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UNIDAD 6: Toma de Decisiones

Unidad 6

Toma de Decisiones
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UNIDAD 6: Toma de Decisiones

Contenido
Introducción.................................................................................................................................. 3
1. Proceso de Toma de Decisiones ........................................................................................... 4
1.1. Definir el Problema o la Oportunidad ............................................................................... 5
1.2. Recabar Información Importante ...................................................................................... 5
1.3. Identificar las formas de enfrentar la situación ................................................................ 5
1.4. Escoger la causa más probable ......................................................................................... 5
1.5. Formular un plan de acción............................................................................................... 6
1.6. Evaluar el plan de acción ................................................................................................... 6
1.7. Poner en marcha el Plan de Acción ................................................................................... 6
1.8. Controlar el Proceso .......................................................................................................... 6
2. Toma de Decisiones en Grupo............................................................................................ 10
2.1. Pautas para la Toma de Decisiones ................................................................................. 10
3. Creatividad y la Toma de Decisiones ................................................................................. 11
3.1. ¿Qué es la Creatividad? ................................................................................................... 11
3.2. Proceso del Trabajo creativo ........................................................................................... 11
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UNIDAD 6: Toma de Decisiones

Introducción
La toma de decisiones es parte fundamental del quehacer de todo supervisor. Esto
resulta totalmente cierto debido a que él tiene que tomar una gran cantidad de
decisiones todos los días.

El objetivo general de este módulo, consiste en examinar cómo se lleva a cabo la toma
de decisiones y brindar ciertos consejos sobre la forma en que los supervisores pueden
realizar esta actividad con mayor eficiencia.
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1. Proceso de Toma de Decisiones

La toma de decisiones es el proceso que consiste en escoger una de entre varias
alternativas de solución. Los supervisores utilizan la toma de decisiones para solucionar
los problemas y sacar provecho de las oportunidades.

En el caso de los problemas, los hay de dos tipos. Del primer tipo son los problemas que
ya ocurrieron, en cuyo caso, el supervisor necesita arreglar la situación. Del segundo
tipo son los problemas que todavía no acontecen, pero que pueden presentarse en un
futuro próximo. En estos casos, el supervisor puede:

a) Estar consciente de su naturaleza inminente y decidir cómo minimizarlos.

b) Considerar que podrían llegar a ocurrir y por tanto tomar una decisión para
prevenirlos.

Es indispensable que el supervisor pueda sacar provecho o explotar una oportunidad de

las condiciones existentes.

Ya sea que el supervisor se dedique a resolver o prevenir los problemas o sacar provecho
de una oportunidad, el proceso de toma de decisiones siempre es el mismo. A
continuación, se resumen los pasos de este proceso.

1. Definir el problema u oportunidad

2. Recabar información relevante

3. Identificar las formas de enfretar la situación

4. Escoger la causa más probable

5. Formular un plan de acción

6. Evaluar el plan de acción

7. Poner en marcha el plan de acción

8. Controlar el proceso
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1.1. Definir el Problema o la Oportunidad

Por ejemplo, si en el almacén de la empresa no se cuenta con Stock de guantes de
cuero para los trabajadores en al ultima semana y el supervisor considera que se
trata de un problema, este podría enunciarlo de la siguiente manera: “La falta de
guantes de cuero me está causando un problema”, de esta manera NO es un
enunciado específico del problema.

En cambio, sí lo definimos como: “El stock en almacén de los guantes de cuero se ha

reducido al 0% y se mantuvo así en la última semana”, el problema se considera más
específico puesto que se establece mediciones y periodos.

Recuerde que mientras más clara y específica sea definido el problema por parte del
supervisor, mayor será la facilidad para la obtención de oportunidades mientras
transcurra el proceso de toma de decisiones.

1.2. Recabar Información Importante

Ante un caso de solución de problemas, el supervisor necesita recabar la
información detallada de lo que está funcionando mal (¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Dónde?,
¿Por qué?)

La información de este tipo va a brindar al supervisor mayores datos sobre el

problema.

1.3. Identificar las formas de enfrentar la

situación
Este proceso implica listar todas las posibles causas del dilema. Pueden existir
muchas razones del por qué no se tiene stock necesario de EPP, en la última semana.
Al investigar porque se genera desabastecimiento de EPP y cuáles son los requisitos
para su compra, el supervisor puede identificar las posibles razones.

1.4. Escoger la causa más probable

De todas las opciones listadas en el paso anterior ahora el supervisor debe escoger,
la que presenta la mayor oportunidad de resolver el problema.
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UNIDAD 6: Toma de Decisiones

1.5. Formular un plan de acción

En esta etapa el supervisor ha de decidir lo que debe hacerse, esto significa
desarrollar un plan de acción. En el caso de las áreas críticas el supervisor puede
decidir que incrementar la supervisión en dichas áreas.

1.6. Evaluar el plan de acción

¿Qué probabilidades existen de que todos los enfoques sirvan? el supervisor puede
creer que, de hecho, cada uno aportará los resultados deseados, no obstante, antes
de implantarlos, el supervisor debe analizarlos con un ojo crítico. Se recomienda
discutir el enfoque con alguien más, de preferencia con un supervisor de más
experiencia.

1.7. Poner en marcha el Plan de Acción

Después de haber decidido la acción a realizar y de haberla modificado a la luz de
los comentarios, ahora el supervisor debe implantar el plan.

1.8. Controlar el Proceso

Hay veces en que las cosas no funcionan de acuerdo con los planes, en este caso el
supervisor debe volver a atrás y revisar los pasos del proceso para determinar en
donde fallaron sus cálculos.

A continuación, se muestra el desarrollo del ejemplo:

(ver en la siguiente página)
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Análisis para la toma de decisiones

1. Descripción del En la Empresa “Los Galácticos SAC” se identifica que el stock en
Problema u almacén de los guantes de cuero se ha reducido al 0% y se
Oportunidad mantuvo así en la última semana
(Medible, periodo)
2. Recabar Información Mediante el análisis de las partes intervinientes en relación al
Relevante proceso de aprovisionamiento de guantes de cuero, se requiere
(¿Qué?, ¿Cómo?, información de:
¿Dónde?, ¿Por qué? ➢ ¿Cómo es el Procedimiento de compra de EPP?
➢ ¿Quién realiza solicitud de EPP?
➢ ¿Cuáles son los tiempos de entrega por el proveedor?
➢ ¿Qué cantidad de trabajadores que requieren EPP?
➢ ¿Qué especificaciones tiene el EPP?
➢ ¿Cuál es el tiempo de Rotación y vida útil de EPP?
➢ ¿Quiénes son los encargados de generar
aprovisionamiento?
➢ ¿Por qué no se tiene stock mínimo de EPP?
➢ ¿Por qué no se tiene control del EPP?

3. Enfrentar la situación C1. Se desconoce criterios para adquisición de EPP.

(Listado de causas) C2. La compra se realiza cuando se detecta el
desabastecimiento.
C3. La compra la realiza el responsable de almacén y desconoce
el tiempo de vida útil.
C4. No consideran el tiempo de entrega de EPP que demora 15
días.
C5. Todos los trabajadores solicitan EPP indistinto a su cargo.
Se desconoce las tareas que requieren del EPP
C6. Falta de conocimiento de la cantidad de personas que
requieren EPP
C7. Se desconoce el tiempo de vida útil y rotación de EPP
C8. Los únicos encargados son los responsables de almacén
requieren soporte técnico
C9. No tienen control de Stock mínimo
C10. No tiene control de entrega de EPP
C11. Los trabajadores usan mucho el EPP
C12. El EPP es de mala calidad
C13. Falta de supervisión
4. Escoger las Causas CR1. Desconocimiento de criterios para aprovisionamiento de
más probable EPP
(Causas Raíz) CR2. Demora en la entrega del EPP
CR3. Desconocimiento de las tareas que requieren EPP
CR4. Requerimiento de soporte técnico
CR5. No tienen control de Stock mínimo
CR6. No tienen control de entrega de EPP
CR7. Desconocimiento de la cantidad de personas que usan EPP
CR8. Desconocimiento del tiempo de vida Útil
5. Plan de Acción PA1(CR1) Elaboración del Estándar para Aprovisionamiento de
(Diagrama Gantt) EEP
PA2 (CR2-CR5-CR6-CR7) Establecer 04 Anexos al estándar de
Aprovisionamiento de EPP: Formato de proveedores, Control
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UNIDAD 6: Toma de Decisiones

de Stock mínimo, Control de entrega de EPP, cantidad de

personas por área para requerimiento de EPP.
PA3(CR3-CR8) Generar Estándar de EPP´s según el tipo de
trabajo
PA4(CR4) Personal especialista de HSEC realizará requerimiento
de EPP, inspección y control de manera semanal
6. Evaluación del Plan de ❖ Reunión para aprobación de estándares, formatos,
Acción control y seguimiento de EPP’s, Participantes:
(Revisión y aprobación) o Gerencia general
o Responsable Logístico
o Responsable de HSEC
o Representante de Trabajadores
❖ Acta de Aprobación, anexada al estándar
7. Poner en Marcha Publicación de Estándares
(Implementación) Utilización de Formatos
Capacitación de responsables
8. Control del Proceso Verificación de KPI’s
(Evaluación, KPI)
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UNIDAD 6: Toma de Decisiones

Diagrama Gantt para el Control de EPP

Control de EPP
Seleccione un periodo para resaltarlo a la derecha. A continuación hay una leyenda que describe el gráfico. Periodo resaltado: 9 Duración del plan Inicio real % Completado Real (fuera del plan) % Completado (fuera del plan)

INICIO DEL DURACIÓN DURACIÓN PORCENTAJE

ACTIVIDAD PLAN DEL PLAN
INICIO REAL
REAL PERIODOS
COMPLETADO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 Responsables KPI
Elaboración del Estándar para Aprovisionamiento Est01 = % de Elaboración Estandar 01
1 25% Logística / HSEC
de EEP 1 3 1 3 Est01 = 100%
Establecer 04 Anexos al estándar de Ane01 = % de Elaboración Anexos
2 100% Logística / HSEC
Aprovisionamiento de EPP 4 1 4 1 Ane01 = 100%
Est02 = % de Elaboración Estandar 02
3 Generar Estándar de EPP´s 35% HSEC
1 3 1 3 Est01 = 100%
4 Requerimiento de EPP, inspección y control 10% HSEC / Logística % Requemiento = 100%
5 1 5 1
KPI reunión = Cumplimiento de reunión
5 Reunión para aprobación de estándares 85% Dirección General / Logistica / HSEC /CSST
5 1 5 1 Realizado
KPI Acta = Generación de Acta de Aprobación
6 Acta de Aprobación, anexada al estándar 85% Dirección General
6 1 6 1 Aprobado
KPI Publicación = Comunicación y publicación
7 Publicación de Estandares 50% Dirección General
7 1 7 1 Realizado
KPI Uso = Aplicación de estándares
8 Utilización de formatos 50% HSEC / Logística
7 1 7 1 En Uso
% Eficiencia Capacitación = Personal capacitado / Total de
9 Capacitación de Responsables 50% HSEC responsable
7 1 7 1 %Eficiencia = 100%
% Eficiencia KPIs = KPIs cumplidosl / Total de KPIs
10 Verificación de KPI 50% HSEC
8 1 8 1 %Eficiencia KPIs = 100%
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2. Toma de Decisiones en Grupo

Si bien el supervisor casi siempre toma las decisiones solo, hay ocasiones en que debe
aprovechar la ventaja de contar con su grupo de subordinados para tomar ciertas
decisiones.

2.1. Pautas para la Toma de Decisiones

Como supervisor, Usted debe establecer un sistema de comunicación, que aliente
las aportaciones encaminadas al logro de los objetivos del grupo por parte de todos
sus integrantes.

Aquí se pretende centralizar sus energías a través del “Apoyo de un grupo enfocado
a las Metas “(AGEM). Este enfoque tiene 5 pasos:

Paso No 1: Reuniones semanales o bisemanales, elemento fundamental de este

proceso es la concertación de reuniones formales para informar y platicar sobre los
avances y los problemas del entorno laboral.

Es importante que exista comunicación y retroalimentación entre el supervisor y su

grupo de trabajo.

Paso No 2: Durante la reunión, plantee un enfoque para el diagnóstico para la

solución de los problemas (DSP).

En lugar del enfoque usual que consiste en encontrar culpables, cuando las cosas no
marchan bien, el enfoque AGEM, promueve un enfoque de diagnóstico en las
comunicaciones. El papel del supervisor en la reunión debe limitarse a encontrar
soluciones a los problemas y no a tratar de encontrar culpables.

Paso No 3: Desarrollo de la solución.

El supervisor debe señalar la forma en que los niveles superiores de la

administración, podrían reaccionar ante las posibles soluciones que el grupo va
proponiendo.

Resulta muy práctico escribir cada propuesta y desarrollar una lista de soluciones,
antes de iniciar una discusión más profunda de cualquiera de las ideas, cuando la
lista alcanza un tamaño conveniente, el siguiente paso es una discusión de grupo de
las posibles soluciones.

Paso No 4: Discusión de la solución final.

Después que las distintas propuestas hayan sido examinadas por el grupo, el
supervisor debe escoger la mejor solución.
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Paso No 5: Retroalimentación.

Después de escoger e implantar una solución, el supervisor debe proporcionar

retroalimentación en lo que concierne al éxito de la solución y a los tipos de
problemas que tuvieron que solucionarse durante su implantación.

En resumen, el sistema AGEM, trata de llamar la atención sobre las aportaciones

que los grupos pueden hacer a la toma de decisiones, resulta un enfoque
sistemático para fomentar de la participación del equipo de trabajo en la solución
de los problemas.

3. Creatividad y la Toma de Decisiones

En la actualidad está surgiendo un nuevo movimiento en favor de la creatividad, aun
cuando muchos supervisores encuentran difícil ajustarse a estas nuevas condiciones.

3.1. ¿Qué es la Creatividad?

“Crear es buscar nuevas soluciones a viejos problemas, empleando métodos no
lógicos”. Eso quiere decir, que, en la búsqueda de soluciones creativas, no
deberemos emplear en un primer momento el pensamiento lógico, deductivo e
inductivo, que son precisamente los esquemas mentales, que nuestra cultura se ha
empeñado en inculcarnos desde niños, eso quiere decir “pensar de una manera
diferente a la habitual”.

3.2. Proceso del Trabajo creativo

Sea en la empresa, en la vida de relación o en cualquier otra circunstancia, la
creatividad ayuda a buscar soluciones e ideas, para ello establecer el trabajo
creativo sin tener normas preestablecidas, sigue el siguiente desarrollo:

a) Hay que “abandonar” el campo real y hay que hacer un esfuerzo mental,
para olvidar el mundo en que nos movemos, esta primera etapa, es crucial.
No se debe juzgar ni criticar las ideas que aparezcan.

b) Una vez superada esta primera fase imaginativa hay que “regresar”
enlazando estas ideas con lo real y objetivo.

Relacione su pensamiento estimulado, con el problema planteado y se hallarán

cientos de soluciones, en las que antes no se había pensado.
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REFERENCIAS

➢ La toma de decisiones eficientes (unidad 6) en Supervisión Eficaz. Lima: Tecsup.