Prepararse, reunirse y realizar un seguimiento

Aspectos clave

Este módulo presenta una estructura integral

en tres partes que puedes utilizar para
realizar reuniones efectivas: PREPARARSE,
REUNIRSE Y REALIZAR UN
SEGUIMIENTO.

Para sacar resultados positivos de la reunión, los profesionales de ventas deben prestar
atención a todo el proceso por igual, desde la fase previa hasta la fase posterior a la
reunión. Por esta razón, una buena preparación y un seguimiento adecuado son tan
esenciales como la propia reunión. PREPARARSE, REUNIRSE Y REALIZAR UN
SEGUIMIENTO es el esquema estructural que debes usar para organizarte. Por otro lado,
las "habilidades sociales" y las técnicas de comportamiento se tratan en el programa
"Reuniones orientadas al cliente".

La preparación se divide en distintas fases para que el profesional de ventas pueda

organizarse de manera eficaz y asegurarse de no pasar nada por alto:

• Investigación, para obtener información

sobre el cliente y Veolia, principalmente en
cuanto a la calificación y para conseguir
que el mensaje tenga mayor impacto;

• Partes interesadas, para identificar a las

personas clave para la toma de decisiones y
de qué forma captarlas (para el cliente y para
Veolia);

• Objetivos de la reunión, para identificar

las expectativas que cada parte tiene respecto
de la reunión;

• Organización, para definir el orden del

día, los asistentes y sus roles, materiales, y
practicar antes de la reunión.
La fase de reunión propiamente dicha se desarrolla en cuatro etapas:

• El comienzo, que permite

lograr compenetración, interés
y claridad sobre los objetivos
de la reunión;

• La fase de exploración, el
momento de sondear la
situación y las necesidades del
cliente;

• La presentación, donde se
expone el mensaje clave que
el profesional de ventas desea comunicar, generalmente mediante la fórmula HACE-
SIGNIFICA-ES;

• El cierre es el momento de revisar los puntos acordados, así como los próximos pasos y
acciones.

El seguimiento, una consecuencia

directa del cierre, es una ocasión para
reforzar la confianza y la credibilidad a
través de una ejecución inmediata de las
acciones que se acordaron. De forma
interna, el profesional de ventas debería
hacer un análisis con su equipo, informar
a todas las partes interesadas pertinentes
sobre los avances de la oportunidad, así
como tomar decisiones relativas a la
calificación o descalificación, y
determinar de qué forma proceder con
los siguientes pasos.

Para estas tres etapas, el planificador de reuniones ofrece una orientación detallada, y el
alumno aprende a utilizar esta práctica herramienta.

Notas:
El Planificador es la mejor herramienta para preparar y estructurar tus reuniones: no olvides
descargarla aquí.

Prepararse
Cuanto más tiempo y esfuerzo inviertas en la preparación, más impacto podrá tener la
reunión.

Notas:
Reunirse

La fase de la reunión es el segundo paso del proceso Prepararse - Reunirse - Realizar

un seguimiento. En ella es cuando generas confianza y logras compenetración,
exploras las necesidades y los objetivos del cliente y presentas tu mensaje a medida.

Comienzo:

Crea un vínculo

Presenta tu argumento de ventas

Plantea objetivos claros

Exploración:

Por qué

Cómo

Qué

Presentación:

Adaptación

Hace-Significa-Es

Resumen reflexivo
Cierre:

Revisa los siguientes pasos y acciones

Prepara el futuro

Realizar un seguimiento

El seguimiento es la tercera y última fase del proceso Prepararse - Reunirse - Realizar un

seguimiento:
Internamente, aportará claridad sobre dónde está la oportunidad y qué acciones deben
llevarse a cabo, lo que permitirá a las partes interesadas pertinentes reaccionar con rapidez.
Externamente, reforzará tu credibilidad cuando ejecutes las acciones que asumiste y
notifiques su realización a tiempo al cliente.

Notas: