03a Parte 2 Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos

INDICE DE PROCESOS ADMINSITRATIVOS
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
SSS
PARTE 2
INDICE DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCION ASUNTOS ADMINSTRATIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA Y RECURSOS HUMANOS
DAA-UARH-101 ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA

DAA-UARH-101-01 Ingreso correspondencia externa a la Dirección de Asuntos Administrativos……………..118
DAA-UARH-101-02 Ingreso correspondencia interna………………………………………………………………………….…….120
DAA-UARH-101-03 Despacho de correspondencia externa ……………………………………………………………………..124
DAA-UARH-101-04 Despacho de correspondencia externa de la Dirección de Asuntos Administrativos..…127
DAA-UARH-102 SOLICUTUD DE PAGO DE CONSULTORIAS DE LINEA Y DE PRODUCTO

DAA-UARH-102-01 Solicitud de pago de consultoría de línea, consultoría por producto……………………….….132
DAA-UARH-103 RECURSOS HUMANOS

DAA-UARH-103-01 Control de personal…………………………………………………………………………………………..……….136
DAA-UARH-103-02 Elaboración de planillas de sueldos y salarios para el pago del personal de planta…….138
DAA-UARH-103-03 Elaboración de planilla de pago a consultores de línea…………………………………………….…143
DAA-UARH-103-04 Pago de refrigerios
DAA-UARH-104 CONTRATACIONES
DAA-UARH-104-01 Contratación menor (desde Bs401 hasta Bs50.000)…………………………………………………...155
DAA-UARH-104-02 Contratación modalidad ANPE (mayor a bs50.000 hasta bs1.000.000)……………………….164
DAA-UARH-104-03 Contratación en la modalidad de licitación pública…………………………………………………….179
DAA-UARH-104-04 Contratación directa de bienes y servicios………………………………………………………….………193
DAA-UARH-104-05 Contratación por excepción……………………………………………………………………………………….201
DAA-UARH-104-06 Modificación de contrato…………………………………………………………………………………………..209
DAA-UARH-105 ALMACENES
DAA-UARH-105-01 Ingreso de materiales a almacenes…………………………………………………………………………....212
DAA-UARH-105-02 Administración de almacenes…………………………………………………………………………............215
DAA-UARH-105-03 Solicitud y entrega de materiales………………………………………………………………………….......217
DAA-UARH-106 ACTIVOS FIJOS

DAA-UARH-106-01 Registro de ingreso de activos fijos…………………………………………………………………………....220
DAA-UARH-106-02 Asignación y reasignación de activos fijos…………………………………………………………….…...223
DAA-UARH-106-03 Inventariación de activos fijos…………………………………………………………………………...........225
DAA-UARH-106-04 Salida temporal de activos fijos…………………………………………………………………………..........227
DAA-UARH-106-05 Reposición de activos fijos………………………………………………………………………………..……....230
DAA-UARH-106-06 Manejo de bienes de los productos que sean resultado de servicios de consultorías,
software y otros similares……………………………………………………………………………………………………………………....236
DAA-UARH-107 SERVICIOS GENERALES

DAA-UARH-107-01 Solicitud de pago de servicios recurrentes………………………………………………………………...240
DAA-UARH-107-02 Solicitud de vehículo para viajes………………………………………………………….…………………....242
DAA-UARH-107-03 Asignación de vales de gasolina………………………………………………………………………….........244
DAA-UARH-108 DISPOSICIÓN DE BIENES
DAA-UARH-108-01 Disposición de bienes…………………………………………………………………………........................247
DAA-UARH-108-02 Baja por hurto, robo o pérdida de bienes…………………………………………………………………..251
DAA-UARH-108-03 Baja de bienes en desuso, inutilización u obsolescencia…………………………………………….257
DAA-UARH-108-04 Baja de bienes por siniestros………………………………………………………………………….............262
DAA-UARH-108-05 Registro de baja de bienes…………………………………………………………………………..…………....267
DAA-UARH-109 IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

DAA-UARH-109-01 Diseño Organizacional……………………………………………………………………………………………....269
DAA-UARH-109-02 Formalización del Diseño Organizacional……………………………………………………………………277
DAA-UARH-109-03 Diseño del Plan de Implantación…………………………………………………………………………........281
DAA-UARH-109-04 Implantación y seguimiento del diseño organizacional……………………………………………….283
UNIDAD FINANCIERA Y TESORERIA
DAA-UFT-101 CONTABILIDAD
DAA-UFT-101-01 Elaboración del programa de cierre…………………………………………………………………………......290
DAA-UFT-101-02 Elaboración de los Estados Financieros………………………………………………………………………….297
DAA-UFT-101-03 Elaboración de comprobantes de gasto………………………………………………………………………...306
DAA-UFT-101-04 Elaboración de comprobantes de ingreso……………………………………………………………………..312
DAA-UFT-101-05 Comprobantes reversión……………………………………………………………………………………….........314
DAA-UFT-101-06 Apertura de fondo rotativo……………………………………………………………………………………........318
DAA-UFT-101-07 Manejo del fondo rotativo………………………………………………………………………………….…........323
DAA-UFT-101-08 Cierre del fondo rotativo………………………………………………………………………….......................329
DAA-UFT-101-09 Retención y pago de impuestos por servicios o compras sin factura……………………………..333
DAA-UFT-102 TESORERIA
DAA-UFT-102-01 Registro de firmas en cuenta corriente fiscal…………………………………………………………………336
DAA-UFT-102-02 Apertura de caja chica……………………………………………………………………………........................339
DAA-UFT-102-03 Manejo de caja chica……………………………………………………………………………….......................344
DAA-UFT-102-04 Cierre de caja chica…………………………………………………………………………...............................350
DAA-UFT-102-05 Pasajes y viáticos……………………………………………………………………………………........................354
DAA-UFT-102-06 Pago pasajes aéreos…………………………………………………………………………..............................361
DAA-UFT-102-07 Elaboración y registro plan anual de caja……………………………………………………………………...365
DAA-UFT-102-08 Conciliaciones bancarias………………………………………………………………………….......................370
DAA-UFT-103 PRESUPUESTOS
DAA-UFT-103-01 Formulación del anteproyecto del presupuesto…………………………………………………………....373
DAA-UFT-103-02 Certificación presupuestaria – inicio de proceso de contratación de bienes o pasantías.377
DAA-UFT-103-03 Certificación presupuestaria pasajes y viáticos…………………………………………….……………....380
DAA-UFT-103-04 Certificación presupuestaria pago por servicios………….....................................................382
DAA-UFT-103-05 Seguimiento y evaluación de ejecución del presupuesto……………………………………………….384
DAA-UFT-103-06 Modificación presupuestaria intra institucional……………………………………………………….......386
DAA-UFT-103-07 Presupuesto adicional donación externa……………………………………………………………………....390
DAA-UFT-103-08 Modificación presupuestaria inter institucional (incremento salarial)……………………………395
MAPA DE PROCESOS
DIRECCIÓN DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA Y
RECURSOS HUMANOS
NOMBRE DEL PROCESO CÓDIGO

ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA DAA-UARH-101
SOLICUTUD DE PAGO DE CONSULTORIAS DAA-UARH-102
DE LINEA Y DE PRODUCTO
RECURSOS HUMANOS DAA-UARH-103
CONTRATACIONES DAA-UARH-104
ALMACENES DAA-UARH-105
ACTIVOS FIJOS DAA-UARH-106
SERVICIOS GENERALES DAA-UARH-107
DISPOSICIÓN DE BIENES DAA-UARH-108
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE DAA-UARH-109
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
MAPA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
RECURSOS HUMANOS

ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA DAA-UARH-101
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO
Ingreso correspondencia externa a la Dirección de DAA-UARH-101-01
Asuntos Administrativos
Ingreso correspondencia interna DAA-UARH-101-02
Despacho de correspondencia externa DAA-UARH-101-03
Despacho de correspondencia externa de la Dirección DAA-UARH-101-04
de Asuntos Administrativos
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DDA UNIDAD ADMINISTRATIVA
DAA-UARH-101-01 PROCESO
INGRESO CORRESPONDENCIA EXTERNA A LA DAA-UARH-101

DIRECCIÓN DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
Objetivo Controlar efectivamente la información referida al origen y destino de los trámites que
se encuentran en la Dirección de Asuntos Administrativos, para poder proporcionar
información sobre el lugar preciso en el que se encuentra el trámite.
Paso Actividad Responsable Descripción

Recibe documentos con su respectiva hoja de ruta
externa, verifica si los datos de la correspondencia
están correctos (CITE, nombre, cargo, referencia) y si
se encuentran los documentos adjuntos que se
Técnico en
Recepción de señalan en la hoja de ruta y nota adjunta (CD/DVD,
1. Administración y
documentos facturas, documentos, libros, etc.) para
Almacenes
posteriormente sellar y poner la hora en la hoja de
ruta externa, copia de la hoja de ruta externa y luego
sellar el cuaderno de correspondencia externa de la
Dirección Ejecutiva.
Técnico en Registra en el cuaderno de Correspondencia Externa
Registro de
2. Administración y Recibida, y luego entrega la documentación a él(la)
documento
Almacenes Director(a) de Asuntos Administrativos
Director(a) de Toma conocimiento de la nota externa con
Asignación de
3. Asuntos instrucción de Dirección Ejecutiva, deriva la misma
trámite
Administrativos mediante proveído en la hoja de ruta.
Técnico en Entrega al servidor público, registrando la entrega de
Entrega de
4. Administración y la hoja de ruta en el Cuaderno de correspondencia
documentos
Almacenes externa recibida.
Recibe la documentación y procede de acuerdo a
Continuación de
5. Servidor público instrucción continuando con el PROCESO que
trámite
corresponda.
SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 118

INGRESO CORRESPONDENCIA EXTERNA A LA

DAA-UARH-101-01
Técnico en Administración y Director(a) de Asuntos
Servidor Público
Almacenes Administrativos
Inicio
Recibe documentos
con la HRE deri va a
la DE
La inform ación
re gistrad a es
corr ecta?
No reci be
documentación
Fin
Sell a la HRE, y CCE-

DE
HRE sellada Recibe la HRE
Toma cono cimien to y

emite in strucción
Registr a e n e l CCER median te proveído
HRE remitida
median te proveído
Deriva al DAA
Entrega la HRE al
Recibe la HRE, con
TAA para re gistro y
proveído
entrega
Registr a e n e l CCER
Entrega HRE de Recibe la HRE y

acuerdo a proveído y
Documentació n
obtiene firma en el
adju nta y firma en el
CCER como
constancia de entrega CCE R
Fin
DE: Dirección Ejecutiva HRE: Hoja de Ruta Externa

DAA: Director(a) de Asuntos Administrativos CCE-DE: Cuaderno de Correspondencia Exter na - Dir ección Ejecutiva
TAA: Técnico en Administración y Almacenes CCER: Cuaderno de Correspondencia Externa Recibida

INGRESO CORRESPONDENCIA INTERNA A LA DAA-UARH-101

Objetivo Controlar efectivamente la información referida al origen y destino de los trámites que
se encuentran en la Dirección de Asuntos Administrativos, para poder proporcionar
información sobre el lugar preciso en el que se encuentra el trámite.

Recibe documentos con su respectiva hoja de ruta,
verifica si los datos de la correspondencia están
correctos (CITE, nombre, cargo, referencia) y si se
encuentran los documentos adjuntos que se señalan
en la hoja de ruta y nota adjunta (CD/DVD,
documentos de respaldo, etc.), para posteriormente
sellar y poner la hora en la hoja de ruta interna, en la
copia de la hoja de ruta, y en el cuaderno de
correspondencia de la Dirección del cual proviene la
nota.
En el que caso de recibir documentos dirigido a él (la)

Director(a) de Asuntos Administrativos, se verificará
si los datos de la correspondencia están correctos
(CITE, nombre, cargo, referencia) y si se encuentran
Técnico en
Recepción de los documentos adjuntos que se señalan en la
documentos documentación adjunta (CD/DVD, documentos de
Almacenes
respaldo, etc.), para posteriormente sellar y poner la
hora en la documentación, en las copias de la
documentación, y en el cuaderno de correspondencia
de la Dirección del cual proviene la nota.
En el que caso de recibir documentos dirigido a él (la)

Director(a) de Asuntos Administrativos, de parte de
algún miembro de la Dirección de Asuntos
Administrativos, se verificará si los datos de la
correspondencia están correctos (CITE, nombre,
cargo, referencia) y si se encuentran los documentos
adjuntos que se señalan en la documentación adjunta
(CD/DVD, documentos de respaldo, etc.), para
posteriormente sellar y poner la hora en la
documentación, y en sus respectivas copias.


Se registra en el cuaderno de correspondencia
recibida de Direcciones Técnicas y Dirección
Ejecutiva, posteriormente entrega la hoja de ruta
interna con los documentos a el (la) Director(a) de
Asuntos Administrativos.
En el caso de que la nota este dirigida a él (la)
Director(a) de Asuntos Administrativos, se generará
la hoja de ruta con los números correlativos de
acuerdo al cuaderno de correspondencia interna de
Técnico en la Dirección de Asuntos Administrativos, y entrega la
Registro de
2. Administración y hoja de ruta interna con los documentos a él (la)
documento
Almacenes Director(a) de Asuntos Administrativos.
En el caso de que la nota este dirigida a él (la)
Director(a) de Asuntos Administrativos, de parte de
algún miembro de la Dirección de Asuntos
Administrativos, se generará la hoja de ruta con los
números correlativos de acuerdo al cuaderno de
correspondencia interna de la Dirección de Asuntos
Administrativos, y entrega la hoja de ruta interna con
los documentos a él (la) Director(a) de Asuntos
Administrativos.
Director(a) de Toma conocimiento y deriva a una de las unidades de
Asignación de
3. Asuntos su dependencia con una instrucción específica,
trámite
Administrativos firmando la hoja de ruta.
De acuerdo a instructivo, entrega al Responsable de
Técnico en una de las Unidades dependientes o envía la nota a
Entrega de
4. Administración y alguna Dirección del SEA. Registra en el Cuaderno de
documentos
Almacenes Correspondencia Interna, la fecha y el nombre del
funcionario a quien entrega la documentación.
Recibe la documentación y procede de acuerdo a
Continuación de Responsable de
5. instrucción continuando con el PROCESO que
trámite Unidad
corresponda.

INGRESO CORRESPONDENCIA INTERNA A LA

DAA-UARH-101-02
Técnico en Administración y Almacenes
Inicio
Ingresa Documentación
a la DAA de las
distintas Direcciones
del SEA
NO SI
La documentación
tiene HRI?
NO SI
SI NO
La La inform ación
documentación re gistrad a es
fue gene rada por corr ecta?
la DAA?
NO SI NO SI
La inform ación La inform ación
re gistrad a es re gistrad a es No reci be Sell a la HRI, y/o CC
corr ecta? corr ecta? documentación del áre a
Sell a la NI, como Registr a e n CCIR

No reci be el No reci be Recibe y sella en la Fin
constan cia de DT-DE
documento documento NI, y/o CC del área
recepción
Fin Fin
Registra en CCIR de
la DAA asignando
número correlativo
Elabora HRI
registrando el numero
correlativo asignado
en el CCIR de la DAA
HRI gener ada
Entrega la HRI co n
la documentación a
la DAA
TAA: Técnico en Administración y Almacenes HRI: Hoja de Ruta Interna

NI: Nota Inter na CCIR: Cuaderno de Correspondencia Interna Recibida
CC: Cuaderno de Corr espondencia CCIR DT-DE: Cuaderno de Correspondencia Interna Recibida de Direcciones Técnicas y Dir ección Ejecutiva

INGRESO CORRESPONDENCIA INTERNA A LA

DAA-UARH-101-02
Director(a) de Asuntos
Técnico en Administración y Almacenes Servidor Público
Administrativos
Recibe la HRI y l a
documentación
adju nta
Toma cono cimien to y

emite in strucción
median te proveído
HRI co n in strucci ón
Recibe la HRI, con Deriva al TAA pa ra

proveído regi stro y entrega
Registr a e n e l CCIR
Entrega HRI de Recibe la HRI y

acuerdo a proveído y
documentación
obtiene firma en el
adju nta y firma en el
CCIR como constancia
de entrega CCIR
Fin
TAA: Técnico en Administración y Almacenes HRI: Hoja de Ruta Interna

NI: Nota Inter na CCIR: Cuaderno de Correspondencia Interna Recibida
CC: Cuaderno de Corr espondencia CCIR DT-DE: Cuaderno de Correspondencia Interna Recibida de Direcciones Técnicas y Dir ección Ejecutiva

DAA-UARH-101
DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA
Objetivo Controlar el destino de los trámites que son emitidos desde la Dirección de Asuntos
Administrativos, para realizar el seguimiento al trámite realizado.

Solicitud de CITE Solicita CITE de Nota Externa a la Asistente de la
1. de Carta Externa a Servidor Público Dirección Ejecutiva, indicando remitente, destino y
Dirección Ejecutiva referencia.
Registra el CITE asignado en la Nota Externa
Elaboración de imprimiendo en tres copias, y remite la Hoja de Ruta
2. Servidor Público
Carta Interna o la Hoja de Ruta Externa, para el Visto
Bueno del Jefe Inmediato Superior.
Verifica si la nota externa se encuentra con el
nombre, cargo, referencia y adjuntos que
correspondan, colocando su aprobación con su sello
Jefe Inmediato
3. Visto Bueno de Visto Bueno y la respectiva rúbrica. Remite
Superior
mediante proveído al Director(a) de Asuntos
Administrativos para su aprobación y envío al
Director Ejecutivo.
correspondan, colocando su aprobación con sello de
Director(a) de
Visto Bueno y la respectiva rúbrica.
4. Visto Bueno Asuntos
Entrega la nota externa, mediante la Hoja de Ruta
Administrativos
Externa u Hoja de Ruta Interna, al Técnico en
Administración y Almacenes para su posterior
registro y envío a la Dirección Ejecutiva.
Registra en el Cuaderno de Correspondencia Externa
Despacho de la Técnico en o Cuaderno de Correspondencia Interna la
5. Hoja de Ruta Administración y documentación aprobada, para entrega al Asistente
Externa Almacenes de la Dirección Ejecutiva obteniendo constancia de
sello de recepción
Entrega al Director(a) Ejecutivo(a), la Nota Externa
Devolución de
Asistente de la para firma y proveído en la Hoja de Ruta Externa o
6. Hoja de Ruta
Dirección Ejecutiva Interna. Remite la documentación firmada por el (la)
Externa a la DAA
Director(a) Ejecutivo(a), para el despacho respectivo,


al Técnico en Administración y Almacenes.
Técnico en
Despacho de Carta Gestiona la entrega de la Nota Externa con el
Externa Chofer/Mensajero del SEA
Almacenes
Entrega la nota externa a la persona o institución
Entrega de cartas correspondiente obteniendo sello de recepción, y
Mensajero o
8. con sello de entrega copia de la Nota Externa al Asistente de la
Asistente SEA
recepción Dirección Ejecutiva y al Técnico en Administración y
Almacenes para su posterior archivo.
Asistente de la Archiva una copia de la nota externa en la carpeta de

9. Archivo
Dirección Ejecutiva Correspondencia Externa de la Dirección Ejecutiva.
Técnico en Archiva una copia de la nota externa en la carpeta de

10. Archivo Administración y Correspondencia Externa de la Dirección de Asuntos
Almacenes Administrativos


DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA DE LA DIRECCIÓN DE DAA-UARH-101

ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
Objetivo Controlar el destino de los trámites que son emitidos desde la Dirección de Asuntos
Administrativos, para realizar el seguimiento al trámite realizado.

Obtiene CITE de Nota Externa, del cuaderno de
Solicitud de CITE
Servidor Público correspondencia externa de la Dirección de Asuntos
1. de Carta Externa a
de la DAA Administrativos, señalando remitente, destino y
la DAA
referencia.
Registra el CITE asignado en la Nota Externa
Elaboración de Servidor Público imprimiendo en tres copias, y remite la Hoja de Ruta
2.
Nota Externa de la DAA Interna o la Hoja de Ruta Externa, para el Visto Bueno
del Jefe Inmediato Superior.
Visto Bueno de la Jefe Inmediato correspondan, colocando su aprobación con su sello
3.
Nota Externa Superior de Visto Bueno y la respectiva rúbrica. Entrega al
Técnico en Administración y Almacenes para la firma
del Director(a) de Asuntos Administrativos.
Se realiza la entrega de la nota externa al Director(a)
de Asuntos Administrativos para la firma y despacho.
En el caso de contar con Hoja de Ruta Externa o

Técnico en
Devolución de Interna se registra en el Cuaderno de
Hoja de Ruta Correspondencia Externa o Cuaderno de
Almacenes
Correspondencia Interna la documentación aprobada,
y se realiza la entrega al Director(a) de Asuntos
Administrativos para la firma respectiva.

Director(a) de
Firma de Nota correspondan, colocando su aprobación con firma en
5. Asuntos
Externa la nota externa. Entrega la nota externa al Técnico en
Administrativos
Administración y Almacenes para coordinar el envío
al destinatario.
Técnico en Gestiona la entrega de la Nota Externa con el
Despacho de Nota
6. Administración y Chofer/Mensajero del SEA
Externa
Almacenes


Entrega la nota externa a la persona o institución
Entrega de notas correspondiente obteniendo sello de recepción, y
Mensajero o entrega copias de la Nota Externa al Técnico en
7. con sello de
Asistente SEA Administración y Almacenes para su posterior
recepción
archivo.
Archiva una copia de la nota externa en la carpeta de

Técnico en Correspondencia Externa de la Dirección de Asuntos
8. Archivo Administración y Administrativos y entrega una copia al Servidor
Almacenes Público.

DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA DE LA

DAA-UARH-101-04
Servidor Público Jefe Inmediato Superior
Inicio
Obtiene CITE
correla tivo de la DAA
Registra el CITE
asigna do e n la Nota
Exte rna
Imp rime tres copias

de la Nota Externa
Nota
Exte rna
Remite Nota Extern a

Recibe la Nota
al Jefe Inmediato
Exte rna
Sup erior para Vo Bo
NO
La información
registrada es
correcta?
SI
Devuelve para su
corrección
Nota Exter na
apro bada Median te
Visto B ueno
Nota E xterna
aprob ada
Entrega al TAA para

firma del DAA
DAA: Director(a) de Asuntos Administrativos

TAA: Técnico en Administración y Almacenes
NE: Nota Externa

DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA DE LA

DAA-UARH-101-04
Técnico en Administración y
Director(a) de Asuntos Administrativos Mensajero o Asistente SEA
Almacenes
Recibe
documentación para
firma
NO
Tiene HRE o
HRI?
La inf ormación
SI regist rada es
correcta?
Registr a e n e l CCRE
o CCRI
Devuelve para su
corrección
Entrega al DAA para
firma
2
Firma l a no ta externa
Nota E xterna firmada
Gestiona la entrega Entrega al TAA para

de la NE con el Coordin ar el e nvío al
chofer-Mensajero destinatario
Entrega NE a la persona
o institución
correspondiente
Recibe Copia de la Nota Entrega copias de las

Ext erna con sello de NE con sello de recibido
recepción al TAA
Archiva la copia de la
NE y entrega una copia
al Servidor Público
Fin

NE: Nota Externa

ADMINISTRATIVOS
RECURSOS HUMANOS

SOLICUTUD DE PAGO DE CONSULTORIAS DE
DAA-UARH-102
LINEA Y DE PRODUCTO
Solicitud de pago de consultoría de línea, consultoría
DAA-UARH-102-01
por producto
SOLICITUD DE PAGO DE CONSULTORÍA DE LÍNEA, CONSULTORÍA DAA-UARH-102

POR PRODUCTO
Objetivo Emitir la solicitud de pagos de manera que permita tener un control sobre cada uno
de los pagos referidos a consultorías de línea y consultorías por producto.

Recibe del Responsable o Comisión de Recepción, el
Director(a) de
Instrucción de dar Informe de Conformidad o Disconformidad o Acta de
1. Asuntos
curso al trámite Recepción y lo deriva al Responsable Administrativo y
Administrativos
Contrataciones proceder según el caso.
Revisa documentación, si existe la conformidad
Responsable
Delegación de remite al Profesional en Bienes y Servicios para
2. Administrativo y
trámite verificación de la documentación y elaboración de la
Contrataciones
solicitud de pago.
Verifica la documentación y elabora la solicitud de
Elaboración de Profesional en pago. Entrega documentos al Responsable
3.
Solicitud de Pago Bienes y Servicios Administrativo y Contrataciones para Visto Bueno o
Firma.
Revisa la documentación y aprueba mediante Visto
Responsable
Firma de solicitud Bueno en la solicitud de pago y remite
4. Administrativo y
de pago documentación al Director(a) de Asuntos
Contrataciones
Administrativos para autorizar proceso de pago.
Recibe la solicitud de pago e instruye al Responsable
Financiero y Tesorería procesar pago.
Instrucción para Director(a) de
En caso de Consultoría de Línea, instruye al
5. atender la solicitud Asuntos
Responsable Administrativo y Contrataciones realizar
de pago Administrativos
los procedimientos para continuar con el proceso de
pago mediante el Profesional de Recursos Humanos.
Responsable Recibe documentación y deriva la misma al
6. Orden para pago Financiero y Profesional en Contabilidad para procesar el pago
Tesorería respectivo.
Profesional en
7. Ejecución del pago Realiza el pago de acuerdo a PROCESO.
Contabilidad

SOLICITUD DE PAGO DE CONSULTORIA DE LÍNEA,

DAA-UARH-102-01
CONSULTORÍA POR PRODUCTO
Responsable o
Director(a) de Asuntos Responsable Administrativo Profesional en Bienes
Comisión de
Administrativos y Contrataciones y Servicios
Recepción
Inicio
1
Elabora Informe de
Conformidad o
Disconformidad o Acta
Recibe el Informe o Recibe la Recibe y verifica la
de Recepción
Acta documentación documentación
2
Informe de
Conformidad o NO SI
Remite al RAC para
Disconformidad o Acta Elabora la solicitud de
proceder según el
de Recepción firmado Existe la Pago
caso.
conformidad?
Remite al DAA con la Registra en el Ingreso de Solicitud de pago

carpeta del proceso SICOES Activos Fijos (si firmada o visada
(Si corresponde) corresponde)
Ingreso de
Archiva a proceso de Materiales a Remite al RAC para
contratación Almacén (si firma o VoBo de la
corresponde) solicitud de pago
Remite al PBS para

verificación y
Fin
elaboración del
solicitud de pago
Recibe la solicitud de
pago
SI Existe NO
observación?
Remite al PBS para

VoBo o Firma en la
modificación a la
solicitud de pago
solicitud de pago
2 Solicitud de pago
firmada o visada
Remite a la DAA, para

Recibe la solicitud de
solicitar proceso de
Pago
pago
DAA: Director(a) de Asuntos Administrativos PRRHH: Profesional en Recursos Humanos

RAC: Responsable Administrativo y Contrataciones RFT: Responsable F inanciero y Tesorería
PBS: Profesional en Bienes y Servicios PC: Profesional en Contabilidad

SOLICITUD DE PAGO DE CONSULTORIA DE LÍNEA,

DAA-UARH-102-01
CONSULTORÍA POR PRODUCTO
Responsable Responsable
Director(a) de Asuntos Profesional en Profesional en
Administrativo Financiero
Administrativos Recursos Humanos Contabilidad
Y Contrataciones Y Tesorería
Autoriza la Solicitud de
Pago
Solicitud de Pago
autorizado
NO
Es Consultoría de
Línea? 1
SI
Recibe
Deriva Documentación Recibe Documentación para
al RAC para proceso Documentación para pago
de planilla pago
Deriva por proveído al Elaboración

Deriva al PRRHH,
RFT para procesar Planilla de Pago Deriva al PC para Proceso de
para elaboración de
pago a Consultores de procesar el pago Pago
planillas
Línea
1 Fin
Fin
DAA: Director(a) de Asuntos Administrativos PRRHH: Profesional en Recursos Humanos

RAC: Responsable Administrativo y Contrataciones RFT: Responsable Financiero y Tesorería
PBS: Profesional en Bienes y Servicios PC: Profesional en Contabilidad

ADMINISTRATIVOS
RECURSOS HUMANOS

RECURSOS HUMANOS DAA-UARH-103
Control de personal DAA-UARH-103-01
Elaboración de planillas de sueldos y salarios para
DAA-UARH-103-02
el pago del personal de planta
Elaboración de planilla de pago a consultores de
DAA-UARH-103-03
línea
Pago de refrigerios DAA-UARH-103-04
CONTROL DE PERSONAL DAA-UARH-103
Objetivo Contar con información que respalde todas las acciones y estas sirvan para un óptimo
control de asistencia, en base a justificativos que afecten el normal desempeño de las
funciones de los servidores públicos, ajustándose los mismos al Reglamento Interno de
Personal del SEA. Los Consultores de Línea tendrán el control que su contrato
establece.

Cuando requiere una licencia, permiso, baja médica u
otro similar, ingresa al sistema de control de personal
(Asistencia.Net), al módulo de Solicitud de Licencias
Elaboración de la
1. Servidor Público User y genera una solicitud, en la que detalla fechas,
solicitud de licencia
tipo de licencia y tiempo solicitado, además de los
datos generales del funcionario que se encuentran
registrados en la base de datos.
Verifica la disponibilidad de licencias, permisos y/o
otros en el sistema. Valida, graba y genera el
formulario (PDF o Excel), Lo imprime y firma, entrega
Disponibilidad de a su jefe inmediato superior para su respectiva
2. Servidor Público
justificativos autorización.
En caso de no contar con licencia, permiso y/o otros
dentro del mes, deberá salir del sistema
Asistencia.Net.
Autoriza o desestima la licencia, en función del
Autorización de Jefe inmediato
3. análisis de las causas que originan la solicitud
justificativo superior
devolviendo al Servidor Público el formulario.
Entrega el formulario autorizado al Profesional en
Entrega de
4. Servidor Público Recursos Humanos antes de abandonar la entidad,
formulario
para constancia y control de la respectiva salida.
Aprobación en Profesional en Aprueba el formulario en físico colocando el sello de
5.
físico Recursos Humanos Recursos Humanos.
Aprobación en Profesional en
6. Aprueba el formulario en sistema.
Sistema Recursos Humanos
Archivo de Profesional en Archiva en un file el formulario de licencia, permiso
7.
formulario Recursos Humanos y/u otro debidamente firmado.

DAA-UARH-103-01 CONTROL DE PERSONAL

Servidor Público Jefe Inmediato Superior Profesional en Recursos Humanos
Inicio Revisa la solicitu d de

licencia y/o permiso
Ver ifica
dispon ibilidad de SI
licencia y/o Autoriza
permiso Formulario ?
NO
SI
Esta
hab ilita do? Entrega al Servido r
Púb lico
NO
Sale de l S istema Fin

Asisten cia .Net
Fin Firma formula rio
Gen era so licitud de Formulario Aprueba el Formulario

licencia y/o permiso, autorizado colocando sello de
imprime y firma RRHH
Formulario firmado Formulario con sello
Entrega al Se rvid or
Púb lico
Apr ueba el
Entrega Formula rio Formulario en
para au tor ización Sistema
Asisten cia .Net
Entrega al PRRHH
Archiva en file el
Formulario firmado y
Formulario ap robado
Autorizado
Fin

ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS PARA EL DAA-UARH-103

PAGO DEL PERSONAL DE PLANTA
Objetivo Generar información para la elaboración de la planilla de sueldos y salarios, para

procesar el pago de la remuneración mensual del servidor público que se encuentra
desempeñando funciones en la entidad.

Ingresa al sistema de control de personal
(Asistencia.Net), genera reportes de asistencia del
conjunto de funcionarios del SEA. Exporta a PDF o
planilla Excel y los imprime, los que sirven para
elaborar la planilla respectiva de descuentos por
Generación de Profesional en atrasos, faltas y otros establecidos en el RIP.
1.
reportes Recursos Humanos
Consolida formularios 110 RC-IVA del mes.
Elabora el cuadro de Movimientos de Personal donde
se consignan las bajas, altas, asignaciones familiares,
permisos sin goce de haberes, adjuntando para el
efecto los respaldos correspondientes.
Elabora la planilla en el Sistema Integrado de Gestión
y Modernización Administrativa SIGMA, respaldando
la misma con el formulario de Movimientos de
Personal que contiene las bajas, altas, asignaciones
familiares; formularios 110 (RC-IVA) y los descuentos
por atrasos, faltas y otros establecidos en el RIP
Mantiene la planilla elaborada en estado
“Generado”, posteriormente ingresa al perfil de
Generación de Profesional en Aprobador y Verifica la Planilla.
2.
planilla en SIGMA Recursos Humanos
Imprime la planilla de sueldos y salarios.
Imprime el Formulario EGA, para la elaboración del
Comprobante de Ejecución de Gasto C-31.
Elabora el Informe Técnico para solicitar a la Unidad
Financiera realizar las gestiones correspondientes
para efectuar el proceso de pago.
Remite el informe para aprobación al Responsable
Administrativo y Contrataciones.
Revisa el informe y la planilla elaborada en base a la
Envío de Responsable documentación de respaldo presentada.
3. documentos para Administrativo y Firma la planilla y aprueba el informe.
Visto Bueno Contrataciones Remite la planilla y el informe a el/la Director(a) de
Asuntos Administrativos para aprobación.

Revisa y aprueba el informe a través del visto bueno.
Director(a) de Firma la planilla.
Instruye proceso
4. Asuntos Instruye al Responsable Financiero y Tesorería
de pago
Administrativos realizar las acciones correspondientes para el
proceso de pago de la Planilla de Sueldos y Salarios
Remite
documentación
Responsable Revisa la documentación y la remite al Profesional en
para elaboración
5. Financiero y Contabilidad para elaboración del Comprobante
del Comprobante
Tesorería Ejecución de Gasto C-31.
Ejecución de Gasto
C-31
Revisa documentación y planillas adjuntas.
Generación Elabora el Comprobante de Ejecución de Gasto C-31
Comprobante de Profesional en mediante el SIGEP hasta el estado verificado, firma y
6.
Ejecución de Gasto Contabilidad remite al Profesional en Recursos Humanos para
C-31 realizar el trámite ante el Ministerio de Economía y
Finanzas Públicas.
Realiza el trámite ante el Ministerio de Economía y
Gestión de Sello Profesional en
7. Finanzas Públicas para obtener la aprobación del
Rojo ante el MEFP Recursos Humanos
trámite de pago de sueldos y salarios (sello rojo).
Entrega de Profesional en Una vez obtenido el Sello rojo, entrega el trámite al
8.
documentos Recursos Humanos Profesional en Contabilidad.
Entrega al Director(a) de Asuntos Administrativos o al
Aprobación y firma Responsable Financiero y Tesorería según
del Comprobante Profesional en corresponda para la aprobación en el SIGEP y firma
9.
de Ejecución de Contabilidad del Comprobante de Ejecución de Gasto C-31
Gasto C-31 (devengado), con toda la documentación de
respaldo.
Si el Comprobante C-31 será aprobado por el/la
Director(a) de Asuntos Administrativos: Revisa y
Director(a) de
aprueba firmando el Comprobante de Ejecución de
Asuntos
Gasto C-31 y entrega al Director(a) Ejecutivo.
Administrativos o
10. Aprobación Si el Comprobante C-31 será aprobado por el/la
Responsable
Responsable Financiero y Tesorería: Revisa y
Financiero y
Tesorería
Gasto C-31 y entrega al Director(a) de Asuntos
Administrativos.
Si el Comprobante de Ejecución de Gasto C-31 fue
Director(a)
aprobado por el:
Ejecutivo(a) o
Director(a) de Asuntos Administrativos: El
11. Firma Director(a) de
Director(a) Ejecutivo firma en físico y
Asuntos
electrónicamente en el SIGEP, para su posterior
Administrativos
devolución al Profesional en Contabilidad.

Responsable Financiero y Tesorería: El Director(a) de
Asuntos Administrativos firma en físico y
Archiva la documentación y efectúa el seguimiento
Archivo de la Profesional en
12. hasta que el Ministerio de Economía y Finanzas
documentación Contabilidad
Públicas realice la priorización del pago.



ELABORACIÓN DE PLANILLA DE PAGO

DAA-UARH-103
A CONSULTORES DE LÍNEA
Objetivo Generar información para elaborar la planilla para pago a los consultores de línea que
se encuentran desempeñando funciones en la entidad.

Genera reportes de asistencia del sistema de control
Generación de Profesional en de personal (Asistencia.Net), para el conjunto de
1.
reportes Recursos Humanos consultores de línea del SEA. Exporta a planilla Excel y
verifica consistencia.
Elabora planilla en el SIGMA y respalda la misma con:
- Solicitud de pago de las Direcciones y/o
Unidades Organizacionales que tengan
Consultores de Línea
- Informes de Actividades (aprobados por el
supervisor designado)
- Reportes de asistencia
- Formularios AFP
- Formulario 610 (en los meses que
corresponda)
- Fotocopia de cédula de identidad o
Generación de Profesional en documento equivalente
2.
planilla en SIGMA Recursos Humanos - Fotocopia de Contrato
- Fotocopia NIT
- Formulario de altas y bajas.
Mantiene la planilla elaborada en estado “Generado”,
posteriormente ingresa al perfil de Aprobador y
Verifica la Planilla.
Imprime la planilla correspondiente.
Imprime el Formulario EGA, para la elaboración del
Comprobante de Ejecución de Gasto C-31
Remite los documentos al Responsable Administrativo
para envío al Director(a) de Asuntos Administrativos
Revisa la planilla elaborada en base a la
Envío de Responsable documentación de respaldo presentada.
3. documentos para Administrativo y Firma la planilla.
Visto Bueno Contrataciones Remite la planilla a el/la Director(a) de Asuntos
Administrativos para autorización de proceso de pago.


Revisa, autoriza y firma la planilla.
Director(a) de
Instruye proceso de Instruye al Responsable Financiero y Tesorería realizar
4. Asuntos
pago las acciones correspondientes para el proceso de pago
Administrativos
de la Planilla de Sueldos y Salarios
Remite
documentación
para elaborar
5. Financiero y Contabilidad para elaboración del Comprobante de
Comprobante de
Tesorería Ejecución de GastoC-31.
Ejecución de Gasto
C-31
Revisa documentación y planillas adjuntas.
Generación del Elabora Comprobante de Ejecución de Gasto C-31
Comprobante de Profesional en mediante SIGEP hasta el estado verificado, firma y
6.
Ejecución de Gasto Contabilidad entrega al Profesional en Recursos Humanos para
C-31 realizar el trámite ante el Ministerio de Economía y
Finanzas Públicas.
Realiza el trámite ante el Ministerio de Economía y
Gestión de Sello Profesional en
7. Finanzas Públicas para obtener la aprobación del
Rojo ante el MEFP Recursos Humanos
trámite de pago de sueldos y salarios (sello rojo).
Entrega de Profesional en Entrega el trámite, con el sello rojo a la Profesional en
8.
documentos Recursos Humanos Contabilidad.
Entrega al Director(a) de Asuntos Administrativos o al
Aprobación y firma
Responsable Financiero y Tesorería según
del Comprobante Profesional en
9. corresponda para la aprobación en el SIGEP y firma
de Ejecución de Contabilidad
del Comprobante de Ejecución de Gasto C-31
Gasto C-31
(devengado), con toda la documentación de respaldo.
Director(a) de Director(a) de Asuntos Administrativos: Revisa y
Asuntos aprueba firmando el Comprobante de Ejecución de
Administrativos o Gasto C-31 y entrega al Director(a) Ejecutivo.
10. Aprobación
Responsable Si el Comprobante C-31 será aprobado por el/la
Financiero y Responsable Financiero y Tesorería: Revisa y aprueba
Tesorería firmando el Comprobante de Ejecución de Gasto C-31
y entrega al Director(a) de Asuntos Administrativos.
aprobado por el:
Director(a) Director(a) de Asuntos Administrativos: El Director(a)
Ejecutivo(a) o Ejecutivo firma en físico y electrónicamente en el
11. Firma Director(a) de SIGEP, para su posterior devolución al Profesional en
Asuntos Contabilidad.
Administrativos Responsable Financiero y Tesorería: El Director(a) de

Archiva la documentación y efectúa el seguimiento

Archivo de la Profesional en
12. hasta que el Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas realice la priorización del pago.



PAGO DE REFRIGERIOS DAA-UARH-103
Objetivo Generar información para efectuar la planilla para el pago de refrigerios, de acuerdo a
los días efectivamente trabajados, a los servidores públicos del SEA de acuerdo a
normativa.

Ingresa al sistema de control de personal
(Asistencia.Net), genera reportes de asistencia del
conjunto de funcionarios y consultores de línea del
SEA del mes a pagar. Exporta a PDF o planilla Excel y
los imprime como documentos de respaldo para
elaborar la planilla para pago de los refrigerios
Elabora la planilla de pago de refrigerio en función a
los días efectivamente trabajados por cada
funcionario, respaldando la misma con:
Elaboración de - Formularios de vacaciones
Profesional en - Formularios de bajas médicas
1. planilla de Pago de
Recursos Humanos - Licencias
Refrigerio
- Planilla de viajes en comisión, elaborada y
firmada por el Responsable Financiero y
Tesorería, donde se consignan los viajes
efectuados por el personal del SEA y la
cantidad de días cancelados por concepto de
viáticos.
Elabora el Informe Técnico dirigido al Director (a) de
Asuntos Administrativos, vía Responsable
Administrativo y Contrataciones, para solicitar la
autorización para el pago respectivo.
Revisa la planilla y documentación de respaldo
vacaciones, bajas médicas, licencias y planilla de
Responsable viajes en comisión.
Revisión y Visto
2. Administrativo y
Bueno Firma la planilla y aprueba el informe.
Contrataciones
Remite la planilla y el informe a el/la Director(a) de
Asuntos Administrativos para aprobación.
Revisa, aprueba el informe y planilla a través del
Director(a) de visto bueno.
Revisión y
3. Asuntos Instruye al Responsable Financiero y Tesorería
Aprobación
Administrativos realizar las acciones correspondientes para el
proceso de pago de la Planilla para pago de

Refrigerios.
Remite
documentación
para elaboración
4. Financiero y Contabilidad para elaboración del Comprobante de
del Comprobante
Tesorería Ejecución de Gasto C-31.
de Ejecución de
Gasto C-31
Revisa la documentación de respaldo.
Solicita al Profesional en Presupuestos la emisión de
Elaboración del Certificación Presupuestaria y lo adjunta a los
Comprobante de Profesional en documentos de solicitud de pago de refrigerio.
5.
Ejecución de Gasto Contabilidad Registra el Comprobante de Ejecución de GastoC-31
C-31 en el SIGEP, verifica en sistema, firma en físico,
adjunta proyecto de Orden de Pago y gestiona la
firma.
Director(a) de Asuntos Administrativos: Revisa y
Director(a) de
Asuntos
Administrativos o
6. Aprobación Si el Comprobante C-31 será aprobado por el/la
Responsable
Financiero y
Tesorería
Administrativos.
aprobado por el:
Director(a)
Ejecutivo(a) o
7. Firma Director(a) de
Asuntos
Administrativos Responsable Financiero y Tesorería: El Director(a)
de Asuntos Administrativos firma en físico y
Verifica que se haya efectuado la transferencia de
Elaboración de Profesional en
8. los recursos en la cuenta del Fondo Rotativo, genera
cheque Contabilidad
cheque, gestiona firmas y entrega el cheque.
Elabora planilla y procede al pago, previa verificación
Profesional en
9. Pago de refrigerios de los descargos impositivos en el formulario 110
Presupuestos
RC-IVA y firma del funcionario.
Elaboración de Profesional en Elabora informe de descargo adjuntando la planilla
10.
Informe de Presupuestos firmada de pago de refrigerios y la documentación


Descargo de respaldo dirigida al Director(a) de Asuntos
Administrativos, vía Responsable Financiero y
Tesorería.
Aprobación del Responsable Revisa y aprueba informe de descargo.
11. informe de Financiero y Remite informe al Director(a) de Asuntos
Descargo Tesorería Administrativos para aprobación.
Aprobación del Director(a) de Aprueba informe y firma.
12. informe de Asuntos Remite el informe y los documentos adjuntos al
Descargo Administrativos Responsable Financiero y Tesorería.
Entrega de Responsable
Remite toda la documentación al Profesional en
13. Documentación a Financiero y
Contabilidad para el archivo correspondiente.
Contabilidad Tesorería
Archivo de Profesional en
14. Archiva la documentación.
documentos Contabilidad




ADMINISTRATIVOS
UNIDAD ADIMNISTRATIVA Y
RECURSOS HUMANOS

CONTRATACIONES DAA-UARH-104
Contratación menor (desde Bs401 hasta Bs50.000) DAA-UARH-104-01

Contratación modalidad ANPE (mayor a bs50.000
DAA-UARH-104-02
hasta bs1.000.000)
Contratación en la modalidad de licitación pública DAA-UARH-104-03
Contratación directa de bienes y servicios DAA-UARH-104-04
Contratación por excepción DAA-UARH-104-05
Modificación de contrato DAA-UARH-104-06
CONTRATACIÓN MENOR (DESDE Bs401 HASTA Bs50.000) DAA-UARH-104
Objetivo Realizar la contratación de bienes y/o servicios que reúnan las condiciones
requeridas por la institución para cumplir con efectividad los fines para los cuales
son requeridos, tomando en cuenta criterios de economía en la modalidad de
contratación menor establecidos en el Decreto Supremo 0181 y sus modificaciones.

Elabora y remite a la Unidad Administrativa,
Solicitud de Autorización de inicio de proceso de
contratación y certificación presupuestaria dirigida
al RPA, con Visto Bueno por la máxima autoridad
de la Unidad Solicitante, adjuntando lo siguiente:
1. Especificaciones Técnicas para bienes,

servicios generales y obras, o Términos de
Referencia para servicios de Consultoría,
debidamente firmado.
2. Documento que respalde el Precio
Nota de solicitud Referencial. (Cotización).
1. de autorización de Unidad Solicitante 3. Para el caso de consultoría, nota de
inicio de proceso recomendación de contratación,
especificando el nombre del postulante
identificado que cumple con los Términos de
Referencia. (Adjunta hoja de vida
documentada.
4. Constancia de inscripción del registro de la
operación y/o actividad en el POA.
5. Certificación de no existencia del bien en
almacenes (cuando corresponda).
6. Otros documentos, como convenios, no
objeciones, artes aprobadas, etc., de acuerdo
al caso.
Revisa documentación.
Director(a) de Instruye al Responsable Financiero y Tesorería
Recepción de
2. Asuntos emitir certificación presupuestaria y se remita
solicitud
Administrativos documentación al RPA para autorización de inicio
de proceso.
Instrucción para la
Responsable Recibe documentos.
emisión de la
3. Financiero y Instruye al Profesional en Presupuestos la revisión
certificación
Tesorería y emisión de la certificación presupuestaria.
presupuestaria


Revisa la documentación.
Verifica que la solicitud esté inscrita en el POA y el
Presupuesto de la gestión.
Certificación Profesional en Emite certificación presupuestaria en base a
4.
presupuestaria Presupuesto requerimiento de la Unidad Solicitante y consigna
el código POA en la certificación.
Remite la documentación al Responsable
Financiero y Tesorería.
Verifica la documentación adjunta y la remite al
5. solicitud de Financiero y
RPA.
contratación Tesorería
Verifica que el requerimiento se encuentre inscrito
Verificación de
en el POA, PAC (según corresponda) y que cuente
6. registro en POA y RPA
con la certificación presupuestaria.
PAC
Autoriza el inicio del proceso de Contratación
Autorización de Menor.
7. inicio del proceso RPA Remite documentos al Responsable Administrativo
de contratación y Contrataciones e instruye se adjudique al
proveedor seleccionado por la Unidad Solicitante.
Revisa y verifica la documentación de respaldo.
Apertura carpeta para el proceso y asigna código
Responsable
Apertura de interno respectivo.
8. Administrativo y
carpeta (Podrá realizar la actualización de la cotización o
Contrataciones
una cotización adicional, en cuyo caso obtiene la
conformidad de la Unidad Solicitante.)
Elabora Adjudicación y Notificación de
Adjudicación para solicitar la presentación de la
documentación para formalización de la
Elaboración de Responsable contratación.
9. documentos de Administrativo y
Remite los documentos al RPA para firma.
Adjudicación Contrataciones
(En contrataciones mayores a Bs. 20.000.- (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) solicitará el Certificado del
RUPE.)
Suscribe la Adjudicación y Notificación de
Adjudicación.
Adjudicación y
10. Solicitud de RPA
Administrativo y Contrataciones para gestionar la
documentación
firma del proveedor adjudicado como constancia
de recepción.
Gestiona firma del Responsable Coordina con el proveedor seleccionado para
11.
proveedor Administrativo y entregar los documentos de adjudicación.


Contrataciones
Recibe
Responsable Dentro del plazo de presentación de documentos
documentación
12. Administrativo y otorgado, recibe documentación presentada por
presentada por el
Contrataciones el/los proveedor(es) adjudicado(s).
proveedor
Revisión de la Responsable Revisa la documentación presentada por el
13. documentación del Administrativo y proveedor para verificar que los mismos se
proveedor Contrataciones encuentran vigentes.
1. Si la contratación será formalizada mediante
Orden de Compra o Servicio, elabora Orden de
Compra u Orden de Servicio y remite al/la
Director(a) de Asuntos Administrativos para
Elabora Orden de Responsable
firma.
14. Compra u Orden Administrativo y
2. Si la contratación del bien o servicio será
de Servicio Contrataciones
formalizado mediante contrato, remite la
documentación a RPA, para su envío al/la
Director(a) de Asuntos Jurídicos para la
elaboración del contrato administrativo.
Firma la Orden de Compra u Orden de Servicio.
Director(a) de
Formalización de la Remite la documentación al Responsable
15. Asuntos
contratación Administrativo y Contrataciones para que gestione
Administrativos
firma del proveedor.
Si la formalización de la contratación será mediante
Formalización de la contrato, envía documentación para revisión y
16. RPA
contratación elaboración de contrato al/laDirector(a) de Asuntos
Jurídicos.
Firma de la Orden Responsable
Recibe la Orden de Compra o Servicio suscrita por
17. de Compra u Administrativo y
el RPA y gestiona la firma del proveedor.
Orden de Servicio Contrataciones
Revisa la legalidad de la documentación
presentada por el proveedor adjudicado, elabora el
Revisión y contrato, lo firma o visa y gestiona las firmas del
Director(a) de
18. elaboración de proveedor y de la MAE o autoridad delegada para
Asuntos Jurídicos
contrato la firma de contrato.
Remite la documentación debidamente firmada al
RPA.
Remite la carpeta del proceso al Responsable
Envío de proceso
19. RPA Administrativo y Contrataciones para continuar con
para registro
el proceso y registrar en el SICOES, si corresponde.
Registro en el Responsable En contrataciones mayores a Bs. 20.000.- (veinte
20. SICOES del Administrativo y mil 00/100 Bolivianos), registra en el SICOES el
Contrato/Orden de Contrataciones Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio.


Compra/Orden de
Servicio
Coordina con la Unidad Solicitante y la MAE o

Elabora autoridad delegada para designar al Responsable o
Memorándum de Responsable la Comisión de Recepción.
21. Responsable o Administrativo y
Elabora Memorándum.
Comisión de Contrataciones
Recepción Remite a la MAE o autoridad delegada adjunto al
proceso de contratación para firma.
Suscribe memorándum de designación de
Responsable o Comisión de Recepción.
Designación de
Remite carpeta del proceso de contratación al
Responsable o MAE o autoridad
22. Responsable o Comisión de Recepción para
Comisión de delegada
cumplimiento de sus funciones.
Recepción
En el caso de consultorías remite únicamente copia
del contrato y de los términos de referencia.
Realiza la recepción de los bienes o servicios
Responsable o contratados de acuerdo a lo establecido en el
Recepción del Bien
23. Comisión de Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio y
o Servicio
Recepción verifica el cumplimiento de las Especificaciones
Técnicas o Términos de Referencia.
Elabora y firma el Acta de Recepción o emite el
Elaboración de Responsable o Informe de Conformidad o Disconformidad, según
24. Acta o Informe de Comisión de corresponda.
Conformidad Recepción Remite a la MAE o Autoridad delegada
conjuntamente el expediente del proceso.
Envío Administrativo y Contrataciones.
MAE o Autoridad
25. documentación Instruye al Responsable Administrativo y
Delegada
para registro Contrataciones realizar el registro en el SICOES; y
elaborar solicitud de pago si corresponde
Registro SICOES
Responsable
(Recepción Registra en el SICOES, conforme a lo establecido en
26. Administrativo y
Definitiva o el Manual de Operaciones.
Contrataciones
Disconformidad)
En caso que el Responsable o Comisión de
Comunicación al Recepción emite Informe de Disconformidad de
Responsable
proveedor la recepción, elabora nota para firma de/la
disconformidad de Director(a) de Asuntos Administrativos para
Contrataciones
la entrega comunicar las observaciones al proveedor
adjudicado.


Archivo de la
Verifica los antecedentes y firma la nota.
carpeta del Director(a) de
Instruye al Responsable Administrativo y
28. proceso con Asuntos
Contrataciones coordinar la entrega de la nota y
Informe de Administrativos
archivar el proceso original.
Disconformidad
En caso de que el Responsable o Comisión de
Recepción emite acta de recepción o Informe de
Responsable
Conformidad, remite carpeta del proceso al
29. Solicitud de pago Administrativo y
Profesional en Bienes y Servicios para verificación
Contrataciones
de documentación y elaboración de solicitud de
pago.
Verifica la documentación de la carpeta del
Verificación Profesional en proceso.
30.
documentación Bienes y Servicios Elabora solicitud de pago.
Remite al Responsable de Bienes y Servicios
Responsable Firma o aprueba solicitud de pago y remite al
31. Solicita pago Administrativo y Director de Asuntos Administrativos para
Contrataciones autorización de pago.



DAA-UAR H-104-01 CONTRATACIÓN M ENOR (MAYOR A Bs401 HASTA Bs50.000)
Respon sable Ad ministrativo MAE o autoridad Responsable o
y Contrataciones delegada Comisión de Recepción
2
7
R e ci be l os b ie n es o
NO Fi rm a m e mo r ánd um d e
s er vi ci os y v er ifica
L a cu a nt ía e s m ay o r de si gn a ci ón
c um p li m i ent o d e l
a Bs .2 0.0 00 ? R e sp on s abl e o Co mis ió n
C on tr ato , Ord e n de
d e R ec e pc ió n
C om p ra o S e rv ic io , E T o
TD R ´s
SI
SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS

M em o rá n du m fi rm a d o El a b or a In fo rme A ct a d e
R eg is tra el p r oce so de R e sp o n sa b le o R ec e pc ió n o In fo rme d e
en e l SIC OES C o m is ió n de R e ce p ci ón C on for m id ad o
D i sc on fo rmi d a d
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
R em i te me mo rá n d um y
C o o rd i na y e la bor a car p e ta d e l p ro ce s o p ar a Ac ta d e R e c epc i ó n o
M e m or án d u m par a In for me d e C o n fo rm i da d
c um p li m i ent o d e
d e si g n ar R esp ons a bl e o fu nci o n es o Di sc o n fo rm i da d
C o m is ió n de Re cep ci ón
M em o rá n du m
de si gn a ci ón
R esp on s abl e . o R em i te a la MA E o
C o m is ió n de Re cep ci ón Au tor id a d d el e ga d a
R em i te par a firm a de l a
M AE o a u to ri d a d
de le g ad a , A dj un to al
pr o ce so d e c on tr ata c ió n
R em i te car pe ta a l R AC
pa ra r eg i s tro e n S IC OE S
y p ro ce sa r so li cit ud de
pa g o si cor re sp o n d e
pág. 162
DDA UNIDAD ADMINISTRATIVA
DE: Directo r( a) Ejecutivo(a) R PA: Re sp onsab l e de Pro ce so de Co ntratación de US: U ni dad So licitante RFT: Re spo nsabl e Financie ro y Tesorer ía
DAA : D irector(a ) de As unto s Ad ministrati vo s Apo yo N ac io nal a l a P ro du cc ión y Empl eo RAC: Res po nsable Administra tiv o y C ontrataci ones PP: Pro fesio nal e n Pres up uestos
DAJ : D irector (a) de As un to s Jurídico s PBS: Pr ofesi on al e n Bie nes y Se rv ici os
DA A-UARH-104-01 CONTRATACIÓ N M ENOR (M AYOR A Bs401 HAS TA Bs50.000)
Re spo nsab le Administrativo Pr ofe si ona l en Biene s
y Co ntra tacion es y Servicios
NO
La c u an tía e s m ay o r
a B s.2 0.0 0 0 ?

SI
R eg ist ra el p ro ce s o e n
el S IC O ES
SI
Ex is te c on fo rm i d a d
en la re c ep ció n?
NO
C om u n ica al Pro ve e do r la
di sco n fo r mid a d d e l a
en tre ga po r p a rte de l
Re sp . o C o mis ió n d e
Re ce pc ió n
N ota fi r ma d a p o r el D A A
y r ec i b id a p or e l
p ro ve ed o r
Ar ch i vo de l p r oc e s o
or i gi n a l
F in
Re mi te d o cu me nta ci ó n a l
P BS p ara ve r if i c aci ón de Ve rifi c a d o c um e n ta c ió n
d oc u me nta ci ón y y e la bo ra so li ci tu d d e
e la b ora ci ó n d e s ol icitu d d e pago
pa g o
R e vi s a, fi r ma y r em ite a l
D A A so l i cit an do R em ite a l R AC p a ra
pág. 163
a u to riz ar p ro ce s o de fi r ma y e nv io al D A A
pago
F in
D E: Dire cto r( a) E jecu tiv o(a) RPA: R espo nsab le de Pro ceso de C ontrata ció n de US: U ni d ad So l ici tante RFT: Re s po nsa bl e Fin an ci ero y Tes or ería
D AA : D i re ctor(a) de Asunto s Adm inis trati vo s Ap o yo Nacio n al a l a Produ cc ió n y Empl eo RAC: Respo nsa ble Admi nistrativ o y Co ntrata cio nes PP : Profe sio nal en Presup ue stos
D AJ : D i rector (a) de Asun to s Ju ríd ico s PB S: Pr ofesi on a l e n Bien es y Serv icio s
CONTRATACIÓN MODALIDAD ANPE DAA-UARH-104

(MAYOR A Bs50.000 HASTA Bs1.000.000)
Objetivo Realizar la contratación de bienes y/o servicios por montos superiores a los Bs.
50.000 hasta Bs. 1.000.000 que corresponden a la modalidad de Apoyo Nacional a la
Producción y Empleo (ANPE), que requieren cotizaciones y solicitud de propuestas.

Elabora y remite a la Unidad Administrativa
contratación y certificación presupuestaria dirigido
al RPA, y con Visto Bueno por la máxima autoridad
de la Unidad Solicitante, adjuntando mínimamente
lo siguiente:
1. Especificaciones Técnicas para bienes, servicios

Solicitud de generales y obras o Términos de Referencia para
Unidad
1. autorización de servicios de Consultoría, debidamente firmado.
Solicitante
inicio de proceso 2. Documento que respalde el Precio Referencial.
(Cotización).
objeciones, artes aprobadas, etc., de acuerdo al
caso.
5. Especificaciones Técnicas o Términos de
Referencia en medio magnético.
Recepción de
2. Asuntos emitir certificación presupuestaria y se remita
solicitud
Administrativos documentación al RPA para autorización de inicio
de proceso.
Instrucción para
la emisión de la
3. Financiero y Instruye al Profesional en Presupuestos la revisión y
certificación
Tesorería emisión de la certificación presupuestaria.
presupuestaria
Emite certificación presupuestaria en base a
Certificación Profesional en
4. requerimiento de la Unidad Solicitante, y consigna
presupuestaria Presupuesto
Remite la documentación al Responsable Financiero


y Tesorería.
RPA.
Verificación de
en el POA, PAC y que cuente con la certificación
6. registro en POA y RPA
presupuestaria.
PAC
Con la documentación en orden, remite al
Instrucción de
Responsable Administrativo y Contrataciones, e
7. elaboración del RPA
instruye la elaboración del Documento Base de
DBC
Contratación (DBC).
Verifica la documentación.
interno respectivo.
Apertura de Elabora el DBC incorporando las Especificaciones
carpeta de Técnicas o Términos de Referencia remitidos por la
Responsable
proceso de Unidad Solicitante.
8. Administrativo y
contratación y
Contrataciones En contrataciones con Requerimiento de
Elaboración de Cotizaciones, se podrá crear un DBC de acuerdo con
DBC la naturaleza y características de la contratación.
Para el caso de contrataciones con Requerimiento
de Propuestas, elaborará el DBC en base a los
Modelos aprobados por el Órgano Rector.
Envío de DBC y Responsable Remite el DBC elaborado adjunto a la carpeta del
9. carpeta del Administrativo y proceso al RPA para su aprobación y autorización
proceso Contrataciones de inicio de proceso.
Revisa DBC.
En caso de no existir observaciones aprueba el DBC
y autoriza el inicio del proceso de contratación.
Autorización de Instruye al Responsable Administrativo y
10. inicio de proceso RPA Contrataciones la publicación del DBC en el SICOES
de contratación y la convocatoria en el SICOES y Mesa de Partes.
Si considera necesario, instruye la publicación en
otros medios de comunicación alternativos de
carácter público.
Responsable Publica el DBC en el SICOES y la Convocatoria en el
Publicación de
11. Administrativo y SICOES y mesa de partes del SEA, de acuerdo a lo
convocatoria
Contrataciones establecido en el Manual de Operaciones del


SICOES.
Si en la Convocatoria ha sido programada la

Unidad Inspección Previa, se lleva a cabo con la
Solicitante y participación de miembros de la Unidad Solicitante,
12. Inspección previa
Unidad de la Unidad Administrativa y potenciales
Administrativa proponentes, en la hora y lugar establecidos en la
Convocatoria, emitiendo el acta correspondiente.
Si en la Convocatoria han sido programadas las
Unidad
Consultas Escritas sobre el DBC, se reciben las
Solicitante y
13. Consultas escritas mismas dentro del plazo establecido en la
Unidad
Convocatoria y prepara las respuestas para la
Administrativa
Reunión de Aclaración.
La Reunión de Aclaración se realizará en la fecha,
hora y lugar señalados en la Convocatoria con la
Unidad participación de miembros de la Unidad Solicitante,
Reunión de Solicitante y Unidad Administrativa y potenciales proponentes.
14.
Aclaración Unidad Se responderán las consultas escritas, se atenderán
Administrativa las solicitudes de aclaración.
Elaboran el acta correspondiente.
Remiten el acta al RPA.
Registro en
15. RPA Contrataciones publicar en el SICOES el Acta
SICOES
elaborada en la Reunión de Aclaración.
Elaboración Publica en el SICOES el Acta elaborada en la
Memorándum Reunión de Aclaración.
Responsable
Responsable de Coordina con el RPA la elaboración de
Calificación o memorándum de designación de Responsable de
Contrataciones
Comisión de Calificación o Comisión de Calificación.
Calificación Remite memorándum elaborado al RPA para firma.
Designación de Suscribe memorándum para designar Responsable
Responsable de de Evaluación o Comisión de Calificación.
17. Evaluación o RPA Remite memorándum al Responsable de Evaluación
Comisión de o Comisión de Calificación para cumplimiento de
Calificación sus funciones.
Designado mediante memorándum por el
Recepción de Responsable de
Director(a) de Asuntos Administrativos, recibe y
18. cotizaciones o Recepción de
registra las cotizaciones o propuestas hasta la fecha
propuestas propuestas
y hora establecidas en la convocatoria.


Entrega de
Concluido el plazo de recepción de cotizaciones o
cotizaciones o
Responsable de propuestas, elabora Acta de Cierre de Recepción y
propuestas a
19. Recepción de entrega todas las cotizaciones o propuestas
Responsable o a
propuestas recibidas al Responsable de Evaluación o Comisión
Comisión de
de Calificación
Calificación
En acto público, realiza la apertura de cotizaciones
o propuestas y da lectura a los precios ofertados en
Responsable de lugar, fecha y hora establecidos en el cronograma.
Apertura de
Evaluación o
20. cotizaciones o Efectúa la verificación de los documentos
Comisión de
propuestas presentados aplicando la metodología presentó/no
Calificación
presentó.
Elabora el Acta de Apertura.
Responsable de En sesión reservada, analiza los documentos
Evaluación de las
Evaluación o técnicos y administrativos de las propuestas
21. cotizaciones o
Comisión de Evalúa las propuestas técnicas y económicas
propuestas
Calificación presentadas.
Elaboración de Elabora el “Informe de Evaluación y
Responsable de
Informe de Recomendación de Adjudicación o Declaratoria
Evaluación o
22. Evaluación y Desierta” y lo remite al RPA para aprobación,
Comisión de
Recomendación dentro de los plazos establecidos en la
Calificación
de Adjudicación convocatoria.
Revisa y aprueba el Informe emitido por el
Responsable de Evaluación o la Comisión de
Revisión de Calificación y sus recomendaciones, o solicita su
23. RPA
Informe complementación o sustentación.
Si solicita complementación o sustentación, podrá
autorizar la modificación del cronograma de plazos.
Si recibida la complementación o sustentación del
Recepción de
Informe de Evaluación y Recomendación decide
sustentación o
bajo su exclusiva responsabilidad apartarse de la
24. complementación RPA
recomendación, elabora un informe fundamentado
de Informe de
dirigido a la MAE y a la Contraloría General del
Evaluación
Estado.
Aprueba informe.
Adjudica o Declara Desierta la contratación de
Aprobación de bienes o servicios.
Informe de i. Cuando la contratación sea hasta Bs. 200.000.-
25. RPA
Evaluación y adjudica o declara desierta mediante nota
adjudicación elaborada por el Responsable Administrativo y
Contrataciones, solicitando la documentación
para la formalización de la contratación.


ii. Cuando la contratación sea mayor a Bs.
200.000, solicita al/la Director(a) de Asuntos
Jurídicos la elaboración de la Resolución de
Adjudicación o Declaratoria Desierta según
corresponda, adjuntando la carpeta del proceso
de contratación.
Elaboración de la Revisa la documentación
Resolución
Elabora, firma o visa la Resolución de Adjudicación
Administrativa de Director(a) de
26. o de Declaratoria Desierta.
Adjudicación o de Asuntos Jurídicos
Declaratoria Remite al RPA para firma conjuntamente con la
Desierta carpeta del proceso de contratación.
Revisa y firma Adjudicación o Declaratoria Desierta

o Resolución de Adjudicación o de Declaratoria
Desierta.
27. Adjudicación RPA
Contrataciones notificar y publicar en el SICOES y
en Mesa de Partes.
Registro de la
Adjudicación o Responsable
Registra la Adjudicación o Declaratoria Desierta en
28. Declaratoria Administrativo y
el SICOES y en mesa de partes.
Desierta en el Contrataciones
SICOES
i) Para procesos de contratación hasta Bs200.000,
elabora adjudicación y solicitud de presentación
de documentos para la formalización de la
contratación.
Remite al RPA para firma.
Solicitud de Responsable
29. presentación de Administrativo y ii) Para procesos de contratación mayores a Bs.
documentos Contrataciones 200.000.- (Doscientos Mil 00/100 Bolivianos);
concluido el período de interposición de
Recurso Administrativo de Impugnación,
elabora solicitud de documentos para la
formalización de la contratación para firma del
RPA.
Suscribe documentos de adjudicación remitidos por
Firma nota de el Responsable Administrativo y Contrataciones y se
30. RPA
solicitud los remite adjuntos a la carpeta del proceso para
que gestione firma del proveedor.
Recibe
documentación
presentada por el
proveedor


adjudicado
Revisión técnica
de la Responsable Remite la documentación presentada por el/los
32. documentación Administrativo y proveedor(es) adjudicado(s) al Responsable o
del proveedor Contrataciones Comisión de Calificación para verificación técnica.
adjudicado
Remite Verifica y remite documentación presentada por el
Responsable o
documentos para proponente adjudicado al RPA y solicita el envío al
33. Comisión de
revisión de la Director(a) de Asuntos Jurídicos para revisión de la
Calificación
legalidad legalidad de la documentación.
Remite documentos presentados por el proponente
Remite
adjudicado y solicita al/la Director(a) de Asuntos
documentos para
34. RPA Jurídicos revisión de la legalidad de la
revisión de la
documentación y elaboración de contrato si
legalidad
corresponde.
Revisa la legalidad de la documentación presentada
por el proveedor adjudicado.
Si la contratación del bien o servicio se formalizará
mediante Orden de Compra o Servicio, emite
informe de verificación de legalidad de la
documentación presentada por el proponente
adjudicado y lo remite al RPA.
Revisión legal y
Director(a) de Revisa la legalidad de la documentación presentada
35. elaboración de
Asuntos Jurídicos por el proveedor adjudicado.
contrato
mediante contrato, elabora el contrato de acuerdo
a modelo y plazos establecido en el DBC, lo firma o
visa y gestiona las firmas del adjudicado y de la
MAE o autoridad delegada.
RPA.
Remite carpeta Remite carpeta del proceso con contrato firmado al
36. RPA
de proceso Responsable Administrativo y Contrataciones.
Formalización
Si la contratación del bien o servicio se efectuará
contratación
mediante Orden de Compra o Servicio, instruye al
37. mediante Orden RPA
Responsable Administrativo y Contrataciones la
de Compra o
elaboración de la misma.
Servicio


Elaboración
Responsable Elabora Orden de Compra u Orden de Servicio y lo
Orden de Compra
38. Administrativo y remite al/la Director(a) de Asuntos Administrativos
u Orden de
Contrataciones para firma.
Servicio
Director(a) de
Formalización de Remite la documentación al Responsable
39. Asuntos
la contratación Administrativo y Contrataciones para gestionar
Administrativos
Registro de
Contrato, Orden Responsable
Realiza el registro del Contrato, Orden de Compra u
40. de Administrativo y
Orden de Servicio en el SICOES.
Compra/Servicio Contrataciones
en el SICOES
Elabora memorándum.
Designación de
Recepción
Recepción de
43. Comisión de Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio, y
bienes o servicios
MAE o Autoridad
Delegada
para registro Contrataciones realizar el registro en el SICOES y
elaborar solicitud de pago si corresponde.


Registro SICOES
Responsable
Contrataciones
Disconformidad)
Responsable
proveedor la recepción, elabora nota para firma de/la Director(a)
disconformidad de Asuntos Administrativos para comunicar los
Contrataciones
de la entrega motivos por los que no se realizó la recepción del
bien o servicio al proveedor adjudicado.
Responsable
Contrataciones
pago.
49.







DA A-UAR H-10 4-02 CONTR ATACIÓN MO DALID AD ANPE (MAYO R A Bs50 .00 0 HASTA Bs1.0 00.000)
Re s p on sa ble A dm in istra tivo MA E o autorida d Res po nsab le o Profesi ona l en Bie nes
y Co n tra tac io n e s de lega da C omis ión de R ece pc ió n y Se rv icio s
7
Firm a me moránd um d e
design ación
M emorán du m desig na ció n Resp onsable o Co misión Rec ibe los bienes o
Resp onsable . o C omisió n de R ecepción s erv ic ios y v erifica
de R ece pción cum plimiento del Contrato,
O rden de Com pr a o
S erv icio, E T o TDR ´s
Mem orán du m firm ad o
Rem ite para firm a de la de R esp on sab le o
M AE o auto rid ad Com isión de Re cep ción Elabora Inf orme Act a de
de leg ada , A djun to al Rece pción o Inf orme de
pro ceso de con tratació n

C on form id ad o
Disconf ormid ad
R em ite me mo rá nd um y
carp eta de l proce so para
R eg ist ra info rma ció n cum plim iento d e Acta d e Re cepció n o
en e l SIC OES funcion es In form e de C o nfo rm idad
o Disco nfo rmida d
SI R em ite carpeta a l RAC

pa ra reg istro e n SIC OES R em ite a la MA E o
Existe confo rm ida d y p ro cesa r solicit ud de Au torida d d ele gad a
en la recep ción? pago si correspon de
NO
Com unic a al P rov eedor la

disc onfor m idad de la
entrega por parte del
Resp. o C om is ión de
Recepc ió n
N ota firma da po r el D AA
y recib id a p or e l
pro veed or
Archivo del proceso

original
Fin
Remite docum entación al

P B S para v er ific ación de Verifica do cum en tación
doc um entación y y e la bo ra so licitu d d e
elaborac ión de s olic itu d de pa go
pago
Revisa, firma y rem ite al

DAA solicit ando Rem ite al R AC p ara
pág. 178
auto rizar p ro ceso de firma y e nvio al D AA
pa go
Fin
DE: Direc tor( a) E jecutiv o( a) RPA : Respons able de P roceso de Contratación de US: Unidad Solicitante RFT: Res ponsable F inanciero y Tes or er ía
DAA : Director(a) de As untos Adm inistrativos Apoyo Nacional a la P roducc ión y Em pleo RAC: Res ponsable Administrativo y Contrataciones PP: Profesional en P res upuestos
DAJ : Director (a) de Asuntos Jurídicos PB S: Pr ofesional en Bienes y Serv icios
CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA DAA-UARH-104
Objetivo Realizar los procesos de contratación de bienes y/o servicios por montos superiores
a Bs. 1.000.000 que corresponden a la modalidad de Licitación Pública.

Elabora y remite a la Unidad Administrativa
al RPC, con Visto Bueno por la máxima autoridad de
la Unidad Solicitante, adjuntando mínimamente lo
siguiente:
1. Especificaciones Técnicas para bienes, servicios

Solicitud de generales y obras o Términos de Referencia
Unidad para servicios de Consultoría, debidamente
1. autorización de
Solicitante firmado.
inicio de proceso
2. Documento que respalde el Precio Referencial.
(Cotización).
objeciones, artes aprobadas, etc., de acuerdo al
caso.
Referencia en medio magnético.
Revisa documentos.
Recepción de
2. Asuntos emitir certificación presupuestaria previa revisión
solicitud
Administrativos de los documentos y se remita documentación al
RPC para autorización de inicio de proceso.
Instrucción para
la emisión de la
certificación
presupuestaria
Certificación Profesional en Emite certificación presupuestaria en base a
4.
presupuestaria Presupuesto requerimiento de la Unidad Solicitante, y consigna


Remite la documentación al Responsable Financiero
y Tesorería.
RPC.
Verificación de
en el POA, PAC y que cuente con la certificación
6. registro en POA y RPC
presupuestaria.
PAC
Con la documentación en orden, instruye al
Instrucción de
Responsable Administrativo y Contrataciones la
7. elaboración del RPC
elaboración del Documento Base de Contratación
DBC
(DBC).
Verifica la documentación.
Apertura de
carpeta de Responsable interno respectivo.
proceso de Administrativo y
8. Elabora el DBC, en base a los Modelos aprobados
contratación y Contrataciones
Elaboración de por el Órgano Rector, incorporando las
DBC Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia
remitidos por la Unidad Solicitante.
Envío de DBC y Responsable Remite el DBC elaborado adjunto a la carpeta del
9. carpeta del Administrativo y proceso al RPC para su aprobación y autorización
proceso Contrataciones de inicio de proceso.
Revisa DBC.
En caso de no existir observaciones, autoriza el
inicio del proceso de contratación.
Aprueba el DBC
Autorización de
inicio de proceso RPC Instruye al Responsable Administrativo y
10.
de contratación Contrataciones la publicación del DBC en el SICOES
y la convocatoria en el SICOES y Mesa de Partes.
Si considera necesario, instruye la publicación en
otros medios de comunicación alternativos de
carácter público.
Publica el DBC en el SICOES y la Convocatoria en el
Responsable
Publicación de SICOES y mesa de partes del SEA, de acuerdo a lo
convocatoria establecido en el Manual de Operaciones del
Contrataciones
SICOES.
Unidad Si en la Convocatoria ha sido programada la
12. Inspección previa Solicitante y Inspección Previa, se lleva a cabo con la


Administrativa de la Unidad Administrativa y potenciales
proponentes, en la hora y lugar establecidos en la
Convocatoria, emitiendo el acta correspondiente.
Si en la Convocatoria han sido programadas las
Unidad
Consultas Escritas sobre el DBC, se reciben las
Solicitante y
13. Consultas escritas mismas dentro del plazo establecido en la
Unidad
Convocatoria y prepara las respuestas para la
Administrativa
Reunión de Aclaración.
La Reunión de Aclaración se realizará en la fecha,
hora y lugar señalados en la Convocatoria con la
Reunión de Solicitante y Unidad Administrativa y potenciales proponentes.
14.
Aclaración Unidad Se responderán las consultas escritas, se atenderán
Administrativa las solicitudes de aclaración.
Elaboran el acta correspondiente.
Remiten el acta al RPC.
Solicitud de
Solicita al/laDirector(a) de Asuntos Jurídicos la
Elaboración de
elaboración de la Resolución de aprobación del DBC
Resolución
15. RPC con las enmiendas si existen (producto de la
Administrativa de
Reunión de Aclaración), adjuntando el Acta de la
aprobación de
Reunión de Aclaración y expediente del proceso.
DBC
Elabora, firma o visa la Resolución de Aprobación
Elaboración de
del DBC con las enmiendas, si existieran, previa
Resolución
Director(a) de revisión de la documentación, en el plazo
16. Administrativa de
Asuntos Jurídicos establecido en la Convocatoria y remite
aprobación de
conjuntamente el expediente del proceso al RPC
DBC
para su firma.
Firma la Resolución de Aprobación del DBC e
Firma de
instruye al Responsable Administrativo y
17. Resolución RPC
Contrataciones la notificación y publicación en el
Administrativa
SICOES.
Notificación y
Responsable
Publicación de la Realiza la notificación y publicación de la Resolución
Resolución de Aprobación del DBC en el SICOES.
Contrataciones
Administrativa
Elaboración Coordina con el RPC la elaboración de
Responsable
Memorándum memorándum de designación de Comisión de
Comisión de Calificación.
Contrataciones
Calificación Remite memorándum elaborado al RPC para firma.


Suscribe memorándum para designar a la Comisión
Designación de
de Calificación.
20. Comisión de RPC
Remite memorándum a la Comisión de Calificación
Calificación
para cumplimiento de sus funciones.
Designado mediante memorándum por el
Recepción de Responsable de
Director(a) de Asuntos Administrativos, recibe y
21. cotizaciones o Recepción de
registra las propuestas hasta la fecha y hora
propuestas propuestas
establecidas en la convocatoria.
Entrega de
Concluido el plazo de recepción de propuestas,
cotizaciones o Responsable de
elabora Acta de Cierre de Recepción y entrega
22. propuestas a la Recepción de
todas las propuestas recibidas a la Comisión de
Comisión de propuestas
Calificación
Calificación
En acto público, realiza la apertura de propuestas y
da lectura a los precios ofertados en lugar, fecha y
Apertura de hora establecidos en el cronograma.
Comisión de
23. cotizaciones o Efectúa la verificación de los documentos
Calificación
propuestas presentados aplicando la metodología presentó/no
presentó.
Elabora el Acta de Apertura.
En sesión reservada, analiza los documentos
Evaluación de las
Comisión de técnicos y administrativos de las propuestas
24. cotizaciones o
Calificación Evalúa las propuestas técnicas y económicas
propuestas
presentadas.
Elaboración de Elabora el “Informe de Evaluación y
Informe de Recomendación de Adjudicación o Declaratoria
Comisión de
25. Evaluación y Desierta” y lo remite al RPC para su aprobación,
Calificación
Recomendación dentro de los plazos establecidos en la
de Adjudicación convocatoria.
Revisa y aprueba el Informe emitido por la
Comisión de Calificación y sus recomendaciones, o
Revisión de
26. RPC solicita su complementación o sustentación.
Informe
Si solicita complementación o sustentación, podrá
autorizar la modificación del cronograma de plazos.
Si recibida la complementación o sustentación del
Recepción de
Informe de Evaluación y Recomendación decide
sustentación o
bajo su exclusiva responsabilidad apartarse de la
27. complementación RPC
recomendación, elabora un informe fundamentado
de Informe de
dirigido a la MAE y a la Contraloría General del
Evaluación
Estado.


Aprueba informe.
Solicitud de
Solicita al/la Director(a) de Asuntos Jurídicos la
elaboración de
28. RPC elaboración de la Resolución de Adjudicación o
Resolución
Declaratoria Desierta, según corresponda,
Administrativa
adjuntando la carpeta del proceso de contratación.
Elaboración de la Revisa la documentación
Resolución
Elabora, firma o visa la Resolución de Adjudicación
Administrativa de Director(a) de
29. o de Declaratoria Desierta.
Adjudicación o de Asuntos Jurídicos
Declaratoria Remite al RPC para firma conjuntamente con la
Desierta carpeta del proceso de contratación.
Revisa y firma la Resolución de Adjudicación o de

Firma de Declaratoria Desierta.
30. Resolución RPC Instruye al Responsable Administrativo y
Administrativa Contrataciones notificar y publicar en el SICOES y
en Mesa de Partes.
Registro de la
Adjudicación o Responsable
Registra la Adjudicación o Declaratoria Desierta en
31. Declaratoria Administrativo y
el SICOES y en mesa de partes.
Desierta en el Contrataciones
SICOES
Solicitud de
Una vez agotado el período de interposición de
presentación de Responsable
Recursos Administrativos de impugnación, elabora
32. documentos para Administrativo y
solicitud de documentos para la formalización de la
la elaboración de Contrataciones
contratación para firma del RPC.
contrato
Suscribe documento de solicitud de
documentación.
Firma nota de
33. RPC Remite documentación al Responsable
solicitud
Administrativo y Contrataciones para continuar con
el proceso.
Recibe
documentación
presentada por el
proveedor
Solicitud revisión Responsable Remite los documentos presentados por el/los
35. de Administrativo y proveedor(es) adjudicado(s) a la Comisión de
documentación Contrataciones Calificación para verificación técnica.
Remite Verifica y remite documentación presentada por
Comisión de
36. documentos para el/los proveedor(es) adjudicado(s) al RPC y solicita
Calificación
revisión de la el envío al Director(a) de Asuntos Jurídicos para


legalidad revisión de la legalidad de la documentación.
Remite el proceso de contratación y documentos

Solicitud de presentados por el proponente adjudicado y solicita
37. revisión de RPC al /la Director(a) de Asuntos Jurídicos revisión de la
documentación legalidad de la documentación y elaboración de
contrato.
por el proponente adjudicado y antecedentes del
proceso.
Elabora el contrato de acuerdo a modelo y plazos
Revisión y establecido en el DBC, lo firma o visa y gestiona las
Director(a) de
38. elaboración de firmas del adjudicado y de la MAE o autoridad
Asuntos Jurídicos
contrato delegada.
A tiempo de la firma del proponente adjudicado,
hace entrega de una copia original del Contrato
Remite carpeta del proceso con contrato firmado al
RPC.
Instrucción de Remite carpeta del proceso con contrato firmado al

39. RPC
Registro Responsable Administrativo y Contrataciones
Registro de
Contrato, Orden Responsable
40. de Administrativo y Realiza el registro del Contrato en el SICOES.
Compra/Servicio Contrataciones
en el SICOES
Elabora memorándum.
Suscribe memorándum de designación de Comisión
de Recepción.
Designación de Remite carpeta del proceso de contratación a la
MAE o autoridad
42. Comisión de Comisión de Recepción para cumplimiento de sus
delegada
Recepción funciones.


Realiza la recepción, de acuerdo a lo establecido en
Recepción de Comisión de
43. el Contrato y verifica el cumplimiento de las
bienes o servicios Recepción
Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia.
Elaboración de Informe de Conformidad o Disconformidad, según
Comisión de
44. acta o informe de corresponda.
Recepción
conformidad Remite a la MAE o Autoridad delegada
MAE o Autoridad
Delegada
Registro SICOES
Responsable
46.. Administrativo y
Contrataciones
Disconformidad)
En caso que la Comisión de Recepción emite
Comunicación al Informe de Disconformidad de recepción, elabora
Responsable
proveedor la nota para firma de/la Director(a) de Asuntos
47 Administrativo y
disconformidad Administrativos para comunicar los motivos por los
Contrataciones
de la entrega que no se realizó la recepción del bien o servicio al
proveedor adjudicado.
En caso de que la Comisión de Recepción emite
Responsable Informe de Conformidad, remite carpeta del
48. Solicitud de pago Administrativo y proceso al Profesional en Bienes y Servicios para
Contrataciones verificación de documentación y elaboración de
solicitud de pago.
49







DAA -UAR H-10 4-03 C O N TR ATACIÓ N M O DALIDA D LICITAC IÓ N PÚ BLIC A
Res p o nsa ble A dm inistra tivo M A E o au tor ida d P r ofe si o na l en B ie ne s
C o m isió n d e R e ce p ció n
y C on tra tacio n es d e le g ad a y S erv icio s
6 Rec ibe lo s bienes o

F irm a m e mo r ándum de
serv ic ios y v erifica
des ign ac ión C om is ió n
c um plim iento del Con trato,
de R ece pc ión
E T o TDR ´s
M em or án dum des ig nac ió n
C om is ió n de Rec ep ción
E labor a Inf or me A ct a d e
M em or án du m firm ad o
de C om is ión de Rec e pc ión o Inf or m e de
C on for m id ad o
R ec e pc ión
D is c onf or mid ad
R em ite par a firm a de la
M AE o auto ridad

deleg ada , A djun to al
pr oc es o de con tr ata c ió n A ct a d e R e c epc ió n o
R em ite m e m orá ndum y
In for m e d e C onfo rm ida d

c ar peta del pr oce s o par a
o Disc o nform idad
cum p lim iento d e
fu nc ion es
Reg is tra info r m ac ió n
en e l SIC O ES
R em ite c arpe ta al R A C
pa r a r eg istro e n S IC OE S R em ite a la M A E o
y p ro ces a r s olic itud de A utor idad d ele gad a
pago s i c or r es p on de
SI
E x is te c onfo rm ida d
en la rec ep ció n?
NO
Com u nic a al P rov eedor la

disc onfor m idad de la
entr ega por parte de la
Com is ión de Rec epción
Nota fir m a da po r el D AA
y rec ib ida p or e l
pr o v eed or
A r c hiv o del pr oce s o

or iginal
F in
Rem ite docum enta ción al

PB S para v er ific ación de V e rific a doc um en tac ió n
doc umentac ión y y e la bo ra s o licitu d de
pago
pág. 192
Rev isa, f ir ma y rem ite al
R em ite al R A C p ar a
DA A solic ita ndo autor iz ar
fir m a y e nvio al D A A
proces o de pag o
F in
DE: Direc tor( a) E jecutiv o(a) RPC: Res ponsable de Proces o Contratación de US: Unidad Solicitante RFT: Res ponsable Financiero y Tes or ería
DAA : Director(a) de As untos Adm inis trativos Lic itación Públic a RAC: Res ponsable Administrativ o y Contrataciones PP : Profesional en Pres upuestos
DAJ : Director (a) de As untos Jurídicos PBS: Pr ofesional en Bienes y Servicios
CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS DAA-UARH-104
Objetivo Realizar los procesos de contratación de bienes y/o servicios en la modalidad de

Contratación Directa de acuerdo a las causales establecidas en el artículo 72 del
Decreto Supremo 0181 y sus modificaciones.

Elabora y remite a la Unidad Administrativa Solicitud
de Autorización de inicio de proceso de
al RPC o RPA según corresponda, con Visto Bueno
por la máxima autoridad de la Unidad Solicitante
adjuntando mínimamente lo siguiente:
Actividades previas
1. Especificaciones Técnicas debidamente
al inicio del
1. Unidad Solicitante firmadas.
proceso de 2. Documento que respalde el Precio Referencial.
contratación (Cotización).
4. Informe de justificación de la contratación,
estableciendo la causal para la contratación
directa y el cumplimiento del proveedor a las
especificaciones técnicas.
Recibe documentos.
Recepción de
2. Asuntos emitir certificación presupuestaria previa revisión
solicitud
Administrativos de los documentos y se remita documentación al
RPA/RPC para autorización de inicio de proceso.
emisión de la
certificación
presupuestaria
Revisa documentos y emite la certificación
presupuestaria en base a requerimiento de la
Unidad Solicitante, verificando previamente en el
Certificación Profesional en
4. POA y el Presupuesto de la gestión y consigna el
presupuestaria Presupuesto
código POA en la certificación.
Remite documentos al Responsable Financiero y
Tesorería.


RPA/RPC.
Verificación de
en el POA y PAC (según corresponda) y que cuente
6. registro en POA y RPA/RPC
con la certificación presupuestaria.
PAC
Revisa el informe elaborado por la Unidad
Solicitante y, si considera que el mismo reúne todas
las condiciones y justificaciones necesarias, instruye
Adjudicación del la adjudicación del proceso de contratación al
7. RPA/RPC
proceso proveedor seleccionado.
Caso contrario, solicita la sustentación del informe a
la Unidad Solicitante a través de su
complementación y/o aclaración.
Responsable Revisa y verifica la documentación de respaldo.
Apertura de
8. Administrativo y Apertura carpeta para el proceso y asigna código
carpeta
Contrataciones interno respectivo.
Elabora Adjudicación y Notificación de Adjudicación
para solicitar la presentación de la documentación
Elaboración de Responsable para formalización de la contratación.
9. documentos de Administrativo y Remite los documentos al RPA/RPC para firma.
Adjudicación Contrataciones En contrataciones mayores a Bs. 20.000.- (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) solicitará el Certificado del
RUPE.
Suscribe la Adjudicación.
Suscribe la Notificación de Adjudicación.
Adjudicación y
Solicitud de RPA/RPC Remite la documentación al Responsable
10.
documentación Administrativo y Contrataciones para gestionar la
firma del proveedor adjudicado como constancia de
recepción.
Recibe
documentación
presentada por el
proveedor
Remite Verifica y remite documentación presentada por el
Responsable
documentos para proponente adjudicado al RPA/RPC y solicita el
revisión de la envío al Director(a) de Asuntos Jurídicos para
Contrataciones
legalidad revisión de la legalidad de la documentación.


por el proveedor adjudicado.
mediante Orden de Compra o Servicio, emite
informe de verificación de legalidad de la
documentación presentada por el proponente
adjudicado y lo remite al RPA/RPC
Revisión legal y por el proveedor adjudicado.
Director(a) de
13. elaboración de Si la contratación del bien o servicio se formalizará
Asuntos Jurídicos
contrato mediante contrato, elabora el contrato de acuerdo
a modelo y plazos establecido en el DBC, lo firma o
visa y gestiona las firmas del adjudicado y de la MAE
o autoridad delegada.
Presenta la información de la Contratación Directa a
la Contraloría General del Estado, de acuerdo a
normativa vigente.
RPA/RPC.
Remite carpeta de Remite carpeta del proceso con contrato firmado al
14. RPA/RPC
proceso Responsable Administrativo y Contrataciones.
Formalización Si la contratación del bien o servicio se efectuará
contratación mediante Orden de Compra o Servicio, instruye al
15. RPA/RPC
mediante Orden de Responsable Administrativo y Contrataciones la
Compra o Servicio elaboración de la misma.
Elaboración Orden Responsable Elabora Orden de Compra u Orden de Servicio y lo
16. de Compra u Administrativo y remite al/la Director(a) de Asuntos Administrativos
Orden de Servicio Contrataciones para firma.
Director(a) de
Formalización de la Remite la documentación al Responsable
17. Asuntos
contratación Administrativo y Contrataciones para gestionar
Administrativos
Registro de
Responsable Realiza el registro del Contrato, Orden de Compra u
Contrato, Orden de
18. Administrativo y Orden de Servicio en el SICOES para contrataciones
Compra/Servicio
Contrataciones mayores a Bs20.000.
en el SICOES
Elabora Coordina con la Unidad Solicitante y la MAE o
Memorándum de Responsable autoridad delegada para designar al Responsable o
19. Responsable o Administrativo y la Comisión de Recepción.
Comisión de Contrataciones Elabora memorándum.



Designación de
Recepción
Recepción de
21. Comisión de Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio, y
bienes o servicios
MAE o Autoridad
Delegada
Registro SICOES
Responsable
Contrataciones
Disconformidad)
Responsable
proveedor la recepción, elabora nota para firma de/la Director(a)
disconformidad de de Asuntos Administrativos para comunicar los
Contrataciones
la entrega motivos por los que no se realizó la recepción del
bien o servicio al proveedor adjudicado.
Responsable
Contrataciones
pago.


Verifica la documentación de la carpeta del proceso.
Verificación Profesional en
27. Elabora solicitud de pago.
documentación Bienes y Servicios



DA A-U AR H-104-04 CO NTRATAC IÓN D IR EC TA DE BIENES Y SERVIC IOS
Re s po nsa b le Ad min istra tivo M A E o au to rid ad R esp o ns ab le o Pr ofe si o na l en B ie n es
y C on tra tacio ne s d eleg a da C o m is ión d e R ece pc ió n y Se rvic io s
M em orán dum des ig na c ión F irm a m em o ránd um de

R es pon sable . o Com isió n de s ign ación
de Rec epc ión Res pon s able o Co mis ión
Rec ibe lo s bienes o
de Rec e pc ión
s erv ic ios y verifica
c um plimiento del Contrato,
O rden de Compr a o
R em ite par a firm a de la S ervicio, ET o TDR ´s
M em or án du m firm ad o
M A E o auto rid ad
de R es pon sab le o

deleg ada , A djunto al
Com isió n de Rec epc ión
pr oc es o de con trata c ión E la bor a Inf orm e Ac t a d e
R ec e pc ión o Infor m e de
C on for m id ad o
Dis c onf or mid ad
R em ite me m orá ndum y
Reg is tra info r m ac ió n
c ar p eta del pr oce s o p ar a
en e l SIC OE S
c um p lim iento d e
fu ncion es A ct a d e R e cepc ió n o
In for m e d e Co nform ida d
o Disc o nfo rm ida d
E x iste SI
con form idad e n la R em ite car peta a l R A C
r ece pc ión ? pa ra r egis tro e n S IC OE S
y p roc es ar s olic it ud de
pa go s i c or r es pon de R em ite a la MA E o
NO
A u tor idad d ele gad a
Com u nic a al P roveedor la
disc onfor m id ad de la
entr ega por parte del
Res p. o C om is ión de
Recepc ión
Nota fir m a da por el DA A

y rec ib id a por e l
pr o v eed or
Ar c hiv o del pr oc e so
or iginal
F in
R em ite doc um ent ac ión

al P B S para v er ific ac ión V e rific a do c um entac ión
de d ocum enta c ió n y y ela bora s olic itud d e
ela bo ra ció n de s olic it ud pago
de p ago
pág. 200
R evis a, fir m a y r em ite al
D AA s olic it an do R em ite al RA C par a
au toriz ar p ro ces o de fir m a y env io al DA A
pa go
F in
DE: Direc tor( a) Ejecutiv o( a) RPC: Responsable de Proc es o Contratación de US: Unidad Solicitante RFT: Res ponsable F inanciero y Tes or ería
DAA : Director(a) de As untos Adminis trativos Lic itación Pública RAC: Res ponsable Administrativ o y Contrataciones PP: Profesional en P resupuestos
DAJ : Director (a) de Asuntos Jurídicos RPA: Respons able de P roceso de Contratación de PBS: Pr ofesional en Bienes y Servicios
Apoyo Nac ional a la P roducc ión y Empleo
CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

DAA-UARH-104
Objetivo Realizas los procesos de contratación de bienes y/o servicios en la modalidad de

Contratación por Excepción, de acuerdo a las causales establecidas en el artículo 65
del Decreto Supremo 0181 y sus modificaciones.

Elabora y remite nota al Director(a) de Asuntos
Solicitud
Administrativos para solicitar la emisión de
1. Certificación Unidad Solicitante
Certificación Presupuestaria, especificando el
Presupuestaria
motivo de la solicitud.
Director(a) de
Recepción de Instruye al Responsable Financiero y Tesorería emitir
2. Asuntos
solicitud certificación presupuestaria y remitir
Administrativos
documentación a la Unidad Solicitante.
emisión de la
3. Financiero y Instruye al Profesional en Presupuestos la emisión
certificación
Tesorería de la certificación presupuestaria.
presupuestaria
Emite certificación presupuestaria en base a
Certificación Profesional en requerimiento de la Unidad Solicitante.
4.
presupuestaria Presupuesto Remite la documentación al Responsable Financiero
y Tesorería.
Remite la Certificación Presupuestaria emitida a la
5. Certificación Financiero y
Unidad Solicitante.
Presupuestaria Tesorería
Remite al/la Director(a) Ejecutivo(a) Solicitud de
Autorización de contratación con Visto Bueno por la
máxima autoridad de la Unidad Solicitante
adjuntando mínimamente lo siguiente:
referencia debidamente firmados.
Solicitud de 2. Documento que respalde el Precio Referencial.
6. autorización de Unidad Solicitante (Cotización).
inicio de proceso 3. Certificación Presupuestaria.
4. Informe técnico motivado dirigido al/la
Director(a) Ejecutivo (a), el cual deberá contener
mínimamente lo siguiente:
- Antecedentes (datos de la contratación,
objeto, plazo, monto, financiamiento y
características más relevantes).

- Análisis y justificación del requerimiento y la
viabilidad de la contratación por excepción
en base a las causales establecidas en el Art.
65 del DS 0181 y sus modificaciones.
- Conclusión.
- Recomendación y solicitud de la
contratación por excepción mediante la
emisión de la resolución expresa previo
informe legal identificando al proveedor
evaluado que cumpla con las ET o TDR.
Revisa Informe técnico.
Aprobación de Director (a) En caso de autorizar, mediante visto bueno al
7.
Informe Técnico Ejecutivo (a) informe, envía documentos al/la Director(a) de
Asuntos Jurídicos para emisión de Informe Legal.
Revisa documentos y antecedentes y procede a
evaluar la pertinencia y viabilidad de la contratación
Elaboración de Director(a) de
8. por excepción.
Informe Legal Asuntos Jurídicos
Elabora Informe Legal y remite al/la Director (a)
Ejecutivo (a) para su aprobación.
Autorización e Revisa Informe Legal y antecedentes.
instrucción de En caso de aprobar y autorizar la contratación,
Director (a)
9. emisión de instruye a Director(a) de Asuntos Jurídicos la
Ejecutivo(a)
Resolución elaboración de la Resolución Administrativa para la
Administrativa autorización de la contratación adjudicación.
Elabora, firma o visa la Resolución Administrativa de
Elaboración de autorización para efectuar la contratación y
Director(a) de adjudicación por excepción.
10. Resolución
Asuntos Jurídicos
Administrativa Remite la Resolución Administrativa al Director(a)
Ejecutivo(a) para firma.
Firma de la Revisa y firma la Resolución Administrativa.
Director (a)
11. Resolución Remite al/la Director(a) de Asuntos Administrativos
Ejecutivo(a)
Administrativa e instruye su cumplimiento.
Notificación de Remite al Responsable Administrativo y
Director(a) de
adjudicación y Contrataciones e instruye elaborar la notificación de
12. Asuntos
solicitud de adjudicación y solicitud de documentos al proveedor
Administrativos
documentos para formalizar la contratación.
Elabora para firma de la MAE, Notificación de
Adjudicación para la presentación de la
Elaboración de Responsable
documentación para formalización de la
13. documentos de Administrativo y
contratación.
Adjudicación Contrataciones
En contrataciones mayores a Bs. 20.000.- (Veinte Mil
00/100 Bolivianos) solicitará el Certificado del RUPE


Suscribe la Notificación de Adjudicación.
Solicitud de
14. MAE Remite documentación al/la Director(a) de Asuntos
documentación
Administrativos para continuar el proceso.
Recibe
documentación
presentada por el
proveedor
Remite documentación presentada por el/los
Remite
Responsable proveedor(es) adjudicado(s) al/la Director(a) de
documentos para
16. Administrativo y Asuntos Administrativos y solicita el envío al
revisión de la
Contrataciones Director(a) de Asuntos Jurídicos para revisión de la
legalidad
legalidad de la documentación.
Remite el proceso de contratación y documentos
Solicitud de Director(a) de presentados por el proponente adjudicado y solicita
17. revisión de Asuntos al /la Director(a) de Asuntos Jurídicos revisión de la
documentación Administrativos legalidad de la documentación y elaboración de
contrato.
por el proponente adjudicado y antecedentes del
proceso.
Elabora el contrato, lo firma o visa y gestiona las
Elaboración de Director(a) de firmas del adjudicado y de la MAE.
18.
Contrato Asuntos Jurídicos Remite la carpeta del proceso al/la Director(a) de
Asuntos Administrativos para su registro y control.
Presenta la información de la Contratación por
Excepción a la Contraloría General del Estado, de
acuerdo a normativa vigente.
Instrucción para Remite carpeta del proceso con contrato firmado al
Director(a) de
registro de Responsable Administrativo y Contrataciones
19. Asuntos
contrato Instruye al Responsable Administrativo y
Administrativos
Contrataciones el registro en el SICOES.
Registro en el Responsable
20. SICOES del Administrativo y Realiza el registro en el SICOES.
Contrato Contrataciones
Coordina con la Unidad Solicitante y la MAE para
Elabora designar a la Comisión de Recepción.
Responsable
Memorándum de
21. Administrativo y Elabora Memorándum.
Comisión de
Contrataciones Remite a la MAE adjunto al proceso de contratación
Recepción
para firma.
Designación de Suscribe memorándum de designación de Comisión
22. Comisión de MAE de Recepción.
Recepción Remite el proceso de contratación a la Comisión de


Recepción para cumplimiento de sus funciones.
Realiza la recepción, de acuerdo a lo establecido en
Recepción del Comisión de
23. el Contrato y verifica el cumplimiento de las
Bien o Servicio Recepción
Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia.
Elaboración de Informe de Conformidad o Disconformidad, según
Comisión de
24. Acta o Informe de corresponda.
Recepción
Conformidad Remite a la MAE conjuntamente el expediente del
proceso.
Envío Remite la documentación al/la Director(a) de
25. documentación MAE Asuntos Administrativos para que instruya el
para registro registro en el SICOES.
Remite carpeta del proceso de contratación e
Director(a) de
instruye al Responsable Administrativo y
26. Instruye registro Asuntos
Contrataciones el registro en el SICOES y elaborar
Administrativos
solicitud de pago si corresponde.
Registro SICOES
Responsable
Contrataciones
Disconformidad)




D A A-U AR H -10 4-05 C O N TR A TAC IÓ N P O R EXC EP CIÓ N
Re s p o n sab le A d m inistra tivo P rofe si ona l en B iene s
D irector(a ) E je c utiv o C om isión de Re ce pc ión
y C o n tra tac io n e s y S erv ic io s
3
F irm a m e m o r ándum d e
de s ign ac ión C om is ió n
de R ec e pc ión
M em or án dum des ig na c ión Rec ibe lo s bienes o
C om is ió n de Re c ep c ión
serv ic ios y v erifica
M em or ándu m firm ad o c um plimiento del Contrato,
E T o TDR ´s
de C om is ión de
R ec e pc ión
R em ite par a firm a de la
E la bor a Inf orm e A c t a d e

M A E , A d ju nto a l pr oc e s o
R ec e pc ión o Inf or m e de
de c ontr at ac ión
C on form id ad o
R em ite m e m o rá nd um y
D is c onf or m idad
c ar p eta de l pr oc e s o p ar a
c um p lim ient o d e
fu ncion es
Ac t a d e R e c epc ió n o
R egis t ra info r m ac ió n
In for m e d e Co nfo rm ida d
en e l S IC OE S
o Dis c o nfo rm ida d
R em ite c ar pe ta a l R A C
par a r eg is tro en S IC O E S
SI y p ro ces a r s olic it ud de
pa go s i c or res p on de
Ex is te c onformidad R em ite a la M A E
en la rec epc ión?
NO
Com u nic a al P rov eedor la

disc onfor m id ad de la
entr ega por parte de la
Com is ión de Rec epción
N ota fir m a da po r el D A A
y r ec ib id a p or e l
pr o v eed or
Ar c hiv o de l pr oc e s o
or igin al
F in
Rem ite doc umenta ción al

P BS para v er ificación de V e rific a doc um en tac ió n
docum entac ión y y e la bo ra s o lic itu d d e
pago
Rev isa, f ir m a y rem ite al
pág. 208
R em ite al R A C p ar a
DAA s olic ita ndo autor iz ar
fir m a y e nv io al D A A
pr oces o de pag o
F in
DE: Direc tor( a) E jecutiv o( a) US: Unidad Solicitante RFT: Responsable F inanciero y Tes or er ía
DAA : Director(a) de As untos Adm inis trativos RAC: Res ponsable Administrativ o y Contrataciones PP : Profesional en P resupuestos
DAJ : Director (a) de As untos Jurídicos PB S: Pr ofesional en Bienes y Serv icios
MODIFICACIÓN DE CONTRATO DAA-UARH-104
Objetivo Contar con un instrumento jurídico que refleje las modificaciones contractuales,
inherentes a las obligaciones contraídas, en el marco del contrato principal suscrito
por el Servicio Estatal de Autonomías, con los proveedores de bienes y/o servicios,
observando lo dispuesto por el Art. 89 del Decreto Supremo 0181 y sus
modificaciones.

Elabora informe técnico debidamente justificado,
Solicitud de
dirigido al/la Director(a) Ejecutivo(a) detallando las
1. modificación de Unidad Solicitante
causas que dan origen a la modificación del contrato
contrato
original para la provisión de un bien o servicio.
Verifica Verifica informe y documentos de respaldo, en caso
documentación, Director(a) de aprobar el informe técnico deriva al/la Director(a)
2.
aprobación y Ejecutivo(a) de Asuntos Jurídicos, para análisis y emisión de
derivación criterio legal.
Revisa documentos, realizando un análisis legal
sobre la procedencia y pertinencia de la
modificación del contrato.
Elaboración de Director(a) de Elabora informe legal y Contrato Modificatorio si
3.
Informe Legal Asuntos Jurídicos corresponde.
Gestiona la firma de la MAE en informe y contrato
modificatorio.
Coordina con el proveedor para firma.
Entrega Contrato original y documentación de
respaldo al/la Director(a) de Asuntos
Entrega de Director(a) de Administrativos.
4.
Contrato Asuntos Jurídicos Remite copia del contrato modificatorio suscrito a la
Unidad Solicitante para su conocimiento y
cumplimiento.
Recibe contrato modificatorio con legajo de
Recepción de Director(a) de
documentos e informes y deriva el mismo al
5. contrato Asuntos
Responsable Administrativo y Contrataciones para
modificatorio Administrativos
registro (si corresponde) y archivo.
Registro en el Responsable de Procede al registro en el SICOES para procesos

6.
SICOES Bienes y Servicios mayores a Bs. 20.000.

DAA-UARH-104-06 MODIFICACIÓN DE CONTRATO

Responsable
Dirección de Asuntos Dirección de Asuntos
Unidad Solicitante Director(a) Ejevutivo Administrativo y
Jurídicos Administrativos
Contrataciones
1
Inicio
NO
La cuantía es
Revisa y analiza Remite documentación
Verifica informe y mayor a
solicitud y documentos al RAC
Elabora informe técnico documentos de Bs.20.000?
de respaldo
de justificación para respaldo
modificar contrato
SI
SI Elabora Informe Legal Registra el proceso

Aprueba informe en el SICOES
Informe firmado
2
NO
Informe legal
Devuelve Unidad Archiva documentación
Remite al DE para Solicitante para adjuntar al
autorización comprobante de pago
NO
Corresponde
Fin modificar
contrato? Fin
SI
Remite a la DAJ para

análisis y emisión de Elabora Contrato
criterio legal Modificatorio
1
Contrato Modificatorio
Remite informe y
Aprueba informe y firma
contrato modificatorio
contrato
para firma del DE
Remite informe al DE
Informe aprobado para devolución del
trámite a la Unidad
Contrato modificatorio Solicitante
firmado
Remite al DAJ para

Gestiona firma del
gestionar firma del
proveedor
proveedor
Contrato firmado
Remite copia del

original a la Unidad
solicitante
Remite documentación
al DAA
DE: Director(a) Ejecutivo(a)

DAJ: Director(a) de Asuntos Jurídicos
RAC: Responsable Administrativo y Contrataciones

ADMINISTRATIVOS
RECURSOS HUMANOS

ALMACENES DAA-UARH-105
Ingreso de materiales a almacenes DAA-UARH-105-01
Administración de almacenes DAA-UARH-105-02
Solicitud y entrega de materiales DAA-UARH-105-03
INGRESO DE MATERIALES A ALMACENES DAA-UARH-105
Objetivo Realizar el ingreso de materiales a almacenes previa entrega del Informe de

Conformidad por parte del Responsable o Comisión de Recepción que verificó el
cumplimiento de las características, condiciones, lugar de entrega, estado de los
materiales y otros.

Entrega copia del Informe de conformidad, nota de
Entrega de Responsable o
remisión o entrega, orden de compra o contrato al
1. documentación Comisión de
Técnico en Administración y Almacenes para registro
para registro Recepción
del ingreso de los materiales.
Registra en el Sistema de Almacenes (Formulario de
Ingreso a Almacenes), mismo que asigna los códigos
de control de los ítems de forma automática.
1. En caso de adquisiciones mediante Caja Chica, el
ingreso se realiza, verificando la documentación
de compra, la factura u otro documento de
Ingreso que sustente la transacción realizada a
través de Caja Chica.
2. Para el caso de Contrataciones Menores, el
Técnico en ingreso de los materiales se lo realizará según el
Ingreso a detalle contenido en el Contrato u Orden de
Almacenes Compra, Informe de Conformidad y Nota de
Almacenes
Entrega o Remisión.
3. Para el caso de ANPE, Licitación Pública o
Contratación Directa, el ingreso de los materiales
se lo realizará según el detalle contenido en el
Contrato u Orden de Compra, Informe de
Conformidad, Nota de Entrega o Remisión y la
propuesta adjudicada.
4. En otros casos, con el documento de Convenio de
Donación, Documento de Transferencia u otro
cuando corresponda.
Entrega del
Técnico en Entrega dos ejemplares del Formulario de Ingreso a
Formulario de
3. Administración y Almacenes elaborado y firmado al Responsable
Ingreso para
Almacenes Administrativo y Contrataciones.
aprobación
Revisa el Formulario de Ingreso a Almacenes
Aprobación del Responsable
verificando la documentación de respaldo y lo
4. Formulario de Administrativo y
aprueba firmando el mismo.
Ingreso Contrataciones
Adjunta al proceso de Contratación el Formulario de

Ingreso a Almacenes debidamente firmado.
Devolución de Responsable Entrega un original del Formulario de Ingreso a

5. Formulario de Administrativo y Almacenes al Técnico en Administración y
Almacenes Contrataciones Almacenes, para su archivo correlativo.
Técnico en
Archivo de
6. Administración y Archiva la documentación.
documentos
Almacenes

DAA-UARH-105-01 INGRESO DE MATERIALES A ALMACENES

Responsable o Comisión de Técnico en Administración y Responsable Administrativo y
Recepción Almacenes Contrataciones.
Inicio
Orden de Compra o
Contrato
Nota de E ntrega
Inf orme de conformidad

Recibe y revisa
formularios de ingreso
Entrega copia del
Informe de conformidad,
nota de remisión o Recibe documentación para
registro en el Sistema de
entrega, orden de
Almacenes SI
compra o contrato al
TAA El formulario
1 esta correcto?
Registra ingreso de
material o suministro NO
Devuelve formulario
para su corrección
Formulario de Ingreso
Entrega dos ejemplares

del formulario para firma Firma el Formulario
al RAC
Formulario firmado
Remite un original del

Recibe formulario de Formulario de Ingreso al
ingreso TAA y el otro original
adunta al proceso
Archiva el Formulario en
file
Fin


ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES DAA-UARH-105
Objetivo Identificar, clasificar, codificar y controlar el ingreso y salida de los materiales de

almacenes, para contar con información oportuna de las existencias para anticiparse
a adquirir aquellos materiales y/o suministros que se requieran, para asegurar la
continuidad en el desarrollo de las funciones de todas las unidades organizacionales
del SEA.

Identificación de Técnico en Identifica los materiales y/o suministros, de
1. los materiales y/o Administración y acuerdo a los parámetros del Sistema de
suministros Almacenes Almacenes.
Clasificación de los Técnico en Clasifica los materiales y/o suministros,
2. materiales y/o Administración y organizándolos de acuerdo al tipo y características
suministros Almacenes que poseen.
Codificación de los Técnico en
Codifica los materiales y/o suministros de acuerdo
3. materiales y/o Administración y
al registro en el Sistema de Almacenes.
suministros Almacenes
Almacenamiento Técnico en
Efectúa el almacenamiento de los materiales y/o
4. de los materiales Administración y
suministros en el espacio asignado para el efecto.
y/o suministros Almacenes
Verifica físicamente los materiales y/o suministros
Técnico en
Control Físico de adquiridos a través de la toma de inventarios en
Materiales coordinación con el Responsable Administrativo y
Almacenes
Contrataciones.

DAA-UARH-105-02 ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

Técnico en Administración y Almacenes
Inicio
Identifica los materiales y/

o suministros en Sistema
Sysal
Clasifica los materiales de

acuerdo a características
Codifica los materiales en

Sistema Sysal
Almacena los materiales en

los espacios asignados
Verifica físicamente los

materiales adquiridos
Fin

SOLICITUD Y ENTREGA DE MATERIALES

DAA-UARH-105
Objetivo Atender solicitudes de requerimiento de materiales a las diferentes direcciones y/o

unidades organizacionales del SEA, para el normal desarrollo de sus actividades de
acuerdo a disponibilidad en existencias.

Ingresa al Sistema de Almacenes con su usuario y
contraseña, eligiendo en el sistema de almacenes
Solicitud de
1. Servidor Público los materiales y la cantidad de cada uno de ellos,
materiales
imprimiendo el formulario “Solicitud de Materiales”
en dos ejemplares.
Autorización de Firma los dos ejemplares del formulario y gestiona
2. Servidor Público la firma autorizada de su inmediato superior.
solicitud
Revisa el contenido y cantidades requeridas en el
formulario de “Solicitud de Materiales”
Aprobación de Jefe Inmediato
3.
solicitud Superior Si está de acuerdo autoriza a través de su firma en
el formulario impreso.
Entrega de Entrega ambos ejemplares del formulario de

4. solicitud a Servidor Público “Solicitud de Materiales” al Técnico en
almacenes Administración y Almacenes.
Entrega los materiales solicitados de acuerdo al
formulario de “Solicitud de Materiales”.
Entrega de Técnico en Firma los formularios especificando la cantidad del
5. materiales y firma Administración y material efectivamente entregado.
de formulario Almacenes Entrega un ejemplar del formulario de “Solicitud de
Materiales” debidamente firmado al funcionario
solicitante y procede al archivo del otro ejemplar.
Salida de los Técnico en
Registra la salida de los materiales y/o suministros
6. materiales y/o Administración y
en el sistema de almacenes.
suministros Almacenes
Controla las existencias disponibles en almacén,
Técnico en
Control de para solicitar la adquisición de materiales y/o
existencias suministros para evitar la interrupción de las
Almacenes
actividades de la institución.

DAA-UARH-105-03 SOLICITUD Y ENTREGA DE MATERIALES

Técnico en Administración y
Servidor Público Jefe Inmediato Superior
Almacenes
Inicio
Selecciona los
materiales requeridos
Imprime Formulario de Revisa contenido y

Solicitud de Materiales cantidades requeridas
en 2 ejemplares en el formulario
Formularios de Solicitud SI
de Materiales firmados
Autoriza
solicitud?
NO
Remite al Jefe Inmediato
Superior para
autorización Devuelve formulario
para su corrección 2
1 Recibe los formularios

de solicitud
Firma los formularios

Entrega los materiales
solicitados al Servidor
Público
Recibe los formularios
firmados
Formularios autorizados
Firma los formularios
como constancia de
entrega
Deriva los formularios al
TAA
Entrega al Servidor
Público los formularios
autorizados Formularios firmados
Entrega formulario al
Verifica información y
Servidor Público para
firma el formulario como
firma como constancia
constancia de recepción
de recepción
Formularios firmados Registra la salida de

los materiales en el
sistema de
almacenes.
Entrega un original
firmado como constancia Archiva el Formulario
de recepción al TAA
Controla las existencias,

de almacén de
materiales
Fin

ADMINISTRATIVOS
RECURSOS HUMANOS

ACTIVOS FIJOS DAA-UARH-106
Registro de ingreso de activos fijos DAA-UARH-106-01
Asignación y reasignación de activos fijos DAA-UARH-106-02
Inventariación de activos fijos DAA-UARH-106-03
Salida temporal de activos fijos DAA-UARH-106-04
Reposición de activos fijos DAA-UARH-106-05
Manejo de bienes de los productos que sean
resultado de servicios de consultorías, software y DAA-UARH-106-06
otros similares
REGISTRO DE INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

DAA-UARH-106
Objetivo Realizar el registro de los activos fijos que sean adquiridos por la institución de
acuerdo a sus características y otros para contar con el detalle físico y monetario de
los bienes que pertenecen a la institución.

Entrega copia del Informe de conformidad, nota de
Entrega de Responsable o
remisión o entrega, orden de compra o contrato al
1. documentación Comisión de
Profesional en Bienes y Servicios para registro del
para registro Recepción
ingreso de los materiales.
Procede al registro de los ítems que han sido
adquiridos en el Formulario de Ingreso de Activos
Fijos, mencionando:
 Empresa de la cual es adquirido el bien.
 Fecha de la nota de entrega o remisión.
Registro y Firma de  Número de factura.
Formulario de Profesional en  Fecha de ingreso de activo.
2.
Ingreso de Activos Bienes y Servicios  Cantidad.
Fijos  Descripción.
 Precio unitario.
 Código interno.
 Número de serie.
 Valor en Bolivianos.
Firma el Formulario de Ingreso de Activos Fijos.
Entrega del
Entrega dos ejemplares del Formulario de Ingreso de
Formulario de Profesional en
3. Activos Fijos elaborado y firmado al Responsable
Ingreso para Bienes y Servicios
aprobación
Revisa el Formulario de Ingreso de Activos Fijos
Aprobación del
Responsable verificando la documentación de respaldo y lo
Formulario de
4. Administrativo y aprueba firmando el mismo.
Ingreso de Activos
Contrataciones Adjunta al proceso de Contratación el Formulario de
Fijos
Ingreso de Activos Fijos debidamente firmado.
Devolución de
Responsable
Formulario de Entrega un original del Formulario de Ingreso de
5. Administrativo y
Ingreso de Activos Activos Fijos al Profesional en Bienes y Servicios.
Contrataciones
Fijos


Una vez que los activos han sido registrados en el
Profesional en
6. Registro en el SIAF Formulario de Ingreso de Activos Fijos, los mismos
Bienes y Servicios
deben ser registrados en el SIAF
documentos Bienes y Servicios

DAA-UARH-106-01 REGISTRO DE INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

Responsable o Comisión de Responsable Administrativo y
Profesional en Bienes y Servicios
Recepción Contrataciones
Inicio
Orden de Compra o 1
Contrato
Nota de E ntrega
Elab ora Fo rmulario Revisa Formulari o d e
Inf orme de c onformidad
de Ingreso de Ingreso de Activos
Acti vos Fij os Fijos
Entrega copia del
Informe de conf ormidad,
nota de remisión o SI
entrega, orden de Formulario ela borad o
compra o cont rato al El Formulario
y firmado
PBS est a correcto?
NO
Devuelve For mul ario

Entrega dos
ejemplares del al PBS pa ra su
formulario para firma al correción
RAC
Firma Formula rio de

Ingreso de Activos
Fijos
Formulario firmado
Entrega al PBS Un
Registr a lo s original del Formulario
Acti vos adqui ridos de Ingreso de Activos
en SIAF Fijos y el otro original
adjunta al proceso
Archiva
documentación
Fin

PBS: Profesional en Bienes y Servicios

DAA-UARH-106
ASIGNACIÓN Y REASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo Dotar de activos fijos a todos los servidores públicos y dependientes del SEA,
asegurando proveer de todos los medios e instrumentos para el normal desarrollo de
sus funciones y de las actividades cotidianas y programadas, manteniendo un control
efectivo de la ubicación de cada activo fijo así como del cuidado y protección de los
mismos.

En el caso de incorporación de servidores públicos,
personal eventual y/o consultores, la Unidad
Administrativa deberá prever la dotación de activos
Solicitud de fijos antes de la contratación de personal, para el
1. asignación de Unidad Solicitante normal desarrollo de las funciones del nuevo
Activos Fijos personal.
La asignación de activos, se solicitará mediante Nota
Interna dirigida a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Recibe solicitud y mediante proveído en Hoja de
Ruta, instruye al Responsable Administrativo y
Director(a) de Contrataciones de la Unidad Administrativa
Recepción de
2. Asuntos coordinar con el Profesional en Bienes y Servicios la
solicitud
Administrativos entrega de los bienes solicitados, de acuerdo a
disponibilidad, mediante documento que
corresponda.
Responsable Instruye al Profesional en Bienes y Servicios a
Instrucción de
3. Administrativo y realizar la entrega de los activos fijos solicitados de
entrega de bienes
Contrataciones acuerdo a disponibilidad.
Realiza la entrega de los activos al servidor público,
personal eventual o consultor.
Entrega de activos Profesional en
4. El Profesional en Bienes y Servicios y el funcionario
fijos Bienes y Servicios
que recibe los activos fijos, suscriben el Acta de
Custodia en dos ejemplares.
Entrega copia con las firmas correspondientes al
Archivo de Profesional en servidor público, personal eventual y/o consultor y
5.
documentos Bienes y Servicios archiva originales del Acta de Custodia y de la
documentación de respaldo.


INVENTARIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS DAA-UARH-106
Objetivo Establecer los principales aspectos procedimentales para realizar un inventario físico
de los activos fijos de la entidad, con la finalidad de administrar los mismos,
conociendo el valor de su patrimonio.

Procede a la verificación física de la totalidad de los
Recopilación de la Profesional en activos fijos muebles, de acuerdo al reporte de
1.
Información Bienes y Servicios inventario que emite el Sistema de Activos Fijos -
SIAF.
Mediante informe, vía Responsable Administrativo y
Contrataciones, comunica al Director(a) de Asuntos
Verificación y Administrativos, la realización de la toma de
Profesional en
2. Depuración de la inventario, detallando las diferencias detectadas, si
Bienes y Servicios
Información existen, adjuntando la documentación que respalda
la conformidad de la verificación por parte de los
custodios.
Responsable
Revisión y Visto Revisa el informe y aprueba, envía al Director(a) de
3. Administrativo y
Bueno Asuntos Administrativos.
Contrataciones
Director(a) de
Aprueba informe y efectúa la devolución al
4. Aprobación Asuntos
Responsable Administrativo y Contrataciones.
Administrativos
Responsable Remite al Profesional en Bienes y Servicios el
Instrucción para
5. Administrativo y informe aprobado e instruye realizar los registros
registro en SIAF
Contrataciones que correspondan en el SIAF.
Realiza el registro de asignación de activos fijos en el
SIAF de acuerdo a normativa vigente.
Profesional en
6. Registro en SIAF En caso de identificarse activos fijos faltantes o
Bienes y Servicios
sobrantes se elabora informe adicional de acuerdo a
normativa vigente.

DAA-UARH-106-03 INVENTARIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Responsable Administrativo y Director(a) de Asuntos
Profesional en Bienes y Servicios
Contrataciones Administrativos
Inicio Revisa Info rme Revisa Info rme
Gen era repor te en

SI
SIAF Apr ueba Apr ueba SI
Info rme ? Info rme ?
NO
Ver ifica físicamen te 1 NO
los activos fijos d e la Devuelve Informe a Devuelve Informe al
entidad PBS pa ra su RAC pa ra su
corrección corrección
1
Elab ora In forme con
la base de datos
actu alizada 2 2
Info rme ap robado y Info rme ap robado y

firmado firmado
Info rme ela borad o
Deriva Informe a Existen NO

Deriva Informe al DAA diferencias
RAC en la toma de
inventario?
3 SI
Instruye realizar Devuelve al RAC
Realiza registro e n
regi stros e n S IAF al instruye ndo realizar
SIAF
PBS los registro s en SIAF
Devuelve al RAC
para ar chi vo de los
Registr os elab orado s regi stros
Recibe y archiva l os Deriva al P BS para

regi stros archivo
Fin


SALIDA TEMPORAL DE ACTIVOS FIJOS DAA-UARH-106
Objetivo Efectuar un control eficiente sobre la salida temporal de los activos fijos, controlar la
relación del Activo fijo y su asignación a los servidores públicos quien es responsable
de su custodia, protección física y mantenimiento etc.).

A requerimiento de la Unidad Solicitante elabora
Formulario de Orden de Salida Temporal de Activos,
lo suscribe y solicita la firma de:
- Funcionario solicitante: Generando la
responsabilidad por el período en que el activo
se encuentra a su cargo fuera de las instalaciones
del SEA.
- Inmediato superior del funcionario solicitante.
Solicitud de Profesional en El Formulario de Salida Temporal de Activos Fijos,
1.
equipos de oficina Bienes y Servicios debe detallar la descripción del activo, código,
motivo y tiempo de la salida del (los) activo(s) fijo(s),
nombre y apellidos del solicitante.
Para el caso de equipo informático, (computadoras,
impresoras y data show, etc.), la participación del
Profesional en Sistemas y Soporte Técnico.
Datos del funcionario que tiene asignado el activo y
el nombre del funcionario al cual se ha asignado
temporalmente el mismo.
Responsable
Recibe Formulario y pone Visto Bueno y lo entrega al
2. Visto Bueno Administrativo y
Profesional en Bienes y Servicios.
Contrataciones
Entrega copia del Formulario de Orden de Salida
Entrega de copia Profesional en Temporal de Activos, al funcionario solicitante y al
3.
de formulario Bienes y Servicios guardia de seguridad que permitirá la salida del
mismo.
Al tiempo concluido solicita la presencia del
Devolución de
4. Unidad Solicitante Profesional en Bienes y Servicios para hacer la
activos fijos
devolución y entrega de los activos fijos solicitados.
Realiza la verificación del estado y funcionamiento de
los activos, firmando por la devolución el Formulario
Verificación de los Profesional en
5. de Orden de Salida Temporal de Activos como
activos Bienes y Servicios
constancia del retorno o devolución del activo.
En caso de tratarse de equipos informáticos se

deberá contar con la firma del Profesional en
Sistemas y Soporte Técnico.
Archivo de Profesional en Concluido el proceso, archiva el Formulario de Orden

6.
documentos Bienes y Servicios de Salida Temporal de Activos.

DAA-UARH-106-04 SALIDA TEMPORAL DE ACTIVOS

Responsable Administrativo
Servidor Público Profesional en Bienes y Servicios
y Contrataciones
NO
Inicio Es equipo de
computación?
SI
Comunica la necesidad
de Salida Temporal de
Activos Fijos
Coordina con personal
de Sistemas para su
registro
Verifica la clase de
activo fijo
Elabora en 3 ejemplares
originales Formulario de
Orden de Salida
Temporal de Activos
Formularios firmados
Entrega formularios al
Revisa Formularios y
RAC para su aprobación
firma
y firma
Firma Formularios Formularios firmados
Formularios firmados por Entrega Formularios al

SP-PBS-RAC SP para firma y Devuelve formularios al
verificación de datos del PBS
activo
Recibe Formularios
Entrega Formularios
firmados
Entrega un
Entrega Un
ejemplar al Guardia Un original para su
ejemplar al SP para
de Seguridad para archivo y control
su control
su control
Fin


REPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS DAA-UARH-106
Objetivo Gestionar la reposición de activos fijos que hayan sido identificados como faltantes al
momento de la realización de inventarios o devolución de activos fijos muebles.

Una vez identificado un activo fijo faltante, en base a
los resultados del inventario efectuado o la
verificación realizada producto de la solicitud de
Inventario de Profesional en
1. devolución de activos o de certificación de
activos Bienes y Servicios
obligaciones pendiente, verifica en el SIAF las
características del bien extrañado y el funcionario
responsable al cual estaba asignado el mismo.
Contacta al funcionario que figura como responsable
Comunicación al Profesional en
2. del activo para solicitarle la devolución del bien en las
funcionario Bienes y Servicios
mismas condiciones con las que le fue entregado.
Elabora Informe Interno comunicando la inexistencia
Elaboración de Profesional en del activo y solicitando la reposición del mismo.
3.
Informe Bienes y Servicios Remite al Responsable Administrativo y
Contrataciones.
Revisa el informe.
Responsable
Aprobación Aprueba o solicita complementación.
4. Administrativo y
Informe Si aprueba, lo remite al/la Director(a) de Asuntos
Contrataciones
Administrativos.
Director(a) de Aprueba informe.
5. Aprobación informe Asuntos Instruye elaborar nota solicitando la reposición del
Administrativos activo.
Elabora Nota Interna dirigida al funcionario
Elaboración de nota Profesional en
6. responsable del activo faltante indicando la reposición
o carta Bienes y Servicios
del activo mencionado en un plazo de 48 horas.
Firma la nota.
Notificación de Director(a) de
7. solicitud de Asuntos
Contrataciones gestionar la entrega de la nota al
reposición Administrativos
funcionario responsable del bien.
Responsable Instruye al Profesional en Bienes y Servicio realizar el
Seguimiento plazo
8. Administrativo y seguimiento para el cumplimiento del plazo de
reposición
Contrataciones reposición
9. Revisión de activo Profesional en Verifica el cumplimiento del plazo otorgado para la


en sistema Bienes y Servicios reposición.
Si no se devuelve el bien: Revisa y efectúa un análisis
sobre el valor contable y de uso del activo extrañado.
A través del Responsable Administrativo y
Contrataciones y el/la Director(a) de Asuntos
Administrativos, remite antecedentes al/la Director(a)
Ejecutivo para enviar al Director(a) de Asuntos
Jurídicos para que determine acciones a seguir en el
marco de la normativa vigente.
Si se devuelve el bien: Obtiene las características del
bien en el registro del SIAF y documentación
relacionada.
En caso de equipos, a través del/la Director(a) de
Asuntos Administrativo solicitará la verificación y
emisión de un informe a la Unidad de Información
Autonómica.
Verifica las características del bien entregado con las
Elaboración de Profesional en del equipo extrañado y emite informe.
10.
informe Bienes y Servicios Remite al Responsable Administrativo y
Contrataciones
Unidad de Verifica las características del equipo entregado con
Elaboración de
11. Información las del equipo extrañado y emite informe al/la
informe
Autonómica Director(a) de Asuntos Administrativos.
Recibe y revisa el informe emitido por el Profesional
en bienes y Servicio para remitir al Director(a) de
Responsable Asuntos Administrativos.
12. Revisión de informe Administrativo y
Aprueba el informe o solicita complementación.
Contrataciones
Una vez aprobado el informe lo remite al/la
Director(a) de Asuntos Administrativos.
Revisa el informe.
Si existen observaciones en la reposición, remite
antecedentes al/la Director(a) Ejecutivo para remitir al
Director(a) de Director(a) de Asuntos Jurídicos para que determine
13. Revisión de informe Asuntos acciones a seguir en el marco de la normativa vigente.
Administrativos Si no existen observaciones en la reposición: Instruye
al Responsable Administrativo y Contrataciones
actualizar la información del activo en el SIAF, con las
nuevas características del bien repuesto.
Responsable Recibe el documento e instruye al Profesional en
Solicitud de
14. Administrativo y Bienes y Servicios la actualización en el SIAF del activo
actualización
Contrataciones con las nuevas características.


Ingresa al SIAF, busca el código del activo extrañado y
Actualización en Profesional en modifica la descripción, serie y otras características del
15.
SIAF Bienes y Servicios bien repuesto, otros que sean necesarios y asigna el
bien al responsable de su custodia.
Revisa los datos de la actualización de la descripción
del bien en el SIAF.
Si existen observaciones: Instruye su corrección al
Profesional en Bienes y Servicios.
Revisión de datos Responsable Si no existen observaciones: Aprueba con Visto Bueno
16. Emisión de informe Administrativo y el reporte y devuelve los antecedentes al Profesional
de baja Contrataciones en Bienes y Servicios.
Instruye el etiquetado del bien repuesto con el código
correspondiente y emisión de informe de baja del bien
extrañado el mismo que debe adjuntar la asignación
del activo repuesto.
Imprime el código del activo registrado en el SIAF.
Impresión y Profesional en
17. Etiqueta en el activo fijo repuesto el sticker con el
etiquetado Bienes y Servicios
número asignado en el sistema.
Entrega el bien al funcionario asignado, solicita su
Profesional en
18. Entrega de acta firma en el “Acta de Custodia Personal” y entrega una
Bienes y Servicios
copia para su archivo.
Elabora informe de baja del bien extrañado
adjuntando los antecedentes y documentación
Emite informe de Profesional en
19. relacionada para conocimiento del/la Director(a) de
baja Bienes y Servicios
Asuntos Administrativos a través del Responsable
Verifica el contenido del informe y la documentación
adjunta y remite para conocimiento de la finalización
Responsable del PROCESO de reposición y baja de los registros del
20. Aprueba informe Administrativo y SIAF del bien.
Contrataciones Aprobado el informe por el/la Director(a) de Asuntos
Administrativos remite los documentos al Profesional
en Bienes y Servicios para archivo
Profesional en Archiva todos los antecedentes y documentos

21. Dar de baja
Bienes y Servicios generados en este PROCESO.

DAA-UARH-106-05 REPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Responsable Administrativo y
Profesional en Bienes y Servicios Director(a) de Asuntos Administrativos
Contrataciones
Inicio Recibe Informe 2

Recibe Informe
Identifica activo faltante SI

SI
Aprueba?
Aprueba?
Verifica en SIAF
NO
información del activo NO
y custodio
Devuelve al PBS para su Devuelve al RAC para

corrección su corrección
Solicita la funcionario
responsable la
devolución del bien
1 1 2
Elabora Informe
Comunicando la
inexist encia del act ivo y
Aprueba y firma Informe
solicitando la reposción Aprueba y firma Informe
Interno
Informe f irmado
Informe Interno
aprobado y firmado Informe Interno
aprobado y firmado
Remite al RAC para su

aprobación Remite al DAA para su
aprobación Instruye elaborar nota de
solicitud de reposición
Elabora nota de solicitud

estableciendo el periodo
de reposición
Remite al PBS
Nota elaborada
Remite al DAA para

Revisa y firma la nota
firma
Recibe y realiza
seguimiento a la Nota firmada
devolución
Gestiona la entrega la
nota al funcionario
1
Instruye al RAC
Nota con constancia de gestionar la entrega de
recepción la nota al funcionario
Instruye al PBS realizar

el seguimiento al
cumplimiento del plazo
DE: Director(a) Ejecutivo(a) DAA: Director(a) de Asuntos Administrativos

DAJ: Director(a) de Asuntos Jurídicos RAC: Responsable Administrativo y Contrataciones


Profesional en Bienes y Servicios Director(a) de Asuntos Administrativos
Contrataciones
1 3
Revisa Informe
SI Revisa Informe
SI
Devuelve el bien?
Aprueba?
NO
SI
NO Las características del
Realiza análisis sobre el equipo son iguales o
valor contable y de uso superiores?
Devuelve al P BS para su
corrección
NO
Elabora Informe al DAA

para remitir a DE 5 Aprueba y firma Informe
4
Aprueba y firma Informe
Informe aprobado
Obtiene características
Registrad as en el SIAF e
información de respaldo Informe aprobado y 4
firmado
Remite al DE para solicitar
que DAJ determine
Rep orte SIAF acciones a s eguir
Deriva al DAA para su

aprobación
Fin
Revisa características del
bien entregado
SI Aprueba y firma Informe
El activo es un
equipo?
NO 5 Informe aprobado y
firmado
Compara las caracterís ticas
con las del bien extrañado
y emite informe para
remitir al RAC
Instruye al RAC Actualiz ar
Instruye al PBS la la información del activo
actualización en SIAF del en SIAF, con las
Informe de verificacion
activo extrañado características d el bien
repuesto
2
Remite el equipo a la UIA y
a través del DAA solicita
verificación y emisión de
informe
Verifica q ue las
características del bien
repuesto sean iguales o
superiores y emite informe
al DAA
Informe de verificación
firmado



Profesional en Bienes y Servicios Responsable Administrativo y Contrataciones Servidor Público
Recibe Informe
Recibe inst rucción de

actualización
SI
6
Aprueba?
Actualiza los datos del

bien en SIAF
NO
Devuelve al PBS para su

corrección
Deriva actualización al
RAC para su aprobación
Aprueba actualización
Imprime el código del

activo registrado en
SIAF Reporte de activo
actualizado
Etiqueta el bien y
entrega al funcionario un
Acta de Custodia Remite al PBS para
Personal para firma etiquetado e instruye
Informe de Baja de
Activo
Acta de Custodia
Personal firmada
Instruye emisión de
Informe de Baja de
Activo
Entrega al Servidor Recibe el activo y firma
Público el Activo y Acta Acta de Custodia
de Custodia para firma Personal
Acta de Custodia
Archiva el Acta de
Personal firmada por el
Custodia Personal
Servidor Público
Elabora Informe de Baja

de activo adjuntando
copia de la asignación Remite una copia al PBS
del bien repuesto
Informe elaborado
Aprueba y remite al
Remite informe al RAC DAA para conocimiento
para aprobación de conclusión del
procedimiento
Archiva los Remite informe

antecedentes y aprobado por el DAA al
documentos de baja PBS para archivo
Fin


MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO

DE SERVICIOS DE CONSULTORÍAS, SOFTWARE Y OTROS DAA-UARH-106
SIMILARES
Objetivo Realizar el manejo y custodia de los productos finales de las consultorías por
producto y del manejo de software y otros similares contratados por el SEA, según
corresponda.

1. Remite un original del producto final al
Director(a) de Asuntos Administrativos para su
resguardo.
Envío de producto 2. Cuando se trate de consultoría por producto que
final como resultado de la misma sea un software
1. (Consultoría, Unidad Solicitante para la institución, la Unidad Solicitante remite al
Software y otras Director(a) de Asuntos Administrativos el
similares) original del producto solicitando la incorporación
y registro en el Sistema de Activos Fijos de la
Institución, y otro original al Profesional en
Sistemas y Soporte Técnico
Para el caso de Software instruye a través del
Responsable Administrativo y Contrataciones
realizar el registro en el SIAF del producto (software)
Director(a) de aprobado.
2. Envío de producto Asuntos
Administrativos En caso de productos que sean resultado de
consultorías y otros similares que no sea software,
instruye a través del Responsable Administrativo y
Contrataciones el resguardo.
Responsable Remite al Profesional en Bienes y Servicios el

producto (software) aprobado e instruye realizar los
3. Envío de producto Administrativo y
registros que correspondan en el SIAF y en el
Contrataciones
Formulario de Ingreso de Activos Fijos.
Registro y Firma
de Formulario de Profesional en Elabora y firma el Formulario de Ingreso de Activos
4.
Ingreso de Activos Bienes y Servicios fijos
Fijos
Entrega del
Entrega dos ejemplares del Formulario de Ingreso de
Formulario de Profesional en
5. Activos Fijos elaborado y firmado al Responsable
Ingreso para Bienes y Servicios
aprobación


Revisa el Formulario de Ingreso de Activos Fijos
verificando la documentación de respaldo y lo
Aprobación del
Responsable aprueba firmando el mismo.
Formulario de
6. Administrativo y Adjunta a la documentación remitida de la
Ingreso de Activos
Contrataciones consultoría cuyo producto es un software el
Fijos
Formulario de Ingreso de Activos Fijos debidamente
firmado.
Devolución de
Responsable
Formulario de Entrega un original del Formulario de Ingreso de
7. Administrativo y
Ingreso de Activos Activos Fijos al Profesional en Bienes y Servicios.
Contrataciones
Fijos
Una vez que los activos han sido registrados en el
Profesional en
8. Registro en el SIAF Formulario de Ingreso de Activos Fijos, los mismos
Bienes y Servicios
deben ser registrados en el SIAF
documentos Bienes y Servicios
Una vez que le es remitido original del producto final
(consultoría, software y otros similares), registra el
Profesional en
10. Resguardo ingreso del producto y procede a la custodia y
Bienes y Servicios
salvaguarda según medidas de control y seguridad,
en función de las características físicas del producto.

MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE SERVICIOS DE

DAA-UARH-106-06
CONSULTORÍAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES
Director(a) de Asuntos Profesional en Bienes y Responsable Administrativo
Unidad Solicitante
Administrativos Servicios y C ontrataciones
Inicio
Recibe el product o y
Recibe el producto lo
Remite producto final al deriva al RAC
archiva y lo pone en
DAA para salvaguarda instruyendo su
resguardo
resguardo
Fin
Es software?
NO
SI
Recibe el software y
Entrega un original al
deriva al RAC Recibe el software y
DAA solicit ando su
instruyendo registro en deriva al PBS
regist ro en SI AF
SI AF
1
Instruye al PBS la
Elabora Formulario de
elaboración de
Ingreso de Act ivos Fijos
formulario de ingreso y
(software)
regist ro en SI AF
Formulario elaborado y Revisa Formulario de

firmado Ingreso de Act ivos Fijos
(software)
Entrega al RAC para SI

firma El Formulario
est a correcto?
1 NO
Devuelve Formulario al
PBS para su correción
Firma Formulario de
Ingreso de Activos Fijos
(soft ware)
Formulario f irmado
Recibe Formulario de
Entrega al PBS Un
Ingreso de Act ivos Fijos
original para su archivo y
(soft ware) para regist ro
ot ro original para
en SI AF
archivar adjunto a la
documentación de la
entrega del producto
(soft ware)
Regist ra el software
en SIAF
Archiva sof tware y

Formulario de Ingreso
de Act ivos Fijos
Fin


ADMINISTRATIVOS
RECURSOS HUMANOS

SERVICIOS GENERALES DAA-UARH-107
Solicitud de pago de servicios recurrentes DAA-UARH-107-01
Solicitud de vehículo para viajes DAA-UARH-107-02
Asignación de vales de gasolina DAA-UARH-107-03
SOLICITUD DE PAGO DE SERVICIOS RECURRENTES DAA-UARH-107
Objetivo Cumplir con las obligaciones económicas en el pago de servicios recurrentes como
agua potable, energía eléctrica, telefonía, internet, etc., de manera tal que las tareas
dentro del SEA se desarrollen en completa normalidad.

Recibe Hoja de Ruta con la factura o recibo de
Director(a) de
Recepción de nota alquiler desde la Dirección Ejecutiva.
1. Asuntos
y factura Instruye al Responsable Administrativo y
Administrativos
Contrataciones procesar la solicitud.
Responsable
Entrega de Entrega documentos al Profesional en Bienes y
2. Administrativo y
documentos Servicios e instruye procesar la solicitud.
Contrataciones
Elabora Acta de Conformidad o Informe de
Elaboración del Conformidad o Informe de Disconformidad según
Acta de Profesional en corresponda respecto al servicio.
3.
Conformidad y Bienes y Servicios Elabora solicitud de pago y adjunta la
Solicitud de Pago documentación necesaria para cada caso.
Envía documentos al Responsable Administrativo y
Contrataciones.
Revisa documentación
Responsable
Revisión y Aprueba y remite documentos al/la Director(a) de
4. Administrativo y
Aprobación Asuntos Administrativos para su aprobación y
Contrataciones
autorización de pago.
Director(a) de
Instrucción para Envía documentos al Responsable Financiero y
5. Asuntos
realizar el pago Tesorería e instruye realizar el pago.
Administrativos

DAA-UARH-107-01 SOLICITUD DE PAGO DE SERVICIOS RECURRENTES

Director(a) de Asuntos Administrativos Profesional en Bienes y Servicios
Contrataciones
Recibe Factura po r Recibe Factura

Inicio emitida por el
la prestaci ón del
servicio re curr ente provee dor por la
prestación del se rvicio
Recibe de Direcci ón
Ejecutiva Factura po r Deriva e Instru ye al
la prestaci ón del PBS pr oce sar Revisa Info rma ció n
servicio solicitu d d e pa go regi strada en la
factura
Deriva e in struye al
RAC pr oce sa r
solicitu d
La información es
correcta?
Elab ora nota para

devolu ción de factur a
para firma del DA A
Fin
1
Elab ora Acta de
Conformidad y
Soli citud de pago
Recibe Solicitud de
Pag o
Acta de Conformidad
y So lici tud de Pa go
firmada
Revisa So licitud de
Pag o
Deriva al RAC
SI Soli citud de Pago
para su revisi ón y
Apr ueba
firma
solicitu d?
NO
Devuelve al P BS
para su co rreción
Recibe Solicitud de
Pag o Apr ueba y firma
Soli citud de Pago
Deriva al RFT e
instruye Pro cesar el Deriva al DAA pa ra
pag o solicita r au tor ización
de proceso de pag o
Fin


SOLICITUD DE VEHÍCULO PARA VIAJES DAA-UARH-107
Objetivo Efectuar un eficiente control sobre las salidas del vehículo del SEA para viajes en
comisión, permitiendo el cumplimiento de la actividades de la Entidad.
Solicitud de vales Realiza la Solicitud de Vales de Gasolina al

1. Chofer Mensajero
de gasolina Profesional en Bienes y Servicios.
Llena el formulario de Solicitud de Vales de Gasolina

Gestiona entrega
Profesional en realiza la entrega de los vales, debidamente
2. de vales de
Bienes y Servicios firmados para la firma de Director(a) de Asuntos
gasolina
Administrativos.
Director(a) de
Firma los vales y el formulario solicitado por el
3. Firma de vales Asuntos
Chofer Mensajero.
Administrativos
Carguío de Chofer Mensajero realiza el carguío de Gasolina en

4. Chofer Mensajero
combustible la Estación de Servicio autorizada.
Firma de
Director(a)
5. Formulario de Firma y autoriza el Formulario de Solicitud de Vales.
Ejecutivo(a)
Solicitud
Presenta el Vale de Gasolina sellado por la Estación
Descargo Uso de de Servicio, adjuntando la Solicitud de Vales de
6. Chofer Mensajero
Vales Gasolina debidamente firmado (requisito para una
nueva solicitud).

DAA-UARH-107-02 SOLICITUD DE VEHÍCULO PARA VIAJES

Unidad Solicitante Profesional en Bienes y Servicios
Administrativos
Inicio Recibe Not a Interna de Recibe Not a Interna de

Solici tud Solicitud autorizada
1
Solicita uso de vehículo
mediante Nota Interna Elabora Formulario de
Verifica disponibil idad
con VoBo del Director de Asignación de Vehí cul o
de vehí cul o
Área dirigido al DAA y en dos ejemplares
señalando la cantidad de
vales de gasolina
SI
Formularios
Exist e elaborados y firmados
disponi bi lidad?
1 NO Deriva los dos

originales a la Unidad
Solici tante para firma y
Dev uelv e a la Uni dad
control
Solici tante
Deriva al PBS para

procesar solicitud
Formularios de
Asignación de Vehí cul o
para firma y control
Formularios fi rmados
Deriva un original del Recibe un original del

Formulario para Formulario para
archivo y control archivo y control
Archiva Formulario
Fin


DAA-UARH-107
ASIGNACION DE VALES DE GASOLINA
Objetivo Efectuar un eficiente control sobre la asignación de vales de gasolina para el vehículo
del SEA.
Solicitud de vales Realiza la Solicitud de Vales de Gasolina al Profesional

1. Chofer Mensajero
de gasolina en Bienes y Servicios.
Llena el formulario de Solicitud de Vales de Gasolina

Gestiona entrega
Profesional en realiza la entrega de los vales, debidamente firmados
2. de vales de
Bienes y Servicios para la firma de Director(a) de Asuntos
gasolina
Administrativos.
Director(a) de
Firma los vales y el formulario solicitado por el Chofer
3. Firma de vales Asuntos
Mensajero.
Administrativos
Carguío de Chofer Mensajero realiza el carguío de Gasolina en la

4. Chofer Mensajero
combustible Estación de Servicio autorizada.
Firma de
Director(a)
5. Formulario de Firma y autoriza el Formulario de Solicitud de Vales.
Ejecutivo(a)
Solicitud
Presenta el Vale de Gasolina sellado por la Estación
Descargo Uso de de Servicio, adjuntando la Solicitud de Vales de
6. Chofer Mensajero
Vales Gasolina debidamente firmado (requisito para una
nueva solicitud).

DAA-UARH-107-03 ASIGNACIÓN DE VALES DE GASOLINA

Profesional en Bienes y Director(a) de Asuntos
Chofer Director(a) Ejecutivo(a)
Servicios Administrativos
Elabora Formulario Recibe for mu lario y

Inicio de Solicitud de vales d e g aso lina
Vales de Gasolina para firma
Realiza la sol icitud Formulario ela borad o Formulario y vale s

de vales d e g aso lina y firmado firmados
al PBS
Deriva formula rio y Entrega Formula rio y

vales d e g aso lina al Vale s al ch ofe r p ara
DAA para firma carguío de gasolina
Carga gasolin a y
entrega Formular io a
la DE para firma
Recibe for mu lario

para firma
Formulario firmado
Recibe for mu lario Devuelve al chofer

firmado formulario
Entrega formular io a l
PBS pa ra con trol de
Kar dex de ga soli na
Recibe for mu lario
Archiva
Fin
DE: Director(a) Ejecutivo(a)


ADMINISTRATIVOS
RECURSOS HUMANOS
Disposición de bienes DAA-UARH-108-01
Baja por hurto, robo o perdida de bienes DAA-UARH-108-02
Baja de bienes en desuso, inutilización u
DAA-UARH-108-03
obsolescencia
Baja de bienes por siniestros DAA-UARH-108-04
Registro de baja de bienes DAA-UARH-108-05
Objetivo Disponer aquellos bienes en buen ó en regular estado que por su naturaleza,
obsolescencia y otros que no están siendo utilizados y que se prevé no ser necesarios
para la Institución en lo futuro, pudiendo prescindir de ellos mediante la Venta,
Enajenación, Remate, Donaciones u otros medios.

En base a la Resolución de Disposición de Bienes,
contrato de Transferencia definitiva, acta de
Revisión de Profesional en
1. entrega de bienes y/o otros documentos, elabora
documentación Bienes y Servicios
informe solicitando la disposición definitiva de los
bienes.
Elabora informe técnico, comunicando vía
Elaboración de
Profesional en Responsable Administrativo y Contrataciones a la
2. Informe de bienes
Bienes y Servicios Dirección de Asuntos Administrativos, sobre la
a ser dispuestos
existencia de bienes a ser dispuestos.
De acuerdo a revisión de informe técnico para
Revisión y Responsable disposición de bienes, aprueba informe y en caso
3. aprobación de Administrativo y de tener observaciones efectúa la devolución al
Informe Contrataciones Profesional en Bienes y Servicios para su
complementación.
Revisa informe Técnico y aprueba el mismo,
Instruye baja Director(a) de instruye al Responsable Financiero y Tesorería y al
4. contable y física Asuntos Responsable Administrativo y Contrataciones
del bien Administrativos efectuar la baja contable y la baja de bienes en
físico.
El Responsable Financiero y Tesorería instruye al
Instruye baja Responsable Profesional en Contabilidad la baja contable de los
5. contable y física Administrativo y bienes dispuestos y al Responsable Administrativo y
del bien Contrataciones Contrataciones la baja física de los bienes
dispuestos.
Realiza la baja Profesional en Procede a la baja contable y los ajustes necesarios

6.
contable Contabilidad en los Registros Contables del SEA.
Realiza la baja Profesional en

7. Procede a la baja física del bien en el sistema SIAF.
física Bienes y Servicios
Elaboración de Director(a) de Elabora en un plazo no mayor a los diez (10) días

8.
Nota e Informe Asuntos hábiles después de haber concluido el proceso de


Administrativos disposición definitiva de bienes, remite:
1. Nota al SENAPE, informando sobre la
disposición de bienes.
2. Informe a la Contraloría General del Estado
Plurinacional, sobre la disposición de bienes
ejecutada.



BAJA POR HURTO, ROBO O PERDIDA DE BIENES

DAA-UARH-108
Objetivo Establecer los pasos a seguir para la baja por hurto, robo o pérdida de los bienes de
propiedad de la entidad

Informa al Director (a) de Asuntos Administrativos
en el acto o a la brevedad posible del hecho, vía
Director de Área en forma escrita detallando lo
acontecido, adjuntando documento que consigne
datos del bien.
En el caso que el custodio decida no realizar la

denuncia, deberá presentar nota al Director (a) de
Asuntos Administrativos en la que constará la
aceptación de la responsabilidad de la devolución
de un activo de las mismas o superiores
Comunica del características, señalando plazo para la devolución
Responsable de la
1. Hurto, Robo o del mismo, el mismo que no podrá exceder de 30
Custodia
Pérdida de Benes días calendario para la devolución del mismo, el
mismo que podrá ser aceptado o no.
En caso de pérdida fortuita, el custodio deber

realizar la devolución de un activo de las mismas o
superiores características en un plazo no mayor a 30
días calendario; el equipo repuesto podrá ser
aceptado o no.
La documentación es remitida al Responsable

Administrativo y Contrataciones para seguimiento
correspondiente.
Director de Recibe la Nota del Responsable de la Custodia y

Recibe Nota del remite al Responsable Administrativo y
2. asuntos
hecho Contrataciones para realizar seguimiento.
Administrativos
Recibe la Nota e instrucción del Director(a) de
Responsable Asuntos Administrativos, deriva al Profesional en
Recibe Nota e
3. Administrativo y Bienes y Servicios para que elabore Informe de
instrucción
Contrataciones Recomendación para la Baja de Bienes.
Elabora Informe de Elabora Informe de Recomendación para la Baja de

Recomendación Profesional en Bienes y realiza las gestiones necesarias ante la
4. Compañía Aseguradora.
para la Baja de Bienes y Servicios
Bienes
En caso que un bien no esté asegurado, elabora el

Acta de Verificación, e informe correspondiente a la
MAE vía el Responsable Administrativo y
Contrataciones y el Director(a) de Asuntos
Administrativos, para que ésta instruya el proceso
sumario para establecer, indicios de
responsabilidad o liberación de la misma.
La Máxima Autoridad Ejecutiva previa revisión y

análisis del informe de recomendación para la baja
Revisa Informe e de bienes, aprobará el mismo, instruyendo a la
instruye Director(a) Dirección de Asuntos Jurídicos del SEA la
5.
Resolución Ejecutivo elaboración de la Resolución Administrativa que
Administrativa formalice la Baja de los Bienes, debiendo
acompañar toda la documentación relacionada con
el proceso.
Elabora la Resolución Administrativa para la baja de
bienes, derivando los antecedentes del proceso al
Director(a) de Asuntos Administrativos
Elabora Resolución Director(a) de debidamente firmado por la Máxima Autoridad
6.
Administrativa Asuntos Jurídicos Ejecutiva instruyendo la baja de bienes del
inventario al Profesional en Bienes y Servicios y la
baja de bienes de los Registros Contables del SEA al
Profesional en Contabilidad.
Recibe Resolución Administrativa instruyendo al
Instruye baja Director(a) de Responsable Financiero y Tesorería y al
7. contable y física Asuntos Responsable Administrativo y Contrataciones
del bien Administrativos efectuar la baja contable y la baja de bienes en
físico.
El Responsable Financiero y Tesorería instruye al
Instruye baja Responsable Profesional en Contabilidad la baja contable de los
8. contable y física Administrativo y bienes dispuestos y al Responsable Administrativo y
del bien Contrataciones Contrataciones la baja física de los bienes
dispuestos.
Realiza la baja Profesional en Procede a los ajustes necesarios en los Registros

9.
contable Contabilidad Contables del SEA.
Realiza la baja Profesional en

10. Procede a la baja física del bien en el sistema SIAF.
física Bienes y Servicios





BAJA DE BIENES EN DESUSO, INUTILIZACIÓN U OBSOLESCENCIA DAA-UARH-108
Objetivo Generar todos los documentos de respaldo para posteriormente dar de baja un bien
por inutilización u obsolescencia.
Solicitan baja de Mediante Nota Interna solicita la baja de un bien o

1. Unidad Solicitante
Bines bienes a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Director(a) de Recibe Nota de Solicitud de Baja de Activos Fijos y

Remite notas de
2. Asuntos deriva a la Unidad Administrativa para que se tomen
solicitud de Baja
Administrativos las acciones necesarias.
Responsable Toma conocimiento de Nota de Solicitud e instruye al
Instruye realizar
3. Administrativo y Profesional en Bienes y Servicios realizar las acciones
acciones
Contrataciones para la baja.
Identificación de Profesional en Identifica los bienes a ser dados de Baja por

4.
bienes para baja Bienes y Servicios inutilización u obsolescencias.
Elabora un informe de recomendación sobre la baja

de bienes en los que considera la recuperación de las
partes, accesorios y componentes que serán útiles
para la institución y/o que signifiquen un retorno
económico; también deberá contener la relación de
Análisis de los bienes a darse de baja con la identificación de
Profesional en
5. recuperación de cada bien (nombre y código), las características
Bienes y Servicios
partes propias, estado actual, el valor de inventario y la
ubicación de los mismos. Remite informe a
Director(a) de Asuntos Administrativos vía
Responsable Administrativo y Contrataciones, de
acuerdo al artículo Nº 236 parágrafo IV del D.S. Nº
181 de las NB-SABS.
Responsable Revisa y pone su Visto Bueno a informe, previo análisis
Revisión y Visto
6. Administrativo y sobre el grado de desuso, inutilización u obsolescencia
Bueno
Contrataciones de los activos objeto de baja.
Revisa y aprueba informe técnico, considerando, el
Revisión y Director(a) de desuso, inutilización u obsolescencia de los activos
7. aprobación de Asuntos objeto de baja. Instruye elaborar Informe Técnico de
Informe Administrativos análisis de conveniencia administrativa y factibilidad
legal.


Elabora el informe pertinente considerando el análisis
de conveniencia administrativa y análisis de
Elaboración de Profesional en factibilidad legal, dirigido a la DAA, adjuntando
8.
Informes Bienes y Servicios informes técnicos específicos si fuesen necesarios.
Cuando sea necesario podrá requerir el apoyo de
personal técnico especializado.
Revisa Informe, antecedentes y toda la documentación
Responsable de respaldo para la baja del bien, solicita
Revisión de Informe
9. Administrativo y complementaciones, si considera necesario, y da su
y Visto Bueno
Contrataciones Visto Bueno. Envía Informe a Director(a) de Asuntos
Administrativos.
Revisa y aprueba el informe firmando el mismo.
Director(a) de Remite documentación a la Dirección Ejecutiva,
Aprobación de
10. Asuntos solicitando la elaboración del Informe Legal y la
Informe
Administrativos gestión de la firma de la Resolución Administrativa
autorizando la Baja de los Bienes.
Solicitud de Recibe informe y solicita a la Dirección de Asuntos
Informe Legal y Director(a) Jurídicos la elaboración del Informe Legal y la gestión
11.
Resolución Ejecutivo(a) de la firma de la Resolución Administrativa
Administrativa autorizando la Baja de los Bienes.
Elaboración de Elabora el Informe y la Resolución Administrativa
Informe Legal y Dirección de firmada por el Director(a) Ejecutivo(a) y remite
12.
Resolución Asuntos Jurídicos documentación a la Dirección de Asuntos
Administrativa Administrativos.
Designación de la Director(a) de Llega la documentación y designa Comisión de
13. Comisión de Asuntos Observación, solicitando la participación de Auditoría
Observación Administrativos Interna en calidad de Observador.
Verifica las características específicas, elabora Acta,
Destrucción del Comisión de
14. observa la destrucción y/o incineración del bien y
bien o los bienes Observación
firma el Acta respectiva.
Llega la documentación y remite los antecedentes a
las siguientes instancias:
- Profesional en Bienes y Servicios instruyendo la
baja de los bienes dispuestos del inventario del
Director(a) de
Instrucción para la SEA.
15. Asuntos
baja del bien - Responsable de Contabilidad, instruyendo la baja
Administrativos
de los bienes dispuestos de los registros contables
del SEA.
El PROCESO continúa según lo dispuesto en el proceso
de baja de bienes.




BAJA DE BIENES POR SINIESTROS DAA-UARH-108
Objetivo Generar todos los documentos de respaldo para posteriormente dar de baja un bien por
causal de siniestro.
Elaboración de Responsable de la Emite Informe y comunica al Director(a) de Asuntos

1.
Informes custodia Administrativos del siniestro.

Contrataciones, que el Profesional en Bienes y
Director(a) de
Aprobación de Servicios efectúe la denuncia respectiva a instancias
2. Asuntos
Informe policiales en coordinación con la Dirección de Asuntos
Administrativos
Jurídicos, realizando todas las diligencias necesarias
ante la compañía aseguradora.
Realiza todas las diligencias y trámites ante Instancias
Policiales con asesoramiento y coordinación legal de la
Diligencias y Profesional en
3. Dirección de Asuntos Jurídicos y, en caso de existir un
trámites Bienes y Servicios
seguro por el bien, conjuntamente la Compañía
Aseguradora.
Elabora Informe y adjunta informes técnicos
Diligencias y Profesional en específicos y documentación adicional de respaldo si
4.
trámites Bienes y Servicios fuese necesario, enviando el mismo a la Dirección de
Revisa Informe, antecedentes y toda la
Responsable documentación de respaldo para la baja del bien,
Revisión de Informe
5. Administrativo y solicita complementaciones, si considera necesario, y
y Visto Bueno
Contrataciones da su Visto Bueno. Envía Informe a Director(a) de
Con base en las investigaciones e Informe recibido,
Director(a) de remite documentación a la Dirección Ejecutiva,
Aprobación de
6. Asuntos solicitando la elaboración del Informe Legal y la
Informe
Administrativos gestión de la firma de la Resolución Administrativa
Recibe informe y solicita a la Dirección de Asuntos
Solicitud de Informe
Director(a) Jurídicos la elaboración del Informe Legal y la gestión
7. Legal y Resolución
Ejecutivo(a) de la firma de la Resolución Administrativa
Administrativa


Elaboración de Elabora el Informe Legal y la Resolución Administrativa
Informe Legal y Director(a) de autorizando la baja de los bienes. Si corresponde,
8.
Resolución Asuntos Jurídicos Inicia las Acciones Legales pertinentes. Remite
Administrativa documentos a la Dirección Ejecutiva.
Definición de Director(a) Revisa Informe, firma la Resolución Administrativa e

9.
acciones a seguir Ejecutivo(a) instruye se efectúe la baja del bien o de los bienes.
De acuerdo a los resultados del sumario remite un

ejemplar de toda la documentación a las siguientes
instancias:
- Profesional en Bienes y Servicios, si corresponde,
Director(a) de instruyendo la baja de los bienes dispuestos del
10. Asuntos inventario del SEA.
baja del bien
Administrativos - Profesional en Contabilidad, instruyendo la baja
de bienes dispuestos de los Registros Contables
del SEA.
El PROCESO continúa según lo dispuesto en el proceso
de baja de bienes.



DAA-UARH-108
REGISTRO DE BAJA DE BIENES
Objetivo Recuperar total o parcialmente la inversión efectuada en el bien, además de evitar

gastos innecesarios de almacenamiento, custodia o salvaguarda, la acumulación de
bienes sin uso por tiempo indefinido y la contaminación ambiental.

Finalizado el Proceso de Disposición Definitiva de
Bienes, remite un ejemplar de toda la
documentación a las siguientes instancias:
Director(a) de 1. Profesional en Bienes y Servicios, instruyendo la
Remisión de
1. Asuntos Baja de los Bienes dispuesto del Inventario del
documentos
Administrativos SEA.
2. Profesional en Contabilidad, instruyendo la Baja
de Bienes dispuestos de los Registros Contables
del SEA.
Procesará la Baja de los Bienes del Inventario del
SEA, de acuerdo al acontecimiento ocurrido,
Profesional en
2. Baja de los bienes efectuando la baja en el registro físico del mismo,
Bienes y Servicios
adicionando la información y documentación
necesaria a los registros de activos fijos del SEA.
Elabora un informe al Director(a) de Asuntos
3. Administrativos sobre la baja efectuada vía
Informe Bienes y Servicios
Responsable Administrativo y Contrataciones.
Revisión y Responsable Revisa y aprueba informe, enviando la
4. Aprobación de Administrativo y documentación al Director(a) de Asuntos
Informe Contrataciones Administrativos.
Director(a) de Firma informe como constancia de su aprobación e
Aprobación de
5. Asuntos instruye a la Jefatura Financiera proceder con la
Informe
Administrativos baja de bienes en los registros contables.
Procesamiento de Profesional en Procesa la Baja de los Bienes en los Registros

6.
la baja del bien Contabilidad Contables del SEA.


ADMINISTRATIVOS
RECURSOS HUMANOS
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE DAA-UARH-109
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Diseño Organizacional DAA-UARH-109-01
Formalización del Diseño Organizacional DAA-UARH-109-02
Diseño del Plan de Implantación DAA-UARH-109-03
Implantación y seguimiento del diseño
DAA-UARH-109-04
organizacional
DISEÑO ORGANIZACIONAL DAA-UARH-109
Objetivo Definir y/o ajustar la estructura organizacional de la entidad, con base en las
recomendaciones del análisis organizacional y/o los objetivos y atribuciones
planteados en el Plan Estratégico Institucional (PEI) y disposiciones legales que
modifican la Organización del Órgano Ejecutivo y que afectan la estructura,
funciones y atribuciones de la entidad.

Jefe de la Unidad
Comunica al(la) Directos(a) Ejecutivo(a) sobre la
Notificación y Administrativa y
1. necesidad de iniciar el proceso de Diseño
recordatorio de Recursos
Organizacional.
Humanos
Instruye al Jefe de la Unidad de Administrativa,
mediante instructivo, iniciar el proceso de Diseño
Organizacional.
Al mismo tiempo, en caso de considerarlo
Director(a)
2. Inicio del proceso conveniente, solicita a la unidad y/o área
Ejecutivo(a)
organizacional afectada por el rediseño, su apoyo y
coordinación con la Unidad de Planificación.
Instruye al Responsable de Planificación iniciar el
Diseño Organizacional.
Jefe de la Unidad A lo largo del proceso, su trabajo consistirá en
Administrativa y realizar el seguimiento a las acciones y la supervisión
3 Seguimiento
de Recursos minuciosa del Diseño Organizacional y el control de
Humanos calidad de los documentos de avance.
El inicio del diseño o rediseño organizacional partirá
de un análisis preliminar de los resultados del
Análisis Retrospectivo y las recomendaciones del
Análisis Prospectivo, que servirán de referencia para
permitir identificar los requerimientos que aún no
Jefe de la Unidad están siendo atendidos por la entidad.
Diseño o
Administrativa y Esta actividad debe ser llevada adelante mediante
3. Rediseño
de Recursos reuniones trabajo, para lo cual convoca a la
Organizacional
Humanos Dirección de Asuntos Administrativos y a cualquier
otra unidad afectada.
En el caso que considere necesario podrá realizar
primero la actividad en la Unidad de Planificación
para posteriormente dar a conocer los resultados
alcanzados a las demás unidades.


Identificará en las Áreas y Unidades
Organizacionales centralizadas o desconcentradas,
incluyendo programas y proyectos, dos aspectos:
 El segmento de los usuarios internos y externos
Identificación de Jefe de la Unidad
de los productos y servicios emergentes de las
los Usuarios de Administrativa y
4. competencias establecidas para la entidad.
los Servicios que de Recursos
 Los requerimientos de dichos usuarios.
presta la Entidad Humanos
La finalidad es ampliar los servicios prestados o
rediseñar los existentes, todo en función al marco
legal que establece las competencias de la
institución.
Elabora o revisa el listado de los servicios y/o bienes
que ofrece la entidad para priorizarlos según
criterios institucionales. Se inicia sobre el siguiente
listado:
Jefe de la Unidad  Usuarios
Identificación de Administrativa y  Necesidades de los usuarios
5. los Servicios que de Recursos  Servicios y/o bienes que produce la entidad
presta la Entidad Humanos Debe ser elaborado por áreas para luego elaborar un
consolidado.
Esta información servirá para ajustar los servicios
y/o bienes ofrecidos de manera que cumplan con los
requerimientos identificados de cada segmento.
Procede al diseño o rediseño de los procesos
necesarios para su desarrollo y provisión,
Jefe de la Unidad considerando las operaciones establecidas en el
Identificación de Administrativa y artículo 19 de la R.S. N°225557 sobre las Normas
6. de Recursos Básicas del Sistema de Programación de
Procesos
Humanos Operaciones.
Inicialmente, se identificarán y listarán los procesos
que serán ajustados y los nuevos procesos a ser
considerados.
Esta fase será desarrollada para cada uno de los
procesos identificados, considerando, en forma
secuencial, describiendo lo siguiente:
Jefe de la Unidad  Denominación y objetivo del proceso.
Diseño o Administrativa y  Definición o redefinición de las operaciones
7. Rediseño de los de Recursos necesarias para cada proceso.
Procesos Humanos  Definición o redefinición de los resultados
esperados de cada operación y sus indicadores.
 Estimación de los tiempos de cada operación.
 Descripción de los resultados que se pretenden
obtener con el proceso.


Conforma las unidades organizacionales asignando
la ejecución de un proceso o de una o más
operaciones, de acuerdo a la especialización, carga o
división del trabajo, de forma que sean totalmente
distribuidas todas las operaciones diseñadas o
Identificación y Jefe de la Unidad rediseñadas.
Conformación de Administrativa y
8. de Recursos Conformará las unidades de nivel jerárquico
Áreas y Unidades
Humanos superior, asignándoles objetivos, funciones
Organizacionales
(emergentes de las operaciones), relaciones de
comunicación y coordinación.
Para la determinación del grado y tipo de autoridad,
solicitará apoyo específico del Jefe de la Unidad de
Planificación.
Una vez conformadas todas las unidades,
determinará su grado y tipo de autoridad y el nivel
jerárquico al que corresponden.
Jefe de la Unidad El número de unidades y equipos de trabajo
Determinación Administrativa y dependientes de cada unidad organizacional se
9. del grado y tipo de Recursos establecerá de manera tal que no diluya su
de autoridad Humanos capacidad de dirección.
La agrupación de unidades, que guarden relación
entre sí, dará lugar a la conformación de un área
organizacional, cuyo ámbito de competencia deberá
estar claramente delimitado.
Clasificará las Unidades Organizacionales, en función
Jefe de la Unidad a su contribución al logro de los objetivos
Clasificación de Administrativa y estratégicos y de gestión, de acuerdo a los
10. de Recursos siguientes criterios:
las Unidades
Humanos  Sustantivas.
 Administrativas.
 De asesoramiento.
A cada unidad organizacional, asignará la autoridad

Jefe de la Unidad lineal y/o funcional necesaria para la gestión de las
Asignación de Administrativa y operaciones asignadas según su jerarquía.
11. de Recursos
autoridad Asimismo, definirá la dependencia jerárquica de la
Humanos unidad en función a las características de sus
operaciones.


Definirá los canales y medios de comunicación,
tomando en cuenta los siguientes factores:
 Características de los canales de comunicación
Jefe de la Unidad (ascendente, descendente y cruzada), de
Definición de los Administrativa y acuerdo a la cadena de mando establecida en la
12. Canales y Medios de Recursos entidad.
de Comunicación Humanos  Alcance y cobertura del medio de comunicación.
 Tipo de información que se transmite
regularmente.
 Oportunidad, frecuencia y fluidez de la
información.
El proceso continuará considerando la creación de
instancias de coordinación interna para el
tratamiento de asuntos de competencia compartida
Determinación de Jefe de la Unidad
instancias de Administrativa y entre las áreas y unidades organizacionales.
13. de Recursos Esto se hace necesario en los casos en que no
coordinación
Humanos pudieran resolverse a través de gestiones directas,
interna
constituyendo, por tanto, consejos, comités,
comisiones o designando responsables que realicen
labores de coordinación interna.
Se definirán las instancias de relacionamiento
institucional, la que podrán ser de:
 Tuición: Cuando la entidad tenga autoridad para
ejercer el control externo posterior, la
Definición de las Jefe de la Unidad promoción y vigilancia del funcionamiento de
Administrativa y los sistemas de administración y control interno
Instancias de
1. de Recursos de otra entidad.
Relacionamiento
Humanos  Funcional: Cuando la entidad ejerza autoridad
Interinstitucional
funcional sobre otra en materia de su
competencia.
 Complementación: Cuando la entidad deba
interactuar con otra en el tratamiento de
asuntos de interés compartido.
El análisis debe finalizar con un conjunto de
Jefe de la Unidad conclusiones y recomendaciones sobre el análisis
Conclusiones y Administrativa y efectuado. Debe incluir aspectos vinculados al
2. de Recursos diseño de procedimientos.
Recomendaciones
Humanos Entrega a Jefe de la Unidad de Planificación para
revisión y envío a las unidades que corresponda.
Jefe de la Unidad Revisará, aprobará (o en su caso solicitará

complementaciones o aclaraciones al Responsable
Envío a Dirección Administrativa y
3. de Recursos de Planificación) y enviará documento a la Dirección
Ejecutiva
Humanos Ejecutiva para su aprobación y autorización de
continuar con el proceso.


Luego de un proceso de análisis de los resultados
alcanzados de acuerdo al informe obtenido de
Análisis de Director(a)
4. Planificación, instruirá a Planificación la
Resultados Ejecutivo(a)
coordinación y el envío de una copia a cada unidad
afectada.
Jefe de la Unidad
Enviará una copia a cada unidad afectada y
Envío a Unidades Administrativa
5. efectuará, en coordinación con ellas, los ajustes y
afectadas y de Recursos
modificaciones que sean necesarios.
Humanos

DAA-UARH-109-01 DISEÑO ORGANIZACIONAL

Director(a) Ejecutivo(a) Jefe de la Unidad Administrativa y Recursos Humanos
Instruye al Jefe de la Unidad de Planificación, mediante instructivo, Comunica al(la) Directos(a) Ejecutivo(a) sobre la necesidad
iniciar el proceso de Diseño Organizacional. de iniciar el proceso de Diseño Organizacional.
Al mismo tiempo, en caso de considerarlo conveniente, solicita a la

unidad y/o área organizacional afectada por el rediseño, su apoyo y
coordinación con la Unidad de Planificación. Nota de solicitud
Instruye al Responsable de Planificación iniciar el Diseño

Organizacional
A lo largo del proceso, su trabajo consistirá en realizar el
seguimiento a las acciones y la supervisión minuciosa del
Diseño Organizacional y el control de calidad de los
documentos de avance.
Instructivo
El inicio del diseño o rediseño organizacional partirá de un

análisis preliminar de los resultados del Análisis
Retrospectivo y las recomendaciones del Análisis
Prospectivo, que servirán de referencia para permitir
identificar los requerimientos que aún no están siendo
atendidos por la entidad.
Esta actividad debe ser llevada adelante mediante
reuniones trabajo, para lo cual convoca a la Dirección de
Asuntos Administrativos y a cualquier otra unidad afectada.
Identificará en las Áreas y Unidades Organizacionales

centralizadas o desconcentradas, incluyendo programas y
proyectos, dos aspectos:
 El segmento de los usuarios internos y
externos de los productos y servicios emergentes de las
competencias establecidas para la entidad.
 Los requerimientos de dichos usuarios.
La finalidad es ampliar los servicios prestados o rediseñar
los existentes, todo en función al marco legal que establece
las competencias de la institución.
Elabora o revisa el listado de los servicios y/o bienes que

ofrece la entidad para priorizarlos según criterios
institucionales. Se inicia sobre el siguiente listado:
 Usuarios
 Necesidades de los usuarios
 Servicios y/o bienes que produce la entidad
Debe ser elaborado por áreas para luego elaborar un
consolidado.
Esta información servirá para ajustar los servicios y/o
bienes ofrecidos de manera que cumplan con los
requerimientos identificados de cada segmento.
Procede al diseño o rediseño de los procesos necesarios

para su desarrollo y provisión, considerando las
operaciones establecidas en el artículo 19 de la R.S. N°
225557 sobre las Normas Básicas del Sistema de
Programación de Operaciones.
Inicialmente, se identificarán y listarán los procesos que
serán ajustados y los nuevos procesos a ser considerados.


Esta fase será desarrollada para cada uno de los procesos

identificados, considerando, en forma secuencial,
describiendo lo siguiente:
 Denominación y objetivo del proceso.
 Definición o redefinición de las operaciones
necesarias para cada proceso.
 Definición o redefinición de los resultados
esperados de cada operación y sus indicadores.
 Estimación de los tiempos de cada operación.
Descripción de los resultados que se pretenden obtener con
el proceso.
Conforma las unidades organizacionales asignando la

ejecución de un proceso o de una o más operaciones, de
acuerdo a la especialización, carga o división del trabajo, de
forma que sean totalmente distribuidas todas las
operaciones diseñadas o rediseñadas.
Conformará las unidades de nivel jerárquico superior,
asignándoles objetivos, funciones (emergentes de las
operaciones), relaciones de comunicación y coordinación.
Para la determinación del grado y tipo de autoridad,
solicitará apoyo específico del Jefe de la Unidad de
Planificación.
Una vez conformadas todas las unidades, determinará su

grado y tipo de autoridad y el nivel jerárquico al que
corresponden.
El número de unidades y equipos de trabajo dependientes
de cada unidad organizacional se establecerá de manera tal
que no diluya su capacidad de dirección.
La agrupación de unidades, que guarden relación entre sí,
dará lugar a la conformación de un área organizacional, cuyo
ámbito de competencia deberá estar claramente delimitado.
Clasificará las Unidades Organizacionales, en función a su

contribución al logro de los objetivos estratégicos y de
gestión, de acuerdo a los siguientes criterios:
-Sustantivas.
-Administrativas.
-De asesoramiento.
A cada unidad organizacional, asignará la autoridad lineal y/

o funcional necesaria para la gestión de las operaciones
asignadas según su jerarquía. Asimismo, definirá la
dependencia jerárquica de la unidad en función a las
características de sus operaciones.


Definirá los canales y medios de comunicación, tomando en

cuenta los siguientes factores:
Características de los canales de comunicación
(ascendente, descendente y cruzada), de acuerdo a la
cadena de mando establecida en la entidad.
Alcance y cobertura del medio de comunicación.
Tipo de información que se transmite regularmente.
Oportunidad, frecuencia y fluidez de la información.
El proceso continuará considerando la creación de

instancias de coordinación interna para el tratamiento de
asuntos de competencia compartida entre las áreas y
unidades organizacionales.
Esto se hace necesario en los casos en que no pudieran
resolverse a través de gestiones directas, constituyendo,
por tanto, consejos, comités, comisiones o designando
responsables que realicen labores de coordinación interna.
Se definirán las instancias de relacionamiento institucional,

la que podrán ser de:
Tuición: Cuando la entidad tenga autoridad para ejercer
el control externo posterior, la promoción y vigilancia del
funcionamiento de los sistemas de administración y control
interno de otra entidad.
Funcional: Cuando la entidad ejerza autoridad funcional
sobre otra en materia de su competencia.
Complementación: Cuando la entidad deba interactuar con
otra en el tratamiento de asuntos de interés compartido.
El análisis debe finalizar con un conjunto de conclusiones y

recomendaciones sobre el análisis efectuado. Debe incluir
aspectos vinculados al diseño de procedimientos.
Entrega a Jefe de la Unidad de Planificación para revisión y
envío a las unidades que corresponda.
Luego de un proceso de análisis de los resultados Revisará, aprobará (o en su caso solicitará

complementaciones o aclaraciones al Responsable de
alcanzados de acuerdo al informe obtenido de
Planificación) y enviará documento a la Dirección Ejecutiva
Planificación, instruirá a Planificación la coordinación y el para su aprobación y autorización de continuar con el
envío de una copia a cada unidad afectada. proceso.
Enviará una copia a cada unidad afectada y efectuará, en

coordinación con ellas, los ajustes y modificaciones que
sean necesarios.
FIN

FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL DAA-UARH-109
Objetivo Contar con instrumentos administrativos y normas internas de cumplimiento

obligatorio debidamente aprobados por las instancias correspondientes para su
aplicación en el desarrollo y ejercicio de las actividades vinculadas con el accionar
de la entidad.

Unidad Elaboración y/o actualización del Manual de
Coordinación para Administrativa y Organización y Funciones. Instruye a Responsable
1.
la formalización de Recursos de Planificación elaborar contenidos del Manual
Humanos de Organización y Funciones (MOF).
Con el apoyo y en coordinación con la Dirección
de Asuntos Administrativos, elaborará el Manual
de Organización y Funciones (MOF), verificando
que contenga información sobre:
 Las disposiciones legales que regulan la
estructura.
 Los objetivos institucionales
 El organigrama
Diseño del Unidad
 El nivel jerárquico y la relación de
Manual de Administrativa y
2. dependencia de las unidades y áreas
Organización y de Recursos
organizacionales.
Funciones Humanos
 Las funciones inherentes a cada una de las
ellas.
 Las relaciones de coordinación interna y
externa.
Una vez diseñado el Manual lo enviará, con el
VoBo y aprobación de la Dirección Ejecutiva, a
cada área y unidad organizacional para su
conocimiento y aprobación.
Revisarán el Manual de Organización y Funciones
Unidad
(MOF) y, de considerarlo oportuno, sugerirán
Revisión y Administrativa y
3. cambios y aclaraciones, caso contrario devolverán
aceptación de Recursos
la documentación con su firma y sello dando fe de
Humanos
su aceptación.


Unidad
Administrativa y Realizados los ajustes, generará la versión final del
4. Edición del MOF
de Recursos Manual de Organización y Funciones (MOF).
Humanos
Una vez concluido el proceso de diseño,
continuará con la elaboración de los
procedimientos, para lo cual contemplará lo
siguiente:
 Ordenar lógica y secuencialmente las tareas
necesarias para llevar a cabo las operaciones.
 Determinar los insumos y especificaciones,
Unidad para todos y cada uno de los procedimientos.
Diseño de Administrativa y  Establecer los registros, formularios u otras
5.
procedimientos de Recursos formas utilizadas para la ejecución de cada
Humanos una de las tareas.
 Determinar los resultados de cada PROCESO,
los cuales deberán ser cuantificables y
verificables.
Para ello se utilizarán diagramas de flujo y la
descripción literal del PROCESO. Entregará el MOF
y el Manual de Procesos al Jefe de la Unidad de
Planificación.
Unidad Tanto el Manual de Organización y Funciones
Envío para Administrativa y (MOF) como el Manual de Procesos y
6.
revisión de Recursos procedimientos, serán enviados a cada área y
Humanos unidad organizacional para su revisión.
Unidad Revisarán y, de considerarlo oportuno, sugerirán
Revisión y Administrativa y cambios y aclaraciones, caso contrario devolverán
7.
aceptación de Recursos la documentación con su firma y sello dando fe de
Humanos su aceptación.
Enviará el Manual de Organización y Funciones
Unidad
(MOF) y el Manual de Procesos a consideración
Requerimiento de Administrativa y
8. del(la) Director(a) Ejecutivo(a) con el
aprobación de Recursos
requerimiento de la aprobación respectiva para su
Humanos
aplicación.
Revisará el Manual de Organización y Funciones
(MOF) y el Manual de Procesos y, en caso de no
Resolución Director(a) tener solicitudes de aclaración o
9.
Administrativa Ejecutivo(a) complementación, emitirá Resolución
Administrativa Interna aprobación los
instrumentos e instruyendo además su aplicación.

DAA-UARH-109-02 FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
Elaboración y/o actualización del Manual de Organización y

Funciones. Instruye a Responsable de Planificación elaborar
contenidos del Manual de Organización y Funciones (MOF).
Con el apoyo y en coordinación con la Dirección de Asuntos

Administrativos, elaborará el Manual de Organización y Funciones
(MOF), verificando que contenga información sobre:
Las disposiciones legales que regulan la estructura.
Los objetivos institucionales
El organigrama
El nivel jerárquico y la relación de dependencia de las unidades y
áreas organizacionales.
Las funciones inherentes a cada una de las ellas.
Las relaciones de coordinación interna y externa.
Una vez diseñado el Manual lo enviará, con el VoBo y aprobación de
la Dirección Ejecutiva, a cada área y unidad organizacional para su
conocimiento y aprobación.
Revisarán el Manual de Organización y Funciones (MOF) y, de

considerarlo oportuno, sugerirán cambios y aclaraciones, caso
contrario devolverán la documentación con su firma y sello dando
fe de su aceptación.
Realizados los ajustes, generará la versión final del Manual de

Organización y Funciones (MOF).
Una vez concluido el proceso de diseño, continuará con la

elaboración de los procedimientos, para lo cual contemplará lo
siguiente:
Ordenar lógica y secuencialmente las tareas necesarias para llevar
a cabo las operaciones.
Determinar los insumos y especificaciones, para todos y cada uno
de los procedimientos.
Establecer los registros, formularios u otras formas utilizadas para
la ejecución de cada una de las tareas.
Determinar los resultados de cada PROCESO, los cuales deberán
ser cuantificables y verificables.
Para ello se utilizarán diagramas de flujo y la descripción literal del
PROCESO. Entregará el MOF y el Manual de Procesos al Jefe de la
Unidad de Planificación.

DAA-UARH-109-02 FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
Tanto el Manual de Organización y Funciones (MOF) como el

Manual de Procesos y procedimientos, serán enviados a cada área y
unidad organizacional para su revisión.
Revisarán y, de considerarlo oportuno, sugerirán cambios y

aclaraciones, caso contrario devolverán la documentación con su
firma y sello dando fe de su aceptación.
Enviará el Manual de Organización y Funciones (MOF) y el Manual

de Procesos a consideración del (la) Director(a) Ejecutivo(a) con el
requerimiento de la aprobación respectiva para su aplicación.
Manual de
organizaciones y
procedimientos
Manual de
organizaciones y
procedimientos
Revisará el Manual de Organización y Funciones (MOF) y el Manual

de Procesos y, en caso de no tener solicitudes de aclaración o
complementación, emitirá Resolución Administrativa Interna
aprobación los instrumentos e instruyendo además su aplicación.
FIN

DISEÑO DEL PLAN DE IMPLANTACIÓN DAA-UARH-109
Objetivo Realizar las modificaciones surgidas, formalizar los instrumentos organizacionales e

implementar la nueva estructura organizacional en la entidad, con la finalidad de
lograr los Productos/resultados y acciones de corto plazo establecidas en el Plan
Operativo Anual y el Plan Estratégico Institucional (PEI).

Elaboración del Unidad
Instruirá al Responsable de Planificación el diseño
1. Plan de Administrativa y
del Plan de Implantación.
Implantación RRHH
Elaborará una propuesta de plan de implantación,
conteniendo al menos:
 Objetivos y estrategias de implantación.
 Cronograma.
Unidad  Recursos humanos, materiales y financieros que
Plan de
2. Administrativa y se estimen necesarios para implantar el plan.
Implantación
RRHH  Actividades
 Responsables de la implantación.
 Programa de difusión.
 Seguimiento.
Unidad Por orden de prioridad describe las actividades que

Descripción de Administrativa y
3. permitirán ajustar la estructura organizacional,
Actividades RRHH procesos y procedimientos, hasta la formalización
Unidad
Elaborará la versión final del Plan, habiendo
Visto Bueno al Administrativa y
4. incorporando todos los aspectos vinculados con la
Plan de Recursos
elaboración de las estrategias.
Humanos

DAA-UARH-109-03 DISEÑO DEL PLAN DE IMPLANTACIÓN
Unidad Administrativa y Recursos Humanos
Instructivo al
Instruirá al Responsable de Planificación el diseño del responsable de
Plan de Implantación. planificacion
Elaborará una propuesta de plan de implantación,

conteniendo al menos:
Objetivos y estrategias de implantación.
Cronograma.
Recursos humanos, materiales y financieros que se
estimen necesarios para implantar el plan.
Actividades
Responsables de la implantación.
Programa de difusión.
Seguimiento.
Por orden de prioridad describe las actividades que

permitirán ajustar la estructura organizacional,
procesos y procedimientos, hasta la formalización
Elaborará la versión final del Plan, habiendo

incorporando todos los aspectos vinculados con la
elaboración de las estrategias.
FIN

DAA-UARH-109-04
PROCESO
IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DISEÑO DAA-UARH-109

ORGANIZACIONAL
Objetivo Ejecutar las acciones previstas en el Plan de Implantación de acuerdo a lo

programado y buscando alcanzar los resultados esperados y efectuar el seguimiento
de las acciones vinculadas al Plan de Implantación de manera que se generen
acciones correctivas oportunas y se adopten medidas de acuerdo a las
circunstancias, asegurando que la estructura logre los objetivos previstos en los
tiempos programados.

Inicialmente verifica que se ha dado inicio a la
Jefe
puesta en marcha del Programa de Operaciones
Verificación de Administrativo y
1. Anual (POA), verificando también la disponibilidad
Requisitos de Recursos
de los recursos humanos, físicos y financieros
Humanos
previstos.
Administrativo y En reunión de coordinación con el(la) Director(a)
de Recursos Ejecutivo(a) y demás responsables de las áreas
Humanos organizacionales, se establecerán y precisarán
Definición de
sobre las fechas y tiempos para llevar adelante el
2. Fechas de
proceso de seguimiento.
Seguimiento
(Por ejemplo, podrá definirse una reunión de
evaluación cada dos meses, cada seis u otro
mecanismo de retroalimentación y seguimiento).
Administrativo y
Prepara de de Recursos Prepara documentación de acuerdo al cronograma
3.
documentación Humanos de actividades y tiempos.
Administrativo y Organiza y ejecuta actividades programadas para

Difusión del de Recursos
4. Difusión del Manual de Organización y Funciones y
Manuales Humanos Manual de Procesos y procedimientos.
Administrativo y Solicita, al Jefe de la Unidad de Planificación ante la
Solicitud de de Recursos MAE, gestionar instructivos, memorándums y
5. instrumentos Humanos circulares para la aplicación del Manual de
administrativos Organización y Funciones (MOF) y Manual de
Procesos y procedimientos.
Administrativo y Realiza el diseño de guías de uso de instrumentos
6. Diseño de guías de Recursos administrativos y procede a la socialización de los
Humanos mismos.


Administrativo y Realiza el seguimiento personalizado a cada
de Recursos Dirección y Jefatura de Unidad con respecto a la
Humanos aplicación del Manual de Organización y Funciones
7. Seguimiento
y Manual de Procesos y procedimientos,
proporcionando la Asistencia Técnica requerida por
estas.
Administrativo y A lo largo del proceso, elaborará informes
de Recursos periódicos o a requerimiento del Jefe de la Unidad
Humanos de Planificación o del(la) Director(a) Ejecutivo(a)
Generación de
8. para realizar un análisis que permita continuar o
Informes
reconducir el proceso o realizar los ajustes que
fueran necesarios previendo el tiempo y los
recursos humanos para tal fin.
Administrativo y De acuerdo a cronograma, solicitará a través del
de Recursos Jefe de la Unidad de Planificación, información a las
Solicitud de Humanos
9. diferentes unidades organizacionales sobre la
información
aplicación de los documentos administrativos
previstos en el Plan de Implantación.
Administrativo y En períodos definidos en el Plan de Implantación
de Recursos solicita información acerca de la aplicación de los
10. Envío de solicitud Humanos
documentos administrativos a todas las unidades
organizacionales involucradas.
Administrativo y Realiza visitas a las diferentes unidades
Visita a diferentes de Recursos organizacionales para realizar el seguimiento y
11. unidades Humanos verificación de la aplicación de los Manuales de
organizacionales Organización y Funciones (MOF) y de Procesos y
procedimientos.
Administrativo y Prepara informe de seguimiento del cumplimiento
Informe de de Recursos de la implantación de documentos administrativos.
12. Humanos
Seguimiento Entrega el mismo al Jefe de la Unidad de
Planificación.
Administrativo y Revisa, analiza y remite informe de seguimiento de
13. Envío de Informe de Recursos cumplimiento de instrumentos administrativos
Humanos para conocimiento del(la) Director(a) Ejecutivo(a).
Administrativo y Analiza documentación de informe de seguimiento.
de Recursos De considerarlo necesario y pertinente, emite
Emisión de Humanos
14. instructivos para realizar modificaciones o ajustes
instructivos
en la ejecución del Plan de Implantación del Diseño
Organizacional.


Administrativo y Toma conocimiento y deriva los instructivos al
de Recursos Responsable de Planificación para que realice las
Revisión y entrega Humanos
15. acciones necesarias para realizar modificaciones o
de instructivos
ajustes en el Plan de Implantación del Diseño
Organizacional.
Administrativo y Realiza las acciones necesarias de acuerdo a
Ejecución de de Recursos instructivo, que tienen que ver con realizar
16. Humanos
Acciones modificaciones o ajustes en el Plan de Implantación
del Diseño Organizacional.

IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DISEÑO

DAA-UARH-109-04
ORGANIZACIONAL
Jefe Unidad Administrativa y Recursos Humanos
Inicialmente verifica que se ha dado inicio a la puesta

en marcha del Programa de Operaciones Anual (POA),
verificando también la disponibilidad de los recursos
humanos, físicos y financieros previstos.
En reunión de coordinación con el(la) Director(a)

Ejecutivo(a) y demás responsables de las áreas
organizacionales, se establecerán y precisarán sobre
las fechas y tiempos para llevar adelante el proceso de
seguimiento.
(Por ejemplo, podrá definirse una reunión de
evaluación cada dos meses, cada seis u otro
mecanismo de retroalimentación y seguimiento).
Prepara documentación de acuerdo al cronograma de

actividades y tiempos.
Organiza y ejecuta actividades programadas para

Difusión del Manual de Organización y Funciones y
Manual de Procesos y procedimientos.
Solicita, al Jefe de la Unidad de Planificación ante la

MAE, gestionar instructivos, memorándums y
circulares para la aplicación del Manual de
Organización y Funciones (MOF) y Manual de Procesos
y procedimientos.
Realiza el diseño de guías de uso de instrumentos

administrativos y procede a la socialización de los
mismos.
Realiza el seguimiento personalizado a cada Dirección y

Jefatura de Unidad con respecto a la aplicación del
Manual de Organización y Funciones y Manual de
Procesos y procedimientos, proporcionando la
Asistencia Técnica requerida por estas
A lo largo del proceso, elaborará informes periódicos o

a requerimiento del Jefe de la Unidad de Planificación
o del(la) Director(a) Ejecutivo(a) para realizar un
1
análisis que permita continuar o reconducir el proceso
o realizar los ajustes que fueran necesarios previendo
el tiempo y los recursos humanos para tal fin.

IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DISEÑO

DAA-UARH-109-04
ORGANIZACIONAL
Jefe Unidad Administrativa y Recursos Humanos
De acuerdo a cronograma, solicitará a través del Jefe

de la Unidad de Planificación, información a las
diferentes unidades organizacionales sobre la
aplicación de los documentos administrativos previstos
en el Plan de Implantación.
En períodos definidos en el Plan de Implantación

solicita información acerca de la aplicación de los
documentos administrativos a todas las unidades
organizacionales involucradas.
Realiza visitas a las diferentes unidades

organizacionales para realizar el seguimiento y
verificación de la aplicación de los Manuales de
Organización y Funciones (MOF) y de Procesos y
procedimientos.
Prepara informe de seguimiento del cumplimiento de

la implantación de documentos administrativos.
Entrega el mismo al Jefe de la Unidad de Planificación.
Revisa, analiza y remite informe de seguimiento de

cumplimiento de instrumentos administrativos para
conocimiento del(la) Director(a) Ejecutivo(a).
Analiza documentación de informe de seguimiento. De

considerarlo necesario y pertinente, emite instructivos
para realizar modificaciones o ajustes en la ejecución
del Plan de Implantación del Diseño Organizacional.
Toma conocimiento y deriva los instructivos al

Responsable de Planificación para que realice las
acciones necesarias para realizar modificaciones o
ajustes en el Plan de Implantación del Diseño
Organizacional.
Realiza las acciones necesarias de acuerdo a

instructivo, que tienen que ver con realizar
modificaciones o ajustes en el Plan de Implantación del
Diseño Organizacional.
FIN

MAPA DE PROCESOS
ADMINISTRATIVO
UNIDAD FINANCIERA Y
TESORERIA

CONTABILIDAD DAA-UFT-101
TESORERIA DAA-UFT-102
PRESUPUESTOS DAA-UFT-103
ADMINISTRATIVO
UNIDAD FINANCIERA Y
TESORERIA
CONTABILIDAD DAA-UFT-101
Elaboración del programa de cierre DAA-UFT-101-01
Elaboración de los Estados Financieros DAA-UFT-101-02
Elaboración de comprobantes de gasto DAA-UFT-101-03
Elaboración de comprobantes de ingreso DAA-UFT-101-04
Comprobantes reversión DAA-UFT-101-05
Apertura de fondo rotativo DAA-UFT-101-06
Manejo del fondo rotativo DAA-UFT-101-07
Cierre del fondo rotativo DAA-UFT-101-08
Retención y pago de impuestos por servicios o
DAA-UFT-101-09
compras sin factura
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DDA UNIDAD FINANCIERA
DAA-UFT-101-01 PROCESO
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CIERRE DAA-UFT-101
Objetivo Dar cumplimiento a la instrucción y plazos establecidos por el Ministerio de Economía

y Finanzas Públicas, con la finalidad de dar cumplimiento con el Instructivo de Cierre
de Gestión.

Toma conocimiento del instructivo de Cierre de
Gestión emitido por el Ministerio de Economía y
Emisión de
Director(a) Finanzas Públicas, instruye al Director(a) de Asuntos
1. Instructivo de
Ejecutivo(a) Administrativos, mediante Hoja de Ruta, la
Cierre
elaboración del Programa de Cierre de la Gestión
que concluye.
Instruye a los Responsables de Unidad de la
Director(a) de Dirección de Asuntos Administrativos, la elaboración
Asignación de
2. Asuntos del Programa de Cierre de la Gestión que concluye,
funciones
Administrativos asimismo convoca a reunión a todo el personal bajo
su dependencia..
Director(a) de En reunión interna de la Dirección, se lleva adelante
Realización de
3. Asuntos la planificación de tiempos y actividades que deben
reunión interna
Administrativos efectuarse en el Programa de Cierre de Gestión.
Responsable Instruyen al interior de cada unidad la elaboración
Preparación del Administrativo y del Programa de Cierre de Gestión, de acuerdo con
4. Programa de Contrataciones - sus competencias, delegando verbalmente al
Cierre Responsable Profesional en Contabilidad la coordinación y
Financiero y preparación del Programa de Cierre de la Gestión
Tesorería que concluye.
De acuerdo a sus competencias, elaboran el plan de
Determinación de
actividades a realizarse para el cumplimiento del
tareas y plazos Profesionales de
5. Instructivo de Cierre emitido por el Ministerio de
para su Área
Economía y Finanzas Públicas, estableciendo los
cumplimiento
tiempos para la ejecución de las mismas.
A solicitud, en reunión interna entre las áreas
Aprobación de Profesional en
6. involucradas en el cierre se aprueban los tiempos
tiempos Contabilidad
para cada una de las actividades previstas.


Consolida cada uno de los documentos preparados
por los Profesionales de Área y en base a los mismos
Elaboración del
elabora el documento final del Programa de Cierre
documento final Profesional en
7. de Gestión.
del Programa de Contabilidad
Concluido el mismo, envía a todos los que
Cierre de Gestión.
participaron en la elaboración del Programa de
Cierre de Gestión para su revisión y Visto Bueno.
Funcionarios Por otro lado, elabora el proyecto de Instructivo para
Participantes en el cumplimiento
Revisan del Programa
el Programa de yCierre
de Cierre de Gestión.
colocan su Visto
8. Visto Bueno la elaboración del Bueno como constancia de su total acuerdo con los
Programa de términos que expresa dicho documento.
Cierre
Remite Programa de Cierre de Gestión con los
respectivos Visto Bueno de los servidores públicos
Envío de
Profesional en que participaron en la elaboración al Director(a) de
9. Programa de
Contabilidad Asuntos Administrativos, incluyendo el proyecto de
Cierre de Gestión
Instructivo que deben ser firmados por el/la
Director(a) Ejecutivo(a).
Aprobación de Director(a) de Revisa y coloca su Visto Bueno, para su posterior
10. Programa de Asuntos remisión del Programa de Cierre de Gestión al
Cierre de Gestión. Administrativos Director(a) Ejecutivo(a) para su aprobación y firma.
Firma de Firma el Programa de Cierre de Gestión y los
Programa de Director(a) Instructivos correspondientes, remitiéndolos a la
11.
Cierre de Gestión Ejecutivo (a) Dirección de Asuntos Administrativos para su
e Instructivos. cumplimiento.
Recepción del Director(a) de
Recibe e instruye a los Responsables de Unidad el
12. Programa de Asuntos
cumplimiento del Programa de Cierre de Gestión..
Cierre de Gestión. Administrativos
Realizan el seguimiento a los Profesionales bajo su
Responsable
dependencia, con la finalidad de hacer cumplir con
Seguimiento a Administrativo y
las tareas y plazos asignados en los Instructivos.
tareas del Contrataciones –
13. Proceden con el cumplimiento de las tareas
Programa de Responsable
asignadas en el instructivo en los tiempos
Cierre de Gestión. Financiero y
determinados.
Tesorería
Instruyen a Profesional en Contabilidad coordinar
tareas con
Realizan laslos profesionales
tareas descritas de
en área.
el programa de cierre
Tareas realizadas de acuerdo a plazos y procedimientos establecidos y
de acuerdo a Profesionales de remiten la documentación generada en la
14.
Programa de Área mencionada actividad al Profesional en Contabilidad
Cierre para la elaboración del Acta de Cierre
correspondiente.


Elabora el Acta de Cierre, en tres ejemplares.
Con la documentación de respaldo recaba las firmas
Elaboración del Profesional en del Responsable Administrativo y Contrataciones y
14.
Acta de Cierre Contabilidad del Responsable Financiero y Tesorería y de todos los
Profesionales de la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Envió del Acta de
En cumplimiento al Programa de Cierre de Gestión,
de Cierre de
Profesional en remite a la Unidad de Auditoría Interna, el Acta de
15. Gestión a la
Contabilidad Cierre, adjuntando la documentación que respalda el
Unidad de
contenido del Acta.
Auditoría Interna
Archivo de
Concluidos todos los pasos, se procede al Archivo del
Programa y Acta Profesional en
16. Programa de Cierre de Gestión, el Acta de Cierre,
de Cierre e Contabilidad
documentos de respaldo e instructivos.
Gestión.





ELABORACIÓNDELOSESTADOSFINANCIEROS DAA-UFT-101
Objetivo Registrar cada uno de los gastos que el Servicio Estatal de Autonomías - SEA, realiza en
cumplimiento de sus obligaciones contractuales con contratistas, consultores,
proveedores y otros, para el funcionamiento y operación de sus actividades

Mediante el módulo contable del SIGEP procede a la
Apertura de Profesional en apertura de gestión, imprime el asiento de apertura, lo
1. firma y adjunta a una fotocopia del Balance General de
Gestión Contabilidad
la gestión anterior, remite al Responsable Financiero y
Tesorería.
Revisión de Responsable Revisa y firma el asiento de apertura de gestión y lo
2. Asiento de Financiero y remite al Director(a) de Asuntos Administrativos para
Apertura de Tesorería su firma.
Gestión
Firma de Asiento Director(a) de Revisa y firma el Asiento de Apertura de Gestión y lo
3. de Apertura de Asuntos devuelve al Profesional en Contabilidad para su
Gestión Administrativos archivo.
Periódicamente el Profesional en Contabilidad registra
Registro de
Profesional en los Comprobantes de Gasto C-31. Al aprobar cada uno
4. Asientos Diario
Contabilidad de estos comprobantes automáticamente se registran
Automáticos
en el SIGEP los Asientos de Diario que afectan el
módulo contable y que son parte de los Estados
Solicitud de Financieros.
Con el programa de cierre aprobado por el/la
información para Profesional en
5. Director(a) Ejecutivo(a), solicita al Responsable
registro de Contabilidad Administrativo y Contrataciones información del
Asientos Manuales
movimiento de Almacenes y Activos Fijos.
de Diario
Con la información recibida del Profesional en Bienes y
Preparación de
Responsable Servicios referente a las altas y bajas de activos fijos y
información del
6. Administrativo y del Técnico en Administración y Almacenes referente al
movimiento de
Contrataciones ingreso y salida de almacenes, remite al Profesional en
Activos
Contabilidad la información solicitada debidamente
aprobada.
Preparación de Elabora y firma las Conciliaciones Bancarias Mensuales
Profesional en de la cuenta del Fondo Rotativo y adjunto al Extracto
7. Conciliaciones
Contabilidad
Bancarias Bancario y el resumen de la composición del saldo,
gestiona firma del Responsable Financiero y Tesorería.
SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág.297
Con la información remitida por la Unidad

Administrativa, procede al análisis y registro de los
siguientes asientos manuales.
- Información de Altas y Bajas de Activos Fijos
Registro de - Registro de la depreciación anual de activos fijos.
Profesional en - Registro de la actualización del costo de los activos
8. Asientos Manuales
Contabilidad fijos.
de Diario
- Registro de la actualización de la Depreciación
acumulada de activos Fijos.
- Registro de las bajas de activos fijos. Información de
los ingresos y salidas de almacenes.
- Registro de los ingresos de materiales y suministros.
- Registro de las salidas de materiales y suministros.
Realiza el análisis de consistencia de los saldos de las

libretas de la CUT hasta comprobar que se hayan
eliminado todas las diferencias entre el módulo de
Análisis de tesorería y el módulo contable del SIGEP.
Profesional en
9. Conciliación Analiza la composición del saldo de la cuenta del Fondo
Contabilidad
Bancaria Rotativo remitido adjunto a la Conciliación Bancaria. Si
existen fondos depositados en la cuenta de Fondo
Rotativo de procedencia del TGN o Fuente Externa, sin
registro en el SIGEP, procede al registro del
Comprobante de Ingresos C-21.
Análisis de Cuentas Profesional en Procede al análisis y registro de la actualización de las

10.
Patrimoniales Contabilidad cuentas patrimoniales mediante la elaboración de
cuadros auxiliares y asientos manuales de diario.
Firma física y Verifica, aprueba y firma físicamente y en el SIGEP los
electrónica de Profesional en
11. registros de asientos manuales de diario; y adjunto a la
Asientos Manuales Contabilidad
documentación de respaldo remite al Responsable
de Diario Financiero y Tesorería para su revisión.
Firma de Responsable
12. Supervisión de Financiero y Supervisa y firma físicamente en el Asiento Manual y lo
Asientos Manuales Tesorería remite a la Director(a) de Asuntos Administrativos.
Firma de Director(a) de Revisa y aprueba mediante firma física el registro del

13. Aprobación de Asuntos Asiento Manual de Diario y remite al Profesional en
Asientos Manuales Administrativos Contabilidad para su archivo.
14. Recibe los Asientos Manuales de Diario firmados los
Asientos Manuales Contabilidad archiva en forma correlativa.
de Diario

Elaboración de Elabora las Notas a los Estados Financieros

Profesional en conteniendo los antecedentes y objetivos del SEA,
15. Notas a los Estados
Contabilidad políticas contables y explicación de los saldos del
Financieros
Balance General y del Estado de Resultados.
Generación de Profesional en Finalizado los registros de C-31 y Asientos Manuales de

16.
Asientos de Cierre Contabilidad Diario procede al cierre de gestión en el SIGEP e
imprime los asientos de cierre.
Firma de Asientos Procede a la firma física de los Asientos de Cierre de
Profesional en
17. de Cierre de
Contabilidad Gestión y lo remite al Responsable Financiero y
Gestión Tesorería para su firma.
Firma de Asientos Responsable Procede a la firma física de los Asientos de Cierre de
18. de Cierre de Financiero y Gestión y lo remite al Director(a) de Asuntos
Gestión Tesorería Administrativos.
Firma de Asientos Director(a) de Procede a la firma física de los Asientos de Cierre de
19. de Cierre de Asuntos Gestión y los remite al Profesional en Contabilidad para
Gestión Administrativos su archivo.
Antes de la impresión de los Estados Financieros
Registro de las Básicos, a través del módulo contable de SIGEP,
Notas a los Estados Profesional en registra cada número de las Notas a los Estados
20.
Financieros en el Contabilidad Financieros relacionando con los saldos de las cuentas
SIGEP contables que se reflejan en el Balance General y el
Estado de Resultados.
Genera a través del SIGEP los Estados Financieros

básicos y los imprime de acuerdo al siguiente detalle:
- Balance General
- Estado de Recursos y Gastos Corrientes
- Estado de Flujo de Efectivo
Impresión de - Ejecución Presupuestaria de Recursos
Profesional en - Ejecución Presupuestaria de Gastos
21. Estados
Contabilidad - Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Financieros
- Cuenta de Ahorro Inversión y financiamiento
- Balance de comprobación de sumas y saldos
Adjunta a la impresión de los Estados Financieros las
Notas a los Estados Financieros y los Estados de cuenta
complementarios de activos fijos y almacenes
generados a través de SIAF y del Sistema de
Firma de los Almacenes.
Profesional en Procede a la firma de los Estados Financieros y de las
22. Estados
Contabilidad Notas a los Estados Financieros y lo remite al
Financieros Responsable Financiero y Tesorería para su firma.


Revisión y Firma de Responsable Revisa los Estados Financieros, verifica consistencia de
23. los Estados Financiero y la información, firma y envía los Estados Financieros al
Financieros Tesorería Director(a) de Asuntos Administrativos.
Previa revisión de la información, firma y sella los

Director(a) de Estados Financieros y las Notas a los Estados
24. Revisión y Firma Asuntos Financieros y remite los Estados Financieros al
Administrativos Director(a) Ejecutivo(a) para su firma y remisión a la
Unidad de Auditoría Interna.
Aprobación de los Revisa, sella y firma los Estados Financieros y los remite
Director(a)
25. Estados
Ejecutivo(a) a la Unidad de Auditoría Interna para la elaboración del
Financieros Informe de Confiabilidad.
Informe de Elabora el Informe de Confiabilidad de los Estados
26. Auditoría Interna
Confiabilidad Financieros y remite el mismo al Directora (a)
Ejecutivo(a)
Remisión de Remite mediante nota los Estados Financieros adjunto
Estados al Informe de Confiabilidad, al Ministerio de Economía
Director(a)
27. Financieros e y Finanzas, a la Contraloría General del Estado y al
Ejecutivo(a)
Informe de Ministerio de Autonomías y remite una copia de los
Confiabilidad Estados Financieros firmados a la Dirección de Asuntos
Administrativos para archivo.

DAA-UFT-101-02 ELABORACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Responsable Financiero y Director(a) de Asuntos Responsable Administrativo
Profesional en Contabilidad
Tesorería Administrativos y Contrataciones
Inicio
Gen era Asiento d e Recibe el Asie nto de

Ape rtur a e n e l Ape rtur a
SIGEP
Asiento de Apertura
Imp rime asien to de
firmado
ape rtur a
Deriva a RFT par a Recibe el Asie nto de

Remite a DAA
firma Ape rtur a
Asiento de Apertura
firmado
Recibe Asiento d e
Devuelve a P C
Ape rtur a firmado
Per iódicamente
regi stra los C-31 en
el SIGEP
Recibe so licitud
Gene ra A sie nto s

de Diario en el
SIGEP Elab ora In forme de
Acti vos Fij os
Solicita al RAC
información de Activos
Fijos y Almacenes Info rme ela borad o y
firmado
Elab ora In forme

sobre el movi mie nto
de Almace nes
Recibe Re portes del

RAC
Info rme ela borad o y
firmado
1
Elab ora las
Conciliacione s
Ban car ias
Remite información
al PC
Conciliacione s
Ban car ias firmadas
Remite a RFT para

firma
DE: Director(a) Ejecutivo(a) RFT: Responsable Financiero y Tesorería MEFP: Ministerio de Economía y Finanzas Públicas CUT: Cuenta Única del Tesoro
DAA: Director(a) de Asuntos Administrativos RAC: Responsable Administrativo y Contrataciones CGE: Contraloría General del Estado EEFF: Estados Financiero
PC: Profesional en Contabilidad MA: Ministerio de Autonomías BG: Balance General
ER: Estado de resultados


Profesional en Contabilidad Responsable Financiero y Tesorería
Recibe
conciliaciones
Recibe ban car ias
conciliaciones
firmadas
Revisa
Con la info rmació n
real iza Asientos
Manua les
2 Existen SI
Observaciones?
Registra Asientos
Manua les en NO
SIGEP
Devuelve a P C para
Firma concilia cion es
corrección
Analiza Consisten cia
de Sald os CUT y
Fondo Rotativo
Conciliacione s 1
firmadas
Aná lisis y Registr o
de Cuentas
Patrimonia les
Remite a PC
Asientos Man uales
gen erados en el
SIGEP
Remite asientos
Recibe Asientos
manua les par a firma
Manua les
a RFT
Revisa
SI
Existen
Observaciones?
NO
Firma A sie nto s Devuelve a P C para

Manua les corrección
Asientos Man uales 2

firmados
Remite a DAA para

firma


Profesional en Contabilidad Responsable Financiero y Tesorería Director(a) de Asuntos Administrativos
Recibe Asientos
Manuales
Revisa
SI
Existen
Observaciones?
NO
Firma Asientos Devuelve a RFT para

Manuales instruir corrección
Asientos Manuales 3
firmados
Recibe Asientos
Remite a PC
Manuales firmados
Elabora Notas a los

Estado Financieros
Notas a los E EFF

elaboradas y
firmadas
4
Registro de
Asientos de Cierr e
en SIGEP 5
Recibe y revisa
Imprime Asientos de Asientos de Cierr e
Cierre y firma
SI
Existen
Observaciones?
Remite para firma
del RFT
Devuelve a PC para
NO
corrección
Firma Asientos de
4
Cierre



ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE GASTO DAA-UFT-101
Objetivo Registrar todos los gastos que el Servicio Estatal de Autonomías – SEA realiza en
cumplimiento de sus obligaciones contractuales con proveedores, contratistas,
consultores y otros.

La máxima autoridad de la Unidad Solicitante,
mediante Hoja de Ruta firmada remite a la Dirección
de Asuntos Administrativos la Solicitud de Pago
respectiva, adjuntado la documentación de respaldo
correspondiente.
La Unidad Administrativa deriva trámites por compras
Solicitud de Área solicitante de de bienes y servicios, pago de planillas de sueldos y
1.
pago pago salarios del personal permanente y planilla de pago
de refrigerio.
La Unidad Financiera y Tesorería deriva pago de
viáticos, con recursos del TGN y diferentes fuentes de
financiamiento, así como el pago de pasajes aéreos.
Las Direcciones y/o Unidades Técnicas solicitan el
pago de consultores de línea, por producto y
pasantías.
Recibe la solicitud de pago y coloca proveído de
instrucción en la Hoja de Ruta
Si la Solicitud de Pago es de la Unidad Administrativa
o referente al pago de pasajes aéreos, deriva la
misma al Responsable Financiero y Tesorería para su
revisión y posterior pago.
Si la Solicitud de Pago es de las Direcciones y/o
Unidades Técnicas, esta se deriva al Área
Director(a) de
Instrucción de Administrativa para que sea esta la instancia que
2. Asuntos
pago adjunte los documentos de respaldo del proceso de
Administrativos
contratación.
Adjuntada la documentación, esta se remite al Área
Financiera para pago.
Si la solicitud es de las Direcciones y/o Unidades
Técnicas y correspondiente al pago de pasantías,
consultorías en línea o por producto, esta se remite al
Área Financiera para procesar el desembolso
respectivo.


Recibe y revisa la Solicitud de Pago, mediante Hoja de
Responsable
Instrucción de Ruta instruye al Profesional en Contabilidad realizar el
3. Financiero y
pago registro contable previa revisión de la documentación
Tesorería
que respalda el pago.
Revisión de Según instrucción, procede al análisis y revisión de la

documentación documentación de respaldo verificando que este
Profesional en
4. y proyección de completa de acuerdo a los requisitos establecidos
Contabilidad
la Orden de para el pago; contando con las autorizaciones
Pago respectivas proyecta la Orden de Pago.
Al contar con toda la documentación de respaldo, se

procede al registro del Comprobante de Ejecución de
Registro del Gasto (C-31) en el SIGEP en los estados de Preventivo,
Comprobante Profesional en Comprometido y Devengado.
5.
de Gasto en el Contabilidad Revisa y verifica el Comprobante de Ejecución de
SIGEP Gasto (C-31) elaborado en el SIGEP, lo imprime, firma
físicamente y remite el mismo al Profesional en
Presupuestos.
Recibe y revisa la Imputación Presupuestaria en el

Revisión de la Comprobante de Ejecución de Gasto (C-31), coloca
Profesional en
6. Imputación V°B° y remite al Responsable Financiero y Tesorería
Presupuestos
presupuestaria toda la documentación para aprobación del
Comprobante de Ejecución de Gasto (C-31).

Director(a) de aprueba firmando el Comprobante de Ejecución de
Asuntos Gasto C-31 y el cheque y entrega al Director(a) de
Aprobación del Asuntos Administrativos
Administrativo
Comprobante
7. s y/o Si el Comprobante C-31 será aprobado por el/la
de Gasto (C-
Responsable Director(a) de Asuntos Administrativos: Revisa, firma
31)
Financiero y cheque y aprueba firmando el Comprobante de
Tesorería Ejecución de Gasto C-31 previo visto bueno del
Responsable Financiero y Tesorería y entrega al
Director(a) Ejecutivo.


aprobado por el:
Director(a) Director(a) de Asuntos Administrativos: El

Firma del Director(a) Ejecutivo firma en físico y
Ejecutivo o
Comprobante electrónicamente en el SIGEP, para su posterior
8. Director(a) de
de Ejecución de devolución al Profesional en Contabilidad.
Asuntos
Gasto (C-31)
Archivo de la Profesional en Archiva la documentación y realiza seguimiento a la

9. priorización del pago por parte del Ministerio de
Economía y Finanzas Públicas.



DAA-UFT-101-03 ELABORACION DE COMPROBANTES DE GASTO

Director(a) Ejecutivo Profesional en Contabilidad
Administrativos
Recibe C-31
SI
Firma e n
SIGEP ?
SI
Ver ifica en SIGEP y

Recibe C-31
remite a DE
Firma e n S IGE P
Firma en SIGEP
Comproba nte C-31

C-31 Firmado firmado
Remite a PC p ara
Remite a PC p ara Archivo
Archivo
Recibe C-31 firmado,
Ver ifica en sistema y

Archiva
documentación
Fin
DE: Director(a) Ejecutivo(a) PP: Profesional en Presupuestos

DAA: Director(a) de Asuntos Administrativos PC: Profesional en Contabilidad
RFT: Responsable F inanciero y Tesorería UA: Unidad Administrativa

ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE INGRESO DAA-UFT-101
Objetivo Realizar el registro de ingresos que el Servicio Estatal de Autonomías SEA percibe por
parte de Organismos Financiadores diferentes al TGN, y/o recursos propios de la entidad
para cubrir los gastos de funcionamiento y operación.

De acuerdo a convenios suscritos con organismos
Responsable financiadores diferentes al TGN, es el Responsable
1. Revisión de
Financiero y Financiero y Tesorería quien verifica los desembolsos e
libretas
Tesorería instruye al Profesional en Contabilidad generar el
Comprobante de Ingreso (C-21).
Solicita previamente al Profesional en Presupuestos la
Solicitud de documentación con la cual se realizó la inscripción de
2. Profesional en
documentos de los recursos desembolsados (convenios u otra
Contabilidad
respaldo documentación que respalde la percepción del
recurso).
Preparación de
3. Profesional en Respalda con la documentación correspondiente y
documentos de
Presupuestos entrega al Profesional en Contabilidad.
respaldo
Con la documentación de respaldo, registra y verifica

en el sistema SIGEP el Comprobante de Ingreso C-21,
firma y envía al Responsable Financiero y Tesorería
Generación del para su aprobación mediante SIGEP.
4. Profesional en
Comprobante Los depósitos que se efectúan en la CUT a través del
Contabilidad
de Ingreso C-21 Banco Central de Bolivia por Ingresos Propios también
son registrados mediante el Comprobante de Ingreso
C-21 y remitidos al Responsable Financiero y Tesorería
para su aprobación mediante SIGEP.
Responsable Recibe, revisa, firma físicamente y aprueba mediante

5. Verificación
Financiero y SIGEP el Comprobante de Ingreso C-21, luego remite al
Física
Tesorería Profesional en Contabilidad para el archivo respectivo.
Verifica que el Ministerio de Economía y Finanzas

6. Verificación y Profesional en
Públicas efectúe la conciliación correspondiente y
Archivo Contabilidad
archiva los comprobantes en orden correlativo.

DAA-UFT-101-04 ELABORACION DE COMPROBANTES DE INGRESO

Responsable Financiero y Tesorería Profesional en Contabilidad Profesional en Presupuestos
Inicio
Verifica desembolsos
En función a
de financiadores ó
transacció n verifica
depósitos en la CUT e
instruye registro los depósitos
NO
Es d esemb olso?
SI
Soli cita a P P
Pre para
documentación de
documentación
inscripción de
solicita da
presupuesto
Documentació n d e
acuerdo a Convenio
Recibe Remite
documentación documentación a PC
Recibe C-21
1
Gen era C-21 en

NO SIGEP
Existen
Observaciones?
SI Remite C-21 a RFT

para firma
Devuelve a PC para
corrección
Firma C-21
C-21 firmado
Remite a PC p ara
Recibe C-21 firmado
archivo
Archiva
documentación
Fin
RFT: Responsable Financiero y Tesorería

PP: Profesional en Presupuestos
PC: Profesional en Contabilidad

COMPROBANTES REVERSION DAA-UFT-101
Objetivo Realizar la corrección del registro erróneo en la imputación de la estructura

programática (programa, actividad o partida) de Comprobantes de Ejecución de Gasto

Periódicamente realiza la verificación de la correcta
Verificación
apropiación presupuestaria registrada en el SIGEP.
de la Profesional en
1.
ejecución del Presupuestos Cuando existen diferencias, notifica al Profesional
presupuesto en Contabilidad para que se realicen los ajustes y
correcciones en el SIGEP.
Para realizar la reversión del comprobante de
Depósito al ejecución de gasto, previamente se debe realizar el
BCB para depósito a través del Banco Central de Bolivia en la
efectuar la Cuenta Única del Tesoro (CUT), del 100% del pago
Servidor
2. reversión o realizado, o cuando existen remanentes no
Público
devolución utilizados por concepto de viáticos o fondos en
de fondos no avance entregados a través del SIGEP. La boleta de
utilizados depósito es adjuntada al Informe de descargo para
su registro.
Una vez que se acredita el depósito en la Cuenta
Registro de la Profesional en Única del Tesoro (CUT), se procede al registro del
3. comprobante de reversión mediante el SIGEP.
Reversión Contabilidad
Imprime comprobante de reversión, firma y
entrega al Responsable Financiero y Tesorería.
Asimismo, registra los Comprobantes de Ejecución

Comprobante
Profesional en de Gastos en el SIGEP, verifica y imprime en el
4. s de
Contabilidad SIGEP, posteriormente firma físicamente y remite
corrección
para la firma al Responsable Financiero y Tesorería.


Director(a) de Gasto C-31 y el cheque y entrega al Director(a) de
Asuntos
Asuntos Administrativos
5. Aprobación Administrativos o
Responsable .Si el Comprobante C-31 será aprobado por el/la
Financiero y Director(a) de Asuntos Administrativos: Revisa,
Tesorería firma cheque y aprueba firmando el Comprobante
de Ejecución de Gasto C-31 previo visto bueno del
aprobado por el:
Firma Director(a)
electrónica e Ejecutivo(a) o
6. Director(a) de electrónicamente en el SIGEP, para su posterior
instruye su devolución al Profesional en Contabilidad.
Asuntos
archivo Administrativos Responsable Financiero y Tesorería: El Director(a)
Archivo de los Profesional en Recibe el comprobante firmado y procede a

7.
Comprobantes Contabilidad archivar la documentación de forma correlativa.


DAA-UFT-101-05 COMPROBANTES DE REVERSION

Director(a) Ejecutivo(a) Profesional en Contabilidad
Administrativos
Recibe C-31
SI
Firma e n S IGE P?
NO
Ver ifica en SIGEP y

Recibe C-31
remite al DE
Firma C-31 en Firma C-31 en

SIGEP SIGEP
Comproba nte C-31

C-31 Firmado
firmado
Remite al PC para Remite al PC para

Archivo Archivo
Recibe C-31 firmado
Ver ifica en sistema y

Archiva
documentación
Fin

PP: Profesional en Presupuestos

APERTURA DE FONDO ROTATIVO DAA-UFT-101
Objetivo Atender requerimientos de gastos menores y de emergencia de forma eficiente y

oportuna.

Al inicio de cada gestión elabora un Informe
Técnico dirigido a la MAE, vía Responsable
Solicitud de Financiero y Tesorería y director(a) de Asuntos
Profesional en
1. Apertura de Fondo Administrativos, justificando la necesidad de
Contabilidad
Rotativo contar con un Fondo Rotativo para la atención de
requerimientos de la entidad; recomendando el
importe y responsable a ser designado.
Responsable Recibe Informe Técnico, revisa, aprueba monto del
2. Aprobación Informe Financiero y fondo rotativo y entrega al director(a) de Asuntos
Tesorería Administrativos para firma.
Director(a) de Recibe Informe Técnico, revisa, aprueba y remite a
3. Aprobación Informe Asuntos
la Dirección Ejecutiva.
Administrativos
Instruye Deriva con proveído a la Dirección de Asuntos
elaboración de Director(a) Jurídicos para la elaboración del Informe Legal y
4.
Resolución Ejecutivo(a) Resolución Administrativa correspondiente.
Administrativa
Recibe y en función a los antecedentes elabora el
Elaboración
Director(a) de Informe Legal y la Resolución Administrativa para
de Resolución
5. Asuntos Jurídicos la apertura del Fondo Rotativo y designación del
Administrativa
responsable del manejo y remite a la Dirección
Ejecutiva para la firma correspondiente.
Revisa Informe Legal y Resolución Administrativa
6. Firma de Director(a) firma y devuelve a la Dirección de Asuntos
Resolución Ejecutivo(a) Jurídicos.
Director(a) de Recibe Resolución Administrativa e Informe Legal
Remisión de
7. Asuntos aprobados y deriva un original a la Dirección de
Resolución
Jurídicos Asuntos Administrativos y otra copia a su archivo.
Administrativa
Director(a) de Recibe Resolución Administrativa e Informe Legal
Instructiva
8. Asuntos y deriva al Responsable Financiero y Tesorería
aplicación
Administrativos instruyendo su aplicación.
Responsable Recibe la Resolución Administrativa y los Informes

Instrucción de Técnico y Legal y deriva al Profesional en
9. Financiero y
apertura de fondo Contabilidad para realizar la apertura del Fondo
Tesorería
Rotativo mediante SIGEP.
Mediante el SIGEP, establece los objetos de gasto

a ser utilizados en el manejo del Fondo Rotativo, y
solicita la apertura del Fondo Rotativo, generando
un Preventivo sin imputación presupuestaria por
Apertura del fondo Profesional en
10. el importe autorizado mediante Resolución
rotativo Contabilidad
Administrativa, llegando a la instancia de
verificado y remite toda la documentación al
Responsable Financiero y Tesorería, para su V°B° o
aprobación.
aprueba firmando el Comprobante de Ejecución
Director(a) de
de Gasto C-31 y el cheque y entrega al Director(a)
VoBo y/o Asuntos
Aprobación de Administrativos o
11. .Si el Comprobante C-31 será aprobado por el/la
Apertura de Fondo Responsable
Director(a) de Asuntos Administrativos: Revisa,
Rotativo Financiero y
firma cheque y aprueba firmando el Comprobante
Tesorería
aprobado por el:
Director(a)
Aprobación y/o Ejecutivo(a) o
12. Firma de Apertura Director(a) de
de Fondo Rotativo Asuntos
13. Archivo de Profesional en Recibe documentación y resguarda la misma hasta
Documentación Contabilidad el cierre a final de gestión.




MANEJO DEL FONDO ROTATIVO DAA-UFT-101
Objetivo Administrar los recursos asignados para el fondo Rotativo de forma eficiente,
eficaz y oportuna.

Solicita mediante Nota Interna la compra de
Solicitud de
algún material, suministro y/o contratación de
compra y/o
1. Unidad Solicitante servicios de cuantía menor, de acuerdo con lo
contratación de
establecido en el Reglamento de Fondo
cuantía menor
Rotativo
Instrucción para la En función a la solicitud, instruye al
2. atención de Responsable Financiero y Tesorería la atención
Administrativos
solicitud del requerimiento.
Solicitud de Responsable Instruye al Profesional en Presupuestos emitir
3. Certificación Financiero y la certificación presupuestaria para la atención
Presupuestaria Tesorería del requerimiento.
En atención a instrucción, emite la
Emisión
Profesional de certificación presupuestaria según PROCESO
4. Certificación
Presupuestos establecido y devuelve documentación al
Presupuestaria
Responsable Financiero y Tesorería
Con la Certificación Presupuestaria, instruye al
Instrucción Responsable Profesional en Contabilidad la atención del
5.
Proceso Financiero y Tesorería requerimiento mediante SIGEP.
En atención a instrucción recibida, procede a

realizar mediante el módulo del Fondo
Profesional en Rotativo del SIGEP la asignación de recursos
6. Atención de
Contabilidad aperturando un Cargo de Cuenta y un cheque
Solicitud
electrónico a nombre del funcionario
responsable del gasto.
Con el cargo de cuenta, el cheque electrónico
y la entrega de cheque generado por el
sistema, procede a elaborar el cheque de la
Elaboración Profesional en cuenta corriente fiscal a nombre del
7. de cheque Contabilidad funcionario responsable de efectuar el gasto
de acuerdo a la solicitud realizada, proyecta la
orden de pago y entrega documentación al
Responsable Financiero y Tesorería.
Efectúa la revisión de la documentación, firma
8. Firma cheque Responsable cheque y entrega documentación a Director(a)
Financiero y Tesorería de Asuntos Administrativos.
Recibe la Orden de Pago, cheque y toda la

Firma de orden de Director(a) de Asuntos documentación de respaldo, revisa, firma
9.
pago y cheque Administrativos cheque y devuelve al Profesional en
Contabilidad para entrega cheque.
Una vez que se cuenta con el cheque firmado
realiza la entrega al beneficiario, haciendo
Profesional en
10. Entrega de cheque firmar el comprobante, cargo de cuenta,
Contabilidad
fotocopia del cheque y, en el caso de viáticos
y/o pasajes terrestres, la planilla de pago.
Una vez efectuado el gasto el funcionario
responsable elabora Informe adjuntando:
1. Si se trata de compra de un material o
suministro y/o contratación de un servicio,
adjunta la factura y/o recibo que contemple
las retenciones correspondientes y la lista de
participantes si se trata de eventos y el Acta ó
Elaboración
informe de Conformidad, según corresponda.
11. Informe de Servidor Público
2. En el caso de viáticos y pasajes terrestres
descargo
adjunta el informe de viaje y las facturas por
los pasajes utilizados.
Mediante Hoja de Ruta remite a la Dirección
de Asuntos Administrativos el informe de
descargo debidamente aprobado por su
inmediato superior adjuntado toda la
documentación de respaldo.
Recibe documentación de descargo y deriva al
Instrucción de Director(a) de Asuntos Responsable Financiero y Tesorería
12.
descargo Administrativos instruyendo la revisión y descargo
correspondiente.
En atención a instrucción de la Dirección de
Revisión de Asuntos Administrativos, revisa la
Responsable
13. Documentación de documentación si está completa instruye al
financiero y Tesorería
descargo Profesional en Contabilidad procesar la
liberación de cargo.
Recibe, revisa que la documentación remitida
esté en orden y mediante el SIGEP se procede
a realizar la liberación de cargo generando un
Profesional de C-31 (comprobante contable) con cargo a las
14. Liberación de cargo
Contabilidad partidas presupuestarias utilizadas y al mismo
tiempo se solicita la reposición del Fondo
Rotativo.
Remite al Responsable Financiero y Tesorería


la documentación para su V°B° o aprobación.
Si el Comprobante C-31 será aprobado por
el/la Responsable Financiero y Tesorería:
Revisa y aprueba firmando el Comprobante de
Director(a) de Ejecución de Gasto C-31 y el cheque y entrega
Asuntos
al director(a) de Asuntos Administrativos
Administrativos o
15. Aprobación Responsable . Si el Comprobante C-31 será aprobado por
Financiero y el/la director(a) de Asuntos Administrativos:
Tesorería Revisa, firma cheque y aprueba firmando el
Comprobante de Ejecución de Gasto C-31
previo visto bueno del Responsable Financiero
y Tesorería y entrega al director(a) Ejecutivo.
Si el Comprobante de Ejecución de Gasto C-31
fue aprobado por el:
Director(a) electrónicamente en el SIGEP, para su
Ejecutivo(a) o
Firma en físico y posterior devolución al Profesional en
16. Director(a) de
sistema Contabilidad.
Asuntos
Administrativos Responsable Financiero y Tesorería: El
Director(a) de Asuntos Administrativos firma
en físico y electrónicamente en el SIGEP, para
su posterior devolución al Profesional en
Contabilidad.
Archivo de Profesional de Recibe documentación firmada y procede a su

18.
documentación Contabilidad archivo.




CIERRE DEL FONDO ROTATIVO DAA-UFT-101
Objetivo Realizar el cierre del Fondo Rotativo en cumplimiento a Instructivo del Ministerio
de Economía y Finanzas Públicas.

En atención a instructivo de cierre, emitido por el
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas al
Cierre de Fondo Profesional en
1. final de gestión, procede a realizar la revisión de
Rotativo Contabilidad
los descargos pendientes por entrega de fondos
con recursos del Fondo Rotativo.
Aquellos descargos que son remitidos a la
Registro de Gastos Dirección de Asuntos Administrativos cerca a la
Profesional en
2. finales de Fondo fecha de cierre del Fondo Rotativo se constituirán
Contabilidad
Rotativo en parte de la documentación de cierre ya que no
se realizara el reembolso al fondo.
Una vez imputados al gasto todos los descargos,
se genera el reporte del estado del Fondo
Devolución de
Rotativo, en esta instancia el sistema indica el
recursos no Profesional en
3. monto a depositar por el saldo no utilizado
utilizados del Contabilidad
generando un cheque a la Cuenta Única del
Fondo Rotativo
Tesoro por el importe indicado, el mismo que se
deposita en el Banco Central de Bolivia.
Con el reporte emitido por el SIGEP, elabora el
cheque para la devolución del saldo a través del
Elaboración de Profesional de
4. BCB a la Cuenta Única del Tesoro, deriva al
cheque Presupuestos
Responsable Financiero y Tesorería para la firma
en el cheque.
Revisa documentación y firma el cheque luego
Responsable remite al Director(a) de Asuntos Administrativos.
5. Firma cheque Financiero y
Tesorería
Recibe documentación, revisa y firma cheque,

Director(a) de
devuelve al Profesional en Contabilidad para el
6. Asuntos
Firma cheque depósito en el Banco Central de Bolivia.
Administrativos
Una vez que tiene el cheque firmado realiza el

Depósito en
7. el Banco Profesional en depósito en el Banco Central de Bolivia. Pasadas
Central Contabilidad 24 horas debe realizar el cierre del Fondo


Rotativo mediante el SIGEP.
Mediante SIGEP procede a realizar el cierre del
Fondo Rotativo, generando un C-31 de gasto,
Cierre de Fondo
8. Profesional en adjunto a toda la documentación remite a
rotativo
Contabilidad Responsable Financiero y Tesorería para VoBo
Aprobación en el SIGEP.
aprueba firmando el Comprobante de Ejecución
Director(a) de de Gasto C-31 y el cheque y entrega al Director(a)
Asuntos
Administrativos o
9. Aprobación Responsable .Si el Comprobante C-31 será aprobado por el/la
Financiero y Director(a) de Asuntos Administrativos: Revisa,
Tesorería firma cheque y aprueba firmando el
Comprobante de Ejecución de Gasto C-31 previo
visto bueno del Responsable Financiero y
Tesorería y entrega al Director(a) Ejecutivo.
Si el Comprobante de Ejecución de Gasto C-31
fue aprobado por el:
Director(a) Director(a) Ejecutivo firma en físico y
Ejecutivo(a) o electrónicamente en el SIGEP, para su posterior
10. Firma en sistema director(a) de devolución al Profesional en Contabilidad.
Asuntos Responsable Financiero y Tesorería: El
Administrativos Director(a) de Asuntos Administrativos firma en
físico y electrónicamente en el SIGEP, para su
posterior devolución al Profesional en
Contabilidad.
Archivo de Profesional de Recibe documentación firmada y procede a su

12.
documentación Contabilidad archivo.

DAA-UFT-101-08 CIERRE DEL FONDO ROTATIVO

Profesional en Contabilidad Responsable Financiero y Tesoreria Director(a) de Asuntos Administrativos
Inicio
2
De acuerdo a Recibe ch eque
instructivo de Cierre
revisa descargos
pendientes
Información SI
Los descargos que correcta?
llegan cerca al cierre
forman parte del cierre NO
del fondo rotativo 1
Devuelve al P C para
corrección
Gen era repor te del
SIGEP
Firma Che que

Reporte de cierre
FR del SIGEP
indica monto a
devolver
Chequ e firmado
Reporte gene rado
Remite a DAA para

Recibe ch eque
1 firma
Elab ora ch eque para
dep osi to en el BCB
Información SI
correcta?
Chequ e ge nerad o NO
2
Devuelve al RFT
para in struir su
corrección
Remite a RFT para
firmas
Firma cheq ue
Chequ e firmado
Recibe ch eque Devuelve al P C para

firmado dep ósi to
Realiza depósito en
el BCB para cerrar el
Fondo Rotativo
DAA: Director(a) de Asuntos Administrativos FR: Fondo Rotativo

RFT: Responsable F inanciero y Tesorería PC: Profesional en Contabilidad

DAA-UFT-101-08 CIERRE DEL FONDO ROTATIVO

Responsable Financiero y Director(a) de Asuntos
Profesional en Contabilidad Director(a) Ejecutivo(a)
Tesoreria Administrativos
Con el depósito
real iza cierre del FR Recibe C-31
median te sistema
Genera C-31 SI Aprueba en

en SIGEP SIGEP?
NO
C-31 de cierre del Coloca VoBo y

Fondo Rotativo Recibe C-31
remite a DAA
SI Firma en
Remite a RFT para Apr ueba en SIGEP
SIGEP?
VoB o y/o A proba ción
NO
C-31 apro bado Apr ueba en SIGEP y

Recibe C-31
remite a DE
Remite a DAA Firma e n S IGE P Firma e n S IGE P

para firma
C-31 firmado
C-31 firmado
Devuelve a P C
Devuelve a P C
para ar chi vo
para ar chi vo
Recibe C-31 fiirmado
Realiza depósito en el
BCB para cerrar el
Fondo Rotativo
Fin
FR: Fondo Rotativo DE: Director(a) Ejecutivo(a)

RFT: Responsable F inanciero y Tesorería

RETENCIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS POR SERVICIOS O COMPRAS
DAA-UFT-101
SIN FACTURA
Objetivo Realizar la retención impositiva a proveedores por la compra de bienes o prestación de

servicios cuando no presente factura para efectuar posteriormente el pago.

Realiza un cuadro consolidado de retenciones
mensuales y elabora los formularios de declaración
mediante Sistema Da Vinci, hasta el día de
vencimiento del plazo establecido por el Servicio de
Elaboración de
Impuestos Nacionales.
cuadro Profesional en
1. consolidado de Contabilidad 1. En el caso de pagos mediante la cuenta del Fondo
retenciones Rotativo, se genera un cheque por el monto
retenido en el Banco Corresponsal.
2. En el caso de pagos mediante caja chica que no
tienen facturas, se deposita el monto en efectivo.
Elaboración de Con el cuadro consolidado de las retenciones

Profesional en
Formularios efectuadas mensualmente, procede a elaborar los
2. mediante el Da formularios mediante el Da Vinci y adjunto a cheque,
Contabilidad
Vinci gestiona firmas autorizadas.
Revisa y aprueba al cuadro consolidado de retención

Revisión y Responsable
Financiero y de impuestos mensuales, firma en físico el cheque de
3. retenciones y remite al director(a) de Asuntos
Aprobación Tesorería
Administrativos para firma
Director(a) de Revisa documentación y firma el cheque de
4. Asuntos retenciones, devuelve a Profesional en Contabilidad
Firma
Administrativos para el pago correspondiente en la entidad bancaria
Realiza de forma mensual el pago de impuestos en la
Profesional en
5. entidad bancaria y procede al archivo de la
Pago mensual Contabilidad
documentación.

DAA-UFT-101-09 RETENCIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS POR SERVICIOS O COMPRAS SIN FACTURA

Administrativos
Inicio
3
2
Elab ora cu adro Recibe formular ios y
consolidad o d e la s cuadro consolidado
retencione s
Cuadro consolida do de Revisa

retencione s fi rma do
NO
Elabo ra Existen
Formulario s de observacione s?
impuestos en el
sistema DaVinci
SI
Formularios elaborados y Devuelve a P C para

firmados corrección
Analiza si el pago de 2
impuestos por retenciones Recibe cheque, cuadro
se efectuará mediante consoli dado y formular ios
cheque o Caja Chica
Firma cheq ue y cuadro

consolidad o
SI Revisa documentación
Se realizará
mediante
cheque? Cheque y cuadro
NO firmados
NO
Existen
Pag o e n E fectivo de
observacione s?
retencione s
Remite a DAA para
firma d e cheq ue
1 4 SI
Devuelve a RFT par a

corrección
Elab ora ch eque por
retencione s
Firma cheq ue
Remite formulari os,
cuadro consolidado y
cheque a RFT para firma
Cheque firmado
Devuelve toda la
Recibe cheque fi rmado documentación a PC
para pa go
1
Realiza el pago de
Impuestos en l a entidad
bancaria
Fin

RFT: Responsable F inanciero y Tesor er ía

MAPA DE PROCESOS Y PROCEDIMINETOS
ADMINISTRATIVO
UNIDAD FINANCIERA Y
TESORERIA
TESORERIA DAA-UFT-102
Registro de firmas en cuenta corriente fiscal DAA-UFT-102-01
Apertura de caja chica DAA-UFT-102-02
Manejo de caja chica DAA-UFT-102-03
Cierre de caja chica DAA-UFT-102-04
Pasajes y viáticos DAA-UFT-102-05
Pago pasajes aéreos DAA-UFT-102-06
Elaboración y registro plan anual de caja DAA-UFT-102-07
Conciliaciones bancarias DAA-UFT-102-08
REGISTRO DE FIRMAS EN CUENTA CORRIENTE FISCAL DAA-UFT-102
Objetivo Habilitar las firmas para el manejo y administración de la cuenta corriente fiscal
apertura da en el Banco Corresponsal, una vez que se ha producido un cambio de
personal, por baja de un funcionario, retiro o cambio de autoridades, de manera
que se asegura el normal desenvolvimiento de las actividades del SEA con la
gestión oportuna de las firmas.

Teniendo conocimiento del cambio de
personal, por cambio de autoridades (Director
Ejecutivo, Director de Asuntos Administrativos;
Responsable Financiero y Tesorería y
Gestión de Responsable Administrativo y Contrataciones),
obtención de gestiona ante el banco corresponsal la
Profesional en
1. Formularios de obtención de formularios de habilitación de
Contabilidad
habilitación de firmas, llena los formularios con los datos de la
Firmas persona a ser habilitada y una vez que esta
llenado y firmado adjunta fotocopia de carnet
de identidad, memorándum de designación,
en caso de tratarse de la MAE se incluye
Resolución de Nombramiento.
Elabora nota dirigida al Banco Corresponsal
para la administración de los recursos del
Estado asignados al SEA, solicitando la baja de
Elaboración de nota Profesional en
2. la firma anterior y la habilitación de la nueva
dirigida al Banco Contabilidad
autoridad, adjunta los formularios de
habilitación de firmas, con la documentación
correspondiente.
Remite nota y documentación necesaria para
Gestión de firmas Profesional en
3. la habilitación en el Banco Corresponsal al
autorizadas Contabilidad
Responsable Revisa nota, firma y remite al Director(a) de
4. Firma Nota
Financiero y Tesorería Asuntos Administrativos para firma.
Revisa y firma nota, devuelve a Profesional en
5. Firma Nota Director(a) de Asuntos Contabilidad para remitir al Banco
Administrativos Corresponsal.
Con la nota firmada, envía solicitud de baja y/o
6. Profesional en habilitación de firmas al Banco corresponsal,
Envío de solicitud
Contabilidad adjuntando la documentación requerida por el


banco para la habilitación.
Realiza el seguimiento al trámite, hasta contar

Seguimiento Profesional en
7. con la habilitación de nuevas firmas por parte
Contabilidad
del Banco.

DAA-UFT-102-01 REGISTRO DE FIRMAS EN CUENTA CORRIENTE FISCAL

Profesional en Contabilidad Responsable Financiero y Tesorería Director(a) de Asuntos Administrativos
Inicio
Cuando se produce cambio

de autoridades gestiona
Formularios de habi litaci ón
ant e el banco corresponsal
1
Realiza el llenado del

formul ario y el abora nota
2
dirigida al banco
corresponsal
Recibe y revisa
Nota Elaborada
NO
Existen
observaciones?
Remite a RFT para firma
1 SI
Devuelve a P C para
corrección
Firma n ota
Recibe y revisa
Nota firmada NO
Existen
observaciones?
SI
Remite a DAA para fi rma 2
Devuelve a RFT par a

instruir cor rección
Recibe nota y
documentación firmada
Firma n ota
Remite al Banco
Corresponsal
Nota firmada
Realiza seguimiento hasta
contar con fi rmas habilitadas
Remite a PC para remit ir al

Fin
banco corresponsal


APERTURA DE CAJA CHICA DAA-UFT-102
Objetivo Atender requerimientos de menor cuantía de forma eficiente y oportuna.

Al inicio de cada gestión conjuntamente al
Profesional en Contabilidad elabora un Informe
Solicitud de Encargado del Técnico dirigido a la MAE, vía Responsable Financiero y
Apertura de Caja Manejo de Caja Tesorería y Director(a) de Asuntos Administrativos,
1. justificando la necesidad de contar con fondos de
Chica Chica
Caja Chica para la atención de requerimientos de
menor cuantía; recomendando el importe y
responsable a ser asignado.
Aprobación Responsable Recibe Informe Técnico, revisa, aprueba monto de

2. Financiero y Caja Chica, de acuerdo a Reglamento y entrega al
Informe Tesorería Director(a) de Asuntos Administrativos para firma.
Aprobación Director(a) de Recibe Informe Técnico, revisa, aprueba y remite al

3. Informe Asuntos Director(a) Ejecutivo(a).
Administrativos
Instruye Director(a) Remite a la Dirección de Asuntos Jurídicos para la
4. elaboración de Ejecutivo(a) elaboración del Informe Legal y Resolución
Resolución Administrativa correspondiente.
Administrativa Recibe y en función a los antecedentes elabora el
Elaboración de Informe Legal y la Resolución Administrativa para la
Director(a) de
5. Resolución apertura del Fondo Rotativo y designación del
Asuntos Jurídicos
Administrativa responsable del manejo y remite al Director(a)
Ejecutivo(a) para la firma correspondiente.
Firma de Director(a) Revisa Informe Legal y Resolución Administrativa firma

6. Resolución Ejecutivo(a) y devuelve al Director(a) de Asuntos Jurídicos.
Remisión de Recibe Resolución Administrativa e Informe Legal
Resolución Director(a) de
7. aprobados y deriva un original a la Dirección de
Administrativa Asuntos Jurídicos
Asuntos Administrativos y otra copia a su archivo.
Instructivo Director(a) de Recibe Resolución Administrativa e Informe Legal y

8. aplicación Asuntos deriva al Responsable Financiero y Tesorería
Administrativos instruyendo su aplicación.
Instrucción de Responsable Recibe la Resolución Administrativa y los Informes
9. apertura de Caja Financiero y Técnico y Legal y deriva al Profesional en Contabilidad
Chica Tesorería para realizar la apertura de Caja Chica en el SIGEP.


Habilitación de En el SIGEP, establece el monto límite de Caja Chica
Responsable del Profesional en
10. para la apertura, asimismo habilita en la matriz de
Manejo de Caja Contabilidad
control al Responsable del Manejo de Caja Chica.
Chica
Con base en la autorización establecida mediante
Encargado del
Apertura de Caja Resolución Administrativa, a través del SIGEP, solicita
11. Manejo de Caja la apertura de Caja Chica llenando los datos que pide
Chica
Chica el sistema y remite al Profesional en Contabilidad
para aprobación en sistema.
Mediante SIGEP aprueba la apertura de Caja Chica con
el perfil de Responsable de Fondo Rotativo, generando
Aprobación de un cargo de cuenta, cheque electrónico y la entrega de
Profesional en
12. Apertura de Caja cheque por el monto autorizado para el manejo de
Contabilidad
Chica Caja Chica y remite al Responsable Financiero y
Tesorería para firma, adjuntando el cheque de la
cuenta del Fondo Rotativo.
Responsable Revisa la documentación y firma el cheque, luego
13. Firma de Cheque Financiero y remite al Director(a) de Asuntos Administrativos.
Tesorería
Director(a) Revisa documentación y firma cheque, luego devuelve
14. Firma de Cheque a Profesional en Contabilidad para la entrega al
Administrativos
Encargado del Manejo de Caja Chica.
Custodia de la Profesional en Con el cheque firmado, procede a entregar al
15. Documentación Contabilidad Responsable del Manejo de Caja Chica y guarda la
documentación hasta el cierre de Caja Chica.




MANEJO DE CAJA CHICA DAA-UFT-102
Objetivo Administrar los recursos asignados para Caja Chica de forma transparente eficiente y
eficaz

Solicita a la Dirección de Asuntos Administrativos la
compra y/o atención de servicios mediante Caja
Solicitud de Unidad Chica en función al monto (menor o igual al
1. compra Solicitante establecido para cada gestión-) adjuntando para el
caso de compras el formulario de inexistencia de
almacenes.
Instrucción de Director(a) de
Recibe solicitud e Instruye la compra y/o atención
2. atención de Asuntos
del servicio al Responsable Financiero y Tesorería
solicitud Administrativos
Instrucción de En atención a proveído del Director(a) de Asuntos

emisión Responsable Administrativos, Instruye al Profesional en
3. Financiero y
certificación Tesorería Presupuestos la emisión de la certificación
presupuestaria presupuestaria correspondiente.
Profesional en Emite la certificación presupuestaria según

Certificación
4. presupuestaria Presupuestos PROCESO establecido. Entrega la misma al
Responsable Financiero y Tesorería
Instrucción Responsable En atención a proveído del Director(a) de Asuntos

atención Financiero y Administrativos, Instruye al Encargado de manejo
5. de Caja Chica la atención de la compra y/o servicio,
requerimiento Tesorería
adjuntando certificación presupuestaria.
Recibe y verifica documentación y elabora el

Entrega de dinero
Encargado del formulario y recibo de caja chica mismos que
y elaboración de
6. Manejo de Caja deben contar con la firmas del solicitante y el
formulario y
Chica responsable del manejo de caja chica, efectuando
recibo
la entrega del dinero.
Una vez efectuada la compra o atención del

servicio, entrega al Encargado del Manejo de Caja
Descargo de Responsable del Chica la factura o recibo que contemple la
7. Gasto retención de impuestos correspondiente al gasto y
Fondos
si hubiese saldo el efectivo en un plazo no mayor a
48 horas.
Remisión de Encargado del En el caso de materiales y/o suministros se entrega

8.
documentos a la Manejo de Caja en fotocopia simple la documentación pertinente al

Unidad Chica Técnico en Administración y Almacenes para el
Administrativa registro de ingreso y salida de almacenes.
De acuerdo a Reglamento de Caja Chica, solicita la

reposición de los recursos de caja chica. Para tal
fin, elabora:
1. Descargo mediante el módulo de Caja Chica
Solicitud de Encargado del del SIGEP de todos los gastos efectuados
9. reposición de Manejo de Caja generando un Resumen de Gastos con imputación
caja chica Chica presupuestaria por partidas.
2. Informe dirigido al Director(a) de Asuntos
Administrativos vía el Responsable Financiero y
Tesorería adjuntando toda la documentación de
respaldo, solicitando autorización para la
reposición.
Aprobación de
Responsable Recibe informe y documentación de respaldo,
Informe de
10. Financiero y revisa y aprueba, remite al Director(a) de Asuntos
Reposición de
Tesorería Administrativos para firma.
Caja Chica
Aprobación de
Director(a) de Recibe informe y documentación de respaldo,
Informe de
11. Asuntos revisa y aprueba, devuelve a Responsable
Reposición de
Administrativos Financiero y Tesorería.
Caja Chica
Instrucción de Responsable Recibe informe y documentación aprobado por el

12. Reposición de Financiero y Director(a) de Asuntos Administrativos, instruye a
Caja Chica Tesorería Profesional en Contabilidad efectuar la reposición.
En función a la documentación de respaldo y el

informe aprobado, revisa y procede a gestionar la
reposición de fondos mediante el Módulo de Fondo
Reposición de Rotativo del SIGEP de acuerdo a PROCESO,
Profesional en
13. Fondos a Caja generando el C-31 y el cheque de reposición
Contabilidad
Chica correspondiente.
Remite al Responsable Financiero y Tesorería para

su revisión y aprobación y/o VoBo.

Asuntos
Administrativos o Gasto C-31 y el cheque y entrega al Director(a) de
14. Aprobación Asuntos Administrativos
Responsable
Financiero y .Si el Comprobante C-31 será aprobado por el/la
Tesorería Director(a) de Asuntos Administrativos: Revisa,
firma cheque y aprueba firmando el Comprobante

aprobado por el:
Ejecutivo(a) o
Firma en físico y electrónicamente en el SIGEP, para su posterior
15. Director(a) de
sistema devolución al Profesional en Contabilidad.
Asuntos
Entrega de Recibe C-31 y cheque firmado y procede a la

Cheque y archivo Profesional en entrega del mismo al Responsable del Manejo de
16. de la Contabilidad Caja Chica y archiva la documentación.
documentación


DAA-UFT-102-03 MANEJO DE CAJA CHICA

Encargado del Manejo de Caja Chica Responsable Financiero y Tesorería
Administrativos
De acuerdo a
Reglamento, prepara
documentación para
reposición de Caja
Chica
Genera reposición
de Caja Chica en el
SIGEP
2
Elabora Informe para
reposición de Caja
Chica
Informe y Resumen
para reposición de
CCH firmado
Recibe y revisa
Informe
Remite a RFT para

firma
SI Existe
Observaciones?
NO
Devuelve a EMCC Recibe Informe

para corrección
SI
2 Existe
Observaciones?
3
NO
Aprueba Informe
Devuelve a RFT para

instruir su corrección
Informe aprobado
3
Remite a DAA para

Aprobación mediante Aprueba Informe
firma mediante firma
Informe firmado
Recibe Informe
Aprobado
Remite a RFT para
continuar con el
proceso
Remite a PC para
reposición de Caja
Chica

RFT: Responsable Financiero y Tesorería PP: Profesional en Presupuestos
EMCC: Encargado del Manejo de Caja Chica DAJ: Dirección de Asuntos Jurídicos

DAA-UFT-102-03 MANEJO DE CAJA CHICA

Profesional en Responsable Financiero y Director(a) de Asuntos
Director(a) Ejecutivo(a)
Contabilidad Tesorería Administrativos
Recibe documentación
Aprueba en SIGEP
reposición de Caja
Chica genera C-31
Genera cheque
electrónico
Recibe documentación Recibe C-31

C-31 y
Cheque electrónico
firmados
Analiza si corresponde SI
Aprobación en SIGEP Firma en
SIGEP?
Elabora cheque del
Fondo Rotativo
SI NO
Aprueba en
SIGEP? Aprueba C-31 en el
Cheque elaborado SIGEP
NO
Firma cheque y Coloca

VoBo a C-31, remite a Firma cheque y remite Recibe C-31 Firma en
DAA a DE sistema
Remite C-31 al RFT
para VoBo y/o
Aprobación en SIGEP
Firma en SIGEP C-31 Firmado

Remite cheque a RFT
para Firma Aprueba en el
SIGEP
C-31 firmado y cheque
firmado Devuelve a PC para
archivo
C-31 Aprobado y
cheque firmado
Devuelve a PC para
entrega de cheque y
archivo de la
documentación
Remite a DAA para
firma
Recibe C-31 y cheque

firmados
Entrega cheque y
archiva la
documentación
Fin

RFT: Responsable F inanciero y Tesor er ía PP: Profesional en Presupuestos
EMCC: Encargado del Manejo de Caja Chica DAJ: Dir ección de Asuntos Jurídicos

CIERRE DE CAJA CHICA DAA-UFT-102
Objetivo Realizar el cierre de Caja chica de acuerdo a Instructivo del Ministerio de Economía y
Finanzas Públicas

Revisa los gastos efectuados con cargo a caja chica y
Determinación Encargado del realiza el detalle de los mismos, determinando el
1. de saldo a Manejo de Caja
Chica saldo que debe ser devuelto al Fondo Rotativo
devolver
mediante el Banco Corresponsal.
Una vez que se determina el sobrante de los fondos

Encargado del
Depósito del entregado para el manejo de caja chica, realiza el
2. Manejo de Caja
Saldo depósito en efectivo a la cuenta del Fondo
Chica
Rotativo.
Mediante SIGEP realiza el cierre de Caja Chica,

cargando al gasto los documentos que formaran
Encargado del
Generación de parte del cierre generando el reporte de cierre,
3. Manejo de Caja
Cierre en SIGEP elabora informe de cierre y adjunto al depósito,
Chica
remite al Responsable Financiero y Tesorería para
firma.
Aprobación de
Responsable Recibe, revisa y aprueba el informe de cierre de caja
Informe de
4. Financiero y chica, remite al Director(a) de Asuntos
Cierre de Caja Tesorería Administrativos para firma.
Chica
Director(a) de
Recibe, revisa y firma informe, remite a Responsable
5. Firma de Informe Asuntos
Financiero y Tesorería
Administrativos
Responsable Remite documentación al Profesional en

Instrucción de
6. Financiero y Contabilidad para que apruebe en SIGEP el cierre de
Cierre
Tesorería Caja Chica.
En el módulo de Fondo Rotativo del SIGEP aprueba el

Aprobación de cierre de Caja Chica, genera C-31.
Profesional en
7. Cierre de Caja
Contabilidad Remite para Visto Bueno o Aprobación en SIGEP al
Chica


Asuntos
Aprobación de Administrativos
8. C-31 o Responsable Administrativos
Financiero y .Si el Comprobante C-31 será aprobado por el/la
Tesorería Director(a) de Asuntos Administrativos: Revisa y
aprobado por el:
Ejecutivo(a) o
9. Firma en sistema Director(a) de
Asuntos devolución al Profesional en Contabilidad.
Archivo de la Profesional en Recibe documentación firmada y procede a su

10. Documentación Contabilidad archivo.

DAA-UFT-102-04 CIERRE DE CAJA CHICA

Encargado del Manejo de Caja Chica Responsable Financiero y Tesorería
Administrativos
Inicio
Revisa descargos y
gastos efectuados y
Recibe y revisa
realiza detalle
Informe de cierre
Determina monto a ser

depositado en la SI
cuenta del FR Aprueba?
Realiza el depósito del NO

monto en la cuenta del
FR Remite a EMCC para
corrección
Realiza cierre de
Caja Chica
mediante SIGEP 2
1
Genera reporte de
cierre en el SIGEP
Firma Informe
Elabora informe de
cierre de caja Chica Informe aprobado
1 Recibe Informe
Informe firmado
Remite a DAA para
firma
SI
Aprueba?
Remite a RFT para
Aprobación mediante firma
NO 2
Devuelve a RFT para

instruir su corrección
Firma Informe
Informe aprobado
Recibe informe
Remite a RFT con la
aprobado y
documentación
documentación de
adjunta
respaldo
Instruye a PC aprobar
el Cierre de Caja
Chica en SIGEP

RFT: Responsable F inanciero y Tesorería PP: Profesional en Presupuestos

DAA-UFT-102-04 CIERRE DE CAJA CHICA

Profesional en Responsable Financiero y Director(a) de Asuntos
Director(a) Ejecutivo
Contabilidad Tesorería Administrativos
Recibe documentación
aprobada para cierre Recibe C-31
de Caja Chica
Aprueba cierre de SI
Aprueba en el
CCH y genera C-31
SI GEP?
en SIGEP
NO
C-31 de cierre de CCH
firmado Coloca Visto Bueno y
Recibe C-31
remite a DAA
SI
Remite a RFT para Aprueba C-31 en Firma en El
VoBo y/o Aprobación SIGEP SI GEP?
NO
C-31 aprobado y
firmado Aprueba en SIGEP y
Recibe C-31
remite a DE
Remite a DAA para

firma Firma en SIGEP
Firma en SIGEP
C-31 firmado
C-31 firmado
Devuelve a PC para
Devuelve a PC para archivo
archivo
Recibe C-31 firmado
Realiza depósito en el
BCB para cerrar el FR
Fin

RFT: Responsable F inanciero y Tesorería PP: Profesional en Presupuestos

PASAJES Y VIÁTICOS DAA-UFT-102
Objetivo Asignar pasajes y viáticos a las servidoras y servidores públicos del Servicio Estatal de
Autonomías (SEA) de manera oportuna.

Director(a) Mediante memorándum instruye realizar viaje en
1. Instrucción de Viaje
Ejecutivo(a) comisión oficial.
Envía Memorándum de Instrucción de viaje en dos
Unidad /
ejemplares, adjunta la Nota Interna dirigida a la DAA
2. Envío de solicitud Funcionario solicitando la emisión de pasajes y asignación de
solicitante viáticos para cumplir con la comisión.
Recibe documentos, revisa e instruye la atención del
Director(a) de trámite, deriva mediante hoja de ruta la
Instrucción de
3. Asuntos documentación al Responsable Financiero y Tesorería
atención
Administrativos quien remite un ejemplar del memorándum al área de
Recursos Humanos.
Si la solicitud de pasajes y viáticos es recibida con 48
horas antes de la realización del viaje en comisión, el
Responsable Financiero y Tesorería elabora el
formulario de Pasajes y Viáticos calculando los viáticos
en función al memorándum de instrucción de viaje y de
acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno
de Pasajes y Viáticos y solicita al Profesional en
Elaboración de Responsable Presupuestos la emisión de la certificación
presupuestaria. En caso de requerirse pasajes aéreos
4. formulario de Financiero y
solicita a la Agencia de Viajes la emisión del los mismos.
pasajes y viáticos Tesorería
Cuando la solicitud de pasajes y viáticos es recibida
fuera del plazo de 48 horas, los viáticos son
reembolsados una vez que el informe de viaje es
aprobado por el inmediato superior y remitido a la
DAA. De igual manera, los pasajes terrestres serán
reembolsados una vez sea aprobado el informe de viaje
por el inmediato superior y remitido a la DAA.
En función al Formulario de Pasajes y Viáticos, emite la

certificación presupuestaria para los viáticos asignados
Emisión de (los pasajes aéreos no requieren de certificación puesto
Profesional en
5. Certificación que la misma es emitida al momento del inicio de
Presupuestos proceso de contratación de la Agencia de Viajes).
Presupuestaria
Entrega la certificación al Responsable Financiero y
Tesorería para continuar con el trámite

Responsable Mediante Hoja de Ruta instruye al Profesional en

Instrucción Contabilidad procesar los viáticos adjuntando
6. Financiero y
asignación viáticos memorándum, solicitud, formulario y planilla de
Tesorería
viáticos.
Mediante el módulo del Fondo Rotativo del SIGEP abre
el cargo de cuenta a nombre del funcionario declarado
en comisión, emite cheque y gestiona firmas del
Profesional en Responsable Financiero y Tesorería y del Director(a) de
7. Pago de Viáticos
Contabilidad Asuntos Administrativos, una vez firmado, devuelve la
documentación al Responsable Financiero y Tesorería
para entrega cheque y resguardo de la documentación
hasta el descargo correspondiente.
Entrega cheque previa firma de la servidora o servidor
Responsable público declarado(a) en comisión de los siguientes
8. Entrega cheque Financiero y documentos: fotocopia cheque, cheque electrónico,
Tesorería planilla de viáticos y Recibo de entrega de cheque.
La servidora o servidor público declarado(a) en

comisión, en un plazo no mayor a ocho días hábiles
computables desde la fecha de finalización de la
Servidor(a) misma, debe presentar el informe de viaje adjuntando
Descargo de
público(a) los pases a bordo y/o pasajes terrestres en originales, y
9. Viáticos y Pasajes
declarado(a) en el formulario 110 de descargo de facturas por el viático
Aéreos
comisión recibido y Solicitara el reembolso de pasajes y/o
viáticos cuando corresponda. Gestiona la firma de
aprobación del inmediato superior y remite a la DAA
para el descargo correspondiente.
Revisa informe de viaje, solicita aclaraciones y
Aprobación de Jefe Inmediato complementaciones si fuera el caso, firma y aprueba el
10.
informe Superior informe y remite mediante hoja de ruta a la Dirección
de Asuntos Administrativos.
Recibe documentación y deriva con proveído al
Director(a) de
Instrucción para la Responsable Financiero y Tesorería, para el descargo de
11. Asuntos
atención de trámite los fondos entregados o rembolso de pasajes y/o
Administrativos
viáticos si corresponde.
Recibe documentación, revisa, elabora el Formulario de
Responsable liquidación de viáticos, incluyendo en el mismo el
Instrucción proceso reembolso de pasajes terrestres y/o viáticos si
12. Financiero y
descargo corresponde. Deriva al Profesional en Contabilidad para
Tesorería
realizar el descargo y/o reembolso mediante SIGEP.
Recibe documentación: informe aprobado, pasajes

terrestres y/o pases a bordo originales y descargo de
Liberación de Cargo Profesional en facturas (formulario 110) y procede a realizar la
13. Contabilidad liberación de cargo, generando el C-31 mediante el
módulo de Fondo Rotativo del SIGEP afectando la
partida presupuestaria correspondiente.
SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS Procede a gestionar las firmas en C-31pág.

tanto
355 en físico
como en sistema.

Recibe documentación: informe aprobado, pasajes
terrestres y/o pases a bordo originales y descargo de
facturas (formulario 110) y procede al reembolso de
viáticos y/o pasajes terrestres si corresponde, previa
Profesional en certificación presupuestaria emitida por el Profesional
14. Reembolso viáticos en Presupuestos.
Contabilidad
Mediante SIGEP genera C-31, con abono directo a la
cuenta de la servidora o servidor público declarado(a)
en comisión, remite a Responsable Financiero y
Tesorería para VoBo y/o aprobación mediante SIGEP
Responsable Recibe C-31 con la documentación de respaldo, revisa y

15. VoBo y/o
Financiero y coloca VoBo ó aprueba en SIGEP y remite al Director(a)
Aprobación de Pago
Tesorería de Asuntos Administrativos para Firma.
Firma ó aprobación Director(a) de Recibe C-31, revisa y aprueba mediante SIGEP, deriva al
16. Asuntos Director(a) Ejecutivo(a) ó Firma en sistema y devuelve
de Pago
Administrativos al Profesional en Contabilidad para archivo.
17. Firma en SIGEP Director(a) Revisa y firma mediante SIGEP el C-31 y devuelve a
Ejecutivo(a) Profesional en Contabilidad para archivo
Archivo de Profesional en Recibe C-31 firmado y procede al archivo de la
18.
Documentación Contabilidad documentación.





DAA-UFT-102
PAGO DE PASAJES AÉREOS
Objetivo Realizar el pago de pasajes aéreos a la Agencia de Viajes con la que se tiene Contrato
Suscrito.
Remisión Notas de La Agencia de Viajes mediante nota dirigida al SEA,

1. Agencia de Viaje remite las Notas de Débito y facturas por los pasajes
Débito
emitidos de acuerdo a solicitud
Director(a) Deriva mediante hoja de ruta la documentación a la
2. Instrucción de Pago
Ejecutivo(a) Dirección de Asuntos Administrativos para su atención.
Director(a) de Instruye a Responsable Financiero y Tesorería realizar

Asignación de
3. Asuntos el pago de los pasajes emitidos por la Agencia de Viajes
Funciones
Administrativos de acuerdo a notas de débito recibidas.
En base a las notas de débito, detalle de pasajes

emitidos, facturas originales (ticket electrónico)
remitidos por la agencia de viajes, elabora un Informe
Responsable de conformidad y solicitud de pago, por fuente de
Elaboración de financiamiento, dirigido al(la) Director(a) de Asuntos
4. Financiero y
informe Administrativos, adjuntando a las notas de débito
Tesorería
fotocopia del pases a bordo y memorándum de
declaratoria en comisión de viaje, en el caso de la MAE
nota interna dirigida a la DAA y remite para firma al (la)
Director(a) de Asuntos Administrativos.
Director(a) de Recibe, revisa el informe si no existen observaciones

Firma y aprobación aprueba el informe y deriva con hoja de ruta al
5. Asuntos
de informe Responsable Financiero y Tesorería para proseguir con
Administrativos
el proceso de pago.
Responsable Recibe informe aprobado y la documentación de
Envío de informe e
6. Financiero y respaldo y remite al Profesional de Contabilidad para
instrucción de pago
Tesorería efectuar el pago mediante SIGEP.
Pago de Pasajes En base a documentación recibida, genera C-31 de

7. Profesional en
Aéreos Contabilidad pago mediante SIGEP y remite a Responsable
Financiero y Tesorería para VoBo y/o aprobación
mediante SIGEP


Responsable Financiero y Tesorería: Revisa y aprueba
Director(a) de firmando el Comprobante de Ejecución de Gasto C-31 y
Asuntos
entrega al Director(a) de Asuntos Administrativos
VoBo y/o Administrativos o
8. Si el Comprobante C-31 será aprobado por el/la
Aprobación de Pago Responsable
Financiero y Director(a) de Asuntos Administrativos: Revisa y
Tesorería aprueba firmando el Comprobante de Ejecución de
Gasto C-31 previo visto bueno del Responsable
Financiero y Tesorería y entrega al Director(a) Ejecutivo.

aprobado por el:
Director(a) de Asuntos Administrativos: El Director(a)
Director(a)
Ejecutivo firma en físico y electrónicamente en el SIGEP,
Ejecutivo(a) o
Firma o aprobación para su posterior devolución al Profesional en
9. Director(a) de
de Pago Contabilidad.
Asuntos
Archivo de Profesional en Recibe C-31 firmado y procede al archivo de la
10.
Documentación Contabilidad documentación.



DAA-UFT-102
ELABORACION Y REGISTRO PLAN ANUAL DE CAJA
Objetivo Establecer los procedimientos para la elaboración del Plan Anual de Caja, su registro
en el SIGEP y su reformulación.

Instrucción de Instruye a la Dirección de Asuntos Administrativos la
Director(a)
1. elaboración de elaboración del Plan Anual de Caja (PAC) en
Ejecutivo(a)
PAC cumplimiento a instructivo del MEFP.
En cumplimiento a Instructivo del MEFP, el Director(a)
de Asuntos Administrativos, solicita a las Unidades
2. elaboración del Asuntos
Organizacionales del SEA la elaboración de la
PAC Administrativos
programación mensual de gastos para toda la gestión.
En base al Anteproyecto de Presupuesto para la
siguiente gestión cada Unidad Organizacional remite
Elaboración del Unidad al(a) Director(a) de Asuntos Administrativos la
3.
Plan Anual de Caja Organizacional proyección de gastos de forma mensual en sujeción al
POA, Presupuesto y Actividades que tienen previstas
para la gestión.
Director(a) de Remite al Responsable Financiero y Tesorería la
Instrucción
4. Asuntos documentación recibida de las áreas organizacionales,
consolidación
Administrativos e instruye la consolidación de los mismos
Responsable Consolida el Plan Anual de Caja en Excel y remite al
Consolidación Plan
5. Financiero y Profesional en Contabilidad para el registro en el
Anual de Caja
Tesorería SIGEP.
Efectúa registro en el SIGEP con el perfil de Operador
del Plan Anual de Caja, reflejando la proyección de
gastos mensuales para la asignación de cuotas
Registro en el Profesional en
6. mensuales que efectúa el MEFP. Imprime y adjunto al
SIGEP Contabilidad
POA, el Formulario remitido por el MEFP, elabora la
nota para remitir al MEFP. Remite al Responsable
Responsable Revisa el PAC y la documentación requerida por el
7. Firma del PAC Financiero y MEFP, aprueba y remite al Director(a) de Asuntos
Tesorería Administrativos para firma


Revisa y firma el Plan Anual de Caja y la nota dirigida al
Aprobación del Director(a) de
MEFP, remite documentación al Profesional de
8. PAC y firma de Asuntos
Contabilidad para su envío al Ministerio de Economía
Nota Administrativos
y Finanzas.
Envío de
Profesional en Envía documentación al MEFP y remite una copia al
9. Documentación al
Contabilidad RFT para seguimiento.
MEFP
Efectúa el seguimiento al cumplimiento del PAC,
contrastando el mismo con la ejecución en el SIGEP.
Responsable
Seguimiento Plan Mensualmente, vía Director(a) de Asuntos
10. Financiero y
Anual de Caja Administrativos, comunica a las áreas organizacionales
Tesorería
la ejecución realizada y los montos programados para
el mes siguiente.
Reciben y analizan la información remitida por el(a)
Requerimiento Unidades
11. Director(a) de Asuntos Administrativos, y si es
modificación PAC organizacionales
necesario, solicitan la modificación del PAC
Recibe solicitudes de modificación al PAC por parte de
Instrucción de Director(a) de las Unidades Organizacionales e instruye al
12. Modificación del Asuntos Responsable Financiero y Tesorería realizar en análisis
PAC Administrativos y si corresponde instruir la modificación al PAC
mediante SIGEP
Revisa la documentación y en caso de requerirse la
Responsable
Requerimiento modificación del PAC ajusta en Excel el PAC y remite al
13. Financiero y
modificación PAC Profesional en Contabilidad para su registro en el
Tesorería
SIGEP.
Realiza el registro en el SIGEP y coordina con el MEFP
Registro Profesional en la asignación de las cuotas a fin de contar con la
14.
modificación PAC Contabilidad disponibilidad de recursos, para la atención de
requerimientos de la entidad.




CONCILIACIONES BANCARIAS DAA-UFT-102
Objetivo Conciliar el saldo del extracto bancario y el saldo del libro bancos con el objetivo de
identificar débitos y abonos bancarios no registrados por la Entidad.

Elabora el Libro Bancos de forma cronológica, en el
cual se registran los cheques emitidos y el
Elaboración de
Profesional en movimiento de la cuenta del Banco corresponsal.
1. Conciliaciones
Contabilidad Al final de cada mes, se recogen los extractos
Bancarias
bancarios de la cuenta y se realiza la conciliación
bancaria.
Envío de
Profesional en Remite la conciliación bancaria al Responsable
2. conciliación
Contabilidad Financiero y Tesorería para su revisión y aprobación.
bancaria
Aprobación de Responsable
Revisa y aprueba la conciliación bancaria y devuelve la
3. conciliación Financiero y
misma a Profesional en Contabilidad.
bancaria Tesorería
Envío de Profesional en Archiva las conciliaciones con la documentación de
4.
documentos Contabilidad respaldo correspondiente.

DAA-UFT-102-08 CONCILIACIONES BANCARIAS

Inicio
Elabora el Libro Bancos

de forma cronológica.
Mensualmente recoge
los extractos bancarios
Elabora la Conciliación
Bancaria
Conciliaciones
Bancarias firmadas
Remite conciliaciones al
Recibe conciliaciones
RFT para firma
Revisa las conciliaciones
NO
Existen
observaciones?
2 SI
Devuelve a PC para
corrección
Firma Conciliaciones
Conciliaciones
Bancarias firmadas
Recibe Conciliaciones
Remite a PC
firmadas
Archiva Conciliaciones
Fin


ADMINISTRATIVO
UNIDAD FINANCIERA Y
TESORERIA
PRESUPUESTOS DAA-UFT-103
Formulación del anteproyecto del presupuesto DAA-UFT-103-01
Certificación presupuestaria – inicio de proceso de
DAA-UFT-103-02
contratación de bienes o pasantías
Certificación presupuestaria pasajes y viáticos DAA-UFT-103-03
Certificación presupuestaria pago por servicios DAA-UFT-103-04
Seguimiento y evaluación de ejecución del
DAA-UFT-103-05
presupuesto
Modificación presupuestaria intra institucional DAA-UFT-103-06
Presupuesto adicional donación externa DAA-UFT-103-07
Modificación presupuestaria inter institucional
DAA-UFT-103-08
(incremento salarial)
DAA-UFT-103-01 PROCEDIMIENTO
FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO DAA-UFT-103
Objetivo Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto del SEA, en base a las Directrices de

Formulación Presupuestaria y Clasificadores Presupuestarios emitidos para cada
gestión fiscal por el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, el Reglamento
Específico de presupuestos de la Entidad, como la expresión financiera de los objetivos
de gestión que se encuentran descritos en el Programa Operativo Anual – POA.

En base al Programa de Operaciones Anual (POA) y
en coordinación con las Direcciones y/o Unidades
dependientes de la Entidad, se procede a formular el
Anteproyecto de Presupuesto con el siguiente
Formulación del contenido:
Profesional en
1. Anteproyecto del 1. Presupuesto de Recursos Institucional
Presupuesto
Presupuesto
2. Presupuesto de Gastos
3. Escala de sueldos y planilla presupuestaria
Adjunta otra información de respaldo que considere
oportuna.
Elabora el Presupuesto de Recursos con la
identificación de las fuentes de financiamiento,
Presupuesto de Profesional en organismos financiadores, rubros y entidad de
2.
recursos Presupuesto transferencia, en base a techos presupuestarios
definidos por transferencias y/o Donaciones para
cada gestión fiscal.
Elabora el presupuesto de Gastos en función del
Programa de Operaciones Anual (POA) de la Entidad
y a los techos presupuestarios asignados para la
gestión, siguiendo los siguientes pasos:
1. Identificación de Categorías Programáticas
(Programas y Actividades)
Presupuesto de Profesional en
3. 2. Identificación de las fuentes de Financiamiento.
Gastos Presupuesto
3. Identificación de los organismos financiadores
1. Identificación de la entidad de transferencia
2. Identificación de los objetos del gasto para cada
categoría programática, fuente de
financiamiento, organismo financiador y entidad
de transferencia.


Definida la estructura programática registra el
4 Registro en el Profesional en
presupuesto de recursos y gastos en el Módulo de
SIGEP Presupuesto
Formulación presupuestaria del SIGEP.
Solicitud de Con el POA y el Anteproyecto de Presupuesto
aprobación de Profesional en elaborados se emite informe técnico a la MAE
5.
Anteproyecto de Presupuesto solicitando su aprobación mediante Resolución
Presupuesto Administrativa y el informe legal correspondiente.
Responsable Revisa informe, firma y aprueba, entrega Informe y
6. Aprobación Financiero y documentos de respaldo a Director(a) de Asuntos
Tesorería Administrativos.
Director(a) de
Revisa informe, firma y aprueba, envía Informe y
7. Aprobación Asuntos
documentos de respaldo a Director(a) Ejecutivo(a).
Administrativos
Recibe Informe y documentación de respaldo y
Recepción de la Director(a) solicita a la Dirección de Asuntos Jurídicos la
8.
documentación Ejecutivo(a) elaboración de la Resolución Administrativa
correspondiente.
Elaboración de la Revisa información, emite informe legal y elabora
Director(a) de
9. Resolución Resolución Administrativa para la firma de la
Asuntos Jurídicos
Administrativa Director(a) Ejecutivo(a).
Revisa y firma Resolución Administrativa de
Instrucción de aprobación. Envía, con nota de atención, al
Director(a)
10. envío de Ministerio de Economía y Finanzas Públicas para ser
Ejecutivo(a)
Anteproyecto considerado en la aprobación mediante Ley del
Presupuesto General del Estado.
Comunicación de Profesional en Efectúa seguimiento a la aprobación del

11.
aprobación Presupuesto Anteproyecto de Presupuesto en el SIGEP.

DAA-UFT-103-01 FORMULACION DEL ANTE PROYECTO DEL PRESUPUESTO
Profesional en Responsable Director(a) de Asuntos

Presupuestos Financiero y Tesoreria Administrativos
Inicio
Formulación del
AP en
coordinación con
Planificación
Se envía NI a las
UO para
elaboración de
POA-PPTO de 2
acuerdo a techos
presupuestarios 2
SI Recibe Informe
Remitieron su Tecnico
POA-PPTO?
NO
Recibe el informe
tecnico
Efectua NO Existe
seguimiento observacion?
SI NO
Existe
observacion?
Fin Devuelve para
corrección al PP SI
Devuelve a RFT
para instruir su
correcion
POA-PPTO
1
2
Elabora el PPTO
de Recursos y
Gastos en función
al POA
Firma IT y Firma el IT y en
documentos los documentos
adjuntos adjuntos
Registra PPTO
en SIGEP
Informe Técnico Informe Técnico

1 firmado firmado
Elabora IT
solicitando
aprobación
mediante R.A.
Deriva al
Deriva al DAA Director(a)
para aprobacion Ejecutivo(a) para
Informe Tecnico firma
para aprobacion
1
Deriva al RFT

FORMULACION DEL ANTE PROYECTO DEL

DAA-UFT-103-01
PRESUPUESTO
Director(a) Director(a) de Asuntos Profesional en

Ejecutivo(a) Juridicos Presupuestos
3 Recibe Informe
Técnico
Recibe Informe
Técnico
NO
Existe Existe
Observacion? Observacion?
SI SI
Devuelve para Devuelve para

corrección del IT corrección del IT
NO
2 3
Elabora informa
legal y
Resolución
Firma IT y Administrativa
documentos
adjuntos Resolución
Administrativa
firmada
IT firmado
Deriva al
Director(a)
Ejecutivo para
Deriva al Director
firma
de Asuntos
Jurídicos para
elaboración de
R.A.
Recibe Informe
Legal y R.A.
Firma Resolución
Administrativa
Envía la
resolución
administrativa
mediante nota al
MEFP
Fin

DAA-UFT-103-02
PROCEDIMIENTO
CERTIFICACION PRESUPUESTARIA – INICIO PROCESO DE DAA-UFT-103

CONTRATACION DE BIENES O PASANTIAS
Objetivo Emitir la Certificación Presupuestaria en atención a requerimientos de las unidades

solicitantes para inicio de procesos de contratación, en base a lo establecido en el
POA y Presupuesto de la entidad.

Las Unidades Solicitantes remiten nota de Solicitud
Solicitud Inicio de de Inicio de Proceso de Contratación de bienes o
Proceso de pasantías los formatos establecidos. Las solicitudes
1. Contratación de Unidad Solicitante de inicio de proceso deben contar con V°B° de la
Bienes y Servicios Unidad de Planificación.
o pasantías
Solicita mediante Hoja de Ruta al Responsable

Solicitud de Director(a)
Financiero y Tesorería la elaboración de certificación
2. Certificación Asuntos
Presupuestaria de acuerdo a la disponibilidad de
Presupuestaria Administrativos
recursos.
En atención a instrucción de la Dirección de Asuntos
Administrativos, verifica el V°B° de la Unidad de
Planificación al Código de Operación del POA, en el
Instrucción Responsable caso de inicio de procesos de compra de bienes o
3. emisión Financiero y contratación de servicios y deriva mediante la hoja de
certificación Tesorería ruta al Profesional en Presupuesto para emisión de la
certificación, en base a saldos presupuestarios.
Las solicitudes de pasantía no requieren V°B° de la
Verifica los saldos presupuestarios en la estructura
programática correspondiente y emite la certificación
Emisión de
Profesional en presupuestaria generando información de
4. Certificación
Presupuesto presupuesto comprometido en planilla Excel y deriva
presupuestaria
al Responsable Financiero y Tesorería, mediante hoja
de ruta.
Remisión de Responsable Envía documentos al(la) Director(a) de Asuntos
5. Certificación Financiero y Administrativos, mediante la hoja de ruta,
Presupuestaria Tesorería adjuntando certificación presupuestaria.


Para contratación de bienes y servicios remite a la
Remisión
Director(a) Unidad Administrativa para el inicio de proceso de
Certificación
6. Asuntos contratación como RPA.
Presupuestaria
Administrativos Para pasantías, remite a la unidad solicitante para las
área solicitante
acciones correspondientes.

CERTIFICACION PRESUPUESTARIA-INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIONN DE BIENES

DAA-UFT-103-02
O PASANTIAS
Responsable
Profesional en
Unidad Solicitante Director de Asuntos Administrativos Financiero y
Presupuestos
Tesoreria
Recibe la solicitud
Inicio de inicio de Recibe y revisa la
proceso de solicitud
contratacion
1
Recibe y revisa la
solicitud
Elabora nota de
solicitud de Aprueba?
proceso Solicita al RFT
instruir la emisión SI
NO 1
de la certificación
presupuestaria Presupuesto y
Devuelve la
código POA?
Nota elaborada y solicitud a la US
firmada para
regularización NO SI
Deriva mediante
Devuelve la
proveído al PP
solicitud para su
para la
regularizacion
certificacion
Remite solicitud
1
Emite la
Certificación
Presupuestaria
Recibe la solicitud
Certificacion
Presupuuestaria
firmada
Recibe la solicitud
Deriva la Remite solicitud y

documentación a Certificación
la US Presupuestaria a
Remite solicitud y la RFT
Certificación
Presupuestaria a
la DAA
SI Es bienes y NO
servicios?
Se deriva a la UA Pasantías remite

para el inicio de la doc. a la US
proceso como para acciones
RPA correspondientes
FIN FIN

CERTIFICACION PRESUPUESTARIA – PASAJES Y VIATICOS DAA-UFT-103
Objetivo Emitir la Certificación Presupuestaria en atención a requerimientos de las unidades

solicitantes para asignación de viáticos y pasajes en base a lo establecido en el POA y
Presupuesto de la entidad.

Las Unidades Solicitantes remiten nota de solicitud de
pasajes y viáticos especificando el código POA y la
Solicitud pasajes y
1. Unidad Solicitante fuente de financiamiento, adjuntando el Memorándum
viáticos.
de autorización de viaje.
Mediante Hoja de Ruta deriva al Responsable Financiero

Director(a) Asuntos
2. Remisión solicitud y Tesorería la solicitud de pasajes y viáticos.
Administrativos
De acuerdo con el Reglamento Interno de Pasajes y

Responsable Viáticos y al itinerario de viaje, efectúa el cálculo de los
3. Cálculo de viáticos Financiero y viáticos y solicita al Profesional de Presupuestos la
Tesorería emisión de la certificación presupuestaria, en base a
disponibilidades.
presupuestaria para la asignación de viáticos, generando
información de presupuesto comprometido en planilla
Excel y entrega documentación al Responsable
Emisión de Financiero y Tesorería. Debido a que se cuenta con la
Profesional en
4. Certificación certificación presupuestaria emitida al momento del
Presupuesto
presupuestaria inicio del proceso de contratación de la Agencia de
Viajes, únicamente registra en Excel el monto
correspondiente a pasajes aéreos.
La certificación presupuestaria de pasajes terrestres se
emite una vez que se efectúa el descargo
correspondiente.
Responsable En la Hoja de Ruta instruye al Profesional en
Solicitud proceso
5. Financiero y Contabilidad procesar las viáticos de acuerdo a
viáticos
Tesorería Formulario de pasajes y viáticos
Procesa en el SIGEP los viáticos generando el Cargo de
Registro viáticos en Profesional en
6. Cuenta a nombre de la servidora o servidor público que
el SIGEP Contabilidad
realizará el viaje.

CERTIFICACION PRESUPUESTARIA-INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIONN DE BIENES

DAA-UFT-103-02
O PASANTIAS
Responsable
Profesional en
Unidad Solicitante Director de Asuntos Administrativos Financiero y
Presupuestos
Tesoreria
Recibe la solicitud
Inicio de inicio de Recibe y revisa la
proceso de solicitud
contratacion
1
Recibe y revisa la
solicitud
Elabora nota de
solicitud de Aprueba?
proceso Solicita al RFT
instruir la emisión SI
NO 1
de la certificación
presupuestaria Presupuesto y
Devuelve la
código POA?
Nota elaborada y solicitud a la US
firmada para
regularización NO SI
Deriva mediante
Devuelve la
proveído al PP
solicitud para su
para la
regularizacion
certificacion
Remite solicitud
1
Emite la
Certificación
Presupuestaria
Recibe la solicitud
Certificacion
Presupuuestaria
firmada
Recibe la solicitud
Deriva la Remite solicitud y

documentación a Certificación
la US Presupuestaria a
Remite solicitud y la RFT
Certificación
Presupuestaria a
la DAA
SI Es bienes y NO
servicios?
Se deriva a la UA Pasantías remite

para el inicio de la doc. a la US
proceso como para acciones
RPA correspondientes
FIN FIN

CERTIFICACION PRESUPUESTARIA – PAGO POR SERVICIOS DAA-UFT-103
Objetivo Emitir la Certificación Presupuestaria en atención a requerimientos de la Unidad

Administrativa para el pago de servicios, en base a lo establecido en el POA y
Presupuesto de la entidad.

El Profesional en Bienes y Servicios, via Responsable
Unidad Administrativo y Contrataciones solicita al(a)
1. Solicitud de pago
Administrativa Director(a) Administrativo(a) el pago por servicios, la
solicitud debe incluir el código POA correspondiente.
Aprobación Director(a) Asuntos Firma solicitud de pago y la deriva al Responsable

2.
solicitud de pago Administrativos Financiero y Tesorería, mediante hoja de ruta.
Solicitud Responsable
Solicita a Profesional en Presupuestos la emisión de la
3. certificación Financiero y
Certificación Presupuestaria correspondiente
presupuestaria Tesorería
Emisión de
Profesional en presupuestaria generando información de
4. Certificación
Presupuesto presupuesto comprometido en planilla Excel y
presupuestaria
devuelve documentación al Responsable Financiero y
Tesorería, adjuntando certificación
Responsable Mediante la hoja de ruta solicita al Profesional en
Instrucción proceso
5. Financiero y Contabilidad procesar el pago, remitiendo la
pago
Tesorería documentación de respaldo correspondiente.

DAA-UFT-103-04 CERTIFICACION PRESUPUESTARIA-PAGO POR SERVICIOS

Director(a) de Responsable
Profesional en
Unidad Solicitante Asuntos Financiero y
Presupuesto
Administrativos Tesoreria
Inicio
Recibe la solicitud
Emite la nota de
de pago de
solicitud de pago
servicios
Solicitud firmada Recibe la solicitud
Remite la solicitud
al RFT
Recibe la solicitud
Revisa la
Remite solicitud
documentacion
Revisa la
Instruye al PP documentacion
emitir la
Certificación
Presupuestaria
Tiene saldo SI
Presupuestario
?
1 NO
Devuelve la
solicitud para su
regularizacion
Emite Certificación
Presupuestaria
Recibe la
documentacion
Certificación
presupuestaria
firmada
Instruye Procesar
la solicitud al
Profesional en
contabilidad
Remite la solicitud
y la certificación
presupuestaria al
RFT
Fin

DAA-UFT-103-05
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL DAA-UFT-103

PRESUPUESTO
Objetivo Contar con información actualizada sobre la ejecución presupuestaria y su relación con
lo programado.

La tarea de seguimiento y evaluación se realiza
Profesional en
1. Seguimiento diariamente al momento de elaborar una certificación
Presupuestos
presupuestaria.
Trimestralmente elabora informes de evaluación y
Elaboración de Profesional en seguimiento a la ejecución presupuestaria. Envía
2.
informe trimestral Presupuestos Informe a la Dirección de Asuntos Administrativos vía
Responsable
Aprueba y deriva el informe al Director(a) de Asuntos
3. Aprobación Financiero y
Administrativos.
Tesorería
Recibe Informe y documentos de respaldo, aprueba el
Director(a) de
Análisis de informe trimestral de ejecución presupuestaria, remite
4. Asuntos
resultados el mismo a la Dirección Ejecutiva para su envió a la
Administrativos

SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LA EJECUCION DEL

DAA-UFT-103-05
PRESUPUESTO
Profesional de Responsable Financiero y Director (a) de Asuntos
Presupuesto Tesoreria Administrativos
Inicio
2
Efectúa Revisa y revisa el

seguimiento al informe de
momento de ejecución
elaborar las presupuestaria
certificaciones
presupuestarias
Elabora informe
Existe
trimestral de
observaciones
ejecución
?
Presupuestaria
Informe elaborado
Devuelve para
y firmado
correccion
Recibe y revisa
Remite informe
Aprueba y firma el informe y
trimestral de EP al
informe de EP documentación de
RFT
respaldo
Informe aprobado Existen

y firmado observaciones
?
2
Devuelve para
Remite a la DAA correccion
para aprobacion
Aprueba y firma
informe
Informe aprobado
y firmado
Deriva a la unidad
de Planificacion
FIN

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS INTRA INSTITUCIONALES DAA-UFT-103
Objetivo Realizar modificaciones presupuestarias que no incrementan ni disminuyen el

presupuesto de la Entidad, en función de una solicitud efectuada, reformulación del
POA o por el análisis y/o proyección de gastos que la Unidad Financiera pueda realizar
anticipándose a posibles situaciones de falta de recursos en determinadas partidas
presupuestarias que podrían entorpecer el desarrollo normal de las actividades
programadas.

La necesidad de efectuar modificaciones
presupuestarias al interior del presupuesto en las
Identificación de la estructuras programáticas que correspondan, se
necesidad de Profesional en determina en función a las solicitudes efectuadas por
1.
modificación Presupuestos las Unidades Organizacionales del SEA, por
presupuestaria reformulación del POA que considere modificaciones
al presupuesto o por el análisis efectuado de oficio, en
función de la ejecución presupuestaria.
Elabora Informe Técnico dirigido a la MAE vía el
Responsable Financiero y de Tesorería y el(la)
2. Director(a) de Asuntos Administrativos, donde solicita
Informe Técnico Presupuestos
la aprobación de la modificación presupuestaria intra
institucional.
Responsable Revisa el informe, firma ,aprueba, y deriva el Informe y
3. Aprobación Financiero y documentos de respaldo y lo deriva al Director(a) de
Tesorería Asuntos Administrativos.
Director(a) de Revisa el informe, firma, aprueba y remite a la
4. Aprobación Asuntos Dirección Ejecutiva para la elaboración de Resolución
Administrativos administrativa correspondiente.
Recibe el Informe y documentación de respaldo, lo
firma y aprueba.
Recepción de la Director(a) Instruye mediante hoja de ruta a la Dirección de
5.
documentación Ejecutivo(a) Asuntos Jurídicos la elaboración del informe legal y la
Resolución Administrativa de aprobación de la
modificación presupuestaria .
Director(a) de
6. Resolución Resolución Administrativa para la firma de la MAE,
Asuntos Jurídicos
Administrativa devuelve documentación a la Dirección Ejecutiva.


Remisión de Revisa y firma Resolución Administrativa, instruye
Director(a)
7. Resolución continuar con la modificación presupuestaria enviando
Ejecutivo(a)
Administrativa documentos a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Toma conocimiento de la aprobación de informe
técnico y Legal y Resolución Administrativa, e instruye
8. continuar con Asuntos
realizar la modificación presupuestaria a Responsable
proceso Administrativos
Registro
Responsable Deriva documentación e instructivo al Profesional en
Modificación
9. Financiero y Presupuestos para el correspondiente registro en el
Presupuestaria en
Tesorería. SIGEP.
SIGEP
Con la Resolución Administrativa, registra, valida y
Modificación
Profesional en aprueba en el sistema SIGEP la modificación
10. presupuestaria en
Presupuestos presupuestaria y efectúa el archivo de la
el SIGEP
documentación.

DAA-UFT-103-06 MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS INTRA INSTITUCIONALES
Responsable Director (a) de

Profesional en Director (a) de
Financiero y Asuntos Director(a) Ejecutivo(a)
Presupuesto Asuntos Juridicos
Recibe y revisa
Inicio informe y la
documentación de
respaldo 3
Recibe y revisa
2
Recibe solicitud informe y la
documentación de 4
firmada de las UO
NO respaldo
Existe
observaciones? Recibe y revisa
1
informe y la
1 documentación de
SI
Elabora un IT NO respaldo
Existe
Modificación
observaciones? Recibe y revisa
Presupuestaría Devuelve a PP
informe y la
para su correccion
2 SI documentación de
respaldo
Existe NO
Informe Tecnico Devuelve la observaciones?
Firmado documentación
Aprueba y firma IT para su corrección 3
de Modificación SI
Presupuestaria Existe NO
observaciones?
Devuelve la
Firma IT de documentación 4
Remite al RFT Modificación SI
informe tecnico para su corrección
Informe aprobado Presupuestaria y
firmado aprueba Devuelve la
y firmado
documentación
Firma IT de para su corrección
Informe IT Modificación
modificación Presupuestaria 5
presupuestaria aprobada
Remite al DAA aprobado y
informe para firmado Elabora informe
Informe legal y resolucion
aprobacion modificación administrativa
presupuestaria
Remite al aprobado
Director(a)
ejecutivo(a) para Informe legal
aprobación firmado y RA
Remite al DAJ la elaborada
elaboración del
informe legal y la
RA
Remite informe
legal y RA a
director(a)
ejecutivo(a) para
firma

DAA-UFT-103-06 MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS INTRA INSTITUCIONALES

Responsable Director (a) de
Profesional en Director(a)
Financiero y Asuntos
Presupuesto Ejecutivo(a)
Recibe resolución
administrativa e
informe legal
Recibe resolución
administrativa e
informe legal Recibe revisa
informe legal y RA
Instruye al RFT
realizar la
modificación
presupuestaria
Instruye al PP
Recibe resolución realizar la Existen NO
administrativa e modificacion observaciones
informe legal presupuestaria Remite al RFT la ?
resolución
administrativa e SI
5
informe legal
Remite a PP la
resolución
Registra administrativa e Devuelve la
modificacion informe legal documentación
presupuestaria para su corrección
en el SIGEP
Aprueba informe
legal y firma
resolución
Valida y aprueba administrativa
la modificación en
SIGEP
Informe legal
firmado y RA
aprobada
Efectúa el archivo
de la
documentacion
Remite a DAA
para continuar con
la modificación
presupuestaria
FIN

PRESUPUESTO ADICIONAL POR DONACIONES EXTERNAS DAA-UFT-103
Objetivo Incorporación de Donaciones Externas en el presupuesto en base al POA Reformulado

de la Entidad.

El responsable de la Unidad de Planificación, envía la
solicitud de inscripción de recursos de donación de
fuente externa a la Dirección de Asuntos
Solicitud de Administrativos, adjuntando documentación de
Unidad de
2. inscripción de respaldo (convenio, presupuesto estimado, etc.), con
Planificación
recursos V°B° de la Dirección Ejecutiva. Antes de finalizar la
gestión se coordinara con el Responsable de
Planificación sobre la reformulación del POA
correspondiente.
Director(a) de Toma conocimiento de solicitud, instruye al
Inscripción de
3. Asuntos Responsable Financiero y Tesorería realizar la
Recursos
Administrativos inscripción de recursos.
Responsable
Registro de Instruye al Profesional en Presupuestos efectuar la
4. Financiero y
Recursos inscripción de recursos.
Tesorería
Solicitud de
Elabora nota para la Certificación de Recursos dirigido
Certificación de Profesional en
5. al Ministerio de Planificación del Desarrollo, con la
Recursos Presupuestos
firma de la MAE.
(Donación Externa)
Con la certificación de recursos del VIPFE – MPD,
elabora informe técnico dirigido a la MAE con los
6. respaldos correspondientes, vía Responsable
informe Presupuestos
Financiero y Tesorería y Dirección de Asuntos
Administrativos.
Revisa, firma, aprueba el informe técnico remitido por
Responsable
Aprobación el profesional de presupuestos y la documentación de
7. Financiero y
informe respaldo a Director(a) de Asuntos Administrativos para
Tesorería
su aprobación y firma
Director(a) de
Aprobación Revisa informe, firma, aprueba y deriva Informe y
8. Asuntos
informe documentos de respaldo al Director(a) Ejecutivo(a) .
Administrativos


Recibe Informe y documentación de respaldo,
firmando y aprobado dicho informe, Instruye a la
Recepción de la Director(a)
9. Dirección de Asuntos Jurídicos mediante hoja de ruta la
documentación Ejecutivo(a)
elaboración de la Resolución Administrativa de
solicitud de inscripción de la Donación Externa.
Director(a) de
Asuntos Jurídicos
Revisa y firma Resolución Administrativa, deriva a la
Dirección de Asuntos Administrativos para el envío de
Envío de
Director(a) Resolución Administrativa y documentación de
11. Presupuesto
Ejecutivo(a) respaldo al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Adicional al MEFP
con nota de atención, solicitando la inscripción de los
recursos.
Realiza el seguimiento a la solicitud realizada al
Profesional en Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, hasta
12. Seguimiento
Presupuestos verificar el registro y aprobación en el SIGEP del
presupuesto adicional por Donación Externa.
Confirmado el registro del presupuesto, comunica
mediante mensaje electrónico a la Unidad de
Profesional en
13 Comunicación Planificación para que se informe a las unidades
Presupuestos
solicitantes que el presupuesto adicional se encuentra
disponible para su ejecución.

DAA-UFT-103-07 PRESUPUESTO ADICIONAL POR DONACIONES EXTERNAS
Profesional en Responsable Director(a) de Asuntos

Presupuesto Financiero y Tesoreria Administrativos
Inicio Recibe
documentacion
Recibe de la unidad
de planificación la Elabora nota de
solicitud de solicitud
inscripción de certificación de
recursos donación recursos VIPFE
externa
Cuenta con Nota elaborada

Recibe solicitud y
SI documentación
documentacion de
para corrección
respaldo
de la UPLA
Gestiona firma del
director(a)
NO ejecutivo(a)
Devuelve la Remite al PP para

documentación efectuar la
para corrección a inscripción de los
la UPLA recursos Deriva nota
firmada al MEFP?
FIN
SI
Respuesta del
MEFP?
NO
Mediante proveído
instruye al RFT
realizar la Efectua
inscripción de seguimiento nota
recursos
Elabora informe
técnico para
inscripción de
recursos donación
externa
Informe tecnico
elaborado y
firmado
Remite informe
tecnico a RFT
para aprobacion


Director(a) de Responsable
Director(a) Director(a) de
Asuntos Financiero y
Ejecutivo(a) Asuntos Juridicos
Administrativos Tesoreria
Recibe, revisa Recibe, revisa

informe y la informe y la
documentación de documentación de
respaldo respaldo
NO Existen
SI Existen observaciones?
Recibe, revisa observaciones?
informe y la
SI
documentación de NO Recibe, revisa
respaldo informe y la
Devuelve la
documentación documentación de
para su corrección respaldo
Devuelve la
documentación
para su corrección
Existen NO
observaciones? 1
Existen NO
2 observaciones?
SI
3 SI
Devuelve la
documentación
para su corrección Aprueba informe Devuelve la
tecnico Aprueba informe
documentación
tecnico
para su corrección
3
4
Informe técnico
Informe técnico
aprobado y
aprobado y Elabora informe
firmado
firmado legal y resolución
Aprueba informe
tecnico administrativa
Remite a director Remite a DAA

ejecutivo para para aprobacion Informe legal y RA
Informe tecnico elaborada
aprobacion
aprobado
Instruye a la DAJ Remite para firma

la elaboración del al director
informe legal y la ejecutivo
RA

Director(a) de
Profesional en Director(a) de Director(a)
Asuntos
Presupuesto Asuntos Juridicos Ejecutivo(a)
Administrativos
Recibe 2
documentación
firmada
Recibe instrucción
y documentación Recibe, revisa
Remite nota y informe legal y RA
de respaldo
documentación de
respaldo al MEFP
para la inscripcion
del presupuesto
Efectúa
seguimiento de NO
Existen
solicitud efectuada observaciones
al MEFP Remite al PP Recibe informe
?
copia del informe legal RA y nota
legal y la RA para firmada 4
realizar SI
seguimiento
Devuelve la
El MEFP aprobo documentación
la inscripcion Instruye a RFT para su correccion
remitir nota al
MEFP y efectuar
seguimiento
Efectúa Firma y aprueba

seguimiento informe legal y RA
Informe legal y RA
firmada
Comunica por
correo electrónico
la inscripción de Elabora nota
recursos alas UO dirigida al MEFP
solicitando la
inscripción de
recursos
Efectúa el archivo
de la doc, de
respaldo de Nota firmada
inscripción de dirigida al MEFP
recursos
FIN Remite a DAA la

nota firmada y la
documentación
para remitir al
MEFP

DAA-UFT-103-08
PROCEDIMIENTO
MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS INTER INSTITUCIONALES DAA-UFT-103

(INCREMENTO SALARIAL )
Objetivo Realizar modificaciones presupuestarias que incrementan el presupuesto de la Entidad,

en función al POA reformulado (Incremento salarial ).

En base a disposiciones emitidas por el Poder Ejecutivo,
Instrucción Director(a) instruye realizar las gestiones correspondientes para el
1.
inscripción Ejecutivo cumplimiento del incremento salarial dispuesto y deriva
a la DAA.
Instruye, a través del Responsable Financiero y
Instrucción Director(a) de Tesorería y Responsable Administrativo y
2.
elaboración Asuntos Contrataciones, a los Profesionales en RRHH y
informe Administrativos Presupuestos la elaboración del informe técnico para la
aprobación de la nueva Escala Salarial.
El Profesional en RR.HH y el Profesional en
Profesional en Presupuestos, elaboran Informe Técnico dirigido a la
Elaboración de Recursos Humanos MAE vía Responsable Administrativo y Contrataciones,
3.
Informe Técnico y Profesional en Responsable Financiero y Tesorería y Director(a) de
Presupuestos Asuntos Administrativos, solicitando la aprobación de la
nueva Escala Salarial.
Responsable
Financiero y
Revisan informe, firman y aprueban el mismo, derivan
Aprobación Tesorería y
4. Informe y documentos de respaldo al Director(a) de
informe Responsable
Administrativo y
Contrataciones
Director(a) de
Aprobación Revisa informe, firma, aprueba y remite a la Dirección
5. Asuntos
informe Ejecutiva.
Administrativos
Recibe Informe y documentación de respaldo, firmando
y aprobando dicho informe.
Recepción de la Director(a) Instruye mediante hoja de ruta a la Dirección de
6.
documentación Ejecutivo(a) Asuntos Jurídicos la elaboración de informe Legal y
Resolución Administrativa de aprobación de la nueva
Escala Salarial.
Director(a) de
Asuntos Jurídicos


Revisa y firma Resolución Administrativa, deriva a la
Remisión de
Director(a) Dirección de Asuntos Administrativos para que se
8. Resolución
Ejecutivo(a) continúe con el trámite de aprobación de la nueva
Administrativa
Escala Salarial, y adjunta documentos correspondientes.
Toma conocimiento de la aprobación de informe y
Resolución Administrativa e instruye al Responsable
Financiero y Tesorería realizar las gestiones
correspondientes ante el MEFP, para la aprobación
mediante Resolución Ministerial de la nueva Escala
Salarial.
Instrucción Responsable
Deriva documentación e instruye al Profesional en
10. prosecución Financiero y
Presupuestos la elaboración de la nota dirigida al MEFP.
trámite Tesorería
Elabora nota solicitando al MEFP la aprobación de la
nueva Escala Salarial, adjuntando todos los
Elaboración nota Profesional en
antecedentes. La nota debidamente firmada por la
11. para envió al MEFP Presupuestos
Director(a) Ejecutivo(a) es remitida al MEFP y
documentación de respaldo pertinente.
Efectúa seguimiento al trámite hasta la verificación de la
Seguimiento Profesional en
12. aprobación mediante Resolución Ministerial de la nueva
trámite Presupuestos
Escala Salarial.
En base a la nueva Escala Salarial, aprobada por
Elaboración
Resolución Ministerial del MEFP y la cuantificación de
Informe Técnico
Profesional en los recursos adicionales necesarios para cubrir la misma,
13. para aprobación
Presupuestos emite Informe Técnico donde se recomienda solicitar al
traspaso
MEFP, el traspaso o modificación presupuestaria
Interinstitucional
interinstitucional correspondiente.
Responsable Revisa informe, firma y aprueba, deriva Informe y
14. Aprobación
Financiero y documentos de respaldo al Director(a) de Asuntos
informe
Tesorería Administrativos.
Director(a) de Revisa informe, firma, aprueba y remite a la Dirección
Aprobación
15. Asuntos Ejecutiva para aprobación mediante Resolución
informe
Administrativos Administrativa.
Recibe Informe y documentación de respaldo, firmando
y aprobando informe Técnico.
Recepción de la Director(a) Instruye a la Dirección de Asuntos Jurídicos la
16.
documentación Ejecutivo(a) elaboración de Informe Legal y Resolución
Administrativa de solicitud de traspaso o modificación
presupuestaria interinstitucional.
Elaboración de la Revisa información, emite Informe Legal y elabora
Director(a) de
Asuntos Jurídicos


Revisa y firma Resolución Administrativa, remite a la
Remisión de DAA con todos los antecedentes para continuar con el
Director(a)
Resolución trámite de solicitud de traspaso o modificación
18. Ejecutivo(a)
Administrativa presupuestaria interinstitucional para respaldo de la
nueva Escala Salarial.
Toma conocimiento de la aprobación de Informe
Técnico y Legal y Resolución Administrativa, e instruye
al Responsable Financiero y Tesorería realizar las
gestiones correspondientes ante el MEFP, para el
traspaso o modificación presupuestaria
interinstitucional.
Instrucción Responsable
Deriva documentación e instruye al Profesional en
20. prosecución Financiero y
Presupuestos elaborar nota al MEFP.
trámite Tesorería
Elabora nota solicitando al MEFP el traspaso
Elaboración nota Profesional en presupuestario, adjuntando todos los antecedentes. La
21. para envió al MEFP Presupuestos nota debidamente firmada por el Director(a)
Ejecutivo(a) es remitida al MEFP.
Efectúa seguimiento al trámite hasta la verificación del
Seguimiento Profesional en registro y aprobación del traspaso o modificación
22.
trámite Presupuestos presupuestaria interinstitucional en el SIGEP. Archiva
documentación.

DAA-UFT-103-08 MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS INTER INSTITUCIONALES (INCREMENTO SALARIAL)

Profesional en Responsable Financiero y
Director(a) de Asuntos Presupuestos y Tesorería y Responsable
Director(a) Ejecutivo
Administrativos Profesional en Recursos Administrativo y
Humanos Contrataciones
Inicio
Instruye, a través del Responsable

En base a disposiciones emitidas por Financiero y Tesorería y Responsable
el Poder Ejecutivo, instruye realizar Administrativo y Contrataciones, a instructivo
las gestiones correspondientes para los Profesionales en RRHH y
el cumplimiento del incremento Presupuestos la elaboración del
salarial dispuesto y deriva a la DAA. informe técnico para la aprobación
de la nueva Escala Salarial. El Profesional en RR.HH y el
Profesional en Presupuestos,
elaboran Informe Técnico dirigido
a la MAE vía Responsable
Administrativo y Contrataciones,
Responsable Financiero y
Tesorería y Director(a) de Asuntos
Administrativos, solicitando la
aprobación de la nueva Escala
Salarial.
Revisan informe, firman y

Informe aprueban el mismo, derivan
Técnico Informe y documentos de
respaldo al Director(a) de
Informe Informe
Técnico y docs Técnico y docs
Informe
Técnico
aprobado Revisa informe, firma, aprueba
y remite a la Dirección
Ejecutiva.
Recibe Informe y documentación de

respaldo, firmando y aprobando
dicho informe.
Instruye mediante hoja de ruta a la Informe
Dirección de Asuntos Jurídicos la Técnico
elaboración de informe Legal y aprobado
Resolución Administrativa de
aprobación de la nueva Escala
Salarial.
Informe
Técnico
aprobado

Informe técnico
1
aprobado instructivo
Informe legal y RA
firmada instructivo
Elabora nota solicitando al MEFP la aprobación de

Informe legal y RA la nueva Escala Salarial, adjuntando todos los
Revisa información, emite informe legal Toma conocimiento de la aprobación de
y elabora Resolución Administrativa para informe y Resolución Administrativa e Deriva documentación e instruye al antecedentes. La nota debidamente firmada por
la firma de la MAE, devuelve instruye al Responsable Financiero y Profesional en Presupuestos la elaboración la Director(a) Ejecutivo(a) es remitida al MEFP y

documentación a la Dirección Ejecutiva. Tesorería realizar las gestiones de la nota dirigida al MEFP. documentación de respaldo pertinente.
Revisa y firma Resolución Administrativa,
deriva a la Dirección de Asuntos correspondientes ante el MEFP, para la
Administrativos para que se continúe con aprobación mediante Resolución
Ministerial de la nueva Escala Salarial. Nota de solicitud
Informe legal y RA el trámite de aprobación de la nueva
Escala Salarial, y adjunta documentos instructivo

correspondientes
Efectúa seguimiento al trámite hasta la
instructivo verificación de la aprobación mediante Resolución
Informe legal y RA Ministerial de la nueva Escala Salarial.
firmada
En base a la nueva Escala Salarial, aprobada por

Resolución Ministerial del MEFP y la
cuantificación de los recursos adicionales
Informe técnico Informe técnico necesarios para cubrir la misma, emite Informe
Informe técnico Informe técnico y
aprobado e Técnico donde se recomienda solicitar al MEFP, el
aprobado docs de respaldo
instructivo
traspaso o modificación presupuestaria
interinstitucional correspondiente.
Recibe Informe y documentación de Revisa informe, firma y aprueba, deriva

Revisa información, emite Informe Legal y respaldo, firmando y aprobando informe Revisa informe, firma, aprueba y remite a la Informe y documentos de respaldo al
elabora Resolución Administrativa para la Técnico. Dirección Ejecutiva para aprobación mediante Director(a) de Asuntos Administrativos. Informe técnico
firma de la MAE, devuelve documentación Instruye a la Dirección de Asuntos Jurídicos Resolución Administrativa.
a la Dirección Ejecutiva. la elaboración de Informe Legal y
Resolución Administrativa de solicitud de
traspaso o modificación presupuestaria Informe técnico Informe técnico y
interinstitucional. aprobado docs de respaldo
Informe legal y
RA Informe técnico
aprobado e Elabora nota solicitando al MEFP el traspaso
instructivo
presupuestario, adjuntando todos los
antecedentes. La nota debidamente firmada por
Informe legal y el Director(a) Ejecutivo(a) es remitida al MEFP.
RA firmada
Nota de solicitud
Revisa y firma Resolución Administrativa,
remite a la DAA con todos los Toma conocimiento de la aprobación de Deriva documentación e instruye al
antecedentes para continuar con el Informe Técnico y Legal y Resolución Profesional en Presupuestos elaborar nota
trámite de solicitud de traspaso o Administrativa, e instruye al Responsable al MEFP.
Efectúa seguimiento al trámite hasta la
modificación presupuestaria Financiero y Tesorería realizar las gestiones
verificación del registro y aprobación del traspaso
interinstitucional para respaldo de la correspondientes ante el MEFP, para el
o modificación presupuestaria interinstitucional
nueva Escala Salarial. traspaso o modificación presupuestaria
en el SIGEP. Archiva documentación.
pág. 399
interinstitucional.
Informe legal y SIGEP

DDA UNIDAD FINANCIERA
Documentacion e
RA firmada instructivo
Fin

03a Parte 2 Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos

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03a Parte 2 Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos

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Formatos disponibles

INDICE DE PROCESOS ADMINSITRATIVOS

DIRECCION ASUNTOS ADMINSTRATIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA Y RECURSOS HUMANOS

DAA-UARH-101 ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA

DAA-UARH-102 SOLICUTUD DE PAGO DE CONSULTORIAS DE LINEA Y DE PRODUCTO

DAA-UARH-103 RECURSOS HUMANOS

DAA-UARH-106 ACTIVOS FIJOS

DAA-UARH-107 SERVICIOS GENERALES

DAA-UARH-109 IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

UNIDAD FINANCIERA Y TESORERIA

NOMBRE DEL PROCESO CÓDIGO

NOMBRE DEL PROCESO CÓDIGO

INGRESO CORRESPONDENCIA EXTERNA A LA DAA-UARH-101

Paso Actividad Responsable Descripción

SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 118

INGRESO CORRESPONDENCIA EXTERNA A LA

Sell a la HRE, y CCE-

HRE sellada Recibe la HRE

Toma cono cimien to y

Entrega HRE de Recibe la HRE y

DE: Dirección Ejecutiva HRE: Hoja de Ruta Externa

SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 119

INGRESO CORRESPONDENCIA INTERNA A LA DAA-UARH-101

Paso Actividad Responsable Descripción

En el que caso de recibir documentos dirigido a él (la)

En el que caso de recibir documentos dirigido a él (la)

SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 120

Paso Actividad Responsable Descripción

SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 121

INGRESO CORRESPONDENCIA INTERNA A LA

Sell a la NI, como Registr a e n CCIR

HRI gener ada

TAA: Técnico en Administración y Almacenes HRI: Hoja de Ruta Interna

SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 122

INGRESO CORRESPONDENCIA INTERNA A LA

Toma cono cimien to y

Recibe la HRI, con Deriva al TAA pa ra

Entrega HRI de Recibe la HRI y

TAA: Técnico en Administración y Almacenes HRI: Hoja de Ruta Interna

SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 123

Paso Actividad Responsable Descripción

SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 124

Paso Actividad Responsable Descripción

Asistente de la Archiva una copia de la nota externa en la carpeta de

Técnico en Archiva una copia de la nota externa en la carpeta de

SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 125

SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 126

DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA DE LA DIRECCIÓN DE DAA-UARH-101

Paso Actividad Responsable Descripción

En el caso de contar con Hoja de Ruta Externa o

Verifica si la nota externa se encuentra con el

SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 127

Paso Actividad Responsable Descripción

Archiva una copia de la nota externa en la carpeta de

SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 128

DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA DE LA

Imp rime tres copias

Remite Nota Extern a

Entrega al TAA para

DAA: Director(a) de Asuntos Administrativos

SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMIAS pág. 129

DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA DE LA

Nota E xterna firmada