Está en la página 1de 30

LA CUENTA CAJA

“Material tomado de módulo castilla2 y 6 SENAFAD 3. Modulo ocupacional efectivo Pág., 1-35 y 1-42”

“A. ELEMENTOS BÁSICOS DE CAJA

1. Qué es Caja
En contabilidad se denomina caja la parte del efectivo que la persona natural o
jurídica tiene en sus arcas.

Se registran como caja:


a. Los billetes y monedas cuando se trata de moneda legal nacional. A este tipo
de dinero se le llama también: circulante, efectivo, numerario.

b. Los cheques de bancos locales, cheques, giros recibidos.

c. Los comprobantes de ventas por tarjetas de crédito, firmadas por los clientes.

No se deben registrar como caja:

a. Los cheques recibidos en garantía.

b. Los cheques para consignar en fecha posterior.

c. Los vales.

d. Las estampillas. Porque esto constituye un gasto.

Es importante recordar que la cuenta caja se debita por los ingresos recibidos
y se acredita por las consignaciones bancarias.

Su saldo, si lo hay, será siempre débito.


2. Ubicación de la Cuenta Caja en el Estado de Situación Financiera

En todo balance la Cuenta Caja se ubica encabezando el activo corriente.

El Activo Corriente a su vez encabeza el grupo de los Activos.

3. Instrucciones para el Manejo de Caja

En el manejo de caja hay que tener en cuenta algunas normas referentes a tres
aspectos:
1. Los Ingresos.
2. Los Egresos.
3. Los Saldos.

Ninguna persona encargada del manejo de fondos debe efectuar asientos en los
libros relacionados con sus propias actividades.

Todos los ingresos deben respaldarse con los respectivos soportes, como: cintas
de caja registradora, comprobantes de caja y facturas y recibos de caja.

En cuanto a los ingresos: cuando ocurran transferencias de fondos, deben fijarse la


respectiva responsabilidad.

Las personas encargadas de recibir dineros no deben efectuar desembolsos en


efectivo ni registrar transacciones; tampoco deben efectuar la respectiva
conciliación bancaria.

En cuanto a los Egresos: Todos los dineros en caja deben consignarse por lo menos
diariamente y sólo por las personas debidamente autorizadas para ello.
En cuanto a Saldos: Todas las existencias en Caja deben vigilarse cuidadosamente.
Deben efectuarse sorpresivos conteos o arqueos de Caja.

B. INGRESOS A CAJA

1. Origen del ingreso


La caja puede recibir ingresos de dinero de las siguientes fuentes:

 Venta de mercancías, inversiones, activos fijos.


 Abonos y cancelaciones de créditos.
 Pagos recibidos por prestación de servicios.
 Dividendos y rendimiento de inversiones.
 Comisiones, intereses y aprovechamientos.
 Auxilios y donaciones.
 Préstamos recibidos.
 Dineros recibidos anticipadamente por servicios futuros.
 Devolución de mercancías compradas al contado.
 Anticipos de clientes por mercancías.

2. Formas de Recaudo

El efectivo puede recaudarse de diferentes formas:


 Billetes y monedas.
 Cheques corrientes y cheques giro.
 Comprobantes de venta por tarjeta crédito.
 Moneda extranjera (divisas) tasada en moneda nacional.

C. EGRESOS DE CAJA

Como se explicó anteriormente, los ingresos a caja deben depositarse diariamente


en la cuenta corriente bancaria.
La consignación bancaria debe ser la única fuente de egreso de Caja.

1. Documentos que se emplean para los Egresos

Para el registro de los egresos de caja se utilizan básicamente dos documentos:


formatos para consignación bancaria, Comprobantes de Diario por egreso de Caja.

a. Formato de consignación bancaria: para la consignación bancaria se hace


uso de un formato especial. Cada banco posee su propio formato, pero los datos
básicos son los mismos, aunque presentados de manera diferente.

b. Comprobante de Diario de egresos de Caja: Por los egresos de caja, o depósito


bancario, también se debe elaborar el correspondiente Comprobante de Diario.

ARQUEO DE CAJA

A. ELEMENTOS BÁSICOS DEL ARQUEO DE CAJA

1. Qué es Arqueo de Caja

El arqueo de Caja se lo considera como un medio de control.

Se denomina arqueo de caja al recuento físico que se hace del efectivo que hay en Caja en
el momento del control.

2. Instrucciones para hacer el arqueo de caja.

Deben tenerse en cuenta varios casos, a saber:


a. Antes de llevarlo a cabo deben tomarse medidas para controlar todo el efectivo de la
empresa, de manera que las existencias en efectivo en un fondo o lugar no peden
transferirse a otro durante las operaciones del arqueo para ocultar un faltante. Lo ideal es
que el arqueo se haga simultáneamente en todas las cajas; cuando esto no es posible debe
procurarse que cada partida de caja que se revise quede marcada por el Auditor.

b. El auditor debe hacer el arqueo de caja ante testigos, quienes conjuntamente con el
cajero deben firmar el acta después.

Los cheques recibidos en pago deben aparecer en una lista; el Auditor debe totalizar
independientemente las listas de cheques con el objeto de evitar errores en la suma de las
mismas partidas.

Adquirir razonable seguridad de la existencia de una irregularidad, antes de tomar alguna


decisión; antes de dirigir una sospecha hacia cualquier empleado se debe agotar
completamente la posibilidad de error en el proceso de arqueo.

Dar al empleado responsable de los fondos en cuestión, la oportunidad de explicar cualquier


discrepancia entre el total según el arqueo y el total de su responsabilidad.

Comunicarse con el jefe inmediato antes de entrar en discusión con funcionarios o


empleados en cuanto a un aparente faltante.

Si a raíz del arqueo surgen sospechas, pero sin que se haya descubierto ningún faltante,
es recomendable incluir en el informe una explicación completa de las circunstancias que
lo motivaron, anexando algunas sugerencias para los arqueos de caja que deban hacerse
en el futuro.

B. EJECUCIÓN DEL ARQUEO DE CAJA

Al hacer el arqueo de caja se presenta una de las siguientes situaciones:

1. Que el saldo en caja sea igual al saldo en la cinta de la registradora.


2. Que el saldo en Caja sea mayor al saldo en la cinta registradora.

3. Que el saldo en caja sea menor que el saldo en la cinta registradora.

Cuando en el arqueo no resulta excedente ni faltante, la situación de la caja es normal.

Vamos a analizar las dos últimas situaciones:

Cuando en el arqueo resulta excedente puede deberse a uno varios de los siguientes
motivos:

 Error del excedente de cajeros al entregar el fondo para cambio.


 Error del cliente al entregar el dinero al cajero.
 Error del cliente al recibir el cambio al cajero.
 Error del cajero al pulsar cifras en la registradora.
 Ingresos recibidos y no registrados.

Cuando en el arqueo resulta faltante puede deberse a uno o varios de los siguientes
factores:

 Error del cajero al recibir el fondo para cambio.


 Error del cajero al recibir el dinero del cliente.
 Error del cajero al entregar el cambio al cliente.
 Error del cajero al pulsar cifras en la registradora.
 Retiro de dinero, no registrado.

3. Acta de arqueo de caja

Una vez que se ha llevado a cabo el arqueo de caja se procede a elaborar el acta respectiva.
Esta es, pues, el documento en el cual se registran los detalles del arqueo.

Debe ser firmada por el cajero y por la persona que efectúe el arqueo.
PARTES DEL ACTA Y SU DILIGENCIAMIENTO

2. No necesita explicación.

3. Se escribe la suma de los ingresos del día o del periodo por revisar, según la cinta de
la registradora, los recibos de caja o la planilla de caja.

4. Se registra el efectivo en suelto o sencillo suministrado para cambio, trueques o vueltos;


en algunas empresas involucran este sencillo como el primer ingreso del día, con su
respectiva explicación.

5. Se cuenta el dinero disponible en caja, incluyendo los cheques recibidos y excluyendo


estampillas en caja, por ser gastos anticipados, y también vales por ser Cuentas por
Cobrar.

6. Se hace un listado de cheques; si éstos son bastantes el listado puede ir en hoja anexa.

7. Se cuentan y registran los billetes y monedas por denominaciones y si no se encuentras


de alguna de ellas, dejaremos el espacio en blanco.

8. En la primera columna se suman los cheques, billetes y monedas; en la segunda se


suman los ingresos más el fondo para cambio.

9. Se escribe debajo de la suma de la primera columna la cantidad de dinero que falta,


según los ingresos; o debajo de la suma de la segunda columna la cantidad de dinero
que exceda, según los ingresos. En la mayoría de los casos no se escribe cantidad
alguna porque resultan sumas iguales en el numeral 7.

10. Debe obtenerse sumas iguales.

11. Observaciones o anotaciones.

12. Firmas responsables.


C. RESULTADOS DEL ARQUEO DE CAJA

1. Informe del arqueo de caja

Una vez que se ha llevado a cabo el arqueo de caja, se elabora un informe en el


cual se consignan los datos y resultados obtenidos.

2. Ajustes contables.

Según los resultados del arqueo, el Acta respectiva y el correspondiente informe,


se procede a contabilizar los excedentes o faltantes.

A continuación se presentan dos formatos de arqueo de caja así:


 Reembolso de caja menor
 Arqueo de caja general
Es de anotar que existen varios modelos de estos formatos, depende como cada
empresa lo ha diseñado de acuerdo a sus necesidades.”
" QUE PENA SE ACABO EL SEMESTRE LTDA."
NIT 903.225.523 - 2
REEMBOLSO DE CAJA MENOR No. 171819

FECHA DETALLE VALOR

UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS


03/12/2013 Papeleria Andina, compra de lapiceros Fra. 153 Recibo de Caja Menor No. 001 $ 23.450,00
12/12/2013 Papeleria Mundo Detalles, compra de fotocopias Fra.343 Recibo de Caja Menor No. 004 $ 25.690,00
19/12/2013 Papeleria Andina, compra Resmas de papel Fra. 159 Recibo de Caja Menor No. 007 $ 28.850,00
26/12/2013 Papeleria Mundo Detalles, compra de fotocopias Fra.362 Recibo de Caja Menor No. 010 $ 28.550,00
TOTAL UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS $ 106.540,00

ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA


03/12/2013 Almacenes Éxito S.A., compra de escoba Fra. 569 Recibo de Caja Menor No. 002 $ 24.560,00
12/12/2013 Sup. Abrah Delgado, cpra desiectante Fra. No. 1350 Rbo de Caja Menor No. 003 $ 28.150,00
19/12/2013 Almacenes Éxito S.A., compra de traperos Fra. 1062 Recibo de Caja Menor No. 008 $ 29.000,00
21/12/2013 Sup. Abrah Delgado, cpra desiectante Fra. No. 1401 Rbo de Caja Menor No.009 $ 29.950,00
TOTAL ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA $ 111.660,00

CORREO PORTES Y TELEGRAMAS


12/12/2013 Servientrega, servicio de correo Fra. No. 4561 Recibo de Caja Menor No. 005 $ 24.400,00
TOTAL CORREO PORTES Y TELEGRAMAS $ 24.400,00

TAXIS Y BUSES
19/12/2013 Adriana Mosquera por servicio de taxis y buses. Recibo de Caja Menor No. 006 $ 29.500,00
TOTAL TAXIS Y BUSES $ 29.500,00

REEMBOLSO DE CAJA MENOR ($106,540$111,660 +24,400 +29,500) $ 272.100,00


MONTO FIJO DE CAJA MENOR $ 300.000,00
DIFERENCIA $ 27.900,00

ELABORO REVISO

CONTABILIZO

5 Servicios
5 Correo Portes y Telegramas $ 24.400,00
5 Diversos
5 Elementos de Aseo y Cafeteria $ 111.660,00
5 Utiles Paleleria y Fotocopias $ 106.540,00
5 Taxis y Buses $ 29.500,00
1 Bancos
1 Bco. de colombia cta. 15 ch,123 $ 272.100,00

CONCEPTO: Para registrar reembolso de Caja Menor.


" LA EMPRESA QUE SE DICE LTDA,
NIT 903.225.523 - 2
ARQUEO DE CAJA No. 001 - 12

FECHA: 11 de Noviembre de 2013 HORA: 05:55 p.m.

EFECTIVO

Denominacion Unid. Totales Denominacion UNID. Totales


$ 50.000 X 12 = $ 600.000 $ 500 X 70 = $ 35.000
$ 20.000 X 12 = $ 240.000 $ 200 X 4 = $ 800
$ 10.000 X 15 = $ 150.000 $ 100 X 12 = $ 1.200
$ 5.000 X 12 = $ 60.000 $ 50 X 7 = $ 350
$ 2.000 X 8 = $ 16.000
$ 1.000 X 29 = $ 29.000 TOTAL MONEDAS $ 37.350
TOTAL BILLETES $ 1.095.000
TOTAL DINERO $ 1.132.350

DOCUMENTOS:
cheque No. 2251 de Banco Agrario por valor de……………………………………………. $ 7.830.000
cheque No. 4015 de Banco de Colombia por valor de…………………………………………….$ 4.886.250

TOTAL CHEQUES $ 12.716.250


RECIBOS Y/O TALONARIOS TOTAL EFECTIVO 13,848,600

Recibo de Caja No. 653 $ 690.000,00


Recibo de Caja No. 654 $ 4.886.250,00
Recibo de Caja No. 655 $ 7.830.000,00
Recibo de Caja No. 656 $ 400.000,00
Recibo de Caja No. 657 $ 1.174.500 $ 14.980.750

comprobante egreso 15(pago) $ 1.000.000

TOTAL RECIBOS Y O TALONARIOS $ 13.980.750

RESUMEN
TOTAL EFECTIVO: $ 13.848.600,00
TOTAL RECIBOS Y/OTALONARIOS $ 13.980.750,00

SOBRANTE:
FALTANTE: $ 132.150,00

OBSERVACION: Existe un faltante de $132,150 que serán cargados a la cuenta


del cajero Jaime
Santiago
Zarama.
Enriquez

REVISOR FISCAL CAJERO


EMPRESA LOS SONRRIENTES LTDA.

ARQUEO DE CAJA

FECHA:9 DE AGOSTO DEL 2,016


HORA: 9,20A.M.

SALDO DE CAJA SEGÚN LIBROS $ 5.012.000


VALOR ENCONTRADO EN ARQUEO $ 4.979.000
DETALLE DEL ARQUEO

BILLETES $ 2.084.000

2 BILLETES $ 50.000 $ 100.000


80 BILLETES $ 20.000 $ 1.600.000
16 BILLETES $ 10.000 $ 160.000
20 BILLETES $ 5.000 $ 100.000
16 BILLETES $ 2.000 $ 32.000
92 BILLETES $ 1.000 $ 92.000

MONEDAS $ 177.000

150 MONEDAS $ 500 $ 75.000


180 MONEDAS $ 200 $ 36.000
460 MONEDAS $ 100 $ 46.000
400 MONEDAS $ 50 $ 20.000

CHEQUES $ 2.718.000

3 CHEQUES COLOMBIA $ 860.000


4 CHEQUES CAFETERO $ 158.000
6 CHEQUES GANADERO $ 1.500.000
2 CHEQUES CONAVI $ 200.000 ______________
____________________________
TOTALES: $ 4.979.000 $ 5.012.000
SOBRANTE:
FALTANTE: $ 33.000 $
SUMAS IGUALES $ 5.012.000 $ 5.012.000

CAJERO AUDITOR
Caja Menor:
Cada una de las empresas tiene la libertad de constituir un fondo de caja menor con el
fin de realizar pagos menores con respecto a gastos que suceden en la empresa, la
constitución no es obligatoria pero si necesaria.
Cada empresa constituye un fondo de caja menor con un valor máximo y por lo general
se encuentra a cargo del cajero, secretaria o tesorera, se debe establecer un reglamento
del manejo, manifestando entre otras cosas el valor máximo de constitución y hasta
que valor se debe cancelar con caja menor, la forma de realizar los desembolsos. La caja
menor es una subcuenta de la caja general y para su constitución generalmente se gira
un cheque a nombre del responsable del manejo.
Los dineros de caja menor se manejan en forma independiente a los que se encuentran
en caja general.
Ejemplo:
La empresa ZOILA ROSA ESPINOZA LTDA. Constituye un fondo de caja menor a cargo del
SANTIAGO ENRIQUEZ JURADO, y se gira un cheque del banco de Colombia No. 131211 por
$400.000
CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER
CAJA. 400.000
CAJA MENOR
Constitución fondo fijo, responsable Santiago 400.000
Enríquez J.
BANCOS. 400.000
Banco de Colombia cta. 1515 cheque 101112 400.000
SUMAS IGUALES. 400.000 400.000
REEMBOLSO DE CAJA MENOR:
La empresa a los cinco días reporta gastos diversos según recibos adjuntos del 1 al 30 por valor de $240.000
CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER
GASTOS DE ADMINISTRACION $240.000
Gastos diversos según relación adjunta del $240.000
número 1 al 30
BANCOS. 240.000
Banco de Colombia cta. 1515 cheque 101115 240.000
SUMAS IGUALES. $240.000 $240.000
SOBRANTES DE CAJA.
Cuando se realiza un conteo físico de la plata puede encontrarse un sobrante y
puede presentarse por diferentes situaciones, ante lo cual inicialmente se debe dar
entrada a caja dicho dinero y enviar este sobrante por un determinado tiempo a una
cuenta de pasivo, mientras se determina las causas de dicho sobrante.
EJEMPLO:
El día 15 de noviembre se realiza un conteo físico y se encontró un sobrante de
$30.000 y el responsable del manejo no dio razón del mismo.

CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER


CAJA. 30.000
CAJA MENOR
Sobrante en arqueo a Santiago Enríquez Jurado. 30.000
ACREEDORES VARIOS. 30.000
Sobrante en arqueo de caja. 30.000
SUMAS IGUALES. 30.000 30.000

A los dos días se presenta el señor: Sebastián Enríquez Jurado a reclamar un


faltante de $30.000 en el regreso que le dio la cajera ante lo cual se procede a su
devolución.

CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER


ACREEDORES VARIOS. 30.000
Devolución de sobrante en arque de caja 30.000
CAJA.
CAJA MENOR 30.000
Devolución de sobrante en arque de caja a Sebastián 30.000
Enriquez

SUMAS IGUALES. 30.000 30.000

Cuando pasa un determinado tiempo y no se presenta nadie a reclamar dicho


sobrante, entonces se le da entrada a otros ingresos.
CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER
ACREEDORES VARIOS. 30.000
Devolución de sobrante en arque de caja 30.000
OTROS INGRESOS
Sobrante en arqueo de caja 30.000
SUMAS IGUALES. 30.000 30.000
FALTANTE DE CAJA.
En muchas ocasiones al realizar el arqueo de caja se puede presentar que el valor
en efectivo no coincide con el valor en efectivo, presentándose un faltante, ante lo
cual el valor que falta le debemos cobrar al empleado responsable del manejo de
caja menor.
EJEMPLO:
Al realizar el arqueo de caja se encontró un faltante de $60.000 y el responsable del
manejo no dio razón ante lo cual se le realizo la cuenta de cobro.
CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER
CUENTAS POR COBRAR A 60.000
TRABAJADORES.
Santiago Enríquez, faltante de caja. 60.000
BANCOS. 60.000
Banco de Colombia cta. 1515 cheque 60.000
101118
SUMAS IGUALES 60.000 60.000

EJERCICIO:
Anderson Guerrero es el Tesorero de la empresa y al realizar el arqueo se encontró
lo siguiente:
1. Saldo según libros de la empresa $2.827.500
2. Saldo según arqueo realizado $2.458.000
Al revisar todos los recibos o soportes a su cargo se encontró lo siguiente:
 El tesorero se olvidó de registrar el pago de energía por valor de $237.000
 Pago de un pasaje terrestre por $138.000
SE SOLICITA:
 Realizar el arqueo de caja
 Ajustes contables.
 Determinar el faltante o sobrante.
MANEJO DE LA CUENTA BANCOS.
“TOMADO DE CARTILLA SENAFAD, CONTABILILIDAD- CONCILIACION BANCARIA MODULO 3
UNIDAD 6 PAG. 3-39”

CONCILIACIÓN BANCARIA

EMPRESA COMERCIAL LOS ILUSTRES ESTUDIANTES


CONCILIACIÓN BANCO DE COLOMBIA
JULIO DEL 2.016
Saldo según extracto $1.380.000.oo
Más consignaciones no registradas por
el banco 120.000.oo
Menos cheques pendientes de cobro 160.000.oo
Saldo según libros $1.400.000.oo
Más Notas Crédito no contabilizadas 150.000.oo
Menos Notas Débito no contabilizadas 210.000.oo
Saldo real $1.340.000.oo $1.340.000.oo

CONSIGNACIONES NO REGISTRADAS
No. Detalle Valor
245 Depósito del 30 120.000 oo

CHEQUES PENDIENTES DE COBRO


No. Beneficiario Valor
356 Churitos Enríquez J. 160.000 oo

NOTAS CREDITO NO CONTABILIZADAS


No. Detalle Valor
467 Intereses del mes por CDT. 150.000 oo
NOTAS DEBITO NO CONTABILIZADAS
No. Detalle Valor
578 Devolución cheque, 210.000 oo

2. LIBRO AUXILIAR Bancos


Banco de Colombia
Cuenta Corriente No. 689790-1
1 2 3
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
1 Julio 31 Saldo que viene 1.400.000
2 Agosto 1 Nota Crédito No. 467 150.000
3 Agosto 1 Consignación No. 246 60.000
Agosto 1 Nota Débito No. 578 210.000
Agosto 1 cheque No. 357 A 30.000
4 Agosto 1 Cheque No. 358 a favor de 60.000 1.310.000
5 Agosto 4 Consignación No. 247 120.000 1.430.000
6 Agosto 5 Consignación No. 248 90.000 1.520.000
7 Agosto 6 Consignación No. 249 120.000 1.640.000
8 Agosto 7 Consignación No. 250 120.000 1.760.000
9 Agosto 8 Consignación No. 251 60.000 1.820.000
10 Agosto 8 Cheque No. 359 a favor de 90.000 1.730.000
11 Agosto 8 Cheque No. 360 a favor de 150.000 1.580.000
12 Agosto 11 Consignación No. 252 90.000 1.670.000
13 Agosto 13 Consignación No. 253 150.000 1.820.000
14 Agosto 13 Consignación No. 254 150.000 1.970.000
15 Agosto 14 Consignación No. 255 120.000 2.090.000
16 Agosto 15 Consignación No. 256 90.000 2.180.000
17 Agosto 15 Cheque No. 361 a favor de 150.000 2.030.000
18 Agosto 15 Cheque No. 362 a favor de 120.000 1.910.000
19 Agosto 18 Consignación No. 257 120.000 2.030.000
20 Agosto 19 Consignación No. 258 120.000 2.150.000
21 Agosto 20 Consignación No. 259 60.000 2.210.000
22 Agosto 21 Consignación No. 260 90.000 2.300.000
23 Agosto 22 Consignación No. 261 150.000 2.450.000
24 Agosto 22 Cheque No. 363 a favor de 90.000 2.360.000
25 Agosto 22 Cheque No. 364 a favor de 120.000 2.240.000
26 Agosto 25 Consignación No. 262 150.000 2.390.000
27 Agosto 26 Consignación No. 263 120.000 2.510.000
28 agosto 27 Consignación No. 264 90.000 2.600.000
29 Agosto 28 Consignación No. 265 120.000 2.720.000
30 Agosto 29 Consignación No. 266 120.000 120.000 2.840.000
31 Agosto 29 Cheque No. 365 a favor de 60.000 2.720.000
32 agosto 29 Cheque No. 366 a favor de __________ __________ 2.660.000
33 SUMAS DEL MOVIMIENTO 2.460.000 1.200.000
34 MAS: SALDO ANTERIOR 1.400.000
35 MAS :SALDO QUE VIENE __________ 2.660.000
36 SUMAS IGUALES 3.860.000 3.860.000
37 Sept. 01 Saldo que viene a la fecha 2.660.000
2. Extracto bancario
MES: AGOSTO DEL 2.016
EXTRACTO DE

CUENTA No.
303030

NIT. 60.002.964 Señores


Saldo Anterior
Empresa: Los Ilustres estudiantes $1.380.000.oo
Ciudad

Cheques Cheques
No. Valor No. Valor Consignaciones Día Saldo
356 160.000 oo 120.000 oo 1 1.340.000 oo
60.000 oo 1 1.400.000 oo
357 3.000 oo 358 6.000 oo 120.000 oo 4 1.430.000 oo
90.000 oo 5 1.520.000 oo
120.000 oo 6 1.640.000 oo
120.000 oo 7 1.760.000 oo
60.000 oo 8 1.820.000 oo
360 150.000 oo 90.000 oo 11 1.670.000 oo
359 90.000 oo 150.000 oo 13 1.820.000 oo
150.000 oo 13 1.970.000 oo
120.000 oo 14 2.090.000 oo
90.000 oo 15 2.180.000 oo
361 150.000 oo 362 120.000 oo 120.000 oo 18 2.030.000 oo
120.000 oo 19 2.150.000 oo
60.000 oo 20 2.210.000 oo
90.000 oo 21 2.300.000 oo
150.000 oo 22 2.450.000 oo
363 90.000 oo 364 120.000 oo 150.000 oo 25 2.390.000 oo
120.000 oo 26 2.510.000 oo
90.000 oo 27 2.600.000 oo
120.000 oo 28 2.720.000 oo
N.D. IN. 6.000 oo N.C. 4.000 oo 29 2.700.000 oo
A. ELEMENTOS BASICOS

Quienes tienen cuenta corriente en bancos saben que el saldo suministrado por
éstos casi nunca está de acuerdo con el saldo de los libros del cuentahabiente,
razón por la cual debe efectuar la conciliación.

1. Que es la Conciliación Bancaria

Es la comparación que se hace entre el libro auxiliar de una cuenta corriente


bancaria y el extracto del movimiento de la misma, que envía el banco para:

a. Determinar diferencias en los registros de las operaciones.


b. Corregir diferencias por errores u omisiones.
c. Establecer responsabilidades por dichos errores.
d. Mostrar el saldo real disponible para la empresa.

2. Clases de Conciliación Bancaria

Existen varias clases, las más usuales son:

a. De Extracto a libros

Partiendo del saldo mostrado en el extracto bancario se determinan las diferencias hasta
llegar al saldo de libros.

b. De libros a Extracto

Se toma el saldo en el Libro Auxiliar de la cuenta y se determina la diferencia para llegar al


saldo del extracto.

c. Simultáneo de Extracto. A saldo real y de libros a saldo real.


Es la más conveniente porque muestra por separado las diferencias y errores por parte del
Banco y aparte los de la empresa.

B. DOCUMENTOS NECESARIOS

Para cada cuenta corriente que tenga la empresa se requiere elaborar Conciliación
Bancaria.

La preparación de cada conciliación Bancaria necesita los siguientes documentos:

1) Formato para la conciliación.


2) Copia de la Conciliación anterior
3) libro Auxiliar de la cuenta corriente.
4) Extracto Bancario.
5) Notas bancarias

1. Formato para la conciliación: Es la hoja que se compra en el comercio o se diseña e


imprime en la impresa, en la cual se prepara la conciliación bancaria; los bancos también
provee un formulario sencillo.

CONCILIACIÓN BANCARIA

Saldo de este Extracto $______________________


SUME:
Consignaciones efectuadas que no se
encuentren incluidas en el extracto $______________________

RESTE:
Cheques girados no cobrados $______________________
TOTAL (saldo de su cuenta) $
SALDO CHEQUERA $ _____________________

SUME:
Notas Crédito efectuadas por el banco
A su cuenta y no anotadas en su
chequera. $ ______________________

RESTE:
Notas Débito efectuadas por el banco
a su cuenta y no anotadas en su
chequera. $______________________

TOTAL ( Saldo de su cuenta) $

Contenido de la Conciliación Bancaria:

1. Listados de:
a) Cheques pendientes de pago.
b) Consignaciones en tránsito.
c) Notas Crédito no contabilizadas.
d) Notas Débito no contabilizadas.

2. Saldo del Extracto.


3. Más valor de las consignaciones en tránsito.
4. Menos valor de los cheques contabilizados pendientes de pago.
5. Saldo real de la cuenta.
6. Saldo en libros o en chequera.
7. Más valor de las Notas Crédito.
8. Menos valor de las Notas Débito no contabilizadas.
9. Saldo real de la cuenta, igual al saldo en el numeral 5.

Por cada cuenta corriente bancaria hay que preparar una conciliación bancaria.
2. Extracto Bancario: Es la recopilación o estado de la cuenta corriente, que el banco
envía cada mes al cuentahabiente; se le denomina extracto porque se trata de un resumen
de registros extractados de los libros del banco.

Contenido del extracto.

1) Nombre, número de identificación tributaria y oficina del banco.


2) Cuentahabiente.
3) Fecha del Extracto.
4) Número de la cuenta corriente.
5) Saldo del extracto anterior.
6) Número y valor de cada cheque, incluye las Notas Débito.
7) Valor de cada consignación, incluye las notas Crédito.
8) Día del depósito o del retiro.
9) Saldo después de cada movimiento de la cuenta.
10) Códigos de las anotaciones que puede hacer el banco.

Recuerde que el extracto lo elaboran en el banco; nosotros solamente lo interpretamos


para efectos de la conciliación bancaria. Algunas veces el extracto bancario trae anexas
Notas Crédito y Notas Débito.
C. PROCEDIMIENTO PARA LA CONCILIACIÓN BANCARIA

Como ya se dijo, para cada Cuenta corriente bancaria que tenga la empresa se necesita
elaborar conciliación bancaria.

Para preparar cada conciliación bancaria se necesita:

 Formato para la conciliación.


 Copia de la conciliación anterior.
 Libro auxiliar de la cuenta bancaria.
 Extracto bancario.
 Notas bancarias.
El procedimiento para llevar a cabo la conciliación, una vez preparados los documentos
necesarios, es el siguiente:
1. Se compara la conciliación anterior con el actual extracto bancario; si aún hay
pendientes consignaciones o cheques, se elaboran las listas de consignaciones no
registradas por el banco y de cheques pendientes de cobro.

2. Se compara el libro auxiliar con el extracto bancario respectivo; si hay


consignaciones en trámite o cheques sin cobrar, se prepara la lista correspondiente.

3. Se examina si el banco ha acreditado la cuenta durante ese periodo; se procede a


elaborar la lista de las Notas Crédito que no estén contabilizadas.

4. Se analiza si el banco ha debitado la cuenta durante el mismo periodo; se procede


a preparar la lista de las Notas Débito que no estén contabilizadas.

5. Se investiga si hay errores en la contabilidad, como consignaciones y cheques sin


registrar, equivocaciones al escribir las cifras o dobles registros del mismo concepto.

6. Se investigan posibles errores en el banco, como consignaciones o cheques de


otros clientes, fallas al pulsar cifras o dobles registros de una misma cantidad.
EJEMPLO
Copia de la conciliación anterior:
Empresa Ilustres Estudiantes
Conciliación Banco Colombia
30 de Julio de 2016
Saldo según Extracto 1.120.000.oo
Más consignaciones no registradas
por el banco 80.000.oo
Menos cheques pendientes de cobro 120.000.oo
Saldo según libros $1.080.500.oo
Más Notas Crédito no contabilizadas 10.000.oo
Menos Nota Débito no contabilizada 10.500.oo
Saldo Real $1.080.000.oo $1.080.000.oo

Consignaciones no registradas por el banco


No. Detalle Valor
8764 Depósito del 30 de julio 80.000 oo

Cheques pendientes de cobro


No. Beneficiario Valor
7653 Claudia Cabrera 120.000 oo

Notas Crédito no contabilizadas


No. Concepto Valor
4680 Devolución intereses 10.000 oo
Notas Débito no contabilizadas
No. Detalle Valor
6802 Valor chequera 10.500 oo
2. LIBRO AUXILIAR Bancos
Banco de Colombia
Cuenta Corriente No. 689790-1
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
1 Agosto 2 Saldo que viene 1.080.500
2 Agosto 2 Nota Crédito No. 4680 10.000 1.090.500
3 Agosto 2 Nota Débito No. 6802 10.500 1.080.500
4 Agosto 2 Consignación No. 8765 110.000 1.190.000
5 Agosto 3 Consignación No. 8766 120.000 1.310.000
6 Agosto 4 Consignación No. 8767 130.000 1.440.000
7 Agosto 5 Consignación No. 8768 140.000 1.580.000
8 Agosto 6 Consignación No. 8769 150.000 1.730.000
9 Agosto 6 Ch. No. 7654 a favor de L. Roce 850.000 880.000
10 Agosto 6 Ch.No. 7655 a favor de D. Dolores 100.000 780.000
11 Agosto 9 Consignación No. 8770 70.000 850.000
12 Agosto 10 Consignación No. 8771 80.000 930.000
13 Agosto 11 Consignación No. 8772 90.000 1.020.000
14 Agosto 12 Consignación No. 8773 100.000 1.120.000
15 Agosto 13 Consignación No. 8774 110.000 1.230.000
16 Agosto 13 Ch. No. 7656 a favor de G. Mota 350.000 880.000
17 Agosto 13 Ch. No. 7657 a favor de R. Pérez 200.000 680.000
18 Agosto 16 Consignación No. 8775 120.000 800.000
19 Agosto 17 Consignación No. 8776 130.000 930.000
20 Agosto 18 Consignación No. 8777 140.000 1.070.000
21 Agosto 19 Consignación No. 8778 150.000 1.220.000
22 Agosto 20 Consignación No. 8779 160.000 1.380.000
23 Agosto 20 Ch. No. 7658 a favor de A. Arenas 500.000 880.000
24 Agosto 23 Ch.. 7659 a favor de R. Pavone 300.000 580.000
25 Agosto 23 Consignación No. 8780 80.000 660.000
26 Agosto 24 Consignación No. 8781 90.000 750.000
27 Agosto 25 Consignación No. 8782 100.000 850.000
28 agosto 26 Consignación No. 8783 110.000 960.000
29 Agosto 27 Consignación No. 8784 120.000 1.080.000
30 Agosto 27 Ch.No. 7660 a favor de C. Rojas 200.000 880.000
31 Agosto 27 Ch. No. 7661 a favor de O. Luque 400.000 480.000
32 Agosto 30 Consignación No. 8785 130.000 610.000
33 Agosto 31 Consignación No. 8786 140.000 ________ 750.000
SUMAS DEL MOVIMIENTO 2.580.000 2.910.500
MAS: SALDO ANTERIOR 1.080.500
MAS :SALDO QUE VIENE __________ ____750.00
0_____
SUMAS IGUALES 3.660.500 3.660.500
Sept. 01 Saldo que viene a la fecha 750.000
2. Extracto del movimiento de cuenta corriente bancaria

EXTRACTO DE
Agosto de 2016
CUENTA No.
975331

NIT. 60.002.964 Señores .


Ilustres Estudiant Saldo Anterior
$1.120.000.oo
Ciudad
Cheques
Día No. Valor Consignaciones Saldo
Vienen 1.120.000 oo
2 80.000 oo 1.200.000 oo
2 110.000 oo 1.310.000 oo
3 120.000 oo 1.430.000 oo
4 130.000 oo 1.560.000 oo
5 140.000 oo 1.700.000 oo
6 150.000 oo 1.850.000 oo
9 7654 850.000 oo 70.000 oo 1.070.000 oo
10 7655 100.000 oo 80.000 oo 1.050.000 oo
11 90.000 oo 1.140.000 oo
12 100.000 oo 1.240.000 oo
13 110.000 oo 1.350.000 oo
16 120.000 oo 1.470.000 oo
17 7656 350.000 oo 130.000 oo 1.250.000 oo
18 7657 200.000 oo 140.000 oo 1.190.000 oo
19 150.000 oo 1.340.000 oo
20 160.000 oo 1.500.000 oo
23 80.000 oo 1.580.000 oo
24 90.000 oo 1.670.000 oo
25 7658 500.000 oo 100.000 oo 1.270.000 oo
26 7659 300.000 oo 110.000 oo 1.080.000 oo
27 120.000 oo 1.200.000 oo
30 130.000 oo 1.330.000 oo
31 7660 200.000 oo 1.130.000 oo
31 N.D. 120.000 oo N.C. 60.000 oo 1.070.000 oo

Ya tenemos listos los elementos necesarios para la conciliación de la cuenta No. 97531,
Banco de Colombia, movimiento de agosto de 2016:
Copia de la conciliación anterior
Libro auxiliar de bancos –Banco Superior-
Extracto enviado por el banco
Nota Crédito Bancaria
Nota Débito Bancaria

Comparamos las consignaciones y vemos que en el extracto no alcanzó a quedar a quedar


el depósito de $140.000.oo efectuado el 31 de agosto de 2016, examinamos el listado de
cheques pagados y encontramos que aún quedan pendientes de cobro el No. 7653, girado
a Fernando Lesmes por valor de $120.000.oo, entregado desde el mes anterior; el No.
7661, por valor de $400.000.oo, girado a Oswaldo Luque el 17 de agosto de 2016.

Analizamos la Nota Crédito, no contabilizada aún, y vemos que corresponde a una remesa
que estaba pendiente de confirmación por parte de la sucursal Pasto, de este mismo banco.
Corresponde a un cheque girado por Gabriel Díaz Guerrero, quien figura en deudores
comerciales, en nuestra contabilidad.

Tenemos una Nota Débito; corresponde a la devolución del cheque consignado el 27 de


agosto de 2016. Dicho cheque se había recibido al señor Néstor Gil en pago de una deuda.

1. Conciliación Simultánea a Saldo Real

Consiste en un ejercicio en dos columnas para los valores: en una columna colocamos el
saldo según extracto, le sumamos las consignaciones en tránsito y le restamos los cheques
sin cobrar; en la otra columna escribimos a continuación el saldo en libros, le sumamos las
Notas Crédito, le restamos las Notas Débito y los resultados de las dos columnas deben
ser iguales entre sí. Este es el saldo real con que la empresa cuenta en el momento en el
banco, y por tanto, debe ajustar el saldo en libros.
EMPRESA LOS ILUSTRES ESTUDIANTES
Conciliación Banco de Colombia
Correspondiente al mes de agosto de 2016

Saldo según Extracto $1.070.000.oo


Más consignaciones no registradas
Por el banco 140.000.oo
Menos cheques pendientes de cobro 520.000.oo
Saldo según libros $750.000.oo
Más Notas Crédito sin contabilizar 60.000.oo
Menos Notas Débito sin contabilizar 120.000.oo
Saldo Real $690.000.oo $690.000.oo

Consignaciones no registradas por el banco


No. Detalle Valor
8786 Depósito del 31 de agosto 140.000 oo

Cheques pendientes de cobro


No. Beneficiario Valor
7653 Fernando Lesmes 120.000 oo
7661 Oswaldo Luque 400.000 oo

Notas Crédito no contabilizadas


No. Concepto Valor
4681 Remesa corriente Sucursal Pasto 60.000 oo
Notas Débito no contabilizadas
No. Detalle Valor
6803 Cheque devuelto 120.000 oo

Existen otras formas de conciliación bancaria, según los objetivos de cada empresa; a
continuación veremos dos modelos diferentes con los datos de la anterior conciliación.
2. Conciliación de Extracto a libros

Consiste el tomar el saldo del extracto, sumarle las consignaciones en tránsito y restarle los
cheques sin cobrar, para llegar al saldo real; luego a éste se le suman las Notas Débito y
se le restan las Notas Crédito para llegar al saldo en libros.

Ejemplos:

EMPRESA LOS ILUSTRES ESTUDIANTES


Conciliación Banco de Colombia
Correspondiente al mes de agosto de 2016

Saldo según Extracto $1.070.000.oo


Más consignaciones no registradas por el banco 140.000.oo
Menos cheques pendientes de cobro 520.000.oo

Saldo Real $690.000.oo


Más Notas Débito sin contabilizar 120.000.oo
Menos Notas Crédito sin contabilizar 60.000.oo

Saldo según libros $750.000.oo

Consignaciones no registradas por el banco


No. Detalle Valor
8786 Depósito del 31 de agosto 140.000 oo

Cheques pendientes de cobro


No. Beneficiario Valor
7653 Fernando Lesmes 120.000 oo
7661 Oswaldo Luque 400.000 oo
Notas Crédito no contabilizadas
No. Concepto Valor
4681 Remesa corriente sucursal Pasto 60.000 oo

Notas Débito no contabilizadas


No. Concepto Valor
6803 Cheque devuelto 120.000 oo

3. Conciliación de libros a Extracto

Consiste en tomar el saldo de libros, sumarle las Notas Crédito y restarle las Notas Débito
para llegar al saldo real; luego a éste se le suman los cheques sin cobrar y se le restan las
consignaciones en tránsito para llegar al saldo del extracto.

EMPRESA LOS ILUSTRES ESTUDIANTES


Conciliación Banco de Colombia
Correspondiente al mes de agosto de 2016

Saldo según libros $ 750.000.oo


Más Notas Crédito sin contabilizar 60.000.oo
Menos Notas Débito sin contabilizar 120.000.oo
Saldo Real $ 690.000.oo
Más cheques pendientes de cobro 520.000.oo
Menos consignaciones no registradas por el banco 140.000.oo
Saldo según extracto $1.070.000.oo
Consignaciones no registradas por el banco
No. Detalle Valor
8786 Depósito del 31 de agosto 140.000 oo

Cheques pendientes de cobro


No. Beneficiario Valor
7653 Fernando Lesmes 120.000 oo
7661 Oswaldo Luque 400.000 oo

Notas Crédito no contabilizadas


No. Concepto Valor
4681 Remesa corriente sucursal Pasto 60.000 oo

Notas Débito no contabilizadas


No. Concepto Valor
6803 Cheque devuelto 120.000 oo