CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS1

INTRODUCCIÓN

Las personas naturales y jurídicas tienen el deber de expedir CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS

de diverso tipo, con el fin de comprobar la certeza de hechos que estén ocurriendo o hayan
ocurrido, en la organización o durante su actividad personal.

DEFINICIONES

Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y

legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades
necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma y requiere registro
notarial).

Constancia: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias

que no requieren solemnidad. Puede ser personal.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La constancia y el certificado tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de

carácter personal. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Usar tratamiento impersonal, respetuoso
y cortés. Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. Utilizar los formatos
establecidos en cada organización. Suministrar la información en forma personalizada y
expedir siempre en original.

DISTRIBUCION Y PARTES

Las constancias y certificados se elaboran, de preferencia, en papel con membrete y sus

elementos se distribuyen de la siguiente manera:

CÓDIGO. Es opcional, se ubica a dos interlíneas del margen superior y según el estilo elegido.

LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN. Los datos de la ciudad de origen y la fecha

de expedición pueden ir al comienzo del documento, después de dos interlíneas del código, o a
dos interlíneas del final del texto. Ejemplos, al comienzo: San Juan de Pasto, 15 de mayo de
2016, o al final: Dada en San Juan de Pasto a los 15 (quince) días del mes de mayo de 2015
(dos mil quince).

CARGO. El cargo de la persona responsable se anota con mayúscula sostenida, centrado,

precedido de los artículos EL, LA, LOS a tres interlíneas de la fecha. Ejemplo:

LA DOCENTE DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

1
Tomado de la Guía Técnica Colombiana 185, Documentación Organizacional del 30 de septiembre de
2009 y adaptado por Aída Arciniegas Faíni.

1
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO. Las expresiones CERTIFICA O HACE CONSTAR, según
sea el caso, se escribe seguida de dos puntos a tres interlíneas del cargo, centradas y en
mayúscula sostenida (puede utilizarse negrilla para resaltar). Ejemplos:

HACE CONSTAR:

CERTIFICAN:

TEXTO. Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción Que, escrita en mayúscula inicial, a
tres interlíneas de la identificación. En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre
completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.

Ejemplos:

Que, la doctora AIDA ARCINIEGAS FAINI, con cédula...

Que, a CONFECCIONES ROSITA, con NIT...

Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre párrafos,
dependiendo de la extensión del texto.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia y

de preferencia se incluye el destinatario. Ejemplos:

Esta constancia se expide para anexar a Hoja de Vida.

Este certificado se expide para ser presentado al Banco Davivienda, con el fin de solicitar crédito
para libre inversión.

REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES. El nombre de la persona responsable se escribe

con mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlíneas de la última línea del texto según el estilo
elegido.

En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso
de más firmantes, si el número es impar, el último se centra.

TRANSCRIPTOR: Igual que en la carta.

ACTIVIDAD PRÁCTICA

En formato CETEM

1. Redactar una constancia de estudios real, de uno de sus compañeros para diligenciar
préstamo ante el Icetex. En estilo bloque, con la fecha arriba.

2. Redactar un certificado de PAZ Y SALVO por todo concepto para uno de sus
compañeros. En estilo bloque extremo, con la fecha abajo usando números y letras.