PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: FSE.

18

MAPA DE RIESGOS Versión: 02

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO DEL PROCESO: Orientar y asesorar a las Unidades Académico-Administrativas en la organización y conservación de los documentos y archivos de la Universidad Industrial de Santander, así como el control de los documentos y registros del Sistema de Gestión Integrado.

Riesgo Causas
Cronograma

Opciones de Manejo
Evaluación Riesgo
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) (Factores internos o externos)

Valoración riesgo
Probabilidad
Agente generador Efecto /

Impacto
(Sujeto u objeto con Consecuencias Nivel de
Controles existentes Acciones Responsables Indicador de la Acción Meta Observaciones
capacidad para generar (Cómo se refleja en la Cumplimiento
Descripción el riesgo) entidad?)
Riesgo
En qué consiste o cuáles Por qué se puede presentar? Por qué ? Por qué? Fecha inicio Fecha fin
Qué puede ocurrir?
son sus características?

UAA
Procedimiento de Correspondencia
Despachada y Recibida
Una vez se recibe la Uso de registros como los siguientes:

MODERADO (20) Probabilidad BAJA (1) Impacto GRAVE (20)

La UAA no verifica los comunicación en Control de Correos Recibidos,
tiempos de entrega real de Correspondencia La información del
Entrega de Recomendados, No. de capacitaciones a los
los documentos y no despachada, puede ser destinatario es Capacitar uso de la Ventanilla Dirección de Certificación
Pérdida de imagen de la Envío de Correspondencia, Junio 30 2021 Junio 30 2022 funciones de las UAA referente 1 anual
entrega la comunicación devuelta por errores incorrecta y/o Virtual y Gestión Documental-
Universidad y de la Devolución de Correspondencia Interna, a la Ventanilla Virtual.
oficial en el recorrido en su contenido o incompleta.
estipulado. firma. Dirección de Devolución de Correspondencia Externa
Certificación y Gestión Envío Correspondencia División Financiera,
Documental.
Correspondencia Externa devuelta por

MODERADO (20)
No entrega oportuna Inoportunidad de Sanciones. empresas de Mensajería,
Empresa de correo

GRAVE (20)
de las entrega de la Prueba de Entrega de Correspondencia,

BAJA (1)

EVITAR
Mensajero
Comunicaciones correspondencia de la Incapacidad para
Oficiales de la Universidad tanto en desarrollar las actividades Control de Entrega Correspondencia
Universidad y Sedes soporte físico como misionales Guatiguará,
Regionales. electrónico Eventualidades derivadas adecuadamente. Correspondencia envío especial,
de emergencia sanitaria, Entrega de copias correspondencia
orden público o Mal ambiente despachada,
Ambiental. Institucional. Solicitud Consulta de Documentos Radicados
Auxiliar de Archivo
Pérdida económica. Formato de Control de Ventanilla Virtual. Incorporar con codificación en
el Sistema de Gestión el Dirección de Certificación
Cuando son Junio 30 2021 Junio 30 2022 Formato publicado 1 anual
Capacitaciones y acompañamiento permanente Formato de Control de y Gestión Documental-
revisados los Ventanilla Virtual
Los anexos de la documentos sobre la radicación de las comunicaciones
Los datos del destinatario oficiales despachadas y recibidas a través de
comunicación recibida recibidos por correo
son incorrectos y/o todos los canales de comunicación dispuestos
no corresponden a los vienen sin firma que
incompletos por la Universidad (correo electrónico,
Comunidad externa estipulados garantice la
legitimidad del teléfono, teams, zoom, otros).
documento.

No organización de los Falta de conocimiento

Archivos de Gestión por
parte de las Unidades
Académico-
Administrativas
rutinario relacionado
Resistencia al
con este instrumento
cambio
descriptivo que son
las TRD

MODERADO (20) Impacto MODERADO (10) Probabilidad MEDIA (2)

Instructivo para la Organización de Archivos
de Gestión.

Pérdida de trazabilidad de
Tablas de Retención actualizadas por las UAA
No Clasificación según la las acciones de la
No actualización Universidad.
Serie o Subserie
oportuna de las TRD
Documental Hoja de Control de Documentos
Sanciones.

EVITAR/REDUCIR
MODERADO (10)

MODERADO (20)
Incorrecta gestión de Fallas en la gestión de UAA

MEDIA (2)
la Organización Organización Auxiliar de Archivo Incapacidad para
Capacitación y asesoramiento a las UAA
Documental de la Documental al no desarrollar las actividades
sobre la Organización de Archivos de
Universidad sin aplicar adecuadamente misionales
Gestión.
aplicar y/o actualizar las Tablas de adecuadamente.
las TRD. Retención Documental Falencias Ordenación
Falta de conocimiento
tanto en soporte físico Documental de los Mal ambiente
de los funcionarios La Dirección de Servicios de Información
como electrónico. expedientes Institucional.
conserva la información por medio de
Backups con almacenamiento seguro.
Pérdida económica.

Utilización del software Docu-ware para la

conservación, uso y trazabilidad de la
correspondencia recibida y despachada.
Desinterés y falta de
Falencias en la
responsabilidad por
Descripción Documental
parte de las UAA
 No aplicación de las
Indiferencia por parte
Tablas de Retención
de las UAA
Documental Instructivo para las Transferencias
Documentales

Formato de Verificación y aprobación de

Transferencia Documental
Archivos de Gestion
desorganizados y sin Fondos Acumulados Hoja de Control de Documentos.
Inventarios Documentales

MODERADO (20) Impacto MODERADO (10) Probabilidad MEDIA (2)

No respetar las fechas del
No planeación para la Investigaciones y
Las Unidades calendario de las
Transferencia sanciones pertinentes a la
Académico- Transferencias

EVITAR/REDUCIR
MODERADO (10)

MODERADO (20)
Documental documentacion perdida.
Adminsitrativas no Documentales anuales

MEDIA (2)
No realización y UAA Tablas de Retención Documental actualizadas
realizan las Socializar el Instructivo para
entrega oportuna de Auxiliar de Difícil recuperación de por las UAA. Lider del Proceso de
transferencias de las Transferencias Junio 30 2021 Junio 30 2022 Instructivo socializado 1 anual
las Transferencias Archivo los mismos Gestión Documental
documentos al archivo Documentales
Documentales Cronograma anual de Transferencia
central oportunamente
tanto en soporte físico Documental
Pérdida del patrimonio
como electrónico
documental.
Falta de conocimiento por
parte de los procesos del Desinteres y falta de
Instructivo de responsabilidad por
transferencias parte de las UAA
documentales

Asesorar a las Unidades en temas

No planificación de la
relacionados con las Transferencias
producción documental
Documentales al Archivo Central según
por parte de las UAA
solicitud de las UAA.

Factores Externos
(Biologicos, Fisicos ,
Químicos) y Factores

MODERADO (20) Impacto MODERADO (10) Probabilidad MEDIA (2)

humanos (manipulación) Control de Temperatura y Humedad Relativa Socializar el Plan de
Lider del Proceso de
Conservación Junio30 de 2021 Junio 30 de 2022 Instructivo socializado 1 anual
Gestión Documental
Documental(SIC)
Seguimiento al Mantenimiento Preventivo de
los Equipos, realizado por el Proceso de
Factores Internos (Acidez
Recursos Tecnológicos
y Circunstanciales)
Fondos Acumulados
físicos o electrónicos
Hace referencia a
Falta de conocimiento por Plan de Conservación de Documentos SIC
posible deterioro o
Perdida de información

EVITAR/REDUCIR
MODERADO (20)
pérdida de parte del personal en
Desinterés y falta de Incorporar con codificación en

GRAVE (20)
cuanto al manejo y Lider del Proceso de Septiembre 30 Plan de Conservación (SIC)

MEDIA (2)
documentos durante el responsabilidad por el Sistema de Gestión el Plan Junio 30 de 2022 1 anual
UAA conservación de la Hallazgos de auditoría Espacio físico para el Archivo Central e Gestión Documental 2021 codificado con Calidad
Deterioro o pérdida ciclo vital tanto en parte de las UAA de Conservación (SIC)
Archivos de Gestión, documentación tanto interna o externa Histórico en el edificio de administración 3
de los documentos de soporte físico como
Central e Histórico física como electrónica
archivo en soporte electrónico.
Peticiones, quejas o
físico o electrónico. Igualmente posible
reglamos por parte de
pérdida de
quien requiere la Utilización del software Docu-ware para la
información. Infraestructura documentación o conservación, uso y trazabilidad de la Elaborar del Instructivo de
inadecuada para la información correspondencia recibida y despachada. Lider del Proceso de Septiembre 30
Documentos Digitales e Junio 30 de 2022 Instructivo socializado 1 anual
conservación de archivo Gestión Documental 2021
Hibridos
físico o electrónicol

Trabajar en el diseño e
Infraestructura Tecnológica Lider del Proceso de
Falta de socialización de
para el almacenamiento y Gestión Documental- Septiembre 30
los lineamientos de Junio 30 de 2022 Software implementado 1 anual
gestión de los Archivos Vicerrectoría 2021
conservación documental
Digitales(Pandemia) e Administrativa
Electrónicos
 MODERADO (20) Impacto MODERADO (10) Probabilidad MEDIA (2)
Investigaciones y
Las Unidades
sanciones por eliminación
Académico- Las Unidades Académico-

EVITAR/REDUCIR
MODERADO (10)

MODERADO (20)
indebida de la
Incorrecta Administrativas no Administrativas no tienen

MEDIA (2)
Unidades Académico- documentación tanto en
Eliminación de la tienen en cuenta los en cuenta los Desinteres y falta de
Administrativas- soporte físico como Instructivo de Eliminación Documental Socializar el Instructivo de Lider del Proceso de
Documentación tanto lineamientos para la Instrumentos responsabilidad por Junio 30 2021 Junio 30 2022 Instructivo socializado 1 anual
Archivo Central o electrónico. Acta de Eliminación Documental Eliminación Documental Gestión Documental
en soporte físico correcta Eliminación Archivisticos(TRD y parte de las UAA
Histórico
como electrónico Documental tanto TVD) para la Disposición
soporte físico como Final de los Documentos.
Pérdida del Patrimonio
electrónico
Documental

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

DR. SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER ING. FRANCISCO JAVIER ACEVEDO Nombre del indicador
LIDER DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL DIRECTOR CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN OPORTUNIDAD DE LAS ASESORÍAS
INDICADORES DEL RIESGO *
EFICACIA EN EL TRÁMITE DE LA
(Ocurrencia del riesgo en el proceso)
CORRESPONDENCIA
FECHA DE ACTUALIZACIÓN CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: FSE.19

CONTROLES EXISTENTES Versión: 02

Proceso: GESTIÓN DOCUMENTAL

Eficacia
Eficiencia
Efectividad
Control Se está aplicando
RIESGO Tipo Documentado Permite cumplir con el
(Descripción) en la actualidad? Según la cantidad de
objetivo para el cual fue (Eficacia + eficiencia)
recursos utilizados
diseñado?

Procedimiento de Correspondencia Despachada y

P SI (Mapa de procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
Recibida

Control de Correos Recibidos P SI (Mapa de procesos) NO ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
Entrega de Recomendados P SI (Mapa de procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
Envío de Correspondencia P SI (Mapa de procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)

Devolución de Correspondencia Interna P SI (Mapa de procesos) NO ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)

Devolución de Correspondencia Externa P SI (Mapa de procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)

Envío Correspondencia División Financiera P SI (Mapa de procesos) NO ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)

No entrega oportuna de Entrega de Copias de Correspondencia Despachada P SI (Mapa de procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
las Comunicaciones
Oficiales de la Correspondencia Externa devuelta por Empresas de
Universidad y Sedes P SI (Mapa de procesos) NO ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
Mensajería
Regionales
Prueba de Entrega de Correspondencia P SI (Mapa de procesos) NO ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)

Solicitud de Consulta de Documentos Radicados P SI (Mapa de procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)

Control de Correspondencia Radicada Despachada y

P SI (Mapa de procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
Recibida no enviada por GD.

Formato de Control de Ventanilla Virtual. P NO SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)

Capacitaciones y acompañamiento permanente sobre

sobre la radicación de las comunicaciones oficiales
despachadas y recibidas a través de todos los canales de P SI (Mapa de procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
comunicación dispuestos por la Universidad (correo
electrónico, teléfono, teams, zoom, entre otros)

Instructivo para la Organización de Archivos de

PYC SI(Mapa de Procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
Gestión

Tablas de Retención actualizadas por las UAA, PYC SI(Mapa de Procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)

Hoja de Control de Documentos PYC SI(Mapa de Procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
Incorrecta gestión de la
Organización Documental
de la Universidad sin Capacitar y asesorar a las UAA sobre la Organización
aplicar y/o actualizar las de Archivos de Gestión. PYC SI(Mapa de Procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
TRD.
La Dirección de Servicios de Información conserva la
información por medio de Backups con P SI SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
almacenamiento seguro
Utilización del software Docu-ware para la
conservación, uso y trazabilidad de la correspondencia PYC SI (Base de datos DSI) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
recibida y despachada

Instructivo para las Transferencias Documentales P SI (Mapa de procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)

Formato de Verificación y aprobación de Transferencia

PYC SI(Mapa de Procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
Documental

No realización y entrega Hoja de Control de Documentos PYC SI(Mapa de Procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
oportuna de las
Transferencias Tablas de Retención Documental actualizadas por las
Documentales. PYC SI(Mapa de Procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
UAA.

Cronograma anual de transferencia documental P SI (Página Web) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
No realización y entrega
oportuna de las Eficacia
Eficiencia
Transferencias Efectividad
Control Se está aplicando
RIESGO
Documentales. Tipo Documentado Permite cumplir con el
(Descripción) en la actualidad? Según la cantidad de
objetivo para el cual fue (Eficacia + eficiencia)
recursos utilizados
diseñado?

Asesorar a las unidades en temas relacionados con la

Transferencia Documental al Archivo Central, según P SI(Mapa de Procesos) NO ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
solicitud de las UAA

Control de Temperatura y Humedad Relativa PYC SI(Mapa de Procesos) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)

Plan de Conservación Documental(SIC) PYC SI(Página Web) NO ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)

Seguimiento al Mantenimiento Preventivo de los

equipos realizado por el Proceso Recursos PYC SI(Página Web) SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
Deterioro de los Tecnológicos
Documentos de Archivo
Espacio físico para el archivo central e histórico en el
PYC NO SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
edificio de administración 3

Utilización del software Docu-ware para la

conservación, uso y trazabilidad de la correspondencia P SI SI ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
recibida y despachada.

Instructivo de Eliminación Documental P SI(Mapa de Procesos) NO ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)
Incorrecta Eliminación de
la Documentación
Acta de Eliminación Documental P SI(Mapa de Procesos) NO ALTA (3) ALTA (3) ALTA (6)