UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

EXTENSION SAN FELIPE

Organizacin del Departamento

de Contabilidad
Control
L.C. LIZETH SOLRZANO DAGNINO

ORGANIZACIN
Concepto:
Es un sistema de actividades coordinadas formado por dos o ms
personas; en el cual la cooperacin entre ellas es esencial para la
existencia de la organizacin. Una organizacin solo existe cuando hay
personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas a actuar
conjuntamente para obtener un objetivo comn.

ORGANIZACIN
Principios:
Divisin del trabajo: Es el principio de la especializacin necesario
para la eficiencia en la utilizacin de las personas. Consiste en la
designacin de tareas especificas a cada una de las partes de la
organizacin.
Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de
la posicin ocupada por las personas y debe ser combinada con la
inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.
Unidad de Mando: Una persona debe recibir ordenes de slo un nico
superior. Es el principio de la autoridad nica.

ORGANIZACIN
Principios:
Unidad de Direccin: Principio segn el cual cada grupo de
actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un
solo plan.
Centralizacin: Se refiere a la concentracin de autoridad en la cima
jerrquica de la organizacin.
Jerarqua o Cadena Escala: Debe hacer una lnea de autoridad, del
escaln mas alto al escaln ms bajo de la organizacin. Toda orden
pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde
daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar

ORGANIZACIN
Sistemas:
La accin de organizar, se hace necesaria a medida que deben
coordinarse los esfuerzos de ms y ms personas, han de establecerse
canales a travs de los cuales, un cierto nmero de aqullas, para poder
entenderse entre s y comprometerse es un complejo de tareas diversas,
se relacionen unas con otras en orden, a la obtencin consciente y
sistemtica de los objetivos especficos

ORGANIZACIN
Sistemas:
Concluyendo, el propsito del sistema de organizacin consiste: en
facilitar el logro de las metas del sistema administrativo, proporcionando
un enfoque racional para el uso de los recursos organizacionales.

ORGANIZACIN
Proceso:
Podemos conceptualizar al proceso de organizacin como: una serie de
pasos o etapas necesarias, para llevar a cabo la accin de organizar un
organismo. La importancia del proceso de organizacin radica en que,
implica un equilibrio entre necesidades que tiene el organismo, tanto de
estabilidad como de cambio.
La estructura de la empresa da a los actos de sus miembros, estabilidad
y contabilidad, que se necesitan para que una organizacin pueda
avanzar de manera coherente hacia sus objetivos y planes.

ORGANIZACIN
Proceso:
Por otro, alterar la estructura puede ser el medio de adaptarse y producir
cambio, o puede ser fuente de resistencia al cambio.

ORGANIZACIN
Diferencia entre organizacin y reorganizacin:
Organizacin
Emprender un proceso de reorganizacin administrativa es una decisin
que la organizacin debe evaluar detenidamente antes de ponerla en
marcha. Debe tener claro que revisar a forma de operar, su
comportamiento organizacional, sus estrategias, su estructura, sus
procesos, sus programas, sus proyectos prioritarios y su relacin con los
grupos de inters implica un arduo y complejo trabajo

ORGANIZACIN
Diferencia entre organizacin y reorganizacin:
Reorganizacin
Es la accin de modificar la estructura organizacional para ajustarla a las
nuevas condiciones ambientales. La reorganizacin siempre es
necesaria para ajustarse a los cambios. Muchas organizaciones se
restructuran continuamente para volverse ms agiles, sencillas,
eficientes, eficaces y competitivas, en un ambiente global de fuerte y
acrrima competencia.

ORGANIZACIN
Elementos:
La organizacin contable cuenta con los elementos que son creados con
base en las reglas generales sobre la materia. Han de ser acoplados al
organismo, al sistema y al material contable elegido y al personal con
que se disponga

ORGANIZACIN
Elementos:
Catalogo de cuentas. Es una relacin ordenada y pormenorizada que
contiene el nmero y nombre de las cuentas que debern ser utilizadas
para el registro contable de las operaciones de una empresa.
Documentos comprobatorios. Son aquellos escritos que sirven para
aceptar y comprobar las operaciones, sirviendo de fuente para los
siguientes.

ORGANIZACIN
Elementos:
Documentos contabilizadores. Son aquellos escritos que sirven
como medio para registros en libros de contabilidad, mediante los
cuales se establece la coordinacin de tales hechos u operaciones de
una empresa.
Libros auxiliares. Son aquellos que, optativa mente llevan las
empresas para registrar en forma detallada las operaciones que han
sido registradas en los libros principales. En estos se realiza la
contabilidad analtica.

ORGANIZACIN
Elementos:
Libros principales. Son aquellos que deben llevarse por mandato de
ley.
Libros intermedios. Que son los diarios, en los que deben registrarse
las operaciones de una empresa en el orden que acontecen.
Informes. Son resmenes con datos sobre operaciones financieras,
contables y a unas administrativas que sirven de base para establecer
las inferencias, que se desprenden de las operaciones de la empresa,
y que sirven para implantar una poltica de mejoramiento.

Continuara..
Manuales

MANUALES
Concepto:
Es un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura de
funciones y departamentos de una organizacin, as como las tareas
especficas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. Un
manual de organizacin complementa con ms detalles la informacin
que bosqueja el organigrama.

MANUALES
Tipos de manuales:

De polticas
De procedimientos
De orientacin
Descripcin de puestos
De relacin jerrquicas

MANUALES
De polticas:
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la
administracin que es probable que se presenten en determinadas
circunstancias. Las polticas son la actitud de la administracin superior.
Las polticas escritas establecen lneas de gua, un marco dentro del
cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y
objetivos de la direccin superior segn convenga a las condiciones del
organismo social.

MANUALES
De polticas:
Objetivo
Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada
organizacin.
Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben
realizarse en cada unidad administrativa.
Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
Ser instrumento til para la orientacin e informacin al personal
Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.

MANUALES
De polticas:
Ventajas
Se proporciona un panorama general de accin para muchos asuntos,
y solamente los asuntos poco usuales requieren la atencin de altos
directivos.
Se proporciona un marco de accin dentro del cual el administrador
puede operar libremente.
Ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.
Generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles.
Es fuente de conocimiento inicial, rpido y claro, para ubicar en su
puesto nuevos empleados.

MANUALES
De procedimientos:
Son una sucesin cronolgica y secuencial de un conjunto de labores
concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro
de un mbito predeterminado de aplicacin. Todo procedimiento implica,
adems de las actividades y las tareas del personal, la determinacin del
tiempo de realizacin, el uso de recursos materiales, tecnolgicos y
financieros, la aplicacin de mtodos de trabajo y de control para lograr
un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una
empresa.

MANUALES
De procedimientos:
Objetivo
Determinar las actividades que se deben realizar dentro de
la empresa para la consecucin de los objetivos para los cuales fue
creada.
Mejorar la productividad y reducir cargas financieras para la empresa.
Validar de acuerdo a las actividades realizadas por el personal si el
puesto justifica su existencia dentro de la estructura.
Mejorar el anlisis de la forma en que se realizan las operaciones
(tareas o autorizaciones).
Tener una gua para la induccin de nuevo personal al puesto en
cuanto a las obligaciones y actividades a realizar.

MANUALES
De procedimientos:
Ventajas
Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se
siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
Son guas del trabajo a ejecutar.

MANUALES
De orientacin:
Los manuales de orientacin varan dependiendo de la industria, el estilo
de gestin y la cultura de la empresa en general. El manual de
orientacin puede proporcionarle a los empleados una introduccin
apropiada para la compaa, lo que se espera de ellos y dnde encajan
en los objetivos generales. Los nuevos empleados en la empresa
pueden ser recibidos con un programa de orientacin que les haga
sentirse a gusto y como si fueran parte del equipo.

MANUALES
De orientacin:
Objetivos
Alcanzar los niveles ptimos de productividad y eficiencia
Presentan sus metas y cmo ellas encajan con las necesidades
generales de la empresa o con sus expectativas de trabajo
Obtener aclaraciones sobre los puntos sobre los que no se sienta
seguro
Proporcionar capacitacin y aprendizaje
Entrenamiento para aprender en concreto cmo opera tu compaa
dentro de la empresa

MANUALES
De descripcin de puestos:
Es una herramienta administrativa que describe las actividades (tareas)
y las responsabilidades de los puestos que existen en la institucin, as
como tambin sus interrelaciones internas y externas, el perfil que se
requiere para aspirar a un puesto. Cada descripcin de puesto contiene
el Nombre del Puesto, A quien se Reporta, A quien Supervisa, Requisitos
Mnimos, la Descripcin General y Especifica, Especificaciones y las
Relaciones de Trabajo.

MANUALES
De descripcin de puestos:
Objetivos
Definir un documento nico de referencia para todos los puestos de
trabajo
Identificar los requerimientos mnimos a considerar en los puestos tipo
Facilitar el proceso de reclutamiento y seleccin de personal de la
Gerencia de Recursos Humanos
Definir los requisitos mnimos y la descripcin general, de referencia
para el reclutamiento y seleccin del personal, as de las promociones
internas
Facilitar la induccin al trabajo del nuevo personal
Contratar el personal idneo para la institucin

MANUALES
De relacin jerrquicas:
Consiste en una cadena de mando. Es a disposicin de las funciones de
una organizacin por orden de rango, grado o importancia. Los niveles
jerrquicos estn determinados por el grado de autoridad y
responsabilidad que poseen, independientemente de la tarea que
realicen. La jerarqua se refleja en el organigrama la persona o personas
que se encuentran en la parte superior del mismo poseen mayor
autoridad a medida que se desciende, la autoridad se reduce.

MANUALES
Estructura y control de los manuales:
Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
Tabla de contenido
Introduccin
Introduccin para el uso del manual
Cuerpo de manual
Flujo gramas
Glosario de trminos
Conclusin
Recomendaciones
Anexos

Continuara..
Control

CONTROL
Concepto:
El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo
y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
George R, Terry

CONTROL
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque
una empresa cuente con magnficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr
verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con
los objetivos

CONTROL
Objetivos:
Proteger los bienes organizacionales mediante la exigencia de
registros , procedimientos y divisin de responsabilidades
Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos, mediante
entrenamiento de personal
Estandarizar mediante supervisiones el desempeo de los empleados
Limitar la cantidad de autoridad ejercida, mediante descripciones de
cargos, directrices y polticas, normas y reglamentos

CONTROL
Herramientas:
Para ejercer el control en cada uno de los niveles de la organizacin, la
administracin emplea diversas herramientas o instrumentos de control
en lo que destacan, dependiendo las necesidades de la entidad son:

1. Control Superior
2. Control Intermedio
3. Control Inferior

CONTROL
1. Control Superior
En este caso, las herramientas estarn orientadas a evaluar y
monitorear el desempeo global de la organizacin
Anlisis econmico, financiero y patrimonial
Auditora externa: Examen del aspecto contable de la empresa, o aspecto
operativo de la misma.
Control histrico (de resultados, de inversiones, de capital, de operaciones,
etc., en general, es el control que se realiza con informacin contable)

CONTROL
2. Control Intermedio
En este nivel, las herramientas de control se abordan desde cada unidad
de la organizacin como un conjunto de recursos, de manera aislada,
orientadas al mediano plazo
Control presupuestario: acciones administrativas que producen resultados
observables dentro de perodos determinados de tiempo
Control de costos: acede a tcnicas de planeacin y control que afectan las
ganancias de la empresa
Auditora interna: evaluacin de las operaciones contables y financieras o de
otro tipo

CONTROL
3. Control Inferior
Orientadas al control de ejecucin de las operaciones. Las herramientas
debern abordar entonces, aspectos ms especficos como las tareas y
operaciones
Control de produccin en lnea de montaje: especifica previamente las
tareas, los mtodos de su ejecucin y el tiempo involucrado.
Control de productividad: abordan aspectos cuantitativos y cualitativos del
desempeo de los empleados.
Control de calidad de productos: asegurar que la calidad del producto o
servicio cumpla con los patrones prescriptos previamente.

CONTROL
Sistemas de informacin:
Tcnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que
permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la informacin para
apoyar la toma de decisiones y el control en una entidad.

CONTROL
Sistemas de informacin:
Financiera: est conformado por una serie de elementos tales como las
normas de registro, criterios de contabilizacin y formas de representacin
de informacin a usuarios. Expresa en trminos cuantitativos y monetarios
las transacciones que realiza una entidad.
No Financiera: En el entorno empresarial la informacin no financiera
consiste los datos tales como objetivos de gerencia de recursos humanos,
polticas y la visin estratgica de la administracin.

Continuara..
Departamento de Contabilidad

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Concepto:
Departamento encargado de instrumentar y operar las polticas, normas,
sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y
seguridad en la captacin y registro de las operaciones financieras,
presupuestales y de consecucin de metas de la entidad, a efecto de
suministrar informacin que coadyuve a la toma de decisiones, a
promover la eficiencia y eficacia del control de gestin, a la evaluacin
de las actividades y facilite la fiscalizacin de sus operaciones, cuidando
que dicha contabilizacin se realice con documentos comprobatorios y
justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes,
normas y reglamentos aplicables.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Objetivos:
Manejo de dinero, rene los pagos y cobros de crditos, pagando
facturas y utilidades a tiempo y asegurando que la compaa mantenga
una red de valor positiva
Importancia:
Saber como esta financieramente, tener conocimiento de los productos
que se van agotando, la rotacin de los mismos, y nos permite conocer
las utilidades que nos dejan cada producto, por lo tanto la falta de este
departamento nos puede llevar a la quiebra

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Ubicacin o localizacin en el organigrama:

Estructura:

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Funciones y responsabilidades:
Contabilizar oportunamente por el importe correcto en las cuentas
apropiadas y en el perodo correspondiente
La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas
contables establecidas en las NIF
Elaboracin de los estados financieros requeridos por la regulaciones legales
y por las necesidades gerenciales
Organizar y ejecutar el sistema de contabilidad
Registrar y mantener actualizado el registro de los fondos
Mantener actualizado el registro de ejecucin de presupuesto, de acuerdo a
las normas contable establecidas
Presentar, por lo menos semestralmente a la Direccin de Finanzas un
informe contable
Elaborar, presentar y sustentar, por lo menos semestralmente, a la Direccin
de Finanzas y al Consejo Administrativo, el flujo de fondos

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Perfil del personal que lo integran:

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Elementos de trabajo:
Tcnicos

Equipo

Gracias por su atencin!!!!!!!

Isa Benigno Segura Vzquez