Rama Judicial del Poder Público

Consejo Superior de la Judicatura SIGC

FORMATO ACTA DE REUNIÓN

ACTA No. FECHA: HORA INICIO: 03:00

LUGAR: Virtual
2210-02 V2 11/10/2022 TERMINACIÓN: 03:30
OBJETIVO DE LA REUNIÓN: Alcance a la mesa de trabajo conciliación ANS Recurso Humano del Contrato
234

RESPONSABLE DE LA REUNIÓN: UT ICOM 2018 – INTERVENTORÍA

CONVOCADOS / ASISTENTES

NOMBRES Y APELLIDOS CARGO - DEPENDENCIA FIRMAS

Profesional– Interventoría Mesa de Ayuda UNAL
Carolina Caro *
Contrato 234
Coordinador Técnico - Interventoría Mesa de Ayuda
German Burbano *
UNAL Contrato 234
Coordinadora funcional - Interventoría Mesa de Ayuda
Diana Forero *
UNAL Contrato 234
Johanna Cely Coordinadora de Gestión Humana - UT ICOM 2018 *

AGENDA
1. Alcance sobre la aplicación de los ANS Recurso Humano del Contrato 234.
2. Definición presentación factura mensual - agosto 2022.
3. Varios.

DESARROLLO DE LA AGENDA
Por temas de salud pública relacionados con el COVID-19, la presente reunión se realiza de manera virtual.

La Interventoría solicita que si van a ingresar personas externas a la ejecución del contrato el Contratista remita
una solicitud formal describiendo los participantes, su rol y relación con UT ICOM 2018.

1. Alcance sobre la aplicación de los ANS del Recurso Humano del Contrato 234 correspondientes al
mes de agosto del 2022.

Conforme al aumento del recurso humano de la línea base, según disposiciones establecidas en el modificatorio N°4 al
contrato 234 del 2018, es necesario aplicar a la línea de servicio “Todos los demás elementos, recursos y servicios de
HelpDesk (Mesa de Ayuda)” el incremento asociado y de igual mamera aplicar los ANS que correspondan por
ausentismo. Lo anterior a partir de la fecha de legalización, es decir, desde el 28/08/2022.

Para este mes (agosto) se realizaron dos cálculos para obtener el valor de ANS de recurso humano, ya que para este
mes se debe tener en cuenta la MODIFICACIÓN N°3 (porcentaje %) y MODIFICACIÓN N°4 (aumento de línea base) al
CONTRATO 234 de 2018, así:

• Primer calculo basado en el anexo 2-Técnico del contrato 234 de 2018.

En la siguiente tabla se evidencia todo el personal al cual se le aplicarán los ANS establecidos, incluyendo el personal
nuevo de mesa especializada, para un total de 313 personas como línea base.

Código: F-ECI-08 Versión: 01 Pág. 1 de 9

 Acta de reunión página No. 2

• Conciliación ausentismo Agentes del Call Center agosto 2022.

En el mes de agosto los días en los cuales se reportaron ausentismo se encuentran justificados
como se evidencia en la siguiente tabla.

• Días laborados del personal de las mesas de ayuda especializadas nuevas correspondientes al
mes de agosto del 2022.

Código: F-ECI-08 Versión: 01 Pág. 2 de 9

 Acta de reunión página No. 3

• Tabla ANS agosto 2022

Para este mes y como se puede evidenciar a continuación, se realizó el cálculo del factor de descuento de
la MODIFICACION 03 CONTRATO 234 DE 2018 ya que el modificatorio tiene vigencia desde el
28/07/2022.

Código: F-ECI-08 Versión: 01 Pág. 3 de 9

Acta de reunión página No. 4

• Segundo calculo basado en la MODIFICACIÓN N°4 (aumento de línea base), que rige a partir del
28/08/2022 en adelante.

Código: F-ECI-08 Versión: 01 Pág. 4 de 9

Acta de reunión página No. 5

Código: F-ECI-08 Versión: 01 Pág. 5 de 9

 Acta de reunión página No. 6

A continuación, se presenta el resultado total del descuento de ANS de recurso humano correspondiente
al mes de agosto del presente año que equivale a la suma de los dos cálculos anteriormente detallados.

Se concilia ANS estando de acuerdo el contratista y la interventoría.

Nota: Por medio de esta acta, la entidad da las siguientes autorizaciones por medio de correo electrónico
con asunto:

➢ “Fwd: SOLICITUD APROBACIÓN PERFILES COORDINADOR PUNTOS DE CONTACTO /

DEFENSOR DEL USUARIO”
“Buenas tardes, señores UT.

El tema del ing. William Camilo ya había sido aprobado para que continuara como Coordinador de la mesa de ayuda.”

Código: F-ECI-08 Versión: 01 Pág. 6 de 9

 Acta de reunión página No. 7

“Para el cargo COORDINADOR PUNTOS DE CONTACTO que ocupa el señor William Camilo Amaya Vaca identificado con
cc. 1049634017, contratado desde el 6/05/2022 por obra labor, correspondiente al periodo de mayo de 2022 y en adelante no
se cobrarán ANS por el recurso humano.”

El coordinador de mesa de ayuda Camilo Amaya ingreso a nómina desde el 16/08/2022.

➢ “Fwd: Ingeniero Oracle” lunes 19/09/2022 11: 24 a.m.

“Buenos días ing. German.

El ing. Jorge Pachón autorizó que por este mes de prorroga y adición se podía contratar por servicios al profesional de Oracle
por la dificultad que se presenta en la contratación por tan poco tiempo un (1) mes.”

2. Definición presentación factura mensual - agosto 2022.

La interventoría le recomienda al contratista generar una única factura por concepto de los servicios
prestados en el mes de agosto 2022, en la cual se discrimine:
2. Periodo correspondiente del 01 al 27 de agosto 2022 (según modificatorio 3).
3. Periodo corresponda diente del 28 al 31 de agosto 2022 (según modificatorio 4)
4. Correspondiente a los descuentos por aplicación de ANS.

3. Varios

• Observaciones
La interventoría le hace retroalimentación al contratista sobre el correcto envío de la documentación
que se debe adjuntar al informe de gestión mensual, como, por ejemplo: el archivo de Excel de
Ausentismos todos los campos deben estar diligenciados, en el archivo de Excel de Mesa de Ayuda
Especializadas se deben actualizar las personas que han ingresado como nuevas junto con toda la
información que se requiere en todas las casillas.
También se le recuerda al contratista darles respuesta a los correos enviados por la entidad y la
interventoría de manera oportuna.

• Consumibles:
La interventoría le recuerda al contratista que se deben incluir las actas de entrega de los
consumibles dentro del informe de gestión mensual, mínimo cada 2 meses (últimas actas entregadas
en julio 2021). El contratista indica que entregara las evidencias en el informe del mes de enero del
2022. La interventoría indica que no se recibieron las actas dentro del informe del mes de enero del
2022, se le cuerda al contratista que, si bien la dotación fue entregada completa en el 2019 y 2021, no
quiere decir que no se deben reponer los elementos de dotación por desgaste normal o daño, por tal
motivo se requiere un reporte constante del estado de todos los elementos y enviar las evidencias de
los cambios a la entidad y a la interventoría para su control.
La interventoría le recuerda al contratista en enviar las actas de entrega de los consumibles a nivel
nacional ya que el compromiso estaba para el día 14/03/2022. El contratista indica que dentro de las
observaciones del informe de febrero del 2022 se adjuntaron. La interventoría se encuentra en
revisión.

• Dotación:
La interventoría solicita se dé respuesta al correo con asunto “Reporte del estado de
los portátiles entregados como dotación al personal de la UT” del 23/08/2021 donde se pide el listado

Código: F-ECI-08 Versión: 01 Pág. 7 de 9

 Acta de reunión página No. 8

de las personas a las que se les deben hacer el cambio del portátil por desgaste normal. El contratista
indica que dará respuesta el día de hoy 10/09/2021. El reporte se recibe el 22/09/2021.
La interventoría solicita se dé respuesta al correo con asunto “Reporte del estado de
los portátiles entregados como dotación al personal de la UT” del 23/09/2021 donde se pide se
indique la fecha en la que se van a suministrar los 21 portátiles reportados en estado “proceso de
cambio”. El Contratista indica que enviará respuesta al correo el día 11/10/2021.
El contratista envió la respuesta al correo el 12/01/2022 indicando las fechas de las evidencias, la
cual desde el 17/01/2022 se inicia con la entrega de portátiles, finalizando el 30/01/2022 y enviando
las evidencias a la entidad y a la interventoría el 31/01/2022.
Hoy 13/01/2022 la interventoría le indica al contratista que se debe hacer el ejercicio de indagación
con los técnicos sobre el estado de las herramientas para su reposición, también para los chalecos,
carnés y celulares. Este reporte se le debe enviar a la entidad y a la interventoría en una relación
indicando la fecha de envío de estos elementos de dotación.
Por favor no olvidar enviar actas de entrega de estos elementos junto a las evidencias fotográficas.
La interventoría le solicita al contratista el envío de los portátiles a los funcionarios que los reportaron por
desgaste normal, también se le solicita el envío de las actas de entrega de los mismos. El contratista indica que se
compromete a enviar las actas el 18/03/2022.
• Capacitaciones al personal

La interventoría le recuerda que se deben incluir las capacitaciones dentro del informe de gestión
mensual, incluyendo las del Call center "El contratista deberá brindarles capacitación de mínima 4
horas en servicio al cliente".

• (ARL), Constancia de accidentalidad y las campañas de prevención

Se le solicita al contratista que se debe adjuntar en los informes de gestión mensual la certificación de
afiliación de (ARL), Constancia de accidentalidad y las campañas de prevención que se le brindan al
personal.

No. TAREA / ACTIVIDAD RESPONSABLE ENTREGA

Envío de la subsanación de las observaciones 04/10/2022 máximo a
1 UT ICOM 2018
del informe de agosto del 2022. las 4:00pm
Envío del reporte del personal de la línea base 04/10/2022 máximo a
actualizado con fecha de ingreso, fecha las 4:00pm.
2 UT ICOM 2018
aprobación interventoría y cargos nuevos del
modificatorio N°4.
Envío del reporte actualizado del estado de los 07/10/2022
elementos de dotación (celulares, portátiles,
3 UT ICOM 2018
carné, chalecos, kit de herramientas,
consumibles y kits de bioseguridad).

CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN
1. La Interventoría aclara que los compromisos contractuales son los que aparecen en los documentos del
Contrato y que lo consignado en estas actas obedecen a propósitos de gestión. En caso de que en las mismas
se omita alguno de los términos contractuales el contratista continúa obligado a su cumplimiento.

Código: F-ECI-08 Versión: 01 Pág. 8 de 9

 Acta de reunión página No. 9

El acta se aprueba a través de correo electrónico por las partes. Si luego de 24 horas no se recibe correo
de confirmación se entiende como aceptada.

Fecha de aprobación del acta: 11/10/2022

ANEXOS SI () NO (X)

ELABORÓ: Carolina Caro

REVISÓ: Todos los firmantes
APROBÓ: Todos los firmantes

Código: F-ECI-08 Versión: 01 Pág. 9 de 9