de cursar una
orden de reposición al proveedor. Cuando se alcanza el Pp se lanza una orden de
reposición y ésta llega al cabo de un tiempo, dado que la entrega del proveedor no es
instantánea, sino que se demora un cierto tiempo y que se denominará Tiempo de
Suministro (Ts). Para cursar la orden de compra se ha de conocer en todo momento el
nivel de las existencias para saber si estamos por encima, igual o por debajo del Pp; lo
que hace que el sistema requiera un conocimiento permanente de cuántas existencias
tenemos.
106
Página
Figura 44. Ejemplo de reposición de existencias en inventarios permanentes.

Esto suele ser un inconveniente en aquellos inventarios donde el conocimiento

frecuente es de difícil práctica. Algo que hoy no parece ocasionar trastornos, puesto
que la mayoría de los almacenes tienen informatizada su gestión. Frente a ese
inconveniente hay una gran ventaja, que es la de un mejor control de existencias y por
tanto una mejor atención al cliente o nivel de servicio. Este método presenta dos
variantes en cuanto a las cantidades:
 Reposición con cantidades fijas. La cantidad solicitada a los proveedores para

reponer existencias es siempre la misma. Los criterios para determinar esta
cantidad son por lo general los de optimizar ciertos aspectos de la logística; por
ejemplo, la capacidad del transporte forzará a que la cantidad pedida al
proveedor sea una determinada por razones económicas, o que la capacidad
física del almacén determine el tamaño del pedido. También hay ciertos
criterios basados en fórmulas matemáticas, que permiten calcular esta
cantidad desde el punto de vista de la mejora económica de la gestión.
 Reposición con cantidades variables. Alcanzado el punto de pedido se cursa
una orden por una cantidad que es la diferencia entre un nivel máximo de
existencias - fijado de antemano por razones económicas, o por otras causas - y
el nivel que tuvieran las existencias en el momento de cursar la orden. Este
sistema se llama también de “Máximo-Mínimo”.
 Inventarios periódicos o Inventarios gestionados por el tiempo.
Las órdenes de reposición se cursan a intervalos de tiempos preestablecidos, siempre

fijos, denominados Tiempos de Revisión de existencias (TR), sin importar la cantidad
que haya en el inventario y que en principio, y al contrario que antes, no se necesita
conocer.
El modelo se muestra en la figura:

107
Página
Figura 45. Ejemplo de reposición de existencias en inventarios periódicos.
Como en el caso anterior, el “diente de sierra” simboliza el estado del nivel de

existencias. Cuando se alcanza el tiempo de revisión denominado TR se lanza un
pedido y cuando concluye el tiempo de suministro Ts se recibe la orden y se reponen
las existencias. Vuelve a cursarse otro pedido cuando vence nuevamente el tiempo de
revisión, etc. La cantidad por la que se cursa la orden de reposición, es la misma que la
que corresponde a las salidas habidas durante cada intervalo de tiempo; esto es, si se
han vendido diez unidades durante el tiempo de revisión, bastaría con cursar al
proveedor un pedido de diez. Este método se basa en reponer según la venta del
último periodo definido por el tiempo de revisión, pero cabe la posibilidad de reponer
existencias según la estimación de ventas para el próximo tiempo de revisión.
108
Página
Figura 46. Diferencia entre inventarios permanentes y periódicos.

Ambos métodos no presentan una diferencia apreciable en sus resultados, aunque lo

lógico sería aplicar el segundo sistema. De seguir esta forma de reponer cantidades, a
la larga podría haber un importante desfase entre lo que indica el ordenador de
gestión y la realidad, ya que al no controlar en teoría las existencias no se tiene en
cuenta las roturas, mermas, equivocaciones, etc. De manera que también en este
método es necesario revisar las existencias cada cierto tiempo para eliminar
discrepancias. La primera vez cuando se completa el producto en el almacén suele
hacerse hasta un nivel de existencias que se denomina Stock máximo y a partir de este
momento y cada tiempo de revisión las existencias se reponen según la diferencia
entre el stock máximo y lo que quede en almacén. Esto, a efectos prácticos, es lo
mismo que reponer las salidas habidas durante el tiempo de revisión, pero con la
ventaja que se controlan mejor las existencias. Este método posee cierta utilidad en
aquellos almacenes en los que los productos tienen fecha de caducidad fija, por lo que
se hace coincidir, a ser posible, el tiempo de revisión con la fecha de caducidad para
reponer la totalidad de las existencias. También permite la planificación de la compra
de varios artículos diferentes a un mismo proveedor y así aprovechar descuentos, o
mayores repartos en los costes de transporte.
Por ejemplo; varios productos tienen el mismo tiempo de revisión, por lo que en una
fecha concreta, coincidiendo con el fin del tiempo de revisión, se solicitan múltiples
productos a un mismo proveedor, que enviará todos ellos en el mismo transporte lo
que es más barato que emplear punto de pedido, pues eso obligaría a utilizar un
transporte distinto para cada producto.
En la gestión moderna de existencias se ha desarrollado un sistema que consiste en

llevar al límite lo ya descrito y que se denomina Reposiciones Continuas. En esencia,
según este método, se reponen las unidades consumidas a intervalos de tiempo muy
cortos. Podríamos decir que estamos ante un sistema con tiempos de revisión de
horas. Para llevar a cabo las reposiciones continuas se requiere unas infraestructuras
109
logísticas muy optimizadas, esto es, transportes y redes informáticas. De esta manera
el proveedor conocerá en tiempo real las existencias de producto y planificará reponer
Página
el producto vendido con costes de transferencias muy bajos. Estos sistemas requieren
de una colaboración intensa y leal por ambas partes.
Su beneficio es obvio, pues el producto llega al mercado con gran celeridad, lo que
aumenta su valor añadido y por tanto, los márgenes económicos para los agentes son
mayores. Todo ello con unos niveles de existencia muy bajos.
3.3.6. La hoja de cálculo en la gestión de almacén.
Es importante tener informatizada la ficha de inventario. Resulta bastante sencillo

realizarlas a través de las hojas de cálculo que ofrecen los distintos programas
informáticos destinados para estos fines, algunos gratuitos y otros de pago. Estos
programas ayudan a crear y gestionar inventarios y existencias junto con la
facturación.
Utilizando una hoja de cálculo básica, como puede ser Excel ya se pueden empezar a
registrar cada una de las entradas y salidas del almacén. Esta hoja de cálculo facilitará
el recuento de forma rápida de las existencias que se mantienen en el almacén, las
entradas y salidas de mercancías, a través del sumatorio rápido de que dispone la hoja
de cálculo, que es Autosuma.
Como ejemplo en la Figura 26 se puede observar el método de recopilación de datos

diferenciando en Entradas y Salidas y los distintos conceptos necesarios para su
correcto registro. 110
Página

Figura 47. Registro de existencias en hoja de cálculo Excel.
3.4. CONTROL BÁSICO DE EXISTENCIAS
3.4.1. Ficha de control de existencias: concepto y modelo.
Las fichas de control de existencias variarán en función del tipo de inventario que se
haya llevado a cabo. Se puede definir la ficha de control de existencias como el
documento por el que se realiza el registro de todas las entradas y salidas de cada uno
de los artículos que se han procesado en las hojas de cálculo previamente.
Las entradas se registran como existencias nuevas y posteriormente se deberán

reponer comprando más unidades.
Las salidas se agotarán como órdenes de reposición posteriores, enviándolas al

departamento correspondiente para que lo solicite.
111
Página
La mayor ventaja de la ficha de control de existencias es que en todo momento se
podrá conocer lo que la empresa mantiene en su stock. El inconveniente es que no
permite conocer verdaderamente lo que se tiene, sino sólo aquellos artículos que se
encuentran en buenas condiciones de uso. No se registran los artículos caducados,
rotos, deteriorados o antiguos. Un ejemplo de ficha de control de existencias es el
siguiente:
Figura 48. Ejemplo de Ficha de Almacén.
3.4.2. El inventario de existencias: concepto, proceso y estructura.
Controlar de qué existencias dispone una empresa significa llevar un control de los
productos, materiales y piezas. Con un buen control evitaremos quedarnos sin
mercancía o que se acumulen gran cantidad de un determinado artículo sin poder
darle salida. Por lo tanto, un inventario es una descripción detallada de todos aquellos
elementos que componen el patrimonio de la empresa. Un inventario de materiales
debe incluir los artículos almacenados en cantidad y valor de cada uno de ellos, un
listado de cuáles podemos vender o dejar almacenados y el resto de existencias de que
disponemos en almacén. La función principal de llevar un control de las existencias es
evitar acumular productos deteriorados o rotos, y adquirir productos por lotes, lo que
112
va a ser mucho más rentable a la hora de almacenar la mercancía y controlar aquellos

Página
materiales de condiciones especiales. El proceso más efectivo para clasificar los

materiales es el denominado método de clasificación de productos ABC. Nos permite
controlar los materiales agrupándolos por sectores en función de su valor y

designándoles de categorías A, B o C. Los artículos considerados de categoría A son los
considerados de mucho valor. Solo un 20 % de los productos de que dispone una
empresa pertenece a esta categoría. El resto se considera material inventariado.
Dentro de este grupo están las copiadoras, las multicopistas, los ordenadores…
Artículos de categoría B son aquellos productos que tienen un cierto valor, pero que
forman parte del material de oficina como las impresoras, los escáneres, los faxes, los
teléfonos… Artículos de categoría C son el 50 % de las utilidades totales almacenadas,
con un valor bastante bajo con respecto a las otras dos categorías. Son los que
clasificamos como material fungible o no fungible: grabadoras, taladradoras,
encuadernadoras, tijeras, calculadoras, papeleras, mesas, carpetas, sobres… De estas
tres categorías los productos más controlados son los pertenecientes al grupo A.
Posteriormente le sigue la categoría B y, por último, la C, a los que se les presta una
menor atención. A continuación, pondremos un ejemplo de un registro de inventario
que puede llevarse a cabo en cualquier empresa:
113
Figura 49. Modelo de inventario.

Página
Una vez inventariado todo el material nos podemos encontrar en dos situaciones
diferentes:
 El inventario del material no coincide con el registro del material, por lo que
tendremos que averiguar qué ha ocurrido y deberemos ajustar la
documentación necesaria para que coincidan los datos del registro. En el caso
de que haya algún material deteriorado, habrá que darle de baja.
 El inventario que realizamos coincide con los datos del registro. En este caso no
deberemos hacer ningún ajuste, aunque por lo general siempre haya una
pérdida, rotura o desperfecto en los materiales.
114
Página

BIBILIOGRAFIA Y FUENTES DOCUMENTALES
MANUALES:
CRUZ MUNDET, José Ramón, Información y documentación administrativa, Madrid,

Tecnos, 1998.
MOLINA NORTES, Juana, Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación

administrativa, Albacete, ANABAD Castilla-La Mancha, 2000.
SÁNCHEZ ESTRELLA, Óscar, Gestión auxiliar de documentación económico-

administrativa y comercial, Madrid, Paraninfo, 2013.
PÁGINAS WEB DE INTERÉS:
www.bde.es
www.blog.sage.es
www.consumoteca.com
www.creditos-documentarios.es/articulos/la-letra-de-cambio-que-es-como-funciona
www.expansion.com
115
www.juntadeandalucia.es/empleo/recursos/material_didactico/especialidades/materi
aldidactico_admon_y_gestion/empleado_oficina/PDF/MOD4/CONTABILIDAD/UD24_C
Página
ONTA3.PDF
www.monografias.com/trabajos78/libro-caja/libro-caja.shtml#ixzz4Bgl4CpTD
www.pntic.mec.es
http://alfredohernandezdiaz.com/2013/05/15/forma-pago-online-mas-segura-
internet/
www.ceinfor.es
116
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ANEXO: NORMATIVA CITADA
 Ley 19/1985, de 16 de julio, Cambiaria y del Cheque.

 Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las
Administraciones Públicas y del procedimiento administrativo común.
 Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
 Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, por el que se aprueba el
Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido y se modifica el Real
Decreto 1041/1990, de 27 de julio, por el que se regulan las declaraciones
censales que han de presentar a efectos fiscales los empresarios, los
profesionales y otros obligados tributarios; el Real Decreto 338/1990, de 9
de marzo, por el que se regula la composición y la forma de utilización del
número de identificación fiscal, el Real Decreto 2402/1985, de 18 de
diciembre, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que
incumbe a los empresarios y profesionales, y el Real Decreto 1326/1987, de
11 de septiembre, por el que se establece el procedimiento de aplicación de
las Directivas de la Comunidad Económica Europea sobre intercambio de
información tributaria.
 Orden de 27 de diciembre de 1994 por la que se aprueba el modelo de
recibo individual de salarios.
 Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de
carácter personal.
 Ley 34/2002, de 11 de julio, de los Servicios de la Sociedad de la
Información y Comercio Electrónico.
 Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se
modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.
117
 Real Decreto 1777/2004, de 30 de julio, por el que se aprueba el

Página
Reglamento del Impuesto sobre Sociedades.
 Real Decreto 87/2005, de 31 de enero, por el que se modifican el
Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real
Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, el Reglamento de los Impuestos
Especiales, aprobado por el Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, y el
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado
por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre.
 Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el
Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y se
modifica el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por
Real Decreto 304/2004, de 20 de febrero.
 ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan
determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación
electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de
noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturación.
 Ley 11/2007, de 22 de Junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los
Servicios Públicos.
 Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan
General de Contabilidad.
 Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de
financiación del terrorismo.
118
Página

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GESTIÓN AUXILIAR DE

GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA BÁSICA ............................. 7

1.1. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS 8

1.1.1. Elementos. .................................................................................................. 8

1.1.2. Funciones. ................................................................................................... 9

1.1.3. Características. ........................................................................................... 9

1.1.4. Clasificación. ............................................................................................. 10

1.1.5. Métodos de registro. ................................................................................ 11

1.1.6. Normativa básica para su elaboración. .................................................... 12

1.2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA: .. 13

1.2.1. El pedido: elementos, requisitos, clases, emisión, recepción y control... 14

1.2.2. El albarán o nota de entrega: elementos, requisitos, emisión y

1.2.3. La factura: elementos, requisitos, emisión, verificación y rectificación. . 21

1.2.4. El recibo: concepto, partes y domiciliación bancaria. .............................. 27

1.3. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN PRODUCTIVA Y DE

Laura Rodríguez González

1.3.1. Órdenes de trabajo. .................................................................................. 29

1.3.2. La nómina: componentes y registro. ........................................................ 31

1.4. OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EMPRESARIALES ....................... 36

1.4.1 Instancias. ....................................................................................................... 36

1.4.3. Actas. ............................................................................................................. 39

1.4.4. Informes. ....................................................................................................... 40

1.4.5. Memorias. ..................................................................................................... 41

1.5. OPERACIONES INFORMÁTICAS DE FACTURACIÓN Y NOMINAS ...................... 42

1.5.1. Registro de la información relativa a la facturación (clientes y

1.5.2. Actualización de la información relativa a la facturación (clientes y

1.5.3. Registro de la información relativa a las nóminas (personal). ................. 47

1.5.4. Actualización de la información relativa a las nóminas (personal). ......... 48

GESTIÓN BÁSICA DE TESORERÍA ..................................................................................... 50

2.1. OPERACIONES BÁSICAS DE COBRO Y PAGO ........................................................ 52

2.2. DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO ............................................... 56

2.2.1. El dinero. ....................................................................................................... 56

2.2.3. El recibo: concepto y contenido. ................................................................... 59

2.2.4. Transferencia e ingreso en cuenta: Concepto y forma. ................................ 61

2.2.5. Tarjetas de débito. ........................................................................................ 63

2.3. DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO A CRÉDITO.................................................... 64

2.3.1. El pagaré. Concepto y requisitos. .................................................................. 64

2.3.2. La letra de cambio: concepto, requisitos, partes, aval, endoso, impago y

2.3.3. Tarjetas de crédito ........................................................................................ 70

2.4. EL LIBRO AUXILIAR DE CAJA ................................................................................. 72

2.4.1. Elementos. ..................................................................................................... 73

2.4.2. Cumplimentación en aplicación informática. ............................................... 74

2.4.3. Arqueo de caja y cuadre................................................................................ 75

2.5. EL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS ........................................................................... 76

2.5.1. Elementos. ..................................................................................................... 76

2.5.2. Cumplimentación en aplicación informática. ............................................... 77

2.5.3. Conciliación bancaria. ................................................................................... 77

2.6. PRINCIPIOS DE CONFIDENCIALIDAD EN OPERACIONES DE TESORERÍA .............. 77

2.7. OPERACIONES Y MEDIOS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA .............. 79

Laura Rodríguez González

2.7.1. Banca electrónica. ......................................................................................... 79

2.7.2. Monedero electrónico. ................................................................................. 81

2.7.3. Pagos por internet. ........................................................................................ 82

2.7.4. Compras por internet. ................................................................................... 87

GESTIÓN Y CONTROL BÁSICO DE EXISTENCIAS .............................................................. 91

3.1. MATERIAL Y EQUIPOS DE OFICINA ...................................................................... 92

3.1.1. Descripción. ................................................................................................... 92

3.1.2. Tipos de materiales: fungible y no fungible. ................................................. 92

3.1.3. Equipos de oficina más comunes. ................................................................. 93

3.2. EL APROVISIONAMIENTO DE EXISTENCIAS .......................................................... 93

3.2.1. La función de aprovisionamiento. ................................................................. 93

3.2.2. El almacén. .................................................................................................... 95

3.2.3. Tipos de existencias....................................................................................... 97