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La guía más completa sobre

la gerencia de proyectos
 Por Kat Boogaard | Publicado el 03 de marzo de 2021 | 10 min. de lectura
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Supongamos que quieres preparar un desayuno especial. Planeas

preparar un quiche casero con tocino, panques, parfait de frutas y
mimosas. ¡Lo mejor de lo mejor!

Es mucho trabajo y suena complicado, pero seguro te va a salir

delicioso. De eso se trata la creatividad a final de cuentas, ¿no?

Apenas vas empezando el proyecto culinario y ya las cosas no pintan

muy bien. Buscas frenéticamente los ingredientes en todas las alacenas
y gabinetes. Te das cuenta de que se te olvidó precalentar el horno.
Cocinaste el tocino primero y estará listo una hora antes que todo lo
demás. 

¿Suena estresante? Definitivamente. Y es una prueba de la importancia

de saber cómo hacer gestión de proyectos (o gerencia de proyectos).

¿Qué es la gerencia de proyectos?

La gerencia de proyectos es el proceso que involucra la planeación,
ejecución y monitoreo de un proyecto para que se lleve a cabo de
manera exitosa. 

Esto significa que, en vez de ir decidiendo sobre la marcha, es preferible

planear las etapas del proyecto para que se puedan cumplir todos los
objetivos y requerimientos a tiempo, además de cumplir con el
presupuesto proyectado.

En general, la gerencia de proyectos está a cargo de un jefe de

proyecto que posee las habilidades y la experiencia para sacar adelante
el trabajo.

Sin embargo, a veces no es posible, particularmente para los equipos

de trabajo pequeños. En estos casos, otro miembro del equipo debe
proponerse como líder. 
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Para evitar confusiones, es mejor que sólo haya una persona

responsable de dirigir el proyecto y monitorear el progreso.

La gerencia de proyectos es importante

La introducción sobre el desastroso intento de desayuno seguramente
les dio una idea de la importancia de la gestión de proyectos. Pero para
que no queden dudas, veamos los principales beneficios de la gestión
de proyectos.

1. La gerencia de proyectos mejora el alineamiento

organizacional
Solemos pensar que los objetivos del proyecto, o incluso de la
organización, son muy claros para todos; pero te sorprenderá saber
cómo este tipo de cosas crean confusión. Una investigación de la
escuela de gestión Sloan del MIT, encontró que un tercio de los
líderes encargados de ejecutar la estrategia de la compañía no podían
nombrar ni siquiera una de las prioridades estratégicas de su
organización. 

Ups. No existe solución rápida, pero al menos la gerencia de proyectos

te pone en la dirección correcta. Al inicio del proyecto, todo el equipo
involucrado debe discutir y entender, no sólo el objetivo específico del
proyecto, sino que esos objetivos son la base de metas empresariales
más amplias.

2. La gerencia de proyectos mejora la colaboración

Los proyectos se paralizan cuando las personas no saben cuáles son sus
responsabilidades o cuándo deben entregar sus tareas individuales. Es
por esto que en la gerencia de proyectos se plantean las etapas del
proyecto, lo que significa entender el alcance del proyecto, asignar
funciones, elementos de acción y un cronograma. 
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Al contrario de lo que sucedería con un equipo que sólo se lanza a

hacer las cosas sin dirección, con la gestión de proyectos, el equipo
puede colaborar mucho más eficientemente y efectivamente.

3. La gerencia de proyectos ayuda a reducir riesgos y evadir

obstáculos
Hasta los mejores planes pueden salir mal. Las cosas a veces no salen
de acuerdo a lo planeado. Aún cuando tu equipo planeó
meticulosamente las etapas del proyecto, a veces, las cosas no se
desarrollan como te gustaría. Tal vez no pudiste conseguir recursos
suficientes o la autorización que necesitabas se retrasó.

En la gerencia de proyectos se contemplan con anticipación este tipo

de riesgos para crear un plan de respaldo. Gracias a la planeación,
podrás afrontar este tipo de problemas en el momento en el que se
presenten sin tener que parar todo el proyecto.

4. La gerencia de proyectos reduce el estrés

En una encuesta con más de 2000 empleados estadounidenses,
más del 60% de los encuestados admitieron sentirse estresados tres o
más días por semana. ¿Y qué es lo que les está provocando este estrés?
Demasiado trabajo acumulado. 
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Cuando no llevas el control sobre quién hace qué en tu proyecto,

puedes terminar por sobrecargar de trabajo a algunos miembros del
equipo. Una gerencia de proyectos efectiva te permite gestionar
fácilmente la carga de trabajo de acuerdo a la capacidad de cada
trabajador y según los proyectos en los que están involucrados.

5. La gerencia de proyectos conduce a proyectos más

exitosos 
Este es el mayor beneficio de todos: la gerencia de proyectos genera más
proyectos ganadores. 

Plantear claramente las etapas de un proyecto y darle un seguimiento

meticuloso eleva enormemente la probabilidad de entregar un
proyecto que haya cumplido con los objetivos, con los requisitos, el
presupuesto y los plazos de entrega.  

El proceso de gestión de proyectos abre muchas más ventanas de

oportunidad para evaluar y corregir el curso de acción cuando es
necesario. Esto es porque cuando notan que algo no va de acuerdo a lo
planeado, se pueden hacer ajustes antes de seguir invirtiendo energía y
dinero.

Las 5 etapas de la gerencia de proyectos 

Ok, ya entendimos. La gerencia de proyectos es importante. Pero,
¿funciona? 

El instituto para la gestión de proyectos (PMI por sus siglas en inglés)

que claramente se especializa en este tema, publicó una guía de los
fundamentos para la dirección de proyectos (PMBOK por sus siglas en
inglés). Este manual establece que la gestión de proyectos se divide en
5 etapas: 

 Iniciación
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 Planeación
 Ejecución
 Monitoreo
 Cierre

Para cada proyecto, tu equipo y tú van avanzando por cada etapa en

ese orden. Veamos con más detalle cada etapa.

1. Iniciación
¿Creíste que tu proyecto iba a empezar con una sesión de planificación
a la antigua? No exactamente. Antes de meterse en los detalles del
proyecto, tu equipo y tú tienen que evaluar si el proyecto vale la pena.

En eso consiste la etapa de "Iniciación". En esta etapa, defines el

proyecto de manera general, identificando el caso de negocio, el
beneficio y los productos. Si finalmente determinan que es un proyecto
que vale la pena para tu equipo, entonces consigues la aprobación (de
ser necesaria) y continúas al siguiente paso. 

Ejemplo: tu equipo y tú quieren grabar un video demo que muestre las

características principales de tu producto. Crees que esto le ahorrará
mucho tiempo a tu equipo de soporte además de ayudar a convertir más
visitas en clientes.

2. Planeación
En esta etapa sucede la magia. Planear eficazmente les ayuda a no caer
en errores comunes que suelen provocar el fracaso de los proyectos. Esto
incluye, una comunicación deficiente, estimación de tiempo poco exacta
o metas inadecuadas. 

El primer paso de la planeación es plantear una meta para el proyecto.

Puedes utilizar la herramienta de gestión de proyectos SMART , un
esquema de objetivos cuyas siglas significan lo siguiente:
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 eSpecífico
 Medible
 Alcanzable
 Relevante
 Temporal

Ejemplo: crear un video demo donde se muestren las características

principales del producto para reducir el número de tickets de soporte al
cliente en un 12% y aumentar el número de inscripciones de clientes en
un 15%. Este video debe ser lanzado el 15 de marzo del 2021. 

Sabiendo cuáles son los objetivos, no tendrás problema en resolver los

pormenores que se vayan presentando, incluyendo el alcance, el
presupuesto, los riesgos, el equipo, hitos y mucho más.

Tal vez no parece muy alentador, pero crear una estructura de desglose

del trabajo (WBS por sus siglas en inglés) te facilitará mucho las cosas. Esta
estructura divide tu proyecto en tareas individuales que se
pueden visualizar en una gráfica. 

Por ejemplo, el video para el proyecto se puede desglosar en las

siguientes tareas individuales:

 Escribir el guión del video

 Grabar el tutorial del producto
 Editar el video y agregar los logos de tu empresa
 Publicar el video en la pagina de ventas

Con esta información estás mucho mejor preparado para elegir a los
miembros del equipo que van a participar en el proyecto y planear un
cronograma realista para terminar a tiempo el trabajo.

Ejemplo de tareas:
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Tarea:  Escribir el guión del video 

Encargado:  Carolina

Plazo de entrega:  29 de enero del 2021

Tarea: Grabar el tutorial del producto

Encargado: Iván 

Plazo de entrega: 12 de febrero del 2021

Tarea: Editar el video y agregar marca

Encargado: Pedro

Plazo de entrega: 22 de febrero del 2021

Tarea: Publicar el video en la página de ventas

Encargado: Margarita

Plazo de entrega: 5 de marzo del 2021

3. Ejecución
Esta fase es la más fácil de entender, aunque la más pesada de
implementar. En esta fase, tu equipo y tú se ponen manos a la obra con
las tareas del proyecto y se organizan con eficacia.
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4. Monitoreo
Esta etapa del proyecto ocurre simultáneamente con la etapa de
ejecución. Algo que quieres evitar es concentrarte demasiado en las
tareas que olvidaste tomarte el tiempo de verificar para garantizar que
el proyecto esté yendo de acuerdo al plan.

En esta fase tendrás que distanciarte de las tareas específicas para ver el
panorama general, es decir, reexaminar la planeación del proyecto,
verificar que los plazos de entrega se estén cumpliendo, que el
presupuesto se esté siguiendo y que los objetivos más grandes se estén
llevando a cabo. 

¿Y si no? Bueno, tu equipo sabe qué cambios hacer para que las cosas
vuelvan a encarrilarse.

Ejemplo: revisas los hitos y te das cuenta que la grabación del demo se

está retrasando. Lo consultas con el encargado de la tarea, Iván, para
saber cuando podrá terminarla y así retrasar la fecha de entrega para la
edición del video.

5. Cierre 
Lo lograron—el video se lanzó y el proyecto se terminó. ¿Ahora qué
sigue? ¿Sigues inmediatamente con otros proyectos? 
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Todavía no. La manera en la que concluyes un proyecto importa y justo

de eso se trata esta etapa. Este es el momento de atar cabos sueltos y
concluir oficialmente el proyecto. Esto puede incluir:

 Organizar una retrospectiva para platicar sobre las cosas que

salieron bien en el proyecto y sobre lo que se puede mejorar.
 Preparar un reporte final del proyecto 
 Archivar y almacenar los documentos del proyecto para que puedas
consultarlos en el futuro.

Todo el entusiasmo parece reservado para el inicio de un proyecto

mientras que las conclusiones suelen olvidarse. Sin embargo, saltarse el
cierre es como correr un maratón y parar justo enfrente de la línea de
meta. Tu proyecto merece ese último glorioso paso de cruzar la meta
junto con su debido festejo.

3 tips para hacer una gestión de

proyectos efectiva
Ahora ya sabes cuáles son las etapas que debes seguir para llevar a la
realidad tu proyecto, pero créeme, la gerencia de proyectos es mucho
más que 5 etapas. Una buena gerencia de proyectos involucra buenas
prácticas, a continuación te mostramos algunas:

1. Familiarizate con los términos clave

La gerencia de proyectos es compleja y a veces parece que tiene un
lenguaje propio. Es común ver términos como dependencias y ruta
crítica, cuyo significado no queda claro.

Pero no te preocupes. Estos son algunos de los términos más comunes

en gerencia de proyectos.
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 Ruta crítica: el camino más largo de las actividades dependientes en

un proyecto. Si se produce un retraso en tu ruta crítica, el proyecto
corre el riesgo de retrasarse.

 Dependencias: los elementos de un proyecto que están ligados

entre sí, esto significa que uno no sucede sin el otro. Existen las
dependencias de tarea y las de recursos.

 Kickoff (comienzo): es la primera reunión del equipo involucrado

en el proyecto que se lleva a cabo para discutir los objetivos del
proyecto, los requisitos y más.

 Ciclo de vida: el conjunto de etapas por las cuales atraviesa el

proyecto. Las etapas que describimos anteriormente componen un
ciclo de vida.

 Hito: una meta específica en cuanto al progreso del proyecto.

 Recursos: lo que necesita el equipo para terminar el proyecto. Los

recursos pueden incluir gente, presupuesto, materiales, equipos o
software, espacio y más.
 Alcance: los detalles específicos de lo que se incluye en el proyecto.
Es común escuchar "dentro del alcance" o "fuera del alcance". 
 Persona interesada o stakeholder: cualquier persona que tenga
interés o se vea afectado por el proyecto.

2. Toma en cuenta las dependencias

La planeación del proyecto no está completa si no tomas en cuenta la
dependencias. Como se mencionó anteriormente, en un proyecto
existen las dependencias de recursos y las de tarea.
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Por ejemplo, el video del producto no puede editarse hasta que lo

hayan grabado. Eso es una dependencia de tarea. O el software de
edición de videos que requieres lo está usando otro equipo y lo dejarán
de utilizar hasta febrero. Eso es una dependencia de recursos.

Es importante que tu equipo identifique y tome en cuenta estas

dependencias durante la planeación del proyecto. Gracias a esto
podrán establecer un cronograma más realista y evitar todas las
complicaciones que se generan debido a las dependencias.

3. Centraliza la comunicación
La jerga de la gestión de proyectos y la planificación meticulosa no
servirán de mucho si la comunicación con tu equipo no tiene pies ni
cabeza, porque cada quién utiliza sus propias herramientas, siguen
usando cadenas de correos, mensajes y notas.

Las herramientas y software para la gestión de proyectos facilita mucho

el trabajo. Trello por ejemplo, es una herramienta muy utilizada y
práctica para la gerencia de proyectos. Incluso tenemos una plantilla de
tablero para esto, listo para que lo utilices. 

Con un tablero de Trello, el equipo tiene una única fuente de recursos y

puede mantener los archivos, las conversaciones y los avances
centralizados. Esto significa que todos los miembros del equipo pueden
obtener la información y el contexto que requieren de manera
inmediata.

Gerencia de proyectos = menos estrés y

menos desorden
¿Recuerdas la situación hipotética del desayuno con la que
empezamos? Sólo imagina cómo se habría desarrollado el desayuno si
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hubieras seguido los principios de la gerencia de proyectos,

hipotéticamente. 

Primero hubieras confirmado que tenías los ingredientes adecuados,

leído las recetas y hecho un horario para saber cuando empezar cada
platillo. 

Eso suena mejor que andar como gallina descabezada por toda la
cocina, ¿o no? En pocas palabras, la gerencia de proyectos te ayuda a
cumplir los objetivos para que el equipo pueda concentrar toda su
energía en lo más importante: producir un desayuno extraordinario (ay
perdón no... quiero decir, un gran proyecto).
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