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Preparación de un Informe de Auditoría en una

Certificación IFS

Avanzamos a través del conocimiento

PREPARACIÓN DE UN INFORME DE AUDITORÍA EN UNA CERTIFICACIÓN IFS
Para el desarrollo de esta competencia, será necesario conocer y ser capaz de llevar a cabo el proceso de elaboración
de un Informe de Auditoría, valorando su importancia dentro de la Certificación de acuerdo al estándar IFS.

CONOCIMIENTOS
En esta Unidad de Competencia desarrollarás los siguientes conocimientos disciplinares:

■ Identificar las etapas a llevar a cabo en la ■ Contemplar algunas Consideraciones Relativas

Preparación del Informe de Auditoría. al Informe de Auditoría.
■ Categorizar los Requisitos del Estándar IFS. ■ Conocer el Portal de Auditoría IFS: Base de
■ Conocer la Estructura del Informe Previo de Datos.
Auditoría. ■ Desglosar la validez y Concesión del
■ Desglosar la Confección del Informe Previo de Certificado IFS.
Auditoría. ■ Entender las condiciones de Propiedad y Uso
■ Analizar la Cumplimentación del Informe de del Logotipo IFS.
Auditoría.

ACTITUD
En esta Unidad de Competencia desarrollarás especialmente la siguiente actitud:

■ Eficaz Comunicación Escrita.

AUTOEVALUACIÓN
■ Preparación del Informe de Auditoría. ■ Consideraciones Adicionales Relativas al
■ Categorización de los Requisitos del Estándar Informe de Auditoría.
IFS. ■ El Portal de Auditoría IFS: Base de Datos.
■ Estructura del Informe Previo de Auditoría. ■ Concesión del Certificado IFS.
■ Confección del Informe Previo de Auditoría. ■ Propiedad y Uso del Logotipo IFS.
■ Cumplimentación del Informe de Auditoría.

TEST DE EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS

Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

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PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
En el informe de auditoría se deben reflejar con claridad y exactitud los resultados obtenidos en la fase
previa de ejecución, siendo el producto final del proceso, a expensas de la concesión del certificado IFS.

En el siguiente esquema, se muestran las etapas por las que el informe previo pasa desde que es
redactado en primer lugar por el auditor, hasta llegar al informe definitivo a partir del cual se decidirá la
concesión del correspondiente certificado.

Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

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El propietario del informe de autoría es la compañía auditada, y por tanto, este documento no puede ser
difundido, ni total ni parcialmente, a terceras partes sin el consentimiento previo de la compañía, a
excepción de que sea un requerimiento legal. El organismo de certificación conservará una copia de este
documento.

Si la compañía consiente la difusión de su informe, deberá dejar constancia por escrito de esta decisión,
que podrá ser facilitado por la compañía a la entidad de certificación o el distribuidor.

La entidad de certificación debe conservar el informe de auditoría, adecuadamente y bajo medidas de

seguridad, durante un periodo de cinco años.

Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

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CATEGORIZACIÓN DE LOS REQUISITOS DEL ESTÁNDAR IFS
En el transcurso de una auditoría se evalúan la naturaleza e importancia de los hallazgos encontrados.

A fin de determinar si se han respetado las exigencias de IFS, el auditor debe verificar cada uno de los
requisitos de IFS aplicables a la estructura de la compañía.

De esta forma, existen varias formas de categorizar los hallazgos.

Desviación

El estándar IFS define una Desviación como el incumplimiento de un requisito que no genera un impacto
en la seguridad alimentaria de los productos y procesos relacionados.

En IFS existen cuatro posibilidades de puntuación:

A Conformidad total respecto al requisito mencionado en la norma.

B Conformidad casi total, evidenciándose una pequeña desviación.

C Tan sólo se ha implantado una pequeña parte del requisito.

D El requisito de la norma no ha sido implantado.

En IFS, los requisitos que presentan desviaciones se puntúan con B, C o D, mostrándose en el informe de
auditoría las explicaciones pertinentes por parte del auditor.

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 Resultado Explicación Puntos

A Conformidad total 20

B Conformidad casi total 15

Se ha implantado una pequeña parte del

C 5
requisito.

D El requisito de la norma no ha sido implantado. -20

No Conformidad

El estándar IFS define una No Conformidad como el incumplimiento de un requisito especificado.

Una no conformidad puede derivarse de incumplimientos de la legislación, o, de requisitos de seguridad

alimentaria, de los clientes, o internos de la propia organización.

En IFS, se dan dos tipos de no conformidades, que son las mayores y las KO. Ambas implican sustracción
de puntos de la puntuación total de la auditoría.

Si la organización incurre en, al menos, una de éstas, no se podrá conceder el certificado.

No Conformidad Mayor
Se atribuye una no conformidad mayor cuando existe una deficiencia sustancial referente a los requisitos
del IFS, ya sea:

Casos en los que la Deficiencia sería una NC Mayor

Por ejemplo, los controles microbiológicos llevados a cabo por la

En requisitos de seguridad
empresa en un producto, no se encuentran dentro de los límites
alimentaria
establecidos en la legislación.

Respecto a los requisitos legales

Por ejemplo, en determinados países es obligatorio informar en la
aplicables en los países de
etiqueta si el producto ha sido radiado.
producción o destino

Cuando las no conformidades

El control del detector de metales se lleva a cabo con patrones con
pueden implicar un peligro serio
medidas de tamaño por encima de lo esperado.
para la salud de los consumidores

Una no conformidad mayor reportará la reducción del 15% de la máxima puntuación total posible.

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 Evaluación Puntuación Resultado

Se sustrae un 15% de la
No Conformidad Mayor máxima puntuación total No se puede conceder el Certificado.
posible

KO, Knock Out

Si en el proceso de la auditoría conforme IFS, el auditor puntúa uno o más requisitos KO con una D, la
entidad de certificación cancelará cuanto antes el certificado en el portal de auditorías IFS, en un máximo de
2 días laborables tras la fecha de la auditoría.

En cualquier caso la auditoría se llevaría a término evaluando el resto de requisitos para facilitar a la
organización una visión completa de su situación.

En el caso de identificar un KO se debe llevar a cabo una nueva auditoría completa, una vez se evidencie la
conformidad.

La nueva auditoría no se deberá llevar a cabo antes de 6 semanas después de haber llevado a cabo la
auditoría en la que se haya evidenciado un KO puntuado con D.

Requisitos KO

En IFS, son 10 los requisitos considerados como KO:

■ Responsabilidad de la dirección (requisito 1.2.4).

■ Sistema de control de cada PCC (requisito 2.2.3.8.1).
■ Higiene personal (requisito 3.2.1.2)
■ Especificaciones de materias primas (requisito 4.2.1.2).
■ Cumplimiento de la formulación (requisito 4.2.2.1).
■ Gestión de materiales extraños (requisito 4.12.1).
■ Sistema de trazabilidad (requisito 4.18.1).
■ Auditorías internas (requisito 5.1.1).
■ Procedimiento de retirada y recuperación (requisito 5.9.2).
■ Acciones correctivas (requisito 5.11.2).

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Los requisitos KO son evaluados de la siguiente forma:

Resultado Explicación Puntos

A Conformidad total 20

B Conformidad casi total 15

Se ha implantado una pequeña parte del

C No se permite la puntuación C
requisito.

Se sustrae un 50% de la
máxima puntuación posible no
D (= KO) El requisito de la norma no ha sido implantado.
siendo posible la concesión del
certificado

Cuando un requisito KO se puntúa con una D se reporta la reducción del 50% de la máxima puntuación
total posible, de forma que la empresa auditada automáticamente debe ser rechazada para certificación
IFS.

A continuación se muestran algunos ejemplos, de requisitos KO puntuados con una D:

Requisito KO Ejemplo Puntuación D

En la visita a planta, se evidencia que el control del detector de metales se realiza

con testigos de hierro, de un material no ferroso y de acero inoxidable, de 2.5 mm
de diámetro, incumpliendo los limites críticos establecidos en el APPCC. Se
2.2.3.8.1
evidencia que la validación de los límites críticos establecidos para el control del
PCC Detector de metales no ha sido adecuadamente realizada por el equipo de
APPCC.

Se evidencia que algunos peligros de origen físico no han sido adecuadamente

identificados y considerados en el APPCC al objeto de reducir o eliminar el riesgo
de contaminación física de los productos. Por ejemplo, en el caso de materias
primas no refrigeradas, únicamente se incluyen peligros relacionados con los
materiales de envasado, sin hacer referencia a posibles cuerpos extraños en
4.12.1 materias primas en polvo.

En la etapa de recepción de leche y nata se considera que no hay peligro físico, si

bien, este peligro puede presentarse. Se dispone no obstante de las medidas de
control para el peligro (filtros 1mm) aunque no se establecen procedimientos para
la monitorización del estado de estos filtros.

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 Durante la auditoria se evidencia que no siempre se toman acciones correctivas
eficaces cuando se detectan no conformidades o que la verificación de las
acciones tomadas no siempre se consideran lo suficientemente adecuadas para
evitar que la no conformidad vuelva a presentarse.

Se han detectado no conformidades en esta auditoría que fueron detectas en

5.11.2
anterior auditoria de certificación, en auditorias de clientes o en la auditoria
interna y que no han quedado adecuadamente cerradas. Por ejemplo,
desviaciones relativas al control de registros, control de condiciones de vehículos
de transporte, desviaciones detectadas en auditorias de clientes que no han sido
adecuadamente cerradas, observaciones realizadas por la empresa de control de
plagas que no han sido consideradas.

Requisito No Aplicable
Cuando el auditor determine que un requisito no es aplicable, debe indicar la designación.

N/A: No aplicable

Esta designación debe ir acompañada de una breve justificación por parte del auditor.

N/A no es posible para requisitos KO, a excepción de los apartados 2.2.3.8.1 y 4.2.2.1, y tampoco es
posible para el requisito 2.2.3.6.1 sobre determinación de PCC, incluso si la compañía no tiene PCC, la
compañía debe documentar el requisito con un enfoque lógico que necesita ser evaluado por el auditor.

Cabe destacar que dentro del capítulo de Food Defense de IFS Food, puede que los requisitos 6.1.3 y 6.4.1
no sean aplicables, si no existe una legislación en materia de “Food Defense” en el país donde se lleva a
cabo la auditoría y donde los productos se van vender.

Los requisitos N/A no se incluirán en el plan de acción, sino que figurarán en una lista documentada en el
informe de auditoría. Esto es debido a que, al poder darse varios requisitos no aplicables, utilizar una
puntuación absoluta para la auditoría llevaría a error, de ahí que el sistema de puntuación IFS se base en el
porcentaje de la puntuación total posible.

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ESTRUCTURA DEL INFORME PREVIO DE AUDITORÍA
Una vez que en la reunión final, el auditor realiza una evaluación provisional de las deficiencias detectadas
en la fase de ejecución de la auditoría, el siguiente paso es confeccionar un informe de auditoría, detallado y
bien estructurado, que debe inspirar transparencia y confianza.

El informe debe redactarse en el idioma utilizado en la compañía, con el objetivo de facilitar su

comprensión y entendimiento. No obstante, en el caso de que el idioma utilizado por los distribuidores o
compradores sea diferente del utilizado en la compañía, se podría redactar también un informe en inglés.

Estructura del Informe de Auditoría

El informe de auditoría se subdivide en diferentes secciones:

■ Información general de la compañía.

■ Resultado general de la auditoría con descripción detallada del alcance.
■ Resumen general en formato tabla para todos los capítulos. El resultado de la auditoria
especificará el nivel y el porcentaje.
■ Resumen general para todos los capítulos y comentarios sobre seguimiento de acciones
correctivas implementadas de la auditoría previa.
■ Observaciones a las No Conformidades Mayores y requisitos KO.
■ Resumen de todas las Desviaciones y No Conformidades encontradas para cada capítulo de
la Parte 2 del estándar.
■ Una lista separada que incluya todos los requisitos evaluados como N/A (no aplica).
■ Un informe de auditoría detallado con campos obligatorios que deben rellenar los auditores
para algunos requisitos IFS Food.

Todas las desviaciones (B, C y D), requisitos KO puntuados con una B y no conformidades (mayores o KO
puntuados con una D) identificados deben presentarse en un Plan de Acción separado, con el objetivo de
que la compañía diseñe un Plan de Acciones Correctivas, para que el lector del informe pueda ver las No
Conformidades, pero también las acciones correctivas que la compañía piense emprender para
solventarlas.

Por otro lado, si se identifica una No Conformidad Mayor que posteriormente se resuelve y el resultado de la
auditoria es positivo, la entidad de certificación deberá mencionar en el informe de auditoría el requisito que
se incumplía en el momento de identificar esa No Conformidad.

Puntuación y Condiciones para la Redacción del Informe

A la hora de redactar el informe de auditoría habrá que tener muy en cuenta el resultado obtenido en la
auditoría, ya que de la puntuación obtenida en el transcurso de la misma, depende si se concede el
Certificado IFS o no a la compañía, y en qué condiciones.

Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

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En la siguiente tabla se resume el estado de concesión del certificado después de un determinado resultado
de auditoría, y que acciones tendrá que llevar a cabo el auditado para lograr finalmente el certificado IFS.

Dependiendo de la puntuación total obtenida en la auditoría, el certificado IFS que se emita, puede ser de
nivel básico o superior.

Nivel del Certificado

La compañía puede obtener un certificado IFS de nivel básico, o bien de nivel superior, dependiendo única y
exclusivamente de la puntuación obtenida en la auditoría a través del sistema de puntos.

■ Nivel básico, si la puntuación obtenida total es superior o igual a 75 puntos pero menor de 95.
■ Nivel superior, si la puntuación obtenida total es superior o igual a 95 puntos.

La puntuación total se calcula = (cantidad total de requisitos IFS – requisitos puntuados con N/A) x 20

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CONFECCIÓN DEL INFORME PREVIO DE AUDITORÍA

A la hora de confeccionar el informe de auditoría, lo más

práctico y recomendable, es utilizar el software AuditXpress,
que es un asistente desarrollado por IFS para redactar el
informe de auditoría, con el objetivo de armonizar estos
documentos.

Ventajas del AuditXpress

■ Recogida sencilla de los datos de auditoría mediante una interfaz sencilla para el usuario.
■ Generación rápida y sin errores de los informes de auditoría IFS Food e IFS Logística.
■ Evaluación automatizada de los resultados de la auditoría mediante un cómputo dinámico de
todos los parámetros relevantes.
■ Generación automática de un informe de auditoría estándar.
■ Almacenamiento temporal de datos provisionales de la auditoría para su tratamiento
posterior definitivo.
■ Exportación sencilla y segura al portal de auditoría IFS de los informes de auditoría
finalizados.
■ Intercambio sencillo de archivos de auditoría entre auditores y su correspondiente Entidad de
Certificación.
■ Trabajo sin conexión a internet, no se necesita conexión permanente.
■ Una opción de actualización permite acceso constante a la versión vigente de IFS.

El informe de auditoría debe adaptarse a las necesidades específicas que surjan en cada momento, por lo
que pueden acortarse o alargarse algunas partes, pero sin alterar su formato.

Un informe de auditoría conforme al AuditXpres, está estructurado en las siguientes cuatro partes:

■ Visión general de la auditoría.

■ Informe de auditoría.
■ Plan de acción.
■ Requisitos mínimos del certificado IFS.

Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

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 SITIO DE INTERÉS EN LA WEB (Acceso a través de la Plataforma)

Navegando por la Web es posible acceder al Portal de AuditXpress.

Se puede así conseguir más información sobre esta potente solución informática perfecta para compilar
y evaluar auditorías.

Visión General de la Auditoría

La primera parte del informe de auditoría contendrá una portada y una primera página en la que se
presentará un resumen de los aspectos más importantes del informe de auditoría.

Los datos que deberán figurar en esta primera parte del informe de auditoría son los recogidos a
continuación:

■ Nombre y dirección de la Entidad de Certificación.

■ Logotipo de la Entidad de Certificación.
Portada del Informe ■ Los detalles de la acreditación de la Entidad de Certificación.
■ El nombre de la compañía o el establecimiento auditado.
■ Hora de la auditoría.

■ Nombre y dirección del establecimiento auditado.

■ Nombre y dirección de la compañía, si dispone de una sede central.
■ Código EAN/Número de Localización Global UCC, si está disponible.
■ COID, tal como se define en el portal de IFS.
■ Fecha de la Auditoría (en caso de una auditoría complementaria, se
incluirá la fecha de la auditoría complementaria).
■ Hora de comienzo de la Auditoría
■ Fecha de la Auditoría anterior.
■ Nombre de la entidad de Certificación y del auditor que han llevado a
cabo la auditoría anterior.
Primera Página del
Informe ■ Detalles de la versión de la Norma.
■ Alcance de la Auditoría (descripción obligatoria detallada de
procesos/productos). El alcance de la auditoría debe traducirse siempre
al inglés.
■ Códigos/números de alcances de producto y tecnologías.
■ Lista de participantes clave en la auditoría y, si corresponde, del
consultor presente en la auditoría.
■ Nombre del auditor jefe o en su caso de otros auditores así como en
formación.
■ Cuando corresponda, nombre del observador en la auditoría.
■ Si corresponde, nombre del traductor en la auditoría.

Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

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 ■ Resultado de la auditoría (en caso de auditoría complementaria, se debe
mencionar que se ha realizado la auditoría complementaria y que la No
Conformidad Mayor se ha solucionado).
■ Perfil de la compañía: número de trabajadores, tamaño, estructura,
actividades detalladas para poder identificar todos los procesos y etapas
del procesado relacionado con los alcances tecnológicos.
■ Explicaciones adicionales relativas a puntuación y frecuencia.
■ Debajo del perfil de la empresa, nombre de la persona a cargo de
valorar el informe (revisor).
■ Comentarios obligatorios y traducción obligatoria al inglés de la actividad
detallada de la empresa.
■ Explicaciones del motivo por el cual se modifica la duración de la
auditoría, si es diferente a la duración de la auditoría calculada por la
herramienta de cálculo.

Informe de Auditoría
El informe de auditoría propiamente dicho se estructurará de la siguiente manera:

Estructura del Informe de Auditoría

■ El resultado de la auditoría, con nivel y porcentaje.

■ Observaciones relativas a las No Conformidades Mayores y KO, siendo necesario en el caso de
auditorías complementarias explicaciones adicionales de que las No Conformidades Mayores
han sido resueltas.
■ Un resumen general de la auditoría.
■ Un resumen de todos los capítulos en formato tabla.
■ Un resumen de cada capítulo.
■ Una lista de todas las desviaciones establecidas y no conformidades localizadas en los capítulos
1 al 6 del estándar, en relación a los requisitos auditables.
■ Una lista de explicaciones obligatorias para algunos requisitos IFS Food, incluso en caso de
evaluación A.
■ Una lista separada con explicaciones de todos los requisitos evaluados
con N / A (no aplica).
■ Explicaciones obligatorias por parte del auditor para algunos de los requisitos auditables de la
norma que establece el Anexo 2 de la Parte 2, como valor añadido para los usuarios del informe
de auditoría.
■ Una descripción del seguimiento de las acciones correctivas de la auditoría
anterior.
■ Un informe de auditoría detallada.

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Plan de Acción
La entidad de certificación deberá describir y facilitar las explicaciones sobre todas las desviaciones y no
conformidades mayores y KO de cada capítulo en un plan de acción.

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Requisitos Mínimos del Certificado IFS
Si la compañía auditada cumple con IFS de manera satisfactoria, la entidad de certificación deberá emitir un
certificado.

Con el objeto de que los certificados IFS sean reconocidos a nivel internacional y sean comprensibles, éstos
deberán incluir al menos la información recogida en la siguiente tabla:

Datos Mínimos a Incluir en el Certificado IFS

■ Nombre y dirección de la Entidad de Certificación, incluyendo su logotipo.

■ Logotipo de la Entidad de Acreditación responsables de la acreditación, o su nombre y número
de registro.
■ COID, tal como se define en el portal de IFS.
■ Nombre y dirección de la compañía auditada.
■ Si se trata de una filial, el nombre de la sede central de la compañía y, si es posible, el código de
envasador y el número de inscripción en el Registro Sanitario.
■ Categoría/s de producto y tecnologías.
■ Alcance de la Auditoría (descripción obligatoria detallada de procesos/productos).
■ Nivel obtenido.
■ Resultados de la auditoría en porcentaje, si es requerido por el cliente o la empresa auditada.
■ Fecha de la Auditoría complementaria, si procede.
■ Siguiente Auditoría a realizar dentro del periodo.
■ Fecha emisión del Certificado.
■ Fecha de caducidad del certificado, es decir, 12 meses a partir de la fecha de emisión del
Certificado.
■ Lugar y fecha de la firma.
■ Nombre y firma del director o persona responsable de la Entidad de Certificación.
■ Logotipo IFS Food.
■ Código QR, el cuál se genera automáticamente al cargar el nuevo informe IFS en el portal de
auditorías de IFS.

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CUMPLIMENTACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
El auditor, mientras que en el informe de auditoría debe explicar todas las No Conformidades (requisitos
KO puntuados con una D y No Conformidades Mayores), todas las desviaciones (B, C, D) y los requisitos
KO puntuados con una B, y todos los requisitos considerados como N/A (no aplica), en el plan de acción
debe incluir todos los requisitos que no hayan sido puntuados con una A o un N/A.

A continuación se muestra a modo de ejemplo, el formato que puede tener un plan de acción.

Aquellas entidades de certificación que no utilicen el software AuditXpress TM para la elaboración del plan
de acción, deberán de elaborarlo respetando el diseño del obtenido al utilizar el AuditXpress.

Cada uno de los campos de este boceto deberá ser cumplimentado por el auditor o por la empresa, tal y
como se indica en el siguiente esquema:

Formato del Plan de Acción

El auditor deberá cumplimentar el apartado A de la tabla, explicando y

justificando los hallazgos que suponen desviaciones y no conformidades antes
de enviar a la compañía el boceto del plan de acción y el informe previo de
auditoría.
Campo A

La entidad de certificación enviará a la empresa tanto el informe previo de

auditoría como el boceto del plan de acción antes de dos semanas a contar,
desde la fecha de auditoría.

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 La empresa introducirá su propuesta de acciones correctivas para todas las
desviaciones (B, C, D) y requisitos KO puntuados con una B y no conformidades
que haya listado el auditor.

Además la compañía debe establecer de manera clara las responsabilidades y

plazos para la implantación para todas las desviaciones puntuadas con una C o
una D, así como para todas las no conformidades mayores o requisitos KO
Campos B y C
puntuados con una B o una D.

La empresa enviará el plan de acciones correctivas a la Entidad de Certificación

en un plazo máximo de dos semanas a contar desde la fecha de recepción
del informe previo de auditoría y del boceto del plan de acción. Si no se
respeta este plazo, la compañía deberá recibir una auditoría completa inicial o
una auditoría de renovación.

Antes de elaborar el informe final de auditoría, las acciones correctivas

propuestas por la compañía deberán ser validadas por el auditor o bien, por un
representante de la Entidad de Certificación.
Campo D
En el caso de que las acciones correctivas no se consideren adecuadas, se
deberá devolver a la compañía el plan de acciones para su corrección y
finalización dentro de plazo

Plan de Acciones Correctivas

El certificado IFS sólo se concederá en el caso de que el plan de acciones correctivas incluya
responsabilidades y fechas para la implantación, para todos aquellos requisitos que hayan sido
puntuados con:

■ Una C o una D.
■ Requisitos KO puntuados con una B.

El plan de acciones correctivas que la compañía transmita a la entidad de certificación no tendrá un efecto
sobre la puntuación, pero su idoneidad podrá influir en la decisión final de concesión del certificado IFS.

La empresa siempre deberá facilitar un plan de acciones correctivas documentado antes de recibir el
informe final y el Certificado.

El objetivo del plan de acciones es encaminar a la compañía hacia la mejora continua.

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DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso través de la Plataforma)

Navegando por esta Unidad de Competencia, se puede encontrar un ejemplo para la

descarga de un extracto de un Informe de Auditoría.

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CONSIDERACIONES ADICIONALES RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORÍA
Debido al carácter internacional de IFS, es fundamental que los clientes comprendan el idioma en que se ha
redactado el informe de auditoría. Para facilitar el uso internacional de IFS y hacerlo ampliamente
comprensible, se deberán traducir al inglés las explicaciones relativas a desviaciones y no conformidades
recogidas en el plan de acciones correctivas y en el informe de auditoría.

■ Requisitos puntuados con una C o una D.

■ No conformidades mayores.
■ Requisitos KO puntuados con una B o una D.
■ Alcance de la auditoría, en la página correspondiente del informe de auditoría.
■ Actividad detallada (procesos operativos, actividades subcontratadas, etc.) de la empresa, que se
describen en el perfil de la empresa.
■ Si es relevante en el perfil de la compañía, las razones para reducir el tiempo de la auditoría.

Las acciones correctivas relacionadas con estas desviaciones y no conformidades también serán traducidas
al inglés en el plan de acción.

Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

20
Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

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EL PORTAL DE AUDITORÍA IFS: BASE DE DATOS
Una vez que se tenga elaborado el informe final de auditoría, incluyendo el plan de acción y el plan de
acciones correctivas, debe cargarse en el Portal de Auditoría IFS.

Todos los distribuidores que reconocen y utilizan IFS tienen acceso a la base de datos. Las empresas con
certificado IFS obtienen acceso de modo automático, cuando la entidad de certificación inscribe sus datos
de auditoría, en la base de datos del Portal.

Por tanto, a la base de datos IFS tienen acceso cuatro grupos de usuarios con diferentes derechos, que
se resumen a continuación:

■ Gestionan sus compañías certificadas y cargan los informes de

auditoría, planes de acción y certificados.
■ Pueden suspender certificados bajo determinadas circunstancias.
■ Pueden gestionar las fechas de auditorías IFS, permitiendo a
distribuidores y empresas tener una visión de las auditorías
programadas. Es obligatorio cargar con al menos dos semanas de
Entidades de Certificación
antelación, todas las fechas de auditorías.
■ Gestionan sus cuentas.
■ Pueden comparar dos informes de auditoría y planes de acción
consecutivos, para formación interna con fines de calibración de
auditores.
■ Pueden descargar el logotipo IFS.

■ Tienen acceso a los datos de sus auditorías.

Empresas
Certificadas/Proveedores
■ Tienen la posibilidad de permitir el acceso a distribuidores a datos como
porcentaje obtenido, informe de auditoría detallado o plan de acción.
■ Tienen la posibilidad de comparar dos informes de auditoría y planes de
acción consecutivos, con fines de mejora.
■ Pueden descargar el logotipo IFS.
■ Gestionan sus Entidades de Certificación.
■ Gestionan los accesos al personal de su propia compañía a los datos de
la auditoría, ya que se pueden crear subcuentas.
■ Pueden buscar otras compañías certificadas.
■ Gestionan sus proveedores utilizando la opción “favoritos” con “Mis
auditorías”.

■ Pueden buscar compañías certificadas.

Distribuidores ■ Gestionan sus compañías certificadas utilizando la opción de “Favoritos”
con “Mis auditorías”.

■ Pueden buscar compañías certificadas.

Autoridades Sanitarias ■ Gestionan sus compañías certificadas con el uso de la opción de
“Favoritos” con “Mis auditorías”.

Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

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 SITIO DE INTERÉS EN LA WEB (Acceso a través de la Plataforma)

Navegando por la Web es posible acceder al Portal de Auditoría IFS, donde podrán acceder los grupos
de usuarios indicados anteriormente: Entidades de Certificación, Compañías Certificadas y
Distribuidores.

Ventajas del Portal de Auditorías

Para las compañías con certificado IFS, hay diversas ventajas que se derivan de la utilización del portal de
auditorías IFS, además de las comentadas anteriormente: administrar los informes de auditoría IFS y planes
de acciones correctivas, poner estos datos a disposición de sus clientes, etc.

Además, las compañías certificadas pueden poner en línea otros certificados de otros estándares
distintos que hayan llevado a cabo, como por ejemplo BRC o SQF, y ponerlos a disposición de sus
clientes a través de la base de datos del Portal de Auditoría IFS. Se puede acceder a todos los
certificados a través de un sumario.

Por otra parte, las empresas certificadas conforme a IFS tienen la posibilidad de buscar en la base de
datos IFS otras empresas certificadas, y administrar estas a través de la herramienta “My Audit“. De
este modo, pueden comprobar por ejemplo si los proveedores de otras compañías están certificados, y
además, pueden consultar los datos generales pero no el informe y el plan de acciones correctivas, ya que
para poder ver este documento, es necesario disponer de una autorización especial de acceso.

Las compañías también tienen la posibilidad de descargarse del Portal de IFS, el fichero de auditoría
original del software AuditXpress y utilizarlo para sus auditorías internas, siempre que dispongan del
software necesario para ello, AuditXpress für Interne Audits (AuditXpress) para auditorías internas.

Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

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CONCESIÓN DEL CERTIFICADO IFS
La responsable de tomar la decisión de conceder o no el Certificado IFS a una organización es la entidad de
certificación, pero esta decisión final, no debe ser tomada por las mismas personas que realizaron la
auditoría.

Con carácter general, la certificación conforme a IFS tendrá validez desde la fecha de emisión que conste
en el certificado y caducará al cabo de 12 meses

El plazo entre la fecha de auditoría y la de la concesión del certificado se reparten de la siguiente forma:

■ 2 semanas para redactar el informe previo de auditoría.

■ 2 semanas para que la compañía responda a las desviaciones y no conformidades, o dicho de otra
manera, para que redacte el Plan de Acciones Correctivas.
■ 2 semanas para que el auditor verifique el Plan de Acciones correctivas propuesto, para el
procedimiento de certificación y para cargar el informe de auditoría en el Portal de auditoría.

Un total de 6 semanas desde la fecha del último día de la auditoría, y un tiempo máximo de 8 semanas
para la concesión del Certificado.

La auditoría de renovación se programará no más tarde de 12 meses a contar desde la fecha de la auditoría
anterior, para disponer de tiempo suficiente para todos los pasos del proceso de certificación. Como el
periodo máximo entre una auditoría y la concesión del certificado es de 8 semanas, el informe de la
auditoría anterior, permanecerá 8 semanas adicionales en el Portal de Auditoría IFS.

Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

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La auditoría de renovación se planificará como máximo 8 semanas antes hasta 2 semanas después de la
fecha de la fecha de aniversario de la auditoría inicial. Si no fuera el caso, o si algunos de los pasos del
proceso de certificación no finalizaran a tiempo, el certificado no podrá ser renovado con la “fecha
de vencimiento”, sino con la nueva fecha real, lo cual supondría una ruptura en el ciclo de certificación.

En el ejemplo anterior, esto significa que la auditoría no puede planificarse nunca antes del 06 de agosto ni
después del 15 de octubre. El informe de auditoría anterior continúa otras 8 semanas más (tras la fecha de
vencimiento) en el portal de auditorías, pero si la auditoría de renovación se realiza una vez superados esos
12 meses, el informe de auditoría se eliminará del Portal.

Cabe destacar también que, si el auditor durante una auditoría de renovación, detecta una No Conformidad
Mayor o un requisito KO, el certificado pierde su validez inmediatamente.

En el caso, en el que la puntuación de la auditoría es superior a un 75% de cumplimiento de los requisitos,

pero el auditor evidencia una No Conformidad Mayor, se debe programan una Auditoría Complementaria.

VIDEO EN LA PLATAFORMA (Acceso a través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma,

puedes visualizar un vídeo ilustrativo del tema, en el que se ilustran las

Variaciones del Proceso de Certificación en la Auditoría

Complementaria

Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

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PROPIEDAD Y USO DEL LOGOTIPO IFS
La Norma IFS y su marca registrada es propiedad de GmbH Manegement IFS, compañía propiedad de
Hauptverband des Deutschen Einzelhandels (HDE) y de Fédération des Entreprises du Commerse et de la
Distribution (FCD). Por tanto, el logotipo IFS sólo puede descargarse a través de páginas seguras del Portal
de Auditoría IFS.

Siempre que se utilice el logotipo IFS deberá respetarse la forma y color original del dibujo a escala,
encontrándose también permitida la impresión en blanco y negro en los documentos. Por lo que una
compañía certificada según este estándar podrá utilizar el logotipo en sus documentos, ya sean impresos,
electrónicos o films, siempre y cuando se respeten las siguientes normas:

Normas para la Utilización del Logotipo IFS por una Compañía Certificada

Una compañía certificada IFS puede utilizar el logotipo IFS:

■ Con fines promocionales, publicando información relativa a su certificado siempre que no sea
visible por el consumidor final.
■ En la correspondencia con proveedores y distribuidores, pero no en la que se dirija al
consumidor final.
■ En el caso particular de portales de Internet que no estén dirigidos en exclusiva a profesionales,
el logotipo sólo podrá aparecer en páginas relativas a calidad y seguridad alimentaria.
■ Las empresas que, sin estar certificadas en sí mismas por IFS, pero apoyan el mantenimiento de
la certificación de otras, a través de sus productos o servicios, como es el caso de fabricantes de
equipos o materiales de limpieza, deben solicitar permiso expreso por escrito a GmbH
Manegement IFS para el uso del logotipo.

El logotipo IFS Food podrá presentarse en cualquier tipo de comunicación general (exposiciones para
contactos de negocio, folletos, artículos genéricos sobre seguridad alimentaria y gestión de la calidad en
general, vehículos, etc.). En caso de que el auditor identifique que la compañía no cumple estos términos
y condiciones, se avisará a IFS.

La Norma IFS fue desarrollada por fabricantes, minoristas y empresas de servicios de alimentos para
asegurar la seguridad alimentaria de sus proveedores y por tanto, es un medio de comunicación entre
ambas partes, no pudiendo ser expuesta o publicada en material dirigido al público en general.

El logotipo no puede mostrarse en un producto ya que el certificado IFS no certifica todos y cada uno de los
productos de una compañía, sino que lo que se certifica es el proceso de producción.

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 Suspensión del uso del Logotipo

En el caso de que se le retire o se le suspenda la certificación IFS a una compañía, ésta tiene que
eliminar de forma inmediata la inclusión del logotipo IFS en todos sus documentos y la
comunicación relativa a IFS. Además, la compañía debe demostrar que ha eliminado el uso del
logotipo en su documentación.

El logotipo de IFS no se puede utilizar de modo que se pueda hacer creer que los propietarios de IFS
son los responsables de asegurar la conformidad con los requisitos de certificación.

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ACTITUD

EFICAZ COMUNICACIÓN ESCRITA

Comunicar adecuadamente los conocimientos e ideas permite mejorar la eficiencia en el trabajo.

Comunicar una información es transmitírsela a alguien, y en la comunicación escrita los mensajes están
orientados a la respuesta que se quiere obtener de quien lo recibe.

La comunicación escrita en el mundo empresarial tiene gran importancia, y debe caracterizarse por la
claridad y concreción en la información suministrada con el fin de facilitar la comprensión de la misma.

Saber expresarse bien tanto de forma oral como escrita es fundamental en el mundo empresarial actual, ya
que permitirá transmitir correctamente conceptos, ideas y órdenes.

Muchas veces, el origen de un problema está en la mala comprensión de un texto. Para evitar que se
produzcan estos errores debe redactarse el mensaje o comunicación de forma clara y sencilla mediante el
uso de frases y párrafos cortos que permitan al destinatario comprender el sentido del mensaje.

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Preparación de un Informe de Auditoría en una Certificación IFS

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