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Sistema de Gestión
de la Seguridad

Curso Básico para el

Desarrollo e implementación
Del Código de Gestión de Seguridad
ISM Code

Capitán de Ultramar
Víctor Genero
Buenos Aires, 1999

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PARTE I ....................................................................................................... 3
Introducción ............................................................................................. 3
PARTE II ...................................................................................................... 7
Alcance del ISM – Relación ISO 9002................................................... 7
Un sistema de gestión de calidad / seguridad ...................................... 8
Contenido del Código de Gestión de Seguridad .............................. 10
Desarrollo de los elementos del Código.............................................. 11
Implicancias del ISM Code ................................................................... 16
Auditorías .................................................................................................. 16
Comunicaciones – Informes – Registros ............................................. 16
Alistamiento y entrenamiento del personal ......................................... 17
Elaboración de Planes ............................................................................ 19
Mantenimiento.......................................................................................... 20
Certificación.............................................................................................. 20
PARTE IV ................................................................................................... 21
Desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad ............................ 21
General ...................................................................................................... 21
Estructura del SGS .................................................................................. 22
Manual de Gestión de la Seguridad ...................................................... 22
Procedimientos ........................................................................................ 24
Instrucciones............................................................................................ 25
PARTE V .................................................................................................... 25
El ISM una vez implementado ............................................................. 25
Auditor ....................................................................................................... 26
Auditoría ................................................................................................. 27
Programación de la auditoría: audit schedule .................................... 29
Proceso y fases de la auditoría ............................................................. 29
Preparación y planeamiento .................................................................. 32
La Auditoría: su ejecución ................................................................... 35
Reunión inicial.......................................................................................... 35
La auditoría en sí ..................................................................................... 36
Evaluación de los resultados ................................................................. 38
Reunión de cierre ..................................................................................... 39
Informe de Auditoría............................................................................. 40
Seguimiento ........................................................................................... 41
Glosario del ISM: inglés y español ..................................................... 43

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PARTE I

Introducción

Analizar la palabra Gestión, nos permite darnos cuenta que es la administración y los
procesos de una determinada actividad o performance dentro de una organización.-
Existen Sistemas de Gestión que la avasallante globalización nos impone: Sistemas
de Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental, Gestión de Seguridad y Protección
Medioambiental, y aquellas que en un futuro próximo seguirán demandando para
unificar criterios de Administración o Gestión.-
A principios de siglo, la vida normal era mucho más apacible, hasta podríamos decir
que todo transcurría con más lentitud, lo que daba tiempo a organizar estas
actividades.- Hoy los parámetros se han transformado en algo vertiginoso y de
crecimiento exponencial.- Paralelamente a lo que en estos momentos se está
estudiando en los EEUU como el PTP (Prevention Through People) esto es la
prevención de accidentes por error humano, se implementan los sistemas con
procedimientos e instrucciones para que una actividad se desarrolle en forma
armónica, habiéndose pensado con anterioridad de manera de prever cualquier
anormalidad futura.-
Por supuesto que cada Sistema de Gestión tiene que ver con una norma diferente,
por ejemplo para Calidad se debe remitir a la norma internacional ISO 9000, para
Gestión Ambiental a la ISO 14000, y así con todos aquellos sistemas, donde se
requiere un mínimo de puntos a tener en cuenta para su desarrollo e
implementación.- Para el caso del Sistema de Gestión de Seguridad y protección del
Medio Ambiente, es necesario remitirse al Código Internacional de Gestión de la
Seguridad (ISM Code) elaborado y emitido por la OMI.
Los orígenes del Código Internacional de Gestión de la Seguridad (ISM Code)
pueden remontarse hacia atrás a los años ’80, cuando crecía la preocupación sobre
las normas muy pobres de gestión en la industria naviera.-
En 1989, la IMO adoptó pautas de gestión para la operación segura de los buques y
para la prevención de la contaminación “para establecer los responsables por las
operaciones de los buques con una estructura básica para el desarrollo apropiado,
implementación y evaluación de seguridad y gestión de prevención de polución de
acuerdo a las buenas prácticas”.-
Estas pautas fueron revisadas en noviembre de 1991, y en 1993 se adoptó como una
recomendación al ISM Code.- Sin embargo, después de algunos años de
experiencia práctica, se notó que el Código era tan importante que debe ser
obligatorio.-

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Se decidió que la mejor manera de lograr esto era a través de la Convención

SOLAS.- Esto se hizo por medio de una enmienda del 24 de mayo de 1994, la que
agrega un nuevo capítulo a dicho convenio, titulada Capítulo IX - Gestión de la
seguridad operacional de los buques.- El Código en sí mismo no está incluido en el
SOLAS, pero se torna obligatorio por una referencia en el Capítulo IX que se
transcribe textualmente:

Capítulo IX – SOLAS
Gestión de la seguridad operacional de los buques

Regla 1
Definiciones
Salvo disposición expresa en otro sentido, a los efectos del presente capítulo regirán las siguientes definiciones:
1. Código Internacional de Gestión de la Seguridad (CGS): el Código Internacional de Gestión de la Seguridad
operacional del buque y la prevención de la contaminación, aprobado por la Asamblea de la Organización en
la Resolución A.741(18), tal como lo enmiende la Organización, a condición de que tales enmiendas sean
aprobadas, entren en vigor y se hagan efectivas de conformidad con las disposiciones del artículo VIII del
presente Convenio relativas a los procedimientos de enmienda del anexo, excepto el capítulo I.-
2. Compañía : el propietario del buque o cualquier otra organización o persona, por ejemplo, el gestor naval o el
fletador a casco desnudo, que al recibir del propietario la responsabilidad de la explotación del buque haya
aceptado las obligaciones y responsabilidades estipuladas en el Código Internacional de Gestión de la
Seguridad.-
3. Petrolero: petrolero según la definición de la regla II-1/2.12.-
4. Buque tanque quimiquero: buque tanque quimiquero como el definido en la regla VII/8.2.-
5. Buque gasero: un buque gasero como el definido en la regla VII/11.2.-
6. Granelero: buque que, en general, se construye con una sola cubierta, tanques en la parte superior de los
costados y tanques laterales tipo tolva en los espacios de carga y destinado principalmente al transporte de
carga seca a granel, incluso tipos como los mineraleros y los buques de carga combinados.-
7. Unidad móvil de perforación mar adentro: toda nave apta para realizar operaciones de perforación
destinadas a la exploración o a la explotación de los recursos naturales del subsuelo de los fondos marinos,
tales como hidrocarburos líquidos o gaseosos, azufre o sal.-
8. Naves de gran velocidad: una nave de gran velocidad como se define en la regla X/1.2

Regla 2
Ambito de aplicación
1 El presente capítulo es aplicable a los buques que se indican a continuación, cualquiera que sea su fecha de
construcción:
.1 los buques de pasaje, incluidas las naves de pasaje de gran velocidad, a más tardar el 1º de julio de
1998;
.2 petroleros, buques quimiqueros, buques gaseros, buques graneleros y naves de carga de gran
velocidad de arqueo bruto igual o superior a 500 a más tardar el 1º de julio de 1998; y

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.3 otros buques de carga y las unidades móviles de perforación mar adentro de arqueo bruto igual o
superior a 500 a más tardar el 1º de julio de 2002.-
2 El presente capítulo no será aplicable a los buques de Estado destinados a fines no comerciales.-

Regla 3
Prescripciones relativas a la gestión de la seguridad
1 La compañía y el buque cumplirán las prescripciones del Código internacional de gestión de la seguridad.-
2 El buque será explotado por una compañía a la que se haya expedido el documento demostrativo de
cumplimiento mencionado en la regla 4.-

Regla 4
Certificación
1 Se expedirá un documento demostrativo de cumplimiento a cada compañía que cumpla las prescripciones
del Código internacional de gestión de la seguridad.- Este documento será expedido por la Administración,
por una organización reconocida por la Administración o, a petición de la Administración, por otro Gobierno
Contratante.-
2 Se conservará a bordo una copia de dicho documento de modo que el capitán, previa demanda, pueda
mostrarla para su verificación.-
3 La Administración o las organizaciones reconocidas por ella expedirán a los buques un certificado llamado
certificado de gestión de la seguridad.- Antes de expedir dicho certificado la Administración o la organización
reconocida por ella verificará que la compañía y su gestión a bordo se ajustan al sistema de gestión de la
seguridad aprobado.-

Regla 5
Mantenimiento de las condiciones
El sistema de gestión de la seguridad será mantenido de conformidad con las disposiciones del Código
internacional de gestión de la seguridad.-

Regla 6
Verificación y supervisión
1 La Administración, otro Gobierno Contratante a petición d e la Administración o una organización autorizada
por la Administración verificará periódicamente el funcionamiento correcto del sistema de gestión de la
seguridad del buque.-

2 A reserva de lo dispuesto en el párrafo 3 de la presente regla, todo buque al que se le haya expedido un
certificado de conformidad con los dispuesto en la regla 4.3 estará sujeto a la supervisión establecida en la
regla XI/4.- A tal fin, ese certificado será considerado como un certificado expedido en virtud de las reglas
I/12 o I/13.-
3 En caso de que cambie el Estado de abanderamiento o la compañía, se adoptarán medidas transitorias
especiales de conformidad con las Directrices elaboradas por la Organización.-

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Excepciones y Exenciones
• Buques exceptuados de cumplimentar con el Código:
Los descriptos en la Regla I/3 del SOLAS:
1. Buques de guerra y buques para el transporte de tropas
2. Buques de carga de arqueo menor a 500
3. Buques carentes de propulsión mecánica
4. Buques de madera de construcción primitiva
5. Yates de recreo no dedicados al tráfico comercial
6. Buques pesqueros
Los que naveguen en los Grandes Lagos y el Río San Lorenzo de América del Norte
• Buques exentos de cumplimentar con el Código:
Según la Regla I/4 del SOLAS:
Aquellos buques que no estén afectados al tráfico internacional y sea eximido por la
Administración.-

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PARTE II

Alcance del ISM – Relación ISO 9002

El ISM es un sistema de gestión basado en los requerimientos de la ISO 9002

(International Standard ISO 9002, 1994) que es un modelo para el aseguramiento de
la calidad en producción, instalación y servicio.- El ISM, sin embargo, se refiere
específicamente a la operación segura de los buques y la prevención de la
contaminación.-
ISM sólo requiere seguridad (SOLAS) y prevención de la contaminación (MARPOL)
El proyecto e implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad estará
influenciado por las necesidades variables del armador o charteador, el tipo de buque
a ser manejado, el convenio de la tripulación.-
Para cumplimentar con el ISM se requiere que la compañía esté en conformidad con
toda la legislación nacional e internacional.-
La aplicación del Código llevará a la extensión de dos nuevos certificados
denominados:
1 Documento de Cumplimiento (DOC), que será extendido a una compañía que
haya sido auditada satisfactoriamente en los aspectos del Sistema de Gestión
de Seguridad de su oficina en tierra, según:
• será requerida la evidencia objetiva como para demostrar que el sistema
está siendo operado como mínimo hace tres meses, además de una
evidencia similar de la operación de al menos un buque de cada tipo de la
flota;
• al momento de la auditoría, se especificará el (los) tipo(s) de buque(s);
• tendrá validez de 5 años;
• estará sujeto a una verificación anual (3 meses antes o después de la fecha
expedida).-
2 Certificado de Gestión de la Seguridad (SMC), que será extendido a cada
buque después de una auditoría a bordo del SMS, según:
• será requerida la evidencia objetiva como para demostrar que el sistema
está siendo operado a bordo como mínimo tres meses antes de la auditoría;
• la compañía a obtenido el certificado DOC satisfactoriamente con
anterioridad, de la cual una copia deberá estar a bordo;
• tendrá validez por 5 años, y
• estará sujeto a una verificación intermedia entre el 2º y 3er. año, con
auditorías mas frecuentes a consideración de la Administración de bandera.-

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El ISM está basado en los requerimientos de calidad de la ISO 9002, que se torna
obligatorio a través del cap. IX del SOLAS OMI, y claramente enfatiza la necesidad
de una gestión de seguridad y preve nción de la contaminación.-

Para diferenciar entre la Calidad y Seguridad, nos ayudan las definiciones siguientes:

Calidad: satisfacer una necesidad especificada o implícita

Seguridad: controlar pérdidas accidentales

Calidad y Seguridad tienen di stinto significado, pero están interrelacionadas y ambas

dependen de la Calidad de la organización. - El Sistema de Gestión de la Seguridad
(SMS) tiene un 85% del Sistema de Gestión de Calidad (QMS). -
Generalmente se acepta que la eficacia influye en la performance financiera de una
Compañía, pero todavía bastante se subestiman los efectos de seguridad en
ganancias.-
La definición de accidente puede darse como:
Todo hecho que suceda el cual no estaba planeado – pero con costos
financieros
Por consiguiente, la calidad de servicio del transporte (tomando la carga correcta, al
lugar correcto, en la condición correcta, en el momento correcto)
No sólo depende de la calidad de la organización, sino también de la seguridad
operacional. -

Un sistema de gestión de calidad / seguridad

El ISM apunta a resguardar la seguridad de la vida en el mar, prevención de lesión

humana, la pérdida de vida y anulación de daño al ambiente y a los bienes. - El
Código que está basado en la ISO 9002, estipula que las Compañías deben
desarrollar, implementar y mantener el SMS. - Habiendo dicho esto, ni ISO 9002 ni
el ISM dicen a las compañías cómo ejecutar su negocio, depende de cada compañía
documentar sus procedimientos claramente de acuerdo con el Código y llevar a cabo
estos procedimientos eficazmente. -
Usando la disciplina de Aseguramiento de Calidad, es deber de las compañías
“escribir lo que ellos hacen y proporcionar evidencia objetiva que ellos hacen lo que
ellos tienen escrito”. -
Un SMS (qué está fácilmente incorporado en un Sistema de Calidad) debe incluir:
• Una Política de Seguridad & Medioambiental
• Procedimientos e Instrucciones para asegurar la Gestión y Operación Segura de
los buques y la Prevención de la Contaminación

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• Cumplimiento con Reglas Internacionales y Normas y Regulaciones Nacionales

• Niveles definidos de autoridad y líneas claras de comunicación entre la Gerencia
en tierra y el Comando a bordo de cada buque
• Procedimientos de informes de accidentes, no conformidades y las acaecimientos
peligrosos
• El control y emisión de toda la documentación (procedimientos e instrucciones)
• Procedimientos de prevención y respuesta de situaciones de emergencia
• Procedimientos para el mantenimiento de los barcos
• Procedimientos para las auditorías internas en tierra y a bordo y Revisión de la
Gerencia de los sistemas desarrollados e implementados para asegurarse que
son eficaces
• Las compañías deben fijar a una Persona Designada para ser responsable de la
Gestión del Sistema y deben proporcionar el eslabón vital entre a l más alta
Gerencia en tierra y los Comandos a bordo de cada buque. - La persona
designada debe tener acceso directo al nivel más alto de Gerencia en tierra. –
La auditoría para la certificación de ISM será llevada a cabo por la Administración de
bandera, muchos de quienes ya han logrado Certificación de Aseguramiento de
Calidad ISO 9002 por si mismos, aunque algunos estados pueden fijar reconocidos
organismos de Acreditación Internacionalmente para dirigir las auditorías en su
nombre. - Las auditorías se llevarán a cabo a lo largo de la Gestión en tierra y a
bordo del buque para verificar la aplicación eficaz del SMS de toda la compañía. -
Una vez que una auditoría de la compañía se ha completado satisfactoriamente:
• Un DOC será extendido por el lado de los aspectos de tierra del SMS, y
• Un SMC será extendido individualmente para cada buque después de una
auditoría a bordo del SMS.-
El DOC tiene validez de 5 años, sujeto a verificaciones anuales (3 meses antes o
después de su fecha de vencimiento).-
El SMC tiene 5 años de validez, sujeto a una intermedia entre el 2º y 3er. año, con la
proviso de mayor frecuencia de auditorías si la Administración de bandera así lo
considera.-
La implementación del Código asegurará el aval de la responsabilidad del Capitán
por la Compañía.-
Los manuales de a bordo y de tierra que definen deberes y responsabilidades de los
empleados debe definir el rol del Capitán, cubriendo los objetivos de implementación
de la compañía, políticas, y necesidad de emitir órdenes e instrucciones claras y
breves para la tripulación.- El sistema documentado debe asegurar la comprobación
y revisión del sistema de la compañía, que permitirá informar de todas las
deficiencias y las alteraciones del sistema y mejorarlo si es necesario antes que
ocurran incidentes.-

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Todas las personas involucradas en el sistema deben estar completamente

convencidas para que la implementación resulte exitosa, y con mayor razón el más
alto nivel Gerencial de la Compañía.-

Contenido del Código de Gestión de Seguridad

La Resolución A.741 del 4 de noviembre de 1993, es decir de la Asamblea 18 de la

OMI, revocó la Resolución A.680 de la Asamblea anterior y aprueba las
prescripciones relativas a la gestión de la seguridad y la prevención de la
contaminación; que no es nada menos que el Código de Gestión de la Seguridad.-
El Código está compuesto de 13 elementos que son:
1 Generalidades
.1 Definiciones
.2 Objetivos
.3 Aplicación
.4 Prescripciones de orden funcional aplicables a todo sistema de gestión de la
seguridad (SGS).-

2 Principios sobre seguridad y protección del medio ambiente

3 Responsabilidad y autoridad de la compañía
4 Personas designadas
5 Responsabilidad y autoridad del capitán
6 Recursos y Personal
7 Elaboración de planes para las operaciones de a bordo
8 Preparación para emergencias
9 Informes y análisis de los casos de incumplimiento, accidentes y acaecimientos
potencialmente peligrosos
10 Mantenimiento del buque y el equipo
11 Documentación
12 Verificación por la compañía, examen y evaluación
13 Certificación, verificación y control.

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Desarrollo de los elementos del Código

ISM 1: Definiciones

Además de las enunciadas en el Código mismo, se dan las siguientes definiciones

para la mejor comprensión de todo el sistema:
CÓDIGO IGS es el Código Internacional de gestión de la Seguridad de la Operación
de Buques y la Prevención de la Contaminación, aprobado por la Asamblea, según puede
ser enmendado por la Organización.-
COMPAÑÍA es el Armador del buque o alguna otra organización o persona como el
Operador, o el Charteador a casco desnudo, quien ha asumido la responsabilidad de la
operación del buque en nombre del propietario del buque y quien al asumir tal
responsabilidad ha aceptado tomar todas las obligaciones y responsabilidades impuestas por
el Código.-
ADMINISTRACIÓN el Gobierno del Estado cuyo pabellón esté autorizado a
enarbolar el buque.-
NO-CONFORMIDAD indica un desvío de los requerimientos especificados en el
SGS o un error el cual puede perjudicar o poner en compromiso la seguridad de las
personas, el medio ambiente, el buque o su carga.-
ACONTECIMIENTOS PELIGROSOS son situaciones en las cuales podría suceder
un accidente por otro que se haya desarrollado anteriormente (por ej. situaciones de
rescate).-
ACCIDENTES son incidentes que involucran perjuicio o daño a la vida, el medio
ambiente, el buque o su carga.-
VERIFICAR es investigar y confirmar que la actividad o la operación está de acuerdo
con los requerimientos especificados.-
PERSONA DESIGNADA es una persona de tierra con acceso directo al más alto
nivel gerencial, quien tiene la responsabilidad y la autoridad de probar y verificar los aspectos
de la seguridad y la prevención de la contaminación en la operación del buque y asegurarse
que son aplicados los recursos adecuados y el apoyo desde tierra como son requeridos.-
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD (SGS) es un sistema estructurado y
documentado que permite al personal de la compañía implementar efectivamente la
seguridad de la compañía y la política de protección del medio ambiente.-
DOCUMENTO DE CUMPLIMIENTO (DOC) es un documento expedido para una
compañía que cumple con los requerimientos del Código IGS.-
CERTIFICADO DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD (SMC) es un documento
expedido para un buque que: su compañía tiene el DOC aprobado, y que la compañía y la
gestión a bordo operan de acuerdo al SGS aprobado.-
AUDITORIA A LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD es una examinación sistemática
e independiente para determinar si se cumple con lo planeado del SGS y si están
implementadas efectivamente las medidas adoptadas en el SGS y si son adecuadas para el
logro de los objetivos.-
OBSERVACIÓN es un hecho acaecido durante una auditoría de gestión de la
seguridad y substanciado por evidencias objetivas.-

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EVIDENCIA OBJETIVA información cuantitativa o cualitativa, registrada o asentada

en hechos, relativos a la seguridad o para la existencia e implementación de un elemento del
SGS, el cual está basado en observación, medición o prueba y puede ser verificado.-
LISTA DE VERIFICACION DE AUDITOR (Audit Checklist) es un documento que
guía la continuidad y profundidad de una auditoría.-
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA un documento que detalla una no-
conformidad por un elemento del sistema, procedimiento o instrucción de trabajo.-
INSTRUCCION DE TRABAJO un documento por el cual se da directivas al personal
sobre una tarea especifica.-
INSPECCION Y PLAN DE PRUEBA un documento el cual describe las inspecciones
y pruebas a llevar a cabo sobre un ítem dado.-
PROCEDIMIENTO un documento el cual describe: qué debe hacerse y por quién;
cómo debe hacerse, cuándo, dónde y por qué una actividad es llevada a cabo.-
SEGURIDAD estado en el cual el riesgo de daño (a personas), pérdida o perjuicio es
limitado a un nivel aceptable. -

ISM 2: Principios sobre seguridad y protección del Medio Ambiente

El SMS abarca toda la documentación requerida asociada con el mantenimiento de
la seguridad de la tripulación, el buque, los bienes y el medio ambiente.- El sistema
puede estar completo en una propia regla o conformarse de varios manuales, libros
de referencia, publicaciones y comunicados internos de la compañía. -
En la inmensa mayoría de casos comprenderá el último, en tal caso habrá un
Registro de Material de la Referencia que debe mantenerse para mostrar que todas
las publicaciones se guardan actualizadas.-
Política: la Declaración de la Política de La Compañía en Seguridad y Prevención de
la Contaminación.-
La Compañía debe establecer sus objetivos relativos a la operación segura de sus
barcos y prevención de polución claramente y concisamente.- Este mensaje debe
llevarse a todo el personal que puede tener incidencia en lograr este objetivo e
incluirá aquéllos empleados en tierra, a bordo y sub-contratado de la compañía.- El
compromiso y autorización deben ser del nivel más alto.- En apoyo de la
Política de la compañía habrá otras declaraciones de política que se dirigen al abuso
del Alcohol y Droga, Higiene y Seguridad y otras áreas importantes que lo requieran.-
Habiendo declarado satisfactoriamente en la Declaración de la Política lo que la
compañía hace, el SMS debe describir adecuadamente cómo son logradas las metas
de la Política, describiendo los procedimientos autorizados pertinentes, que a su vez
deben ser apoyados por las instrucciones y guías de trabajo necesarias. -
Debe estar disponible una evidencia que el sistema está llevándose a cabo,
comunicado y entendido por todas las personas relevantes, por medio de fecha y
firma de cada uno.-

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ISM 3, 4, 5 y 6: Responsabilidad y autoridad de la Compañía

Será necesario determinar inicialmente que los procedimientos e instrucciones que la
compañía ha desarrollado, las normas requeridas a lo largo de la organización, están
llevándose a cabo y son seguidos por todo el personal pertinente.- Esto se reflejará
en la asignación de recursos –humano, material y financiero- para asegurar que se
comprenden y aplican todas las reglas y regulaciones internacionales y nacionales y
los objetivos declarados en la Política pueden lograrse. -
El organigrama de la compañía debe identificar claramente todas las “personas
clave” el cual debe incluir la(s) persona(s) designada(s) en tierra.- La posibilidad de
esta persona de informar y tener contacto directo con el Directorio si fuera necesario,
debe resaltarse claramente.-
Deben identificarse adecuadamente las autoridades y responsabilidades de estas
personas importantes en sus descripciones del trabajo, personal de dirección en
tierra así como los oficiales del buque.- La responsabilidad y autoridad del
Capitán debe definirse claramente.-
El compromiso de la compañía de entrenar el personal tanto de tierra como
embarcado debe ser adecuado para las actividades y tareas que se exige que
realicen.- Los procedimientos deben cubrir entrenamiento inducido (recorrida de un
marinero antiguo para “mostrarle” el barco al marinero moderno) para los tripulantes
nuevos y contratos temporales, y el entrenamiento subsecuente (zafarranchos,
ejercicios, etc.) con informes del nivel de asimilación alcanzado.-

ISM 7: Elaboración de planes para las operaciones de a bordo

Comunicaciones, operaciones de carga, estabilidad, navegación, seguridad,
protección del medio ambiente, y prevención de accidentes deben todos estar en
procedimientos escritos adecuados e instrucciones de trabajo; y verificados en
registros.-
Habrá claras evidencias que se entrenan tripulaciones adecuadamente para llevar a
cabo las tareas asignadas a cada uno, y se halla el material de referencia suficiente
para ayudarlos donde esto sea necesario, o tenga acceso a éste el personal de tierra
que pueda asesorar. -
Los procedimientos, y sobre todo las instrucciones de la compañía, deben
comprender todos los puntos necesarios para asegurar que los buques se operan de
una manera segura con consideración suficiente dado al trabajo en el que está
comprometido.-
Para asegurar un control adecuado del SMS, es necesario que la identificación y
trazabilidad del material, equipos y servicios pueden cumplimentarse.- Esto
involucrará procedimientos eficaces para informar, monitorear, comunicar y mantener
registros apropiados.-

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ISM 8: Preparación para emergencias

La compañía debe tener los procedimientos adecuados que traten rápida y
eficazmente todas las emergencias identificables.- Estos procedimientos deben
enumerar los tipos de emergencia y la frecuencia de los ejercicios a reali zar por la
tripulación del buque.-
Una lista mínima de estos planes y ejercicios se pueden encontrar en los
“Lineamientos para la aplicación del CGS”
Los procedimientos deben cubrir todos aquellos ejercicios y entrenamientos
analizados y registrados a lo largo de cualquier accidente que ocurra.- La
retroalimentación recibida por la gerencia en tierra de los accidentes, los incidentes,
reuniones de comité de seguridad, errores y ejercicios de emergencia deben tener
un seguimiento y registrarse totalmente.-
La compañía también describirá en los procedimientos cómo la gerencia de tierra
ayudará y apoyará al Capitán durante las emergencias.-
Los registros deben demostrar qué análisis se han llevado a cabo en los
seguimientos de los accidentes y ejercicios , la acción correctiva tomada y evidencia
de la efectividad de las acciones.-

ISM 9: Informes y análisis de los casos de incumplimiento, accidentes y

acaecimientos potencialmente peligrosos
Los procedimientos deben incluir previsiones para asegurar que los incumplimientos
(no-conformidades), accidente y situaciones potencialmente peligrosas sean
informados prontamente a la Compañía, investigada adecuadamente y analizada con
el objeto de mejorar la seguridad y evitar la contaminación, siempre y cuando sea
posible.- El objetivo debe ser “mas vale prevenir que curar” los problemas a través
de los análisis de los informes de hechos.- Ser proactivo y no reactivo ante las
situaciones.-
La acción correctiva y preventiva será monitoreada para asegurar que las acciones
tomadas dan resultado.-

ISM 10: Mantenimiento del buque y el equipo

Los procedimientos e instrucciones de trabajo deben definir cómo se efectúa y
registra un mantenimiento preventivo efectivo de la estructura del buque y el
equipamiento; cómo se manejan las inspecciones y los informes y cómo se dirigen
las reparaciones. - El método de informar condiciones y defectos de los buques y la
continuidad en tierra debe estar registrado y adecuado para mantener un aceptable
nivel de eficiencia operativa.- La frecuencia de las inspecciones será en parte
determinada por los requerimientos de clasificación y en parte por la compañía y,
según los casos por requerimientos de los fabricantes de distintos elementos. - Los
registros de reemplazos y renovaciones serán guardados.-

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Debe haber un procedimiento para controlar e inspeccionar reparaciones de dique

seco, incluso los procedimientos para probar y comisionar, si correspondiere, lo
reparado.-

ISM 11: Documentación

Para que el sistema pueda operar efectivamente y mantenerlo actualizado, siguiendo
los mismos requerimientos, internacionales, nacionales y de la compañía; todos los
manuales deben estar correctamente controlados y distribuidos pertinentemente.-
Estos deben estar al alcance y disponibles para todas las personas relevantes del
sistema.- Se deben identificar las aprobaciones de políticas, procedimientos e
instrucciones de trabajo.- Controlar en forma efectiva todas las correcciones por
parte de la compañía a la documentación.-

ISM 12 y 13: Auditoría

La compañía debe tener un procedimiento apropiado y registros que describan que
se están llevando a cabo adecuadas auditorías tanto en tierra como a bordo, para
asegurar que su SMS continúa en forma eficiente.- El procedimiento debe estar
preparado, para una nueva legislación, o una corrección a ésta, nuevas técnicas de
operación y tecnología, así como los requisitos del cliente.-
La frecuencia de auditorías de seguridad será gobernada por la importancia y
complejidad de actividades y los hallazgos de auditorías anteriores.-
El conocimiento de seguridad puede ser establecido haciendo preguntas a todo el
personal relevante.- El “guía” u otro gerente o jefe de sección que acompaña
durante una evaluación no debe contestar en nombre de la persona a quien la
pregunta se dirige.-

Los registros deben mostrar las no-conformidades que se han encontrado durante
las auditorías internas y qué acción para corregir éstas no-conformidades ha sido
llevada a cabo y autorizada.- Las acciones correctivas deben demostrar que han
sido eficaces y siguen permaneciendo eficaz.-
Las auditorías deben ser apoyadas por minuciosas Reuniones de Revisión de la
Gerencia, que claramente demuestra que se discuten todo lo relacionado con la
seguridad y en materia de polución al nivel más alto y que se han tomado acciones
correctivas eficaces cuando fuera necesario.-

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Implicancias del ISM Code

Auditorías

Objetivo: Para verificar que el SMS de un Armador o Gerencia reúne y continúa

reuniendo los requisitos especificados y está siendo efectivamente implementado.-
Debe demostrarse que el SMS de una Compañía:
• provee lo necesario para las prácticas seguras en lo operativo del buque y un
ambiente de trabajo seguro;
• establece los resguardos contra todos los riesgos identificables, y
• continuamente mejora la práctica de la gestión de la seguridad de personal en
tierra y a bordo del barco con énfasis especial en la preparación para las
emergencias y protección del medio ambiente.-

Revisión de la Documentación: Para asegurar que la compañía tiene Políticas,

Procedimientos e Instrucciones de Trabajo, correctamente documentadas y en
orden, que cumplen con el ISM de la IMO.-

Comunicaciones – Informes – Registros

La piedra angular del SMS son las comunicaciones.- Es esencial que este requisito
sea tratado con profundidad al desarrollar el SMS para asegurarse que todo el
personal es consciente de sus responsabilidades, autoridad, inter-relación y
experiencia requerida para desarrollar sus tareas y funciones en forma segura.- Es
necesario que la compañía se asegure que todo el personal esté completamente
convencido de qué es lo que la compañía espera de ellos, que le dará la
instrucción necesaria, y el apoyo a todo el personal.- La compañía debe estar al
tanto día a día sobre el estado de los buques, tripulación, carga y desarrollo del viaje
que requerirá adecuados informes y feedback de los buques, con acuse de recibo y
asesoramiento desde tierra.-
Si esta gestión se dirige apropiadamente, la compañía funcionará como una unidad
efectiva y eficiente.- Sin embargo, esto requerirá la creación y aplicación de políticas
convenientes, procedimientos e instrucciones de trabajo con atención adecuada para
revisar y asegurar la solidez del sistema.-
El análisis y revisión de accidentes, acontecimientos riesgosos, no-conformidades y
las recomendaciones para mejorar, junto con la acción correctiva eficaz, asegurarán
que el SMS es capaz de producir los resultados requeridos y permanece efectivo.-
Se necesitan registros adecuados y que sean mante nidos en orden para asegurar la
identificación suficiente, trazabilidad, la distribución de información e instrucción que
se logra, y es requisito que la evidencia objetiva esté disponible para conducir las
evaluaciones y auditorías significantes.-

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Alistamiento y entrenamiento del personal

La responsabilidad explícita de las Compañías navieras según la convención
revisada se describe a continuación:
Cada Administración debe apoyar o poseer compañías o instituciones responsables
de la asignación de marinos para el servicio en sus buques de acuerdo con lo
previsto en la presente Convención, y debe requerir de cada una de tales compañías
que asegure que:
1. Certificación válida:
Cada marino designado para alguno de sus barcos posee un certificado legal y
apropiado de acuerdo a las previsiones de la Convención y lo establecido por la
Administración.-
La Convención revisada establece que los marinos a bordo también debe tener para
estar habilitado, una copia del certificado original para las inspecciones.- Las
fotocopias no son suficientes.-
Dichos certificados incluyen:
§ Certificado nacional de competencia (libreta de embarco)
§ Un refrendo del gobierno emisor, certificando que el poseedor es plenamente
competente para desempeñarse en el grado que le correspondiera, y reúne las
normas del STCW (Convenio Internacional sobre Normas de Formación ,
Titulación y Guardia para la Gente de Mar).- Este refrendo debe estar
incorporado al Certificado nacional o Libreta de embarco.-
§ Endosos individuales de Administraciones (en documento aparte) que se emiten
por un Estado a un marino que obtuvo la certificación en otro Gobierno.- Se
conceden tres meses de gracia para aquel marino que embarca en un buque de
una bandera extranjera, hasta que consigue el endoso citado, con un documento
que compruebe que el trámite está ejecutándose.-
Tanto como para que las compañías se aseguren que el marino posee certificación
legal, la Convención tiene las siguientes previsiones:
§ Las compañías estarán autorizadas a requerir a las administraciones extranjeras
a confirmar que los certificados emitidos a los marinos que trabajen en sus
barcos están vigentes y son auténticos.-
§ Los gobiernos llevarán un registro de todos los certificados y refrendos que haya
extendido o revalidado a Capitanes y Oficiales, y todos aquellos que estén
suspendidos, cancelados, o tenga una denuncia de pérdida o destrucción.-
La capacidad de la Compañía de cumplir con los requerimientos concernientes a la
certificación del personal embarcado, depende en parte que los gobiernos
cumplimenten sus nuevas responsabilidades.-

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2. Tripulación:
Los buques están tripulados conforme a los requisitos de la dotación de seguridad
que estipula la Administración.
Tripular cumpliendo con los requerimientos de aplicación de las Administraciones
incluirá cumplimentar con el certificado de dotación de seguridad u otro documento
equivalente, el cual el SOLAS requiere de las Administraciones que se aseguren que
sean llevados a bordo de sus barcos.- La Resolución IMO A.481(XII) –sobre
principios de la dotación de seguridad- recomienda que el documento de dotación de
seguridad debe especificar la cantidad y calificación del personal necesario sea
llevado a bordo un buque desde el punto de vista de la seguridad.-
Para evidenciar el cumplimiento, se debe complementar con la documentación
descripta en una pertinente al marino.-
3. Archivo y conservación de registros:
Documentación y datos relevantes de toda la tripulación de sus buques debe haber y
estar siempre lista para su consulta; de la experiencia de cada uno, clases
impartidas a bordo u otros cursos, reconocimientos médicos y la habilitación para el
puesto a desempeñar.-
A pesar que se exija lo antedicho, la compañía puede delegar esta tarea en un
agente que maneje tripulaciones, a quien le exigirá a su vez cumplir con todas las
reglamentaciones al respecto.-
El ISF Manning Agents Policy contiene directrices sobre el mantenimiento completo
de registros, para compañías navieras o agencias de reclutamiento y el tipo de
registros que se deben llevar.-
4. Familiarización:
Todo marino asignado a algún barco está familiarizado con su tarea específica y con
toda la distribución del buque, instalaciones, dispositivos, procedimientos de su
equipamiento y características del buque que sean relevantes en su rutina o roles
que deba cumplir en una emergencia.-
La compañía proveerá instrucciones escritas al Capitán de cada barco las cuales
sean de aplicación por la Convención, colocando a la vista las políticas y
procedimientos que se deben seguir, para asegurar que todos los marinos, y sobre
todo los nuevos enrolados, tienen la oportunidad para que le resulte familiar todo el
equipamiento de a bordo, procedimientos de operación y otros arreglos o dispositivos
necesarios para la propia ejecución de sus tareas y obligaciones, antes de ser
asignado directamente en dichas funciones.-
...asignación de un período razonable de tiempo durante el cual cada nuevo marino
enrolado tendrá una oportunidad para ponerse al tanto con:
El equipamiento específico que el marino usará u operará;
Guardias específicas del buque, seguridad, protección del medio ambiente y
procedimientos y dispositivos de emergencias que el marino necesita conocer
para efectuar las tareas y roles asignados en forma correcta; y

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Designación de un miembro de la tri pulación con experiencia quien será el

responsable para asegurarse que cada nuevo marino enrolado tiene la
oportunidad de recibir información esencial en el idioma que entienda.-
A causa de esos requerimientos respecto de los equipos y procedimientos
específicos que el marino necesita estar familiarizado tanto como para desenvolverse
en sus actividades asignadas a bordo, las compañías, de alguna forma, tendrán que
aplicarlos al personal que no esté directamente involucrado con el funcionamiento del
buque.- Sin embargo, otras nuevas previsiones contienen requisitos extensos que
involucran familiarización básica en seguridad importante para todo el personal de a
bordo y hay requisitos de familiarización a bordo adicionales para cierto personal en
buques de pasajes ro-ro.-
La Parte B del STCW contiene información más amplia recomendando directrices
concernientes a la familiarización de a bordo, las que algunos gobiernos decidieron
tornarlas obligatorias.-
Los “Lineamientos para el desarrollo del SGS” también contiene consejos sobre este
tema.-

5. Coordinación de la tripulación:
El complemento del buque, puede coordinar sus actividades eficazmente en una
situación de emergencia y realizar funciones vitales a la seguridad o a la prevención
o mitigación de contaminación.-
El requerimiento concerniente y al alcance de la tripulación para coordinar
actividades entre ellos, y que demuestra que son capaces de trabajar en equipo con
cualquier otro miembro de la tripulación.- Es posible que esta capacidad se deba
demostrar ante una inspección de port state control, quienes solicitarán ejercicios de
zafarranchos si notan que los tripulantes no son realmente capaces de coordinar
entre sí.-
En este caso es muy importante que todos hablen el mismo idioma.-
Se deben efectuar acciones contra una emergencia para demostrar que
efectivamente existe complemento en el buque.-

Elaboración de Planes

Todos los procedimientos escritos, instrucciones o planes deberán ser llevados en

forma simple y sin ambigüedades. Las listas de verificación deben ser de una ayuda
considerable al garantizar que todas las rutinas de una fase operacional en particular,
están cubiertas.- Si bien reconocemos que todas las operaciones a bordo pueden
afectar la seguridad y la prevención de la contaminación, las compañías quizás
consideren hacer una división de las operaciones de a bordo relacionadas con la
seguridad en dos categorías:

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Operaciones especiales, y
Operaciones críticas.
Operaciones especiales : son aquellas en que los errores se hacen evidente sólo
después de haber creado una situación de riesgo o cuando han provocado los
accidentes.- Los procedimientos e instrucciones para las operaciones especiales a
bordo, incluyen precauciones y verificaciones dirigidas a corregir prácticas inseguras,
antes de que los accidentes ocurran.-
Operaciones críticas: son las que un error puede causar, inmediatamente,
situaciones de riesgo o accidentes a las personas, el buque o el Medio Ambiente.-
Estas operaciones son estrechamente monitoreadas para asegurar el estricto
cumplimiento de las instrucciones impartidas y una ejecución satisfactoria.-
Algunas operaciones se enuncian en los Lineamientos para el desarrollo del SGS.-

Mantenimiento
A pesar de haber sido definida en el punto 10, se debe enfatizar en el carácter
preventivo del mantenimiento del que se refiere el ISM.- Algunos ejemplos son:
• Equipo de amarre y fondeo
• Equipo del sistema de carga
• Equipo de Navegación
• Motor principal y auxiliares
• Casco y superestructura
Es importante llevar registros del mante nimiento efectuado a bordo por la tripulación,
y los que cada fabricante de equipo dispone como obligatorio o por vencimientos. -
Asimismo cumplimentar normas establecidas de mantenimiento por la Convención,
Administración de bandera u otra organización reconocida.-

Certificación
El SOLAS torna obligatoria la acreditación, que se suma a los demás que luego de
una inspección, si ésta resulta aprobada se extiende un certificado.- Para el SMS
se imponen algunos cambios; se efectúa primero una auditoría preliminar (tres
meses antes de la auditoría inicial), y luego para obtener la acreditación DOC ó
SMC, se debe aprobar la auditoría inicial.-
Son tres los tipos de auditorías, además de la preliminar:
• Inicial
• Periódica o de vigilancia
• de Renovación

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PARTE IV

Desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad

General
La exitosa implementación del Código de Gestión de la Seguridad requiere el
compromiso de todos en cada nivel dentro de la compañía, con los objetivos de
seguridad; desarrollando, implementando y manteniendo el Sistema de Gestión de la
Seguridad (SGS).- Es imprescindible que el directorio o el más alto nivel de la
compañía esté claramente convencido de la necesidad de implementar el sistema;
éste es el elemento base para iniciar cualquier desarrollo y de dicho nivel se
deben impartir las políticas a seguir y la filosofía de la compañía, las que se verán
reflejadas en el “Manual de Gestión de la Seguridad”.-
El desarrollo del sistema está basado en los siguientes puntos:
• Documentar las actividades de acuerdo al alcance acordado
• Identificar la necesidad de documentación
• Entrenar al personal en los requerimientos de la operación del sistema
• Esquematizar y acordar los procedimientos
• Emitir formalmente la documentación e incentivar la retroalimentación por parte
del personal y tripulaciones
• Corregir la documentación de acuerdo a los comentarios recibidos
• Implementar el sistema
• Comenzar auditorías internas para monitorear la efectividad de todos los
procedimientos
• Operar el sistema y preparar los registros de su efectivo funcionamiento
• Verificación del sistema por auditorías externas

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Estructura del SGS

1er. Nivel Manual de Gestión de

la Seguridad
Se definen Políticas
Se definen
Responsabilidades

Procedimientos
operativos (20 a 30)
2º Nivel Se definen otras
Responsabilidades

Instrucciones de a bordo,
Circulares, Planes de
Contingencias
3er Nivel Ejercicios y Manuales operativos
Publicaciones varias

La estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos, procesos y

recursos necesarios para implementar la Gestión de la Seguridad
El SMS debe ser tan amplio y completo como sea necesario para cumplir los
objetivos de la seguridad.-

Manual de Gestión de la Seguridad

Describe someramente de que manera se trata cada cláusula del ISM, define las
políticas y se aconseja que debe tener entre 20 y máximo 25 páginas.-
Para elaborarlo:
Es conveniente que lo elabore la más alta gerencia, en caso que esta función se
delegue, deberán nominarse la(s) persona(s) equipo o grupo de trabajo

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Desarrollar el material básico:

• Declaración de la Misión
• Política de Seguridad
• Política sobre abuso de Alcohol y Drogas
• Política Ambiental
• Código de Etica
• Objetivos
3. Determine la estructura y formato del manual:
• Carátula
• Carpeta / Archivo
• Secciones a incluir
• Encabezamiento de secciones
• Disposición general de las páginas
• Matriz de distribución
4. Preparar cada sección individual
5. Preparar el borrador de la versión final del manual
6. Revisar el manual, interna y externamente.- Si no lo realizó directamente la más
alta gerencia es muy importante que sea minuciosamente revisado por ésta
7. Efectuar las correcciones o modificaciones necesarias
8. Editar la revisión cero
9. Preparar formatos de envío de memo
10. Distribuir el manual mediante memo de acuerdo con la matriz de distribución
11. Controlar acuse de recibo de cada manual
12. Mantener el Manual para asegurar que representa el sistema en uso.-
Se debe tener en cuenta que las Políticas de la Compañía nunca cambian, por eso
deben ser una somera descripción de la voluntad de la Compañía con respecto al
tema que trata dicha Política.- Luego, en los Procedimientos se podrán definir con
más claridad las intenciones.-
Ejemplo:
Una Política sobre abuso de alcohol y drogas expresa que la compañía tomarán
medidas en este sentido pero en un sentido muy general.-
Algún Procedimiento o Instrucción decidirá que lo permitido es cero droga y 0.5
gr./litro de concentración de alcohol en sangre, por ej.- Si la compañía desea en el
futuro cambiar algo del sistema, por ej., no cambiará la Política, sino los valores,
que se encuentran en un Procedimiento, Instrucción etc.-

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Procedimientos

Un Procedimiento escrito debe ser una manera especificada de llevar a cabo una
actividad:
En todos los casos los procedimientos son documentados.-
Usualmente contiene: El propósito y alcance de una actividad, el qué será hecho y
por quién, cuándo, dónde y cómo será efectuado, qué materiales, equipos,
documentos y manuales serán usados y cómo será controlado y registrado.- (ISO
8402)
Quién lo hace?:
1 Personal involucrado
2 Coordinador de proyecto con personal involucrado
3 Coordinador o asesor con personal involucrado
4 Coordinador
5 Asesor
Cómo se hace?:
1º) Se le da un Título, a modo de identificación, y la fecha
2º) Propósito: se define el objetivo o intención del Procedimiento
3º) Alcance: define el área, departamento, grupo personas o circunstancias al cual
es aplicable el Procedimiento
4º) Responsabilidades: La persona o área que tiene la autoridad para ejecutar o
asegurar el desempeño del Procedimiento. Nombrar el cargo de la persona,
preferentemente
5º) Definiciones: Si se emplean palabras o frases que puedan tener ambigüedades o
no ser entendidas rápidamente, se debe incluir una sección con la interpretación
que se les da en ese Procedimiento.- También se pueden dar por separado en
una sección “Glosario”
6º) Las instrucciones detalladas en sí del Procedimiento, y dirigidas a Referencias
(Ej.: Normas IRAM, ANSI, o algún Código especial).- Generalmente 2 hojas con
un máximo de 3.- Esta sección debe detallar las acciones de aquel personal
involucrado en la actividad.- Se puede detallar quién hace qué, cómo, dónde,
cuándo, y porqué la actividad se lleva a cabo.- No es necesario redundar en esta
sección si la información está cubierta por definiciones previas.-

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7º) Listado de las Referencias y Registros u otras notas.-

Ej. a incluir en el encabezamiento de cada sección
Preparado por: NN Naviera Sudamericana SA Fecha: 01 enero 1999
Aprobado por: XX Manual Principal de a bordo Revisión: 0
Código del Documento Capítulo 4: Procedimientos Página 1 de 3
Procedimientos.doc de Cubierta

Instrucciones

La instrucción es una descripción simple de una actividad que en una lista numera
punto por punto cómo llevar adelante una determinada acción, operar un equipo, o
desarrollar una actividad.- Se puede hacer de manera tal que resulte entendible en
forma rápida para quien deba utilizarla, ya que se destinan a operaciones sencillas.-
Consta de un Título, una introducción, y un desarrollo que en determinados casos se
pueden usar gráficos, esquematizar o hacer en forma de diagrama de flujo.-

PARTE V

El ISM una vez implementado

Una Compañía que haya implementado su Sistema de Gestión, deberá mantenerlo,

llevarlo adelante y efectuar auditorías periódicas para asegurarse que funciona
correctamente, emitir no-conformidades en sus auditorías internas, y la persona
designada tomará los recaudos para que se tomen las acciones correctivas
pertinentes.-
Toda auditoría interna deberá quedar registrado convenientemente, para disponer
evidencia objetiva durante las auditorías externas.-
Para llevar adelante una auditoría se debe elegir primero a los auditores que la
harán.-

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Auditor

A lo largo de la actividad de la auditoría, particularmente en las fases tempranas de

la aplicación de sistemas de gestión de seguridad, comienzan los hallazgos de
auditorías. El personal puede tener que acostumbrarse a hacer cosas de diferente
manera y los nuevos métodos pueden resultarles extraños para ellos. El auditor no
debe adoptar una actitud beligerante pero debe ser la guía, filósofo y amigo. Adoptar
una mentalidad de “gruñón” sólo llevará al antagonismo y no a la cooperación.
Como se ha establecido, una vez que la deficiencia se ha encontrado, el auditor
solicita hacer una recomendación, la acción correctiva, entonces por todos los
medios ayuda respecto a esto, pero es prudente aconsejar al auditado que el consejo
dado es completamente personal y no debe tomarse como “el evangelio”. De todas
maneras, siempre que sea posible, se debe dejar que el auditado tome su propia
acción correctiva.
La experiencia ha demostrado que recomendar una acción correctiva
(particularmente en el caso de auditorías externas) puede crear más problemas que
resolverlos. La acción correctiva recomendada, invariablemente se toma como una
instrucción y, cuando la recomendación que se encuentra pasa a ser ineficaz, el
auditor normalmente adopta una postura de reproche.
Acción correctiva, donde concierne a una deficiencia mayor, para el auditado puede
significar mucho tiempo y dinero. En tales casos, si el auditado debe actuar en una
recomendación que es ineficaz en su resultado, entonces bien podría inclinarse para
presentar una factura por los costos sufridos. Esto debería ser así, pero muchas
veces por desconocimiento no se aplica, o para evitar largos trámites se opta por
“dejar pasar”.
Un auditor debe ser consciente de la implicación al recomendar acción correctiva y,
por consiguiente, debe estar muy seguro de sus razones. Se debe tener experiencia
con la actividad bajo auditorías.
En muchos casos, particularmente donde los auditores son inexpertos, la
recomendación que se hace cuando se descubre que una acción no obedece a un
procedimiento, es de enmendarlo. Enmendando el procedimiento es una escapatoria
fácil . Una auditoría a continuación, por un auditor experimentado, normalmente
destapa la verdad. Los auditados no habían leído el procedimiento en el primer lugar
y habían sido, por consiguiente, no consciente del requisito. Es una responsabilidad
de la gerencia, hacer que todo el personal sea consciente de sus compromisos.
Una vez que una deficiencia se ha descubierto y se ha informado al respecto, vale la
pena mantener el contacto con el auditado para evaluar el progreso de la acción
correctiva. Esto actúa como una espuela para el auditado y sigue siendo propio de
sus responsabilidades. También podría resaltar cualquier problema en el que los
auditados pueden estar experimentando con respecto al procedimiento de que se
trate.

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Los pro y los contra de un auditor

A continuación se encuadran los vicios y virtudes del auditor:

Virtudes del Auditor Vicios del Auditor

• Preparado: conocedor del asunto • Comparar al auditado con otros

• Saber: cabalmente acerca de lo
auditado
• Controlar: la auditoría
• Asistir: donde haya malentendidos
• Escuchar: lo que el auditado está
diciendo
• Observar: éticas de buenas
prácticas
• Obtener: Evidencias objetivas
• Ser conciso: hacer preguntas cortas
y puntuales
• Ser sarcástico
• Jurar
• Criticar
• Ser unilateral
• Debatir o discutir
• Tener discusiones personales
• Discutir de política/religión
• Discutir las políticas de la
Compañía
• Beber antes o durante la auditoría
• Atrasarse en las citas del schedule

Auditoría

Como se viene expresando, auditoría es un término que será usado para

indicar una post-contratación, o una actividad interna; y evaluación, una
actividad de pre-ajuste, de la cual no se desarrollarán aspectos en este
apunte.-
Los objetivos de una auditoría interna serán:
• Determinar la eficiencia de nuestro propio sistema de gestión
• Determinar conformidades o no conformidades del sistema para
especificar requerimientos, sean estos contractuales, de capacitación,
etc.
• Proveer las bases para el mejoramiento del sistema
• Reunir los requerimientos de regulación
• Adquirir una parte de la certificación
Los objetivos de la auditoría externa o evaluación serán:
• Para evaluar a un potencial proveedor con vistas a establecer una
relación contractual (evaluación)
• Para verificar que el sistema de gestión o calidad de un proveedor
continúa reuniendo requisitos especificados y está llevándose a cabo
eficazmente (auditoría de post-contrato).

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Auditoría, definición según ISO 8402: Es un examen sistemático e

independiente con el fin de determinar si las actividades y los resultados
relativos a la seguridad satisfacen las disposiciones preestablecidas y si
estas disposiciones son aplicadas en forma efectiva y son apropiadas para
alcanzar los objetivos.-
Todo sistema tiende a requerir una auditoría o una revisión, y en general se
puede decir que una auditoría es:
Una actividad planeada, independiente y documentada, ejecutada de
acuerdo con procedimientos escritos y listas de verificación (check-lists) para
investigar, examinar y evaluar las evidencias objetivas que se han generado
a partir de los elementos del Código, documentados y efectivamente
implementados de acuerdo con requerimientos especificados.-
Inmediatamente después de haberse establecido el SMS, se debe efectuar
una auditoría, donde es muy común hallar deficiencias.- Es para confirmar
que todos los procedimientos relevantes e instrucciones están a disposición
en el lugar que se debe desarrollar la actividad, y que el personal está
convencido de sus responsabilidades inherentes al sistema.-
Tipos de auditoría: El tipo de auditoría es determinado por quien la solicita,
y el lugar donde se realizará.-
Pueden ser:
• Interna
• Externa
• Extrínseca
Interna: es una auditoría llevada a cabo por una Compañía para evaluar su
propia performance.- La conducción y notificación de la auditoría no es tan
formal como la externa
Externa: es la auditoría llevada a cabo por una Compañía para evaluar las
actividades de sus contratados, proveedores, agentes, etc. La notificación y
el procedimiento para conducir la auditoría son más formales y necesita mas
planeamiento y preparación que una auditoría interna.-
Extrínseca: es llevada a cabo por un cliente, una organización
independiente, una autoridad o ente de regulación, etc. Sobre una compañía
para evaluar sus actividades en contraste con requerimientos específicos.-
Es una auditoría llevada a cabo por agentes externos a la propia compañía.
La auditoría extrínseca normalmente no debería estar dirigida por un
procedimiento, pero sí por una instrucción de trabajo, que debe describir
cómo la compañía tratará de tal auditoría. Esa instrucción de trabajo
podría incluir:
• Consejos para los empleados claves sobre los requerimientos de los
objetivos y alcance de la auditoría.-

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• Designación de miembros del personal de staff para acompañar a los

miembros del equipo de la auditoría (generalmente conocido como
“escorts”)
• La provisión de recursos para el equipo de auditores (alojamiento en
una oficina, teléfono, medios de copiado y otros)
• Los requisitos para proporcionar acceso a los medios y evidencias
objetivas, como lo soliciten los miembros del equipo de auditoría
• El requerimiento de cooperar con los miembros de equipo de auditoría
para permitir lograr los objetivos de la auditoría
• La necesidad de determinar y llevar a cabo las acciones correctivas
basadas en los resultados de la auditoría

Programación de la auditoría: audit schedule

Se debe establecer un programa de auditorías tan pronto como sea posible

una vez que el sistema se implementó.- Se recomienda que una auditoría del
sistema (preliminar) se emprenda dentro de las 4 a 6 semanas de la
implementación, y entonces la auditoría inicial (de obligatoriedad), fijarla para
comenzar inmediatamente después de esto. La auditoría preliminar del
sistema podría identificar áreas de interés o afectadas que podría usarse
para establecer prioridades por las auditorías del futuro.
Para una evaluación (assessment): esto se establecería cuando una
actividad de compra mayor será emprendida y varios proveedores
potenciales serán evaluados. El programa (schedule) indicaría las compañías
a ser evaluadas y cuando.
Véase el ejemplo de un programa en la página siguiente.

Proceso y fases de la auditoría

La auditoría requiere una considerable preparación y planeamiento, de los

que se pueden considerar:
• el alcance y objetivos de la auditoría
• la identificación del personal a auditar quienes tienen responsabilidad
significante concerniente al alcance y los objetivos
• la identificación de los documentos de referencia así como lo aplicable de
los requerimientos/elementos del sistema de gestión de seguridad,
manual de gestión, procedimi entos, instrucciones de trabajo, alcance de
los contratos de trabajo, y otros

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• la identificación de los miembros de la auditoría

• el lenguaje a utilizar durante la auditoría
• el lugar, fecha y hora que será llevada a cabo
• la identificación del puesto o cargo de la organización, o elemento del
sistema que será auditado
• la duración aproximada de cada actividad
• efectuar las listas de verificación
• el formato y la grilla de distribución del informe de auditoría (audit report)
Mientras se desarrolla la auditoría presenta las siguientes fases:
1. preparación y planeamiento
2. desarrollo o ejecución
3. informe
4. seguimiento
El punto 2. lleva un 30% del total del tiempo y es en la única fase en que se
entrevista o toma contacto con el auditado.- 40% lo toma la preparación,
20% para el informe, y el otro 10% para el seguimiento.-

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Departamento de Gestión de la Seguridad

Programa de auditorías

Año 19 200
Actividad a ser Mes noviembre diciembre enero febrero marzo Abril
Auditada Día 09 16 23 30 07 14 21 28 03 10 17 24 31 07 14 21 28 07 14 21 28 04 11 18 25
Semana 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Seguridad y protección ambiental h h h
Responsabilidad del capitán h h h
y capacitación del personal
Cont rol de documentación h h h
Mantenimiento h h h
Verificación y evaluación h h h
Planes de emergencia h h h
Informes CAR y NC h h

Programa de auditoría aprobado por: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(Gerencia de Gestión de Seguridad)

Fecha de revis ión:

Programa de Auditoría de Gestión de Seguridad

© Cap. Víctor Genero

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Preparación y planeamiento

Esta fase de la auditoría se puede dividir en actividades como las siguientes:

1 Designar a la persona o personas responsables por la auditoría
2 Notificación de la auditoría
3 Acordar los horarios de la auditoría
4 Identificar, obtener y revisar toda la documentación relevante
5 Formar el equipo, miembros integrantes de la auditoría
6 Desarrollar las listas de verificación

1 Se designan dos semanas antes de progr amar la auditoría, puede ser

por el gerente de gestión de seguridad o por la persona designada.-
Pueden ser ellos mismos o una persona del área de gestión de seguridad.-
El auditor debe ser notificado de la fecha que se está manejando para hacer
la auditoría, la organización, departamento o elemento a ser auditado, el
nombre de las personas a contactar y el alcance y objetivos de la auditoría.-
Una vez designado, el auditor se transforma en el responsable de planificar,
preparar, ejecutar y emitir informe de la auditoría.- Si el alcance de la
auditoría debe hacer necesario el uso de más de una persona, por ej. un
equipo de auditoría, entonces el auditor se vuelve el líder del equipo y será
responsable para formarlo y controlar la auditoría.-
Los “escorts” o escoltas, no deben ser necesariamente del departamento de
seguridad; pero sí deben tener experiencia o adoctrinamiento en la
actividad.-
Un auditor líder es conveniente que tenga las siguientes cualidades:
• Capacidad para gestionar
• Habilidad para planificar
• Habilidad para organizar
• Mas experiencia que el resto
• Habilidad excepcional de comunicación

2 Una semana antes se notificará al auditado la intención de la auditoría.-

Inicialmente, el auditor contactará informalmente al auditado para
confirmar el programa y efectuar arreglos que crean convenientes en la
fecha.- La confirmación de todos esos arreglos, será formal.- En el caso de
las auditorías internas, la notificación se debería hacer en un formulario de
memo, que puede incluir:
• fecha y hora de la auditoría
• alcance de la auditoría y objetivos
• nombre/s del/de los auditor/es
• solicitud de confirmación de la fecha/hora, por si resulta inconveniente

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Externamente, la notificación debe ser más formal; algunos detalle pueden

ser:
• fecha y hora de la auditoría
• alcance de la auditoría y objetivos
• nombre/s del/de los auditor/es
• programa con horarios o itinerario de la auditoría
• invitación al gerente para asistir a la reunión inicial y final
• solicitud para disponer de quien acompañe a cada miembro de la
auditoría durante su desarrollo
• solicitud de disponer de una oficina y otros medios
• solicitud de confirmación de estos arreglos

A continuación se da un ejemplo de memo para auditoría interna

MEMORANDUM
Para: Capitán MV “Procyon I”
De: Víctor Genero - Gestión de la Seguridad
Asunto: Auditoría Fecha: 30 de setiembre de
1998
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------
Por la presente confirmo el próximo programa de auditorías a efectuar en su
departamento
Fecha: 07 de octubre de 1998
Hora: inicio a 0900
El alcance y objetivo de la auditoría es para verificar la implementación y
efectividad de los siguientes procedimientos:
Procedimiento Procyon -PR-001 rev.2 Evaluación de ejercicios de seguridad
Procedimiento Procyon -PR-002 rev.1 Verificación de instrumentos de medición
Procedimiento Procyon -PR-003 rev.1 Carga y Descarga
El equipo de auditores estará formado por Víctor Genero (Lead auditor) y
Juan Díaz.
Le ruego se contacte con el suscripto si tiene inconvenientes con lo expuesto
Saludo atentamente

Víctor Genero
Auditor Líder

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3 Para convenir los horarios de la auditoría se lo debe hacer con el

auditado, a los efectos de poder efectuarlo en un momento propicio y
con la mayor cantidad de personal del sector a auditar.- Es conveniente
comenzar una media hora después del horario de inicio de actividades
normales de los auditados, de esta manera se les da tiempo para prepararse
en su labor del día, responsabilidades y todo aquello que deben cumplir y
que no tenga que ver con la auditoría.-
No se recomienda finalizar tarde, o efectuar una auditoría que consuma todo
el tiempo de trabajo del día a una sola persona.-

4 Los documentos a obtener son los procedimientos, instrucciones de

trabajo, planes de emergencia, especificaciones, y si alguna auditoría
fue llevada a cabo anteriormente, el informe de ésta es importante obtenerlo
y tener en cuenta.- También se pueden tomar en cuenta acciones
correctivas y no conformidades.- Una vez que este paso se ha completado,
recién entonces se debe concretar el

5 El líder del equipo deberá designar personas que lo acompañen a llevar

a cabo la auditoría, como sus responsabilidades lo indican.- Estos
serán sus “escorts”.- El líder asume toda la responsabilidad del grupo, por lo
que se debe asegurar de tomar como sus colaboradores a personas
experimentadas, idóneas y responsables; de acuerdo a esto, le asignará la
documentación apropiada a cada miembro del equipo.- Cada miembro,
deberá revisar su documentación asignada y desarrollar las listas de
verificación en base a ello.-
Para seleccionar a una persona como miembro, se pueden tener en cuenta
las siguientes características:
• Conocimiento
• Competente
• Credibilidad
• Independiente
• Disponibilidad

6 Las listas de verificación no son obligatorias, pero es recomendable

desarrollarlas para no dejar puntos al azar o que pasen inadvertidos a la
hora de auditar.- Para desarrollarlas, el auditor debe leer con detenimiento
todo el documento y en profundidad.- Esto hará que el auditor se familiarice
con las tareas del auditado, lo cual permitirá un buen entendimiento entre las
dos partes a la hora de realizar la auditoría.- Una lista de verificación actúa
como una ayuda memoria y rige la continuidad y profundidad de la auditoría.-
En muchos casos se utilizan listas de verificación standard, lo que torna en
un ejercicio mecánico de parte del auditor, y el auditado es una máquina de
responder el cuestionario que, seguramente se lo aprenderá de memoria.-

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Se puede utilizar un procedimiento y un formulario para el desarrollo de las

listas, que también pueden ser auditados a su momento.-

Los propósitos son:

• Listar los elementos a auditar
• Asegurar cobertura completa de los elementos
• Proveer evidencia objetiva de la auditoría
• Proveer una base de reconstrucción de la auditoría
• Aumentar la eficiencia del auditor
• Proveer consistencia y uniformidad
Al desarrollar estas listas, no se incluirá nada que no esté incluido en el
procedimiento o documento a auditar o que no tenga una evidencia objetiva
de la cual se obtengan resultados.- La sentencia a usar debe tener
solamente dos respuestas SI o NO, para que sea práctica y no provoque
demoras o se preste a discusiones absurdas y sin fundamento, desviando el
sentido de la auditoría.- Puede ser práctico hacerlas de la siguiente manera:
Item Nº Requerimiento Cumplimiento Observaciones

La Auditoría: su ejecución

Se divide en las siguientes actividades:

• la reunión inicial
• la auditoría en sí
• evaluación de los resultados
• la reunión final

Reunión inicial

Al llegar al lugar donde se llevará a cabo auditoría, el auditor (o líder de

equipo de auditoría) debe emplazar una reunión breve entre auditor y
auditado.- A esta reunión se le da muchos nombres como: “entry
meeting”, entrevista de entrada, encuentro pre-auditoría, reunión de
apertura, y otros.-

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Su propósito es:
• conocerse entre los auditores y auditados e identificar a cada uno
• confirmar brevemente el propósito y alcance de la auditoría
• revisar el alcance, horarios y agenda
• proporcionar un resumen corto de los métodos y procedimientos a
ser usados para conducir la auditoría
• clarificar alguna ambigüedad del proceso de la auditoría
• dar el método por el cual se informarán las no-conformidades (ej.
CAR)
• acordar el horario para la reunión de cierre o final e invitar a los
gerentes de los sectores a participar de la reunión
• hacer los arreglos para que los “escorts” tomen parte de la auditoría
• en el caso de la auditoría externa, tomar conocimiento de la
disponibilidad de oficina y demás medios
• si hay tiempo, una somera introducción para que el equipo de
auditores se familiarice con la oficina, los medios, facilidades y
funcionamiento en general.-

Es recomendable hacer una lista de las personas presentes, donde figuren:

nombre, cargo, y observaciones para cada uno de los participantes de la
reunión.- De esta manera permite reconocerse y memorizar los nombres de
cada uno.-

La auditoría en sí

Se la debe conducir usando las listas de verificación preparadas, como una

guía.- Esas listas, pueden ser modificadas (agregarle ítems) sobre la
marcha de la auditoría, si el auditor estima conveniente por determinarlo
como un punto especial para verificar la implementación de un elemento del
sistema.-
Se deben recoger las evidencias objetivas, examinarlas y registrar los
detalles en las listas de verificación.- Toda información esencial, por
ejemplo, identificación de la evidencia examinada, los detalles específicos de
no-conformidad o también condiciones adversas, junto con cualquier
referencia aplicable, deben ser registradas. - Si ellos parecen significantes,
cualquier pista que sugiere que una no-conformidad debe anotarse e
investigarse, aunque puedan no haber sido cubiertos por las listas de
verificación. – La información recogida por entrevistas debe colaborar
adquiriendo la misma categoría que otra fuente independiente.-
Para completar la lista de verificación que se da en la pág.26, en el desarrollo
de las listas, el auditor deberá anotar en la columna de cumplimiento como
aceptable, no aceptable o N/A (no aplicable).- La columna de observaciones

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debe usarse para enriquecer la información sobre la actividad o para referirse

a la evidencia objetiva y no conformidades.-
Cuando se identifica una no conformidad, es de buena práctica requerir al
auditado una rúbrica en ese ítem y ponerlo en conocimiento de lo hallado.-
Esto no significa que se emita mas adelante una CAR; eso se determinará
una vez finalizada la evaluación de la auditoría.-
Durante la auditoría, tanto como para asegurar el logro óptimo de sus
objetivos, puede hacerse necesario efectuar cambios en los trabajos
asignados a los auditores y quizás al itinerario de la auditoría u horario.- Esto
es responsabilidad del líder del equipo y cualquier cambio debe hacerse en
acuerdo con el auditado. -
Si los objetivos de la auditoría/evaluación parecen ponerse inalcanzables,
entonces el líder del equipo debe tomar la decisión de abortarla, y debe
informar las razones al auditado y a su propia gerencia.-
Recomendaciones a tener en cuenta durante la auditoría:
Auditor líder:
• Mantener el control de la auditoría, auditores y auditados
• Mantener la integridad del equipo de auditoría
Auditor:
• proveer apoyo al líder
• auditar en forma independiente o en equipo
Escort:
• conocimiento del sistema y procesos
• su nivel: supervisor
• permitir respuesta independiente
• responder sólo cuando sea necesario
Auditado:
• proveer datos o evidencias verídicos y concretos
• colaborar con el grupo auditor
• mantener integridad de los auditados
En la entrevista con el auditado, el auditor debería:
• poner confortable al auditado
• comunicarse con el nivel de educación del auditado
• asegurar diálogo con comprensión y participación
• prever que el auditado no responda o de respuestas evasivas
• controlar confrontaciones o discusiones.-

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Evaluación de los resultados

Ya realizada la auditoría, y antes de la reunión de cierre, el equipo de

auditores se debe reunir para considerar y evaluar las evidencias generadas
durante la auditoría.- El equipo (o el auditor, en caso que sea único) debe
analizar cualquier aparente no conformidad o condición adversa para
asegurar la validez como hallazgo de la auditoría.-
En muchos casos, las no conformidades son clasificadas en tres de acuerdo
a la naturaleza de cada una.- En general, se documentan sólo las de
categoría 1, y la categoría 2 es tratada como una observación.-
Ejemplo de categorías de no conformidad:
Categoría 1, Mayor o no aceptable:
a) un elemento del ISM sin preparar.-
b) una actividad la cual está directamente en contravención
del ISM.-
c) una actividad la cual está directamente en contravención y
tendrá un efecto de consecuencia en la seguridad o la
prevención de la contaminación, o pérdida de bienes.-

Categoría 2, Menor o condicional: un incidente aislado de una no-

conformidad con un requerimiento del sistema o procedimiento
el cual no tiene consecuencias directas sobre la seguridad o la
prevención de la contaminación.-
La tendencia a no conformidades de esta categoría, puede
llevar a una no-conformidad mayor si son encontradas más de 3
incidentes de la misma deficiencia.-

Categoría 3, Observación: Observaciones sobre el sistema con vistas a

mejorar.-

Respecto a estas categorías, es importante destacar que solamente se dan a

modo de sugerencia, y que es conveniente que se clasifiquen en el
procedimiento particular de cada auditoría, sean externas o internas, para
conocer concretamente a que se atiene el auditor al evaluar un hallazgo.-
Tales hallazgos de auditorías se deben registrar en un documento conocido
como formulario CAR (corrective action request), del que se da una muestra
en hoja aparte (Copyright de Antares Naviera).-
El CAR debe ser completado por el auditor describiendo solamente la
naturaleza de la no conformidad, el resto, se debe dejar en blanco en esta
etapa.-

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Una vez que las no conformidades fueron establecidas y se completaron los

formularios, entonces el líder deberá concretar una reunión con los auditados
para tratar el resultado de la auditoría.- A esta reunión se le da muchos
nombres: reunión de cierre, reunión final, reunión de salida, “exit meeting”,
entrevista post-auditoría, etc.

Reunión de cierre
A esta reunión deberán concurrir el auditado y un representante de la
gerencia.- También se recomienda efectuar una lista de los presentes como
en la reunión inicial.-
El auditor debe estar en completo control de su persona, ser amable,
agradecer la colaboración de los auditados, alabar y observar lo pertinente y
resumir la auditoría.-
En esta reunión el auditor líder deberá mostrar los resultados de la auditoría,
presentar los hallazgos, y asegurarse que sean comprendidos por el
auditado.- En esta etapa, si existiera algún CAR, se debe presentar al
auditado, éste comprender perfectamente la no conformidad, firmar en el
lugar que se indica en cada formulario en la primera sección.- Esto no
significa que el auditado esté de acuerdo, sólo que ha entendido y tomado
conocimiento.- El auditado se queda con una copia del CAR.-
El auditor líder debe enfatizar en esta reunión que no ha sido posible cubrir
todos los aspectos del sistema, pero no significa esto que alguna no
conformidad que no haya sido reportada pueda existir o no.-
El auditor líder debe notificar al auditado de la intención formal de emisión del
informe de la auditoría.- Generalmente esto debe estar dentro de diez días
hábiles desde la fecha de la reunión de cierre.- Es práctica normal adjuntar
los originales del CAR al informe de la auditoría; el auditor debe hacer esto
claramente.-
El auditado debería responder los hallazgos con acciones correctivas, dentro
de los diez días hábiles, e implica que debe devolver los originales de las
CAR completando el espacio correspondiente a la organización auditora,
indicando:
• la acción correctiva tomada para corregir la deficiencia, la fecha y firma;
• la acción correctiva a tomar para prevenir la repetición de la deficiencia,
fecha y firma.
Habiendo presentado los resultados de la auditoría a la gerencia y clarificado
cualquier ambigüedad, el equipo de la auditoría debe entonces retirarse.-
Es usual para un auditado, pedirle al auditor que haga recomendaciones
para dejar cerradas las deficiencias.- Internamente esto podría esperarse del
auditor pero no obstante debe quedar claro que cualquier recomendación

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que haga es completamente personal y no debe tomarse como una

instrucción.-
Depende del auditado determinar la magnitud, la manera y los métodos para
la acción correctiva y preventivas subsecuentes.-
A la reunión de cierre, los auditados pueden producir evidencias objetivas
que anulen las CAR; éstas serán evaluadas convenientemente para tal
determinación.-
Puede haber también casos donde el auditado rechaza reconocer un
hallazgo, en tal caso el líder del equipo indicaría en el CAR que los auditados
rechazaron firmar.- Esto se registra luego en el informe de auditoría.-

Informe de Auditoría

El informe debe ser hecho, o al menos dirigido, por el auditor líder quien será
el responsable por su precisión y minuciosidad.- Deberá tener la siguiente
información:
• organización auditada
• alcance y objetivos de la auditoría
• detalles del itinerario y horarios
• identificación de los miembros del equipo de auditores
• identificación del representante de los auditados
• criterio de la auditoría (elemento del CGS, Manual de Gestión,
Procedimiento, Planes, etc.)
• registros de no conformidades
• resultado de la auditoría
• lista de distribución del informe

El informe puede ser presentado en un formulario armado a tal efecto, para

presentarlo de una manera uniforme, con una tapa donde se hacen las
descripciones generales que se enumeraron, una hoja del informe en sí, y
las CAR.- También se agrega en algunos casos una carta describiendo los
hallazgos de la auditoría.-
Si fueran requeridas, las listas de verificaciones también deben acompañar
este informe.- Esto no es recomendable porque puede acarrear
consecuencias con el auditado al ver las evidencias listadas; y por otra parte,
el informe abundaría en papeles.- De todas maneras, las listas se archivarán
junto al informe en la organización que auditó.-
Los resultados de la auditoría deben ser resumidos en la tapa del informe.-
Dando un resumen en la primera página, permite a la gerencia ver el
resultado de la auditoría de una ojeada.- Si se requiere información más

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extensa, entonces puede referirse a los detalles del cuerpo principal del
informe.-

Un resumen de la auditoría podría leerse así:

Resumen de auditoría - El propósito de esta auditoría era verificar la
implementación del control de la documentación como lo describe el
procedimiento Nº... (aquí va el número del documento, título y número de
revisión).- La auditoría indicó que generalmente estaban llevándose a
cabo los requisitos de los procedimientos pero había ciertas áreas que
parecerían requerir más atención.-
Se identificaron deficiencias con respecto a la delegación de responsabilidad,
el control de la distribución de documentos, la revisión de documentación y
mantenimiento al día de registros.- Estas deficiencias han sido un total de
seis: CAR Nº 001-006 inclusive.-
El cuerpo del informe debe seguir un formato determinado y, por ej., debe
informar sobre:
• reunión inicial
• auditoría en sí
• reunión de cierre
• seguimiento
• observaciones generales
Y debe ser:
• breve,
• objetivo, y
• verídico

Seguimiento

El auditado es responsable de determinar y comenzar la acción correctiva

necesaria para corregir una deficiencia y su causa.- El auditor sólo debe ser
responsable de identificar la deficiencia.-
Las acciones correctivas y preventivas deben completarse dentro de un plazo
determinado por el auditado, pero que sea aceptado por la organización
auditora.- Las acciones subsecuentes del seguimiento, también deben
emprenderse en forma semejante, en un plazo acordado.-
Seguidamente a la recepción de las contestaciones a los hallazgos de la
auditoría, el auditor (o líder del equipo de auditoría) debe comenzar
actividades de seguimiento, normalmente en forma de otra auditoría, para
verificar la realización de la acción para corregir la deficiencia y la acción
tomada para prevenir una repetición.-

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Si el seguimiento indica que la acción tomada ha corregido y ha prevenido

una repetición de la deficiencia, entonces la demanda de acción correctiva
puede darse por finalizada.- Esto debe declararse en el formulario CAR en la
sección apropiada.-
Si el seguimiento indica que la acción tomada no corrige la deficiencia o no
previene una repetición, entonces esto debe declararse en el formulario CAR
y la deficiencia cambia de sentido, emitiéndose una revisión a la CAR.-
Puede ser necesario, en caso que una deficiencia continúe, que el auditor
deba pedir apoyo de la gerencia.-
Auditorías, informes de auditoría, CAR y auditorías de seguimiento deben
controlarse y regularse.- Es, por consiguiente, prudente establecer y
mantener detalles de todas esas actividades.-
Trazabilidad de la documentación es, una vez más, muy importante.- Será
necesario, por consiguiente, desarrollar un sistema de identificación para
controlar informes de auditoría y de CAR.-

Víctor Genero
Capi tán de Ultramar
Auditor ISO/ISM - MIQA
Técnico en Medio Ambiente

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Glosario del ISM: inglés y español

SMS: Safety Management System

SGS: Sistema de Gestión de la Seguridad

ISM Code: International Safety Management Code

Código IGS: Código Internacional de Gestión de la
Seguridad
CGS: Por el Código IGS, Código de Gestión de la Seguridad

DOC: Document of Compliance

DOC: Documento de Cumplimiento

SMC: Safety Management Certificate

SMC: Certificado de la Gestión de la Seguridad

STCW: International Convention on Standards of Training,

Certification and Watchkeeping for Seafarers, 1995
Convenio Internacional sobre Normas de Formación
, Titulación y Guardia para la Gente de Mar

SOLAS: International Convention for the Safety of Life at

Sea
Convención Internacional para la Seguridad de la
Vida Humana en el Mar, 1997

ILO Convention 147: International Labour Organization

Convention
Convención ILO: Convención de la Organización
Internacional del Trabajo

IRCA: International Register of Certified Auditors

CAR: Corrective Action Request (requerimiento de acción

correctiva)
NNC: Nota de no conformidad o incumplimiento
AC: Acción correctiva
Cap. Víctor Genero
© 1998 Reg. 939830

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Reseña de la OMI
De todos los grandes sectores industriales del mundo, el transporte marítimo es quizá el que tenga el carácter más
internacional y uno de los más peligrosos. De siempre se ha sabido que la mejor manera de acrecentar la seguridad
en el mar consiste en elaborar reglas internacionales que sean cumplidas por todas las naciones marítimas. A partir
de mediados del siglo XIX se adoptaron diversos tratados al respecto.

Varios países propusieron la creación de un órgano internacional permanente destinado a fomentar la seguridad
marítima más eficazmente, pero esa esperanza no se vio cumplida hasta la creación de las Naciones Unidas. En la
conferencia internacional que se celebró en Ginebra en 1948 se adoptó un convenio mediante el cual se constituía
oficialmente la OMI. Éste entró en vigor en 1958, y la nueva organización se reunió por primera vez el año siguiente.

Su primera tarea consistió en adoptar una nueva versión del Convenio internacional para la seguridad de la vida
humana en el mar (SOLAS), que es el más importante de todos los tratados que se ocupan de la seguridad marítima.
Esto se consiguió en 1960, y a partir de entonces la OMI centró su atención en asuntos tales como la facilitación del
tráfico marítimo internacional y el transporte de mercancías peligrosas.

Pero, si bien la seguridad ha sido y sigue siendo el cometido más importante de la OMI, pronto surgió un peligro
nuevo, el de la contaminación. El aumento de la cantidad de hidrocarburos transportados por mar y el tamaño de los
petroleros se convirtieron en motivo especial de preocupa ción. La prevención de la contaminación formaba parte del
mandato original de la OMI, pero a finales de los años sesenta diversos accidentes importantes sufridos por buques
tanque dieron lugar a la adopción de medidas complementarias.

Durante los años siguientes, la OMI introdujo una serie de medidas encaminadas a prevenir los accidentes y reducir
al mínimo sus consecuencias. Se ocupó también de la amenaza que para el medio ambiente entrañaban ciertas
operaciones corrientes como la limpieza de los tanques de carga de hidrocarburos y la eliminación de los desechos
procedentes de las cámaras de máquinas, que, por su cantidad, constituían un peligro mayor que los accidentes.

La más importante de todas esas medidas fue un tratado denominado comúnmente MARPOL 73/78, que se adoptó
en dos etapas: en 1973 y 1978. Éste trata no sólo de la contaminación por hidrocarburos, accidental y resultante de la
explotación de los buques, sino también de la contaminación ocasionada por productos químicos, mercancías en
bultos, aguas sucias y basuras.

Los cambios introducidos recientemente en ese convenio harán necesario que todos los buques tanque nuevos estén
provistos de doble casco o proyectados de modo que ofrezcan una protección equivalente de la carga en caso de
abordaje o varada. A partir del 1 de julio de 1995 esos cambios se aplican también a los buques tanque existentes de
25 años de antigüedad desde su fecha de construcción. En esa misma fecha entró en vigor un programa mejorado de
reconocimientos para los buques tanque y los graneleros de cinco años o más. Se espera que esos y otros cambios
redunden en el desguace o modernización de muchos buques existentes en los próximos años.

Asimismo, se confió a la OMI la tarea de establecer un sistema de indemnización para los que hayan sufrido
pérdidas económicas como resultado de la contaminación. Se adoptaron dos tratados, en 1969 y 1971, en virtud de
los cuales las víctimas de la contaminación por hidrocarburos recibirán indemnización mucho más sencilla y
rápidamente de lo que había sido posible en el pasado. La OMI complementó esas medidas elaborando otros
convenios de carácter jurídico que en su mayoría se refieren a cuestiones de responsabilidad civil e indemnización.

El transporte marítimo, como todas las facetas de la vida moderna, ha sufrido numerosas innovaciones y
modificaciones técnicas. Algunas de éstas han puesto a prueba a la Organización, y otras le han ofrecido
oportunidades. Los avances enormes conseguidos en la técnica de las comunicaciones, por ejemplo, han permitido a
la OMI introducir mejoras transcendentales en el sistema de socorro marítimo. En los años setenta se empezó a
elaborar un sistema mundial de búsqueda y salvamento. Por esas mismas fechas se creó la Organización
Internacional de Telecomunicaciones Marítimas por Satélite (INMARSAT), que ha mejorado enormemente la
provisión de mensajes radioeléctricos y de otra índole a los buques.

En 1992 se consiguió otro adelanto cuando entró en funcionamiento el Sistema mundial de socorro y seguridad
marí timos. Cuando dicho sistema entre plenamente en vigor, en 1999, permitirá que todo buque que se halle en
peligro en cualquier parte del mundo pueda contar con ayuda prácticamente garantizada, incluso si la tripulación
del mismo no ha podido enviar por radio un mensaje solicitando ayuda, ya que éste será transmitido
automáticamente.

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La OMI ha introducido otras medidas referentes a la seguridad de los contenedores, las cargas a granel, los buques
que transportan gas natural licuado y otros tipos de buques. Se ha prestado especial atención a las normas relativas a
la tripulación, que comprenden la adopción de un convenio especial sobre normas de formación, titulación y guardia
para la gente de mar.

La adopción de legislación marítima sigue siendo la máxima preocupación de la OMI. La Organización ha adoptado
unos 40 convenios y protocolos, muchos de los cuales se han enmendado varias veces con objeto de tener en cuenta
los cambios que se producen en el transporte marítimo mundial.

Sin embargo, no basta con adoptar tratados; hay que ponerlos en práctica. De esto deben encargarse los gobiernos, y
no hay duda de que la forma en que ello se lleva a cabo varía considerablemente de un país a otro.

Por consiguiente, la OMI ha elaborado un programa de preparación técnica destinado a prestar ayuda a los
gobiernos que carecen de la pericia técnica y los recursos necesarios para explotar con éxito el sector del transporte
marítimo. En ese programa se hace mucho hincapié en la formación, y como mejor ejemplo cabe citar la Universidad
Marítima Mundial, con sede en Malmö (Suecia), creada en 1983 y que imparte formación superior para hombres y
mujeres que trabajan en la administración, la enseñanza y la gestión del sector marítimo.

La OMI tiene a su servicio unos 300 funcionarios y es uno de los organismos especializados de menor envergadura
de las Naciones Unidas. Sin embargo, ha tenido un éxito considerable en la tarea de lograr "una navegación más
segura y un mar más limpio". El número de siniestros graves en el mar descendió apreciablemente durante los años
ochenta, y ciertos cálculos indican que la contaminación por los hidrocarburos procedentes de los buques se redujo
en un 60% durante el mismo periodo.

La empresa que la OMI y sus 155 Estados Miembros tienen ante sí consiste en seguir consiguiendo mejoras en esas
esferas en un momento en que el transporte marítimo está cambiando con mayor rapidez que nunca.

Direcciones relacionadas
Organización Marítima Internacional
4, Albert Embankment,
London SE1 7 SR
United Kingdom
www.imo.org/

IRCA (Informaciones)
The The Registration Manager
PO Box 25120,
12 Grosvenor Crescent
London, SW1X 7ZL
United Kingdom
Tel +44 171-245 6833
Fax 6755

Se recomienda solicitar informes a: The Membership Secretary

Institute of Quality Assurance
12 Grosvenor Crescent
London SW1X 7ZL - UK

Víctor Genero
Capitán de Ultramar
Técnico en Medio Ambiente
Auditor/Asesor ISM/ISO 9000/SMS
Asesor OCIMF

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