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GH-P-01
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SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL 03
Fecha de Vigencia:
30/06/2011

1. OBJETIVO
Garantizar la adecuada vinculación del personal administrativo y operativo competente,
requerido para los diferentes cargos establecidos en Ingelcor S.A.S., conforme a los
requerimientos establecidos en el perfil del cargo.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la vinculación de todo el personal de Ingelcor S.A.S.,
desde la identificación de la necesidad de contratación hasta la legalización del contrato
de trabajo.

3. RESPONSABLES
El procedimiento de Selección y Contratación de Personal es responsabilidad del Director
Administrativo de INGELCOR S.A.S.

4. DEFINICIONES

4.1 Contrato
Convenio o acuerdo mutuo de consentimiento concorde y recíproco que tienen como
consecuencia la creación de un vínculo obligatorio con fuerza de ley entre las partes
contratantes.

4.2 ARP
Administradora de Riesgos Profesionales.
4.3 AFP
Administradora de Fondo de Pensiones

4.4 CCF
Caja de Compensación familiar

4.5 EPS
Entidad Promotora de Salud

5. POLÍTICAS

5.1. Base de datos de personal Ingelcor S.A.S.


La organización cuenta con una base de datos de trabajadores del sector de la
construcción, que históricamente han trabajado en la compañía, los cuales, dependiendo
las necesidades de mano de obra, son contratados por determinados períodos de tiempo,
según las necesidades de personal por proyectos.

Ingelcor tiene como política incluir dentro de la base de datos a personas de la región, por
lo cual da prioridad en los procesos de selección y contratación al trabajador del
departamento de Córdoba, especialmente de los municipios Montería y Montelibano que
son constituyen su principal área de influencia.
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Cuando el perfil para la vacante requerida exista dentro de la base de datos de la


organización, el responsable del proceso de selección podrá designar a uno de los
candidatos opcionados, teniendo en cuenta los criterios de disponibilidad, desempeño y
antecedentes.

5.2 Procesos de Promoción


En los casos que la gerencia determine que el perfil para la vacante de un cargo nuevo o
de un cargo ya existente pueda ser ocupado por un trabajador de la empresa, se
procederá a realizar la promoción, previo acuerdo con el trabajador.

5.2 Requisitos para la contratación de personal

Los requisitos para la contratación del personal son los siguientes:

 Hoja de vida con todos los soportes según los estudios, capacitaciones y experiencias
laborales relacionadas.
 Dos (2) fotos tamaño 3cm x 4cm
 Cuatro (4) fotocopias de la cédula de ciudadanía, presentar original
 Una fotocopia de la libreta militar (aplica sólo para hombres)
 Una fotocopia del pasado judicial y/o antecedentes disciplinarios
 Certificación de afiliación a la EPS o copia del carnet
 Certificado de afiliación a fondo de pensiones o copia del carnet, si ya se encuentra
adscrito a alguno.
 Documentos para afiliación de beneficiarios:
- Fotocopia de cédula de ciudadanía de conyugue
- Fotocopia de registro civil hijo(s)
- Fotocopia de tarjeta de identidad hijo(s)
- Fotocopia de cédula de ciudadanía hijo(s) mayor(es) de edad

6. PROCEDIMIENTO

No. QUE SE HACE COMO SE HACE QUIEN LO HACE REGISTRO


1 Identificar la Identifica la necesidad de Jefe de área del cargo Requisición
necesidad de contratación posterior a la vacante de Personal
contratación planificación de un proyecto,
por remplazo de un cargo
existente, o necesidad de
creación de un nuevo cargo.

Establece el perfil requerido


según el cargo en el Manual de
Funciones GH-M-01, o se
define el nuevo perfil.

Elabora la requisición de

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personal y remite a la dirección
administrativa.
Revisa la requisición de
personal y determina
aprobación.

Si no es aprobado, se justifica y
se deja registro en el formato de
requisición.

Si es aprobado, se determina la
modalidad de selección: base
de datos, promoción o
convocatoria externa.

Aprobar la Define el tiempo a destinar para


necesidad y el proceso de selección
Requisición
2 abrir teniendo en cuenta la fecha de Director Administrativo
de Personal
oficialmente la inicio de labores de la persona
vacante a contratar.

Para el caso de selección de


personal de la base de datos o
procesos de promoción, se
llama directamente a los
candidatos.

Para la convocatoria externa, se


publica de manera verbal o por
algún medio de comunicación
masivo, para conocimiento de
los potenciales candidatos.

Recibe hojas de vida de


recomendados y postulados.
Reclutar hojas
Director Administrativo
de vida Analiza cada hoja de vida y
3 o Jefe de Área del __
(convocatorias realiza la preselección de
cargo vacante
externas) candidatos cuando se trata de
convocatoria externa.

4 Realizar Llamar a los preseleccionados Director Administrativo Formulario


entrevista y de convocatoria externa para la o Jefe de Área del de
pruebas entrevista personal y la cargo vacante entrevista
aplicación de una prueba de
conocimientos.

Solicitar al candidato la
presentación de los soportes de
estudios y formación. Verifica

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referencias presentadas en la
hoja de vida.

Para el caso de las


convocatorias internas,
entrevista al trabajador para
establecer el nuevo acuerdo
entre las partes.

Según los resultados obtenidos


del análisis de hoja de vida,
entrevista y prueba de
conocimiento, se selecciona la
Seleccionar e persona con mejor calificación.
informar a los
candidatos Informar al seleccionado por el
5 Director Administrativo __
sobre el medio adecuado (telefónico,
resultado del personal, correo electrónico)
proceso sobre la decisión de vincularlo a
la empresa y sobre cuales
requisitos que debe presentar
para la contratación.

Realiza la carta de remisión


para la realización del examen
Entregar
médico ocupacional de ingreso
orden para Orden para
y entrega al trabajador. Ver
6 examen Auxiliar Administrativo examen de
procedimiento “Evaluaciones
ocupacional ingreso
médicas ocupacionales” GH-P-
de ingreso
04.

Verifica la aptitud médica


ocupacional del trabajador para
la labor a desempeñar. En caso
Certificado
Verificar de que presente restricciones,
Director de Calidad y de aptitud
7 aptitud seguir lo estipulado en el
Salud Ocupacional médica
ocupacional procedimiento “Evaluaciones
ocupacional
médicas ocupacionales” GH-P-
04

8 Afiliar y La persona seleccionada Auxiliar Administrativo Soportes de


activar en presenta todos los requisitos afiliaciones
seguridad solicitados para la legalización a seguridad
social del contrato. social

Estos son verificados y se


procede a realizar las
afiliaciones o novedades en
EPS y AFP de la preferencia del
trabajador, así como la afiliación

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No. QUE SE HACE COMO SE HACE QUIEN LO HACE REGISTRO


a la ARP (Esta se realiza 48
horas antes de iniciar labores) y
CCF.

Registrar al nuevo trabajador en


el Administrador Financiero
para la liquidación del pago de
seguridad social.

Para los trabajadores de la


base de datos de Ingelcor o
promovidos, se procede a
activarlos nuevamente en las
respectivas entidades para
liquidación de las prestaciones
sociales con las novedades que
apliquen.
Emite el documento del
contrato, en el que se definen
las condiciones de salario,
tiempo de contratación y otras
disposiciones.

Este debe ser firmado por las Auxiliar


Legalización
9 partes empleador y empleado, Administrativo/Director Contrato
del contrato
antes de que el nuevo Administrativo
trabajador inicie sus labores.
Anexar al archivo
correspondiente. Este debe
realizarse con la fecha de inicio
real de labores.

Consolida hoja de vida con


todos los soportes (estudios,
capacitaciones, certificaciones
laborales), los soportes de
afiliaciones a seguridad social,
Abrir archivo certificado de aptitud médica
Fólder Hoja
10 de Hoja de ocupacional, contrato y demás Auxiliar Administrativo
de Vida
Vida registros generados en el
proceso en un folder para su
archivo, el cual identifica con los
nombres y apellidos del
trabajador.

11 Integrar el Coordina la inducción y demás Director Administrativo ---


trabajador a actividades tendientes al
las actividades desarrollo del talento humano
según lo establecido en el
procedimiento “Desarrollo del

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Talento Humano” GH-P-02

Una vez terminado el tiempo de


vigencia del contrato o se
termine con justa causa por Soportes de
alguna de las partes, se retiro de
procede a realizar la liquidación seguridad
del trabajador. social,
Finalizar
12 Director Administrativo Aptitud
contrato
Se entrega la remisión para el ocupacional
examen ocupacional de egreso, de egreso,
siguiendo el procedimiento Formato de
“Evaluaciones médicas liquidación
ocupacionales” GH-P-03.

Recibe al trabajador los


elementos u objetos que tenga
pendientes por devolver a la
empresa. Una vez se encuentre
Legalizar a paz y salvo de los
Formato de
13 finalización pendientes, procede a Auxiliar Administrativo
liquidación
del contrato entregarle el documento de
liquidación, el cual debe ser
firmado por el trabajador como
constancia de la aceptación.

Procede a retirar al trabajador


de los sistemas de seguridad
social y a suspender de la base
Retirar al de datos de personal de
trabajador de Ingelcor.
14 Auxiliar Administrativo ---
bases de Anexa en el folder del
datos. trabajador el original de
liquidación firmado y pasar este
folder al archivo pasivo.

7. INDICADORES DE GESTIÓN

INDICADOR ÍNDICE PERIODICIDAD


Eficacia del Número trabajadores nuevos que aprobaron periodo de prueba
proceso de Semestral
Total personal nuevo contratado en el período
selección

8. DOCUMENTOS REFERENCIADOS

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Registros
 GH-F-01 Requisición de Personal
 GH-F-02 Formulario Entrevista
 Contrato
 Carta para examen ocupacional
 Certificado de aptitud médica
 Soporte afiliación - retiro EPS, ARP, AFP, CCF.
 Formato de liquidación

Procedimientos
 GH-P-02 Desarrollo del Talento Humano
 GH-P-03. Evaluaciones Médicas Ocupacionales

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA DE VIGENCIA

01 Creación del Documento 09/11/2009


Se especifica afiliación ARP (48 horas antes de
02 01/12/2010
laborar).
03 Se especifica fecha de inicio del contrato 30/06/2011

NOMBRE CARGO FIRMA


ELABORÓ Aurora Vargas Directora de Calidad y SSOA
Mónica García
REVISÓ Representante por la Dirección
O.
APROBÓ Jairo Cabrales S. Gerente General

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