UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO DE MONAGAS

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA

ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

CONTABLES APLICADOS A LAS ÓRDENES DE PAGO
(PROVEEDORES Y TRABAJADORES) POR LA GERENCIA DE
GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADSCRITA AL INSTITUTO DE LA
CULTURA DEL ESTADO MONAGAS (ICUM).

TUTOR ACADÉMICO: BACHILLER:

MSC. MERCEDES PLANEZ. CEDEÑO, ARGENIS.

C.I.24.754.171

Proyecto de Grado, modalidad pasantía, presentado Como Requisito

Parcial para optar al Título de Licenciado en Contaduría Pública.

MATURÍN, MARZO 2019.

 UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO DE MONAGAS

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA

ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

CONTABLES APLICADOS A LAS ÓRDENES DE PAGO
(PROVEEDORES Y TRABAJADORES) POR LA GERENCIA DE
GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADSCRITA AL INSTITUTO DE LA
CULTURA DEL ESTADO MONAGAS (ICUM

Bachiller:
Cedeño, Argenis.

ACTA DE APROBACIÓN

_________________ _________________
Profa. xxxx Prof. xxxx
Jurado Principal Jurado Principal
_______________
Profa. xxxx
asesor Academico

ii
 RESOLUCIÓN

De acuerdo al artículo 41 del reglamento de Trabajos de Grado de la

Universidad de Oriente:

“Los trabajos de grado son de exclusiva propiedad de la Universidad de

Oriente y sólo podrían ser utilizados a otros fines con el consentimiento del
consejo de núcleo respectivo, quien lo participará al consejo universitario
para su aprobación”.

iii
ÍNDICE GENERAL

iv
 DEDICATORIA.
A Dios, ya que ha sido mi luz y guía en todo momento, y quien con sus
grandiosas bendiciones ha orientado mi camino hacia el éxito.

A mi madre Norkis Cardiet, por su apoyo abnegable, y demostración de

amor inestimable siempre.

A mi hermano, Alexis Rafael Cedeño, por ser fuente de motivación y valor

trascendental para mi, y a quien amo mucho.

A mi tia Maribel Cardiet, quien en medio de mis adversidades hizo

extensivas a mi palabras cargadas de fe, perseverancia y cariño.

A la Universidad de Oriente, por ser garante de mi formación profesional, y

de quien hoy puedo testificar el merecido eslogan que la caracteriza ¡LA
CASA MAS ALTA!

A los niños pobres de mi país, quienes aumentan vertiginosamente cada

día, como muestra de mis deseos a que ellos progresen y no se le priven
más sus sueños.

Argenis Rafael Cedeño Cardiet.

v
 AGRADECIMIENTOS.
A Dios Todopoderoso, por haberme permitido este logro, y otorgarme las
más espléndidas bendiciones en mi vida.

A mi tutora Mercedes Plánez Román, por su orientación, amistad y ayuda

en todo momento de mi carrera, y a quien estimo por su cariño y calidad
humana, la cual es además para mí un ejemplo de lucha y logros siempre y
cuando se disponga de un corazón humilde.

A Álvaro Román, por su valioso apoyo, confianza y amistad para

encaminarme en mi formación profesional.

A mi amiga Roselys Fernández, quien la providencia puso en mi camino,

apoyándome y hasta ahora demostrándome su amistad incondicional.

A María Martínez, por cuanto tuvo siempre la disposición de colaborar

conmigo desde el Departamento de Administración del ICUM, y a quien
profeso mucho cariño.

A Eduardo Leiva, por su inestimable aporte en la realización de este

trabajo.

A todas aquellas personas que se identifican con mis logros.

Argenis Rafael Cedeño Cardiet.

vi
 UNIVERSIDAD DE ORIENTE.

NÚCLEO DE MONAGAS.

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS.

DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA.

ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

CONTABLES APLICADOS A LAS ÓRDENES DE PAGO (PROVEEDORES
Y TRABAJADORES), POR LA GERENCIA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA, ADSCRITA AL INSTITUTO DE LA CULTURA DEL
ESTADO MONAGAS. (ICUM).

ASESOR ACADÉMICO: BACHILLER:

MSC. MERCEDES PLÁNEZ. CEDEÑO, ARGENIS. C.I.
24.754.171.

RESUMEN.

La descripción de los procedimientos constituye una guía en toda empresa. Tienen que
estar bien establecidos y se debe vigilar su complimiento por parte de quienes ostentan
niveles jerárquicamente superiores, para así detectar y reducir al máximo las posibles
desviaciones en las prácticas de las políticas que conforman dichos procedimientos, por esta
razón surgió la necesidad de analizar los procedimientos administrativos y contables
aplicados a las órdenes de pago (Proveedores y Trabajadores), por la Gerencia de Gestión
Administrativa, adscrita al Instituto de la Cultura del Estado Monagas.Por lo cual
metodológicamente se realizó una investigación de campo, a nivel descriptivo, con una
población manejable, en virtud de ello no se aplicó proceso de muestreo, y se emplearon las
técnicas de: observación directa, entrevista no estructurada y revisión documental, se hizo
uso del recurso de la ficha como instrumento para registrar la información obtenida, en base
a la cual se concluyó...

Palabras claves: procedimiento, políticas, proveedores, código presupuestario, categoría

programática, orden de pago.

vii
 INTRODUCCIÓN.

El dinamismo actual y los frecuentes cambios en el entorno organizacional

en los últimos años constituyen las variables que estimulan la iniciativa de
emprender estudios tendientes a analizar los procedimientos administrativos
y contables, ello con el propósito de evaluar exhaustivamente todos los actos
que implican el desarrollo formal de las actividades que serán garantía de la
ejecución de las políticas, lineamientos y directrices emanados de la alta
gerencia, las cuales constituyen la toma de decisiones que serán
determinantes de la gestión integral de la misma. Considerando a tal efecto
los estándares establecidos y el discurrir de las auténticas prácticas llevadas
a cabo por las partes intervinientes en la formalización de los procedimientos,
orientando con ello la medición y valoración de los resultados de acuerdo a
los criterios y puntos de referencia priorizados preliminarmente por el
investigador.

Se debe considerar la evaluación de los procedimientos administrativos,

por cuanto éstos constituyen la columna vertebral de las organizaciones, ya
que regulan las actividades que en ella se realizan, y de la correcta
aplicación de estos depende su eficacia y eficiencia, manteniendo así
orientadas las decisiones institucionales a las premisas y circunstancias
contemporáneas, en el ámbito de la ética, integración y pluralismo decisional,
generando así la necesaria correspondencia e identificación entre los
objetivos de los procedimientos con quienes los llevan a cabo, otorgando de
esta manera primacía a los intereses generales sobre los particulares.

1
 El análisis también se hace extensivo a los procedimientos contables, ya
que se considera la inestimable importancia que adquiere el tratamiento
contable aplicado a las órdenes de pago, así como el oportuno registro de las
transacciones surgidas en el ámbito institucional, en torno al compendio de
los elementos a analizar y los asuntos conexos a los mismos, tales como
eventualidades y contingencias, que inciden en el perfil y la relevancia de la
información financiera que se generará, buscando actuar conforme a la
circunstancias y reglas que demanda el entorno.

El Instituto de Cultura del Estado Monagas (ICUM) es un ente autónomo,

adscrito a la Gobernación del Estado Monagas, con personalidad jurídica y
patrimonio propio que tiene como tarea desarrollar las áreas de interés
prioritarias dentro del campo de la cultura y considerando la importancia de
lo señalado en los párrafos anteriores surgió la inquietud de llevar a cabo un
Análisis de los Procedimientos Administrativos y Contables aplicados a las
Órdenes de Pago (proveedores y trabajadores) por la Gerencia de Gestión
Administrativa adscrita al Instituto de la Cultura del Estado Monagas (ICUM),
año 2019.

En este sentido el trabajo se estructura de la siguiente manera:

Fase I. El Problema y sus generalidades, donde se plantea el problema

y delimita la investigación, los objetivos, tanto generales como específicos,
así como también la justificación de la investigación y la metodología
utilizada para el desarrollo de la misma. Además en esta fase se hace
referencia a la reseña histórica de la institución, misión, visión, es decir la
identificación del área objeto de estudio. Por último se describe el
cronograma de actividades.

2
 FASE I

EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES

1.1 PLANTEAMIENTO Y DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA.

Las organizaciones para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva

necesitan poner en práctica ciertas técnicas y métodos que conllevan a
desarrollar coordinadamente las operaciones. Es por esta razón que los
procedimientos son tan importantes para la consecución de los objetivos de
las instituciones, bien sean públicas, privadas o mixtas. Los procedimientos
indican la manera en que se deben ejecutar las actividades laborales
permitiendo el logro de los objetivos de las organizaciones, ya que regulan
las actuaciones de los empleados, es decir guían la forma como se deben
ejecutar las diferentes actividades facilitando la labor de cada trabajador.

Las actividades que se llevan a cabo en el ambiente organizacional deben

quedar circunscritas a la aplicación flexible y diligente de los procedimientos
administrativos previamente fijados, atendiendo principalmente a la
segregación de funciones y en la misma intensidad al compromiso con el
interés colectivo, asegurando el cumplimiento de estos principios a través del
control constante, a lo fines de evaluar integralmente la gestión del personal,
y en el caso de detección de desviaciones proceder a la toma de decisiones
correctivas y así reducir los efectos adversos generados al mínimo posible.

Por cuanto en la actualidad surgen constantes cambios legales que afectan

el registro y procesamiento de la información financiera, adquiere especial

3
preponderancia también la evaluación de los procedimientos contables,
debido a que la creación o modificación de las normas y parámetros técnicos
llevan implícitas igualmente variaciones en las políticas contables, cuyo
cumplimiento es vinculante, ya que las mismas se establecen por la alta
gerencia, para de esta forma cumplir con tales disposiciones, puesto que la
información generada queda sujeta a la revisión posterior por parte de
diversos usuarios.

El Instituto de Cultura del Estado Monagas (ICUM) desarrolla tareas

dentro del campo de la cultura como: la promoción, formación, investigación,
conservación, difusión y disfrute de las artes plásticas, literatura, teatro,
música, danzas, de los patrimonios folklóricos, arquitectónicos,
arqueológicos, históricos, antropológicos y similares de la región. Para ello
La Gerencia de Gestión Administrativa del ICUM para finiquitar los
compromisos contraídos con sus proveedores lleva a cabo procedimientos
administrativos y contables originado por autorizaciones previas emanadas
de la Presidencia de la Institución, quien hace extensiva la solicitud de
compras a la mencionada Gerencia, y ésta a sus dependencias con el objeto
de formalizar la requisición, obtener las confirmaciones necesarias y dar el
seguimiento ordinario.

Dentro del procedimiento a ejecutar en la referida Gerencia está implícita la

realización de la orden de pago a proveedores, sin embargo respecto a ésta
se evidencian a través de las observaciones y entrevistas realizadas;
inconvenientes en los actuales momentos,en repetidas veces no existe
disponibilidad financiera para cumplir con los compromisos contraídos, aun
cuando presupuestariamente a determinados gastos se les pueda dar

4
inclusión, dado que la institución no posee autonomía financiera, puesto que
el dinero lo emite el Ejecutivo regional, el mismo es ingresado a las arcas de
la institución con retardo, lo cual dificulta el pago oportuno (Proveedores y
Trabajadores), y esto genera a su vez inconvenientes en el procedimiento a
nivel de liquidación de pagos, y momentáneamente sitúan a la Institución en
una condición de insolvencia respecto a sus proveedores.

El retardo en la liquidación de pagos que se genera en el ámbito

administrativo, simultáneamente se hace extensivo a la contabilidad a nivel
de registros, dado que todas las actividades de la Gerencia son sucesivas, y
la totalidad de las transacciones financieras naturalmente deben quedar
registradas, tanto integral como oportunamente, lo que se constituye en una
circunstancia que afecta las funciones típicas del ciclo de la información.

Es importante señalar que esta problemática se agudiza debido a la

inflación galopante que persiste actualmente en el país, dado que este
fenómeno sin precedentes genera falta de disponibilidad para atender a los
compromisos ordinarios y extraordinarios, a ello se suma consecuentemente
la escases de insumos que serán garantes de la operatividad y continuidad
de la diversidad de actividades así como de las necesidades de la institución,
ya que el fenómeno en referencia es un factor externo con implicaciones
generales que motivan la reestructuración de los planes y modificación de las
prácticas tanto administrativas como financieras, para mantener las
relaciones comerciales con los proveedores, tomando en consideración que
éstos se vuelven más selectivos en cuanto a la extensión de los plazos de
créditos otorgados, ocasionando la afectación simultánea de las

5
necesidades, perspectivas y expectativas tanto de la Gerencia de la
Institución como de sus proveedores.

A los fines de seguir precisando la problemática en contexto, a los

argumentos mencionados hay que agregar que en ocasiones se generan
inconvenientes para realizar el pago a los trabajadores y con ello hacer
efectiva la orden que lo respalda, motivado principalmente a modificaciones
presupuestarias fundamentadas entre otras variables por los habituales
incrementos salariales decretados por el Ejecutivo Nacional, y esto lleva
implícito el ajuste y adaptación de las políticas institucionales puntuales que
integran el procedimiento, las cuales se deben adecuar a todos los preceptos
legales relacionados con percepciones y deducciones a los trabajadores,
variaciones que generan inestabilidad en el muy corto plazo en cuanto a la
uniformidad de las pautas que rigen la elaboración de la orden de pago y sus
desgloses, siendo este un aspecto determinante en lo que respecta el
procedimiento administrativo y contable aplicado a las órdenes de pagoa
trabajadores.

Por todo lo expuesto surgió la inquietud de realizar un Análisis de los

procedimientos administrativos y contables aplicados a las órdenes de pago
(proveedores y trabajadores) por la Gerencia de Gestión Administrativa
adscrita al Instituto de la Cultura del Estado Monagas (ICUM), año 2019. En
base a la problemática descrita se plantean las siguientes interrogantes:

¿Cuáles son las políticas vinculadas a la liquidación de la orden de pago a

proveedores y trabajadores?

6
¿Cuáles son los procedimientos administrativos y contables aplicados a las
órdenes de pago a proveedores y trabajadores?

¿Cuáles son las fortalezas y debilidades en los procedimientos

administrativos y contables inherentes a las órdenes de pago a proveedores
y trabajadores?

1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN.

1.2.1 OBJETIVO GENERAL.

Analizar los procedimientos administrativos y contables aplicados a las

órdenes de pago (proveedores y trabajadores) por la Gerencia de Gestión
Administrativa adscrita al Instituto de la Cultura del Estado Monagas (ICUM).

1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

1.- Identificar las políticas vinculadas a la liquidación de la orden de pago a

proveedores y trabajadores.

2.- Describir los procedimientos administrativos y contables aplicados a las

órdenes de pago a proveedores y trabajadores.

3.- Determinar las fortalezas y debilidades de los procedimientos

administrativos y contables inherentes a las órdenes de pago a proveedores
y trabajadores.

7
1.3 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.

El análisis que se llevó a cabo tendrá efectos importantes en el ámbito

institucional considerando la necesidad de revisar minuciosamente los
procedimientos propios y conexos a las órdenes de pago (proveedores y
trabajadores), así como proponer estrategias en torno a los mismos,
pudiendo inclusive detectar y evaluar las posibles inconsistencias a través de
la metodología que se aplicará, así como el alcance de alternativas y
técnicas que se deban emplear en función de los parámetros rectores
emanados de la Presidencia de la Institución, y con ello involucrar en el
análisis a los individuos que laboran en los diversos departamentos de la
Gerencia de Gestión Administrativa del Instituto de la Cultura del Estado
Monagas, (ICUM) para de esta forma fomentar la interacción necesaria de
ellos en el trabajo a ejecutar.

En el ámbito académico con este trabajo se tienen las expectativas de que

la información obtenida genere conocimientos de calidad, con la mayor
rigurosidad científica, y la misma sea presentada de forma ordenada y
sistemática una vez evaluados los resultados, lo cual contribuirá
ineludiblemente al aporte y sustento de los criterios de posteriores
investigaciones emprendidas en el área abordada y con ello generar diversos
enfoques de conciencia crítica buscando propiciar múltiples aptitudes y
posturas intelectuales que paralelamente impulsen y enriquezcan la labor
científica llevada a cabo por las partes de la comunidad universitaria a
quienes les compete (docentes y estudiantes). Este análisis adquirirá mayor
relevancia dada la inexistencia de investigaciones con aportes de notable
valor técnico y consecuentemente académico, tomando en consideración
que se debe materializar la difusión de las prácticas asociadas a los

8
procedimientos tanto administrativos como contables relacionados con las
órdenes de pago.

En el ámbito personal la relevancia del análisis que se realizó viene dada

por cuanto en este se buscará la optimización del proceso de aprendizaje
desde una perspectiva integral, con el propósito de adquirir conocimientos
valiosos puesto que los mismos se obtendrán en el contexto de la práctica
impartida por los analistas que hacen vida en los diversos departamentos de
la Gerencia de Gestión Administrativa del ICUM, favoreciendo con ello la
capacidad de interactuar en equipo con la diversidad de personas que
proporcionarán la información necesaria la cual permitirá enfocar
panorámicamente las actividades vinculadas al análisis del procedimiento a
ejecutar.

1.4 MARCO METODOLÓGICO.

1.4.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN.

La tipología de la investigación depende básicamente de la consideración de

dos factores: el estudio del conocimiento sobre el tema de investigación, y el
enfoque que se pretenda dar al estudio. Metodológicamente los diversos
tipos de investigación tienen un propósito, utilidad y valor diferentes. Sin
embargo una misma investigación puede abarcar diversos fines según los
objetivos del investigador, lo que determina dar curso a la investigación, y en
esa medida ir fijando el alcance del análisis, en la práctica cualquier análisis
puede incluir elementos de varios alcances de investigación.

9
 Por cuanto se pretende realizar un análisis de los procedimientos
administrativos y contables aplicados a las órdenes de pago (proveedores y
trabajadores), por la Gerencia de Gestión Administrativa adscrita al ICUM, en
líneas generales la metodología a seguir en el referido análisis será de
campo, al respeto Arias (2012), señala:

La investigación de campo: Es aquella que consiste en la

recolección de datos directamente de los sujetos
investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos
(datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna,
es decir, el investigador obtiene información pero no altera
las condiciones existentes. (p.31).

1.4.2 NIVEL DE INVESTIGACIÓN.

El grado de profundidad con que se aborde el fenómeno u objeto de

estudio determina el nivel de investigación.

En relación al anterior señalamiento el análisis en cuestión será de carácter

descriptivo, los estudios descriptivos pretender medir o recoger información
de manera independiente o conjunta sobre los aspectos o las variables a que
se refieren.

En relación a la investigación descriptiva Arias (2012) señala:

La investigación descriptiva: consiste en la caracterización

de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de
establecer su estructura o comportamiento. Los resultados
de este tipo de investigación se ubican en un nivel
intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos
se refiere. (p.24).

1.4.3 POBLACIÓN Y MUESTRA OBJETO DE ESTUDIO.

10
 Bajo un enfoque cuantitativo se deben describir lo suficiente las
características de la población en cuanto a contenido, lugar y tiempo, con la
finalidad de delimitar cuáles serán los parámetros muestrales.

Dadas estas previas consideraciones, en ese contexto Arias (2012), define

población en los siguientes términos: “La población es un conjunto finito o
infinito con características comunes para los cuáles serán extensivas las
conclusiones de la investigación”. (p. 81).

A efectos del análisis la población será representada de dos maneras, por

una parte la población primaria, constituida por todos los documentos
recolectados y evaluados, dentro de los cuales figuran el compendio y
respaldo de las órdenes de pago (proveedores y trabajadores), tales como:
orden de compra, facturas, cheques y el desglose propiamente de la orden
de pago.

Del mismo modo se cuenta con una población secundaria conformada por
las personas que laboran en la Gerencia de Gestión Administrativa del ICUM,
las cuales son (14), quienes llevan a cabo los procedimientos a los cuales se
circunscribe el análisis, y cuyas actividades serán evaluadas en lo sucesivo.

En cuanto a población finita Arias (2012), establece lo siguiente: “La

población finita es una agrupación en la que se conoce la cantidad de sujetos
que la integran” (p.82).

Dado que los elementos de la población en su conjunto son identificables y

se cuenta con registro de los mismos, se denota a la población como finita.

Con respecto a la muestra Arias (2012) define: “Un subconjunto

representativo y finito que se extrae de la población accesible” (p.83).

11
 Por los atributos descritos no se considera necesario la extracción de una
muestra, lo que implica consecuentemente materializar el análisis a la
totalidad de los elementos que conforman la población, por tal motivo no se
aplicarán técnicas de muestreo.

1.4.4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE

DATOS.

Los avances en la investigación cualitativa y en la cuantitativa han sido

enormes, gracias a la tecnología y en general a los programas que se
especializan en el manejo de datos, tal perfeccionamiento en la metodología
y en el manejo de datos, a gran escala permite una mayor cobertura del tema
y exactitud en los resultados.

La aplicación de una técnica conduce a la obtención de información, la cual

debe ser guardada en un medio material de manera que se les pueda dar
tratamiento apropiado a los datos, a dicho soporte se le denomina
instrumento. Las técnicas aplicadas en esta investigación serán: observación
directa, entrevista no estructurada y la revisión documental.

OBSERVACIÓN DIRECTA.

Cabe señalar que notables conocimientos que constituye la ciencia han

sido logrados mediante la observación.

En relación con esta técnica Arias (2012) expresa lo siguiente:

La observación directa es una técnica que consiste en visualizar

o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho,
fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o

12
 sociedad, en función de unos objetivos de investigación
preestablecidos. (p. 69).
Mediante el empleo de esta técnica se busca la revisión panorámica
preliminar e incluso subsecuente de los elementos, actuaciones, documentos
e informaciones vinculados al procedimiento que se sigue en cuanto a la
orden de pago, con la finalidad de enfocar y verificar el grado de seguridad
de las operaciones objeto de análisis, así como la reflexión permanente en
cuanto a los detalles observados que posteriormente se registrarás.

ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA.

El propósito de las entrevistas es obtener respuestas sobre el tema,

problema o tópico de interés en los términos, el lenguaje y la perspectiva del
entrevistado, con la finalidad de emitir un comentario crítico y asociar puntos
de vista, esta técnica se emplea en ocasiones simultáneamente con la
observación.

La idea expuesta se prevé sobre la base de la definición de esta técnica

según Arias (2012), que sostiene:

En esta modalidad no se dispone de una guía de preguntas

elaboradas previamente. Sin embargo, se orienta por unos
objetivos preestablecidos, lo que permite definir el tema de
la entrevista. Es por eso que el entrevistador debe tener una
gran habilidad para formular interrogantes sin perder la
coherencia. Por tanto la entrevista no estructurada es más
que un simple interrogatorio, es una técnica basada en un
diálogo o conversación “cara a cara”, entre el entrevistador
y el entrevistado acerca de un tema previamente
determinado, de tal manera que el entrevistador pueda
obtenerla información requerida. (p. 74).

La aplicación de la técnica referida buscó abordar con mayor profundidad,

y objetividad el acontecer rutinario y las condiciones en las cuales se
ejecutan las actividades implícitas en el procedimiento relativo a las órdenes
de pago, lo que permitirá caracterizarlo.

13
REVISIÓN DOCUMENTAL.

La revisión de la documentación existente sobre el tema permitirá conocer

el estado del arte sobre el área de interés, además de proporcionar los
elementos teóricos que permitirán comprender con mayor precisión el
problema de investigación planteado.

La revisión de la literatura permite elaborar y dar sustento teórico a los

fenómenos estudiados desde un panorama netamente cognitivo, es decir
mediante esta técnica se evalúa el contexto del conocimiento existente y el
abordaje del mismo, así como los puntos de vista desde los cuales se ha
enfocado.

En relación a la revisión documental Arias (2012) expone: “Es un proceso

basado en la búsqueda, recopilación, análisis, crítica e interpretación de
datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros
investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o
electrónicas”. (p.27).

Como parte fundamental del análisis que se llevó a cabo se buscó

examinar la información en torno al procedimiento relativo a pagos y la que
se genera de los mismos, tales como autorizaciones, desgloses, y facturas,
lo que permitió conocer con mayor exactitud las reglas y técnicas empleadas
en su elaboración, y de esta forma dar mayor cobertura a los juicios
generados una vez evaluada la información obtenida.

Por otro lado, respecto a los instrumentos Hernández, Fernández y

Baptista (2014) indican: “un instrumento es un recurso que utiliza el
investigador para registrar información o datos sobre las variables que tiene
en mente” (p. 199).

14
 Concretamente el instrumento a utilizar será la ficha, al respeto Ríos (2017)
la define como: “Un instrumento donde se registran datos observados para
organizar lo percibido”. (p. 105).

El uso de las fichas en este trabajo permitió dejar constancia de la

información obtenida en cuanto a los procedimientos analizados.

1.5 IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL.

1.5.1 LOGO DEL INSTITUTO DE LA CULTURA DEL ESTADO MONAGAS.

(ICUM).

1.5.2 NOMBRE.
Instituto de la Cultura del Estado Monagas (ICUM).

1.5.3 UBICACIÓN.
Sede actual en el Sector Mercado viejo de la ciudad de Maturín en las
Instalaciones del Complejo Cultural. Parroquia San Simón. Estado Monagas.

1.5.4 RESEÑA HISTÓRICA.

El Instituto de Cultura del Estado Monagas (ICUM) fue creado a través de
Ley, según Gaceta Oficial Nº003, en Fecha 22-12-1977, es un ente
autónomo, adscrito a la Gobernación del Estado Monagas, con personalidad
jurídica y patrimonio propio. Éste tiene como objetivo, establecer los
principios fundamentales y orientadores de la política cultural a efectuarse en

15
el Estado Monagas. Teniendo como tarea Desarrollar las áreas de interés
prioritarias dentro del campo de la cultura; tales como: la promoción,
formación, investigación, conservación, difusión y disfrute de las artes
plásticas, literatura, teatro, música, danzas, de los patrimonios folklóricos,
arquitectónicos, arqueológicos, históricos, antropológicos y similares de la
región.

1.5.5 MISIÓN.
Fortalecer, fomentar, difundir, promocionar y proteger la acción cultural del
estado Monagas, a través de mecanismos y acciones orientadas a
revalorizar la identidad regional y nacional, como componentes implícitos y
naturales del patrimonio cultural; sembrar el sentido de pertenencia hacia el
acervo como bien espiritual, social y jurídico, como hecho integral que
comprende el desarrollo del potencial creativo, crítico, libre, de cada persona,
mediante condiciones de inclusión.

1.5.6 VISIÓN.
Representar, en la práctica, una Institución de alto nivel cualitativo en la que
la sociedad monaguense y más allá de esos límites abstractos, encuentre y
se posesione de espacios permanentes de reflexión, disfrute, solidaridad,
libertad y disciplina, consecuentes y generadores de respuestas para la
mejor expresión de nuestra diversidad creativa e inventiva, un proceso
orientado al desarrollo endógeno de nuestra riqueza cultural.

16
1.5.7 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL INSTITUTO DE LA CULTURA
DEL ESTADO MONAGAS (ICUM).

FIGURA 1 Estruc XXXXXXXXXXXXX

FUENTE: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. INSTITUTO DE LA CULTURA,

2017.

17
 FASE II

DESARROLLO DEL TRABAJO

2.1 Políticas vinculadas a la liquidación de las órdenes de

pago a proveedores y trabajadores.
1. Todas las autorizaciones de las liquidaciones de órdenes de pago se
deben hacer por escrito, y aprobadas por el Despacho de la Presidencia de
la Institución.

2. Las órdenes de pago deben estar enumeradas consecutivamente.

3. Las autorizaciones de pago deben estar aprobadas por el Despacho de la

Presidencia de la Institución y el Jefe de Administración y Finanzas en
cuanto a precio, cantidad y proveedor.

4. El analista administrativo debe verificar las facturas en cuanto a precio,

extensiones, sumas, elementos legales y autenticidad.

5. Chequear por cada departamento firmas, sellos, montos y códigos

presupuestarios contenidos en las órdenes de pago.

6. Emisión directamente al Departamento de Contabilidad de una copia de la

autorización para pagos y del original de la orden.

7. El analista contable debe cotejar las facturas con la autorización de pagos.

8. Las órdenes de pago deben estar fechadas, totalizadas, desglosadas en

cuanto a los impuestos retenidos y selladas.

9. En lo relativo a pagos a trabajadores el analista administrativo debe

verificar que se indiquen en la nómina de pago: período de pago, nombres y

18
apellidos del trabajador, número de cédula, cargo, asignaciones,
deducciones y total a pagar. (Información elaborada por analistas del
Departamento de Recursos Humanos).

10. Los pagos se realizan quincenalmente (Proveedores y Trabajadores).

11. Las órdenes de pago a proveedores las revisa el analista administrativo,

y las órdenes de pago a trabajadores el analista financiero.

12. Se debe indicar en toda orden de pago el ejercicio presupuestario.

13. Cotejar la orden de pago con la nómina de pago remitida del

Departamento de Recursos Humanos.

14. Se emplean dos cuentas bancarias nominalmente, para pagos a

proveedores (Funcionamiento), y para nómina (Personal).

2.2 Procedimientos administrativos y contables aplicados a

las órdenes de pago a Proveedores y Trabajadores.

2.2.1 Procedimiento aplicado a las órdenes de pago a

proveedores.

1. El Despacho de la Presidencia del ICUM autoriza a través de un

comunicado escrito al Jefe de la Gerencia de Administración y Finanzas,
para que proceda a formalizar el pedido a proveedores, una vez que se ha
evaluado la solicitud de los diversos departamentos adscritos a la Institución
a través de una requisición. Estos departamentos son: prensa, promoción y
difusión, recursos humanos, museo y la gerencia de administración y
finanzas.

19
2. El Jefe de la Gerencia de Administración y Finanzas hace extensiva la
autorización recibida a los jefes de los departamentos de: compras, finanzas,
planificación y presupuesto, y administración simultáneamente.

3. Posteriormente el Analista del Departamento de Compras contacta con el

proveedor, verificando la existencia de los rubros, y solicitando los
presupuestos y las facturas. Una vez consignada la documentación
requerida, ésta es revisada por el titular de la Presidencia de la Institución,
quien en caso de conformidad avala la erogación y se retira el rubro.

4. La documentación obtenida de los proveedores una vez avalada es

remitida al Jefe del Departamento de Planificación y Presupuesto, quien
autoriza a los analistas a su cargo para que procedan a verificar la
disponibilidad presupuestaria, y así dar curso al proceso de codificación,
atendiendo a los parámetros previstos en el clasificador de partidas emanado
de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), dichos analistas copian
en la factura o el presupuesto el código que corresponda a la categoría
programática y al monto total a cancelar, remitiendo la documentación al
analista del Departamento de Finanzas.

5. El Analista del Departamento de Finanzas obtiene la documentación

remitida del Departamento de Planificación y Presupuesto, revisa la
disponibilidad financiera, corroborada ésta, la documentación es consignada
al analista del Departamento de Administración.

6. El Analista de Departamento de Administración, verifica la autenticidad de

la factura o el presupuesto, y realiza a través de unos formatos en el
programa Excel la orden de compra primeramente, y luego la orden de pago
general, la cual contiene los siguientes elementos: logo de la institución,
nombre de la orden (Orden de Pago), y el número de la orden, precedido de

20
 las siglas de la institución (N° ICUM, seguidamente se señala la fecha en la
que el analista realiza la orden, de la siguiente manera:

ORDEN DE PAGO N° ICUM-XXX-2019

Luego se señala el nombre del proveedor, y el motivo del pago, y se

cuantifica el monto base, reflejado en la factura, en caso de que corresponda
la alícuota de IVA (12 % del monto base), estos dos conceptos se totalizan
originando el monto facturado, y restando a este el compendio de
retenciones que corresponda aplicar detalladas y totalizadas al lado derecho
del recuadro, obteniendo así el MONTO A CANCELAR. Ejemplo:

ALFREDO JOSÉ MARCANO

MOTIVO DEL PAGO
CANCELACIÓN A LA EMPRESA: ALFREDO JOSÉ MARCANO, POR COMPRA DE
BOTELLONES DE AGUA, PARA SER UTILIZADOS POR LA INSTITUCIÓN.
MONTO BASE………….…BS 35.000,00 RETENCIONES:
MAS: IVA (12%)………......BS 4.200,00_ RET. IMP. MUN. (1.10%) BS. 385,00
MONTO FACTURADO…...BS 39.200,00 RET. IVA (100%) BS. 4.200,00
MENOS: RETENCIONES..BS 4.935,00 RET. TIMBRE FISCAL (1/100) BS. 350,00
MONTO A CANCELAR…..BS 34.265,00 TOTAL DE RETENCIONES BS.4.935,00
MONTO A CANCELAR……. BS. 34.265,00

La alícuota de Impuesto Municipal y de Timbre Fiscal que corresponda se

aplica al monto base, y se obtiene así el monto a retener respectivo de cada
impuesto, automáticamente se mostrará el monto total a cancelar.

21
 El Timbre Fiscal, se retiene cuando el monto base es superior a 1.500 U.T
(unidades tributarias) de moneda de curso legal, para el ejercicio fiscal 2.019,
el valor de la U.T es de 50 BS. Es decir, el impuesto se retendrá por pagos
superiores a 75.000 BS. (1.500 U.T*50 BS).

Posteriormente se deja lugar bajo el título de firmas autorizadas a las

rúbricas del titular de la Presidencia y de las jefaturas de la Gerencia de
Administración y Finanzas, sobre las cuales se colocarán los sellos
respectivos de las mismas, señalando la función administrativa ejecutada en
el procedimiento (Revisión, Asentamiento, Conformado y Páguese), tal como
se ilustra a continuación:

FIRMAS AUTORIZADAS
Revisado por: Asentado por: Conformado por: Páguese
Jefatura de Jefatura de
Asistente de Planificación y Administración y
administración Presupuesto Finanzas. Presidencia

Luego la siguiente sección se titula: categorías programáticas, en la cual el

analista ingresa de manera estructurada los dígitos que la conforman,
obtenidos de la Jefatura de Planificación y Presupuesto, y señala
nominalmente tales categorías:

22
 CATEGORÍAS PROGRAMÁTICAS
SECTOR PROGRAM SUB-PROGRAMA PROYECTO OBRA ACTIVIDAD UNIDAD
A
09 03 01 00 00 51 ICUM
CULTURA Y INSTITUTO GERENCIA COORDINACIÓN Y
COMUNICACIÓ DE LA ADMINISTRATIVA SUPEVISION
N SOCIAL CULTURA INSTITUCIONAL ADMINISTRATIVA
ICUM

El analista observa en el documento consignado (factura o presupuesto)

los dígitos referidos para llenar el siguiente campo denominado código
presupuestario, en el cual se ingresa nominalmente las partidas y la
numeración vinculada a las mismas, y con ello se cuantifica el monto a
cancelar.

CÓDIGO PRESUPUESTARIO
PARTIDA GENÉRICA ESPECÍFICA SUB- ORDINAL MONTO POR
ESPECÍFICA
402 01 01 00 001 Bs. 34.265,00

Luego se detalla ese monto en la fila siguiente, y así se finiquita la orden de

pago general.

MONTO A CANCELAR BS. 34.265,00

Seguidamente se realizan en hojas adicionales el desglose de las órdenes

de pago individuales de cada impuesto que se retuvo y registro en la orden
de pago general. En esa orden de pago desglosada se indica la

23
denominación de la misma (ORDEN DE PAGO), el número de la orden, la
fecha en que se retuvo el impuesto, el monto total del impuesto retenido, el
año de presupuesto, el beneficiario, el motivo del pago, precisando además
el monto de la factura, la alícuota de impuesto retenido, el total de
retenciones y el monto a cancelar.

La retención de Impuesto Municipal, tendrá como beneficiaria a la Alcaldía

del Municipio Maturín, la de Impuesto al Valor Agregado se retiene a favor
del Tesoro Nacional, y la Timbre Fiscal (1/100), a favor de la Gobernación del
Estado Monagas. Esta última retención se realiza cuando el monto base
excede de 1.500 unidades tributarias, de acuerdo a lo previsto en el artículo
48 de la Ley de Timbre Fiscal del Estado Monagas.

Luego se especifica marcando con una “X”, las condiciones de remisión del
cheque al beneficiario, de la siguiente manera:

CONDICIONES.
EL CHEQUE SERÁ:
Retirado por el Retirado por persona
beneficiario autorizada
Enviado al beneficiario Depositado en Cta.
X Corriente

Actualmente los cheques se envían al beneficiario. Las secciones

siguientes son la de firmas autorizadas y la de categoría programática, las
cuales se realizan idénticas a la de la orden de pago general.

Después se indica el código presupuestario que representa la erogación,

para la retención de Timbre Fiscal (1/100) se usa el mismo que para el

24
Impuesto Municipal, y luego se cuantifica el monto total a cancelar de
impuesto, osea el monto por partida.

IMPUESTO MUNICIPAL

CÓDIGO PRESUPUESTARIO MONTO POR

PARTIDA GENÉRICA ESPECÍFICA SUB- ORDINAL PARTIDA BS.

ESPECIFICA
402 01 01 00 001 BS. 385,00
MONTO A CANCELAR BS. 385,00
MONTO TOTAL A CANCELAR BS. 385,00

TIMBRE FISCAL

CÓDIGO PRESUPUESTARIO MONTO POR

PARTIDA GENÉRICA ESPECÍFICA SUB- ORDINAL PARTIDA BS.

ESPECIFICA
402 01 01 00 001 BS. 350,00
MONTO A CANCELAR BS. 350,00
MONTO TOTAL A CANCELAR BS. 350,00

En cuanto al Impuesto al Valor Agregado (IVA), si se trata de pagos a

proveedores que figuren como firmas personales ante la Administración
Tributaria, se retiene el 100% de impuesto, si figura bajo cualquier otra
calificación se retendrá el 75% de IVA facturado, y el 75% restante se

25
considera a favor del beneficiario. La retención de IVA se registra bajo un
código presupuestario diferente, de la siguiente manera:

CÓDIGO PRESUPUESTARIO MONTO POR

PARTIDA GENÉRICA ESPECÍFICA SUB- ORDINAL PARTIDA BS.

ESPECIFICA
403 18 01 00 001 BS. 4200,00
MONTO A CANCELAR BS. 4200,00
MONTO TOTAL A CANCELAR BS. 4200,00

Con esta información se finiquita la realización de las órdenes de pago de

los impuestos retenidos.

Al sumario de orden de pago descrito se adjuntan los comprobantes de

impuestos retenidos, los cuales son:

 Comprobante de retención de Impuesto a las Actividades Económicas

(Impuesto Municipal).
 Comprobante de retención de Impuesto al Valor Agregado (IVA).
 Comprobante de retención de Timbre Fiscal.

Luego el compendio de la documentación referida al procedimiento de

pago es impresa para ser suscrita y sellada por todas las partes registradas
en la sección de firmas autorizadas, en señal de haber ejecutado su función
en el procedimiento.

Una vez cumplida esta formalidad el Analista del Departamento de

Administración ubica las chequeras en la caja de seguridad, y procede al

26
llenado del cheque en una máquina de escribir, y luego lo remite al
beneficiario.

7. Por último la documentación impresa es consignada al analista del

Departamento de Contabilidad, quien verifica la exactitud de los montos
imputados a las partidas y hace extensivo en el Sistema Saint Administrativo
el registro contable respectivo de todos los montos contenidos en la orden de
pago, detallándolos codificadamente.

A continuación se presentan los asientos contables que se generan para

registrar las transacciones de pago a proveedores:

PAGO A PROVEEDORES

FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER

xx-xx 4.02.99.01 Otros materiales Xxx

4.02.05.03 Productos de papel-cartón para ofic. Xxx
4.02.10.05 Útiles de escritorio y materiales Xxx
4.03.18.01 Impuesto al valor agregado Xxx
4.03.18.99 Otros impuesto indirectos Xxx
2.01.01.04.12 Retención I.V.A xxx
2.01.01.04.14 Retención Impuesto Municipal xxx
1.01.01.01.03.026 Banco gasto de Funcionamiento xxx
Para registrar la adquisición de
materiales de oficina

Luego a tales retenciones se les da de baja técnicamente, los asientos

genéricos son los siguientes:

27
PAGO DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (I.V.A)

FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER

xx-xx 2.01.01.04.12 Retenciones de I.V.A xxx

1.01.01.01.03.026 Banco gasto de Funcionamiento xxx

Para registrar el pago del I.V.A del

periodo desde xx-xx al xx-xx-xx

PAGO DE IMPUESTO MUNICIPAL (I.M)

FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER

xx-xx 2.01.01.04.14 Retenciones de Impuesto municipal xxx

1.01.01.01.03.026 Banco gasto de Funcionamiento xxx

Para registrar el pago del I.M del mes xxx

2.2.2 Procedimiento aplicado a las órdenes de pago a

trabajadores.

1. El Jefe de la Gerencia de Gestión Administrativa recibe mediante oficio por

parte del titular de la Presidencia del ICUM la autorización de pago de
nómina a la cual se adjunta la nómina de pago desglosada, una vez que la
misma ha sido revisada. (La nómina de pago es realizada por el asistente
ejecutivo del Departamento de Recursos Humanos y avalada por el Jefe del
referido departamento).

2. El Jefe de la Gerencia de Gestión Administrativa hace extensiva la

Autorización de Pagos a los jefes de los departamentos adscritos a esta

28
dependencia, y estos a los analistas. (En este procedimiento no ejecuta
funciones el Departamento de Compras).

3. El compendio de la documentación obtenida de la Presidencia

(Autorización de Pago y desglose de la nómina de pago), es remitida al
Departamento de Planificación y Presupuesto, donde los analistas verifican
la disponibilidad presupuestaria y codifican las partidas a la cual
correspondan los montos detallados en la nómina de pago, así como las
categorías programáticas, consignando tal codificación conjuntamente con la
Autorización de Pago y el desglose de la nómina al analista del
departamento de administración.

4. El analista del departamento de administración una vez recibida la

documentación del departamento de planificación y presupuesto, procede a
elaborar la orden de pago en un formato diseñado en el programa Excel, en
el cual ingresa los siguientes datos: logo de la institución, número de la
orden, fecha de elaboración, año de presupuesto y beneficiario, quien para
este tipo de orden de pago es el Instituto de la Cultura del Estado Monagas.
En el campo siguiente se refleja en números el Monto a Pagar, precedido de
la abreviación de la unidad monetaria (Bs.).

En esta secuencia de datos relacionados indica el motivo del pago de la

siguiente manera:

MOTIVO DEL PAGO

PAGO POR CONCEPTO DE NOMINA AL PERSONAL EMPLEADO FIJO Y
CONTRATADO, OBRERO FIJO, JUBILADOS Y PENSIONADOS
ADSCRITOS AL INSTITUTO DE LA CULTURA DEL ESTADO MONAGAS,
CORRESPONDIENTE A LA XXX QUINCENA DEL MES DE XXX DEL XXX.

29
Se indican las condiciones de remisión del cheque, de la misma manera que
se realiza para la orden de pago a proveedores. Luego se detalla la sección
de Firmas Autorizadas, a diferencia de la orden de pago a proveedores, esta
es revisada y firmada por el analista financiero y no por el analista
administrativo.

Después se insertan estructuradamente los números que conforman las

categorías programáticas y los nombres de cada categoría a la cual se
realizarán los pagos. Luego el analista imputa a cada partida su código
presupuestario y los montos por partida, los cuales se totalizan
automáticamente dadas las propiedades del programa Excel.

Posteriormente la orden es impresa para ser firmada y sellada por las

personas autorizadas, y después es remitida al analista del Departamento de
Contabilidad, quien hace extensivo el registro en el Sistema de Información
Contable (SAINT), el asiento para registrar esta transacción es el siguiente:

FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER

30
xxx
4.01.01.01 Sueldo Básico personal fijo t. completo xxx
4.01.03.09 Prima por Antigüedad a Empleados xxx
4.01.03.00.001 Escalafón a Empleados xxx
4.01.03.00.002 Prima por Cursos xxx
4.01.05.03 Bono Vacacional a Empleados xxx
4.01.07.03 Ayuda para la adquis. de Uniformes xxx
2.01.01.04.01 Retenciones Laborales S.S.O Xxx
2.01.01.04.04 Retenciones Laborales S.P.J Xxx
2.01.01.04.06 Retenciones para fondo jubil. Xxx
2.01.01.04.03 Retenciones Laborales L.P.H Xxx
2.01.01.04.07 Retención por Manutención .E Xxx
2.01.01.01.04.99.001 Retención Caja de Ahorro. I.C Xxx
201.01.01.04.99.002 Retención por Funeraria Xxx
4.01.01.18 Remuneración al Personal Contratado Xxx
2.01.01.04.01 Retenciones Laborales S.S.O Xxx
2.01.01.04.04 Retenciones Laborales S.P.J Xxx
2.01.01.04.06 Retenciones para fondo jubil. Xxx
2.01.01.04.03 Retenciones Laborales L.P.H Xxx
4.01.01.10 Salarios a Obreros Xxx
4.01.03.11.01 Escalafón a Obreros Xxx
4.01.04.15 Complemento a Obrero x trabajo noct. Xxx
2.01.01.04.01 Retenciones Laborales S.S.O Xxx
2.01.01.04.04 Retenciones Laborales S.P.J Xxx
2.01.01.04.06 Retenciones para fondo jubil. Xxx
2.01.01.04.03 Retenciones Laborales L.P.H Xxx
2.01.01.01.04.99.001 Retención Caja de Ahorro. I.C Xxx
201.01.01.04.99.002 Retención por Funeraria Xxx
4.01.01.12 Salario a obrero puesto no permanente Xxx
2.01.01.04.01 Retenciones laborales S.S.O Xxx
2.01.01.04.04 Retenciones Laborales S.P.J Xxx
2.01.01.04.06 Retenciones para fondo jubil. Xxx
2.01.01.04.03 Retenciones Laborales L.P.H Xxx
1.01.01.01.03.025 Banco Cta. De Personal 2011 xxx

31
 Para registrar el pago de la nómina del
personal empleado fijo, contratado, obrero
fijo y contratado del Inst. De cultura del
estado Monagas.

2.3 Fortalezas y debilidades de los procedimientos

administrativos y contables inherentes a las órdenes de pago
a proveedores y trabajadores.

2.31 FORTALEZAS.

1. Los procedimientos y formatos administrativos y contables relativos a las

órdenes de pago en general se encuentran estandarizados, lo cual lleva
implícito mayor celeridad en las actividades de los procedimientos.

2. Los analistas de los diversos departamentos de la gerencia tienen la

capacidad de gestionar de acuerdo a sus funciones, y poder buscar
diversidad de mecanismos cuya aplicación contribuyan a agilizar el los
procedimientoS.

3. En caso de contingencias en el LOS procedimientoS las mismas son

informadas con prontitud al Jefe de la Gerencia de Gestión Administrativa,
para así buscar conjuntamente alternativas y estrategias que atiendan
oportunamente (corto plazo), en el conocimiento y solución de las
eventualidades originadas.

4. Los montos registrados en la nómina son revisados antes de realizar la

orden de pago, esto permite reducir al máximo posibles errores de
transcripción de montos, y con ello producir información que invalide el

32
protocolo seguido en el procedimiento o se realicen pagos por montos
erróneos.

5. El personal de la Gerencia tiene disposición cuando se requiere extensión

de la jornada laboral ordinaria debido a retrasos, coadyuvando a agilizar el
procedimiento de pago con mayor prontitud.

6. Las labores de los analistas se enmarcan en la segregación de funciones,

principio éste que permite la revisión progresiva por Departamento de la
información generada precedentemente por los analistas de los otros
Departamentos, y así avalar la integridad de la información y los datos que
generan a la misma, y la realización de las actividades en general.

2.3.2 DEBILIDADES.

1. Presupuesto no acorde a las necesidades de la Gerencia, esto se refleja

en la escasez de insumos de oficina, tales como hojas de máquinas y tinta,
para imprimir la orden y dar continuidad al procedimiento (firmas, sellos y
registros contables), ocasionando un retardo temporal en el procedimiento a
nivel del Departamento de Administración.

2. No se realiza con periodicidad un concurso de proveedores, para así

seleccionar a los más diligentes, y esto conlleva a que en ocasiones los
mismos consignen tardíamente la documentación requerida para su
aprobación por parte del Despacho de la Presidencia de la Institución y dar
curso al protocolo de pagos.

3. Exceso de trabajo, lo que genera agotamiento y cansancio a los analistas,

esto pudiese ocasionar retardo en las actividades que ejecutan los mismos, y
en el procedimiento en general.

33
4. No existe restricción en cuanto al acceso a los archivos y datos
informáticos, esto puede generar que se alteren los datos u otro uso indebido
por personas no autorizadas, y ocasionar que la información generada no
reúna las condiciones y parámetros de salvaguarda requeridas en el
procedimiento de pagos.

5. No cuentan con generadores de energía eléctrica, por lo que los cortes de

la misma paralizan totalmente el procedimiento de pagos, y generan la
pérdida parcial de la información, retrasando el procedimiento de pagos.

NO EXISTE UN MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES INHERENTES A LAS ÓRDENES DE
PAGO A PROVEEDORES Y TRABAJADORES, LO QUE CONLLEVA AL
RETRASO DE LOS MISMOS CUANDO INGRESA UN PERSONAL NUEVO.

34
 FASE III

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

3.1. CONCLUSIONES.

1. Las políticas llevadas a cabo en el procedimiento de pagos son uniformes,

aún cuando las mismas no se encuentran oficialmente establecidas por
escrito, sino que se orientan por la rutina de los analistas.

2. En cuanto a la ejecución de los procedimientos administrativos y contables

relativos a las órdenes de pago en general, los niveles y protocolos de
autorización y gestión se materializan sistemáticamente, y se cumplen de
manera integral atendiendo a los parámetros, instrucciones y políticas
inherentes a pagos.

3. El retardo generado en el procedimiento de pagos es a corto plazo (24 a

48 horas), debido a un factor interno constituido por la carencia de insumos
de oficina dentro del Departamento de Administración, y de un factor externo
representado por la demora en la consignación de documentos por parte de
los proveedores a los analistas del Departamento de Compras.

4. No existe un Manual de Procedimientos XXX establecido en cuanto a los

pagos.

5. La suspensión temporal en la disponibilidad financiera se origina en las

gestiones de liquidación de recursos vinculados a nivel del Ejecutivo
Regional, en síntesis es un factor en el procedimiento de pagos externo a la
Gerencia de Gestión Administrativa del ICUM.

35
3.2. RECOMENDACIONES.

1. Se deben establecer por escrito las políticas inherentes a pagos,

haciéndolas extensivas a los analistas de los Departamentos adscritos a la
Gerencia de Gestión Administrativa.

2. Promover la celebración de Concurso de Proveedores regularmente (cada

6 meses), por parte la Gerencia de Gestión Administrativa del ICUM.

3. Crear claves para acceder a la información, y así garantizar el ingreso a

los archivos de pago solo por personas autorizadas.

4. La Gerencia de Gestión Administrativa debe solicitar a la Presidencia de la

Institución la autorización para incrementar el presupuesto de gastos de la
Gerencia, y de esta manera asignar una erogación apropiada, cuya cuantía
satisfaga las gestiones administrativas.

5. Diseñar un Manual de Procedimiento de Pagos.

6. La Presidencia de la institución debe mantener constante comunicación

con el Despacho del Ejecutivo Regional, buscando conocer las causas que
originan el aplazamiento temporal en la liquidación de pagos.

36
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

37
ANEXOS

38