1.1.

1 Fundamentos del análisis de sistemas (Equipo 1 Juan

Diego)

CONCEPTOS
 SISTEMA:

Es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Los
sistemas de información son el lazo que mantiene unidos a diferentes componentes en forma total,
que pueden trabajar de manera efectiva hacia el mismo objetivo.

 ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS:

Se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con la intención de mejorarla con
métodos y procedimientos más adecuados.

Se puede dividir en dos: el análisis de sistemas que comprende la planificación, el levantamiento

inicial de información y el estudio en detalle del sistema actual para luego recomendar o
estructurar las especificaciones necesarias para el nuevo sistema; y el diseño que consiste en
llevar a cabo el sistema por medio de la clasificación y empleo de la información de manera que se
pueda ofrecer una alternativa mucho más viable.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
El análisis y diseño de sistemas involucra muchos tipos diferentes de actividades que en
conjunto conforman un proyecto. El analista de sistemas debe de manejar el proyecto con
cuidado si desea que este tenga éxito. La administración de proyectos abarca las tareas generales
de planeación y control.

La planeación incluye todas las actividades requeridas para seleccionar un equipo de análisis de
sistemas, asignar miembros del equipo a proyectos adecuados, calcular el tiempo necesario
para realizar cada tarea y programar el proyecto de tal manera que las tareas se terminen a
tiempo. El control implica el uso de retroalimentación para monitorear el proyecto, incluyendo la
comparación del plan original del proyecto con su evolución real. Además, el control significa
emprender las acciones apropiadas para agilizar o reprogramar actividades para terminar en
tiempo,  a la vez que estimulen a los miembros del equipo a realizar el trabajo de manera
profesional

Las actividades involucradas en la gestión de un proyecto van variando a lo largo del proceso de
desarrollo del ciclo de vida del proyecto. En su gran mayoría los proyectos evolucionan según el
siguiente ciclo de vida:

Inicialización: es el momento en que se reconoce que un proyecto puede comenzar y se

consiguen los compromisos para hacerlo.

Planificación y Organización: se debe de confeccionar y mantener un esquema de trabajo que

permita alcanzar el objetivo. En esta etapa es en la que se identifican las tareas, se estiman
tiempos y costos, se conforman los equipos, se asignan los recursos (humanos y otros) y se
elabora el plan de trabajo.
Producción o Implementación: durante esta fase se deben de llevar a cabo tres grandes
actividades:

a)    Administración: coordinación de personas y recursos para llevar adelante el plan

b)    Ejecución: la propia realización de las tareas que generan el producto

c)    Control: controles para asegurar que los objetivos del proyecto son alcanzados, mediante
monitoreo y medición de avances, tomando las acciones correctivas que correspondan.

Cierre: formalización de la aceptación del proyecto y realización del fin de actividades en forma
ordenada.

Las herramientas para representar u organizar cronogramas que se utilizan hoy en día,
generalmente permiten agrupar y desagrupar las tareas en distintos niveles de abstracción.

La forma más útil de representar el cronograma es que el mismo se parezca lo más posible al
ciclo de vida.

Por tanto gestionar un proyecto de software, consiste en asegurar que se entregará un producto
que cumpla con las especificaciones dentro del plazo y costo acordados, con el nivel de calidad
pactado. Factores claves para lograrlo son la planificación y organización adecuadas del
proyecto.

Por otra parte, la definición de la arquitectura del producto a desarrollar tiene un impacto muy
importante no solamente en el producto final del que es base, sino que también debería influir en la
forma en que el proyecto se enfoca desde el punto de vista de su gestión, facilitando así la
integración de las disciplinas técnicas y gerenciales que deben interactuar en todo proyecto
exitoso.
ASIGNACIÓN DE RECURSOS.

Consiste en asociar a cada una de las tareas, en el proyecto, las personas y materiales necesarios
para que estas se puedan realizar.

Los recursos humanos: constituyen el componente económico más importante de los Proyectos
Informáticos. Por encima de los recursos físicos.

OTROS RECURSOS IMPORTANTES:

El Hardware: La utilización de los recursos hardware es en función de la cantidad de personas

asignadas al proyecto.

Los consultores: son profesionales externos que ayudan a soportar tareas donde la empresa no
tiene experiencia. Pueden llegar a suponer un coste similar al de los desarrolladores en proyectos
complejos.

Los clientes y usuarios: están presentes en todas las fases del proyecto, fundamentalmente en la
del análisis y la de prueba.

1.1.2 Roles del analista de sistemas

El analista de sistemas evalúa de manera sistemática el funcionamiento de un negocio

mediante el examen de la entrada y el procesamiento de datos y su consiguiente producción
de información, con el propósito de mejorar los procesos de una organización. Muchas mejoras
incluyen un mayor apoyo a las funciones de negocios a través del uso de sistemas de
información computarizados. Esta definición pone énfasis en un enfoque sistemático y metódico
para analizar y en consecuencia mejorar lo que sucede en el contexto específico creado por un
negocio.

Nuestra definición de analista de sistemas es amplia. El analista debe tener la capacidad de

trabajar con todo tipo de gente y contar con suficiente experiencia en computadoras. El
analista desempeña diversos roles, en ocasiones varios de ellos al mismo tiempo. Los tres roles
principales del analista de sistemas son el de consultor, experto en soporte técnico y agente de
cambio.
1.1.3 Técnicas para búsqueda de información

Una técnica es un método que aplica herramientas y reglas específicas para completar una o más
fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas.

Las técnicas de recolección de datos permiten la obtención sistemática de información acerca

de los objetos de estudio (personas, objetos y fenómenos) y de su entorno.

Las técnicas para la recolección de la información deben ser estudiadas por el analista ya que
cada una de éstas presenta características especiales. 

Por lo tanto, se debe elegir la técnica más adecuada para cada situación. Estas técnicas
pueden usarse de manera combinada para lograr mejores resultados.

LA ENTREVISTA

Una entrevista para recabar información es una conversación dirigida con un propósito
específico que utiliza un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista usted necesita
obtener las opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema,
metas organizacionales y personales y procedimientos informales.

Antes de que alguien entreviste a otra persona, primero debe entrevistarse así mismo. Debe de
conocer sus prejuicios y como afectarán estos sus percepciones. Su educación, intelecto,
formación, emociones y marco ético, actúan como filtros poderosos de lo que va a oír en sus
entrevistas.

Necesita pensar detalladamente en las entrevistas antes de hacerlas. Visualizar por qué se van a
hacer, qué se va a preguntar y qué es lo que considera que hará que esta entrevista tenga éxito.
Asimismo, debe pensar cómo logrará que la entrevista sea satisfactoria para el individuo al que
entreviste.

Ante todo, hay que buscar las opiniones de la persona, las cuales podrían ser más importantes y
reveladoras que los hechos.

Por ejemplo, imagine que le pregunta a la dueña de una tienda tradicional, quien recientemente
estableció una tienda en línea, cuántos reembolsos de clientes procesa comúnmente mediante
transacciones en la Web cada semana.
 

Ella responde: "Entre 20 y 25 por semana". Cuando usted revisa las transacciones y descubre que
el promedio es de tan sólo 10.5 por semana, podría llegar a la conclusión de que la propietaria está
exagerando los hechos y el problema.

En cambio, imagine que le pregunta a la propietaria, cuáles son sus principales preocupaciones y
que ella responde: "En mi opinión, son demasiado altas las devoluciones de productos comprados
a través de la Web". Al buscar opiniones más que hechos, usted descubre un problema clave que
la propietaria desea solucionar.

Además de las opiniones, usted debe tratar de captar los sentimientos de los entrevistados.
Recuerde que éstos conocen la organización mucho mejor que usted. Al escuchar los
sentimientos de los entrevistados, usted puede entender la cultura de la organización de una
manera más completa.

Trate de averiguar lo más que pueda acerca de las metas de la organización por medio de las
entrevistas. Éste quizá sea el único método de recopilación de datos efectivo para determinar las
metas de la organización.

En la entrevista se entabla una relación con alguien que probablemente sea un extraño para usted.
Necesita establecer confianza y entendimiento rápidamente, pero al mismo tiempo debe
mantener el control de la entrevista. También necesita vender el sistema ofreciéndole la
información necesaria a su entrevistado. Esto lo puede conseguir planificando la entrevista antes
de realizarla, de tal manera que la conducción de la misma sea algo natural para usted.

REDACCIÓN DEL INFORME DE LA ENTREVISTA

Aunque la entrevista misma haya concluido, su trabajo de análisis de los datos de ésta apenas
comienza. Necesita captar la esencia de la entrevista a través de un informe escrito. Es
indispensable que escriba dicho informe lo más pronto posible después de la entrevista. Este paso
es otra forma de asegurar la calidad de los datos de la entrevista. Cuanto más tiempo espere
para hacer el informe de su entrevista, más dudosa será la calidad de sus datos.

Después de este resumen inicial, entre en mayor detalle, registre los puntos principales de la
entrevista y sus propias opiniones. Repase el informe de la entrevista con el entrevistado en una
reunión de seguimiento. Este paso le ayuda a clarificar lo que el entrevistado pretendía y le permite
a éste saber que usted está bastante interesado en tomarse el tiempo necesario para entender sus
puntos de vista y percepciones.

EL CUESTIONARIO

El uso de cuestionarios es una técnica de recopilación de información que permite a los

analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento y características de
muchas personas importantes en la organización que podrían resultar afectadas por los sistemas
actuales y los propuestos. Las actitudes consisten en lo que las personas de la organización dicen
que quieren (en un nuevo sistema, por ejemplo); las creencias son lo que las personas realmente
piensan que es verdad; el comportamiento es lo que los miembros de la organización hacen, y las
características son propiedades de las personas o cosas.
Es posible cuantificar las respuestas conseguidas a través de cuestionarios (también conocidos
como encuestas) que usan preguntas cerradas. Si usted encuesta personas a través de correo
electrónico o la Web, puede utilizar software para convertir las respuestas electrónicas
directamente a tablas de datos para análisis mediante una aplicación de hoja de cálculo o paquetes
de software estadísticos. Las respuestas a cuestionarios que utilizan preguntas abiertas se
analizan e interpretan de otras maneras. La redacción que utilice el analista de sistemas influye en
las respuestas a preguntas sobre actitudes y creencias.

APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS

Encuestados La decisión sobre quién recibirá el cuestionario se toma en conjunto con la tarea de
establecer los objetivos que se persiguen con los resultados del mismo. El muestreo, ayuda al
analista de sistemas a determinar la clase de representación que se necesita y el tipo de
encuestados que deben recibir el cuestionario.

Los destinatarios a menudo son escogidos como representativos debido a su jerarquía,

tiempo de servicio en la compañía, deberes, o interés especial en el sistema actual o
propuesto.

Asegúrese de incluir suficientes encuestados para conseguir una muestra razonable en caso de
que algunos cuestionarios no sean devueltos o algunas hojas de respuestas sean completadas
incorrectamente y tengan que desecharse.

Métodos para aplicar el cuestionario el analista de sistemas tiene varias opciones para aplicar el
cuestionario, y el método de administración es a menudo determinado por el estado de la empresa.
Entre las opciones para aplicar el cuestionario se encuentran las siguientes:

1. Citar al mismo tiempo a todos los encuestados.

2. Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estén terminados.
3. Permitir a los encuestados que llenen el cuestionario por sí mismos en su trabajo y que
lo dejen en una caja colocada en algún punto central.
4. Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una
fecha límite, instrucciones y enviarles sobres con envío pre pagado para que devuelvan los
cuestionarios llenos.
5. Aplicar el cuestionario a través de correo electrónico o la Web.

Cada uno de estos cinco métodos tiene ventajas y desventajas. El más común es permitir que los
encuestados llenen el cuestionario por sí mismos en el momento que lo prefieran.

Las tasas de respuesta con este método son un poco más bajas que con los demás métodos,
porque la gente olvida el formulario, lo pierde o lo ignora intencionalmente. No obstante, la
contestación del cuestionario por parte de los encuestados en el momento que lo prefieran les
permite sentir que su anonimato está garantizado y dar como resultado respuestas menos
cautelosas que las de otros encuestados. Las encuestas por correo electrónico y la Web entran en
la categoría de cuestionarios resueltos por los usuarios en el momento que lo prefieran.

La aplicación electrónica del cuestionario, vía el correo electrónico o colocado en la Web,

constituye una manera de llegar rápidamente a los usuarios actuales del sistema. Los costos
de duplicación son mínimos. Además, el encuestado puede responder cuando lo prefiera y sus
respuestas se pueden recopilar automáticamente y almacenar por medios electrónicos.

Algunos tipos de software permiten al encuestado empezar a responder una encuesta, guardar
sus respuestas y regresar a terminarlas si tuvo que interrumpir el proceso. Es posible enviar
recordatorios a los encuestados, a través de correo electrónico, de manera fácil y económica, al
igual que notificaciones al analista con la fecha en que el encuestado haya abierto el mensaje de
correo electrónico. Algunos tipos de software ya convierten los datos del correo electrónico en
tablas de datos que se utilizan en software de hoja de cálculo o de análisis estadístico.

Los estudios muestran que los encuestados tienen disposición para responder preguntas a través
de Internet sobre temas muy delicados. Así, preguntas que sería muy difícil plantear en persona
acerca de problemas de sistemas,  podrían responderse fácilmente a través de una encuesta en la
Web.

LA OBSERVACIÓN

OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DEL TOMADOR DE DECISIONES

La observación del tomador de decisiones y su entorno físico son métodos no intrusivos

importantes para el analista de sistemas. Al observar las actividades del tomador de decisiones, el
analista busca darse una idea de lo que realmente se hace, no sólo de lo que se documenta o
explica. Además, al observar al tomador de decisiones, el analista trata de ver personalmente las
relaciones que existen entre el tomador de decisiones y los demás miembros de la organización.

  OBSERVACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL TOMADOR DE DECISIONES

El analista de sistemas se vale de entrevistas y cuestionarios interactivos para entender

adecuadamente la manera en que los tomadores de decisiones describen su trabajo. Sin
embargo, la observación permite al analista ver personalmente la manera en que una
persona recopila, procesa, comparte y usa la información para realizar su trabajo.            

Aunque es posible usar cuadros y flechas para describir y documentar la manera en que estos
toman decisiones, ante todo estamos describiendo a personas y sus actividades. Por lo tanto,
sugerimos que los analistas de sistemas usen un método más humanístico para describir lo que
hacen ellos. Este método se conoce como el guión del analista. En esta técnica el "actor" es el
tomador de decisiones quien es observado "actuando" o tomando decisiones.

Al crear el guión el actor se pone en la columna izquierda y todas sus acciones en la columna
derecha. Todas las actividades se registran con verbos conjugados, de manera que un tomador de
decisiones se podría describir como "hablando", "tomando muestras", "correspondiendo" y
"decidiendo".

El guión es un método organizado y sistemático que exige al analista entender y estructurar la

acción asumida por cada uno de los tomadores de decisiones que haya observado. Con el tiempo,
este método ayudará al analista de sistemas a determinar qué información necesitan las personas
observadas para tomar las decisiones más importantes o frecuentes. Por ejemplo, en el caso del
gerente de aseguramiento de la calidad del guión, es claro que aunque este tomador de decisiones
forma parte de la gerencia de nivel medio, necesita una gran cantidad de información externa para
realizar las actividades propias de este trabajo específico. 

REVISIÓN DE REGISTROS

El término registros se refiere a los manuales escritos sobre políticas, regulaciones y

procedimientos de operaciones estándar que la mayoría de las empresas mantienen como guía
para gerentes y empleados.
Los manuales que documentan o describen las operaciones para los procesos de datos existentes,
o sistemas de información que entran dentro del área de investigación, también proporcionan una
visión sobre la forma  en la que el negocio debería conducirse. Normalmente muestran los
requerimientos y restricciones del sistema (como cantidad de transacciones o capacidad de
almacenamiento de datos) y características de diseño (controles y verificaciones del
procesamiento).

Los documentos pueden servir para determinar cómo se realizan los procesos, comparar los
procedimientos reales con los planeados, se puede además, muestrear algunos de los documentos
para encontrar porcentajes de error, catalogar cuáles documentos se usan y cuáles no.

Los analistas deben buscar las formas y documentos que desconoce la mayoría; aquellas que los
individuos elaboran para su propio uso, pero que no son parte de los procedimientos
preestablecidos.

REVISIÓN DE DOCUMENTOS.

Los documentos son una rica fuente de datos que el analista debe revisar cuidadosamente.

Los tipos de documentos que existen son:

 Documentos cuantitativos
 Documentos cualitativos

Los documentos cuantitativos tienen un propósito y lectores específicos hacia los cuales se dirigen.

Los tipos de documentos cuantitativos son:

 Informes corporativos
 Informes que soportan la toma de decisiones
 Informes de desempeño
 Registros

Los documentos cualitativos no siguen lineamientos preestablecidos, pero su análisis se vuelve

fundamental para comprender cómo los integrantes de la organización están involucrados en el
proceso organizacional.

Tipos de documentos cualitativos:

 Memorándums
 Avisos de tableros
 Avisos en áreas de trabajo
 Manuales de políticas.

FORMULARIOS PARA CAPTURA DE DATOS.

Antes de ponerse a cambiar el flujo de información de la organización, se necesita ser capaz de

comprender el sistema tal como se muestra actualmente. Los miembros del equipo tal vez
quieran recolectar y catalogar una copia en blanco de cada formulario (oficial o no oficial) que
se encuentre en uso. (Algunos negocios tienen una persona que ya está encargada de la
administración de los formularios y que podrá ser la primera fuente para los formularios que
están en uso).

Los formularios en blanco, junto con sus instrucciones para ser llenadas y distribuidas, pueden ser
comparadas con los formularios que han sido llenados para ver si cualquier concepto de datos es
permanentemente dejado en blanco en los formularios, si las personas a quienes van dirigidos los
formularios los reciben y si siguen procedimientos estándares para el uso, almacenamiento y
eliminación de dichos formularios.

Para comprender mejor el flujo de información, haga lo siguiente:

Recolecte ejemplos de todos los formularios en uso.

Observe el tipo de formularios, principalmente la forma, si están a mano, en papel, cómo es la

impresión, etc.

Revise de los formularios si:

 el formulario está lleno completamente

  algunos nunca han sido usados
 las copias son distribuidas a todas las personas adecuadas
 hay información innecesaria
 hay demasiada gente que los recibe
 hay cuellos de botella en el procesamiento de los formularios
 hay duplicación de trabajo, lo cual sucede  a veces debido a que los empleados no están
enterados de que la información ya se encuentra en existencia o en otro formulario que
ellos no reciben.
 A los empleados les falta comprensión de la interrelación del flujo de información (esto
quiere decir, que no saben que la salida de su trabajo, sirve como entrada para otras
personas).

ARCHIVOS EXISTENTES.

Muchos de los datos, tanto cuantitativos como cualitativos, que usted necesitará no estarán en
curso actual. En vez de ello estarán guardados en archivos de algún tipo.

Algún material se guarda debido a reglamentaciones gubernamentales, otro debido a prácticas de

contabilidad y otro debido a que el negocio lo ha solicitado anteriormente y que produzca
información histórica.

Algunos datos archivados que pueden ser de interés para el analista de sistemas son los
que incluyen registros actuariales, presupuestos y reportes de ventas.

Una característica común que comparten todos los datos archivados es que puede o no influenciar
el contenido, pero como resultado los datos archivados son una fuente de información de relativo
bajo costo. También que no hay cambio abierto de los datos, debido a que su productor no está
consciente de que está siendo estudiado.

Una desventaja del uso de datos archivados es que el analista puede tener incertidumbre acerca
de su significado si solamente existe un subconjunto limitado de los datos originalmente creados.
Otra desventaja del uso de datos archivados es que los registros que sobreviven pueden no ser los
más importantes o significativos.

Fuente: https://virtual.itca.edu.sv/Mediadores/ads/122_diccionario_de_datos.html