FUNDACION HOSPITAL INFANTIL Fecha: 29/06/2016

NAPOLEON FRANCO PAREJA Código: INS-001

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión: 02
INSTRUCTIVO PARA LA ESTANDARIZACION DE
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PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO: Instructivo para la estandarización de procedimientos

CÓDIGO DEL INSTRUCTIVO: INS-001
RESPONSABLE: Subdirector de Calidad

OBJETIVO:
Establecer las directrices o instrucciones a practicar en la FHINFP para la correcta estandarización de los
procedimientos que forman parte del SGC institucional.

ALCANCE:
Aplica para la estandarización de todos los procedimientos que son identificados como constitutivos del
SGC de la FHINFP

INSTRUCCIONES:
1. Identifique el formato vigente para la estandarización de procedimientos, codificado como FOR-001,
solicite colaboracion de la Asistente de Calidad o cualquier miembro del equipo de Auditoria y Calidad
para obtenerlo y para su cabal entendimiento.
2. Adhiera a la Guía para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad en la Fundación Hospital
Infantil Napoleón Franco Pareja. Norma fundamental, codificada como GSC-001
3. Enseguida se describe el como diligenciar cada uno de los numerales señalados en el formato, asi:
Numeral 1: en el encabezado: escriba el nombre del procedimiento, iniciando con las palabras
“procedimiento de o procedimiento para …….” ; procure que el nombre describa de manera sucinta y
clara la actividad que se está estandarizando. La columna derecha del encabezado será diligenciada
por la Asistente de Calidad, se diligencia la fecha de la aprobación en el formato dia/mes/año; la
versión del procedimiento que si es una nueva estandarización tendra el consecutivo 01 y asi
sucesivamente para las modificaciones que se realicen al procedimiento; la codificación del
procedimiento obedecerá a lo definido en la Norma Fundamental y el consecutivo de aprobación de
procedimientos; la paginacion del documento se reliza automaticamente.
Numeral 2:se repite el nombre del procedimiento en minusculas.
Numeral 3:se repite el codigo anotado en el encabezado.
Numeral 4:Identifica el responsable de la correcta implementacion del procedimiento, lo define el
responsable del proceso al que pertenece el procedimiento.
Numeral 5:Identifica el proceso al que pertenece el procedimiento, en concordancia con el mapa de
procesos y la caracterizacion de procesos.
Numeral 6:señala la razón de ser o el porqúe del procedimiento.
Numeral 7:identifica los limites del procedimiento, señala la actividad o tarea que lo inicia y la
actividad o tarea en que finaliza; igualmente permite señalar la inclusiones o exclusiones precisas
cuando sean pertinente especificarlas.
Numeral 8: se identifican las salidas del procedimiento (bienes o servicios).
Numeral 9: se identifican los respectivos usuarios (procedimientos o procesos cuando son internos).
Numeral 10:se identifican las entradas del procedimientos (insumos, bienes o servicios) y los
provedores de estos ( procedimientos o procesos cuando son internos)
Numeral 11: se señalan aquellas condiciones que son necesarias que existan de manera previa a la
implementación de las actividades del procedimiento, sin cuya existencia la calidad del producto no
puede asegurarse.
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Numeral 12: se describen de manera consecutiva cada una de las actividades que agregan valor al
procedimiento, en un lenguaje claro y conciso, seguido de las explicaciones del como o detalles que se
consideran pertinentes para la correcta ejecucion o buen entendimiento de la actividad o tarea, se
inicia con un verbo en infinitivo y se identifica al final el cargo responsable de ejecutar la actividad o
tarea.
Numeral 13:se describen aquellas directrices que por el conocimiento, la experiencia, el saber hacer o
la pericia en el arte o actividad, facilitan la correcta ejecucion del procedimiento y evitan o minimizan
la ocurrencia de fallas o riesgos que afectan la calidad del producto.
Numeral 14: se identican los formatos del SGC que se deben utilizar para el registro de actividades,
controles o evidencias relacionadas directamente con la correcta operación del procedimiento.
Numeral 15: señala los instructivos del SGC que son pertinentes conocer y para mejor claridad y
dominio de la ejecución del procedimiento.
Numeral 16: describen las caracterisiticas o grado de calidad que deben poseer los productos del
procedimiento, pueden incluir niveles minimos y/o maximos dentro de un rango o señalar las normas
tecnicas, guias o protocolos a los cuales de debe adherencia; representan un nivel de desempeño
adecuado que es deseado y factible de alcanzar.. Son parametros para evaluar la calidad a través de
indicadores.
Numeral 17: describe el nombre de los indicadores con que se evaluarán los estandares de calidad
definidos pára el o los productos del procedimiento. Un indicador puede servir a varios
procedimientos.
Numeral 18: describe los principales riesgos inherentes al procedimiento y que de presentarse ponen
en peligro o alteran la calidad del producto; es necesario revisar que en las condiciones, actividades o
en las directrices se aprecien barreras para minimizar o controlar los riesgos descritos.
Numeral 19: se describe el significado o definición de palabras o términos usados en la estandarización
del procedimiento, que no són de común entendimiento o que deben ser definidas para efectos de
estandarizar el significado en el contexto del procedimiento.
Numeral 20: Llamado a revisar Normogrma institucional que contiene el listado de normas legales
vigentes que aplican directamente a los criterios, condiciones, actividades o estandares de calidad del
procedimiento.
Numerales 21 al 24 por columna: se refieren a los responsables de haber elaborado, revisado y
aprobado el procedimiento.
Numeral 25: identica el consecutivo de la versión del procedimiento, la versión inicial es la numero 01.
Numeral 26: señala la fecha de la aprobacion de la nueva versión.
Numeral 27: se describen los cambios efectuados al procedimiento en su nueva versión.

GLOSARIO:
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados que interactuan.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactuan, las cuales transforman
elementos de entrada en elementos de salida.
Producto: Resultado de un proceso, existen cuatro categorias genericas de productos: servicios. software,
hadware y materiales procesados
Cliente: organización, proceso o persona que recibe un producto
Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso
Documento: Informacion y su medio de soporte
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporcionar evidencia de actividades
desempeñadas.

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Caracterización: Documentos que tienen como finalidad describir los procesos, estableciendo entre otros,
el objetivo, alcance, responsable, normatividad aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su
control.

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Equipo de Calidad y Auditoria Víctor Romero Redondo Víctor Romero Redondo
Cargo NA Subdirector de Calidad Subdirector de Calidad
Fecha 20/10/2015 21/10/2015 21/10/2015
Firma NA Original firmado Original firmado

Cambios de esta versión:

No. de Fecha de
Descripción del cambio
Revisión actualización

Se actualiza la codificación, se pasa a 6 dígitos.

Se suprime la identificación de macroproceso
02 29/06/2016
Se incluye llamado a revisar nomograma institucional, en vez de listar las
normas legales aplicables, esto para evitar desactualizaciones

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