ADMINISTRACION DE LAS C UENTAS POR COBRAR

El segundo componente del ciclo de conversión de efectivo es el periodo promedio de

cobro.

El crédito comercial resulta de la creación de una partida de activos que se denomina

cuentas por cobrar (saldos) en los libros de la empresa vendedora y una partida de pasivos
que se denomina cuentas por pagar en los libros del comprador.

Vende Compra

Cuentas por
Cuentas por pagar
cobrar

Para un nivel dado de ventas

Un periodo de pago mas prolongado

Conduce a incrementar las cuentas por cobrar

POLITICAS DE CREDITO

El nivel de las cuentas por cobrar de una empresa está determinado por:

1. El volumen de ventas
2. Por el periodo promedio entre el momento que hace la venta y el momento en que
se cobra (PPC)

Las principales variables de política incluyen:

1. Las normas de crédito o el riesgo máximo de las cuentas de crédito
 2. Los términos de crédito que incluyen el plazo de tiempo, denominado periodo
de crédito
3. Porcentaje de descuento por pronto pago

LAS NORMAS DE CREDITO

La determinación de las normas óptimas de crédito implica igual los costos incrementales
asociados a una política con una política activa de créditos incrementales provenientes del
aumento de ventas.

Los costos incrementales incluyen costos de producción y de ventas asi como aquellos
costos asociados con la calidad de las cuentas marginales o costos de crédito

Los costos de crédito son:

a) Perdidas por incumplimiento de pagos o por cuentas malas

b) Costos elevados de investigación y cobranzas
c) Mayores costos asociados con el capital invertido en cuentas por cobrar

El objetivo de la administración de las cuentas por cobrar es cobrarla tan rápido como sea
posible sin perder ventas debido a técnicas y cobranzas muy agresivas.

El logro de esta meta comprende tres temas:

1. Estándares de crédito y selección para su crédito

2. Términos de crédito
3. Supervisión de crédito

Los costos de crédito y calidad de crédito se encuentran altamente correlacionados, y la

mejor formar de pensar en calidad es en términos de probabilidad de incumplimiento.

ESTANDARES DE CREDITO Y SELECCIÓN PARA SU OTORGAMIENTO

La selección para el otorgamiento de crédito consiste en la aplicación de técnicas con la

finalidad de determinar que clientes merecen recibir créditos. Este proceso implica evaluar
la capacidad crediticia del cliente y compararla con los estándares de crédito de la
compañía, es decir, los requisitos mínimos de esta para otorgar créditos a un cliente.

Para evaluar los riesgos de crédito empiezan con las CINCO C del crédito: Características
del cliente, capacidad, capital, colateral y condiciones, que son los factores mediante los
cuales se juzga el riesgo de crédito.
 Caracteris Probabilidad que el cliente trate de honrar sus obligaciones, historial del solicitante para
ticas cumplir con obligaciones pasadas

Juicio subjetivo de la habilidad del cliente para pagar sus obligaciones

Capacidad

Posicion financiera general de la empresa tal como un analisis de razones financieras

Capital

Representado por los activos que ofrezca un cliente como garantia del credito
Colateral

Impacto de la condiciones economicas generales sobre la empresa. desarrllo de ciertas

Condicionregiones geograficas, sectores de la economia que pueden afectar la habilidad del cliente
para cumplir con sus obligaciones.
es

Calificación del crédito

Este es un método de selección para el otorgamiento del crédito que se usa comúnmente
en las solicitudes de crédito de alto volumen y escaso monto en dolares. Aplica
ponderaciones obtenidas estadísticamente a los puntajes de características financieras y
crediticias claves de un solicitante de crédito

La finalidad de esta calificación es tomar decisiones de crédito bien informadas, con

rapidez y manera económica, reconociendo que el costo de sola decisión con base en
una calificación errónea es pequeño.

Este análisis no genera una decisión especifica de aceptación o rechazo, de modo que su
uso requiere de un analista experimentado que se encargue de revisar y aceptar las
solicitudes de crédito.

La aplicación de este esquema asegura que los clientes de crédito de la empresa

pagaran, sin tener que presionarlos, dentro de los términos y plazos establecidos

Modificación de los estándares de crédito

A veces las empresas modifican sus estándares de crédito en un esfuerzo de mejorar

sus rendimientos y crear más valor para sus propietarios.

Considere los siguientes cambios y efectos en las utilidades que se esperan de la

relajación de los estándares de crédito
 Efectos de la relajación de los estándares de crédito
Variable Dirección del cambio Efecto en las utilidades
Volumen de ventas Aumento Positivo
Inversión en cuentas por cobrar Aumento Negativo
Gasto por deudas incobrables Aumento Negativo
Si los estándares de crédito se hicieran más estrictos, se esperarían los efectos opuestos

Ejemplo:

Dood Tool, un fabricante de tornos, vende en la actualidad un producto en $10 por unidad.
Las ventas del año pasado (todas al crédito) fueron 60,000 unidades. El costo variable por
unidad es de $6.00. Los costos fijos totales de la empresa son $120,000.

La empresa considera una relajación de los estándares de crédito que se espera que dé como
resultado lo siguiente:

- Un aumento del 5% de las ventas unitarias para llegar a 63,000 unidades

- Un incremento en el periodo promedio de cobro de 30 días (nivel actual) a 45 días
- Un aumento en los gastos de cuentas incobrables del 1% de las ventas (el nivel
actual) al 2%
Determinar si es conveniente relajar los estándares de crédito, calculando:

1. El efecto de relajación de la contribución adicional de las ventas de la empresa a las

utilidades
2. Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar
3. Y el costo de las deudas incobrables
1. Contibucion adicional a las ventas 12,000
Precio de venta por unidad 10 3000 30000
Costo variable por unidad 6 3000 18000
Contribucion a las utilidades por unidad4 12000
incremento de las unidades 3,000
Total de contribucion adicional 12,000

2.     Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar -2,552.05

Se calcula mediante la siguiente formula

Inversion promedio en cuentas por cobrarCosto

= variable de las ventas anuales
Rotacion de cuentas por cobrar

Costo variable de las ventas anuales

Plan propuesto 63,000 unidades x 6) 378,000
Plan presente 60,000 unidades x 6) 360,000

Rotacion de cuentas por cobrar

Plan propuesto 365/45 8.1
Plan presente 365/30 12.2

Inversion promedio en cuentas por cobrar =

Plan propuesto 378,000/8.1 46,602.74
Plan presente 360,000/12.2 29,589.04
Inversion marginal en cuentas cobrar 17,013.70
Costo de fondos inmovilizados en cuentas por cobrar 0.15
Costo de la inversion marginal en las cuentas por cobrar 2,552.05

3.     Y el costo de las deudas incobrables marginales -6,600

Se calcula obteniendo la diferencia entre los niveles de deudas incobrables antes
y despues de la relajacion propuesta de los estandares de credito
Plan propuesto 63,000 x 10 unidad x 2% 12,600
Plan presente 60,000 x 10 unidad x 1% 6,000
Costo de deudas incobrables marginales 6,600

Utilidad neta obtenida del plan propuesto 2,847.95

Para decidir si es conveniente relajar sus estandares de credito, la empresa debe

comparar la contribucion adicional de las ventas a las utilidades con los costos
sumados de la inversion marginal en las cuentas por cobrar y las deudas
incobrables. Si la contribucion adicional a las utilidades es mayor que los costos
marginales, los estandares de credito deben relajarse
Toma de decisión sobre los estándares de crédito Para decidir si es conveniente relajar sus
estándares de crédito, la empresa debe comparar la contribución adicional de las ventas a
las utilidades con los costos sumados de la inversión marginal en las cuentas por cobrar y
las deudas incobrables marginales. Si la contribución adicional a las utilidades es mayor
que los costos marginales, los estándares de crédito deben relajarse.

El procedimiento descrito aquí para evaluar un cambio propuesto en los estándares de crédito
también se emplea comúnmente para evaluar otros cambios en la administración de las cuentas por
cobrar. Por ejemplo, si Dodd Tool hubiera considerado hacer más estrictos sus estándares de
crédito, el costo habría sido una reducción de la contribución de las ventas a las utilidades, y el
rendimiento se habría obtenido de las reducciones en el costo de la inversión en las cuentas por
cobrar y en el costo de las deudas incobrables.

Administración del Crédito Internacional

La administración del crédito es difícil para la empresas nacional, pero se vuelve más
complejo para las empresas que operan a nivel internacional, en parte por las operaciones
internacionales y el riesgo cambiario, también a los peligros y retrasos que intervienen en
el transporte de mercaderías a lo largo de grandes distancias, además que la mayoría de las
mercancías se establece en dolares. Así por ejemplo una empresa estadounidense que vende
un producto en Japón, tendría que establecer el precio de ese producto en Yenes japoneses
y extender el crédito a un mayorista japonés en la moneda local (yen).

Si el Yen se deprecia frente al dólar antes que el exportador estadounidense cobre sus
cuentas por cobrar, la empresa estadunidense experimenta una perdida cambiaria, los yenes
cobrados valdrán menos dolares que lo esperado al momento de realizar la venta. Desde
luego el dólar podría depreciarse con la misma facilidad frete al yen, lo que generaría una
ganancia cambiaria para el exportador estadounidense. La mayoría de las empresas temen
la pérdida más de lo que aprecian las ganancias. Las empresas pueden protegerse contra
este riesgo usando mercados de divisas a futuro, a plazo (forward) y de opciones, ero es
costoso en cantidades relativamente pequeñas

El descuento por pronto pago

Los términos de crédito son las condiciones de venta a quienes la empresa otorga crédito.
Los términos 30 netos significan que el cliente tiene 30 días desde el inicio del periodo de
crédito para pagar el costo de total de la factura.

Algunas empresas ofrecen descuentos por pago de contado, es decir deducciones

porcentuales del precio de compra por pagar en un tiempo especificado.

Incluir un descuento en los términos de crédito es una manera común de acelera los pagos
sin ejercer presión sobre los clientes. El descuento por pago de contado ofrece un incentivo
a los clientes para que paguen más rápido. Al acelerar los cobros, el descuento disminuye
las utilidades por unidad. Además establecer un descuento por pago de contado, debería
reducir las deudas incobrables porque los clientes pagan más rápido y debería incrementar
el volumen de ventas porque los clientes aprovecharan el descuento, pagan un precio más
bajo por el producto. Por consiguiente a las compañías que consideran ofrecer un descuento
por pago de contado deben realizar un análisis de costos y beneficios para determinar si es
rentable otorgar descuentos.

El término 2/10, 30 netos significa que el cliente puede recibir un descuento del 2% del
monto total de la factura si realiza el pago en los primeros 10 días a partir del inicio del
crédito o puede pagar el monto total de la factura en 30 días.

La ecuación siguiente pude usarse para calcular el costo, sobre una base anual, de no tomar
los descuentos:

Costo = Porcentaje de descuento X _ ___3 60______________________

(100-porcentaje de descuento) (Fecha final de vencimiento-periodo de descuento)

2 360 0.0204 18 36.72%

x = x =
98 20

Ejemplo:

MAX company tiene ventas anuales de L10 millones y un periodo promedio de cobro de 40
días (rotación = 365/40=9.10). De acuerdo con los términos de cobro de la empresa de 30
netos, el periodo de cobro se divide en 32 días para que los clientes depositen sus pagos en
el correo (no todos pagan dentro de 30 días) y 8 días para recibir, procesar y cobrar los
pagos una vez que estos se envían por correo. MAX está considerando un descuento por
pago de contado modificando sus términos de crédito de 30 netos a 2/10, 30 netos. La firma
espera que ese cambio reduzca el tiempo en el que los pagos se envían por correo,
generando un período promedio de cobro de 25 días (Rotación 365/25=14.6)

MAX consume actualmente 1100 unidades de materia prima anual. Cada producto
terminado requiere una unidad de este material a un costo variable de L1500.00 por unidad,
incurre en otros L800 de costo variable en el proceso de producción y se vende en L3,000
en términos de 30 netos.

MAX calcula que el 80% de sus clientes aprovechara el descuento de 2% y que la oferta del
descuento aumentara las ventas del producto terminado en 50 unidades (de 1100 a 1150)
anuales, pero no modificará su porcentaje de deudas incobrables. El costo de oportunidad
de los costos invertidos en las cuentas por cobrar de MAX es del 14%.

¿Debe MAX ofrecer el descuento propuesto por pago de contado?

DESCUENTO POR PAGO DE CONTADO
MAX COMPANY

Contribucion adicional de las ventas Unidades Valor

Precio de venta por unidad 3,000 50 150,000
Costos Variables por unidad (1,500+800=2,300) 2,300 50 115,000
Contribucion marginal adicional 700 35,000
Incremento de unidades 50
Total contribucion adicional 35,000

Costo de la inversion marginal en cuentas por cobrar 13,560

Inversion promedio actual sin descuento
costo de 2,300*1,100 unidades 2,530,000.00 278,022
Rotacion de 9.1 9.1
Inversion promedio con descuento pago de contado
Costo de 2,300 * 1,150 unidades 2,645,000 181,164
Rotacion de 14.6 14.6
Reduccion en la inversion de las cuentas por cobrar 96,858
Mas: Ahorros en los costos por la reduccion de
inversiones en las cuentas por cobrar (96,858*.14) 0.14
13,560

Menos: Costo del descuento por pago de contado -55,200

Unidades de 1,100 aumentaran a 1,150 1,150
Precio de venta unitario 3,000
Total ventas 3,450,000
80% de los clientes aprovecharan el descuento 0.8
Valor que aprovecharan el descuento 2,760,000
2% de descuento por pronto pago 0.02
55,200
Resultado neto obtenida por implementar el
-6,640
descuento propuesto por pago de contado

MAX no deberia instaaurar el descuento por pago de

contado , ya que tendria una perdida de 6,640.

Periodo de descuento por pago de contado

El gerente financiero puede modificar el período de descuento por pago de contado, es

decir el número de días después del inicio del periodo de crédito durante los cuales estaría
disponible el descuento por pago de contado, ejemplo: 2/10, 30 netos ; 2/20, 30 netos. Se
espera que ocurran los siguientes cambios:

1. Aumentarían las ventas afectando positivamente las utilidades

 2. Disminuirían los gastos por deudas incobrables lo que afectaría positivamente las
utilidades
3. Disminuirían las utilidades por unidad como resultado de que las personas
aprovecharían el descuento, lo que afectaría las utilidades.

La dificultad esta en evaluar el efecto que un aumento del periodo de descuento por
pago de contado produciría en la inversión en las cuentas por cobrar. No obstante la
inversión en las cuentas por cobrar por dos razones:

1. Los clientes que aprovechan el descuento lo seguirán obteniendo pero pagaran

después de lo acostumbrado
2. Y los nuevos clientes atraídos por la nueva política generarán nuevas cuentas por
cobrar

Periodo de Crédito

Los cambios en el periodo de crédito, es decir el número de días después del inicio de la
vigencia del crédito hasta el cumplimiento del pago total, también afecta la rentabilidad de
una empresa.

Por ejemplo un aumento del periodo de 30 días netos de una empresa a 45 días netos
debería incrementar las ventas afectando positivamente las utilidades. Sin embargo tanto la
inversión en cuentas por cobrar como los gastos por deudas incobrables también
aumentarían afectando negativamente las utilidades. El aumento de la inversión en la
cuentas por cobrar se debería a mas ventas y a pagos en general más lentos en promedio,
como resultado del período de crédito más prolongado. El aumento en los gastos por
cuentas incobrables se debe al hecho que entre más largo es el periodo de crédito, mayor es
el tiempo disponible que tiene una compañía para fracasar, al ser incapaz de pagar sus
cuentas por pagar. Estas variables que resultan afectadas debido al aumento del periodo de
crédito se comportan de la misma manera como lo habría hecho si se hubieren relajado los
estándares del crédito.

Supervisión de crédito

El aspecto final que una empresa debe considerar en su administración de las cuentas por
cobrar es la supervisión del crédito, que es una revisión continua de sus cuentas por cobrar
para determinar si los clientes están pagando de acuerdo a con los términos de crédito
establecidos. Si los clientes no pagan a tiempo, la supervisión de crédito advertirá a la
compañía del problema. Los pagos lentos son costosos porque prolongan el periodo
promedio de cobro, incrementado la inversión de la empresa de las cuentas por cobrar.

Dos técnicas que se usan con frecuencia en la supervisión de crédito son:

 a. Periodo promedio de cobro
b. Antigüedad de las cuentas por cobrar
c. Adicionalmente las empresas utilizan varias técnicas comunes de cobro.

Periodo promedio de cobro

Este es el segundo componente del ciclo de conversión de efectivo.

El período promedio de cobro tiene dos componentes:

1. El tiempo que transcurre desde la venta hasta que el cliente envía el pago por correo
2. El tiempo de recibir, procesar y cobrar el pago una vez que el cliente lo envía.
La fórmula para calcular el periodo promedio de cobro es:

Periodo promedio de cobro = Cuentas por cobrar

Ventas diarias promedio

Ejemplo: Una empresa que tienen términos de crédito de 30 netos esperaría que su
promedio de cobro (menos el tiempo de recepción, procesamiento y cobro) fuera igual a 30
días. Si el periodo es significativamente mayor a 30 días tiene una razón para revisar sus
operaciones de crédito. Si el periodo promedio aumenta con el paso del tiempo tendrá razón
para preocuparse de la administración de sus cuentas por cobrar.

El primer paso para analizar un problema con las cuentas por cobrar es determinar la
antigüedad de estas cuentas. Por medio de este proceso determina si el problema se
encuentra en sus cuentas por cobrar en general o es atribuible a alguna cuenta específica.

Determinación de la antigüedad de las cuentas por cobrar

Un calendario de vencimientos clasifica las cuentas por cobrar en grupos según el momento
en que se generaron. Por lo general se realiza una clasificación mensual de los últimos tres
o cuatro meses. El calendario indica los porcentajes del saldo total de las cuentas por cobrar
que han estado pendientes durante periodos específicos. El objetivo del calendario es
permitir a la compañía detectar los problemas.

Un ejemplo sencillo ilustra la forma y evaluación de un calendario de vencimientos.

El saldo de las cuentas por cobrar en los libros de DOOD TOOL fue de $200,000 al 31 de
diciembre de 2021. La empresa otorga a sus clientes plazos de crédito de 30 días netos.
Para entender el período promedio de cobro relativamente prolongado de la empresa (51.30
días), DOOD preparo el siguiente calendario de vencimientos.

Antigüedad de la cuenta Saldo % del saldo total

pendiente pendiente
De 0 a 30 días 80,000 40%
 De 31 a 60 días 36,000 18%
De 61 a 90 días 52,000 26%
De 91 a 120 días 26,000 13%
Más de 120 días 6,000 3%
Total 200,000 100%
40% de las cuentas son corrientes (antigüedad < 30 días) y 60% restante corresponde a
cuentas vencidas

Parece que los cobros en general son lentos, una notable irregularidad es el alto porcentaje
del saldo pendiente que esta vencido de 31 a 60 días y antigüedad de 61 a 90 días. Es
evidente que ocurrió un problema entre 61 a 90 días atrás. Una investigación descubrirá que
el problema se puede atribuir a la contratación de nuevo gerente de crédito, la aceptación de
una nueva cuenta que realizo una compra importante de crédito pero que aún no ha pagado
o a una política de cobro ineficaz. Cuando se detectan estos tipos de discrepancias en el
calendario de vencimientos, el analista debe determinar, evaluar y remediar su causa.

Técnicas comunes de Cobro

Se emplean varias técnicas de cobro que van desde el envió e una carta hasta emprender
acciones legales. A medida que una cuenta sigue incurriendo en mora, el esfuerzo de cobro
se vuelve más personal e intenso.

Las técnicas más comunes de cobro en el orden en que sea aplican en el proceso de cobro.

Técnicas comunes de cobro

Técnica Breve descripción

Cartas Después de cierto número de días, la empresa
envía una carta formal y cortes, recordando al
cliente la cuenta vencida. Si la cuenta no se paga
en cierto periodo después de que se envió la carta,
se manda una segunda carta en un tono más
exigente.
Llamadas telefónicas Si las cartas no tienen éxito, se puede realizar una
llamada telefónica al cliente para solicitar el pago
inmediato. Si este tienen una excusa razonable es
posible efectuar arreglos para extender el período
de pago. Se puede recurrir a una llamada por parte
del abogado del vendedor
Visitas personales Esta técnica es más común a nivel del crédito de
consumo, pero también la emplean eficazmente
los proveedores industriales. Enviar a un vendedor
local o a una persona de cobranzas para confrontar
al cliente suele ser eficaz. El pago puede realizarse
en el sitio.
Agencias de cobro La compañía remite las cuentas incobrables a una
 agencia de cobro o a un abogado de cobranzas.
Los honorarios por este servicios en general son
bastantes altos, la empresa podría recibir menos de
50 centavos por dólar de la cuentas cobradas de
esa manera
Acción legal La acción legal es el paso más severo y una
alternativa para una agencia de cobro. La acción
legal directa no solo es costosa, sino que puede
llevar al deudor a la quiebra sin que esto garantice
la recepción final del monto vencido.