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ADMINISTRACIÓN Y
GESTIÓN DE LA JASS

002
¿Qué es administrar?

Es cuidar de los bienes, servicios e intereses de la comunidad en el manejo del

sistema de agua potable, disposición de los residuos sólidos, así como del
sistema de alcantarillado y PTAR, poniendo énfasis en el cuidado del medio
ambiente y más aún en el manejo y conservación del agua.

¿Quién es el responsable directo de la Gestión de los Servicios de

¿Saneamiento Básico?
Los miembros del Consejo Directivo de la Junta Administradora de
Servicios de Saneamiento (JASS) son los responsables de la
Administración, Operación y Mantenimiento de los Servicios de
Saneamiento Básico.
5. Aprobar la solicitud de nuevos
usuarios/as.

8. Manejar y controlar el movimien-

to del almacén.

9. Velar por el cuidado en el manejo y conservación del recurso hídrico para

asegurar la disponibilidad del agua en la comunidad, a través de activi-
dades de conservación de fuentes, campañas de sensibilización, etc.
1. 2. Documentos necesarios en la
Administración

La solicitud

Documento que se utiliza para pedir un

servicio o un bien a la comunidad,
organizaciones diversas o instituciones
varias.

Libro de actas

ASAMBLEA
GENERAL
JASS

CONSEJO
DIRECTIVO - JASS

Padrón de usuarios/as

LIBRO DE PADRON
DE USUARIOS
JASS
 ¿Qué documentos son necesarios
para llevar la contabilidad? 1. Recibos de Ingresos.

2. Recibos de Egresos.
Para llevar las cuentas requerimos de:
3. Facturas y/o Boletas de venta.

4. Libro de Caja.

5. Cuaderno auxiliar de cobro

de cuotas - Cuaderno de
Recibos.
6. Padrón de usuarios con
1. Recibos de Ingresos registro de aportaciones.
7. Archivos.

¿Qué son y para qué sirven?

Son documentos pre numerados que sirven para:
a) Registrar todos los ingresos de dinero en efectivo.
b) Conocer cuánto dinero y por qué concepto ingresa a tesorería.

¿Por qué concepto ingresa dinero a tesorería?

d) Otras actividades comunales para

captar fondos (rifas, ferias, etc).

f) Donaciones recibidas de algunas

ONG, empresas con responsabili-
dad social ambiental, pobladores
residentes fuera de la localidad,
entre otros.
¿Cómo es un Recibo de Ingresos?

d
a
b
e
f
g
h

j i

¿Cuáles son las partes de un Recibo de Ingresos?

Recomendaciones

a) Contar con talonarios de recibos.

b) Cada recibo será llenado por duplicado, utilizando papel carbón o auto
copiable.
c) La copia se entrega a la persona de quien se recibe el dinero y el original
se queda con el/la tesorero/a.

d) Todo documento contable no debe tener borrones, caso contrario será

invalidado.
e) Todo comprobante o documento de Caja será llenado:

Siempre con lapicero Nunca con lápiz

f) Si el/la tesorero/a se equivoca en el llenado de un recibo de ingreso, no

debe romperlo, debe poner la palabra ANULADO con lapicero rojo y volver
a llenar un nuevo recibo correctamente.
2. Recibos de Egresos

¿Qué es y para qué sirve?

Es un documento pre numerado que sirve para:
a) Anotar las salidas de dinero de Caja del Consejo Directivo de la JASS.
b) El gasto debe estar sustentado con facturas, boletas de venta, recibos de
honorarios profesionales y/o declaraciones juradas numeradas.

¿Cómo es un Recibo de Egresos?

d
a
b
e
f
g
h

j i

¿Cuáles son las partes de un Recibo de Egresos?

Recomendaciones

a) Cada recibo será llenado por duplicado, utilizando papel carbón o

autocopiable.
b) La copia se da a la persona a quien se entrega el dinero y el original se
queda con el/la tesorero/a.
c) Todo documento contable no debe tener borrones.

d) El Recibo de Egresos y todo documento de salida de dinero de Caja será

llenado siempre con lapicero nunca con lápiz.

Siempre con lapicero Nunca con lápiz

e) Si el/la tesorero/a se equivoca en el llenado de un recibo de egresos, no

debe romperlo, debe poner la palabra ANULADO con lapicero rojo y volver
a llenar un recibo nuevo correctamente.

No romperlo Escribir con claro “Anulado”

¿Por qué concepto sale dinero de la Tesorería?

a) Por pago al operario/a, cuando

realiza trabajos en el sistema de
agua potable.

b) Por compra de materiales,

accesorios u otras herramientas.

c) Por compra de hipoclorito de sodio

(cloro) al 70%.

e) Por compra de plantones cuando

se programe reforestación.
3. La Factura y/o Boleta de Venta

¿Qué es y para qué sirve?

La Factura y/o boleta de venta es un documento que nos muestra en forma

detallada y valorizada los bienes, productos, materiales, herramientas y
maquinarias que se compra para la JASS.
a) Sirven para sustentar el gasto de dinero que realizamos.
b) Es importante guardar y mantener ordenadas nuestras facturas y/o boletas
de venta y todo documento contable.
c) Para obtener una factura es necesario que la JASS tenga su Registro Único
de Contribuyente (RUC).

¿Cómo es una Factura y Boleta de Venta?

a) Factura

b) Boleta de venta
4. El Libro de Caja

¿Qué es y para qué sirve?

Es un libro importante de toda organización, donde se registra el movimiento
contable de la JASS. El/la Tesorero/a del Consejo Directivo de la JASS debe
llevar, usar y mantenerlo siempre al día. Sirve:
a) Para registrar todo el dinero que entra (ingresos) y todo el dinero que sale
(egresos) de caja.
b) Para controlar el manejo económico.
c) Para conocer el saldo de dinero existente.
d) Para hacer una rendición de cuentas clara y precisa.

¿Cuáles son las partes de un Libro de Caja?

Tiene dos partes principales:

Debe / Ingresos / Entrada Haber/ Egresos / Salida

Pago de cuotas familiares Pago al operador
Préstamos institucionales Compra de herramientas
Alquiler de equipos Movilidad, pasajes para gestiones
Donaciones Compra de accesorios y tubos
Venta de productos Compra de cloro
Rifas Pago de préstamos
Actividades comunales Pago por servicios

¿Cómo se da apertura un Libro de Caja?

El libro caja se abre con el importe del primer efectivo de dinero que se tiene,
ingreso que será registrado en el lado DEBE, lo que indica que se cuenta con
dinero para empezar a realizar los primeros gastos:
 ENERO DE 2017 ENERO DE 2017

FEBRERO DE 2017 FEBRERO DE 2017

¿Cómo obtener el saldo y hacer el cierre del Libro de Caja?

Recomendaciones para el registro del Libro de Caja

a) Todos los ingresos y/o egresos deberán estar respaldados por los
respectivos documentos probatorios (recibos de ingresos, egresos,
boletas de venta, facturas, etc.) o con declaración jurada (pero sólo
hasta el 30% del monto total).
b) Las operaciones se registrarán en estricto orden por fechas, es decir
cuando se realizaron.
Los documentos contables serán archivados en perfecto orden, y por
separado los recibos de ingresos y egresos.

Ejercicio práctico sobre el arqueo mensual del Libro

Caja del Consejo Directivo de la JASS

r d e
 DEBE HABER
del 2017?

ENERO DE 2017 ENERO DE 2017

RDE
1 1 2016 S/. 500 00 10 1 2016 1 007
S/. 25 00
RCB
5 1 2016 1 003 S/. 500 00 S/. 500 00 17 1 2016 1 0025
S/. 45 00
RCB
15 1 2016 1 004 S/. 8 00 S/. 8 00 22 1 2016 1 0305
S/. 200 00
RCB RDE
30 1 2016 1 005 S/. 8 00 S/. 40 00 30 1 2016 1 008
S/. 250 00
S/. 1,048 00 S/. 520 00

INGRESO (Mensual) S/. 1,048 00

lkm S/. 520 00
S/. 528 00

FEBRERO DE 2017 FEBRERO DE 2017

1 2 2016 SALDO DEL MES ANTERIOR S/. 528 00
¿Cómo arqueamos el Libro de acuerdo al ejemplo?
¿Cuál es el saldo que tiene la JASS a nes del mes de enero
5. El Cuaderno de Control de Recaudos

¿Qué es y para qué sirve?

Registra si el usuario/a pagó su monto de inscripción.
Hay que recordar que si lo determina la Asamblea
General, el usuario/a que ha participado en la faena de
construcción de las obras de saneamiento está exonera-
do del pago de inscripción, de los pagos de la cuota
familiar y otros pagos acordados. JASS

6. Los Archivadores

¿Qué son y para qué sirven?

a) Son carpetas de escritorio donde se guarda en forma
ordenada los documentos de la administración y contabili-
dad del Consejo Directivo de la JASS (facturas, boletas de
venta y otros documentos que sustentan el gasto).
b) Estas carpetas pueden ser fólderes o archivadores de
palanca.

¿Cómo archivar nuestros documentos?

a) Ordenar los documentos por fechas.

 b) Empezar a ordenar por el documento más antiguo, de modo que el último
recibo esté encima.
c) Separar cada mes con una hoja o cartulina rotulada.
d) Llevar un archivo por año. Si es poca documentación, separar con una
cartulina rotulada el año anterior.

¿Qué archivos debe manejar el Consejo Directivo de la JASS?

¿Quién es el encargado de guardar los archivos?

1.4. Aprendamos a manejar y controlar
el almacén

¿Qué es y para qué sirve el Almacén?

Es un ambiente seguro donde guardamos todos los materiales necesarios
para la construcción, reparación o mantenimiento de los servicios de sanea-
miento básico en nuestra comunidad.
Es manejado por la JASS.
Después de la ejecución, el almacén estará a cargo del Consejo Directivo de
la JASS. Si se estima por conveniente podrán elegir un almacenero.
El almacenero/a es elegido/a en la asamblea de usuarios/as. Es la persona
responsable de controlar la entrada, salida de materiales y herramientas
durante la ejecución de la obra.

¿Qué es y para qué sirve el Libro de Inventario?

Contiene la información ordenada de todos los bienes que
se han ido adquiriendo. Las acciones que se deben
desarrollar son las siguientes:
 Enumerar y etiquetar los equipos y materiales que se
quieren inventariar.
JASS
 Anotar el número de equipo o material.
 Anotar la fecha de ingreso a la JASS, es decir, la fecha en
que el equipo pasa a ser propiedad de la JASS.
 Anotar el nombre del equipo o material.
 Describir características más importantes. Por ejemplo la marca del equipo,
modelo, color u otra característica que se considere importante.
 Cuando un bien ya no se utilice y/o esté deteriorado, previo acuerdo con la
Asamblea, se le dará de baja y se anotará la fecha de salida.

MODELO: INVENTARIO DE BIENES DE LA JASS

N° Fecha Nombre del Equipo/Material Cantidad Unidad de Características Observaciones

Medida

3
...

...

TESORERO(A) FISCAL
DNI DNI DNI DNI
¿Cómo llevar el Control Visible de Almacén o Cárdex?

La tarjeta de control visible es muy IMPORTANTE para

conocer el saldo actual de cada material.
Al término de la ejecución de la obra, en el momento de la
entrega y recepción, el almacenero/a hará entrega del
inventario de materiales sobrantes al Consejo Directivo de
la JASS.
Posteriormente, el almacén es manejado por el Consejo
Directivo de la JASS.
Con el dinero de las cuotas familiares, se comprarán
materiales y herramientas necesarias para el mantenimien-
to de los servicios de Saneamiento Básico, siempre previa
aprobación de la asamblea de usuarios/as.
1.5. Gestión de las Juntas Administradoras
de Servicios de Saneamiento (JASS)

La gestión de la JASS comprende todas las actividades que se realizan para alcanzar
los objetivos relacionados a salud y saneamiento y los que se encuentren en el Plan
Operativo Anual de la JASS, relacionado a la administración, operación y manteni-
miento de los servicios de saneamiento, la dotación de agua potable en forma
continua y de calidad, servicio de eliminación de excretas y disposición de residuos
sólidos, mejoramiento de conductas sanitarias y seguimiento a las familias. Estos
aspectos se encuentran contenidos en el Plan Opeativo Anual.

¿Qué es el Plan Operativo Anual (POA) de la JASS?

Continuidad de servicio.

Calidad del agua (cloración).

¿Qué es la Cuota Familiar?

¿Cómo calcular la Cuota Familiar?

POA Presupuestado : 12 meses = Presupuesto mensual

Presupuesto mensual : N° de Usuarios = Cuota familiar

OJO: A más usuarios/as menor será la cuota familiar.

 Otras maneras para que la JASS tenga más recursos pueden ser a través de la
organización de actividades pro-fondos, la inscripción de nuevos usuarios/as,
el cobro de multas y sanciones, la recepción de donaciones diversas, etc.

Estos ingresos deben registrarse y ser parte del fondo de contingencia de la

JASS (que puede servir para reparaciones, implementación de JASS Wasi,
entre otros). De manera que las cuotas familiares sea el ingreso principal para
cubrir los gastos operativos mensuales, teniendo un fondo de contingencia
como respaldo. Solo así se tendrá una JASS solvente y bien preparada para
cumplir con todas sus funciones.

¿Cómo Implementar la Cobranza?

JASS WASI