PROCEDIMIENTO DE TESORERIA

Objetivo
Gestionar, administrar, custodiar y controlar eficientemente los ingresos y ejecutar
los pagos de las obligaciones contraídas, en forma oportuna, transparente y
segura.
Alcance
Desde recepción, revisión de las facturas y sus soportes por parte de las áreas
generadoras del gasto, registro contable, pago y conciliaciones con proveedor por
el área de contabilidad y tesorería.
Definiciones:
Arqueo De Caja: Revisión y verificación mediante el recuento de dineros en
efectivos existentes y o documentos con el software contable para establecer la
veracidad del dinero en efectivo.
Banco: Entidad que realiza operaciones de intermediación financiera.
Caja Menor: es el monto de dinero que se entrega para la constitución de la caja
menor debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en el acto
administrativo de constitución y que tenga el carácter de urgente.
Conciliación Bancaria: Verificación de los datos informados por el banco de una
cuenta corriente o de ahorro con la información de los movimientos de tesorería de
la empresa, con explicación de las diferencias si las hubiere.
Consignación: Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
clientes para que lo diligencien al consignar dinero sea en efectivo y/o cheque. El
original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la
máquina registradora, es el soporte de la empresa para su contabilización.
Comprobante De Egreso: Documento que contiene la síntesis de las operaciones
relacionadas con el pago de efectivo o su equivalente.
Comprobante De Ingreso: Resumen de las operaciones relacionadas con la
recepción de efectivo o documento que lo representa.
Cuenta Bancaria: Es el contrato firmado entre una persona natural o jurídica con
una entidad financiera para ingresar dineros en efectivo o en cheque que
conforman un saldo a su favor, para realizar operaciones financieras
(transferencias, consignaciones nacionales, cheques, etc.) del que puede disponer
de forma inmediata, parcial o totalmente.
Cheque: Es un título valor de naturaleza bancaria que sirve como medio de pago,
para que una persona natural o jurídica retire de los fondos que el firmante del
cheque tiene en su cuenta bancaria.
Cruce De Cuentas: Operación que consiste en extinguir derechos y obligaciones
expresas y exigibles a la fecha de cruce, entre entidades contables públicas que
son recíprocamente deudoras y acreedoras, de conformidad con las disposiciones
normativas que las autoricen.
Documento Soporte: Relación, escrito o mensaje de datos indispensables para
efectuar los registros contables de las transacciones.
Efectivo: Cualquier forma de dinero disponible bajo la forma de billetes, monedas,
cheques depositadas en bancos y/o en caja.
Faltante De Caja: Menor valor de las cantidades reales encontradas en la
dependencia encargada del manejo de fondos, comparadas en aquellas que
aparecen en los registros contables.
Recaudo: Es el flujo de recursos que recibe la empresa causados, producidos y
transferidos por concepto de recaudo.
Recibo De Caja: Soporte contable utilizado por la empresa para comprobar los
ingresos en efectivo.
Recibo De Consignación: Soporte contable utilizado para comprobar un depósito
bancario.
Saldo: Es el valor que resulta de los movimientos de los ingresos y giros de un
periodo determinado.
Tesorería: Área o dependencia de una empresa donde se desarrollan actividades
de recaudo y pago.
Transacción Electrónica: Es la operación financiera de giros que desarrollan
directamente las empresas con las entidades bancarias través de transacción
electrónica.
Condiciones Generales:
Los registros de las actividades de tesorería deberán archivarse de manera
cronológica e identificarse de manera clara y completa, conservándose durante en
las instalaciones de la tesorería la vigencia anterior y la vigente.
Elaborar y supervisar el programa de pagos a proveedores o acreedores por los
servicios recibidos.
Administrar las diferentes cajas menores ubicadas en las diferentes dependencias.
Realizar arqueos sorpresivos a las caja menores.
Todos los pagos deben realizarse directamente a nombre del Proveedor, para el
caso de las personas Jurídicas el pago debe realizarse a nombre de la Razón
Social.
Todas las chequeras que maneja la empresa deben estar salvaguardadas en cofre
de seguridad o caja fuerte.
Los dineros que ingresen tanto en efectivo como en cheque a la tesorería deben
permanecer en sitio seguro y salvaguardado.