CÓDIGO:

PROCEDIMIENTO
PBS0201
ABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALES

REVISIÓN: FECHA: PÁGINA:

0 MAYO 2005 1 DE 8

Responsables:

CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró : Revisó : Autorizó:
Nombre REPRESENTANTE REPRESENTANTE REPRESENTANTE
GRUPO DE TRABAJO SUBCOMISIÓN TÉCNICA COMISIÓN TÉCNICA
L.A. José Armando Lic. José Luis González Dr. Daniel L. Barrera P.
Galicia Rojas Zaldivar
Firma

1. Objetivo:

Mantener las existencias de los bienes y materiales, que permitan satisfacer los
requerimientos de las áreas de la entidad y dependencia.

2. Alcance:

Aplica a los almacenes de bienes y materiales de las áreas de Bienes y Suministros, en las
entidades y dependencias universitarias.

3. Lineamientos:

3.1 El abastecimiento de bienes y materiales, estará regulado por los lineamientos

estipulados en la Normatividad Administrativa para las dependencias universitarias en
materia de Adquisiciones y Almacenes vigente, emitida por la Secretaria Administrativa de la
UNAM (NASA).

3.2 El Responsable de Bienes y Suministros es responsable del abastecimiento de los bienes

y materiales.

3.3 Para el abastecimiento de bienes y materiales, se recurrirá en primera instancia al

Almacén General de la Dirección General de Proveeduría. Sólo en caso necesario se
solicitará a proveedores externos, procurando adquirir con aquellos que estén registrados
ante la Dirección General de Proveeduría.

F03 PG01 Rev. 0

 CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO
PBS0201
ABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALES

REVISIÓN: FECHA: PÁGINA:

0 MAYO 2005 2 DE 8

3.4 La Solicitud Vale de Abastecimiento DGProv-01-87-0 y la Orden de Compra OC-06 serán

autorizadas por el Secretario o Jefe de la Unidad Administrativa.

3.5 El Responsable de Bienes y Suministros en coordinación con el Personal operativo de

Bienes y Suministros, establecerá para cada bien y material los niveles máximos, mínimos y
puntos de reposición, en función de la capacidad de almacenamiento de cada dependencia.

3.6 Los criterios internos de almacenaje son establecidos por cada dependencia y entidad,
en función de la naturaleza de los bienes y materiales almacenados, asegurando la
preservación de los mismos, observando lo establecido en el capítulo II de NASA.

3.7 Cuando los bienes y materiales no ingresen físicamente al almacén, el Personal operativo
de Bienes y Suministros debe verificar con el usuario en la unidad responsable el bien o
material que se recibe.

3.8 Para la revisión de los bienes y materiales se observará lo siguiente:

1 De 1 a 300 se revisará al menos el 20% de los bienes y materiales

2 De 301 a 500 se revisará al menos el 15% de los bienes y materiales
3 De 501 a 1000 se revisará al menos el 10% de los bienes y materiales
4 Mas de 1000 se revisará al menos el 5% de los bienes y materiales

Nota: En caso de ser bienes o materiales que impactan directamente la prestación del
servicio de la entidad o dependencia , la inspección se apegará al principio de “Importancia
relativa riesgo probable”, pudiéndose así incrementar la muestra descrita en la tabla anterior.

3.9 El registro de entradas y salidas de bienes y materiales del almacén, estarán

reguladas por los lineamientos estipulados en la Normatividad Administrativa para
dependencias universitarias en materia de Adquisiciones y Almacenes vigente, emitida por la
Secretaría Administrativa de la UNAM (NASA).

3.10 El Personal operativo de Bienes y Suministros, deberá llevar el registro y control de

entradas y salidas de los bienes y materiales de consumo en el Sistema de Control Interno
establecido en la entidad o dependencia.

3.11 El Personal operativo de Bienes y Suministros realizará, por lo menos una vez al año
el recuento físico de existencias de artículos, para verificar la veracidad de los registros y
garantizar su adecuado control. (Instrucción de Trabajo IPBS0201-01).

3.12 Se llevarán a cabo inventarios rotativos al menos cada tres meses a fin de revisar el
total de los artículos existentes. (Instrucción de Trabajo IPBS0201-01).

F03 PG01 Rev. 0

 CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO
PBS0201
ABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALES

REVISIÓN: FECHA: PÁGINA:

0 MAYO 2005 3 DE 8

3.13 Para la conservación, resguardo y protección de los artículos y materiales de consumo

en el almacén de la entidad o dependencia, se observará lo siguiente:

• El almacén tendrá que mantenerse ordenado y clasificado en forma permanente.

• Contará con estantería, anaqueles, mobiliario y equipo necesarios acordes a las
características de los bienes y materiales.
• Tendrá que contar con el equipo adecuado para realizar las maniobras de manejo y
suministro de los bienes y materiales.
• Observará las medidas de seguridad e higiene establecidas en el punto 7 capítulo II
Almacenes y Suministros de la NASA.

3.14 El Personal operativo de Bienes y Suministros será el encargado de elaborar

mensualmente el Reporte de Consumos por áreas y el Reporte de existencias de los bienes
y materiales.

3.15 El Responsable Bienes y Suministros notificará al responsable de Inventarios de los

bienes que sean susceptibles de inventariarse recibidos en el Almacén.

3.16 Cuando los bienes y materiales no ingresen físicamente al almacén, el Personal

operativo de Bienes y Suministros verificará con el usuario, el bien o material recibido,
registrando la entrada en el Sistema de Control establecido.

F03 PG01 Rev. 0

 CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO
PBS0201
ABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALES

REVISIÓN: FECHA: PÁGINA:

0 MAYO 2005 4 DE 8

4. Descripción
Nº Responsable Descripción

Revisa en los controles internos establecidos en la entidad o

Personal operativo de dependencia la existencia de bienes y materiales.
1
Bienes y Suministros
Identifica cuales han llegado al punto de reposición.

Elabora la Solicitud de Abastecimiento de bienes y

Personal operativo de materiales (F01 PBS0201), agrupando aquellos que
2 correspondan al catálogo de bienes de uso recurrente del
Bienes y Suministros
Almacén General de la Dirección General de Proveeduría y
los de compra directa con proveedores externos.

Personal operativo de Turna Solicitud de Abastecimiento F01 PBS0201 al

3
Bienes y Suministros Responsable de Bienes y Suministros.

Recibe y revisa que en la Solicitud de Abastecimiento (F01

PBS0201), se hayan agrupado correctamente los bienes y
Responsable de Bienes y materiales de consumo que han llegado al punto de
4 reposición.
Suministros
Turna la Solicitud de Abastecimiento (F01 PBS0201) al
Personal operativo de Bienes y Suministros. (Procedimiento
de Adquisición de Bienes e Insumos Nacionales PBS0101).

Personal operativo de Recibe copia de la Solicitud Vale de Abastecimiento

5 Bienes y Suministros DGProv-01-87-0 (SVA) y/o Orden de Compra (OC-06) en el
que se señalan los bienes y materiales de consumo que
ingresarán al almacén.

Recibe y revisa los bienes y materiales conforme a las

Personal operativo de especificaciones señaladas en la Solicitud Vale de
6
Bienes y Suministros Abastecimiento (DGProv-01-87-0) y/o Orden de Compra
(OC-06), factura o remisión.

Personal operativo de Turna una copia de los documentos al Responsable de

7 Bienes y Suministros para el trámite de pago a proveedores
Bienes y Suministros
o conciliación presupuestal.
F03 PG01 Rev. 0
 CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO
PBS0201
ABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALES

REVISIÓN: FECHA: PÁGINA:

0 MAYO 2005 5 DE 8

Nº Responsable Descripción
Registra en el Sistema de Control establecido, las entradas
de los bienes y materiales recibidos en el almacén, con base
en la documentación que ampara su adquisición:
• Fecha de entrada;
• Folio consecutivo;
Personal operativo de
8
Bienes y Suministros • Cantidad de artículos;
• Número del documento que originó la entrada,
• La existencia total del artículo
• Costo
Archiva copias de la documentación.

Acomoda los bienes y materiales de acuerdo a los criterios

Personal operativo de
10 internos de almacenaje establecidos por la entidad o
Bienes y Suministros
dependencia.

Elabora mensualmente el Reporte de existencias y

Personal operativo de
11 materiales de cada una de las áreas de la entidad o
Bienes y Suministros
dependencia.

Personal operativo de
12 Entrega los Informes al jefe inmediato.
Bienes y Suministros

Periódicamente
Personal operativo de Realiza el recuento físico de bienes y materiales en el
13 almacén, según lo establecido en la instrucción de trabajo
Bienes y Suministros
Recuento Físico de bienes y Materiales en el Almacén
IPBS0201-01.

F03 PG01 Rev. 0

 CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO
PBS0201
ABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALES

REVISIÓN: FECHA: PÁGINA:

0 MAYO 2005 6 DE 8

5. Glosario

Punto de Reposición: Nivel de existencias fijado para el reabastecimiento de un bien o

insumo en el almacén.
Solicitud Vale de Abastecimiento: Documento que utiliza la entidad o dependencia para
solicitar a la Dirección General de Proveeduría el suministro de bienes y materiales del
Catálogo de Bienes de Uso Recurrente de la UNAM.
Orden de Compra.- Documento que utilizan las entidades y dependencias para adquirir en
forma directa un bien o insumo.
Solicitud de Abastecimiento.- Documento que contiene la información de los bienes y
materiales que se requieren de abastecer.
Suficiencia presupuestal.- Que existen los recursos presupuestales para la adquisición de
bienes y materiales.
NASA,- Normatividad Administrativa de la Secretaria Administrativa para las dependencias
universitarias.
Solicitud de Compra.- Documento en el cual el área solicitante proporciona la información
de los bienes, insumos o servicios que requiere sean tramitados a través de la Secretaría,
Unidad o Delegación Administrativa.
Nota de Entrada.- Formato utilizado para documentar el ingreso de los bienes o insumos al
Almacén.
Vale de Salida de Almacén.- Es el formato que se utiliza para solicitar los bienes y
materiales al almacén de una entidad o dependencia.
Reporte de Consumos.- es el documento que contiene la información de los bienes y
materiales entregados a las distintas áreas de las entidades o dependencias.

Reporte de Existencias.- Documento que refleja la cantidad de bienes y materiales

existentes en el almacén.
Sistema de Control de Existencias.- Registro utilizado para controlar los movimientos en
unidades y valores de entradas, salidas y existencias de los bienes y materiales en el
almacén.
Inventario Rotativo: Conteo cíclico que busca la confiabilidad del inventario a través de
recuento físico comparándolo vs. lo registrado en el sistema de control de la entidad o
dependencia.

F03 PG01 Rev. 0

 CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO
PBS0201
ABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALES

REVISIÓN: FECHA: PÁGINA:

0 MAYO 2005 7 DE 8

6. Referencias

6.1 Referencias Generales

Código Nombre
MC01 Manual de Gestión de la Calidad de las Secretarías y Unidades
Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM.
NMX-CC-9001-IMNC-2000 Norma ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad-
Requisitos.
NMX-CC-9000-IMNC-2000 Norma ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad-
Fundamentos y Vocabulario.
N/A Normatividad Administrativa en Materia de Adquisiciones y
Almacenes
N/A Catálogo de Bienes de Uso Recurrente
N/A Catálogo de Proveedores de la UNAM

6.2 Documentos relacionados

Código Nombre
PBS0101 Procedimiento Adquisición de Bienes e Insumos Nacionales
PPO0107 Procedimiento Pago a Proveedores y Acreedores
PPO0103 Procedimiento del Ejercicio y Control del Presupuesto Asignado.
Instrucción de Trabajo de Recuento Físico de Bienes y
I PBSO201-01
Materiales en el Almacén.

6.3 Registros de Calidad

Código Nombre
F01 PBS0201 Solicitud de Abastecimiento
DGProv-01-87-0 Solicitud Vale de Abastecimiento (SVA)
OC-06 Orden de Compra
F01 PBS0202 Vale de Salida de Almacén

F03 PG01 Rev. 0

 CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO
PBS0201
ABASTECIMIENTO DE BIENES Y MATERIALES

REVISIÓN: FECHA: PÁGINA:

0 MAYO 2005 8 DE 8

7. Control de Cambios

Revisión Fecha Motivo del Cambio

0 Mayo 2005 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad

8. Anexos

F03 PG01 Rev. 0