1.

Capítulo I

1.1 Nombre de la oficina

1.2 Estructura organizacional de la oficia

INDUSTRIA SPOR HERNÁNDEZ

Abogado de
fianzas

Vice-presidente Contador
Gerente Recursos Humanos
Encargado
ejecutivo
Marketing
Presidente
Gerente de ventas

Públisista
Secretaria
Notario
 2. Capitulo II Marco Teórico
2.1 Oficina

Una oficina es un establecimiento o local, destinado al desarrollo de algún tipo de

trabajo.

La oficina es el lugar en el que se desarrolla gran parte de la actividad de una empresa o

un Profesional Autónomo. Para ello, es importante que presente unas condiciones
favorables que contribuyan al buen clima laboral, así como el correcto desempeño de las
funciones y la consecución de los objetivos. Además, la oficina debe disponer de una serie
de recursos materiales. Es decir, recursos que deban ser utilizados por los profesionales que
allí desarrollen su actividad.

Dependiendo del tamaño de la empresa, esta puede sufrir variaciones, en cuanto al tamaño
de la misma se refiera. 

También, dependiendo del servicio que se preste, dicho local puede estar abierto al público,
así como cerrado al público.

Características que debe tener una oficina

La oficina es el lugar en el que pasamos una gran parte del tiempo. Por esta razón, esta debe
presentar una serie de condiciones que favorezcan al buen desarrollo de la actividad. Así,
cabría destacar las siguientes características:

 Limpieza y orden.
 El espacio necesario para el desarrollo de la actividad.
 Debe estar bien iluminada.
 Debe estar bien situada para el desarrollo de la actividad.
 Tener un buen sistema de ventilación.

https://economipedia.com/definiciones/oficina.html

2.1.1 Pequeña Oficina

El diseño de una oficina pequeña es eficiente y busca un equilibrio entre un ambiente
inspirador y eficaz. Así puedes encontrar la inspiración para trabajar mientras mantienes un
cierto grado de intimidad que te ayuda a hacer tu mejor trabajo. Un buen ejemplo de una
oficina pequeña encuentras en Ciudad de Granada en Barcelona. Estas oficinas tienen un
diseño minimalista bonito con luz que crea espacio abierto con suficiente espacio para
trabajar.

¿Qué es una oficina pequeña?

Una oficina pequeña es un tipo de oficina que no es más grande de 15m2. Es un espacio

ideal para empresas pequeñas que necesitan una oficina para tener reuniones y que quieren
representarse de forma más profesional. Una oficina pequeña trata de inspirar confianza y
colaboración entre los empleados para que hagan su mejor trabajo juntos.

Una oficina pequeña no es para cada tipo de empresa. Una oficina pequeña simplemente no
es suficiente grande para una empresa con más de 20 empleados. Pero si trabajas ahora
desde casa y buscas un entorno más profesional para trabajar, una oficina pequeña puede
ser una solución. Además tienes más flexibilidad en el caso que quieras crecer con tu
empresa. Con el calculador de SKEPP puedes cálculos los metros cuadrados que
necesitas para tu empresa.

¿Qué aspecto tiene una oficina pequeña?

El diseño de una oficina pequeña es eficiente y busca un equilibrio entre un ambiente

inspirador y eficaz. Así puedes encontrar la inspiración para trabajar mientras mantienes un
cierto grado de intimidad que te ayuda a hacer tu mejor trabajo. Un buen ejemplo de una
oficina pequeña encuentras en Ciudad de Granada en Barcelona. Estas oficinas tienen un
diseño minimalista bonito con luz que crea espacio abierto con suficiente espacio para
trabajar.

https://skepp.com/es/tipo-de-oficinas/que-es-una-oficina-pequena

2.1.2 Oficina Centralizada

Una oficina centralizada brinda a la gerencia la posibilidad de ahorrar dinero, fomentar
una mayor comunicación entre los empleados y directivos y mejorar la eficiencia de las
operaciones en general. Los gastos generales se disminuyen sustancialmente en una
oficina centralizada y una empresa puede incluso ver aumentar su productividad y el
desarrollo de marca como consecuencia del mantenimiento de su personal en un solo
lugar.

Gastos generales

Una de las características más ventajosas de una oficina centralizada es la reducción de

los gastos generales de la empresa. Las instalaciones separadas requieren acuerdos de
arrendamiento, depósitos de servicios públicos, pólizas de seguros, elementos de
seguridad, equipo de oficina y suministros y aplicaciones de red y de sistema de teléfono
separados.

Recursos humanos

Un departamento de recursos humanos es un componente vital de una empresa. Este

departamento no sólo es responsable de reclutar, entrevistar, contratar y capacitar a los
empleados, sino que también sirve como intermediario para asuntos relacionados con los
cargos de seguridad en el trabajo, el acoso y la discriminación. Una oficina centralizada
con un solo departamento de recursos humanos puede resolver rápidamente los conflictos
y problemas que puedan surgir, disminuyendo la responsabilidad de la empresa con
respecto a las cuestiones de derecho laboral.

https://pyme.lavoztx.com/las-ventajas-de-una-oficina-centralizada

2.1.3 Oficia Departa mentalizada

La limitación de la cantidad de subordinados que es posible supervisar directamente
restringiría el tamaño de las empresas de no ser por la departamentalización. Agrupar
actividades y personas en departamentos permite que la organización se extienda, al menos
en teoría, a un grado indefinido; sin embargo, los departamentos difieren respecto de los
modelos básicos utilizados para las actividades en grupo. En las secciones siguientes se
estudiara la naturaleza de estos modelos, desarrollados tanto a partir de la lógica y la
práctica, como de sus ventajas relativas. En primer lugar, debe quedar claro que no existe
una única y mejor forma de crear departamentos, 10 cual es aplicable a todas las
organizaciones o situaciones; el modelo utilizado dependerá de cada situación y de lo que,
en su caso, los gerentes consideren les dará los mejores resultados, modelo que también
puede basarse en los conceptos de reingeniería analizados.

Departamentalización por funciones de la empresa

Agrupar las actividades según las funciones de una empresa (departamentalización por
funciones de la empresa o funcional) refleja lo que esta hace típicamente. Dado que todas
las compañías crean algo útil y deseado por otros, sus funciones básicas son producir (crear
utilidad o agregar utilidad a un producto o servicio), vender (encontrar usuarios, pacientes,
clientes, estudiantes o miembros que estén de acuerdo en aceptar el producto o servicio a un
precio o costo) y financiar (reunir y cobrar, ahorrar y gastar eficazmente los fondos); por
tanto, resulta lógico agrupar sus actividades en departamentos como el de ingeniería,
producción, ventas (o marketing) y finanza.

http://biblio3.url.edu.gt/publiclg/biblio_sin_paredes/fac_economicas/2018/
adm_perspglob/cap/08.pdf

2.1.4 Oficina parcialmente centralizada

La Oficina departa mentalizada La Oficina parcialmente centralizada Es aquella que se
divide por secciones, Es aquella que tiene secciones por unidades, departamentos, oficinas
donde cada departamento y otras actividades están una es la que realiza sus actividades:
centralizadas.

¿Qué es la centralización?
La centralización es un modelo administrativo en el que las decisiones y la autoridad están
concentradas en una persona o un grupo reducido de ellas.
Así, en este modelo administrativo las órdenes van desde los cargos mayores hacia los
cargos menores, es decir que la toma de decisiones es llevada a cabo por la administración
superior. De modo que se le otorga menos participación al personal de niveles inferiores de
dicha organización.
Por el contrario a la centralización, se encuentra la descentralización, la cual hace
referencia a la dispersión de la autoridad y decisiones entre los diferentes niveles de la
organización.

Características de la centralización

 Las decisiones se concentran en los niveles superiores de la organización.

 Las decisiones que tomen las entidades en niveles inferiores deberán seguir las
reglas y procedimientos establecidos por los niveles superiores, para que tengan
validez.

https://es.slideshare.net/orlandobal/concepto-y-clases-de-oficina

https://enciclopediaeconomica.com/centralizacion/

2.2 Divisiones Importantes de la Oficina

Es fundamental poder concentrarse para trabajar de manera eficiente y tener un buen
desempeño en la oficina. Una excelente forma de hacerlo es mediante la distribución de
espacios de trabajo.

¿Cuál es la mejor opción para las divisiones de oficina?

Por razones como estas, las mamparas de oficina son necesarias para abordar el problema
de las distracciones externas y acelerar el trabajo. Además, las divisiones de oficinas
brindan privacidad y espacio a los empleados.

Pero además de ayudar a la concentración y garantizar la privacidad, las divisiones de

oficina también pueden contribuir al atractivo estético del lugar de trabajo. Hay muchos
tipos y estilos diferentes de mamparas de oficina disponibles que pueden mejorar tanto la
estética como la funcionalidad de tu negocio, lo que resulta en un ambiente de trabajo más
agradable.

Debido a que las mamparas son componentes indispensables en una oficina, las divisiones
deben elegirse cuidadosamente para aprovecharlas al máximo. Las mamparas deben
diseñarse con un estilo que complemente el entorno de la oficina.

Además, para que el lugar de trabajo sea interesante, el diseño de los paneles divisorios
debe elegirse cuidadosamente y la calidad debe ser excelente. Este procedimiento de
selección de divisiones de oficina es crítico, ya que afecta la productividad de los
empleados, así como la satisfacción del cliente.

https://www.tecnomodular.com/blog/la-mejor-opcion-para-las-divisiones-de-oficina

2.2.1 Gerencia
Las labores y responsabilidades de un gerente de oficina son programar reuniones y citas,
llegar a acuerdos para los suministros de oficina, recibir a visitantes y proporcionar apoyo
administrativo general a nuestros empleados. Se valorará tener experiencia previa
como jefe de recepción o administrador de oficina. El gerente de oficina que sea
seleccionado debería contar también con experiencia en una variedad de software de oficina
(herramientas de email, hojas de cálculo y bases de datos) y ser capaz de realizar
correctamente tareas administrativas.

En definitiva, el gerente de oficina debería garantizar el buen funcionamiento de la oficina

y ayudar a mejorar los procedimientos de la empresa y las operaciones diarias.

Responsabilidades

Ser la persona encargada de las siguientes labores de gerente de oficina:

 Mantenimiento
 Correo
 Suministros
 Equipo
 Facturas
 Recados
 Compras
 Programar reuniones y citas
 Organizar la distribución de la oficina y ordenar los artículos de papelería y el
equipo

https://resources.workable.com/es/gerente-de-oficina-descripcion-del-puesto

2.2.2 Secretaria
Una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la
correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y
ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse
como auxiliar administrativo.
La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en
una empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana,
siempre rindiendo cuentas a su superior.

Tareas que realiza una secretaria

Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar
documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla
una secretaria.

A todas estas tareas también habría que añadir la recepción de diversos tipos de
documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener absolutamente actualizada lo que sería la
agenda de citas y también la de contactos profesionales que posee su jefe, acometer la
información que sea requerida acerca de su departamento u oficina.

Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas funciones es vital
que la secretaria tenga amplios conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la
gestión o la ofimática. En este último aspecto es vital que maneje a la perfección programas
tales como procesadores de textos, plataformas de correo electrónico o software de gestión
de bases de datos

https://definicion.de/secretaria/

2.2.3 Información

La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que

sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información
permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la
base del conocimiento.
Por lo tanto, otra perspectiva nos indica que la información es un recurso que otorga
significado o sentido a la realidad, ya que mediante códigos y conjuntos de datos, da
origen a los modelos de pensamiento humano.

La importancia de la información

Existen diversas especies que se comunican a través de la transmisión de información para

su supervivencia; la diferencia para los seres humanos radica en la capacidad que tiene el
hombre para armar códigos y símbolos con significados complejos, que conforman el
lenguaje común para la convivencia en sociedad.

Los datos son percibidos a través de los sentidos y, una vez que se integran, terminan por
generar la información que se necesita para producir el conocimiento. Se considera que
la sabiduría es la habilidad para juzgar de modo adecuado cuándo, cómo, dónde y con qué
objetivo se emplea el conocimiento adquirido.

Los especialistas afirman que existe un vínculo indisoluble entre la información, los datos,

el conocimiento, el pensamiento y el lenguaje.

https://definicion.de/informacion/

2.2.4 Contabilidad
La contabilidad consiste en registrar todas las operaciones económicas para poder saber
de dónde ha venido todo lo que la empresa tiene, donde ha ido y cuanto queda.

Así, mediante la contabilidad, se registran todas y cada una de las operaciones

económicas que realiza una entidad, con el fin de poder obtener toda esa información
ordenada y agrupada
Por su parte, define la contabilidad como “la parte de las finanzas que estudia las distintas
partidas que reflejan los movimientos económicos y financieros de una empresa o
entidad”. 

La importancia de la contabilidad

Como hemos dicho, la contabilidad consiste en registrar todos los movimientos

económicos de una empresa con la finalidad de elaborar los estados contables de esta.

Podríamos decir, entonces, que persigue dos objetivos:

 Ofrecer una imagen fiel del estado del negocio a personas interesadas en ella, tanto
a nivel interno como externo, como socios, bancos acreedores, hacienda, inversores,
etc.
 Servir como base para calcular los impuestos que correspondan. Es decir, cualquiera
puede hacer ver que su empresa va muy bien, pero solo los estados contables dirán
si eso es cierto o no.

https://www.anfix.com/blog/contabilidad-basica/que-es-y-para-que-sirve-la-contabilidad

2.2.5 Compras
La compra hace referencia a la acción de obtener o adquirir, a cambio de un precio
determinado, un producto o un servicio. Pero también se considera “compra” el objeto
adquirido, una vez consumado el acto de adquisición.

El acto de compra presume la existencia de otra parte, que es la que recibe el precio pactado
por la prestación, es decir, la venta. Resulta obvio que cada parte necesita de la existencia
de la otra para cumplir su función, lo que se plasma en la conocida expresión “compra-
venta”.
No es fácil establecer el origen de las compras en la historia, pero se puede afirmar que la
compra va ligada a la idea de propiedad, que en el marco de la legalidad solo puede
modificarse sobre la base de un acuerdo previo.

Durante las primeras civilizaciones no existía la compra, ya que el sistema funcionaba a

través del intercambio de mercancías o trueque. En vez de que exista un comprador y un
vendedor determinado, ambos estaban en igualdad de condiciones entregando una cosa a
cambio de otra. Con la aparición de las unidades de reserva, que en los primeros tiempos
vinieron a satisfacer necesidades muy básicas asociadas a objetos que no pudieran
encontrarse fácilmente en la naturaleza, surge y se expande la compra.

De este modo, a partir de un consenso las personas trataron de acumular objetos para poder
luego intercambiarlos sin tener obligatoriamente otra cosa para entregar. Con el tiempo,
aparecieron las monedas metálicas o el papel moneda, y mucho tiempo después llegaría el
dinero electrónico que simplifica aún más estas operaciones.

Fuente: https://concepto.de/compras/#ixzz7d6MyWsLJ

2.3 Servicios de Oficina

En la industria de servicios financieros, los diferentes tipos de roles y funciones
profesionales se dividen en varios segmentos. Los servicios de la oficina intermedia
incluyen actividades de gestión de riesgos, donde se garantiza el cumplimiento de la
regulación financiera. Los profesionales en funciones de gestión de riesgos tienen la tarea
de garantizar que una empresa asuma el riesgo apropiado en las actividades comerciales,
financieras y de inversión para proteger los activos de la empresa. Los servicios de la
oficina intermedia se extienden a considerar al usuario final, que podría ser un cliente,
cliente o inversor, y proteger su experiencia. Una empresa puede apoyar los servicios de la
oficina central internamente o externalizar estas funciones.
Los servicios de la oficina intermedia incluyen salvaguardar la información, la actividad y
la comunicación para los clientes, incluso si los profesionales en estos roles no suelen tratar
directamente con los clientes. El personal de gestión de riesgos está algo detrás de escena
con los clientes, pero tiene un papel extremadamente importante dentro de las
organizaciones financieras. Los estándares tecnológicos que se aplican y los métodos
utilizados para proteger la información privada son parte de los servicios de la oficina
intermedia.

La inversión en servicios de oficina intermedia aumenta especialmente cuando surge una

nueva regulación en el ámbito de los servicios financieros. Esto se debe a que las empresas
deben invertir para asegurarse de que cumplen con los estándares legales y reglamentarios
establecidos. Los expertos que son contratados para funciones de gestión de riesgos para
respaldar las nuevas reglas de la industria pueden evaluar los tipos de sistemas que deben
implementarse para que una empresa cumpla con los requisitos. Los profesionales de
cumplimiento también continúan asegurándose de que se mantengan los estándares en toda
la organización a diario. https://www.netinbag.com/es/business/what-are-the-different-
types-of-middle-office-services.html