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5 Pasos para la solucin de problemas
1. Introduccin
Tambin podra existir una situacin indeseable si un proceso o resultado actual no cumple con los
requisitos futuros del cliente.
Resolver problemas es un mtodo sistemtico para definir una situacin indeseable y despus
identificar y eliminar la causa o causas raz.
Resolver problemas mejora la satisfaccin del cliente y reduce el Precio del Incumplimiento (PDI)
Hay cinco pasos que proporcionan un mtodo sistemtico para eliminar la causa o causas raz de
un problema. Eliminar la causa raz evita que el problema vuelva a presentarse.
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2. Primer paso - Definir la situacin
El primer paso para resolver problemas es definir la situacin. Este paso tiene dos partes:
Podemos usar nuestro conocimiento del proceso, incluyendo la informacin de los flujos de trabajo,
el Modelo de Proceso y los resultados de cualquier medicin que se haya tomado para identificar
un problema y comenzar a definir precisamente la situacin que lo rodea.
Paso 1:
Definir la Situacin.
Antes de poder comenzar a resolver un problema necesitamos una descripcin exacta de lo que
est mal. Esta descripcin debe ser concisa, objetiva y sin juicios y debe concentrarse en el
proceso, sin hacer conjeturas sobre la causa.
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el problema con frecuencia significa saltar a conclusiones. Esto se brinca un paso importante:
describir exactamente cul es el problema.
Por ejemplo, un problema descrito como "errores en la captura de datos" podra definirse ms
claramente como "De 50 facturas, 10 contienen errores y un empleado tard dos horas en
corregirlos".
Esta descripcin del problema tiene dos partes: un incumplimiento especfico (10 errores en 50
facturas) y un enunciado de las consecuencias del problema (dos horas del tiempo de un
empleado).
Un clculo rpido del PDI puede ser muy til para apreciar la magnitud de un problema
Planear la Solucin
I: Una vez descrito el problema se debe planificar la solucin. Echar un vistazo inicial a los
recursos disponibles ya los criterios que se utilizarn para evaluar los esfuerzos de solucin de
problemas ayuda a crear un plan para la solucin.
Este plan puede cambiar conforme usted aprende mas sobre el problema y el proceso involucrado
y as reunir los datos adicionales necesarios. Planear la solucin antes de identificar la causa raz
ayuda A todos los involucrados a entender hacia dnde se dirige el esfuerzo de la solucin de
problemas
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En otras palabras, planear la solucin implica resolver tres preguntas bsicas:
Quin?
Qu?
Cundo?
Planear la Solucin
Cuando se define una situacin es importante decidir quin necesita participar en los esfuerzos de
resolver el problema. Aqu las consideraciones son:
Si una persona tiene el conocimiento y la autoridad para llevar el problema por los cinco pasos,
entonces quiz no sea necesario formar un equipo. Pero en muchos casos, un problema requiere
de los diversos conocimientos, experiencias, habilidades y autoridad que un equipo proporciona
para resolver el problema. Adems, los miembros de un equipo tienden a aduearse de un
problema y a comunicar a los dems la necesidad de mejorar y el avance de sus esfuerzos.
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Determinar el criterio de resolucin desde antes puede evitar malos entendidos durante la
evaluacin. Si todos entienden el criterio que se usar para evaluar la accin correctiva, no habr
desacuerdo respecto a si el problema est resuelto o no.
La siguiente accin es estimar una fecha de resolucin: la fecha en la cual la accin correctiva
debe estar implantada. Puede ser difcil determinar con exactitud' cunto tiempo se llevar resolver
un problema. En esta etapa, no se ha identificado ninguna causa raz, pero estimar una fecha
tentativa de resolucin ayuda a planear ya dar prioridad a las acciones. La fecha de resolucin
estimada puede modificarse cuando se tenga ms informacin sobre el problema y su solucin
Cuando el resultado del proceso es un servicio, podemos volver a prestar el mismo servicio .
Cuando el resultado es un producto, podemos repararlo o reemplazarlo. En cualquier caso,
normalmente tranquilizamos al cliente de alguna manera. "parchando" el proceso para reducir la
incidencia y la intensidad de la insatisfaccin del cliente.
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Si los requisitos del cliente no se estn cumpliendo, el problema debe remediarse para que el
cliente no reciba productos y servicios con incumplimientos. El remedio temporal gana tiempo
hasta que la causa o causas se pueden identificar y eliminar.
Paso 2.
Identificar la causa o causas raz puede ser el ms retador de los cinco pasos y para tener xito
requiere una comprensin profunda del proceso involucrado. Con el fin de lograr informacin del
proceso, se desarrolla un plan para recolectar datos. Despus los datos se recolectan, se
organizan y se analizan.
Un entendimiento claro de la definicin del problema y del proceso involucrado ayuda a elegir las
tcnicas que sern ms efectivas para recolectar los datos sobre la causa o causas raz
especficas.
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Paso 3 Identificar la(s) Causa(s) Raz
Tcnicas
Modelo de Proceso
Posibilidades de error
Hoja de verificacin
Patrones de similitud
Diagrama de causa y efecto
"Posibilidad de error" es un mtodo para buscar las posibles causas de un problema. Evala los
requisitos de las entradas y salidas e identifica posibilidades donde algo podra salir mal.
Posibilidades de error puede incluir duplicacin, operaciones no estandarizadas, oportunidades de
pasar algo, por alto o requisitos no claros.
Patrones de Similitud
Cumplimiento Incumplimiento
Dnde?
Cundo?
Qu equipo o instalaciones estuvieron involucrados?
Una hoja de trabajo para encontrar patrones de similitud es como la mostrada anteriormente.
Esta hoja de trabajo se concentra primero en dnde y cundo hubo incumplimientos, luego en los
factores de control del proceso, y por ltimo en las entradas de materiales e informacin.
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El diagrama de causa y efecto es una tcnica poderosa usada para representar grficamente las
posibles causas. Puede utilizarse para sintetizar lo que se conoce sobre el problema, identificar
qu informacin adicional se necesita y para hacer una tormenta de ideas sobre las posibles
causas El diagrama tiene anotada la descripcin del problema a la derecha como "efecto". Las
ramas... que salen de los brazos que van hacia el efecto son las posibles causas.
- Alguien comienza diciendo lo que piensa que es una posible causa del problema.
Uno por uno, todos los participantes tienen su turno para hablar .En cualquier momento uno de
ellos puede pasar. Esto contina hasta que se hayan anotado en el diagrama todas las posibles
causas. Es til dar nombre a los brazos del diagrama y dibujar ramas en cada una de ellas para as
poder categorizar las posibles causas de acuerdo a los brazos. Un mtodo es dar alas ramas los
mismos nombres del Modelo de Proceso.
Lo ms importante de recordar es usar el diagrama para anotar todas las sugerencias posibles. As
pueden considerarse ms posibles causas y nada se pasa por alto cuando intentamos identificar la
causa o causas raz del problema. Para usar esta herramienta, el grupo sigue las reglas de la
tormenta de ideas.
Materiales
Medio ambiente
Mano obra
Mediciones
Metodo
EFECTO
La tormenta de ideas se utiliza para alentar la participacin de todos los miembros del equipo.
Permite que todos hablen y escuchen. Cada idea, no importa lo poco prctica que sea, se registra.
De hecho, en ocasiones es productivo alentar a los participantes a hacer las sugerencias ms
descabelladas posibles. De esta manera todas las ideas se anotan y se pueden considerar. Los
integrantes del equipo pueden luego proceder con todas las opciones que tienen enfrente. Si
alguien reacciona en forma que critique la idea de otro, se le debe recordar que el objetivo es
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reunir todas, las ideas posibles y alentar a los integrantes del equipo a construir sobre esas ideas,
no rechazarlas o analizarlas.
Cuando la lista est completa, el equipo puede comenzar a evaluar cada idea e intentar llegar a
una decisin por consenso.
Tormenta de ideas
Este es el cuarto de los cinco pasos para eliminar el incumplimiento. En muchas maneras, las
acciones en este paso son paralelas a las del Paso 2: remediar temporalmente. Aunque los planes
para la accin puedan ser similares, la diferencia importante es que en este punto debe
implantarse una solucin permanente para el problema.
Primero, si es necesario reunir a la gente que pueda decidir ms efectivamente sobre ideas u
opciones para la accin correctiva. Cuando se han planteado todas las opciones hay que elegir.
Planear, Comunicar e implantar la mejor. Si la accin correctiva tiene xito, el problema estar
resuelto.
Paso 4
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Reunir a la Gente Clave
Cuando comienza la accin correctiva es til volver a evaluar los recursos humanos que estn
asignados a la solucin del problema.
Elegir e implantar la accin correctiva puede requerir diferentes conocimientos y experiencias que
los requeridos en describir el problema e identificar la causa o causas raz.
Revisar estas decisiones a la luz de lo que actualmente se conoce puede ayudar a asegurar que la
gente adecuada participe en tomar la accin correctiva
Una vez que hemos identificado bien la causa o causas raz, es el momento de tomar accin
correctiva. Aunque muchas veces la medicin nos muestra que hay ms de una causa raz.
Cuando esto sucede, necesitamos decidir si vamos a trabajar con todas las causas a la vez o en
slo una o dos de ellas. Puede no ser efectivo tratar con todas las causas simultneamente y
podemos evaluar mejor y dar seguimiento a nuestros esfuerzos si corregimos una causa a la vez.
Adems, con frecuencia hay ms de una accin que eliminar cualquier causa raz. Por lo tanto, es
importante observar todas las acciones posibles que podamos.
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Aqu hay algunas directrices que pueden ayudar: Cuando la causa raz sea una duplicacin o de
complejidad ocasionada por actividades mltiples que ocurren simultneamente, la accin
correctiva puede ser simplificar y reducir el nmero de actividades o mejorar las comunicaciones.
Cuando se enfrentan a causas raz tales como actividades desconocidas o no de rutina, los
empleados capacitados revisan las actividades y sugieren maneras para mejorar .Al tomar
decisiones se pueden crear problemas. Por lo tanto, planear con anticipacin evita sorpresas.
Para evitar incumplimientos serios, la respuesta podra ser crear redundancias o un respaldo para
el proceso.
Generar Opciones
Una o ms causas
Muchas posibles acciones para cada causa
Por ltimo, cuando sea posible, las acciones correctivas deben ser "a prueba de errores", esto es
modificar o aumentar los mecanismos en un proceso para que sea imposible producir o entregar a
un cliente algo defectuoso. Ejemplos de mecanismos "a prueba de errores" (Poke Yoke) son:
Cada una de las opciones generadas es afectada por diversos factores, tales como el costo de la
accin correctiva, la complejidad de hacer el cambio y el tiempo requerido para ponerla en
funcionamiento.
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Cuando definimos la situacin durante el primer paso, establecemos una fecha de resolucin en la
cual la accin correctiva debe estar implantada. Esta fecha debe tambin considerarse cuando se
elige la accin correctiva
Elegir la accin correctiva puede ser una desicin dificil. Por lo tanto, es importante conocer lo ms
posible el proceso de la causa o causas del problema, y del costo, tiempo y complejidad de cada
accin correctiva que se est considerando
Con toda esta informacin a la mano podemos elegir una accin correctiva que eliminar la causa
raz que hemos decidido resolver.
Es deseable, cuando as sea posible, elegir una accin correctiva que implantar procedimientos o
mecanismos que eviten que se entreguen al cliente resultados con incumplimiento sin saberlo.
Esto es "a prueba de errores" y ayuda a asegurar que el problema no vuelva a ocurrir.
Costo
Complejidad
Tiempo
"A prueba de errores"
Una vez que se ha elegido la accin correctiva, debe desarrollarse un plan para su implantacin.
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En el Paso 1, parte del plan para la solucin fue una fecha de resolucin estimada. Cuando se
hacen los planes finales para la accin correctiva, esta fecha de resolucin debe volver a evaluarse
para asegurar que es alcanzable. Si no lo es, debe fijarse una nueva fecha de resolucin.
Una vez que se ha desarrollado el plan, debe comunicarse a todos los que necesitan conocer qu
acciones se van a tomar y cundo se llevarn a cabo.
Hasta aqu, hemos analizado la definicin de un problema, luego la, identificacin y eliminacin de
la causa o causas raz. Ahora veremos acciones para asegurar que el problema se ha eliminado
para siempre.
Con frecuencia hay una sensacin de alivio y satisfaccin despus de que se ha tomado la accin
correctiva. Sin embargo, un problema no est completamente resuelto hasta que se haya evaluado
esa accin correctiva para ver si fue efectiva y se le haya dado seguimiento para asegurar que siga
operando.
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Evaluar
Paso 5
Evaluar y Dar seguimiento
Por ejemplo, el criterio de resolucin podra incluir una correccin que diga que el problema se
considerar resuelto cuando no haya habido ningn incumplimiento debido a una causa especfica
por un perodo determinado
Dar Seguimiento
Nuestra responsabilidad final es dar seguimiento a la accin correctiva para asegurar que est
operando y que no habr ningn efecto secundario indeseable.
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Las tres tcnicas para dar seguimiento son, auditora, encuestas a clientes y proveedores y la
revisin informal.
Una auditoria es una revisin peridica para asegurar que un proceso cumple con sus
requisitos. Esto es una inspeccin del proceso mismo. no del resultado.
Se lleva a cabo una auditora para ver si la accin correctiva sigue operando y si ha
ocasionado algn nuevo problema o efecto secundario. A menudo esta tcnica se usa en
reas donde es difcil aplicar el concepto de "a prueba de errores.
Otra forma de dar seguimiento ala accin correctiva es llevar a cabo encuestas. Las
encuestas pueden mostrar si las mejoras se han convertido en parte permanente del
proceso o no. Adems. pueden usarse para identificar cualquier problema u oportunidad
que podra conducir a futuras mejoras o a redefinir los requisitos
Se puede encuestar a los clientes para averiguar si las mejoras se han mantenido y si ha
surgido un problema como resultado de la accin correctiva.
Se encuesta a los proveedores para saber si se necesitan otras acciones para asegurar el
cumplimiento continuo.
El seguimiento tambin puede llevarse a cabo con revisiones informales de los nuevos
requisitos. Ejemplos de revisiones informales incluyen recordar a las personas
involucradas que continen usando un nuevo procedimiento o que vuelvan a capacitar
peridicamente a quienes operan un proceso, para asegurar que la accin correctiva siga
implantada. Otros ejemplos podran incluir carteles que recuerden a todos del cambio o
juntas para revisar y reconfirmar los procedimientos Aunque estas revisiones son menos
formales que las auditoras o las encuestas, constan de un mtodo importante para
asegurar que la accin correctiva siga operando
Dar Seguimiento.
Auditora.
encuestas a clientes y proveedores.
revisin informal.
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Que acciones puedo tomar yo?
Podemos involucrar a nuestros clientes en las revisiones de requisitos para definir el resultado.
Podemos usar la experiencia de los proveedores y de quienes operan el proceso para definirlo.
Podemos probar cualquier cambio para asegurar que nuestros procesos cumplen con el estndar
de realizacin de Cero Defectos que dice que ningn incumplimiento es aceptable. Luego podemos
operar y administrar nuestros procesos usando el Precio del Incumplimiento para mejorar
continuamente.
7. Formato de 5 pasos
Efecto
Mtodo
Materiales
Mano de obra
Medio ambiente
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PASO 4 TOMAR ACCIN CORRECTIVA
La carrera de Philip Crosby comenz en una planta de fabricacin en lnea donde decidi que su
meta sera ensear administracin en la cual previniendo problemas sera ms provechoso que ser
bueno en solucionarlos. Trabaj para Crosley de 1952 a 1955; Martin-Marietta de 1957 a 1965; y
para ITT de 1965 a 1979. Como encargado de calidad para Martin-Marietta, cre el concepto de
cero defectos. Durante sus 14 aos como vicepresidente corporativo para el ITT, trabaj con
muchas compaas industriales y de servicio alrededor del mundo, implanto su filosofa pragmtica,
y encontr que era aplicable en el mundo entero.
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En 1979 fund Philip Crosby Associates, Inc. (PCA), y durante los diez aos siguientes la convirti
en una organizacin con 300 empleados alrededor del mundo y con $80 millones de dlares en
ganancias. PCA ense a la gerencia cmo establecer una cultura preventiva para lograr realizar
las cosas bien y a la primera. GM, Chrysler, Motorola, Xerox, muchos hospitales, y cientos de
corporaciones alrededor del mundo vinieron a PCA para entender la
En 1991 se retir de PCA y fund Career IV, Inc., compaa que proporciona conferencias y
seminarios dirigidos a ayudar el desarrollo de los actuales y futuros ejecutivos. En 1997 compr los
activos de PCA y estableci Philip Crosby
Associates II, Inc. Ahora el COLEGIO de la CALIDAD funciona en 20 pases alrededor del mundo.
PCA II sirve a clientes que van desde conglomerados multinacionales hasta las pequeas
compaas de manufactura y servicio, asistindolas con la puesta en prctica de su proceso de
mejora de calidad.
Philip Crosby vivi en Winter Park, Florida, con su esposa Peggy. Pasaba los veranos en su otra
casa en Highlands, Carolina del Norte. A principios de 1998 public su libro- "Quality and Me" (su
autobiografa) y posteriormente " The Reliable Organization" a finales de 1999.
Philip Crosby Falleci en agosto del 2001.
Como escritor Philip Crosby public trece libros, que se han convertido en best-sellers. Su primer
libro de negocios, "Quality is Free" o"La Calidad No Cuesta", se ha acreditado como punta de lanza
de la revolucin de la calidad en los Estados Unidos y Europa. Ha vendido ms de 2,5 millones de
copias en cubierta dura y suave que se han traducido a 15 lenguajes diferentes.
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