A continuación se presenta de manera general el resultado de los aspectos observados en la visita:

NOMBRE DEL FONDO:

GEODIM S.A.S

SEDES REPOSITORIO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO:

1. Archivo Central. Ubicado en el primer piso de la sede central en BGA.

DEPENDENCIAS INTERNAS IDENTIFICADAS COMO PRODUCTORAS DE

DOCUMENTOS

Se logran identificar 6 secciones que producen documentos:

-Gerencia
-Contabilidad
-Tesorería
-Comercial
-Dirección Administrativa
-Ingenieria

FECHAS EXTREMAS IDENTIFICADAS EN LOS REPOSITORIOS VISITADOS

Las fechas extremas identificadas en la visita son las siguientes:

Fecha Inicial: 2012

Fecha Final: 2022

ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS DE GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN IDENTIFICADOS

- Surge en los funcionarios de la empresa un interés por mejorar la gestión y

organización documental y una preocupación por responder a las exigencias
legales.
 - GEODIM S.A.S no cuenta con Comité de Archivos.

- La entidad no cuenta con un Programa de Gestión Documental. Es necesario

establecer hojas de ruta, controles, procesos de normalización y políticas
sobre producción documental que eviten la duplicación exagerada.

- En el organigrama no se encuentra creada una oficina destinada

para el archivo, ni existe un cargo de Jefe de Archivo.

- Los funcionarios no están adecuada y técnicamente capacitados en el manejo

de archivos y gestión documental, por ello, los documentos que se siguen
produciendo en las oficinas no cumplen con los criterios de organización.

- Desafortunadamente, en la entidad no existen tablas de retención o

cuadro de clasificación documental que nos permita tener la
claridad acerca de las series y subseries que se producen.

- No se ha elaborado la Historia Institucional de la entidad, requisito

indispensable para todo proceso de organización documental.

- No existen en la entidad procesos a largo plazo de organización documental,

que integren todos los fondos documentales. Por lo tanto
No hay unificación de criterios, ni evaluaciones de resultados.

- Se evidencia problemas de polvo, documentación guardada dentro de inmobiliaria

que no es la adecuada para la conservación de archivos y soportes documentales.

ASPECTOS LOCATIVOS Y DE MOBILIARIO IDENTIFICADOS

- En cuanto a los aspectos locativos, pudimos evidenciar que si bien

 la empresa cuenta con un espacio específicamente destinado al
almacenamiento de archivos, el mismo no cumple con todas las
condiciones y lineamientos referentes a iluminación, ventilación,
temperatura y humedad. El espacio del archivo es un cuarto que
cuenta con la iluminación y ventilación básica, y no existe control
alguno sobre la temperatura o la humedad.

- Cabe resaltar que si bien existe un espacio específico para

almacenar los archivos, la falta de organización y el desinterés por
cumplir con el debido proceso archivistico por parte de la entidad
ha provocado que el archivo se encuentre fragmentado y
distribuido en diferentes cuartos dentro de la misma casa, los
cuales cuentan con las mismas condiciones descritas
anteriormente.

- Las condiciones del lugar no son adecuadas a la conservación documental.

VOLUMEN LINEAL DE LA DOCUMENTACION

ADELANTOS DE LOCAL

-Las instalaciones no cuentan con los criterios mínimos archivísticos para poder
preservar de una manera adecuada los diferentes tipos de soporte que esta tiene.

PROCESOS NECESARIOS PARA LA DOCUMENTACIÓN IDENTIFICADA

Para la documentación producida y acumulada por el fondo GEODIM, se requiere hacer

uso de algunos procesos archivísticos como:
- Clasificación documental
- Ordenación documental
- Depuración de copia idénticas, formatos sin diligenciar, hojas en blanco, etc.
 - Foliación de los documentos
- Cambio de carpeta
- Almacenamiento en cajas apropiadas
- Elaboración de bases de datos
- Tablas de Valoración Documental

PROCESOS NECESARIOS GENERALES EN MATERIA ARCHIVISTICA

-Adecuación del Archivo según la normatividad. Teniendo una temperatura entre 15 y

20°C con una fluctuación diaria máxima de 4°C y una humedad relativa entre 45% y 60%
con fluctuación diaria máxima del 5% (Acuerdo 049 de 2000 del AGN). La centralización
y adecuación de la documentación permitirá descongestionar las oficinas y evitar que
continúe el deterioro por las condiciones en las cuales se encuentra actualmente.

-Creacion de las Tablas de Retencion Documental

-Capacitación a los funcionarios de la entidad en administración de archivos y gestión

documental.

MARCO LEGAL BÁSICO EN MATERIA ARCHIVÍSTICA

Entre las normas específicas relacionadas con el manejo técnico y administrativo de la

documentación durante todo el ciclo vital se destacan:

 Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.

 Acuerdo 39 de 2002. Regula el procedimiento para la
elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental
en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

 Acuerdo 42 de 2002. Establece criterios para la organización

de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas
que cumplan con funciones públicas.

 Acuerdo 02 de 2004. Establece los lineamientos básicos

para la organización de Fondos Acumulados.