ACTA DE INICIO DEL PROYECTO

Nombre del proyecto

Gerente del proyecto
Fecha de Creación
Nombre del aprobador
Nivel organizacional del
aprobador

1. Descripción del proyecto

1.1. Generalidades:

Este proyecto consta de una investigación y capacitación, en primer lugar, la investigación

pretende conocer cuáles son los protocolos de eliminación de este tipo de residuos, una vez

obtenida toda la información, se realiza una encuesta entre nuestros clientes, para conocer

de qué forma disponen de los desechos de los vapers, luego, se realiza una capacitación

rápida, mediante infografías enviadas a nuestras redes sociales para enseñarles cómo deben

eliminar sus residuos, acompañada de videos educativos y banners, al finalizar se realizarán

dos entregables, un informe en Word para el tutor líder de proyectos, y una presentación en

PowerPoint donde explicaremos paso a paso todo el estudio realizado.

1.2. Alineamiento con objetivos organizacionales

El presente estudio, busca implementar un método seguro de reciclaje de las piezas

plásticas y electrónicas de los vaporizadores que actualmente ofertamos, al mismo tiempo

buscamos proyectar a nuestros clientes una imagen de una empresa que es responsable con

el medio ambiente y que se preocupa por la seguridad y bienestar de cada uno de ellos.
 1.3. Justificación:

El propósito de este proyecto, se basa en la contaminación producida por los desechos de

vaporizadores de esencias de tabaco, los cuales no tienen una línea de eliminación correcta,

y por sus componentes como el plástico y las partes eléctricas, causan contaminación en el

medio ambiente, además, los usuarios desconocen cómo debe desechar los mismos una vez

han sido consumidos oh sus baterías han llegado a su vida útil, desechos como los

cartuchos defectuosos, tubos de plástico, cargadores y demás piezas, contribuyen a la

proliferación de desechos tóxicos y de alto riego en la sociedad, por ende, buscamos

enseñar a las personas y en especial, a nuestros usuarios, de qué forma pueden desechar sus

vaporizadores sin dejar huella ambiental.

1.4. beneficios esperados

 reducción del impacto ambiental por residuos de vapers.

 Aumento de la imagen positiva corporativa.

 Incremento del numero de clientes.

 Cuidado de la salud de nuestros clientes.

1.5. Objetivos del proyecto:

 Incentivar el consumo responsable de los vaporizadores de esencias

 Promover el cuidado del medio ambiente.

 Concientizar sobre los efectos de la contaminación a nuestros clientes.

 1.6. Alcance del proyecto.

El proyecto va destinado a todos aquellos clientes y potenciales clientes de la tienda Vaper

Cloud, incluyendo aquellos que residen fuera de la ciudad de Cereté – Córdoba que es

donde actualmente nos encontramos ubicados.

1.7. Fases:

 1ra fase: recopilación de la información necesaria asociada al tema central

 2da fase: ejecución de las capacitaciones a partir del material encontrado sobre

cómo se deben desechar estos residuos.

 3 fase: seguimiento constante y permanente sobre la evolución de los resultados.

 4ta fase: presentación de informe preliminar.

 5ta fase: plan de mejoras (si las hay).

 6ta fase: entrega de informe final.

1.8. Entregables:

 Acta de inicio.

 Acta de proyecto

 Informe de resultados.

 Informe final.

1.9. Exclusiones:

Este proyecto no incluye guías ni pautas del manejo de residuos tóxicos en general.
 1.10. Restricciones:

Este proyecto tendrá como restricción el triángulo de Herro, compuesto por el alcance, los

costos y el tiempo.

1.11. supuestos:

 Los residuos de los vaporizadores de esencias son altamente contaminantes.

 Muchos de los consumidores de este tipo de productos desconocen los métodos

apropiados de eliminación.

1.12. Riesgos del proyecto:

 Poco interés por parte de los usuarios.

 No comprensión del tema.
 Costumbrismo a la manera incorrecta de desechar los vapers.
 Altos costos.

1.13 factores críticos de éxito.

 Buen recibimiento por parte de los consumidores.

 Apropiación de los temas y pautas enseñadas.

 Manejo correcto de este tipo de residuos.

 Reducción del impacto ambiental.

1.13. Hitos.

 Hito

 Investigación sobre el tema

 Capacitación On line

 Entrega de instrucciones a compradores

 1.14. Presupuesto

El presupuesto inicial asignado es de $2’000.000

1.15 fuentes de financiamiento y cronograma de desembolsos.

Las fuentes de financiamiento son por parte de VAPERS CLOUD.

1.16 Roles y responsabilidades del equipo de proyectos.

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Juan camilo Gerente de Investigativa Gerencia
arrieta proyecto

2. Matriz de interesados
Mucho

3. Satisfacer 1. Colaborar
Interés

Poco

4. Observar 2. Comunicar

Poca Mucha

Influencia
 3. MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS.

Nombre del proyecto Siglas del proyecto

Disminución de residuos de vaporizadores D R V

Estado actual Grado de complejidad

Estado Abreviatura Complejidad Abreviatura
Activo AC Alto A
Cancelado CA Medio M
Retrasado RE Bajo B
Cumplido CU -

Atributos de requisitos Trazabilidad hacia

COD Descripción Sustento Prioridad Estado Grado de Criterio de Objetivo Objetivo Alcance / Requerimiento
actual complejidad aceptación proyecto Entregable de alto nivel
RE01 Se debe recopilar Solicitado Alta AC M Aprobación Generar Cumplir con Modelo de Cumplir con lo
la información pro gerente por parte de conciencia la primera presentación, requerido por
sobre los de proyectos gerencia fase acta de gerencia.
métodos de inicio
eliminación de
residuos de
vapers
RE02 Creación de Solicitado Alta AC A Aprobado Proyectar Comienzo Informe Cumplir
estrategia de por gerente equipo de mejor de la fase 2 preliminar requerimiento.
capacitación de proyectos investigación imagen
RE03 Seguimiento de Solicitado Alta AC M Visto bueno Satisfacción Generar Presentación Cumplimiento
resultados por área de gerente de cliente primer de fase 2
investigativa informe de
resultados
 4. ESTRUCTURA DESGLOSE DE TRABAJO (EDT).

1 Reducción
de residuos
de vapers.

1.1 1.2 1.3

Preparación Implementación Capacitacion

1.1.1 1.2.1 1.3.2

1.1.2 1.2.2 1.2.3 1.3.1 1.3.3
Consultar Crear Enviar
Planificar Actualizar Newslette redes Informar
informacio contenido newslette
n contenido contenido r Opt-In sociales clientes
s r

Diseño Subir Preparar Crear plan Crear y

Estrategia Crear Preparar
previo de contenido agradecim para redes corregir
Keywords textos email
estartegia s ientos sociales textos

Preaparacio Crear Comprobar

n de Planificació Control de Preparar Crear plantilla
material distribuidor
prespuestos n medios calidad perfiles Newsletter
es
y recuros gráfico
 5. PRESUPUESTO.

Actividad Fecha Valor

Recopilación de la Oct. 1 -6 $0.

información y estudios

previos

Preparación de estrategias Oct 8 -15 $400.000

de capacitación y

asesorías

Compra de empaques Oct 16 – vigente $200.000

biodegradables (Bolsas)

Pago de publicidad (redes 16 oct – vigente $150.000

sociales)

Jornada de 20 oct – 31 de octubre $500.000

capacitaciones, pago de

honorarios

Diseño e impresión de 25 oct – vigente $200.000

folletos ilustrativos

Pago de honorarios de 30 oct $550.000

involucrados

Total $2’000.000
 6. METRICA DE CALIDAD

CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

PLANTILLA DE MÉTRICA DE CALIDAD

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Reduccion de residuos de vaporizadores de escencias RDV

MÉTRICA DE:

PRODUCTO Entregables PROYECTO RDV

FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE: ESPECIFICAR CUÁL ES EL FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE QUE DA ORIGEN
A LA MÉTRICA.

Cumplir con las actividades en el tiempo indicado y con el presupuesto solicitado, es

Decir cumplir con el cronograma, informar en los entregables de una manera clara y
Concisa que se ha realizado en el proyecto

DEFINICIÓN DEL FACTOR DE CALIDAD: DEFINIR EL FACTOR DE CALIDAD INVOLUCRADO EN LA MÉTRICA Y

ESPECIFICAR PORQUÉ ES RELEVANTE.

Es lo más importante de los entregables ya que informa a los supervisores del proyecto
El avance de este, para que ellos puedan tener un mejor seguimiento del mismo

PROPÓSITO DE LA MÉTRICA: ESPECIFICAR PARA QUÉ SE DESARROLLA LA MÉTRICA?

La métrica nos ayudará a poder observar como es el avance del proyecto y en que
Podemos mejorar para cumplir con los objetivos del mismo

DEFINICIÓN OPERACIONAL: DEFINIR COMO OPERARÁ LA MÉTRICA, ESPECIFICANDO EL QUIÉN, QUÉ, CUÁNDO,
DÓNDE, CÓMO?

La métrica lo realizará el gerente de negocios cuando responda el informe de los

Entregables, nos ayudará a ver las fallas y el avance del mismo para poder conseguir un
Autocontrol los propios involucrados
MÉTODO DE MEDICIÓN: DEFINIR LOS PASOS Y CONSIDERACIONES PARA EFECTUAR LA MEDICIÓN.

Ver el gasto con lo planificado

Ver la realización de las actividades en el tiempo planificado
Cumplir con 80 % de satisfacción del gerente de negocios

RESULTADO DESEADO: ESPECIFICAR CUÁL ES EL OBJETIVO DE CALIDAD O RESULTADO DESEADO PARA LA

MÉTRICA.

Presentar el proyecto que cumpla con los objetivos requeridos por la empresa para que
Valor y nos aumente la seguridad interna de la empresa
ENLACE CON OBJETIVOS ORGANIZACIONALES: ESPECIFICAR CÓMO SE ENLAZA LA MÉTRICA Y EL FACTOR
DE CALIDAD RELEVANTE CON LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.

Nos ayudará a tener un respaldo en la entrega de archivos,así podremos evitar las

Y poder identificar de una manera más rápida quien es el que tiene el archivo
Nos ayudará a mejorar la seguridad interna de la empresa
RESPONSABLE DEL FACTOR DE CALIDAD: DEFINIR QUIÉN ES LA PERSONA RESPONSABLE DE VIGILAR EL
FACTOR DE CALIDAD, LOS RESULTADOS DE LA MÉTRICA, Y DE PROMOVER LAS MEJORAS DE PROCESOS QUE SEAN
NECESARIAS.

Gerente de negocios

7. ORGANIGRAMA

Gerente de
proyectos

asesor de
proyectos

colaborador
colaborador clientes
2
 8. MATRIZ RACI.

Matriz RACI
Roles y responsabilidades
Reducción de residuos de Responsible, Accountable, Consulted,
Vapers Informed

ROLES

Gerente de Proyecto

Nombre o Role
Nombre o Role

Nombre o Role
Nombre o Role
Nombre o Role
Nombre o Role
asesor externo
colaboradores
Patrocinador
Supervisor

Asesor
 
 
 

Esta Equipo
ID Tarea Liderazgo Otros Recursos
do Proyecto
  Fase 1                                
  Asignacion de actividades   A         A                  
recopilacion de
  informacion
  A         I                  
  Fase 2                                
  Diseño de estrategia   C I       A R                
  Primera fase de aplicación     I       A   R              
  Fase 3                                
  Propagación de estrategia     I       A I   R   C        
  Divulgación de campaña     I       A I R     C        
  Fase 4                                
  presentacion de informe   S   I     A R         C      
  reporte resultados       I     A   R              
Si necesitas añadir más información inserta
filas arriba de ésta.                          
 
D Driver Asiste a los responsables de una tarea.

R Responsible Asignado para completar la tarea

Tiene autoridad para tomar decisiones finales y rendición

A Accountable
de cuentas para su finalización. (solo uno por tarea)

S Support Proporciona soporte durante la implementación

C Consulted Un asesor, parte interesada o experto en la materia que es

consultado antes de una decisión o acción

I Informed
Debe ser informado después de una decisión o acción
 9. Perfil del cargo del director del proyecto.

10. ESTRUCTURA DESGLOSE DE RECUROS RBS

Recursos del
proyecto

Por costo Por costo

equipos
directo indirecto

Recursos equipos de recursos

Materiales Materiales
humanos computo humanos

pago a
Insumos. ofimatica. consumibles asesor externo
colaboradores
 11. Matriz de comunicación.

REDUCCION DE RESIDUOS DE VAPORIZADORES CÓDIGO: EST2-P-001-F-002

FORMATO VERSIÓN 1

  MATRIZ DE COMUNICACIÓN PÁGINA 1 DE 1

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:  
             

¿A QUIÉN LO TIPO
RESPONSABLE
COMUNICA? ¿CÓMO LO ¿CUÁNDO LO
¿QUÉ COMUNICA? DE
INTERNO / COMUNICA? COMUNICA?
COMUNICAR
EXTERNO INTERNA EXTERNA

Plan Estratégico: Propósito,

Patrocinadores,
visión, objetivos, metas Grupo de Infome por pagina web
gerente de X X Etapa inicial
Plan Operativo Anual - Planeación - comunicación directa
proyectos
Seguimientos
Grupo de
Responsables,
Inicio de etapa de desarrollo Planeación entrega de informe
gerente de X X permamente
de estrategias Líderes de preliminar
proyecto
procesos
 Publicación en el
aplicativo dispuesto Por solicitud
para el manejo Cuando ingrese una
gerente de
Cronograma colaborador documental del SIG X X persona nueva
proyectos
Página Web Cuando se realicen
Jornadas de inducción cambios
y re inducción
Alta Dirección
gerente de
Etapa de aplicación Grupo de Informe via directa X X ´Permamente
proyectos
Planeación
 12. Matriz de riesgo.
Mapa de Riesgo Residual

Casi seguro Extremo

Probable Alto

PROBABILIDAD Posible Moderado

Improbable R1 Bajo

Raro

Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

IMPACTO