Guía de Access OK - 2013-I

Microsoft Access 2013
3. Luego Aceptar ,de cualquiera de las 2 formas le debe mostrar la siguiente ventana:
Ejercicio 1: Crear una base de datos en blanco

1. De la ventana anterior seleccione: Base de Datos del escritorio en blanco
2. El nombre de la BD será Notas_CETPRO, y debe ser guardada en la carpeta Lab01, para tal
efecto haga clic en el botón: y seleccione la

carpeta antes indicada luego Aceptar y Crear ; a continuación observe la siguiente interfaz :
Area de usuario
Cinta de Opciones
Tabla en blanco
Panel de navegación
Barra de estado
Expositor: CCARI GUERRA Julio Alexander Página 3 de 106

Email: julio.ccari@hotmail.com
3. Luego, en su base de datos, haga clic en la ficha Archivo, haga clic en: Ver y editar
propiedades de base de datos.
4. En la ventana Propiedades de la base de datos haga clic en la ficha General.

¿Cuál es el tamaño en Kb. que ocupa la base de datos? ........................................
5. Cierre esta ventana y pulse la tecla ESC para ocultar la vista Backstage
La base de datos ocupa un tamaño importante porque Access genera una serie de tablas
del sistema que usa para la administración de la base de datos, así como de los objetos que
contiene.
Ejercicio 2: Creación y Diseño de Tablas

Crear una tabla desde la Hoja de Datos
1. En la base de datos actual se muestra una tabla en blanco en vista hoja de datos ,ingresar
los siguientes datos, respetando las mayúsculas y minúsculas tal y como se muestran :
Los datos del campo Id no

se ingresan porque es un
campo tipo
:Autonumeración
Ingresan porque
2. Luego completar los siguientes datos :

3. Luego haciendo doble clic en el título de cada campo cambie así :
4. Para guardar la tabla haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso
rápido
5. Guarde la tabla con el nombre de Clientes
6. Luego haga clic en Aceptar , cerrar la tabla BD-Alumnos.

7. Ahora para crear una nueva tabla en vista hoja de datos : Haga clic en la ficha : Crear –
Tabla
8. Crear las siguientes tablas :

Ejercicio 3: Agregando más campos

1. Abrir la tabla BD-Alumnos, luego haga clic derecho en el campo Tel-Alumno y seleccione
Insertar Campo.
2. Luego ingresar los siguientes datos :
3. Luego haga clic después del último campo (haga clic para agregar ) y seleccione Datos
adjuntos , observe al lado derecho de la imagen el campo agregado ..

4. Ahora haga doble clic en la primera celda de dicho campo
5. Haga clic en Agregar … luego seleccione la imagen de dicho alumno de la carpeta Lab01 ,
posteriormente Abrir y Aceptar.
Observe el campo ya agregado las imágenes.
6. Insertar un campo antes de Ecivil-Alumno , así :
Ejercicio 4: Validar datos

Permite restringir los valores que se puede ingresar en el campo.
1. Seleccione cualquier dato del campo
FecNac-Alumno.
2. Luego en la ficha contextual Campos haga
clic en Validación y seleccione : Regla de
validación de campo.
3. En la ventana Generador de expresiones ingresar la siguiente expresión
Esta validación solo

permitira ingresar fechas
menores a la fecha actual
del sistema

4. Luego Aceptar.
5. Para comprobar dicha validación modifique cualquier fecha ingresando una fecha mayor a
la fecha actual, dicho dato no se podrá ingresar, cancelar pulsando la tecla ESC.
6. Para personalizar el mensaje de la validación haga clic en el comando Validación, y
seleccione Mensaje de validación de campo, e ingresar lo siguiente :
7. Posteriormente Aceptar , para comprobar dicho mensaje de validación , ingrese una fecha
no permitida y pulse enter observara el siguiente mensaje :
8. Aceptar dicho mensaje y pulsea ESC para cancelar la fecha no permitida.

9. Ahora seleccione cualquier dato del campo Ecivil-Alumno y realice la siguiente validación
Esta validación solo

permitirá ingresar
S,C,D,V
10. Con el siguiente mensaje de validación.
11. Realice una validación en el campo Sexo-Alumno para permitir solo M o F ,

posteriormente agregar un mensaje de validación .
12. Guardar los cambios y cerrar la tabla BD-Alumnos .
13. Abrir la tabla BD-Instructores y realizar una validación en el campo Sexo-Instructor que
permita solo M o F , posteriormente agregar una mensaje de validación .

Ejercicio 5: Formato de número

Permite cambiar como mostrar los datos de un campo por lo general tipo fecha o número .
1. Abrir la tabla BD-Cursos y seleccione cualquier dato del campo Costo-Curso .

2. Luego vaya a la ficha contextual Campos y en la lista Formato , seleccione Moneda
3. Observe los resultados en el campo :
4. Guarde los cambios y cerrar la tabla , ahora abrir la tabla BD-Alumnos

5. Seleccione un dato del campo FecNac-Alumno , vaya a la ficha contextual Campos y en
la lista Formato seleccione Fecha Larga , observe el resultado :
6. Posteriormente seleccione: Fecha Mediana guardar los cambios y cerrar la tabla .
Ejercicio 6: Campos de Búsqueda y Relación

En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino que está
extraído de una lista de valores válidos para ese campo. Por ejemplo un campo Sexo con los
valores H o M, un campo Provincia con los valores (Chincha, Pisco, Nazca, etc.). Esta lista de
valores puede ser una lista de valores fijos que definamos nosotros (sería el caso del campo sexo)
o también puede ser una lista de valores extraídos de una
tabla existente en nuestra base de datos (podría ser el caso del
campo Provincia si tenemos una tabla de provincias).
En Access podemos definir esta lista de valores válidos de una
forma cómoda y rápida utilizando una columna de búsqueda.
Primero crear la siguiente tabla en blanco con el nombre de
BD-Distritos, posteriormente cerrar la tabla ->
1. Abrir la tabla BD-Alumnos y seleccione el campo

Email-Alumno.

2. Ahora vaya a la ficha contextual Campos haga clic en Mas campos del grupo Agregar y
eliminar y seleccione: Búsqueda y relación.
3. En la siguiente ventana Asistente para búsquedas seleccione : Deseo que el campo de

búsqueda busque……. , luego clic en Siguiente >.
4. Seleccione la tabla BD-Distritos , luego clic en Siguiente > .
5. Selecione y agregar el campo Nombre-Distrito , luego clic en Siguiente > .

6. Ordenar por el campo Nombre-Distrito , luego clic en Siguiente > .
7. En la siguiente ventana haga clic en Siguiente > .

8. En la siguiente ventana ingrese como etiqueta de campo: Distrito-Alumno luego haga

clic en Finalizar.
Observe el campo insertado:
Seleccione un distrito para cada alumno luego realice

el mismo procedimiento desde la tabla BD-
Instructores después del campo: Dir-Instructor asi ->
9. Guardar los cambios y cerrar las tablas anteriores

10. Crear una nueva tabla en blanco y guardar con el nombre de BD-Notas .
11. Posteriormente agregar los campos de búsqueda y relación con las tablas : BD-Alumnos
, BD-Cursos y BD-Instructores , así :
Nota :
Los campos marcados de rojo son
campos de búsqueda y relación.

12. Ahora agregaremos los campos de notas , haciendo clic en Haga clic para agregar y
seleccione Número .
13. Ingrese como nombre PP y pulsar Enter observe el resultado final :
14. Similar agregar los siguientes campos:
15. Ingresar los siguientes datos :
16. Guardar los cambios
Ejercicio 7: Campos de Búsqueda y Relación Multivalor
1. Abrir la tabla : BD-Instuctores al final agregar un campo de búsqueda y relación así

2. Luego clic en Siguiente , e ingresar los siguientes valores :
3. Ingresar como etiqueta : Cursos-Instructor , debajo seleccionar la casilla : Permitir

varios valores .
4. Haga clic en Finalizar y observe el resultado :
5. Seleccione varios tipos de cursos para cada profesor, guardar y cerrar la tabla .
Ejercicio 8: Calcular campos
1. Abrir la tabla BD-Notas , clic en Haga clic para

agregar y seleccione Campo Calculado –
Número .

2. Ingresar la siguiente expresión :
3. Luego Aceptar , observe los resultados :
4. Cambie la etiqueta por Promedio-Nota

5. Agregar otro campo calculado tipo Texto con la siguiente expresión :
6. Aceptar e ingresar como etiqueta : OBS-Nota, así :
Ejercicio 9: Asignar una contraseña a la base de datos .
1. Guardar los cambios y cerrar la base de datos (Archivo – Cerrar )

2. Clic en Archivo – Abrir y examinar su carpeta Lab01 y haga clic en la base de datos
3. Luego clic en la lista de Abrir y seleccione : Abrir en modo exclusivo

4. Clic en la ficha Archivo y

seleccione Cifrar con
contraseña .
5. Ingresar y confirmar la
contraseña .
6. Luego Aceptar .
7. Posteriormente cerrar la base de datos y para comprobar la contraseña abrir la base de
datos , observe que le pide contraseña .


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Ejercicio 1: Crear una base de datos en blanco

efecto haga clic en el botón: y seleccione la

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4. En la ventana Propiedades de la base de datos haga clic en la ficha General.

Ejercicio 2: Creación y Diseño de Tablas

Los datos del campo Id no

Expositor: CCARI GUERRA Julio Alexander Página 4 de 106

3. Luego haciendo doble clic en el título de cada campo cambie así :

5. Guarde la tabla con el nombre de Clientes

6. Luego haga clic en Aceptar , cerrar la tabla BD-Alumnos.

8. Crear las siguientes tablas :

Expositor: CCARI GUERRA Julio Alexander Página 5 de 106

Ejercicio 3: Agregando más campos

2. Luego ingresar los siguientes datos :

Expositor: CCARI GUERRA Julio Alexander Página 6 de 106

4. Ahora haga doble clic en la primera celda de dicho campo

6. Insertar un campo antes de Ecivil-Alumno , así :

Ejercicio 4: Validar datos

Esta validación solo

Expositor: CCARI GUERRA Julio Alexander Página 7 de 106

8. Aceptar dicho mensaje y pulsea ESC para cancelar la fecha no permitida.

Esta validación solo

10. Con el siguiente mensaje de validación.

11. Realice una validación en el campo Sexo-Alumno para permitir solo M o F ,

Expositor: CCARI GUERRA Julio Alexander Página 8 de 106

Ejercicio 5: Formato de número

1. Abrir la tabla BD-Cursos y seleccione cualquier dato del campo Costo-Curso .

3. Observe los resultados en el campo :

4. Guarde los cambios y cerrar la tabla , ahora abrir la tabla BD-Alumnos

6. Posteriormente seleccione: Fecha Mediana guardar los cambios y cerrar la tabla .

Ejercicio 6: Campos de Búsqueda y Relación

1. Abrir la tabla BD-Alumnos y seleccione el campo

Expositor: CCARI GUERRA Julio Alexander Página 9 de 106

3. En la siguiente ventana Asistente para búsquedas seleccione : Deseo que el campo de

4. Seleccione la tabla BD-Distritos , luego clic en Siguiente > .

5. Selecione y agregar el campo Nombre-Distrito , luego clic en Siguiente > .

Expositor: CCARI GUERRA Julio Alexander Página 10 de 106

6. Ordenar por el campo Nombre-Distrito , luego clic en Siguiente > .

7. En la siguiente ventana haga clic en Siguiente > .

Expositor: CCARI GUERRA Julio Alexander Página 11 de 106

8. En la siguiente ventana ingrese como etiqueta de campo: Distrito-Alumno luego haga

Observe el campo insertado:

Seleccione un distrito para cada alumno luego realice

9. Guardar los cambios y cerrar las tablas anteriores

Expositor: CCARI GUERRA Julio Alexander Página 12 de 106

13. Ingrese como nombre PP y pulsar Enter observe el resultado final :

14. Similar agregar los siguientes campos:

15. Ingresar los siguientes datos :

16. Guardar los cambios

Ejercicio 7: Campos de Búsqueda y Relación Multivalor

1. Abrir la tabla : BD-Instuctores al final agregar un campo de búsqueda y relación así

Expositor: CCARI GUERRA Julio Alexander Página 13 de 106

2. Luego clic en Siguiente , e ingresar los siguientes valores :

3. Ingresar como etiqueta : Cursos-Instructor , debajo seleccionar la casilla : Permitir

4. Haga clic en Finalizar y observe el resultado :

Ejercicio 8: Calcular campos

1. Abrir la tabla BD-Notas , clic en Haga clic para

Expositor: CCARI GUERRA Julio Alexander Página 14 de 106

2. Ingresar la siguiente expresión :

3. Luego Aceptar , observe los resultados :

4. Cambie la etiqueta por Promedio-Nota

6. Aceptar e ingresar como etiqueta : OBS-Nota, así :