Regional Antioquia

Centro de Servicios y Gestión Empresarial

Elaborado por:
Paula Alejandra Becerra Pinto
Ronald Rivera Ramírez
Pedro José Viloria Parra

Entregado a:
Diana María Rico Mesa

Formulación de Proyecto: Placard

Análisis y Desarrollo de Software

2022
 Título del Proyecto

Sistema de Inventario y Gestión de Pedidos PLACARD

Planteamiento del proyecto

El análisis que se ha hecho de la empresa nos ha permitido evaluarla para saber sus
debilidades y fortalezas. Nuestro deseo con esas carencias es optimizar a nivel tecnológico
algo que ya está establecido. La empresa lleva registro de inventario y pedidos de forma
manual, lo que hace que deba consultarse literalmente un cuaderno para saber lo que hay
en el inventario y los pedidos que se deben entregar cada día.

Nuestra solución permitirá a la empresa agilizar el proceso y que la consulta sea más
cómoda para la persona encargada, no solo facilitando su trabajo sino también haciéndole
ganar tiempo que pueda invertir en otras actividades del proceso.

Justificación del proyecto

Cuando se inició con la investigación del problema a solucionar la empresa PLACARD,

identificamos que su funcionamiento es inferior a un año. Reflejando algunos procesos en
estado de "desarrollo" y otros sin "iniciar".

El problema que reveló una entrevista que se tuvo con el dueño de la PLACARD y que se
consideró uno de los más importantes tiene que ver con llevar el inventario y la toma de
pedidos.

Durante la recopilación de la información no se encuentra un historial del inventario. La

forma como lo hacen es que todo está guardado en un armario, y cuando el cliente pide
algo, ellos deben ir hasta dicho armario, revisar e informar al cliente con que cuentan o si no
lo tiene deben comprarlo.

La toma de pedidos, lo hacen por medio de un cuaderno. Cuando el cliente pide algo, se
anota todo el pedido, le colocan si el pedido está pagado, el día que hay que entregar, la
empresa de envíos que se va a usar, o si es entrega personal, y si el pedido se entregó o no.

Considerando que son procesos que se usan con más frecuencia, son a esos dos que se le
dio prioridad.
 Objetivo general

Desarrollar un sistema de información que permita principalmente a los administradores

brindar una visión general de toda la información que necesitan para la toma de decisiones
de una forma más eficiente y productiva.

Para nuestro ejercicio las decisiones van enfocadas al manejo del control del inventario de
prendas y telas, tomas y salidas de pedidos.

Objetivos específicos

● Proporcionar información en tiempo real sobre la existencia de materias primas y/o

productos.

● Controlar y registrar las ventas de un periodo determinado.

● Crear una base de datos básicos para realizar procesos tales como: despachos,
marketing y fidelización.

● Llevar control y datos estadísticos sobre los pedidos en estado “pendiente”.

Permitiendo identificar causas y establecer posibles soluciones.

● Clasificar la información sea en ingresos, gastos, compras, pagos, ingresos y

volúmenes de ventas.

● Verificar el estado de los artículos del inventario, ver las estadísticas relacionadas con
su departamento o grupo específico y solicitar transferencias internas de materiales o
prendas.

Alcance del proyecto

Aunque debido al tiempo de funcionamiento de la empresa, consideramos que hay otros

problemas que podemos solucionar, como lo son por ejemplo, la facturación y las ganancias,
las listas de clientes. Se ha decidido solo solucionar y optimizar el proceso de Inventario,
tomas y salidas de pedidos.
 Beneficiarios del proyecto

Dentro de este grupo se encuentra de manera principal la empresa PLACARD. Y dentro de

ella se verá beneficiado no solo sus dueños sino quien lleva el encargado de inventario y la
parte de ventas y atención al cliente (Receptor de pedidos).

Principales: administradores de la empresa. Tal como se indicaba en los apartados iniciales

permitirá la toma de decisiones de una forma más eficiente y productiva. Al juntar
información de una variedad de fuentes en una única base de datos y presentar la
información en un formato lógico.

Secundarios: empleados y clientes. Sus trabajos se harán de una manera más efectiva. Por
ejemplo, para los empleados tener una fácil consulta y verificar el estado de los artículos del
inventario, ver las estadísticas relacionadas con su departamento o grupo específico y
solicitar transferencias internas de materiales o prendas. clientes mejores tiempo de
respuesta y entrega.

Terciarios: Proveedores. Control de pagos, estadísticas de compras, devoluciones,

garantías, tiempo de respuesta.

Impacto

La solución del problema tiene impacto en dos puntos los cuales consideramos que son lo
siguientes:

● Ambiental: evitará a la empresa un gasto en papel.

● Tecnológico: permite la optimización del uso de equipos propios de la empresa, tales

como dispositivos móviles.

● Económico: minimizar la pérdida de materiales a la hora de elaborar las prendas o

realizar compras excesivas cuando no corresponde a la temporada más competitiva.

● Infraestructura: mejor distribución de los espacios e instalaciones de la empresa.

 Historia de usuarios

Rol: Receptor de pedidos

Rol: Encargado de inventario