INFORME N° 004-2019/JRA-OFC

DE REVISIÓN POR LA FUNCIÓN DE

CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE
GESTIÓN ANTISOBORNO
 INFORME MENSUAL DEL OFICIAL DE Código: OFC.RE.007
Revisión: 01
CUMPLIMIENTO Fecha: 05ago19
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De : Javier Romero Arceo

Oficial de Cumplimiento Alterno

A : Comité de Ética

Asunto : Revisión por la función de cumplimiento antisoborno del Sistema de Gestión ISO
37001:2016
Fecha : Lima, 18 de noviembre de 2019

Cumpliendo con lo solicitado por la ISO 37001, donde nos exige fortalecer el programa antisoborno, sino que
también documentar estas etapas. Evidenciando el desarrollo de diferentes políticas, procedimientos,
elementos, herramientas e informes de prevención y control.
Al respecto, se viene desarrollando una labor con la participación de las áreas identificadas como posibles
riesgos, debiendo señalar que la participación de los colaboradores ha sido fundamental para la optimización
de la información.
Cabe señalar que desde el inicio de la implementación del Sistema De Gestión Antisoborno – SGAS se ha
ejecutado de manera efectiva, evidenciando el correcto desempeño; y del mismo se ha venido trabajando de la
mano con el Código de Ética y el Código de Conducta de la organización, con un enfoque canalizado en la
debida diligencia que hace parte de los mecanismos e instrumentos de control.
Es así que en previsión de supuestos de ausencia temporal de la OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Titular y/o que
se encuentre imposibilitada de cumplir sus funciones por caso fortuito u fuerza mayor, en cumplimiento de lo
dispuesto en la norma ISO 37001 y comprometidos disminuir y controlar los posibles riesgos de soborno y
corrupción en nuestra organización, la alta dirección ha designado el 12 de noviembre de 2019, entre sus
miembros, como Oficial de Cumplimiento Alterno al que suscribe el presente informe y el cual reportará al
Comité de Ética por razones de transparencia en el correcto desempeño de las funciones asignadas.
Siendo esto así, en calidad de Oficial de Cumplimiento Alterno se reporta los siguientes aspectos:
1. Informes anteriores
Tercer reporte.

2. Actualización o cambios en el sistema

En la empresa pretendemos la mejora continua para la idoneidad, adecuación y eficacia, tanto en

nuestra política anti soborno como del SGAS en nuestras gerencias.

Es así que, habiéndose llevado a cabo la auditoría interna el 13 de noviembre de 2019 se detectó 01
Hallazgo que requieren ser subsanados que detallamos en el siguiente cuadro:
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Descripción Acciones Correctivas que Evidencias documentales y/o Registro

se han realizado donde se deja constancia

La organización no lleva un  Capacitaciones  Registro de acta de reunión con los

control adecuado de los responsables de cada área.
documentos propios que
acreditan el buen manejo del  Registro de capacitaciones.
sistema de gestión antisoborno.

Del mismo modo, en la auditoría externa con fecha 15 de noviembre de 2019 se detectaron 05
Hallazgos que requieren ser subsanados, por lo que hemos considerado realizar las acciones
correctivas que detallamos en el siguiente cuadro:

Descripción Acciones Correctivas que se han Evidencias documentales y/o

realizado Registro donde se deja constancia

El apoyo para la  Revisión, actualización y  Acta de reunión con los

determinación del alcance. aprobación del Manual del responsables de cada área.
SGAS.
 Registro de difusión del Manual
del SGAS.
 Difusión de la actualización
(nueva versión) del Manual del  Manual del SGAS segunda
SGAS. versión.

Los riesgos identificados en el  Revisión, actualización y  Acta de aprobación de la

requisito 4.5 se describen, aprobación de la MATRIZ MATRIZ AMFE.
pero las fortalezas, las AMFE.
oportunidades, las partes no  Registro de difusión de la
se han considerado partes MATRIZ AMFE.
interesadas y las  Difusión de la actualización de la
oportunidades de mejora que MATRIZ AMFE  Segunda versión de la MATRIZ
deben abordarse. AMFE.

No se evidencian los criterios  Revisión, actualización y  Acta de reunión de aprobación

de los auditores competentes aprobación del Procedimiento del Procedimiento de Auditoria
para realizar las auditorías, de Auditoria Interna. Interna.
además se solicitaron sus
competencias al auditor y no  Registro de difusión del
se evidenció su capacitación  Registro de difusión del procedimiento.
en ISO 37001: 2016 ni su “Procedimiento de Auditoria
experiencia en dicha norma. Interna”.
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No había informe de la  Celebración de la reunión con el  Acta de la celebración de la

Auditoría Interna, ni había
identificado las
Oportunidades para mejorar
el Sistema de Gestión
Antisoborno, por lo tanto, los
resultados de la Revisión por
parte de la Dirección no
muestran decisiones
relacionadas con las
oportunidades de mejora del
ESMS
No está claro cómo funciona
la organización para mejorar
el SGAS
comité de etica
 Cierre del plan de acción de la  Registro de plan de acción de la
NC de la auditoria interna.
 Acta de reunión.
 Registro de difusion.
reunión con el comité de ética
(constancia física y virtual de los
acuerdos realizados).
 Informe de auditoría interna.
 Se evidencia las competencias
del auditor interno.
NC.
 Cierre del plan de acción de la
NC de la auditoría interna.
 Acta de reunión.

 Registro de difusión.

3. Información sobre el desempeño del SGA, No conformidades y acciones correctivas

Hasta el momento de la revisión por la dirección no se evidencian no conformidades.

4. Resultado de seguimiento y mediciones

Según el reporte de informe de objetivos se mantienen en un 100% de cumplimiento.

5. Reporte de Sobornos

Para poder cumplir con los objetivos planteados en prevención del soborno en las áreas de
administración y comercial, facilitamos a nuestros colaboradores (as) como nuestras partes interesadas
externas nuestros canales de reporte: www.tapusa.pe , sugerenciasydenuncias@tapusa.pe ; para que
dado el caso de reportar alguna inquietud que pueda suponer la materialización de un riesgo de
soborno para la empresa.

Hasta el momento no se tiene reportado ninguna incidencia o causal para iniciar una investigación,
asimismo no se han recibido denuncias de ninguna índole, por ningún medio.

6. Resultado de las auditorias:

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Para tener certeza que el SGA, es conforme con los objetivos de la organización y a los objetivos de la
norma ISO 37001:2016, contamos con el Programa de Auditoria, mediante el cual ya se tiene un
programado de los procesos a evaluar durante el año 2019.

El objetivo de llevar a cabo las auditorías a cada uno de los procesos es:
 Verificar que el SGA esté implantado en la organización.
 Que esté conforme con los requisitos de la norma ISO 37001:2016.

Hasta el momento de la revisión por la dirección se tiene programada la auditoría, teniendo la primera
auditoria en el mes de noviembre.

7. Investigaciones

De momento no ha existido la apertura de ninguna investigación.

8. Riesgo de Sobornos

La empresa ha identificado en su Matriz AMFE, las áreas con riesgo alto de soborno: Administración,
contabilidad y finanzas y Comercial que serán evaluadas, analizadas y se elaborarán estrategias
adecuadas que nos permita conocer el estado del SGA y adoptaremos las medidas necesarias para
tratar los riesgos de soborno.

En la empresa hemos identificado los riesgos y oportunidades que son necesarios tratar para en
relación a los riesgos de soborno derivados de las áreas arriba mencionadas. Adicionalmente
planificamos acciones para tratar estos riesgos y oportunidades de soborno, y la forma de integrar e
implementar las acciones en los procesos del SGA y evaluar la eficacia de las acciones.

Hasta el momento se revisa y se determina mantener vigente la Matriz AMFE con r.1.

9. Eficacia de los controles para afrontar los riesgos

La empresa realiza la debida diligencia sobre las operaciones, proyectos, actividades, socios de
negocio y colaboradores de las Administración, contabilidad y finanzas y Comercial, evaluando el
alcance, y la naturaleza de los riesgos de soborno, estableciendo los controles necesarios de
prevención y detección del riesgo.

El desarrollo de estos controles de debida diligencia se despliega en los siguientes documentos:

 Código de ética r.01
 Procedimiento de investigación de soborno r.01

9.1. Controles financieros y no financieros

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Definimos los controles F y NF, buscando que nuestra empresa actúe de manera transparente y sujeta a la
legalidad.
Los controles establecidos son:
 Toda solicitud de dinero debe ser aprobada por el Director de la Sucursal.
 Todo dinero que sale de la cuenta de la empresa debe estar debidamente sustentado por un
comprobante de pago (facturas, boletas, recibos de caja), cotizaciones, comparativos, correos
electrónicos y respetando los montos bancarizados según la entidad.
 Se tiene definido mediante instructivo de pagos r.01 los pasos que se tienen que realizar para
realizar requerimientos y rendiciones.

9.2. Compromisos Antisoborno

El soborno está prohibido en todos los niveles, así que incluimos en las ordenes de servicio/Compra con los
socios de negocio (proveedores) una clausula específicamente orientada a exigir la prevención del mismo.

Estas condiciones se encuentran en: Condiciones generales r.01 de las órdenes de compra.

9.3 Regalos

No se presentó ningún acto o indicio de entrega de regalos o presentes en cualquiera de sus modalidades.

Es todo en cuanto tengo que informar referente a la gestión realizada durante el mes de octubre del 2019.

Atentamente,

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Javier Romero Arceo
Oficial de Cumplimiento Alterno