Articulo 13:érmino para

l a evaluación Acuerdo 004 de 2019

t écnica.Las inst ancias
compet ent es t endrán 6.El
Archivo General de la Nación será la últ ima inst ancia en
un plazo máximo de TITULO IV:IMPLEMENTACION, PUBLICACIÓN E INSCRIPCIÓN EN t ant o a las solicit udes de suspensión de los procesos de
hast a novent a (90) EL RUSD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL -TRD eliminación de acuerdo con la nat uraleza de los document os y
días hábiles, para YTABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD su valor legal, cult ural, hist órico o cient íf ico, cuando a su juicio
evaluar y emit ir se pueda af ect ar el pat rimonio document al del país.
concept o t écnico 7.La eliminación de document os se debe llevar a cabo por
sobre las TRD y TVD Articulo 17: Implement ación.Una vez aprobadas y convalidadas las TRD o series y subseries document ales. Por ningún mot ivo se
que le sean TTVD, la ent idad deberá divulgarlas ent re sus servidores públicos, pueden eliminar t ipos document ales de una serie o
present adas para expedient e, except o que se t rat e de copias idént icas.
empleados y demás personal que t enga injerencia en la producción de
convalidación. Est e
t érmino inicia desde el document os de archivo, para garant izar su implement ación.
día siguient e a la
radicación de la Articulo 21:Eliminación de Document os.La eliminación de
solicit ud de document os de archivo t ant o f ísicos como elect rónicos deberá
convalidación de t ales Articulo 18: Publicación. Las TRD y lTVD deberán est ar est ablecida en las TRD o TVD, y deberá ser aprobada por
inst rument os publicarse en el sit io web de la ent idad el Comit é Int erno de Archivo int egrado al Comit é Inst it ucional
archivíst icos. respect iva y mant enerse en dicho sit io de Gest ión.
permanent ement e. Para adelant ar el proceso de eliminación la ent idad deberá
cumplir el siguient e procedimient o:
Articulo 14 Convalidación.Si el concept o
t écnico de evaluación det ermina que las 1.Previo a adelant ar el proceso de eliminación, la ent idad
TRD o TVD cumplen los requisit os Articulo 19:Inscripción en el deberá publicar en su sit io web o, en su def ect o, en los medios
t écnicos exigidos, las inst ancias Regist ro único de Series de divulgación exist ent es en la ent idad
compet ent es procederán a expedir el Document ales ? RUSD.El 2.En caso de que la ent idad reciba direct ament e las
respect ivo cert if icado de convalidación. Secret ario General de la observaciones por part e de los ciudadanos, a part ir de su
ent idad, solicit ará al Archivo
radicación cont ará con t reint a (30) días hábiles para solicit ar
General de la Nació la
inscripción de las TRD o TVD concept o t écnico a los Consejos Territ oriales de Archivos o al
en el Regist ro Único de Series Archivo General de la Nación
Articulo 15:Evaluación t écnica y solicit ud de Document ales ? RUSD, dent ro 3.Los Consejos Territ oriales de Archivos o el Archivo General
ajust es.Si el concept o t écnico det ermina que de los t reint a (30) días hábiles de la Nación deberán est udiar las observaciones de los
las TRD o TVD no cumplen con los requisit os siguient es a la convalidación ciudadanos y emit ir concept o t écnico, para lo cual cont arán
t écnicos exigidos, la inst ancia compet ent e por part e de la inst ancia con sesent a (60) días hábiles cont ados a part ir de su radicación
procederá a devolver el inst rument o compet ent e.
archivíst ico junt o con el concept o t écnico de
evaluación en el que se ordenará realizar los
4.de acuerdo con la solicit ud del respect ivo Consejo
ajust es correspondient es.
A part ir del día siguient e a la radicación del Articulo 20:Transf erencias document ales primarias.La Territ orial, la ent idad debe suspender el proceso de
ent idad deberá ef ect uar las t ransf erencias eliminación e iniciar las acciones administ rat ivas
concept o t écnico, la ent idad respect iva
document ales primarias, de conf ormidad con los 5.Las act as de eliminación y el invent ario de los
cont ará con un plazo máximo de hast a t reint a document os que han sido eliminados se conservarán
(30) días hábiles, para realizar los ajust es t iempos de ret ención document al est ablecidos en las
TTRD. Para ello deberá elaborar anualment e un Plan de permanent ement e, y la ent idad deberá mant enerlos
ordenados al inst rument o archivíst ico publicados en su sit io web para consult a
Transf erencias Document ales Primarias.