(N) SELECCIÓN – CONTRATACION DIRECTA

DOCUMENTACIÓN
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
APLICABLE
INICIO

Requisición Responsable de Recibir requisición de personal por parte del

de personal área solicitante. jefe inmediato por medio de correo
electrónico o por escrito directamente
entregado a la Dirección de Gestión Humana.

a. Cargo nuevo Responsable de Determinar si el cargo ya existe dentro de la

b. Cargo área solicitante. compañía o si es un cargo nuevo
existente
b
a 1

Cuando se identifique una necesidad de

HF GH 05
Responsable de personal que implique la creación de un cargo,
Requisición de
Descripción y área solicitante. la requisición debe ser aprobada por Gerencia
Personal
aprobación del cargo Dir. Gestión Humana General y/o técnica.
y evaluación de A su vez, deberá realizarse la evaluación de
criticidad HT GH-DG 01
criticidad para el cargo nuevo.
Matriz de cargos
Elaborar la descripción del cargo y registrar
críticos
en el sistema ARISTA
1
Realizar la publicación de la vacante
utilizando las fuentes de reclutamiento según
el caso de selección:
Realizar
*Base de datos interna de hojas de vida
Coordinador *Carteleras
Reclutamiento
Desarrollo de *Avisos de prensa
Personal *SENA (servicio de empleo)
*Universidades (oficinas de egresados)
*CONFA (Servicio Nacional de empleo)
1
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTACIÓN
 APLICABLE
1

Dir. Gestión Humana

a. Nuevos Determinar si la vacante permite reingresos o
aspirantes b Coordinador
personal nuevo o ambas opciones.
b. Reingreso de 2 Desarrollo de Personal
Personal

a
Recibir y analizar las hojas de vida frente a las
Recibir y
Analizar
Coordinador competencias definidas con el perfil del cargo. Ver perfil del Cargo
hojas de vida Desarrollo de Personal La competencia se basa en Educación, Software de Gestión
Formación, Experiencia Humana (Arista)
Coordinador de Realizar:
Desarrollo de personal  Entrevista por un grupo interdisciplinario
Realizar primer de colaboradores de la empresa, y/o
filtro mediante Jefe del área aplicación pruebas psicotécnicas y/o de
entrevista y
verificación de solicitante conocimiento técnicos al candidato
información  Verificación de información en la hoja de
vida así como la formación académica
solo a los cargos críticos, con el último
estudio que reporta
2 Si el candidato supera las etapas anteriores se
procede con la verificación de antecedentes
Verificar penales (como mínimo se verifica en policía
antecedentes Jefe de seguridad nacional para todos los cargos)
Para cargos críticos se realiza búsqueda
adicional en la listas restrictivas (OFAC) de
acuerdo a software de bolsa de búsqueda
Si el colaborador presenta resultados
Si desfavorables en la verificación de
Antecedent
antecedentes no continúa con el proceso de
es Dir. Gestión Humana
desfavorabl selección de personal.
es Descartar Si supera dicha verificación se procede con la
No candidato realización de la visita domiciliaria
 HF GH 20
Visita Si el candidato supera las etapas anteriores se Formato Visita
domiciliaria Jefe de seguridad procede con la realización de la visita domiciliaria y estudio
domiciliaria sólo para los cargos críticos de confiabilidad
Si el colaborador presenta resultados
desfavorables en la visita domiciliaria no
Resultados Si continúa con el proceso de selección de
desfavorabl personal. (ver Nota 5)
es
Descartar
Dir. Gestión Humana Si supera dicha verificación se procede con la
No realización de los exámenes preocupacionales
candidato
2

DOCUMENTACIÓN
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
APLICABLE
Coordinador de
2
Seguridad y salud en HF SO 15
Si el candidato supera las etapas anteriores se
el trabajo Reporte examen
Examen procede con la realización del examen médico
médico pre-
preocupacional preocupacional.
Médico contratado por ocupacional
la empresa
Si el candidato presenta resultados
desfavorables en el examen médico
Resultados Dir. Gestión Humana, preocupacional no continúa con el proceso de
desfavorabl Si Coordinador de selección de personal.
es Seguridad y salud en Si supera dicha verificación se procede con la
No Descartar el trabajo siguiente actividad
candidato

Dir. Gestión Humana, Una vez superada las etapas anteriores, se

Elegir procede a elegir Candidato que tenga un buen
candidato Jefe del área pronóstico de desempeño y un ajuste
solicitante adecuado al perfil del cargo.
 HF GH 32
Solicitar
documentos
Auxiliar Gestión Solicitar al candidato los documentos de Documentos
de Ingreso Humana ingreso. requeridos para
ingreso
Realizar el registro fotográfico y el registro
dactilar inicial
Realizar Jefe de seguridad Este registro fotográfico se almacenará en una
registro dactilar carpeta digital correspondiente al año de
y fotográfico HF GH 74
Auxiliar de gestión ingreso, identificando la fotografía con el
inicial Registro Dactilar
humana nombre.
El registro dactilar se almacena dentro de la
hoja de vida en físico en el área de archivo
general
Realizar el contrato laboral indicando el
término y la asignación salarial, validando que
Director de Gestión incluya la cláusula de confidencialidad y las
Humana responsabilidades.
Contratación
Cada trabajador debe ser registrado en el reloj
biométrico con el fin de llevar el control del
tiempo suplementario y de asistencia a la
empresa e igualmente registrarse para obtener
FIN Auxiliar de gestión la tarjeta de control de acceso. Así mismo se HT GH – PD 04
humana informará a Jefe de Seguridad para creación Procedimiento para el
de tarjeta de ingreso de acuerdo a manejo de carné
Jefe de seguridad procedimiento para Manejo de carné.

(N) SELECCIÓN – CONTRATACION INDIRECTA (EN MISIÒN)

DOCUMENTACIÓN
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
APLICABLE
INICIO

Requisición
de personal
 Responsable de Recibir requisición de personal por parte del
área solicitante. jefe inmediato por medio de correo
electrónico o por escrito directamente
entregado a la Dirección de Gestión Humana.

a. Cargo nuevo Responsable de Determinar si el cargo ya existe dentro de la

b. Cargo
existente
b área solicitante. compañía o si es un cargo nuevo
a 1

Responsable de Cuando se identifique una vacante o una HF GH 05

Descripción de área solicitante. necesidad de personal que implique la Requisición de
cargo y realizar Dir. Gestión Humana creación de un cargo, la requisición debe ser Personal
evaluación de aprobada por Gerencia General y/o técnica. A
criticidad del cargo
su vez, deberá realizarse la evaluación de HT GH-DG 01
criticidad para el cargo nuevo. Matriz de cargos
La descripción del perfil se crea y registra en críticos
el sistema ARISTA
1
Realizar la publicación de la vacante
utilizando las fuentes de reclutamiento según
el caso de selección:
Realizar
*Base de datos interna de hojas de vida
Coordinador *Carteleras
Reclutamiento Desarrollo de *Avisos de prensa
Personal *SENA (servicio de empleo)
*Universidades (oficinas de egresados)
*CONFA (Servicio Nacional de empleo)
*Empresas de empleo temporal

a. Nuevos Dir. Gestión Humana

candidatos
Coordinador Determinar si la vacante permite reingresos o
b. Reingreso
de Personal b Desarrollo de personal nuevo o ambas opciones.
Personal
2
a
 Riduco recibe y analiza las hojas de vida
Recibir y Coordinador frente a las competencias definidas con el Ver perfil del Cargo
Analizar Desarrollo de perfil del cargo. Software de Gestión
hojas de vida
Personal La competencia se basa en Educación, Humana (Arista)
Formación, Experiencia
1
DOCUMENTACIÓN
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
APLICABLE
Jefe de seguridad RIDUCO procede con la verificación de
1
antecedentes penales (como mínimo se
2 verifica en policía nacional para todos los
Verificar cargos)
antecedentes Para cargos críticos se realiza búsqueda
adicional en las listas restrictivas (OFAC) de
acuerdo a software de bolsa de búsqueda
Si el colaborador presenta resultados
desfavorables en la verificación de
Antecedent Si
antecedentes no continúa con el proceso de
es Dir. Gestión Humana selección de personal.
desfavorabl
es Descartar Si supera dicha verificación se procede con la
No realización de la entrevista
candidato
Coordinador de Realizar:
Desarrollo de personal  Entrevista por un grupo interdisciplinario
Realizar
de colaboradores de RIDUCO, y/o
entrevista y Jefe del área aplicación pruebas psicotécnicas por
verificación de solicitante parte de la empresa temporal y/o de
información conocimiento técnicos al candidato por
Empresa temporal parte de RIDUCO
 RIDUCO realiza verificación de
formación académica solo a los cargos
críticos, al momento del ingreso con el
último estudio que reporta en su hoja de
vida
 Si el candidato supera las etapas anteriores se HF GH 20
Visita procede con la realización de la visita Formato Visita
domiciliaria Empresa temporal o
domiciliaria si el cargo a ocupar es un cargo domiciliaria y estudio
Jefe de seguridad
crítico, que será realizada por la empresa de confiabilidad
temporal o por el jefe de seguridad.
La empresa temporal o el Jefe de seguridad
envía los resultados de la visita y pruebas
Si
Resultados realizadas a Gestión humana.
desfavorabl Si el colaborador presenta resultados
es Empresa temporal, desfavorables en la visita domiciliaria no
No Descartar Dir. Gestión Humana continúa con el proceso de selección de
candidato
personal (ver Nota 5)
Si supera dicha verificación se procede con la
realización de los exámenes preocupacionales

Examen
preocupacional Si el candidato supera las etapas anteriores se
Médico asignado por
procede con la realización del examen médico
Empresa temporal
preocupacional.

DOCUMENTACIÓN
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
APLICABLE
La empresa temporal informa los resultados
2
del examen médico preocupacional a
Empresa temporal RIDUCO
Si el colaborador presenta resultados
Resultados Coordinador de desfavorables en el examen médico
desfavorabl Si seguridad y salud en el preocupacional no continúa con el proceso de
es
Descartar trabajo selección de personal.
No
candidato Si supera dicha verificación se procede con la
siguiente actividad
Dir. Gestión Humana,
Una vez superada las etapas anteriores, se
Elegir Coordinador de
procede a elegir Candidato que tenga un buen
candidato Desarrollo de personal
pronóstico de desempeño y un ajuste
Jefe del área
adecuado de la persona al perfil del cargo.
solicitante
 Se procede a informar a la empresa temporal
Informar cual candidato cumple con el pronóstico de un
Auxiliar Gestión
elección a la buen desempeño y ajuste al perfil, para que
Humana
temporal procedan con el proceso de contratación por
dicha empresa.
La empresa temporal procede a realizar el
contrato laboral indicando el término y la
Contratación Empresa temporal asignación salarial, validando que incluye la
cláusula de confidencialidad y las
responsabilidades.
RIDUCO solicita copia de la documentación
del colaborador si va a ocupar un cargo
Solicitar copia de
la documentación
crítico:
de contratación Auxiliar Gestión - Contrato
Humana - Hoja de vida
- Huellas
- Cláusulas de confidencialidad
- Visita domiciliaria
Realizar el registro fotográfico del personal
Realizar Jefe de seguridad temporal
fotográfico Auxiliar de gestión Este registro fotográfico se almacenará en una
inicial humana carpeta digital correspondiente al año de
ingreso, identificando la fotografía con el
nombre
Cada trabajador debe ser registrado en el reloj
Registro en biométrico con el fin de llevar el control del HT GH – PD 04
reloj y sistema Auxiliar de gestión tiempo suplementario y de asistencia a la Procedimiento para el
de ingreso humana empresa e igualmente registrarse para obtener manejo de carné
la tarjeta de control de acceso. Así mismo se
Jefe de seguridad informará a Jefe de Seguridad para creación
FIN de tarjeta de ingreso de acuerdo a
procedimiento para Manejo de carné.

(N) SELECCIÓN – CONTRATACION APRENDICES

DOCUMENTACIÓN
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
APLICABLE
 INICIO
Al iniciar el año laboral se presenta al SENA
Coordinador de
balance de empleados de la compañía para
Validación del Desarrollo de
que la entidad fije la cuota de aprendices que
SENA de cuota personal
de aprendices corresponde según legislación aplicable

De acuerdo a la información suministrada por

SENA la Empresa, el SENA asigna una cuota de
aprendices a contratar por la empresa.
Asignar cuota de Con la cantidad de aprendices fijada por el
aprendices Coordinador de SENA, se procede a realizar oferta ante los
Realizar oferta y
exponer necesidad Desarrollo de Jefes de proceso para que con su debida
personal justificación expongan la necesidad de incluir
dentro de su área a un aprendiz
Dir. Gestión Humana,
Realizar análisis de las necesidades expuestas
Analizar y asignar Coordinador de
por los líderes y asignar el cupo de aprendiz a
cupos de aprendices Desarrollo de
las áreas evaluadas y con mayor necesidad
personal
Se procede a informar a los jefes de área la
cuota asignada para su proceso para que el
jefe determine si dicho cupo puede cubrirse
Informar Coordinador de
posibilidades para por:
Desarrollo de
cubrir aprendiz - Aprendiz SENA
personal
- Aprendiz universitario
- Aprendiz de entidad calificada y
aprobada por el SENA
El jefe informa que tipo de aprendiz será
Determinar nivel de necesario en su proceso teniendo en cuenta la
formación de Jefe de cada proceso complejidad y los conocimientos requeridos
aprendiz
para el apoyo que proporcionan dichos
aprendices.
Se ingresa a la plataforma del SENA para
Búsqueda de contactar a los candidatos o se llama a la
Coordinador de
candidatos para universidad o entidad calificada y aprobada
Desarrollo de
cuota de aprendizaje para que envíen propuestas de candidatos
personal
aprendices de acuerdo a la necesidad del área
solicitante
Realizar entrevista
y pruebas técnicas
 aprendiz

FIN

Coordinador de Citar a entrevistas y pruebas técnicas a los

Desarrollo de aprendices para validar el ajuste a las
personal necesidades del requerimiento

Coordinador de Seleccionar el aprendiz que mejor resultados

desarrollo de personal presente en sus competencias académicas y
Jefe de proceso técnicas y elaborar el contrato de aprendizaje.

(N) ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE COLABORADORES

DOCUMENTACIÓN
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
APLICABLE

INICIO Consultar en la base de datos en el

software ARISTA los colaboradores
Auxiliar de gestión
Consultar activos al corte sin importar la modalidad Software ARISTA
humana
colaboradores de contratación para proceder con la
activos actualización de información

Programar Auxiliar de gestión Programar cada año la actualización de la

actualización de
datos humana información de datos de los colaboradores

Esta actualización incluye la información

personal, familiar, de formación /
educativa y la firma del colaborador.
Realizar
actualización de Cuando cambie su condición académica HF GH 76-01
datos de los Auxiliar de gestión se verificará ante el instituto educativo Actualización de
colaboradores humana correspondiente sólo para cargos críticos datos personal
Esta información se actualizará RIDUCO
anualmente y se almacenarán en las hojas
de vida de los colaboradores en físico y el
software ARISTA
 Realizar actualización anual de la
búsqueda de antecedentes de los
colaboradores que ocupan cargos críticos.
Como mínimo se deberán buscar los
antecedentes en:
 Policía nacional y/o Frente de
Realizar
actualización de seguridad empresarial
Jefe de seguridad
antecedentes de los  Listas restrictivas – OFAC
colaboradores
críticos
Los resultados de las búsquedas serán
almacenados en físico en la hoja de vida
de cada colaborador sólo para cargos
críticos y en carpeta digital dentro del
equipo de cómputo del jefe de seguridad
para todos los colaboradores.
Si un colaborador presenta resultados
Analizar resultados desfavorables se informará a la dirección
de actualización de de gestión humana, quien evaluará la
antecedentes
Dir. Gestión Humana continuidad del colaborador al interior de
la compañía.

DOCUMENTACIÓN
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
APLICABLE
Cada cuatro (4) años se realizará
1
actualización de álbum fotográfico (foto
tipo documento de identificación) y será
Realizar Jefe de seguridad almacenado en el equipo de cómputo del
actualización de jefe de seguridad en carpetas indicando el
fotografías
año y cada foto nombrada con el nombre.
Cada cuatro (4) años se realizará
Realizar Auxiliar de gestión actualización de huellas dactilares y se HF GH 74
actualización de
huellas dactilares humana almacenarán en las hojas de vida de los Registro Dactilar
colaboradores.
 Cada dos (2) años se deberá programar las
Programar Jefe de seguridad o visitas domiciliarias de los cargos críticos
actualización de
visitas domiciliarias Empresa temporal con la empresa temporal o el jefe de
seguridad.
Formato de empresa
Previo a la realización de la visita temporal
Autorización de Jefe de seguridad o domiciliaria el colaborador deberá
visitas domiciliarias HF GH 20-03
Empresa temporal autorizar dicha actividad con la respectiva
Visita domiciliaria y
firma. estudio de
confiabilidad
La empresa temporal o el jefe de
seguridad realizará las visitas
domiciliarias a todos los cargos críticos.
El registro de la visita deberá contener
como mínimo la siguiente información:
- Datos personales generales
- Aspectos familiares (quienes
habitan el hogar y parentesco)
- Aspectos de la vivienda (tipo de Formato de empresa
Ejecutar visitas vivienda, servicios y tenencia; temporal
domiciliarias materiales de construcción,
Jefe de seguridad o
distribución de la vivienda)
Empresa temporal HF GH 20-03
- Electrodomésticos Visita domiciliaria y
2 - Situación económica del estudio de
colaborador y los aportantes confiabilidad
(ingresos y egresos y los motivos
de percepción o gasto)
- Medios de transporte
- Percepción general del vecindario
y ubicación de la vivienda
- Percepción final
Adjuntar evidencia fotográfica de
ejecución de la visita.
 DOCUMENTACIÓN
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
APLICABLE

Formato de empresa
2
temporal
Jefe de seguridad o El jefe de seguridad o la empresa temporal
Empresa temporal deberá entregar las visitas realizadas con
Entregar HF GH 20-03
documentos de visita
las evidencias correspondientes a la Visita domiciliaria y
domiciliaria Dir. Gestión Humana dirección de gestión humana
estudio de
confiabilidad
La dirección de gestión humana deberá
realizar el análisis de la última visita
realizada frente a la visita anterior, para
validar si hay cambios en su patrimonio o
detectar otro tipo de inconsistencias.
La dirección de gestión humana en
Jefe de seguridad conjunto con el Jefe de seguridad
HF GH 20-03
Analizar visita
domiciliaria procederá a emitir concepto favorable o Visita domiciliaria y
Dir. Gestión Humana
desfavorable (ver Nota 5). estudio de
En caso de detectar un cambio confiabilidad
Comité OEA
injustificado en el patrimonio o
determinar un concepto no favorable
deberá evaluarse con el comité OEA la
continuidad del colaborador en la
compañía, la posibilidad de generar
denuncia penal y/o reporte ante la UIAF.
En cualquier caso, deberá guardarse la
evidencia de las visitas, el análisis y
Auxiliar de gestión
Archivar evidencia posibles acciones posteriores dentro de la
humana
hoja de vida de cada colaborador en físico
en el archivo general.
 Informar al área de sistemas para que
Solicitar suspensión de suspenda los accesos a los sistemas de
accesos a sistemas de
información información durante el periodo de
Auxiliar de gestión
vacaciones, incapacidades, suspensiones o
humana
licencia superior a tres días.
Gestión humana informará la novedad con
FIN
fecha de inicio y fecha final.

(N) RETIRO DE COLABORADORES DIRECTOS E INDIRECTOS

DOCUMENTACIÓN
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
APLICABLE

RETIRO El jefe de Área o a quien él delegue informa el

INICIO retiro a gestión humana considerando los
siguientes motivos:

Identificar - Re-inducción de personal con calificación

Causas de inferior al 90%
retiro Jefe de Área o - Re- entrenamiento por debajo del 90%
A quien delegue - Faltas graves al reglamento interno de
trabajo
- Vencimientos de contrato no renovados
Informar a - Bajas de Producción
Gestión - Renuncias
Humana - Pensionados
- Muerte
 Una vez se tenga la novedad de retiro se
procede a tramitar con el Jefe de seguridad la HF GH 33
firma de paz y salvo; el cual incluye la Formato de Paz y
devolución de la dotación según instructivo de Salvo
adjudicación y entrega de dotación.
Realizar Asistente de Gestión También se informará vía email la cancelación
La de la tarjeta de proximidad en el sistema de HT SO-IT 01
Humana
Desvinculación ingreso a la compañía de manera inmediata y Instructivo para la
a la devolución de la misma según adjudicación y
procedimiento de manejo de carné. entrega de dotación
Auxiliar de Gestión Se informará a sistemas para que se
realice la desvinculación de cuentas de HT GH-PD04
humana
correo, claves, usuarios, y demás temas de Procedimiento para el
manejo de carné
Jefe de seguridad acceso físico o virtual al que se tenga
autorización.
Si el colaborador se encuentra contratado
por empresa temporal se envía novedad de
retiro.

Informar
paz y salvo
Jefe de seguridad El jefe de seguridad entrega el paz y salvo en
HF GH 33
físico al área de gestión humana para que se
Formato de Paz y
Asistente de Gestión proceda con la liquidación del contrato laboral
Salvo
1 humana del colaborador.

DOCUMENTACIÓN
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
APLICABLE
 (N) RETIRO DE COLABORADORES APRENDICES
DOCUMENTACIÓN
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
APLICABLE
RETIRO Si el colaborador está contratado por
INICIO RIDUCO se procede con:
1 - Realizar liquidación y hacer firmar por el
El aprendiz finaliza el contrato de aprendizaje
colaborador
Finalizar Jefe de Área o pactado
- Entregar entre
cartalaspara
partes
retiro de cesantías,
contrato de A quien delegue constancia laboral y liquidación de contrato.
aprendizaje Asistente de Gestión
Informar o - Examen médico de retiro (si el colaborador
humana HF GH 33
proceder con lo solicita).
Se procede Formato de 33
Paz y
la liquidación - Retiro del atrabajador
tramitar con el Jefelasdeentidades
de todas seguridada HF GH
Auxiliar de Gestión la Salvo
lasfirma
cualesdesepaz y salvo;afiliado
encuentra el cual incluye la
por motivos Formato de Paz y
humana
Asistente de Gestión devolución de la dotación según instructivo de Salvo
laborales.
Humana adjudicación y entrega de dotación.
También se informará
Si el colaborador vía emailcontratado
se encuentra la cancelación
por
de la tarjeta
empresa de proximidad
temporal se envía el enpaz
el sistema
y salvode HT SO-IT 01
Realizar ingreso a la compañía de manera inmediata y Instructivo para la
escaneado por correo electrónico para que
la Auxiliar de Gestión la devolución de la misma según adjudicación y
desvinculación proceda con la liquidación respectiva.
humana procedimiento de manejo de carné. entrega de dotación
Se informará a sistemas para que se realice la
Jefe de seguridad desvinculación de cuentas de correo, claves, HT GH-PD04
Inactivar
usuarios,
Cuando sey retira
demáseltemas de acceso
trabajador físico oa
se procede Procedimiento para el
colaborador Auxiliar de Gestión
en ARISTA virtual al que
registrarlo comose tenga autorización.
inactivo en el software manejo deArista
Software carné
humana
Jefe de seguridad ARISTA.
El jefe de seguridad entrega el paz y salvo en
HF GH 33
Entregar paz y físico al área de gestión humana para que se
Asistente de Gestión Formato de Paz y
salvo proceda con la liquidación del contrato de
humana Salvo
aprendizaje
Se procede con:
Archivar hoja - Realizar liquidación de contrato de
de vida como Se envía la documentación
aprendizaje y hacer firmar por
del el
retiro
aprendiz
para que
inactivo Auxiliar de Gestión
Asistente de gestión (esta
se proceda
liquidación
a archivar
no incluye
en la hoja
prestaciones
de vida y esta
Proceder con humana
humana se traslada al archivo inactivo.
sociales)
terminación de
contrato de - Entregar constancia de aprendizaje
FIN
aprendizaje Auxiliar de Gestión - Examen médico de retiro (si el colaborador
humana lo solicita).
- Retiro del trabajador de todas las entidades a
las cuales se encuentra afiliado por motivos
laborales.

Informar El jefe del aprendiz solicita a la dirección de

posibilidad de gestión humana o a quién corresponda la
continuación Jefe de área o jefe
continuidad del aprendiz para ocupar una
directo
vacante que tenga la compañía o cubrir una
FIN
necesidad del personal.
Nota 1: Para la contratación del personal que se realice por outsourcing, se efectuarán los procedimientos con los formatos que la entidad contratante
tiene establecido para ello.

Nota 2: Equivalencias de la Experiencia laboral vs. Educación.

La Educación se convalida con la experiencia así:
Nivel Educativo Experiencia
Técnico 2 Años en Funciones Afines
Tecnólogo 3 Años en Funciones Afines
Profesional 10 Años en Funciones Afines
Especialista 14 Años en Funciones Afines

Nota 3: PLAN DE CONTINGENCIA PARA ESCASEZ DE MANO DE OBRA:

La escasez de mano de obra se puede presentar por causas como:
 Retiros no planeados
 Ausencias temporales: Vacaciones, incapacidades, permisos, licencias no remuneradas, entre otros.
 Incrementos no planificados por demanda del cliente
 Reprocesos
 Traslados, ascensos, pensionados, promociones y/o por sucesiones

LAS ACCIONES A EJECUTAR PARA RESPONDER A DICHA CONTINGENCIA, SON:

 Consultar base de datos interna de retirados por baja producción que tengan experiencia.
 Revisión base de datos del personal actual de otras líneas para cubrir la contingencia
 Revisión Matriz ILUO donde se establece los backups
 Cubrir vacantes con personal interno de áreas con baja producción
 (N) Consultar matriz de polivalencia de cargos
 Como plan alterno se programan turnos de 12 horas mientras se realiza la contratación de personal nuevo.
 Para planta 3 el plan de contingencia es llevar personal operativo de planta Manizales de nivel 3.
 Como estrategia el personal nuevo inicia su entrenamiento en piezas básicas

Nota 5: CONFIABLE EN VISITA DOMICILIARIA: El concepto significa que la información proporcionada por el ocupante o aspirante a la empresa
coincide con la información verificada en campo.

1. Resumen de Modificaciones:
 Fecha de Nº de
Descripción
Modificación Modificación
2009 Agosto 28 9 Se modifica el código de la Norma (GH 02-01PD) por el HT GH-PD 03.
Se estableció que la requisición de personal solo aplica para cargos nuevos.
2010 Marzo 10 10 Se actualizan los Códigos de la Documentación Aplicable.
Se agregan como requisitos Verificación de Referencias y Visita Domiciliaria con
sus respectivos formatos
Se agregan como requisitos de ingreso obligatorio Pasado Judicial, Antecedentes
Legales de Procuraduría)
Se anexa Nota 2: Equivalencias de la Experiencia laboral vs. Educación
2010 Junio 02 11
Se anexa Nota 3.
Se elimina la lista de Documentos
Se agrega el termino competencia
Se agrega el Reporte examen médico preocupacional.
Se incluye Plan de contingencia de escasez de mano de obra
Fecha de Nº de
Descripción
Modificación Modificación
Se cambia nombre de procedimiento para la SELECCIÓN del personal por:
procedimiento para la CONTRATACION Y RETIRO del personal.
Se modifica el objeto del procedimiento.
2011 Agosto 01 12 Se elimina párrafo de documentos obligatorios y se remplaza por registro para
documentos de ingreso
Se elimina Nota 3
Se adiciona al procedimiento flujograma para el retiro del personal
Se elimina la aclaración sobre cada cuanto se debe realizar la visita domiciliaria en
el paso “Entrevista, Pruebas, Verificación ref., Visita, Examen “
Se agregó la Nota 5 especificando cada cuanto se debe realizar la visita
2011 Octubre 26 13
domiciliaria
Se agregó la Nota 6 diciendo que la actualización de datos personales se realiza
cada año
2012 Septiembre 06 14 Se agregó la nota 7
Se agregó el formato de estudio de seguridad y verificación de antecedentes
Académicos.
2012 Julio 24 15
Se modificó la Nota 5
Se agregaron las notas 7, 8 y 9.
 Se unifica formato de visita domiciliaria y estudio de confiabilidad.
Se elimina la nota 11 y se incluye en la nota 7
2016 Febrero 18 16
Se amplía el alcance a la nota 5, incluyendo Planta 3 Medellín
Se elimina tabla de retención de archivo
2016 Junio 02 En el ítem de retiro, se modifica el motivo de retiro por re inducción y
• entrenamiento con porcentaje menor a 90%
se modifica el motivo de retiro por re inducción y entrenamiento con porcentaje menor a 90%
motivo de retiro por
17
re inducción y
entrenamiento con
porcentaje menor a
90%
Se eliminan los formatos HF GH 21 Y HF GH 46
2017 Marzo 28 18
Se incluye a confa como fuente de reclutamiento
Se elimina como competencia la habilidad
2018 Marzo 13 19
Se actualiza el plan de contingencia, incluyendo nuevos riesgos
Se agrega nota en contratación: Realizar procedimiento de vinculación con los
2019 Noviembre 19 20 requisitos exigidos para cargos críticos según la empresa de contratación.
Se agrega en contratación el registro para obtener la tarjeta de control de acceso
Se agrega como Documento aplicable (N) HF GH 74, Registro Dactilar
2020 Febrero 06 21 Se agrega actividad adicional en contratación
Se agrega la actividad adicional en Realizar Desvinculación
Se modificó el Formato Visita domiciliaria y estudio de confiabilidad (HF GH 20)
2020 Marzo 05 22 Se agregó a la Nota 5, el procedimiento si el resultado de la visita domiciliaria sale
como no confiable
Se elimina nota para La verificación de los antecedentes disciplinarios
2020 Noviembre 05 23 Se actualizan las notas con las actividades pertinentes para el procedimiento y
requisitos actuales
Se realiza flujograma individual dependiendo de si se trata de contratación directa,
indirecta o aprendices. Así mismo se realiza flujograma para el retiro en los
2021 Febrero 25 24 mismos tres procesos. Se elimina nota 5, 7, 8 y10 y se incorpora en el paso
correspondiente dentro del flujograma de actualización de información.
Se completa el proceso de paz y salvo hasta la desvinculación total.