Procedimiento de fincamiento de pedidos, recepción y bodega en tiendas

IMSS-SNTSS

1 Objetivo

Establecer las actividades para el adecuado fincamiento de pedidos, el registro y control

de entradas físicas de mercancía en el Sistema SIPRO, así como el óptimo manejo y
almacenaje de mercancía en el área de Recepción y Bodega de las tiendas IMSS-
SNTSS.

2 Ámbito de aplicación

El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal que labora en

las Tiendas IMSS-SNTSS ubicadas en el Valle de México y foráneas.

3 Políticas

3.1 El fincamiento de pedido y la recepción de mercancía se llevarán a cabo

exclusivamente mediante el uso del Sistema SIPRO, a través de la generación de la
“Orden de Compra” y del formato “Recibo”.

3.2 El Administrador o Encargado de la Tienda y el Jefe de Recepción y Bodega

vigilarán que los trabajadores, previo al inicio de sus labores, guarden sus objetos
personales en los casilleros asignados.

El Jefe de Mercaderías o Jefe de Línea o Encargado de Apoyo Operativo

3.3 Fincará pedidos de acuerdo al desplazamiento y aceptación de la mercancía en las

diversas claves departamentales, utilizando la “Tarjeta de Resurtido” 3800-009-001 y
atendiendo los días de rotación que autorice la Coordinación de Servicios de
Ingreso.

3.4 Fincará pedidos reducidos cuando se autorice un artículo nuevo en el mercado, para
probar su aceptación, únicamente cuando se trate de abarrotes comestibles y no
comestibles.

3.5 Considerará para el fincamiento de pedidos de temporadas navideña y escolar, las

condiciones de mercado, la estimación de venta con base en años anteriores, así
como las condiciones comerciales pactadas con los proveedores. Dichos pedidos
deberán ser autorizados por el Administrador o Encargado de la Tienda.

3.6 Propondrá a la Coordinación de Servicios de Ingreso la inclusión de proveedores

locales en el padrón de proveedores, cuando lo considere conveniente, con base en

Página 2 de 32 Clave: 3800-003-0021

 los requisitos vigentes y con el objeto de satisfacer la demanda de los usuarios.

3.7 Informará a la División de Cuadros de Suministro de la Coordinación de Servicios de

Ingreso los artículos, marcas y presentaciones que demanden los clientes,
detectados a través del formato “Demanda de Mercancía por el Cliente” 3800-009-
021 y no se encuentren catalogados en el Sistema SIPRO.

3.8 Enviará al final de cada mes a la División de Cuadros de Suministro de la

Coordinación de Servicios de Ingreso, a través del Jefe de Oficina de Sociales de
Ingreso, los reportes del incumplimiento por parte de los proveedores en materia de
aprovisionamiento de mercancía, a través del formato “Comportamiento de
Proveedores” 3800-009-004.

3.9 Optará por las siguientes alternativas, cuando exista urgencia de mercancía y el
proveedor no esté en condiciones de resurtir:

a) Transferencia de otra tienda

b) Fincar pedido a otro proveedor de mercancía con característica similar

Personal del Área de Recepción y Bodega

3.10 Será responsable del cuidado y manejo de la mercancía, así como el uso correcto
del equipo que se les proporciona para el traslado y acomodo de la misma.

3.11 Usará durante la jornada laboral uniforme y equipo de trabajo y portará la credencial
de identificación institucional.

3.12 Evitará rechazar la mercancía solicitada a través de la “Orden de Compra”, salvo

cuando ésta se encuentre en mal estado o próxima a caducar. Los rechazos de
mercancía sin causa justificada, que ocasionen desabasto serán su responsabilidad.

Jefe de Recepción y Bodega

3.13 Impedirá la entrada de personas ajenas a la bodega o almacén, salvo por

autorización expresa del Administrador o Encargado de la Tienda.

3.14 Deberá colocar en lugar visible los señalamientos que indiquen prohibido fumar en
el área, así como los de seguridad correspondiente.

3.15 Verificará que el área de extintores no esté obstruida y que éstos se encuentren en
condiciones óptimas de uso.

3.16 Deberá vigilar que, sin excepción, toda la mercancía que ingrese o egrese por dicha
área esté amparada con la documentación soporte, según el tipo de movimiento:

Página 3 de 32 Clave: 3800-003-021

 recepción de mercancía a proveedores, transferencia, devolución, merma, por
reparación o sin cargo.

3.17 Registrará en la “Tarjeta de Resurtido” 3800-009-001, la mercancía entregada al

personal responsable de la sala de ventas.

3.18 Deberá identificar y separar semanalmente la mercancía sujeta a merma y elaborará

mensualmente el Acta administrativa de baja, destrucción y desecho de la
mercancía por este concepto.

3.19 Revisará las fechas de entrega de la mercancía que se encuentre en reparación y la

solicitará al proveedor cuando se presente a entregar un pedido.

3.20 Será responsabilidad del Encargado de Apoyo Operativo en las tiendas que no
cuenten en su estructura con Jefe de Recepción y Bodega.

Recepción y revisión de documentación y mercancía

3.21 Realizará el ingreso de mercancía a la tienda, exclusivamente por el área de

recepción, la cual deberá estar localizada junto al área de carga y descarga de los
artículos.

3.22 Dará entrada a la mercancía que esté autorizada en el Sistema SIPRO que
corresponda al pedido, por transferencia en tiendas y en el caso de mercancía “sin
cargo”.

3.23 Deberá registrarse toda la mercancía que ingrese físicamente al área de recepción y
bodega. En caso de que, por excepción, se reciba el día del inventario físico, se
imprimirá en los empaques el sello o anotación de “sujeto a revisión”, sin
considerarse en ese inventario, efectuándose la revisión y registro en el Sistema
SIPRO al día siguiente de recibida la mercancía.

3.24 Verificará la mercancía que ingrese al almacén, con base en la “Orden de Compra”,
en términos de volúmenes, precios y especificaciones del producto. Una vez
verificada la mercancía se ingresarán al Sistema SIPRO las cantidades recibidas,
para la generación del formato “Recibo”. El volumen de la mercancía recibida podrá
ser menor a lo establecido en el pedido, pero no menor al 50% de lo solicitado.

3.25 Ingresará al Sistema SIPRO el importe contenido en la factura o remisión-factura.

3.26 Deberá estar amparada en la factura o remisión-factura correspondiente con “costo

cero” la mercancía sin cargo y deberá registrarse en el Sistema SIPRO.

3.27 Será vendida la mercancía que el proveedor entregue como oferta armada o
promoción que se acompañe de otro producto, como se presenta, por lo que para su

Página 4 de 32 Clave: 3800-003-021

 conteo y manejo no deberá ser separada.

3.28 Deberá informar a la Coordinación de Servicios de Ingreso cuando el Sistema

SIPRO omitiera un número de folio consecutivo, y levantará un acta informativa.

3.29 Verificará que las copias de las facturas o remisión-factura que amparan la
recepción de mercancía, no presenten tachaduras o enmendaduras.

3.30 Verificará durante la recepción de mercancía, si el proveedor cuenta con mercancía

sujeta a devolución ya firmada por el proveedor, para su retiro de la tienda.

3.31 Aplicará el presente documento a la mercancía que la tienda reciba a pie de camión.

Almacenaje

3.32 Identificará las cajas o empaques que contienen la mercancía, con el color
correspondiente a la fecha de recepción.

3.33 Deberá organizar el almacenaje en secciones departamentales, por familias, tipos

de artículos, marcas y presentaciones, separando los artículos comestibles de los
contaminantes, respetando el sistema de Primeras Entradas Primeras Salidas,
PEPS, identificadas con el color correspondiente a la fecha de recepción.

3.34 Será colocada la mercancía sobre tarimas o anaqueles, teniendo especial cuidado en
su acomodo de acuerdo a sus especificaciones para evitar su deterioro y facilitar su
manejo.

3.35 Deberá delimitar los pasillos a fin de facilitar el acceso a los productos, teniendo
especial cuidado en mantenerlos limpios para evitar deterioro de mercancía,
presencia de fauna nociva o accidentes.

3.36 Mantendrá en almacén un stock de mercancía suficiente, que permita el abasto de

productos a sala de ventas, en tanto se lleva a cabo el resurtimiento de acuerdo a la
siguiente recepción programada.

3.37 Deberá manejar la mercancía en bodega en caja o en empaque cerrado.

3.38 Deberá localizarse la mercancía destinada para transferencia, devolución y merma,

en forma adyacente al área de recepción para facilitar su manejo y control.

3.39 Serán etiquetados los enseres menores, mayores y aquellos artículos que por sus
características requieran de estricto control, previo a su almacenaje y colocados en
área específica, con resguardo a cargo del Jefe de Línea correspondiente y/o Jefe
de Apoyo Operativo.

Página 5 de 32 Clave: 3800-003-021

3.40 Verificará que la ropa no permanezca más de un día en el área de etiquetado.

3.41 Almacenará provisionalmente los artículos sujetos a reparación para su entrega

inmediata al proveedor.

3.42 Verificará que la aplicación del sistema de control de plagas, se realice de acuerdo
con los programas de la Delegación.

Transferencia de mercancía

3.43 Podrá efectuar la transferencia de mercancía: cuando tenga lento o nulo

desplazamiento y no proceda su devolución, distribuyéndola entre tiendas para
buscar su desplazamiento; o en su caso, en aquéllas que por su ubicación el
proveedor no realice visitas frecuentes.

3.44 Deberá la tienda solicitante agotar todos los medios para que surta el proveedor,
antes de solicitar la transferencia a otra tienda.

3.45 Verificará que toda transferencia de mercancía sea autorizada por el Administrador
o Encargado de la Tienda que transfiere y de la tienda que recibe, avalada por el
Jefe de Oficina de Sociales de Ingreso y/o por el Jefe de Prestaciones Económicas y
Sociales.

3.46 Verificará la tienda solicitante que la mercancía que recibe corresponda a la

mercancía entregada por la tienda que transfiere.

3.47 Será responsabilidad de la tienda que recibe la mercancía una vez que sale de la
tienda.

Devolución de mercancía

3.48 Tramitará la devolución de mercancía a los proveedores, cuando las condiciones

comerciales así lo estipulen, por: falta de desplazamiento, artículos fuera de
temporada, dañados y/o defectuosos de fábrica, de caducidad vencida, imputables al
proveedor o cuando se acuerde la devolución al término de una promoción con cargo
al proveedor.

3.49 Deberá estar en perfecto estado la mercancía sujeta a devolución y no será

susceptible de devolución aquélla que esté dañada por causas imputables al mal
manejo dentro de la tienda.

3.50 Desechará los productos perecederos conservando el envase o envoltura para

realizar los trámites de devolución.

Página 6 de 32 Clave: 3800-003-021

3.51 Deberá separar por proveedor la mercancía sujeta a devolución y concentrarla en el
área destinada a esta actividad.

3.52 Ingresará el personal encargado de la Tienda al Sistema SIPRO, la mercancía

sujeta a devolución para su preconfirmación. Una vez preconfirmada, el Sistema
SIPRO automáticamente enviará en forma electrónica al proveedor, información
relativa a la devolución (número de folio y detalle de la devolución).

3.53 Notificará al proveedor en forma electrónica de la devolución de mercancía,

informándole que contará con un plazo de 31 días naturales para negociar la
devolución en la tienda, contando a partir de la fecha de la notificación electrónica.
Si se cumple el plazo sin que el proveedor se haya presentado en la tienda para
negociar la devolución, el Sistema SIPRO aplicará automáticamente la devolución
para su cobro ante el Área de Trámite de Erogaciones.

3.54 Contará cada proveedor del Sistema de Tiendas con una clave electrónica
(contraseña), con la cual, según la negociación realizada en la tienda, podrán
aceptar, modificar o cancelar la devolución. La tienda deberá brindar al proveedor
las facilidades, que le permitan ingresar su clave electrónica de manera personal y
confidencial en el Sistema SIPRO.

3.55 Confirmará la tienda la devolución para que el Sistema SIPRO emita de forma
impresa la “Nota de Devolución” 3800-009-010, misma que deberá ser firmada por el
proveedor.

3.56 Será responsabilidad del proveedor el costo del retiro de la mercancía.

3.57 Informará el Jefe de Oficina de Sociales de Ingreso a la Coordinación de Servicios

de Ingreso, los casos en que el proveedor no asista a la tienda o se niegue a retirar
la mercancía sujeta de devolución.

Mermas

3.58 Será considerada como merma la mercancía que por su manejo dentro de la tienda
haya sufrido roturas, deterioro en su empaque y no sea factible su cambio físico,
devolución, ni su venta aún con promoción.

3.59 Deberá informar mensualmente al Titular del Área de Auditoria, Quejas y

Responsabilidades en la Delegación la fecha y hora para la baja, destrucción y
desecho de la mercancía por merma.

3.60 Deberá capturar en el Sistema SIPRO la totalidad de las mermas. El reporte de

“Control de Mermas” 3800-009-012 que emita el Sistema SIPRO deberá contener las
correspondientes firmas autógrafas.

Página 7 de 32 Clave: 3800-003-021

3.61 Este documento deja sin efecto el “Procedimiento para el fincamiento de pedidos en
tiendas IMSS-SNTSS”, 3800-003-001 y el “Procedimiento de recepción y bodega en
tiendas IMSS-SNTSS”, 3800-003-002, emitidos con fecha 10 de enero de 2005.

4 Definiciones

Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:

4.1 A o ET: Administrador o Encargado de la Tienda.

4.2 almacenar: Acción de colocar la mercancía en orden y empacada.

4.3 anaquel: Conjunto de entrepaños sostenido por postes estructurales que permiten
estibar o acomodar los artículos por empaques en la bodega o exhibición.

4.4 AAQR: Área de Auditoría, Quejas y Responsabilidades.

4.5 artículo: Tipo específico del producto u objeto de comercio con diversidad de
presentación, tamaño y marca.

4.6 artículo a granel: Producto que se adquiere por peso.

4.7 artículo comestible: Alimento al natural o procesado que se presenta a granel,

envasado o cubierto.

4.8 artículo contaminante: Producto que contiene sustancias tóxicas.

4.9 artículo perecedero: Alimento que por sus características propias y/o elaboración, es
susceptible de descomponerse en corto tiempo.

4.10 caducidad: Fecha límite para el uso o consumo de un producto.

4.11 cartera: Valores que forman parte del activo para el pago de un proveedor.

4.12 CSI: Coordinación de Servicio de Ingreso.

4.13 C o RAC: Contador o Responsable del Área Contable.

4.14 clave de sección departamental: Identificación de los artículos con letras y números
por sección o línea.

Página 8 de 32 Clave: 3800-003-021

4.15 cotejar: Acción de comparar y verificar cifras y características entre documentación y
mercancía.

4.16 devolución de mercancía: Acción de regresar un artículo y/o producto al proveedor.

4.17 desplazamiento: Movimiento que tiene la mercancía desde su compra hasta su

venta.

4.18 DCS: División de Cuadros de Suministro.

4.19 empaque: Envoltura con la que se protege la mercancía.

4.20 enseres mayores: Muebles y equipo para el hogar como: televisores, lavadoras,
estufas, salas, comedores, etc.

4.21 enseres menores: Artículos y accesorios electrodomésticos para el hogar como:

videograbadoras, licuadoras, planchas, tostadores, cafeteras, etc.

4.22 estibar: Colocar ordenadamente la mercancía del mismo tipo, marca y presentación
una sobre otra hasta cierta altura, sin que se afecte o deteriore.

4.23 etiquetar mercancía: Colocar en lugar visible de la mercancía una pequeña porción
de papel engomado o cartulina, en la cual se indica la sección departamental y precio
de venta del artículo.

4.24 familia: Grupo de artículos similares o afines.

4.25 Fincamiento de pedido: Acción de solicitar mercancía al proveedor.

4.26 I.V.A.: Impuesto al Valor Agregado que se adiciona al precio de ciertos artículos.

4.27 I.V.A. desglosado: Presentar en un documento el precio de un artículo, separando el

Impuesto al Valor Agregado.

4.28 JAO: Jefe de Apoyo Operativo.

4.29 JL: Jefe de Línea.

4.30 JM: Jefe de Mercaderías.

4.31 JOSI: Jefe de Oficina de Sociales de Ingreso.

4.32 JPES: Jefe de Prestaciones Económicas y Sociales.

4.33 JRB: Jefe de Recepción y Bodega.

Página 9 de 32 Clave: 3800-003-021

4.34 Kárdex: Documento en el que se registran entradas y salidas particularmente de
enseres mayores y menores y artículos de fácil sustracción que requieran un
resguardo especial.

4.35 marca: Nombre comercial que identifica al producto, artículo o prenda.

4.36 mercancía: Conjunto de artículos, productos o prendas que se adquieren almacenan

y exhiben para su venta.

4.37 mercancía sin cargo: Artículo, producto o prendas que entrega el proveedor sin
costo por introducción de nueva marca, volumen de compra o promoción.

4.38 merma: Mercancía que ha sufrido deterioro, que no procede su promoción,

devolución, reparación o venta.

4.39 método de trabajo: Descripción detallada del modo o forma de proceder con los
medios disponibles para efectuar actividades.

4.40 número de folio: Número consecutivo que se imprime en formatos, para

identificación y control.

4.41 número de guía: Número que viene impreso en el talón de embarque por servicio de
traslado.

4.42 OC: Orden de compra

4.43 OG: Operador General

4.44 proveedor: Empresa o persona física con la que se negocia el surtimiento de los
artículos.

4.45 racks: Aro tubular o barras que forman diferentes figuras con base metálica.

4.46 razón social del proveedor: Nombre oficial de la empresa que surte de mercancía a
la tienda.

4.47 recepción de mercancía: Acción de recibir artículos, productos o prendas del

proveedor o por transferencia de otra tienda.

4.48 remisión-factura o factura: Documento membretado con la razón social y requisitos

fiscales, con que se ampara el proveedor para la venta de artículos.

4.49 sala de ventas: Área de exhibición para la venta de mercancía.

4.50 sección departamental: Grupo de artículos que se conforman por familia.

Página 10 de 32 Clave: 3800-003-021

4.51 sellar cajas: Efecto de asegurar el contenido de una caja, colocando cinta de plástico
o metal.

4.52 sistema de control de plagas: Programa de fumigación para evitar fauna nociva.

4.53 SIPRO: Sistema de Información de Proyectos Operativos.

4.54 SNTSS: Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social.

4.55 sobre inventario: Existencia de mercancía en exhibición y/o almacenada con escaso
o nulo desplazamiento.

4.56 temporada escolar: Periodo de venta de artículos escolares.

4.57 temporada navideña: Periodo de venta de artículos navideños y juguetes.

4.58 tarima: Reja de baja altura, generalmente de madera en la que se coloca mercancía.

4.59 transferencia: Envío o recepción de mercancía entre tiendas.

4.60 transferencia de mercancía: Traslado de mercancía de una tienda a otra.

4.61 transportista: Persona contratada por el proveedor como representante; o contratado

por la tienda para el traslado de mercancía.

4.62 verificación de mercancía: Comprobación cuantitativa y cualitativa de los artículos

recibidos contra documentación.

4.63 V: Vigilante.

4.64 vitrinas refrigerantes: Mueble con temperatura regulada en el que se colocan

artículos que requieren refrigeración.

Página 11 de 32 Clave: 3800-003-021

5. Procedimiento de recepción y bodega en tiendas IMSS-SNTSS
Responsable Actividad Documentos
involucrados

Jefe de Mercaderías o 1. Analiza la información de la “Demanda Demanda de

Jefe de Línea o de mercancía por el cliente” 3800-009- mercancía por el
Encargado de Apoyo 021 (anexo 1) y verifica si los artículos cliente
Operativo se encuentran dados de alta en la base 3800-009-021
de datos del SIPRO.

No está en SIPRO

2. Informa a la División de Cuadros de Demanda de

Suministro, de la Coordinación de mercancía por el
Servicios de Ingreso los artículos, cliente
marcas y presentaciones que 3800-009-021
demandan los clientes, a través del
formato “Demanda de mercancía por
el cliente” 3800-009-021 (anexo 1).

Si está en SIPRO

3. Requisita el formato “Tarjeta de Tarjeta de resurtido

resurtido”, 3800-009-001 (anexo 2) 3800-009-001
anotando claramente las existencias,
así como las cantidades a requerir de
cada artículo y turna al Responsable
del Control de Pedidos.

4. Revisa la existencia de mercancía en Tarjeta de resurtido

bodega y sala de ventas, con base en 3800-009-001
la “Tarjeta de resurtido” 3800-009-001
(anexo 2).

5. Determinará la procedencia de fincar

pedidos reducidos de prueba con base
en las altas y ampliaciones de línea de
artículos de abarrotes, comestibles y
no comestibles.

Fincamiento de pedidos

6. Digita la clave de contraseña para Orden de compra

ingresar al SIPRO en el apartado de
“Orden de compra” (anexo 3).

Página 12 de 32 Clave: 3800-003-0021

 Responsable Actividad Documentos
involucrados
Jefe de Mercaderías o 7. Elabora la “Orden de compra” (anexo Orden de compra
Jefe de Línea o 3) con base en la información de la Tarjeta de resurtido
Encargado de Apoyo “Tarjeta de resurtido” 3800-009-001 3800-009-001
Operativo (anexo 2) realizando las actividades de
los puntos 1 a 5. Adicionalmente
deberá:
- Seleccionar al proveedor
- Digitar día de recepción
- Seleccionar los artículos y cantidades
a requerir
Administrador o 8. Guarda la información en la “Orden de Orden de compra
Encargado de la Tienda compra” (anexo 3), revisa que las
cantidades y artículos solicitados sean
correctos previo a la confirmación en el
SIPRO, seleccionando la opción
correspondiente, para su envío en
forma electrónica al proveedor,
generando un número de orden de
compra.
9. Elaborará la “Orden de compra” (anexo Orden de compra
3) para proveedores a pie de camión
en su presencia y la imprimirá para su
firma.
− Seleccionar al proveedor
− Digitar día de recepción
− Seleccionar los artículos y cantidades
a requerir
No entrega el proveedor
Jefe de Mercaderías o, 10.Requisita el formato “Comportamiento Comportamiento de
Jefe de Línea o de proveedores” 3800-009-004 (anexo proveedores
Administrador o 4) y se envía a la División de Cuadros 3800-009-004
Encargado de la Tienda de Suministro de la Coordinación de
Servicios de Ingreso.

11. Identifica algún otro proveedor Orden de compra

autorizado de mercancía similar y
vuelve al punto 7 para elaborar nueva
“Orden de compra” (anexo 3) o verifica
la posibilidad de recibir una
transferencia de mercancía de otra
tienda.

Página 13 de 32 Clave: 3800-003-021

 Responsable Actividad Documentos
involucrados
Transferencia de mercancía

Administrador o 12. Solicita autorización al Jefe de Oficina

Encargado de la Tienda de Sociales de Ingreso o Jefe de
Prestaciones Económicas y Sociales
para que se efectúe la transferencia
de mercancía.
13. Establece contacto telefónico con otro
Administrador o Encargado de la
tienda, para solicitarle mercancía a
transferir.
14. Recibe telefónicamente confirmación
del Administrador o Encargado de la
tienda que transferirá la mercancía
solicitada.
Jefe de Recepción y 15. Captura en SIPRO, en el módulo de
Bodega transferencias, la solicitud de
mercancía, especificando los
artículos requeridos.
16. Imprime el “Libro auxiliar de Libro auxiliar de
transferencias” (anexo 5), recibe la transferencias
mercancía y verifica si la cantidad y
condiciones de la mercancía es
correcta.
Si entrega el proveedor
17. Revisa la mercancía recibida
Incorrecto
18. Avisa inmediatamente al
Administrador o Encargado de la
Tienda de su unidad, la discrepancia
entre lo recibido y lo enviado, para la
aclaración correspondiente.
Administrador o 19. Recibe aclaración y levanta Acta administrativa
Encargado de la Tienda conjuntamente con el Jefe de
Recepción y Bodega el “Acta
administrativa” y entrega el original al
Contador o Responsable de la
Contabilidad.
Página 14 de 32 Clave: 3800-003-021
 Responsable Actividad Documentos
involucrados
Correcto
Jefe de Recepción y 20. Imprime tres tantos de la “Nota de Nota de transferencia
Bodega transferencia” (anexo 5), y recaba
nombre y firmas del Jefe de Libro auxiliar de
Recepción y Bodega, y Administrador transferencias
o Encargado de Tienda en “Libro
auxiliar de transferencias” (anexo 5),
guarda en expediente un tanto del
formato y devuelve los otros 2 con el
transportista que entrega la
mercancía.

21. Confirma en SIPRO la entrada de la

mercancía y automáticamente se
contabiliza.

22. Emite a través de SIPRO “Libro Libro auxiliar de

auxiliar de transferencias” (anexo 5) transferencias
al cierre del mes.

Recepción y verificación de
documentación y mercancía

23. Solicita al Proveedor el número de la Orden de compra

“Orden de compra” (anexo 3) y dos
copias (legibles) de la “Factura o Factura o remisión
remisión factura”, en la que aparezca factura
el número de la “Orden de compra”
(anexo 3); si la mercancía se recibe a Talón de embarque
través de flete, se solicitará el original
y copia del talón de embarque.

Jefe de Recepción y 24. Revisa que los documentos Factura o remisión-

Bodega contengan los siguientes datos: factura
a. “Factura o remisión-factura”.
- Nombre o Razón Social del
proveedor y Registro Federal de
Contribuyentes del proveedor.
- Nombre y Registro Federal de
Contribuyentes del IMSS, domicilio
fiscal, especificando la tienda de la
que se trata.

Página 15 de 32 Clave: 3800-003-021

 Responsable Actividad Documentos
involucrados
Jefe de Recepción y - Descripción completa de los
Bodega artículos que ampara, precio de
costo, I. V .A., IEPS desglosado en
su caso, e importe total.
- Número de Orden de compra.
b. Talón de embarque (en su caso)
- Que los datos coincidan con la
“Factura o remisión-factura”.
25. Verifica selectivamente con el apoyo
del Operador General y en presencia
del Proveedor y del personal de
seguridad de la tienda, que los
bultos, cajas o empaques se
encuentren debidamente sellados o
flejados, según el tipo de mercancía,
cerciorándose que el código de
barras sea el mismo al SIPRO, que la
mercancía esté en buenas
condiciones; en su caso, revisa que
la presentación, cantidad, peso y
fecha de caducidad de la mercancía
sea correcta.
26. Anota en mercancía recibida por flete,
el sello con la leyenda “se recibió en
caja cerrada y sujeto a revisión” en
las copias de la factura, remisión-
factura y en su caso, copia del talón
de embarque.
27. Revisa, en el caso de recibir Factura o remisión-
mercancía perecedera a granel, su factura
peso en báscula en presencia del
Proveedor y del Vigilante, registra en
ese momento el peso de mercancía
en la copia de la “Factura o remisión
factura”.
Jefe de Recepción y 28. Solicita el apoyo del Jefe de Línea y/o
Bodega y/o Jefe de Mercaderías, y/o Apoyo
Jefe de Línea y/o Jefe Operativo para la verificación de la
de Mercaderías y/o documentación que ampara la
Apoyo Operativo recepción de enseres menores y
mayores.
Nota: no aplica para proveedores a pie de camión

Página 16 de 32 Clave: 3800-003-021

 Responsable Actividad Documentos
involucrados
La mercancía no coincide
con lo solicitado

Jefe de Recepción y 29. Regresa la mercancía recibida que no Factura o remisión-

Bodega y/o corresponde a la solicitada, y anota factura
Jefe de Línea y/o Jefe en las copias de la Factura o
de Mercaderías y/o remisión factura las observaciones
Apoyo Operativo correspondientes.

La mercancía recibida coincide

con lo solicitado

30. Localiza la “Orden de compra” (anexo Orden de compra

3) correspondiente en SIPRO y
verifica que los empaques y
corrugados coincidan con la cantidad
facturada, bajo las siguientes
modalidades:

Valor de la Factura y la Mercancía

recibida es igual a Orden de Compra

31. Marca con paloma con color rojo las Factura o remisión-
copias de “Factura o remisión- factura
factura” y se captura en SIPRO la
mercancía recibida, y como el
número e importe de la factura o
remisión factura.

Valor de la Factura mayor a la Orden de

Compra

32. Circula con color rojo la cantidad Factura o remisión-

incorrecta en las copias de “Factura o factura
remisión-factura” y anota al lado
izquierdo la cantidad que se recibe;
esta cantidad se ingresa al SIPRO y
solicita al proveedor refacture por la
cantidad recibida.

Página 17 de 32 Clave: 3800-003-021

 Responsable Actividad Documentos
involucrados
Valor de la Factura menor a la Orden de
Compra

Jefe de Recepción y 33. Marca con paloma con color rojo la Factura o remisión
Bodega y/o cantidad recibida en las copias de la factura
Jefe de Línea y/o Jefe “Factura o remisión-factura”, y
de Mercaderías y/o actualiza la “Orden de compra” Orden de compra
Apoyo Operativo (anexo 3), en SIPRO, de acuerdo a
lo recibido. El sistema no permitirá la
recepción de pedidos cuando este
sea menor al 50% de lo solicitado.

Registro en Sistema

34. Imprime el “Recibo” de mercancía Recibo

(anexo 6) que emite el SIPRO en tres
tantos, revisa que el precio de costo
del producto sea el mismo que el
registrado en dicho Sistema.

35. Recaba las firmas de conformidad en Recibo

los tres tantos del formato “Recibo” Factura o remisión
(anexo 6) de mercancía, anota en el factura
“Recibo” y en las copias de la
“Factura o remisión-factura”, la fecha
y hora de la recepción.

36. Solicita al área de Vigilancia el sello

de conformidad de la entrada de
mercancía.

37. Entrega las copias del “Recibo” Recibo

(anexo 6), a:

- la Tienda.
- el Proveedor
- la Oficina de Sociales de Ingreso

38. Deberá registrar la recepción de Tarjeta de entradas y

enseres mayores y menores se en la salidas
“Tarjeta de entradas y salidas” de
mercancía (Kárdex).

Página 18 de 32 Clave: 3800-003-021

 Responsable Actividad Documentos
involucrados
Almacenaje

Jefe de Recepción y 39. Recibe instrucciones del Jefe de

Bodega y/o Recepción y Bodega para que
Jefe de Línea y/o Jefe identifiquen el empaque con el color
de Mercaderías y/o que corresponde al mes en el que se
Apoyo Operativo está recibiendo, de acuerdo con la
clasificación siguiente:

Mes Color Mes Color

Enero Amarillo Julio Verde
Febrero Morado Agosto Rosa
Marzo Rojo Sept. Negro
Abril Blanco Octubre Azul C.
Mayo Azul M. Nov. Naranja
Junio Gris Dic. Café

Operador General en 40. Recibe instrucciones y traslada la

Tiendas mercancía hasta el área de
almacenaje, de acuerdo con la
sección departamental
correspondiente, distribuye por
separado los artículos comestibles de
los contaminantes conforme al
sistema Primeras Entradas Primeras
Salidas (PEPS), delimitando pasillos
a fin de facilitar el acceso.
41. Coloca la mercancía en el lugar
destinado de acuerdo con su
fragilidad, dimensiones y tipo de
empaque conforme se indica en las
siguientes actividades:
- Estiba las cajas en tarimas, sólo hasta
el límite indicado en las mismas,
dejando arriba la mercancía más
antigua.
- Coloca inmediatamente en
refrigeradores los artículos
perecederos de salchichonería y
lácteos.

Página 19 de 32 Clave: 3800-003-021

 Responsable Actividad Documentos
involucrados
Operador General en 42. Recibe instrucciones del Jefe de
Tiendas Recepción y Bodega para colocar los
enseres mayores sobre tarimas, sin
abrir sus empaques en el área de
almacenaje de resguardo.

43. Etiqueta la ropa de acuerdo a su

presentación, la coloca en anaqueles
o racks para su traslado inmediato a
la sala de ventas.

44. Informa al Jefe de Recepción y

Bodega que ha concluido con el
acomodo de la mercancía.

Jefe de Recepción y 45. Recibe informe y verifica,

Bodega y/o conjuntamente con el Operador
Operador General en General el acomodo de la mercancía
Tiendas en el área de almacenamiento.

Devolución de mercancía

Jefe de Línea y/o Jefe 46. Identifica en sala de ventas la

de Mercaderías, y/o mercancía sujeta a devolución y
Apoyo Operativo verifica si existe en bodega más
mercancía.

47. Relaciona la mercancía, deposita en

cajas, sella, fleja e identifica éstas,
anotando los datos del Proveedor en
etiqueta y las coloca en el área
destinada a devoluciones.

48. Captura en el SIPRO, las cantidades

de mercancía sujeta a devolución y
preconfirma; una vez preconfirmada,
el Sistema automáticamente enviará
en forma electrónica al proveedor,
información relativa a la devolución
(número folio y detalle de la
devolución).

Página 20 de 32 Clave: 3800-003-021

 Responsable Actividad Documentos
involucrados
Acude a Negociar la Devolución

Jefe de Línea y/o Jefe 49. Deberá brindar las facilidades al

de Mercaderías, y/o proveedor, que le permitan ingresar
Apoyo Operativo su clave electrónica de manera
personal y confidencial en el SIPRO.
De acuerdo la negociación realizada
con el proveedor, podrá aceptar,
modificar o cancelar la devolución.

Jefe de Recepción y 50. Elabora la “Nota de devolución” 3800- Nota de devolución

Bodega 009-010 (anexo 7), una vez 3800-009-010
negociada la misma confirma ésta en
el SIPRO e imprime tres tantos,
recaba las firmas de la persona que
captura, del Jefe de Línea, del
Administrador y del Representante
autorizado, se los entrega al
proveedor, al Jefe de Recepción y
Bodega y al Administrador; así
mismo se le informa al proveedor que
deberá recoger su mercancía en un
plazo no mayor a 15 días; en caso
contrario, la tienda no se hará
responsable de la misma.

51. Recibe al Proveedor o persona

autorizada para retirar la mercancía
sujeta a devolución, le solicita su
identificación y copia de
acreditamiento de la empresa.

52. Devuelve al Proveedor, en su caso,

los perecederos recibidos a granel
mediante pesaje.

No Acude a Negociar la Devolución

53. Aplicará automáticamente la

devolución para su cobro ante el
Área de Trámite de Erogaciones,
transcurridos los 31 días de la
notificación electrónica de devolución
de mercancía, en SIPRO.
Página 21 de 32 Clave: 3800-003-021
 Responsable Actividad Documentos
involucrados
Mermas

Jefe de Línea y/o Jefe 54. Recibe del personal de la tienda la

de Mercaderías y/o mercancía deteriorada, rota, que no
Apoyo Operativo procede su promoción, devolución,
reparación o venta y la entrega al
Jefe de Recepción y Bodega.

Jefe de Recepción y 55. Recibe mercancía, captura en el Control de mermas

Bodega SIPRO el reporte de “Control de 3800-009-012
mermas” 3800-009-012 (anexo 8) de
la mercancía clasificada como
merma.

56. Imprime un tanto del documento Control de mermas

“Control de mermas” 3800-009-012 3800-009-012
(anexo 8), recaba nombre y firmas
del Jefe de Línea, Jefe de
Mercaderías, Jefe de Apoyo
Operativo, Administrador o
Encargado de la tienda y Jefe de la
Oficina de Sociales de Ingreso, y
solicita el sello de Vigilancia. Archiva
momentáneamente en orden
progresivo.

57. Envía copias al Jefe de la Oficina de Copias de Control de

Sociales de Ingreso, al Administrador mermas
o Encargado de la Tienda, al Jefe de 3800-009-012
Apoyo Operativo, al Jefe de
Mercaderías y al Jefe de Línea.

Administrador o 58. Elabora mensualmente y envía oficio

Encargado de la Tienda al Titular del Área de Auditoria,
Quejas y Responsabilidades en la
Delegación, informándole la baja,
destrucción y desecho de la
mercancía por concepto de merma.

59. Participa en el levantamiento del Acta administrativa

“Acta administrativa” de las mermas,
el Administrador o Encargado de la
Tienda, el Jefe de Mercaderías o Jefe
de Apoyo Operativo, el Jefe de Línea,
Página 22 de 32 Clave: 3800-003-021
 Responsable Actividad Documentos
involucrados
Administrador o el Jefe de Recepción y Bodega, el
Encargado de la Tienda Contador o Responsable del Área
Contable, el Vigilante y el personal
del Área de Auditoria, Quejas y
Responsabilidades Delegacional, En
caso que no se presentara el Auditor
Delegacional, se le enviará copia del
Acta Administrativa levantada.
Operador General 60. Destruye la mercancía en presencia
del Administrador o Encargado de la
Tienda, Jefe de Mercaderías o Jefe
de Apoyo Operativo, Jefe de Línea,
Jefe de Recepción y Bodega,
Contador o Responsable del Área
Contable, Vigilante y personal del
Área de Auditoria, Quejas y
Responsabilidades Delegacional.
Administrador o 61. Archiva copia del “Acta Acta administrativa
Encargado de la Tienda administrativa”.
Siniestros
Jefe de Recepción y 62. Notifica al Administrador o Encargado
Bodega de la tienda cuando exista algún tipo
de mercancía dañada por siniestro:
- Inundación
- Incendio
- Terremoto
- Robo
Administrador o 63. Levantará un “Acta de hechos”, que Acta de hechos
Encargado de la Tienda servirá para notificar al Jefe de la
Oficina de Sociales de Ingreso, el
que iniciará las gestiones
correspondientes ante la
Aseguradora.
Jefe de Recepción y 64. Consultará diariamente en el SIPRO Resumen de
Bodega el “Resumen de Recepciones por recepciones por
Departamento” (anexo 9) e imprime departamento
dos tantos, uno para el Contador o
Encargado del Área contable y otro
para el Administrador o Encargado
de la Tienda.

Página 23 de 32 Clave: 3800-003-021

 Responsable Actividad Documentos
involucrados
Contador o Encargado 65. Archivará diariamente, al término de Facturas o remisión-
del Área contable la jornada, un tanto de las Facturas o factura
Remisión factura, el “Recibo” (anexo
6) y el “Resumen de Recepciones por Recibo
Departamento” (anexo 9), con firmas Resumen de
y sello original. recepciones por
departamento

Jefe de Recepción y 66. Consulta diariamente en SIPRO el Resumen de

Bodega “Resumen de devoluciones” (anexo devoluciones por
10), e imprime dos tantos del departamento
formato, turnando un tanto al
Contador o Encargado del Área
contable y otro al Administrador o
Encargado de la Tienda.

67. Imprime un tanto de la “Nota de Nota de devolución

devolución” 3800-009-010 (anexo 7), 3800-009-010
emitida por el SIPRO y se lo envía al
Contador o Encargado del Área
contable.

Fin del procedimiento

Página 24 de 32 Clave: 3800-003-021

6. Diagrama de flujo del procedimiento para el fincamiento de pedidos, recepción y
bodega en tiendas IMSS-SNTSS

INICIO 1

JEFE DE MERCADERIAS O 7
JEFE DE LÍNEA O ENCARGADO DE Elabora la “Orden de
APOYO OPERATIVO compra” con base en el
formato y en la Orden de
mercancía que se compra
1
determine solicitar en
los puntos 1 a 5 Tarjeta de
Analiza demanda de resurtido
mercancía y verifica 3800-009-001
que los artículos estén Demanda de
mercancía por
en SIPRO cliente
3800-009-021 ADMINISTRADOR O
ENCARGADO DE LA TIENDA

8
2
Guarda la información y
No Informa a la División revisa que las cantidades y
Existe en de Cuadros de artículos solicitados sean
SIPRO Suministro, los correctos previo a la
confirmación en el SIPRO,
datos de los
envía en forma electrónica
artículos a través Demanda de al proveedor, generando un
Si del formato mercancía por número de orden.
3 cliente
3800-009-021
Requisita el formato
anotando cada artículo y
turna al Responsable del Si
Entrega el 17
Control de Pedidos
proveedor
Tarjeta de
resurtido
3800-009-001 No
4
9
Revisa la existencia de
mercancía en bodega y Elabora orden de
sala de ventas, con Tarjeta de compra para
base en la Tarjeta resurtido proveedores a pie de
3800-009-001 camión, la imprime
para su firma Orden de
5 compra
Determina la
procedencia de fincar
pedidos reducidos de
prueba JEFE DE MERCADERIAS O
JEFE DE LÍNEA O ADMINISTRADOR
O ENCARGADO DE LA TIENDA
FINCAMIENTO
6 DE PEDIDOS

10
6
Requisita formato de
Ingresa al Sistema comportamiento de
SIPRO en el apartado proveedores y envía
de “Orden de compra” a la División de
Cuadros de Comportamiento
Orden de Suministro de proveedores
compra 3800-009-004

1 A

Página 25 de 32 Clave: 3800-003-0021

 2
A

17
11
Revisa la
Identifica otro proveedor mercancía recibida
autorizado vuelve al punto 7
o verifica la posibilidad de
recibir una transferencia de
mercancía de otra tienda. Orden de
compra Si
Correcto 19
TRANSFERENCIA DE
MERCANCÍA No
18
Avisa al Administrador o
Encargado de la Tienda
ADMINISTRADOR O la discrepancia entre lo
ENCARGADO DE LA TIENDA recibido y lo enviado,
para la aclaración
correspondiente
12
Solicita autorización
al JOSI o JPES para ADMINISTRADOR O
que se efectúe la ERCARGADO DE LA TIENDA
transferencia de
mercancía
19
13 Recibe aclaración y levanta
con el Jefe de Recepción y
Establece contacto con Bodega el “Acta
otro Administrador o
administrativa” y entrega el
Encargado de la tienda,
original al Contador o
para solicitar la Acta
Responsable de la
mercancía a transferir Contabilidad administrativa

14
Recibe confirmación JEFE DE RECEPCIÓN Y
del Administrador o BODEGA
Encargado de la
tienda que le
transferirá la 20
mercancía solicitada
Imprime tres tantos de la “Nota de
transferencia” y recaba nombre y
firmas del Jefe de Recepción y
Bodega, y Administrador o Encargado
JEFE DE RECEPCIÓN Y
de Tienda en “Libro auxiliar de
BODEGA transferencias, guarda en expediente Libro auxiliar de
formato y devuelve los otros 2 con el transferencias
15 transportista que entrega la mercancía
Captura en SIPRO la
solicitud de mercancía, 21
especificando los artículos Confirma en el SIPRO
requeridos la entrada de la
mercancía y
16 automáticamente se
Imprime el Libro Auxiliar contabiliza
de Transferencias recibe
la mercancía y verifica
cantidad y condiciones de 22
Libro auxiliar de
la mercancía Emite a través de
transferencias
sistema SIPRO “Libro
auxiliar de
transferencias” (anexo
SI ENTREGA EL PROVEEDOR 9) al cierre del mes
Libro auxiliar de
transferencias

B
2

Página 26 de 32 Clave: 3800-003-021

 B 3

RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN
28
DE DOCUMENTACIÓN Y
MERCANCÍA Verifica la documentación
que ampara la recepción
de enseres menores, con
23 apoyo del Jefe de línea
Solicita al proveedor la y/o mercaderías,
documentación, si la
mercancía se recibe a Orden de
través de flete solicita compra
talón de embarque
Factura o
remisión
No aplica
factura
para
24 Talón de proveedores
embarque a pie de
Revisa que la Factura o
camión
remisión-factura
contenga los datos
correctamente y en el Factura o
talón de embarque remisión
coincidan los datos factura LA MERCANCÍA NO COINCIDE
CON LO SOLICITADO
Talón de
embarque 29
25
Regresa
Verifica en presencia del
mercancía y
proveedor, del personal de
seguridad que la s cajas o anota las
empaques estén sellados o observaciones Orden de
flejados y que el código de compra
barras sea el mismo que el del
SIPRO y que la mercancía
esté en perfectas condiciones LA MERCANCÍA COINCIDE
CON LO SOLICITADO
30
26 Localiza la
Anota en mercancía orden en
recibida por flete el sello SIPRO y verifica
con la leyenda “se recibió coincida con la
en caja cerrada y sujeto a cantidad
revisión” Orden de
facturada
compra

27
26
Revisa y registra en
mercancía perecedera a
granel, su peso en báscula
en presencia del proveedor
y del personal de
seguridad
VALOR DE LA FACTURA
IGUAL A ORDEN DE COMPRA
31
Factura o remisión- Marca con una
factura paloma en las
copias factura o
remisión factura y Factura o
captura en SIPRO remisión- factura

JEFE DE LÌNEA Y/ O JEFE DE

MERCADERIAS Y/O APOYO VALOR DE LA FACTURA
OPERATIVO MAYOR A LA ORDEN DE
COMPRA

C
3

Página 27 de 32 Clave: 3800-003-021

 4
C

38
32
Registra recepción de
Circula con rojo enseres menores en tarjeta
la cantidad de entradas y salidas de
incorrecta y mercancía
anota la Kárdex
cantidad que se
Factura o
recibe remisión- factura ALMACENAJE
39
VALOR DE LA FACTURA MENOR Identifica el empaque con el
A LA ORDEN DE COMPRA color que corresponde al
mes en el que se está
recibiendo de acuerdo con
33 la clasificación
Marca con una
paloma la
cantidad recibida
en factura y Factura OPERADOR GENERAL
actualiza orden de Remisión -factura EN TIENDAS
compra
Orden de
compra 40
Traslada la mercancía al
REGISTRA EN SISTEMA área de almacenaje,
distribuye por separado los
34 artículos conforme al
sistema PEPS
Imprime recibo de
mercancía que emite el
SIPRO en tres tantos, 41
revisa el precio de
costo del producto que Coloca la mercancía en el
lugar destinado de acuerdo
sea el registrado en el
Recibo con su fragilidad, dimensiones
sistema y tipo de empaque

35
Marca con una
paloma la 42
cantidad recibida Coloca enseres mayores
Recibo
en factura y sobre tarimas sin abrir
actualiza orden de empaques en el área de
compra almacenaje
Factura
Remisión -factura
36 43
Solicita al área Etiqueta la ropa de acuerdo
a su presentación, coloca
de vigilancia en anaqueles para su
sello de traslado
conformidad de
la entrada de
mercancía
44
37
Informa al Jefe de
Entrega copias Recepción y Bodega que
del recibo al ha concluido con el
acomodo de la mercancía
proveedor, JOSI Recibo
y a la tienda

D
4

Página 28 de 32 Clave: 3800-003-021

 D 5

JEFE DE RECEPCIÓN Y JEFE DE RECEPCIÓN Y

BODEGA/OPERADOR GENERAL BODEGA
EN TIENDAS
50
Elabora nota de devolución, confirma
45 en SIPRO y la imprime, recaba
Recibe informe y verifica firmas e informa al proveedor que
con el Operador General el debe recoger su mercancía en un
acomodo de la mercancía plazo no mayor de 15 días
Nota de
Devolución
3800-009-010
DEVOLUCIÓN DE 51
MERCANCÍA Recibe al proveedor para el
retiro de su mercancía, solicita
su identificación y
acreditamiento de la empresa
JEFE DE LÍNEA Y/O JEFE DE
MERCADERÍAS Y/O APOYO
OPERATIVO
52
Devuelve al proveedor los
perecederos recibidos a
granel mediante pesaje
46
Identifica en sala de ventas
NO ACUDE A NEGOCIAR
la mercancía sujeta a
devolución y verifica LA DEVOLUCIÓN
existencia en bodega
53
Aplica la devolución para
47 su cobro transcurridos los
Relaciona mercancía, 31 días a partir de la
deposita en cajas, sella, notificación en SIPRO
fleja e identifica éstas
anotando los datos del
proveedor y coloca en área
de devoluciones

JEFE DE LÍNEA Y/O JEFE DE

MERCADERÍAS Y/O APOYO
48 OPERATIVO
Captura en SIPRO las
cantidades de mercancía
sujeta a devolución, envía
en forma electrónica al MERMAS
proveedor indicando folio y
detalle de la devolución 54
Recibe la mercancía
deteriorada, rota, que no
ACUDE A NEGOCIAR LA procede su promoción,
DEVOLUCIÓN devolución, reparación o venta y
la entrega al Jefe de Recepción

49
Facilita al proveedor el
ingreso de su clave
electrónica en SIPRO JEFE DE RECEPCIÓN Y
BODEGA

5 E

Página 29 de 32 Clave: 3800-003-021

 E 6

55
Recibe la mercancía
captura en SIPRO el ADMINISTRADOR O
reporte de control de
mermas de la
ENCARGADO DE LA
mercancía clasificada TIENDA
Control de
mermas
3800-009-012
56 61
Imprime documento, Archiva copia del “Acta
recaba firmas, solicita sello administrativa”
de vigilancia
Control de
mermas
3800-009-012
57 JEFE DE RECEPCIÓN Y
Envía copias al JOSI, al BODEGA
Administrador o Encargado
de la tienda al Jefe de
apoyo operativo, al Jefe de Copias de Control
mercaderías y Línea de mermas 62
3800-009-012
Notifica al Administrador o
Encargado de la tienda cuando
exista algún tipo de mercancía
ADMINISTRADOR O dañada por siniestro:
ENCARGADO DE LA
TIENDA

58 ADMINISTRADOR O
ENCARGADO DE LA
Elabora mensualmente oficio y
envía al OIC delegacional
TIENDA
informándole la baja,
destrucción y desecho de la
mercancía por merma 63
Levanta acta de hechos,
con la que notifica al
59 JOSI, el que inicia las
gestiones
Participa en el levantamiento correspondientes ante la
del acta administrativa de la Aseguradora. Acta de
mercancía sujeta a merma, en
hechos
caso de que no se presente el
representante del OIC
delegacional se envía copia del
acta Acta
administrativa JEFE DE RECEPCIÓN Y
BODEGA

OPERADOR GENERAL DE
TIENDAS 64
Consulta diariamente en SIPRO el
“Resumen de Recepciones por
60 departamento” e imprime dos tantos,
Destruye la mercancía en uno para el Contador o Encargado del
presencia del cuerpo de Área contable y otro para el
Administrador o Encargado de la Resumen de
Gobierno de la tienda, de
Tienda. recepciones
vigilancia y del personal del
por
OIC delegacional
departamento

6 F

Página 30 de 32 Clave: 3800-003-021

 F

CONTADO O ENCARGADO
DEL ÁREA CONTABLE

65
Archiva diariamente las Facturas
o Remisión factura, el Recibo y el
Resumen de Recepciones por Facturas o
Departamento con firmas y sello Remisión-
original facturas

Recibo

Resumen de
recepciones por
departamento
JEFE DE RECEPCIÓN Y
BODEGA

66
Consulta diariamente en el SIPRO
el Resumen de devoluciones e
imprime turnando un tanto al
Contador o Encargado del Área
contable y otro al Administrador o
Resumen de
Encargado de la Tienda.
devoluciones

67
Imprime un tanto de la “Nota de
devolución” 3800-009-010 (anexo
6), emitida por el SIPRO y se lo
envía al Contador o Encargado
Notas de
del Área contable.
devolución
3800-009-010

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Página 31 de 32 Clave: 3800-003-021

Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para el fincamiento de
pedidos, recepción y bodega en tiendas IMSS-SNTS

Codificación Título del documento Observaciones

3800-009-021 Demanda de mercancía por el cliente

3800-009-001 Tarjeta de resurtido

Orden de compra
3800-009-004 Comportamiento de proveedores
Libro auxiliar de transferencias
Resumen de recepciones por departamento
3800-009-010 Nota de devolución de mercancía
3800-009-012 Control de mermas

Página 32 de 32 Clave: 3800-003-0021

 Anexo 1

“Demanda de mercancía por el cliente”

Página 1 de 3 Clave: 3800-003-021

 DIRECCIÓN DE PREST ACIONES ECONÓM ICAS Y SOCIALES
DEM ANDA DE M ERCANCÍA
DIRECCIÓNCOORDINACIÓN
DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
DE PRESTACIONES SOCIALES Y SOCIALES
DIVISIÓN DE SOCIALES DE INGRESO POR EL CLIENT E
COORDINACIÓN DE SERVICIOS DE INGRESO

HOJA
1
DE

TIENDA IMSS-SNTSS 2 NÚMERO DE CAJA 3

CAJA No. 4 FECHA 5

A R T Í C U L O M A R C A P R E S E N T AC IÓ N SEC. DEPTAL.

6 7 8 9

3800-009-021

Página 2 de 3 Clave: 3800-003-021

 INSTRUCTIVO DE LLENADO

Número Dato Anotar

1 Hoja Número consecutivo y total de hojas.

___de___

2 Tienda IMSS-SNTSS Nombre completo con el que se identifica

a la tienda.

3 Número de caja Número con el que se identifica a la caja

coincidente con el de la farola, en su caso.

4 Cajero(a) Nombre completo de la persona asignada

a la caja.

5 Fecha Día, mes y año en que se elabora el

formato.

6 Artículo Descripción del mismo.

7 Marca Nombre con el que se identifica el artículo.

8 Presentación Características y especificaciones

comerciales mediante las cuales el cliente
identifica el artículo.

9 Secc. deptal. Clave de la sección departamental.

Página 3 de 3 Clave: 3800-003-021

 Anexo 2

“Tarjeta de resurtido”

Página 1 de 4 Clave: 3800-003-001

 DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALES
DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALES
COORDINACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES
COORDINACIÓN
DIVISIÓN DEDE SERVICIOS
SOCIALES DE INGRESO
DE INGRESO

TARJETA DE RESURTIDO

TIENDA IMSS-SNTSS EN : PROVEEDOR :

1 2

AGENTE : DOMICILIO :
3 4

TELEFONO : FRECUENCIA DE VISITAS : DIAS TIEMPO DE SURTIDO : DÍAS

5 6 7 8 9

F E C H A : 10

ARTÍCULO UNIDAD E P E P E P E P E P

11 12 13 15
14

EXISTENCIA
CONTADO BODEGA
POR : EXISTENCIA
16
( NOM BRE Y SALA DE VENTAS
FIRM A )
PEDIDO DE
ARTÍCULOS
E : EXISTENCIA EN BODEGA Y SALA DE VENTAS P : PEDIDO DE ARTÍCULOS
3800-009-001

Página 2 de 4 Clave: 3800-003-001

 INSTRUCTIVO DE LLENADO

Número Dato Anotar

1 Tienda IMSS-SNTSS en: Nombre completo con el que se identifica

la tienda IMSS-SNTSS.

2 Proveedor: Nombre completo o Razón Social del

Proveedor de acuerdo al Registro Federal
de Contribuyentes.

3 Agente: Nombre completo del representante del

proveedor ante la tienda.

4 Domicilio: Dirección donde se localiza el proveedor.

5 Teléfono: Número(s) telefónico(s) del proveedor.

6 Frecuencia de visitas: Periodicidad de visita (semanal, quincenal

o mensual).

7 Días Día(s) de la semana en que normalmente

realiza su visita el proveedor.

8 Tiempo de surtido: Número de días que tarda en surtir la

mercancía el proveedor (a partir del
fincamiento del pedido).

9 Días Día(s) de la semana en que normalmente

surte la mercancía el proveedor.

10 Fecha: Día, mes y año en que se requisitan los

distintos datos.

11 Artículo Nombre y/o especificaciones con que se

maneja cada artículo de acuerdo al
Catálogo de aprovisionamiento
correspondiente o la clave asignada por el
proveedor.

12 Unidad Medida comercial o presentación de la

mercancía, conforme al Catálogo de
aprovisionamiento respectivo.

13 E/ Cantidad existente de mercancía en el

área de recepción y bodega.

Página 3 de 4 Clave: 3800-003-001

Número Dato Anotar

14 /E Cantidad existente de mercancía en Sala

de ventas.

15 P Cantidad solicitada de cada tipo de

mercancía.

16 Contado por: Nombre completo y firma de la persona

responsable de efectuar las diferentes
anotaciones.

Página 4 de 4 Clave: 3800-003-001

 Anexo 3

“Orden de Compra”

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021
 Anexo 4

“Comportamiento de proveedores”

Página 1 de 3 Clave: 3800-003-021

 DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALES
DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALES COMPORTAMIENTO
COORDINACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES
DIVISIÓN DECOORDINACIÓN
DE SERVICIOS DE INGRESO
SOCIALES DE INGRESO DE
PROVEEDORES

1 2
TIENDA IMSS-SNTSS EN: SEMANA DEL AL DEL MES DE DEL

ENTREGA NO CUMPLE ATIENDE

No. P R O V E E D O R FUERA DE LA CON LA TOTALIDAD % APROXIMADO DEL CORRECTA-
FECHA PROGRAMADA DE LOS PEDIDOS PEDIDO ENTREGADO MENTE
1
2
3
3 4 5 6
4
5
6
7
8
9
10
OBSERVACIONES: 7

ELABORÓ ADMINISTRADOR

8 9

N O M B R E Y F I R M A N O M B R E Y F I R M A

3800-009-004

Página 2 de 3 Clave: 3800-003-021

 INSTRUCCIONES DE LLENADO

Número Dato Anotar

1 Tienda IMSS-SNTSS en: Escribir el nombre completo con el que se

identifica la tienda.

2 Semana Período en que se realiza el reporte de

comportamiento de proveedores anotando
los días en que se comprende la semana,
mes y año.

3 Proveedor Nombre completo o Razón Social del

proveedor.

4 Entrega Escribir con una “X” si el proveedor surte

la mercancía fuera de la fecha
programada, en caso contrario el campo
se dejará en blanco.

5 No cumple Anotar con una “X” si el proveedor entrega

la mercancía incompleta, así como el
porcentaje aproximado, en caso contrario
los campos se dejarán en blanco.

6 Atiende correctamente Anotar con una “X” si el proveedor

cumple en la fecha programada y con la
totalidad de la mercancía, en caso
contrario el campo se dejará en blanco.

7 Observaciones Escribir cualquier aclaración con relación

a la mercancía recibida.

8 Elaboró Nombre completo y firma de la persona

que lo elaboró.

9 Administrador Nombre completo y firma de la persona

encargada de la tienda.

Página 3 de 3 Clave: 3800-003-021

 Anexo 5

“Libro auxiliar de transferencias”

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021
 Anexo 6

“Recibo”

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021
 Anexo 7

“Nota de devolución”

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021
 Anexo 8

“Nota de mermas”

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021
 Anexo 9

“Resumen de recepciones por departamento”

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021
 Anexo 10

“Resumen de devoluciones”

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021