PROCEDIMIENTO P-25

Versión 07
MANTENIMIENTO Vigente desde 15/04/2020
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P-25
MANTENIMIENTO Y CONTROL DE
VEHÍCULOS

Control de Emisión y Cambios

Versión Fecha Descripción Elaborado por Revisado por Aprobado por

Wilfredo Castro Paco Samuel Herrera Quiñonez Jonathan Guevara Salcedo

05 02/07/2018 Modificación
Jefe de Logística y Almacén GAF Gerente del SIG

Jonathan Guevara Salcedo Sandra Escandon Torres Jonathan Guevara Salcedo

06 22/07/2019 Modificación
Jefe del SIG Jefe de Logística y Almacén Jefe del SIG
Samuel Quiñonez Herrera
Sandra Escandon Torres Jairo Sosa Rosales
07 15/04/2020 Modificación Gerente de Administración y
Jefe de Logística y Almacén SIG Finanzas

Firmas de la Versión Vigente

Descripción de las 03 Últimas Modificaciones

Versión 04: Se modifica estructura del documento.

Versión 05: Se implementa la secuencia de procesos.
Versión 06: Se incluyen alcances de las nuevas Normas ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018.

Descripción de las 02 Últimas Revisiones Planificadas

Número Fecha Solicitante ¿Cambios? Versión Final

06 22/07/2019 SIG Si 06

07 15/04/2020 SIG Si 07

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ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO

1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. RESPONSABLES
4. DEFINICIONES
5. BASE LEGAL
6. PROCEDIMIENTO
6.1 Incorporación de Unidad Vehicular
6.2 Acondicionamiento de Unidad Vehicular
6.3 Programación de Mantenimiento Preventivo de Unidad Vehicular
6.4 Asignación de Unidad Vehicular
6.5 Internamiento Periódico de Unidad Vehicular
6.6 Inspección de Unidad Vehicular
6.7 Control de Recorrido y Combustible
6.8 Tareo de Unidad Vehicular
6.9 Mantenimiento Correctivo de Unidad Vehicular
6.10 Abastecimiento de Combustible
7. REGISTROS
8. ANEXOS

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1. OBJETIVOS

Establecer las actividades para asegurar el correcto funcionamiento de las partes y sistemas más
importantes del vehículo. Así como para programar el servicio de mantenimiento preventivo o solicitar
mantenimiento correctivo hasta su operatividad total.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para los responsables de todos los vehículos de la organización.

3. RESPONSABLES

 Gerente de Administración y Finanzas.

 Gerente Comercial.
 Gerente Técnico.
 Jefe del Departamento de Logística y Almacén.
 Asistente de Transporte.
 Administradores Generales de Contrato.
 Supervisores de Campo.

4. DEFINICIONES

 Aseguramiento de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza

en que se cumplirán los requisitos de la calidad.
 Bases de Licitación: Documento generado por el área jurídica de la institución, en el que se estipula
la relación que existirá entre las partes durante el desarrollo del contrato.
 Bases Administrativas: Conjunto de disposiciones sobre procedimiento y términos, que regularán y
a los que deberá ajustarse el desarrollo de un contrato y las relaciones entre el Mandatario y el
Contratista, incluyendo las etapas previas a su celebración y las posteriores a su liquidación.
 Brochure: Folleto pequeño impreso, con la descripción de los puntos más sobresalientes de un tema.
 Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
 Control de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos
de la calidad.
 Copia controlada: Información documentada controlada por el SIG o por el responsable del
proceso.
 Documento externo: Información documentada de origen externo que se emplea en los procesos
del SIG.
 Documento obsoleto: Información documentada que ha perdido su vigencia, por modificación o
derogación en fecha y contenido; no es válido para ser utilizado en ningún proceso del SIG.
 Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.
 Monitoreo: Determinación del estado de un sistema, un proceso o una actividad.
 Objetivo: Resultado que debe conseguirse.
 Organización: Persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones con responsabilidades,
autoridades y relaciones orientados a lograr sus objetivos.
 Planificación de la calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los
objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos
relacionados para cumplir los objetivos de la calidad.
 Proveedor: Entidad o persona que proporciona un producto o un servicio.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
 Registro: Información documentada como evidencia que presenta resultados obtenidos o da
evidencia de actividades desempeñadas.
 Rendimiento: Resultado medible.
 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

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 Revisión: Análisis de un documento para que se adapte a las actividades desarrolladas bajo el
sistema de gestión de calidad.
 Riesgo: Efecto de la incertidumbre, se expresa a menudo en términos de una combinación de las
consecuencias de un evento, incluyendo los cambios y la probabilidad asociada de ocurrencia.
 Selección: Proceso en el que se elige a los proveedores que serán evaluados para ser incorporados
al registro de proveedores de la organización.
 Sistemático: Que se ajusta constantemente a un sistema determinado.

5. BASE LEGAL

 Norma ISO 9000:2015 Fundamentos y Vocabulario.

 Norma ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad.
 Norma ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental.
 Norma ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Ley N° 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 D.S. Nº 005-2012-TR Reglamento de la Ley 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 R.M. Nº 111-2013-MEM/DM Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo con Electricidad.
 R.M. Nº 050-2013 Formatos Referenciales con la Información Mínima que deben Contener los
Registros Obligatorios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

6. PROCEDIMIENTO

6.1 Incorporación de Unidad Vehicular

Objetivos
Establecer la metodología para la incorporación de unidades vehiculares para el inicio de un
contrato.

Formato o
Responsable N° Actividad
Documento
Jefe de
Toma conocimiento de la incorporación de la unidad vehicular
Logística y 01 ---
y comunica al Asistente de Transporte.
Almacén
Asistente Coordina con el proveedor para la inspección técnica de la
02 ---
de transporte unidad vehicular.
Asistente Coordina la inspección técnica de la unidad vehicular con el P-25-F-02 Check List
de transporte 03
Supervisor de SSOMA, llenando el Check List respectivo. de Unidades
Vehiculares
Asistente Elabora el contrato de alquiler la unidad vehicular y hace
Contrato de Unidad
de transporte 04 suscribir el mismo.
Nota: En caso de observaciones lo comunica al proveedor. Vehicular.
Gestiona recepción de la unidad vehicular en nuestras
Asistente instalaciones.
05 ---
de transporte Nota: En caso de envío a otras sedes lo coordina con el
responsable de la sede de destino de la unidad vehicular.
Asistente Comunica incorporación de la unidad vehicular al Jefe de
06 ---
de transporte control

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6.2 Acondicionamiento de Unidad Vehicular

Objetivos
Establecer la metodología para el acondicionamiento de unidades vehiculares para el inicio de un
contrato.

Formato o
Responsable N° Actividad
Documento
Después de incorporado la unidad vehicular coordina con el
Asistente responsable de la unidad vehicular el acondicionamiento de la
de transporte 01 unidad vehicular. ---
Nota: Este responsable de la Unidad Vehicular será el
Coordinador General de Contrato, el Supervisor de Campo o
quienes éstos designen.
Verifica la colocación de la siguiente documentación dentro de P-25-F-02 Check List
Coordinador de
la unidad vehicular: de Unidades
unidad
02  Bitácora del vehículo para cada mes. Vehiculares
Supervisor de
 P-25-F-02 Inspección Vehicular para cada mes.
Campo  Logo pegado en las puertas laterales.
Coordinador de
P-07-F-09 Registro
unidad Imparte capacitación sobre el correcto llenado de los
03 de Asistencia a
Supervisor de documentos entregados en el ítem 02.
Campo Capacitaciones.
Coordinador de
unidad Confirma acondicionamiento de unidad vehicular al Asistente
04 ---
Supervisor de de Transporte.
Campo

6.3 Asignación de Unidad Vehicular

Objetivos
Establecer la metodología para la asignación de las unidades vehiculares.

Formato o
Responsable N° Actividad
Documento
Coordinador de
unidad Coordina con el Jefe de Logística y Almacén la gestión de
01 P-25-F-09 Acta de
Supervisor de entrega de vehículo o traspaso del mismo.
Campo Entrega de Vehiculos
Jefe de
Logística y 02 Ordena al Asistente de Transporte su aprovisionamiento. P-25-F-02 Check List
Almacén Vehicular
Asistente Coordina con el Coordinador General de Contrato la asignación
03
de transporte o el traspaso de la unidad vehicular. ---
Asistente
04 Comunica gestión al Jefe de Logística y Almacén. Correo electrónico
de transporte

6.4 Programación de Mantenimiento Preventivo de Unidad Vehicular

Objetivos
Establecer la metodología para el mantenimiento preventivo de las unidades vehiculares.

Responsable N° Actividad Formato o Documento

P-25-F-01 Programa
Asistente Clasifica las unidades vehiculares por contrato y completa el
01 de Control Vehicular.
de transporte programa de mantenimiento de vehículos.

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Asistente 02 P-25-F-01 Programa

Aprueba el programa de mantenimiento de vehículos y
de transporte de Control Vehicular.
ordena su cumplimiento.
Coordinador de
unidad Se coordina con días previos al mantenimiento programado
03 Correo electrónico
Supervisor de de las unidades vehiculares
Campo

Asistente Actualiza el registro de mantenimiento y/o hoja de vida de P-25-F-05 Hoja de

05
de transporte vehículos. Vida de Vehículos.

6.5 Internamiento Periódico de Unidad Vehicular

Objetivos
Establecer la metodología para el internamiento de las unidades vehiculares.

Resumen del Procedimiento

Responsable N° Actividad Formato o Documento

Coordina internamiento periódico de unidad vehicular,
registrándolo en el formato de tareo de vehículos.
Coordinador Nota: En los casos siguientes, se da el internamiento periódico P-25-F-04 Tareo de
de unidad/ de la unidad vehicular: Vehículos.
01
Supervisor  Feriados.
de Campo  Averías.
 Mantenimiento.
 Fin de actividades.

Coordinador
de unidad/ P-25-F-04 Tareo de
02 Asegura el internamiento periódico de la unidad vehicular.
Supervisor Vehículos.
de Campo

Coordinador
de unidad/ Entrega la unidad vehicular al término del internamiento de la
03 ---
Supervisor unidad vehicular.
de Campo

6.6 Inspección de Unidad Vehicular

Objetivos
Establecer la metodología para la inspección de las unidades vehiculares.

Resumen del Procedimiento

Responsable N° Actividad Formato o Documento

Coordinador Coordina con el responsable de la conducción de la unidad
de unidad/ vehicular el llenado del formato de Inspección Vehicular de P-25-F-02 Inspección
01
Supervisor manera diaria. Vehicular.
de Campo Nota: Podrá solicitar el llenado del formato según necesidad.
Responsable Completa el formato y lo remite al Coordinador General de
P-25-F-02 Inspección
de la Unidad 02 Contrato o al Supervisor de Campo.
Vehicular.
vehicular Nota: Debe entregar el Check List a vigilancia para su control.

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Coordinador
de unidad/ Suscribe el registro de Inspección Vehicular y lo remite al P-25-F-02 Inspección
03
Supervisor SSOMA con copia al Supervisor de Asistente de Transporte. Vehicular.
de Campo

SUP. de P-25-F-02 Inspección

04 Verifica registro y comunica observaciones o archiva.
SSOMA Vehicular.

6.7 Tareo de Unidad Vehicular

Objetivos
Establecer la metodología para el tareo de las unidades vehiculares.

Responsable N° Actividad Formato o Documento

Coordinador
de unidad/ Elabora el tareo, suscribe, luego envía en forma digital P-25-F-04 Tareo de
Supervisor 01 Vehículos.
(sistema SIG-ERP)
de Campo
Se almacena en una carpeta compartida “Tareo por
Asistente coordinador” y se actualiza en el formato de Tareo (Cuando P-25-F-04 Tareo de
02
de transporte aplica). Vehículos.
Se sube al sistema ERP-SIG
Asistente
03 Se revisa, verifica y sigue su proceso ---
de transporte
Asistente P-25-F-04 Tareo de
Imprime y adjunta las facturas recepcionadas provenientes
de transporte 04 Vehículos.
de los proveedores. Facturas.
Asistente Realiza el consolidado, suscribe y envía al Jefe de P-25-F-04 Tareo de
de transporte 05
Contabilidad para su aprobación. Vehículos.

6.8 Mantenimiento Correctivo de Unidad Vehicular

Objetivos
Establecer la metodología para mantenimiento correctivo de las unidades vehiculares.

Responsable N° Actividad Formato o Documento

Coordinador de
cada unidad/
01 Comunica avería de unidad vehicular. Correo electrónico
Supervisor de
campo
Asistente Recibe comunicación y ordena atención al proveedor del
02 Correo electrónico/
de transporte desperfecto de la unidad vehicular.
Llamada - Whatsapp
Genera Orden de Trabajo del mantenimiento correctivo y una
Boleta o Factura
Proveedor 03 vez efectuado el trabajo comunica al Asistente de Transporte.
Asistente Para la entrega unidad vehicular, deberá actualizar la hoja de P-25-F-05 Hoja de
04
de transporte vida de la unidad vehicular. Vida de Vehículos.

6.9 Control de Recorrido y Combustible

6.10 Objetivos
Establecer la metodología para el control de recorrido y combustible.

Responsable N° Actividad Formato o Documento

Responsable
Recibe la bitácora y registra recorridos (km), actividades
de la Unidad 01 Bitácora
realizadas, consumo de combustible y abastecimiento
Vehicular
diariamente.

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Responsable N° Actividad Formato o Documento

Coordinador
Consolida la bitácora en digital y remiten mensualmente al
General de
02 Encargado/Jefe de transporte para su verificación y el físico se Bitácora
Contrato
envía cada fin de mes a la oficina principal Huancayo.
Supervisor
Solicita el abastecimiento de combustible para cada Unidad
Supervisor
03 Vehicular al Asistente de Control de Combustible, a través del ---
de Campo
grupo de Whatsapp adjuntando la foto del tablero y la placa del
vehículo.

Asistente de 04 Verifica lo solicitado por el supervisor de campo, autoriza y

Control de comunica al proveedor de combustible para su atención y
Combustible emisión de la factura correspondiente. ---
Encargado/
Jefe de 05 Archiva las bitácoras. Bitácora
transporte
Asistente de
Control de 06 Remite las facturas a Contabilidad. Facturas
Combustible

6.11 Abastecimiento de Combustible

Objetivos
Establecer la metodología para determinar los plazos y responsables de la entrega de documentos
de las unidades vehiculares a fin de realizar los pagos por las actividades de las unidades vehiculares.

Responsable N° Actividad Formato o Documento

Remite requerimiento de combustible (digital) de manera P-25-F-15 Programa
Supervisor de
01 semanal por cada servicio al Asistente de Control de de Abastecimiento de
campo Combustible. Combustible.
Asistente de P-25-F-15 Programa
Consolida los requerimientos y genera programa de
Control de 02 de Abastecimiento de
abastecimiento de combustible por contrato. Combustible.
Combustible
Asistente de
Elabora requerimiento de fondos en sistema SIG para su
Control de 03 ---
aprobación
Combustible
Verifica y realiza aprobación, lo deriva a Coordinador de
Jefe del
contrato. P-25-F-15 Programa
Departamento
04 Nota: por sistema SIG aprobación por Coordinador de de Abastecimiento de
de Logística y
Contrato, Gerencia Técnica, PCP, GAF, Tesorería para el Combustible.
Almacén
pago, realiza depósito y sube voucher al sistema.
P-25-F-15 Programa
Gerencia de Verifica y realiza aprobación, lo deriva a Asistente de PCP y
05 de Abastecimiento de
línea posteriormente a Gerente de Administración y Finanzas. Combustible.
P-25-F-15 Programa
Asistente PCP 06 Autoriza depósito y comunica a Jefe de Tesorería. de Abastecimiento de
Combustible.
Jefe del P-25-F-15 Programa
Coordina la programación de pago con el Gerente de
Departamento 07 de Abastecimiento de
Administración y Finanzas y deposita.
de Tesorería Combustible.
Jefe del
Departamento 08 Comunica depósito y envía escaneado el voucher. Voucher.
de Tesorería
Asistente de
09 Voucher.
Control de Descarga voucher y confirma depósitos a los grifos.
Combustible

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7. REGISTROS

P-25-F-01 Programa de Control Vehicular

P-25-F-02 Check List de Unidades
Vehiculares
P-25-F-04 Tareo de Vehículos
P-25-F-05 Hoja de Vida de Vehículos
P-25-F-09 Acta de Entrega de Vehículo
P-25-F-10 Salida Temporal de Vehículo
P-25-F-15 Programa de Abastecimiento de Combustible

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