La Solicitud

1. Concepto. Es un documento administrativo por medio del cual se pide el

goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser
atendido. Muchas veces, la petición puede ser amparada por la ley; sin
embargo, a veces la petición se basa en el sentimiento humano, en el que
interviene el sentido de equidad.

2. Utilidad. La importancia y la utilidad de la solicitud recae en la tramitación

de una persona sobre su necesidad, la cual puede ayudarlo a recibir servicios,
beneficios, colaboraciones, instrucciones, entrevistas entre otros.

Mediante la solicitud, una persona también puede dar su consentimiento

informado en relación a una determinada causa, por lo cual siempre
representará un documento de importancia legal.

3. Estructura. (Planteado por Otto Valladares en su texto “Redacción de

Documentos en la Administración”)

a) Sumilla: En esta parte se sintetiza, resume el pedido, se utiliza el

verbo en singular, 1° persona, en tiempo presente. Se ubica en la parte
superior derecha, su extensión no debe de exceder de dos líneas, debe
ser corta y concisa.
 Ejemplo: SOLICITO MATRICULA EN EL CURSO
EXTRACURRICULAR

b) Destinatario: Se dirige a la máxima autoridad representativa de una

institución.
NOTA: El destinatario se escribe con mayúscula, precedido del
tratamiento SEÑOR(A), seguido del campo administrativo, sin ningún
signo, se ubica al margen superior izquierdo sin sangría, sea cual fuese
el estilo formal de redacción que se emplee en la redacción de la
solicitud.

 Ejemplo:
SEÑOR DIRECTOR DE LA OFICINA GENERAL DE
RESPONSABILIDAD SOCIAL UNIVERSITARIA DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA
S.D.
c) Redacción del texto: Consta de 3 partes.
 I. Exordio. Conocido también como referencias personales
comprende los siguientes datos:
 Nombre y apellidos del solicitante, (apellido paterno,
materno y nombres; esto facilita la rápida e inmediata
ubicación y evita algunas confusiones que podrían crearse
entre nombres y apellidos).
 Documento de identidad (L.E. o DNI), Edad, Domicilio.
 Otros datos personales acordes con la institución o entidad en
el que se solicita el documento.

 Ejemplo:
Yo, FERNANDEZ HERRERA Jordan, estudiante del II Ciclo en la Escuela
Académico Profesional de Ingeniería de Sistemas, perteneciente a la Facultad de
Ingeniería, identificado con DNI No.76352597, con N° de Celular 946931575 y
con domicilio en Jr. San Francisco N° 221 de esta ciudad, ante usted con debido
respeto me presento y expongo:

II. Exposición del cuerpo. En esta parte se fundamenta el pedido,

se inicia generalmente con la palabra (Que, Por, Para) seguido
de una coma, luego la fundamentación del pedido, es decir,
mentalmente anteponemos “Por qué” seguido de la sumilla, se
hace la explicación en forma continua, clara y precisa.

 Ejemplo:
Que, en nuestro Plan de Estudios, es requisito indispensable el matricularme en el
Curso Extracurricular de Música en el Semestre Académico 2019 - II
Adjunto al presente, el Recibo de la Unidad Técnica de Tesorería de la Oficina
General de Economía No.8001-085777 de fecha 1 de octubre de 2019, por el
monto de S/.40 adeudando S/.0 del costo total.

III. Conclusión. Se inicia con la frase “Por lo tanto” o “Por lo

expuesto”, seguida de la frase clásica “ruego a usted Sr.
Director acceder a mi petición por ser de justicia”.

 Ejemplo:
Por lo expuesto:
Es justicia que espero alcanzar.
 d) Término: Constituido por.

I. Lugar y fecha: Se nombra el lugar y la fecha al lado derecho,

parte inferior.
II. Firma: Es la graficación del apellido y del nombre o
simplemente su rúbrica.

 Ejemplo:
Cajamarca, 3 de octubre del 2019

----------------------
......................
DNI No ...........

El Oficio
1. Concepto. Es una comunicación que se cursa entre funcionarios, autoridades
y representantes de instituciones públicas y privadas (Valladares, 2000).
También lo emplean los civiles para dar respuesta a comunicaciones de igual
índole, consignado en la parte respectiva. Sirve para dar cuenta de algún acto,
pedir, invitar o informar algo. El oficio es el documento más usado en la
administración de cualquier organismo. Siempre se redacta a computadora y
en lkas zonas rurales simplemente a máquina.

2. Utilidad. Los oficios son un tipo de documento que sirven para comunicar
diversas cosas. Como por ejemplo, disposiciones, informes, u órdenes. Sin
embargo, también sirven para llevar a cabo gestiones o trámites de acuerdos.
Como por ejemplo, invitaciones, felicitaciones, documentos de
agradecimiento, documentos de colaboración, entre otros. Normalmente este
tipo de redacciones son llevadas a cabo o realizadas en instituciones como:
embajadas, municipios, ministerios, sindicatos, colegios profesionales,
oficinas de gobierno, entre otros. En este artículo trataremos para qué sirve un
oficio y más aspectos importantes del mismo.

3. Estructura. (Planteado por Otto Valladares en su texto “Redacción de

Documentos en la Administración”)

a) Encabezamiento:
 I. Membrete. Indica el nombre de la institución.
 Ejemplo:

II. Nomenclatura del año. Es el nombre que lleva el año y se

ubica en la parte superior del papel, debidamente centrado.
 Ejemplo:

III. Lugar y fecha. Indica el lugar del remitente. Se escribe en la

parte céntrica de la hoja hacia la derecha, el nombre del mes se
escribe con minúscula.
 Ejemplo:

IV. Código y número. Se escribe después de unas regiones en

blanco, desde el margen izquierdo. Va el nombre del
documento, la numeración (correlativa, en orden y empieza el
primer día útil de cada año cronológico, hasta el término del
mismo), cargo del remitente e institución.
 Ejemplo:

V. Destinatario. Se hace referencia al tratamiento y al nombre,

luego la función o cargo que desempeña el destinatario. Según
su extensión, puede distribuirse en uno o dos renglones a partir
del margen izquierdo; no se utiliza abreviaturas.

VI. Dirección. Lugar a donde se remite el oficio, pudiendo ser

muchas ves la misma localidad de remisión, en este caso se
escribe la palabra Presente o Ciudad (debidamente subrayado).
 VII. Asunto. Se sintetiza el porqué del oficio, es preciso y claro.

 Ejemplo:

b) Texto:

I. Fórmula de apertura. Es la que encabeza la redacción del

texto del oficio. Hay muchas fórmulas de apertura, las más
recomendadas según normas de redacción son: “De mi especial
consideración…”; “Tengo el honor de dirigirme a Ud., para…”,
se usa cuando se dirige a un superior.
“Tengo el agrado de dirigirme a usted para hacer de su
conocimiento…”; “Es grato dirigirme a usted…”, se usa cuando
es enviado a un funcionario de menor jerarquía.

II. Exposición. Desarrolla el asunto del oficio en forma clara y lo

más breve posible, es necesario evitar la redundancia. En las
actuales circunstancias nos obligan a ser prácticos, directos y
económicos, en función de ahorrar tiempo y esfuerzos.
III. Párrafo de cierre. Que como su nombre indica, es un párrafo
que se utiliza para finalizar, puede ser usada la frase típica “Es
propicia la oportunidad para testimoniar a Ud., los sentimientos
de mi especial admiración y estima personal”, etc.

 Ejemplo:
c) Término:

I. Antefirma. El oficio termina con la frase “Atentamente”, va

seguido de una coma.
II. Firma. Encima de la línea va la rúbrica y hacia el lado
izquierdo de la misma, el sello.
III. Post firma. Debajo de la línea punteada se escribe el nombre y
apellido del remitente en letras mayúsculas, luego el cargo o
función que desempeña.
IV. Con copia.
V. Distribución.
VI. Pie de página.

 Ejemplo:
4. CLASES DE OFICIO:

I. Oficio simple. Es el que se dirige a un solo destinatario.

II. Oficio múltiple. es el que con un mismo texto y con la misma

numeración se dirige a varios destinatarios.

1. CARTA COMERCIAL

Es aquella que emplean las empresas y las personas naturales para tratar asuntos
relacionados con la actividad comercial. Mediante esta carta se realiza pedidos de
mercadería; se envía documentos como guías de remisión, facturas, catálogos, lista de
precios; se propagandiza la salida al mercado de algún producto nuevo; se oferta
productos; se remite cheques, giros o comprobantes de movimientos económicos
realizados en los bancos u otras entidades financieras; se hace reclamos; se avisa el
vencimiento de plazos para el pago de letras de cambio o de otros compromisos
contraídos. Se utiliza, además para cualquier otra acción vinculada con el comercio y
las finanzas.

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más

rígido.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo y el
cierre.
1. EL ENCABEZAMIENTO
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre
membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica
también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué
se trata.

2. EL CUERPO
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una
introducción, un núcleo y una conclusión.
- En la introducción se indica el motivo del escrito.
- En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar
el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de un reclamo.
- Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta.
3. EL CIERRE
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida,
firma, nombre y cargo.

En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página.

Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con
cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’
o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’
y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al
destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’. Para indicar si se envían fotocopias a
otras personas se usa la expresión ‘c.c.’.

Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la

abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona
que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.