Articulo 23:Act ualización.
Las
Tablas de Ret ención
Document al deberán
act ualizarse y ajust arse en los
siguient es casos:
1. Cuando exist an cambios en
la est ruct ura orgánica de la
ent idad.
2. Cuando se creen, supriman
grupos int ernos de t rabajo.
3. Cuando se asignen o
supriman f unciones a la
ent idad.
4. Cuando se redist ribuyan
f unciones ent re las unidades
administ rat ivas de la ent idad.
5. Cuando la ent idad suf ra
procesos f usión o escisión.
6. Cuando se expidan normas
que impact en la producción
document al de la ent idad.
7. Cuando se t ransf ormen
t ipos document ales f ísicos en
elect rónicos.
8. Cuando se generen nuevas
series y subseries
document ales.
9. Cuando se generen nuevos
t ipos document ales.
1O. Cuando se hagan cambios
en los crit erios de valoración
y, por lo t ant o, se modif iquen
los t iempos de ret ención
document al y disposición
f inal de las series y subseries.
Acuerdo 004 de 2019
TITULO6:DISPOSICIONES GENERALES
TITULO V ACTUALIZACION Y MODIFICACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ? TRD
Articulo 26: Conservaciónde los expedient es de Tablas de
Ret ención Document al TRD y Tablas de Valoración
Document al ? TVD.La ent idad deberá conservar de
Articulo 24:Aprobación de la act ualización de las Tablas de manera permanent e t odos los document os ref erent es a la
Ret ención Document al TRD.Todas las act ualizaciones de las TRD elaboración de las TRD y TVD, así como los ref erent es a su
deberán ser est udiadas y aprobadas por el Comit é de Archivo act ualización, aprobación, evaluación, convalidación e
int egrado al Comit é Inst it ucional de Gest ión y Desempeño inscripción en el Regist ro Único de Series Document ales ?
RUSD del Archivo General de la Nación
Articulo 25:La evaluación y
convalidación de la act ualización
Articulo 27:nspección y vigil ancia.El Archivo Articulo 28:Sanciones.El
de las Tablas de Ret ención
Document al ? TRD se ef ect uará General de la Nación , cuando así lo considere, incumplimient o de lo est ablecido en
por part e de la inst ancia podrá solicit ar las TRD yTVD en cualquier el present e Acuerdo dará lugar a las
compet ent e cuando haya sido moment o, aún después de aprobadas por el sanciones de que t rat a el art ículo 35
mot ivada únicament e por las Comit é Int erno de Archivo int egrado al Comit é de la Ley 594 de 2000.
siguient es sit uaciones: Inst it ucional de Gest ión
1. Cuando exist an cambios en la
est ruct ura orgánica de la ent idad.
2. Cuando se asignen o supriman Articulo 29:Vigencias y derogat orias.El present e Acuerdo rige a
f unciones a la ent idad. part ir de su publicación y deroga las normas que le sean
3. Cuando la ent idad suf ra cont rarias, en especial el Acuerdo No.004 del 15 de marzo del
procesos f usión o escisión. 2013 y el inciso t ercero del art ículo cuart o del Acuerdo No.002
4. Cuando se generen nuevas del 23 de enero de 2004.
series y subseries document ales.
5. Cuando se hagan cambios en
los crit erios de valoración y, por
lo t ant o, se reduzcan los t iempos
de ret ención document al y se
modif ique la disposición f inal de
las series y subseries.