Eficacia en La Organizacion - Aumente Su Productividad Personal

Habilidades directivas
La eficacia en la organización:
Aumente su productividad personal
Documento elaborado por el Departamento Académico de Constanza Business & Protocol School.
© Constanza Business & Protocol School. Prohibida la reproducción total o parcial sin el permiso escrito
de Constanza Business & Protocol School.
La eficacia en la organización: Aumente su productividad personal
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ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. Agradecimientos 4
2. ¿Qué voy a aprender con esta nota técnica? 5
3. Declaración de intenciones 7
4. Lo inmediato en lo primero 10
5. La perfección no es necesaria en todo 23
6. Establecimiento de prioridades 26
7. La gestión de las reuniones 32
8. La anotación como herramienta para ahorrar tiempo 38
9. Conclusiones 39
10. Introducción
ucción al caso práctico 42
11. Caso práctico 1 44
12. Solución caso práctico 1 46
14. Solución caso práctico 2 51
16. Solución
olución caso práctico 3 54
3
1. AGRADECIMIENTOS
Desde Constanza Business & Protocol School queremos agradecer a todas aquellas
personas, empresas e instituciones que han hecho posible el lanzamiento de la escuela
y la elaboración de todos sus materiales, docentes y no docentes, así como a sus
alumnos, sin los cuales la existencia de la escuela carecería de todo sentido.
Gracias a todos y cada de los alumnos que han confiado en Constanza Business &
Protocol School para desarrollar nuevas habilidades, adquirir nuevos conocimientos,
reciclar su carrera profesional
nal y crecer en el plano personal y laboral.
Queremos también dar las gracias a todos aquellos que han realizado aportaciones,
grandes, medianas y pequeñas, al saber y al conocimiento humano a lo largo de la
historia: Científicos, emprendedores, empresarios, escritores, eruditos, maestros de
escuela, profesores universit
universitarios,
arios, profesores de escuelas de negocio, catedráticos y
conferenciantes entre otros. Les damos las gracias por todo lo que han aportado a
través de su esfuerzo, ilusión, ganas, fuerza y constancia. Gracias a todos aquellos que
deseaban prosperar y avanzar en su vida.
Sin la confianza de nuestros alumnos, sin el saber hacer, entrega y conocimiento de

nuestros profesores, sin el trabajo del personal no docente, sin el riguroso
cumplimiento de nuestros proveedores, y sin el apoyo de todos cuantos han creído y
creen en este proyecto, nada de esto habría sido posible. De todo corazón, muchas
gracias a todos.
4
2. ¿QUÉ VOY A APRENDER CON ESTA NOTA TÉCNICA?
El objetivo de Constanza Business & Protocol School es que todos sus materiales
tengan un carácter eminentemente práctico, y puedan ser puestos en práctica en la
vida real, en el menor tiempo posible.
La presente nota técnica ha sido desarrollada por el Departamento de Investigación de

Constanza
nstanza Business & Protocol School, Constanza Research Center.
A través del análisis, estudio, adopción del conocimiento y realización de casos

prácticos y ejercicios de la presente nota técnica, el alumno será capaz de:
- Aprender a establecer prioridades
- Conocer herramientas para ser más productivo y eficaz en menos tiempo
- Preparar reuniones efectivas
- Aprender cómo organizar las tareas y eventos del día a día de manera eficaz
5
Desde Constanza Business & Protocol School apoyamos a todo

todoss aquellos que desean
ampliar sus conocimientos en cualquier campo de la sabiduría. Agradecemos la
confianza depositada en Constanza Business & Protocol School para la ampliación de
sus conocimientos.
Le deseamos mucha suerte en su vida y en sus proyecto

proyectos,
s, personales y profesionales.
¡Mucha fuerza y mucha suerte!
Y recuerde, la constancia lo puede todo

todo.
6
3. DECLARACIÓN DE INTENCIONES
Desde Constanza Business & Protocol School le solicitamos hoy, como condición sine
qua non que se comprometa a hacer el mejor uso de esta nota técnica, de esta píldora
de conocimiento, desarrollada con el expreso deseo de ayudarle a Vd. a mejorar en
todos los aspectos posibles de su vida.
En este caso, le pedimos un compromiso, por lo menos del 100% en el aprendizaje

apre y
puesta en marcha de todas las herramientas contenidas en esta nota técnica para
aprender cómo debe vestirse para acudir a una entrevista de trabajo, qué tipo de
prendas son las adecuadas, tanto si es Vd. hombre como si es mujer, y qué prendas
debee dejar en el armario para la entrevista. También debe entender otros aspectos del
aseo básico personal que deben tenerse en cuenta ante una entrevista de trabajo.
Si no está dispuesto a este compromiso, no ya con nosotros, si no, sobre todo, con Vd.
mismo,
mo, le agradeceríamos encarecidamente que dejase de leer, ya que, va a ser una
pérdida de tiempo para Vd., y eso, a su vez, le aportará frustración a su vida, algo que,
desde quienes escribimos estas líneas, deseamos evitar a toda costa.
Recuerde que tan importante es entender e interiorizar los conceptos aprendidos,

como saber utilizar el vocabulario específico para referirse a los mismos.
7
Por favor, escriba y firme el siguiente compromiso

compromiso:
Yo ____________________________ adquiero el firme e

inquebrantable compromiso, hacia mí mismo, y hacia los míos, de aprender a
organizarme de una manera efectiva.
Me comprometo a interiorizar el conocimiento, conceptos y terminología aquí

expuesta, con todo lo positivo que esto aportará a mi vida y a la de aquellos que me
quieren. No flaquearé ni un momento y no abandonaré hasta haber logrado mi
objetivo.
Firmado Fecha ___________________________
Muchas gracias por haber adquirido este compromiso a aprender y a disfrutar

haciéndolo.
Recuerde lo que dijo uno de los grandes del pasado siglo

siglo:
8
“Hay una fuerza motriz más

poderosa que el vapor, la
electricidad y la energía
atómica: la voluntad”.
Albert Einstein
9
4. LO INMEDIATO ES LO PRIMERO
¿Cuántas veces ha postergado algo hasta el infinito? ¿Cómo se siente cuando deja algo
para más tarde? Mal, ¿verdad? Cuando algo se pospone es porque, esa situación, la
realización de esa tarea nos supera
supera.. Y, ¿sabe una cosa? El amor vuelve, el dinero
también, pero el tiempo... El tiempo querido/a amigo/a, ese no vuelve ¡nunca! Seguro
que muchas veces ha pensado "ayy... Si hubiese hecho tal cosa o tal otra en su
momento... Ahora es demasiado tarde" ¿Cómo se ha sentido cuando ha tenido
pensamientos o sentimientos así? Seguro que no demasiado bien.
"Lo inmediato es lo primero" es mucho más que un lema, es una forma de organizarse
que se basa en tres principios:
1º.- La dedicación de menos cantidad de tiempo
2º.- La toma de decisiones... ¡Rápido!
3º.- Disponga, no posponga
10
La dedicación de menos cantidad de tiempo
¿Cuánto tiempo dedica a cada tarea? ¿Y posponerlas? ¿Y a pensar si las hace en ese
momento o más adelante? ¿Y cuánto tiempo dedica a sentirse mal por no haber hecho
las cosas que debía hacer en el momento en que debía hacerlas?
Consejo: aquellas tareas que

no requieran demasiado
tiempo debe llevarlas a cabo
de inmediato, sin vacilación.
Si el precio de su realización,
en tiempo, es bajo, ¡hágalas
ya!
11
Convertir este simple consejo en una forma de organizarse en la vida, tiene dos efectos
positivos inmediatos:
1º.- Vd. se sentirá mejor porque se dará cuenta de que hace más cosas en menos
tiempo, y su lista de cosas pendientes por hacer disminuye a una velocidad
vertiginosa1.
2º.- Tendrá más tiempo y más energía para aquellas tareas que re
requieren
quieren más tiempo
y más recursos de otro tipo, como puede ser concentración o fuerza de voluntad,
haciendo que sea más eficiente en aquellos que verdaderamente es relevante.
1
Para aquellas personas que hayan cursado nuestro ccurso
urso "Adiós al estrés, ¡hola a la vida!" saben de la
importancia que tiene sentirse bien y el efecto tremendamente positivo e inmediato que tiene en
nuestras vidas.
12
El precio de posponer tareas es tremendamente elevado, en tiempo, en esfuerzo, en

reputación,
ón, y también en dinero, contante y sonante. Ahorre costes, tiempo y esfuerzo
y no demore nada pequeño, hágalo según llega, de la forma más rápida que pueda, y
siga con su día. Recuerde, una tarea es pequeña si le lleva poco tiempo realizarla.
Ventajas de la menor dedicación de tiempo:
1ª.- Ahorro sustancial de tiempo: realice la tarea en el momento en el

que esta surja, no la demore, no remolonee, busque la acción.
2ª.- Las tareas pequeñas se quedan pequeñas: según se demora la

realización de una tarea, su tamaño aumenta de manera
proporcional a la demora.
3ª.- Diga adiós a lo menos relevante: no pierda tiempo con cosas que
no lo merezcan. Haga las cosas pequeñas ssegún
egún surjan, ¡y rápido!
4ª.- Mayor limpieza: la demora supone acumulación de cosas, y sólo

te interesa acumular una cosa ¡riqueza!
5ª.- Ideas claras: teniendo la mente despejada, seremos mucho más

efectivos, y la efectividad se paga mucho mejor que el desorden
de y el
caos.
13
La toma de decisiones... ¡Rápido!
Si lo piensa detenidamente (o no tan detenidamente), cada vez que surge una tarea
que debe llevar a cabo, puede hacer lo siguiente (y sólo lo siguiente):
1.- Cumplir la tarea: esto es, llevarla a cabo de inmediato
2.- Eliminarla: es decir, pasar olímpicamente (perdón por la expresión pero queremos
que quede bien claro lo que entendemos por eliminar) de esta tarea porque no es
nuestra responsabilidad, ha quedado desfasada o cualquier otro motivo, de peso,
claro.
3.- Posponerla: en este momento, no podemos (esto es muy relativo) llevarla a cabo y
se deja para más tarde (esto suele crear una sensación horrible).
4.- Planificar: se trata de una tarea que no se puede llevar a cabo en este momento,
pero planificamos
icamos como llevarla a cabo, para hacerlo de forma inmediata, cuando la
situación sea favorable.
5.- Delegar: le pedimos a otra personas que realice esta tarea por nosotros.
14
Lo que queremos decirle es que sea cual sea la decisión que vaya a tomar respecto a
cualquier tarea, tómela rápidamente, en cuestión de segundos piense lo que va a
hacer, y hágalo.
Es del todo necesario que se comprometa, desde hoy mismo, a tomar una rápida
decisión con todas y cada una de las tareas que pasen por sus manos/mesa. Verá
Ver cómo
trabaja mejor y es muchísimo más eficiente.
Es del todo imposible que Vd. tenga toda la información cuando tenga que tomar una
decisión, sea del tipo que sea, en su vida, por muchos motivos, uno de los principales,
porque ninguna sabemos, con una certeza absoluta, lo que ocurrirá en el futuro.
Pero tenga clara una cosa, no decidir, supone a su vez haber tomado una decisión,
precisamente esa, la de no decidir.
Seguro que ha conocido personas, algunas de las cuales, habrán sido sus compañeros
de trabajo, que no querían decidir absolutamente sobre nada, seguro que solían decir
aquello de "a mí no me pagan para pensar" o "a mí me da igual, yo, hago lo que me
digan".
15
No vamos a criticar a estas personas, sus motivos tendrán para comportarse así, y
seguramente muy poderosos. Pero tenga clara una cosa, son aquellas personas con el
coraje de decidir, y a veces, con el valentía de tomar decisiones duras, las que suelen
llegar a algo.
Recuerde aquella frase de Virgilio en la Eneida "Audentis fortuna iiuvat",

uvat", o como se
diría traducido, "la suerte sonríe a los audaces".
Disponga, no posponga
En lugar de atorarse con todas las cosas que tiene que hacer, para ayudarle a poner en
marcha la propuesta que le acabamos de comentar acerca de la toma de decisiones, le
proponemos un sistema muy sencillo, que puede, ayudarle muchísimo:
1º.- Haga una lista de las tareas que tenga que hacer.
2º.- Clasifíquelas de la siguiente manera:
* Tareas de fácil realización
* Tareas de dificultad media de realizac

realización
16
* Tareas de alta dificultad
3º.- Céntrese en realizar primero las tareas de fácil realización, y quíteselas de en

medio, todas de una vez.
4º.- Céntrese ahora en las tareas de dificultad media y de dificultad alta, y haga un plan
de acción para una de ellas.
5º.- Establezca un orden de prioridades en función del tiempo del que dispone para
cada una de ellas, así como otros criterios, como por ejemplo, relevancia que estas
tareas puedan tener en su bonus anual o en sus incentivos, en el caso de tratarse
trata de
algo relacionado con el trabajo.
CASO PRÁCTICO / EJERCICIO 1.

1.- Por favor, realice el ejercicio número 1 de la presente
nota técnica antes de continuar.
"El problema es que el día a día me come, sobre todo las llamadas telefónicas y los e-
e
mails" ess una queja típica de cualquier persona que vive en el mundo real y que pelea
por sacar las cosas adelante. Es una verdad como un templo, el teléfono y el e-mail
e
puede llevar al traste cualquier plan. ¿O no? ¿Cómo evitarlo? Haga una cosa, hay algo
sobre lo que tiene ningún control, a no ser que tenga un asistente fantástico, las
llamadas entrantes. Esas, tendrá que seguir gestionándolas de la mejor manera
posible, sobre todo si llama un cliente importante... Si no es alguien relevante, trate de
17
explicarle dee la manera más educada posible que no es el mejor momento, insistimos,
si puede. Sin embargo, hay algo que puede hacer respecto al correo electrónico y
respecto a las llamas que Vd. debe hacer.
Cada día debería tener dos espacios en los que atender a es

estos
tos temas, adáptelos de la
mejor manera posible a sus necesidades, lo que le recomendamos es que atienda sus
correos y haga sus llamadas justo al llegar a la oficina, y justo después de comer, sea
cuando sea estas horas, ya que no todo el mundo hace los mi
mismos
smos horarios.
¿Y por qué justo al llegar y justo después de comer? Hay un buen motivo, son los
momentos, por lo general, más "tontos" del día, ya aún no se ha puesto con los temas
urgentes, caso de la mañana, y además, se quita los temas que hubiesen llegado
ll la
tarde y noche anterior, y no se pone a hacer temas pesados justo después de comer, y
se quita los temas que hayan llegado por la mañana y se deja libre la tarde para lo
importante.
Una tema relevante, la delegación de tareas
Muchas veces he oído cosas parecidas a "yo sabría delegar muy fácilmente, sólo se
trata de decir a la gente lo que tiene que hacer, ¿hay algo más fácil?".
18
Con todos nuestros respetos, es evidente que estas personas no tienen ni idea de lo
que significa delegar. No todo es delegable, ni muchísimo menos. También es cierto
que a muchas personas les cuesta delegar.
Otro clásico que se oye mucho es "si quieres que algo se haga de una manera correcta,
lo mejor es que lo hagas tú mismo". Para empezar, no es d
del
el todo cierto, ya que es
imposible que una persona lo sepa hacer todo, y además, es imposible que una
persona sea capaz de llevar a cabo todas y cada una de las tareas que hay que
desarrollar en una empresa, aún cuando esta sea unipersonal.
De hecho, los mejores managers y directivos saben muy bien cómo delegar. Delegar
adecuadamente tiene dos efectos positivos inmediatos:
1º.- Supone un grandísimo ahorro de tiempo.
2º.- Da la oportunidad de ver qué personas en su equipo tienen mayor potencial y son
más confiables.
19
Consejo: aprenda a delegar y

trabajará mejor, menos
tiempo, y se convertirá en un
recurso muy válido para su
empresa
20
Reglas para una delegación eficaz:
1ª.- Elija a las personas adecuadas para llevar a cabo las

tareas.
2ª.- Establezca límites a estas personas en la realización de

esas tareas y tenga esos límites bajo control.
3ª.- Coordinación de las tareas asignadas.
4ª.- Ayude a su gente en la realización de las tareas.
5ª-.. Mantenga a su personal adecuadam

adecuadamente
ente informados, sobre
todo de aquellos temas que tengan influencia directa en sus
tareas.
6ª.- Tenga control sobre los resultados.
7ª.- Lleve a cabo una evaluación de los resultados, así como del
trabajo y la actitud de aquellos que le reportan.
21
Beneficios de la toma de
decisiones rápida:
1º.
1º.- Mayor autonomía
2º.- Seguridad en Vd. mismo
3º.-- Sensación de liderazgo
4º.-- Incremento del control
22
5. LA PERFECCIÓN NO ES NECESARIA EN TODO
Muchos hemos sido educados en la búsqueda de la excelencia, y es una muy buena

base, pero no todo tiene por qué ser excelente y perfecto. Hay muchas cosas por la
que merece la pena buscar la perfección, pero hay otras en las que, con hacerlo bien
es suficiente.
Puede que esto le suene raro, ya que llevamos años escuchando que el mercado
laboral es tan duro, y cambiante, que ya no vale con ser bueno, hay que ser el mejor. Y
es cierto, hay que ser el mejor, pero no en todo, sólo en aquello que de verdad es
relevante.
Recuerde, muchas veces, hacer las cosas bien es más que suficiente. Sabemos que le
sonará extraño que desde una escuela de negocios, que busca la excelencia, se le diga
esto, pero recuerde, todo aquello que realmente cree valor, debe ser excelente,
excel lo
accesorio, basta con que sea bueno.
Haga y sea excelente en aquello que realmente sea diferenciador. Buscar la excelencia
en cada detalle, puede suponer un desgaste, una fuerte inversión de un tiempo del
que carece y de muchísimo esfuerzo, que, seguramente no se vea recompensado. No
le estamos diciendo que da igual como se hagan las cosas.
23
Para que nos entendamos, en una escala de un 0 a 10, aquello que sea realmente
relevante y diferenciador, hágalo de 10 y lo demás, con un 7,5 - 8 es suficiente.
suficien Una
vez lo relevante esté funcionando a la perfección, puede retocar las demás tareas y
hacerlas de 10, si así se queda más tranquilo/a.
Este sistema requiere que primero haga un análisis de las tareas que debe hacer en
tres planos del tiempo:
1º.- Proyectos a un año
2º.- Proyectos a tres meses
3º.- Tareas a 1 semana / 1 día
* Proyectos a un año: en este apartado deberían aparecer aquellos proyectos, a

grandes rasgos, que de verdad son relevantes y que le van a hacer en su trabajo
y/o en su vida, ya que este sistema se puede aplicar a la vida profesional y a la
personal por igual.
24
* Proyectos a tres meses: los prioritarios son aquellos que le conduzcan

conduzca a
conseguir aquellos que se puso a un año. Estos son en los que tiene que ser
realmente
mente excelente.
* Tareas a 1 semana / 1 día: las verdaderamente prioritarias son aquellos que

harán que logre sus proyectos a 1 año, le asciendan o le suban el sueldo.
Consejo: en lo profesional,
aquellas tareas prioritarias
son aquellas que le ayuden a
lograr los objetivos que le ha
marcado su empresa, sea
esta suya o de otros
25
6. ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES
Tal y como se explica en nuestro curso / nota técnica ""Aprenda estrés 2,

Aprenda a gestionar el estrés"
curso que, por supuesto le recomendamos, pocas cosas son más relevantes para
alcanzar el éxito (y la felicidad) que el establecimiento de prioridades.
Y esto, al igual que el resto de las técnicas comentadas en esta nota técnica, son
perfectamente aplicables
cables a su vida profesional y a la personal.
Le recomendamos que, en este momento, si, ahora mismo, realice el ejercicio / caso
práctico 2 de la nota técnica. (por favor, hágalo ahora, no lo deje para más tarde,
porque puede que ese más tarde no llegue n
nunca,
unca, hágalo por Vd. no por nosotros).

Debe ser plenamente consciente de sus prioridades, de sus objetivos, y la consecución

de estos objetivos
bjetivos debe conducirle a ser más feliz y a estar más contento con su vida.
No se desespere si, en alguna ocasión, logra alguno de sus objetivos y eso no le hace
feliz... A veces pasa, y es que, hay cosas que hay pasarlas uno mismo para saber si
verdaderamente
mente son tan buenas.
2
"Adiós al estrés, ¡hola a tu vida!" es una nota técnica / curso desarrollado por el Departamento de
Investigación de Constanza Business & Protocol School, Constanza Research Center.
26
No desespere, como decíamos, vuelva a hacer el mismo ejercicio, y cambie de

prioridades, y por tanto, de objetivos.
Son muchos los sistemas que puede utilizar el establecimiento de prioridades, pero en
nuestra opinión, hay uno infalible y que funciona mucho mejor que todos los demás
funcionando de manera conjunto: el sistema αβγ3.
Pero, ¿en qué consiste? Este es un sistema que le ayudará a separar lo importante de
lo urgente y a centrarse en aquello que de verdad genera valor, y le ayudará a la
consecución de sus objetivos.
Son muchos los que dicen que hay que olvidar lo urgente y centrarse en lo
importante... Puede ser, pero veamos un ejemplo real de dos emprendedores que
acabaron teniendo muchísimo éxito, mucho más de lo que en un inicio podrían pensar,
y, es un caso absolutamente real, como todos los que comentamos en las notas
técnicas de Constanza Business & Protocol School. Un matrimonio, que llevaban
casados seis años, y se conocían desde hacía doce, que habían trabajado juntos en
muchas ocasiones, y con éxito, decidieron lanzar un negocio en el sector de la
formación y la educación. Tenían hijos, y lo prioritario para ellos, era, sin lugar a dudas,
lograr una posición financiera desahogada que les permitiera dar lo mejor a sus hijos.
Tuvieron una idea, y se pusieron en marcha, en un momento en el que estaban hasta
arriba de trabajo, y no les faltaba de nada. Pero querían más. Muchas veces hablaban y
pensaban que lo importante era lanzar su negocio, pero lo urgente era seguir
seg
3
Hace referencia a las tres primeras letras del alfabeto griego, Alfa, B
Beta,
eta, Gamma. En este caso, están
escritas en su formato más conocido, en minúsculas.
27
manteniendo su vida hasta que pudiera

pudierann lanzarlo, un proceso que llevó desde la
concepción de la idea, 10 meses. Tomaron una resolución, in medio virtus est4, habían
oído decir muchas veces. Así pues, decidieron, a costa de lanzar su negocio más tarde y
de trabajar más, mantener sus ocupaciones, y con ello, el nivel de vida que estaban
dando a sus hijos. Ya que, lo que parece urgente, llegar a fin de mes, tenía su
relevancia. Y mantuvieron ambas prioridades, mantener y que tenían, mientras
trabajaban por un futuro mejor. Finalmente, pudieron centrarse únicamente en su
negocio, y tuvieron mucho más éxito profesional y económico del que pudieran soñar
jamás.
Verá, lo que sucede es que, toda decisión tiene un precio. Háganos caso, no hay nada
absolutamente gratis en esta vida, excepto el amor de unos padres (y por desgracia,
esto no siempre es así). Cada vez que Vd. toma una decisión, está pagano un precio,
siempre hay, un "coste de oportunidad5".
Cuando tome una decisión, debe ser plenamente consciente del precio que va a pagar,
y cuando llegue el momento, pague, no llore, pague y continúe adelante. Recuerde
somos, lo que hacemos, y sólo cuando estemos dispuestos a pagar nuestras
decisiones, podremos alcanzar el éxito.
4
La virtud está en medio
5
Término financiero que viene explicado con todo lujo de detalle en nuestros cursos "Finanzas para no
financieros" y "Personal finance: gestione con éxito su dinero."
28
En el ejemplo que hemos comentado anteriormente, el precio de la decisión de esta

pareja es evidente. Perdieron calidad de vida, ya que teniendo un nivel de vida más
que aceptable querían algo más, trabajaron mucho, muy duro, robándole tiempo a sus
horas de sueño, de descanso, de relax, d
dee comer... Pero tenían claras sus prioridades, y
pagaron el precio, sin el menor atisbo de arrepentimiento.
A continuación le ponemos otro ejemplo de un conocido de un estrecho colaborador

de Constanza Research Center, el Departamento de Investigación de Constanza
Business & Protocol School. Esta persona es ingeniero aeronáutico y estudió un MBA,
habiendo cursado ambos estudios con muy buenas calificaciones. El caso es que, en el
año 2009, cuando la situación en España comenzaba a ser muy complicada, este
ingeniero se quejaba de que, trabajando en una empresa pública en España, ganaba
poco dinero. Este colaborador, le comentó la posibilidad de dar clases en temas
relacionados con lo que este ingeniero trabaja y de lo que era un gran experto. Todo
iba perfectamente
tamente hasta que le comentaron a este ingeniero aeronáutico en cuestión
que las clases serían entre semana de 18.00 a 22.00 o de 19.00 a 22.00 y los sábados
de 09.00 a 14.00. "¡No pretenderás que trabaje por las noches y el fin de semana!"
semana!
respondió asustado
ado e indignado a la vez. Lógicamente, nunca llegó a dar esas clases.
Llegó el verano del año 2012, y nuestro estrecho colaborador volvió a encontrarse a
este conocido. Le preguntó "¿cómo te va todo?", a lo que el ingeniero respondió "fatal,
están haciendo recortes y me han despedido hace seis meses, y no encuentro
trabajo... ¿podrías volver a mover lo de las clases?". El problema fue que la escuela a la
que dio una respuesta tan maleducada no se había olvidado de él, y tenía otros
candidatos para ese puesto.
o.
29
He aquí el ejemplo de alguien que no tenía claras sus prioridades. ¿Verdaderamente

quiere Vd. ganar más dinero? ¿Y qué espera, que un millonario se apiade de Vd. vaya a
verle a casa y le dé un maletín con más dinero del que pueda gastar en 100 vidas?
¡Despierte! Decida verdaderamente qué es lo quiere y esté dispuesto/a a pagar el
precio por ello. Ya lo dice el refranero español, sabio como ninguno "no se puede estar
en misa y repicando". Las personas exitosas son decididas, y alguien decidido/a está
dispuesto/a
ispuesto/a a pagar el precio de sus decisiones.
Las tareas α son aquellas que le acercar

acercarán
án a la consecución de sus objetivos, es decir,
que las tareas α suponen prioridad 1.
Las tareas β son aquellas tareas rutinarias que necesita para sobrevivir (llegar a fin de
mes) y que debe hacer para mantener el nivel del que disfruta ahora, luego las tareas β
suponen prioridad 2.
Las tareas γ son aquellas surgen mientras saca Vd. adelante las tareas diarias (o β) y
que le suponen muchas veces un auténtico incordio
incordio,, pero que, por desgracia hay que
seguir llevando a cabo, es decir, que las tareas γ suponen prioridad 3.
30
TABLA1
Resumen sistema αβγ
Tarea Descripción Prioridad

α Camino hacia el éxito 1
β Supervivencia 2
γ Mantenimiento 3
Fuente: elaboración propia

opia llevada a cabo por el Departamento Académico de
Constanza Business & Protocol School

31
7. LA GESTIÓN DE LAS REUNIONES
Por favor, asienta su al escuchar la palabra "reunión" siente alguna de estas

sensaciones:
* Náuseas
* Frustración
* Hastío
* Aburrimiento
* Desesperación
* Miedo
* Desconcierto
32
Por desgracia, es mucho más normal de lo que parece. Y es que, para la mayoría de los
profesionales, tener reuniones, supone tener que trabajar muchas más horas para
recuperar el tiempo perdido. ¿Cómo es posible que una reunión suponga una pérdida
de tiempo?
o? Muy sencillo, por falta de organización.
Toda reunión tiene tres fases:
* Fase I: la preparación
* Fase II: la realización
* Fase III: la revisión
Fase I: la preparación
Por lo tanto, cuando vaya a proceder a convocar una reunión, hay una serie
seri de
aspectos prácticos, más allá de la preparación de la reunión en sí, que debe tener muy
cuenta, algunos de los cuales, acabamos de comentar:
33
* Orden del día: debe conocerlo a la perfección y asegurarse que se tratarán los
temas que le importan a V
Vd. Comience por algo liviano,
o, que no vaya a suponer
mayor problema para romper el hielo y generar un ambiente lo más distendido
posible.
* Participantes: tanto quienes son, como eviden

evidentemente
temente su número, ya que
debe asegurarse de el lugar será el corre
correcto,
cto, no sólo por el aspecto, sin no
porque esas personas deben caber de una forma cómoda y si hubiera
hubier algún
tipo de catering, este se basará en la relevancia de las personas y en su número.
* Fecha y lugar de la reunión: no debe haber ningún tip

tipoo de problema
pr con la
ubicación y la reunión debe comenzar a la hora previamente fijada.
* Instrumentos técnicos: debe asegurarse que todo funciona perfectamente, el

ordenador, el proyector, lápices, bolígrafos, papel, micrófono, etc. No puede
perderse ni un segundo con estas cosas.
* Actas de la reunión: siempre debe haber actas, de todas las reuniones.

Asegúrese de que estas actas las hace alguien de su equipo. Ser quien redacta
r
el acta le dará poder y anticipación.
34
Fase II: la realización
Si la fase I se ha llevado a cabo de una manera adecuada, no debería haber sorpresas

de organización (pero puede haberlas de otro tipo, agradables y desagradables) en
esta fase.
Cuando una reunión este teniendo lugar, le recomendamos, para la mayor eficacia
efica de
esta, lo siguiente:
* Comience con puntualidad prusiana.
* El/la encargado/a de las actas deberá estar disponible desde el primer

momento, y sólo habrá persona encargada de esta labor. Por desgracia,
de las
responsabilidades compartidas se trans
transforman
forman en tareas no realizadas.
* Repase lo primero el punto del día y evite desvíos de este plan de ruta.
* Ajuste un tiempo de participación de cada uno de los asistentes para

asegurarse de que cumplirá los tiempos fijados.
* Trate, a pesar de tod

todo de ser flexible.
35
* Repita las decisiones en alto para que no haya sorpresas.
* De las gracias a todos por su participación.
* El acta debe realizarse de inmediato, cuando la infor

información
mación está aún "fresca"
en la mente y no sólo en lo que se haya ap
apuntado.
Fase III: la revisión
Debe hacer llegar a todos los participaciones de reunión las actas de la misma, con
todo lo que se había hablado, y con lo acordado, que había sido ya repasado en la
reunión, en el momento del cierre.
Debe asegurarse de todos

os están de acuerdo con lo establecido en las actas, y debe
hacer hincapié en los pasos a seguir, a partir de este momento.
36
Claves para una reunión eficaz - Debe tener claro:
1º.- Objetivo de la reunión: ¿qué quiero sacar de esta reunión?
2º.- Duración de la reunión: debe estar predefinida para que no

extienda sine die.
3º.- Partes necesarias para la reunión.
4º.- Documentación precisa para la reunión.
5º-.. Lugar y hora más adecuados para la cita.
6º.- Temas a preparar por las partes que participarán en la

reunión, y si es preciso, deadline para esta información, si fuera
necesario y conveniente una revisión previa de esta
información llevada a cabo por todas las partes.
7º.-Orden
Orden del día: esto es del todo imprescindible.
8º.- Tener un plan

lan B: esto supone, tener previsto, nuevo lugar y
fecha en caso de cancelación, o necesidad de una segunda
reunión.
37
8. LA ANOTACIÓN COMO HERRAMIENTO DE AHORRO DEL TIEMPO
Seguramente le parecerá algo muy simple, pero pocas cosas le ahorrarán problemas y
dolores de cabeza como una agenda bien gestionada.
Nuestra recomendación es que lleve siempre anotado todo lo que debe hacer, la hora
y el lugar en el que debe llevarse a cabo esta tarea. Da igual que la agenda sea
electrónica o de papel, pero asegúrese de tener una y de usarla de una manera
adecuada.
En Constanza Business & Protocol School decimos siempre "lo que no está en la
agenda, no existe, simplemente". Quizá le par
parezca
ezca muy simple, pero cuando comience
a anotarlo todo, de una manera, adecuada en su agenda, cuando salga sin ella de casa
o del despacho se sentirá completamente perdido.
38
9. CONCLUSIÓN
A modo resumen de la presente nota técnica no debería olvida

olvidarr lo siguiente:
- Tenga claras sus prioridades en todo momento, y el precio que pagará por lograr sus
objetivos.
- Cuando le toque pagar el precio convenido y aceptado, no llore, pague y siga hacia
adelante.
- Anótelo todo en su agenda y llévela siempre encima.
- Organice reuniones eficaces y avanzará mucho más rápido hacia sus objetivos.
- Sólo las tareas prioritarias son merecedoras de la excelencia.
- Haga las tareas que requieran poco tiempo cuanto antes y olvídese de ellas.
39
Esperamos haberle ofrecido

frecido las claves para aprobar esta parte del examen que supone
la entrevista de trabajo con sobresaliente.
Por último desde Constanza Business and Protocol School le deseamos muchísimo
éxito en su trayectoria profesional, y como no, también personal.
Reciba un fuerte abrazo,
Todos los que componemos Constanza Business & Protocol School
40
Casos Prácticos
Elaborado por el Departamento de Investigación de Constanza
Business & Protocol School, Constanza Research Center
Propiedad intelectual de Constanza Business & Protocol School
41
10. INTRODUCCIÓN AL CASO PRÁCTICO
Desde Constanza Business & Protocol School, consideramos que el caso práctico es
una herramienta indispensable.
Tras aprender y memorizar la teoría, el desarrollo de ejercicios en forma de casos

prácticos es el complemento ideal para interiorizar el conocimiento aprendido. Está
más que científicamente comprobado, que el ser humano es capa
capaz de retener mucho
más tiempo y con mucha más nitidez, todos aquello
aquelloss conceptos aprendidos con la
práctica y el uso de los mismos, que con la simple memorización.
Por ello, le instamos a que dedique el tiempo necesario a la realización de los casos
prácticos aquí propuestos. Todos ellos han sido elaborados por profesionales
profesional expertos
y con amplia experiencia, en cada una de las materias propuestas.
Esperamos que disfrute con los mismos, y sobre todo recuerde, tal y como indica el
emblema de Constanza Business & Protocol School
School, la constancia es el camino seguro
hacia el éxito.
42
Caso práctico
43
11. LA EFICACIA EN LA ORGANIZACIÓN: AUMENTE SU PRODUCTIVIDAD

PERSONAL - CASO PRÁCTICO 1:
Para aprender, nada mejor que poner en práctica lo estudiado. Por favor, lleve a cabo
el siguiente ejercicio, aplicado a su vida profesional.
1º.- Haga una lista de aquellas cosas que debe hacer y aún tiene pendientes, apúntelo
todo por favor, no se haga trampas al solitario.
2º.- Agrupe estas tareas en tres tipos de tareas:
* Tareas fáciles
* Tareas de dificultad media
res difíciles y muy difíciles

* Tares
3º.- Lleve a cabo de manera inmediata las tareas fáciles... ¡Ya está tardando!
44
4º.- ¿Ha terminado? Bien, entonces continúe... Pero sólo si ha terminado con las
fáciles. Bien, sigamos. Ahora haga un plan para cada una de las tareas medias y difíciles
y muy difíciles.
5º.- Lleve a cabo aquellas que pueda realizar en este momento y que sean más
prioritarias en función de su bonus, lo que le haya pedido la Dirección de la empresa, o
que mayor impacto vaya a tener en su empresa, si es dueño de la misma.
6º.- Cuando haya terminado con esa tarea, siga, siga, y siga, hasta que haya acabado
con su lista de tareas.
7º.- Recuerde, que, en cuanto surja una tarea de fácil realización debe llevarla a cabo...
¡Ya!
45
12. SOLUCIÓN AL CASO

ASO PRÁCTICO 1:
En esta nota técnica, no hay soluciones buenas o malas a los casos prácticos /
ejercicios que haya realizado. Lo que es importante es que los haya realizado, y que le
sirvan a Vd. Y recuerde, cada vez que los necesite, puede llevarlos a ca
cabo
bo de nuevo.
46
Caso práctico
47

PERSONAL - CASO PRÁCTICO 2:
Para aprender, nada mejor que poner en práctica lo estudiado. Por favor, lleve a cabo
el siguiente ejercicio, aplicado a su vida, en los siguientes campos:
1.- PERSONAL
2.- ECONÓMICO / FINANCIERO
3. PROFESIONAL
Campo 1: Objetivos para el terreno personal
Por favor, escriba aquellas cosas que desea para su vida persona. Alguno de Vds. se
preguntará,
reguntará, "¿pero de qué va esto?", piénselo con objetividad ¿cree que es posible
que tenga éxito profesional prolongado y prolongable si su vida personal es un
desastre, o frustrante?. Puede que así sea, pero no durará siempre, la vida es un
balance, y lass cosas, deben estar balanceadas. Si está tranquilo y contento con su vida
personal, le resultará más fácil centrarse en su vida profesional y rendir más y mejor.
48
Campo 2: Objetivos para el terreno económico / financiero
Tener una situación financiera desahogada es algo vital para que Vd. sea plenamente
feliz en su vida a no ser que sea un ermitaño/a, algo que dudamos, ya que no estos/as
no suelen estar interesados en cursos de este estilo. El tema es que, la cantidad de
dinero
inero que Vd. necesita para tener una vida desahogada, sólo puede delimitarla Vd., y
nadie más.
Una cosa está clara, la mayoría de las personas adaptan su vida, lo que hacen, lo que
comen, lo que compran, la educación que reciben sus hijos, su jubilación,
jubilación en base al
dinero que ganan, y eso, aunque parezca lógico, es una verdadera pena. Nuestra
recomendación es que haga el siguiente ejercicio:
- ¿Cuánto dinero necesita al mes, o a la semana o al año, o al día para tener la

vida que quiere tener? Le aseg
aseguramos que esta es una pregunta
gunta más difícil y
mucho más importante de lo que Vd. pueda creer en este momento.
- Una vez sepa esta cifra, no la olvide, y téngala muy cclara.

lara. Piense como será su
vida una vez tenga esta cantidad de dinero.
- Le aseguramos,
mos, por experiencia propia, que antes de lo que cree, le surgirá
una idea que le permitirá conseguir ese dinero.
49
- Cuando le llegue la idea, trabaje en ello, lo que pu

pueda,
eda, no hace falta que lo
deje absolutamente todo para lograrlo, en la vida hay que sser
er prácticos, pero
trabaje en su idea, y confíe, nada es casual, ni es casual que esté haciendo este
curso, leyendo esta nota técnica, ni será casual que se le ocurra su idea.
- Haga todo lo posible en su vida para disfrutar, en todo momento, todo lo que
pueda.
Campo 3: somos lo que hacemos, no lo dude. Vd. es lo que hace, no lo que dice. Por
ello, es imprescindible que Vd. este contento y orgulloso con lo que hace, con aquello
a lo que se dedica, y que, además, disfrute de ello, trabaje Vd. más o menos
me horas. Si
trabaja contento, rendirá mejor, y muchísimo más, y por tanto, lo más lógico es que
avance mucho más rápidamente en su vida profesional.
50
14. SOLUCIÓN AL CASO PRÁCTICO 2:
sirvan a Vd. Y recuerde, cada vez que los necesite, puede llevarlos a cabo de nuevo.
51
Caso práctico
52

PERSONAL - CASO PRÁCTICO 3
A continuación le pedimos que lleve a cabo el siguiente ejercicio. Anote, en un papel, o

en el ordenador, pero anote, las tareas que debe llevar a cabo la semana que viene.
Quizá no sepa
epa todas, pero anote las que sepa.
Ahora, ordénelas, según prioridad, haciendo uso del sistema αβγ.. Ahora, haga esto
cada semana.
53
16. SOLUCIÓN CASO PRÁCTICO 3
sirvan a Vd. Y recuerde, cada vez que los necesite, puede llevarlos a cabo de nuevo.
54
"Nada en el mundo sustituye a la Constancia.
El talento no la sustituye, pues nada es tan

corriente como los inteligentes frustrados.
El genio tampoco, ya que resulta ser tópico

el caso de los genios ignorados.
Ni siquiera la educación sustituye a la Constancia,

pues el mundo está lleno de fracasados
bien educados.
Solamente la Constancia
y la decisión lo consiguen todo."
55

Eficacia en La Organizacion - Aumente Su Productividad Personal

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Habilidades directivas

Sin la confianza de nuestros alumnos, sin el saber hacer, entrega y conocimiento de

2. ¿QUÉ VOY A APRENDER CON ESTA NOTA TÉCNICA?

La presente nota técnica ha sido desarrollada por el Departamento de Investigación de

A través del análisis, estudio, adopción del conocimiento y realización de casos

- Aprender a establecer prioridades

- Conocer herramientas para ser más productivo y eficaz en menos tiempo

- Preparar reuniones efectivas

Desde Constanza Business & Protocol School apoyamos a todo

Le deseamos mucha suerte en su vida y en sus proyecto

¡Mucha fuerza y mucha suerte!

Y recuerde, la constancia lo puede todo

En este caso, le pedimos un compromiso, por lo menos del 100% en el aprendizaje

Recuerde que tan importante es entender e interiorizar los conceptos aprendidos,

Por favor, escriba y firme el siguiente compromiso

Yo ____________________________ adquiero el firme e

Me comprometo a interiorizar el conocimiento, conceptos y terminología aquí

Firmado Fecha ___________________________

Muchas gracias por haber adquirido este compromiso a aprender y a disfrutar

Recuerde lo que dijo uno de los grandes del pasado siglo

“Hay una fuerza motriz más

1º.- La dedicación de menos cantidad de tiempo

2º.- La toma de decisiones... ¡Rápido!

3º.- Disponga, no posponga

La dedicación de menos cantidad de tiempo

Consejo: aquellas tareas que

El precio de posponer tareas es tremendamente elevado, en tiempo, en esfuerzo, en

Ventajas de la menor dedicación de tiempo:

1ª.- Ahorro sustancial de tiempo: realice la tarea en el momento en el

2ª.- Las tareas pequeñas se quedan pequeñas: según se demora la

4ª.- Mayor limpieza: la demora supone acumulación de cosas, y sólo

5ª.- Ideas claras: teniendo la mente despejada, seremos mucho más

La toma de decisiones... ¡Rápido!

1.- Cumplir la tarea: esto es, llevarla a cabo de inmediato

Recuerde aquella frase de Virgilio en la Eneida "Audentis fortuna iiuvat",

2º.- Clasifíquelas de la siguiente manera:

* Tareas de fácil realización

* Tareas de dificultad media de realizac

* Tareas de alta dificultad

3º.- Céntrese en realizar primero las tareas de fácil realización, y quíteselas de en

CASO PRÁCTICO / EJERCICIO 1.

Cada día debería tener dos espacios en los que atender a es

Una tema relevante, la delegación de tareas

1º.- Supone un grandísimo ahorro de tiempo.

Consejo: aprenda a delegar y

Reglas para una delegación eficaz:

1ª.- Elija a las personas adecuadas para llevar a cabo las

2ª.- Establezca límites a estas personas en la realización de

3ª.- Coordinación de las tareas asignadas.

4ª.- Ayude a su gente en la realización de las tareas.

5ª-.. Mantenga a su personal adecuadam

6ª.- Tenga control sobre los resultados.

2º.- Seguridad en Vd. mismo

3º.-- Sensación de liderazgo

4º.-- Incremento del control

5. LA PERFECCIÓN NO ES NECESARIA EN TODO

Muchos hemos sido educados en la búsqueda de la excelencia, y es una muy buena

1º.- Proyectos a un año

2º.- Proyectos a tres meses

3º.- Tareas a 1 semana / 1 día

* Proyectos a un año: en este apartado deberían aparecer aquellos proyectos, a

* Proyectos a tres meses: los prioritarios son aquellos que le conduzcan

* Tareas a 1 semana / 1 día: las verdaderamente prioritarias son aquellos que

Tal y como se explica en nuestro curso / nota técnica ""Aprenda estrés 2,