División de funciones en administración

Por lo general, la organización de una empresa se hace con ella en marcha y se

va adaptando a las necesidades que surgen. Muchas veces las prisas por arrancar
un proyecto o la infravaloración de este punto llevan a que así sea.

Sin embargo, lo ideal es definir bien una estructura organizativa antes de que la
empresa se ponga en marcha. Esto te evitará trabajar de forma ineficiente, al
mismo tiempo que conseguirás que la información viaje de forma más fluida dentro
de la organización. Crear una estructura no significa que vaya a ser algo rígido e
inamovible, al contrario, deberá adaptarse al uso. El papel, por lo general, lo
soporta todo, pero el mundo real se encarga de estropear cualquier plan, así que
ser flexibles es parte de la tarea de organización empresarial.

Formas de dividir y organizar una empresa

En la organización clásica de una empresa, que es jerárquica y vertical, la división
de la empresa en áreas es lo más común. Todas ellas dependerán de una
dirección y deberán ser plenamente interoperables, es decir, la comunicación
entre ellas deberá ser los más fluida posible. El criterio o criterios para estructurar
estas áreas pueden variar, dando lugar a diferentes organizaciones. A
continuación, te mostramos las divisiones más comunes. En muchas ocasiones la
empresa se configurará de manera híbrida, es decir, combinando varias de estas
estructuras.

División por funciones

Es una de las divisiones más comunes. La empresa se organiza en áreas que

agrupan todas las actividades necesarias para llevar a cabo una tarea. Por
ejemplo, se puede dividir en área de producción, de marketing y de finanzas.
Las ventajas de esta organización es que agrupa a los empleados según su perfil,
por lo que pueden explotar al máximo sus habilidades. Además, es una
organización empresarial fácil de gestionar

Las funciones administrativas de una empresa son las tareas y obligaciones que
una organización debe asumir para un funcionamiento coordinado y eficiente,
derivando las responsabilidades asociadas a ellas hacia sus distintos órganos.

Por definición, las funciones administrativas suponen la ejecución de distintos

deberes cotidianos desde el punto de vista de una empresa. Esta realización debe
ser coordinada y persiguiendo la mayor eficiencia posible de los recursos
empleados.

Su asunción por parte de las organizaciones supone el establecimiento de un

sistema jerárquico. Mediante esta estructura determinan las distintas tareas a
realizar y los departamentos o profesionales designados para las mismas.

La expresión más habitual de este concepto en la teoría económica y de

organización de empresas es la expresada por Henri Fayol.

Las funciones administrativas en la empresa

La asunción por parte de empresas e instituciones de las funciones administrativas

responde a la necesidad de tener una organización clara y estructurada. Esto es
debido a que el principio básico de cada empresa suele ser lograr su crecimiento y
maximizar su beneficio económico.

En otras palabras, un buen gestor debe planificar, organizar, dirigir, coordinar y

controlar con vistas a la consecución de mejores resultados económicos.
Además, debe apoyarse en otros conceptos como es el de la división del trabajo y
la especialización.

Existen multitud de obligaciones cotidianas en el entorno empresarial con las que

una sociedad mercantil tiene que lidiar. En ese sentido, todo administrador debe
ser capaz de asumir estas y permitir su realización por el bien de su compañía.

Se trata de esquemas de trabajos necesarios desde el punto de vista

administrativo para la detección de debilidades en una organización económica y
la superación de dichas situaciones.

Base del éxito de esta misión radica principalmente en la coordinación con la que
las etapas del proceso administrativo sean satisfechas.

Al mismo tiempo, su ejecución debe perseguir otro de los objetivos de toda

organización, como es la eficiencia.

Aplicación práctica de las funciones administrativas

Las ideas de Fayol han sido extensamente aplicadas en la realidad empresarial en

las últimas décadas, situándose como un estándar de organización en empresas
de todo tipo debido a su carácter marcadamente universal.

Por ello, se conforma como un esquema aplicable a sociedades de cualquier

tamaño y abarcando desde grandes multinacionales a Pymes. Además, es
compatible con cualquier sector económico en el que se desenvuelva la empresa.

En todas ellas se sigue un mecanismo de jerarquía en el que desde los

administradores hasta el último profesional es susceptible de asumir determinadas
responsabilidades bajo la tutela de la dirección.
Incluso sociedades unipersonales o profesionales autónomos aúnan las distintas
etapas planteadas a la hora de organizar su calendario organizacional.

Con la aparición de nuevas modalidades empresariales y el veloz desarrollo del

entorno económico y digital, este planteamiento se ha visto influenciado
adaptándose a los nuevos tiempos.

Principales áreas funcionales de una empresa

Las principales áreas funcionales de una empresa son:

1. Dirección
Sobre todo, el área de dirección está relacionada con el proceso de la operación
general de la empresa. En ella se definen los objetivos, se toman las decisiones
más importantes y desde ahí se dirigen todas las operaciones de la organización.
Dado que es la responsable de que todo funcione bien, se relaciona directamente
con todas las otras áreas y las controla.

2. Recursos humanos
Por su parte, el área de recursos humanos tiene a su cargo los procesos de
búsqueda, selección y reclutamiento del personal que la empresa necesita para
ocupar los puestos de trabajo. Es decir, tiene que ver con todo lo relacionado con
las contrataciones y la remuneración del personal.

Adicionalmente tiene que ver todo lo que concierne a las tareas de tipo
administrativo, la comunicación interna, la capacitación y los aspectos legales del
personal a cargo.

3. Producción
Naturalmente, en esta área se desarrolla el proceso de producción de los bienes y
servicios que vende la empresa. Específicamente es el área funcional donde se
transforman las materias primas para convertirlas en productos terminados.

Es responsable de asegurar que se de el óptimo aprovechamiento de los recursos

en el proceso productivo. Así mismo controla que lo que se produzca reúna las
condiciones de calidad esperada. Para ello se deben seleccionar los mejores
insumos y en las cantidades requeridas eligiendo a los mejores proveedores.

4. Finanzas o contabilidad
Ahora bien, finanzas se encarga de llevar el registro contable de todas las
operaciones que realiza la empresa. Tiene a su cargo todos los movimientos de
dinero que se producen dentro y fuera de la empresa. En otras palabras, esta área
es responsable de los recursos monetarios y financieros que posee la empresa.

Tiene al cargo el pago de los empleados y proveedores, debe realizar informes

financieros y cuentas; sin olvidar el pago de los impuestos. Además, toma
decisiones de inversión de la empresa, considerando en qué se debe invertir y
buscando el mejor momento para hacerlo.

5. Marketing y ventas
Mientras que, las funciones del departamento de marketing se orientan al exterior
de la empresa. En esta área se definen las estrategias de marketing que se
aplicarán y el mercado o segmento del mercado al que se dirige.

Desde luego para ello se realiza la planificación y el diseño de los nuevos

productos y se establece cuál será el ciclo de vida de los productos que la
empresa comercializa. Busca que se alcancen los objetivos de marketing por
medio de la comunicación efectiva y la captación de clientes.
También tiene a su cargo la planificación de la mezcla de marketing en cuanto a
producto, precio, comunicación y distribución. Esto lo hace basado en los distintos
bienes y servicios que la empresa ofrece al mercado.

División de Funciones de dividir y organizar una empresa

En la organización clásica de una empresa, que es jerárquica y vertical, la división

de la empresa en áreas es lo más común. Todas ellas dependerán de una
dirección y deberán ser plenamente interoperables, es decir, la comunicación
entre ellas deberá ser los más fluida posible. El criterio o criterios para estructurar
estas áreas pueden variar, dando lugar a diferentes organizaciones. A
continuación, te mostramos las divisiones más comunes. En muchas ocasiones la
empresa se configurará de manera híbrida, es decir, combinando varias de estas
estructuras.

1. División por funciones

Es una de las divisiones más comunes. La empresa se organiza en áreas que
agrupan todas las actividades necesarias para llevar a cabo una tarea. Por
ejemplo, se puede dividir en área de producción, de marketing y de finanzas.

Las ventajas de esta organización es que agrupa a los empleados según su perfil,
por lo que pueden explotar al máximo sus habilidades. Además, es una
organización empresarial fácil de gestionar.

2. División por productos

Si dentro de tu empresa existen un gran número de productos o servicios, o
siendo pocos, están bien diferenciados, esta división es la más interesante.

Te permite focalizar todos los esfuerzos de cada área en el producto, haciendo

que todos los miembros del área se coordinen para alcanzar un objetivo. Si
quieres implantar este modelo deberás compartir recursos entre las diferentes
áreas, para no duplicarlos.

3. División por zonas geográficas

En grandes empresas que abarcan territorios muy amplios, se hace necesaria una
repartición geográfica. Así, se crearán unidades que tendrán un área geográfica
asignada.

Esta división consigue que cada área conozca a fondo el mercado, sus
necesidades y tenga una mayor capacidad de respuesta y adaptación. Cada área
actuará casi como si fuese una empresa independiente. Lo menos positivo es que
algunas funciones estarán duplicadas en las diferentes áreas.

4. División por clientes

Cuando la empresa tiene clientes muy grandes, que absorben muchos recursos,
un buen tipo de organización es la división por clientes. Al igual que en la división
por zonas geográficas, cada área tiene una independencia operativa y comparte
ciertos recursos con el resto de áreas.

5. Organización de una empresa por procesos

Este tipo de organización es más propia de empresas de producción industrial, ya
que permite concentrar los recursos necesarios para cada fase del proceso
productivo. Al igual que en las divisiones anteriores, deberemos compartir
recursos que serán comunes a todas las áreas, para así no duplicar funciones.

6. Organización de una empresa por proyectos

Esta división está pensada para ser desarrollada por grandes corporaciones que
realizan proyectos complejos, y los cuales requieren dedicarles muchos recursos.
La principal ventaja es que se consigue una mayor eficiencia, porque se pueden
concentrar los perfiles necesarios para cada proyecto y en cada momento.
Anexos
Cuales son las ventajas de utilizar en Excel

 1. Mejora tu curriculum vitae

Si estás buscando un puesto laboral y no sabes cómo mejorar tu CV para que te

destaque frente a otros candidatos, tener conocimientos en Excel puede ayudarte.

Esto es porque Excel es un programa bastante útil para realizar distintas

actividades. Por ejemplo, puedes crear cronogramas, presupuestos, CRM, lista de
clientes, macros, automatizaciones, tablas dinámicas y mucho más.

Si cuentas con un nivel intermedio o avanzado de Excel, existen más

probabilidades de que pases los filtros de los reclutadores con mayor facilidad.

2. Es una herramienta transversal

Otra de las ventajas de aprender MS Excel es que es una herramienta que te sirve
para cualquier tipo de puesto laboral. Seas contador, ingeniero, abogado o
comunicador, podrás apoyarte siempre en Excel para resolver problemas
numéricos y de otros tipos.

3. Ahorra tiempo y mejora tu productividad

Muchas personas consideran a Excel como una calculadora gigante; sin embargo,
este programa, puede hacer más que solo resolver cálculos matemáticos.
También, puede ordenar y organizar grandes cantidades de datos en sus hojas de
cálculo.

Asimismo, puede automatizar tareas repetitivas gracias a la programación de

macros vba, reduciendo el tiempo de trabajo de manera considerable.

4. Tendrás un campo laboral más amplio

Saber Excel te ayudará a ampliar tu campo laboral, ya que para muchos puestos
laborales no solo basta tener una carrera, sino que se necesita un nivel intermedio
o avanzado de Excel.

Por ejemplo, las áreas de planillas, costos, trade marketing, contabilidad, aduanas,
logística, comercial, estadística, entre otros, piden que el candidato cuente con
dominio de MS Excel.

5. Perdura en el tiempo
Siempre se habla del fin de MS Excel y se dice que este programa será
reemplazado por Google Spreed Sheet o por Power BI; sin embargo, el tiempo ha
demostrado que Microsoft Excel sigue siendo uno de los programas más usados
en todas las empresas y eso no parece cambiar en los próximos años.

6. Sencillo de aprender

Al inicio, es probable que al ver el programa te sientas intimidado por ver tantas
funcionalidades y puede que en más de una ocasión confundas columna con fila.
No te preocupes, es totalmente normal en el proceso de aprendizaje.
.

Crear macros con la grabadora

Grabar una macro

Hay algunos puntos útiles que le interesa saber sobre las macros:

Al grabar una macro para llevar a cabo una serie de tareas en un rango de Excel,
la macro solo se ejecutará en las celdas del rango. Así, si ha agregado otra fila al
rango, la macro no ejecutará el proceso en la fila nueva, sino solo en las celdas
del rango.

Si ha planeado grabar un proceso largo de tareas, plantéese tener macros

relevantes más pequeñas en lugar de tener una macro larga.

No es necesario que solo las tareas de Excel se puedan grabar en una macro. El
proceso de macros puede extenderse a otras Office y a cualquier otra aplicación
compatible con Visual Basic (VBA). Por ejemplo, puede grabar una macro en la
que primero actualice una tabla en Excel y, después, abrir Outlook para enviarla
por correo electrónico a una dirección de correo electrónico.

Siga estos pasos para grabar una macro.

En el grupo Código de la pestaña Desarrollador, haga clic en Grabar macro.

-O BIEN-

Presione Alt+T+M+R.

Comando Grabar macro en el grupo Código de la pestaña Programador

En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. Cree un
nombre lo más descriptivo posible para que pueda encontrarlo rápidamente si crea
más de una macro.

Nota: El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres
posteriores pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No puede usar
espacios en un nombre de macro; puede usar un carácter de subrayado para
separar palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de
celda, puede aparecer un mensaje de error que indica que el nombre de la macro
no es válido.

Si quiere asignar un método abreviado de teclado para ejecutar la macro, en el

cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra (valen tanto
mayúsculas como minúsculas) que quiera usar. Es mejor usar las combinaciones
de teclas Ctrl + Mayús (mayúscula), ya que la combinación de teclas de la macro
invalidará cualquier tecla de método abreviado predeterminada equivalente de
Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. Por ejemplo, si usa
Ctrl+Z (deshacer), perderá la posibilidad de deshacer en esa instancia de Excel.
En la lista Guardar macro en, seleccione la ubicación en la que quiera guardar la
macro.

Por lo general, puede guardar la macro en la ubicación Este libro, pero si quiere
que la macro esté disponible siempre que use Excel, seleccione Libro de macros
personal. Si selecciona Libro de macros personal, Excel creará un libro de macros
personal oculto (Personal.xlsb), si aún no existe, y guardará en él la macro.

En el cuadro Descripción, de manera opcional, escriba una descripción breve de la

función del calendario.

Aunque el campo de descripción es opcional, se recomienda que escriba una

descripción. Intente también indicar una descripción apropiada con información
que pueda ser útil para usted o para otros usuarios que vayan a ejecutar la macro.
Si crea una gran cantidad de macros, la descripción le puede ayudar a identificar
rápidamente qué macro hace qué; de lo contrario, tendrá que ir probando.

Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.

Realice las acciones que desee grabar.

En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación

Imagen del botón.

-O BIEN-

Presione Alt+T+M+R.