ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

Las empresas ofrecen créditos a sus clientes con el propósito de incrementar sus ventas, lo que implica,
establecer condiciones acordes con el sector donde opera y las características de los clientes. Estas
ventas a crédito son las que originan las cuentas por cobrar, para lo cual se requiere una gestión
adecuada.
La adecuada gestión de los recursos invertidos en cuentas por cobrar, es una de las más importantes
responsabilidades de la gestión financiera de la empresa, para alcanzar los propósitos institucionales. En
esta labor, que implica asumir riesgos, se deben estudiar rendimientos, al igual que investigar y mejorar
políticas de cobranzas
El segundo componente del ciclo de conversión del efectivo es el periodo promedio de cobro. Este
periodo es la duración promedio de tiempo que transcurre desde la venta a crédito hasta que el pago se
convierte en fondos útiles para la empresa. El periodo promedio de cobro consta de dos partes. La
primera es el tiempo que transcurre desde la venta hasta que el cliente envía el pago por correo. La
segunda parte es el tiempo que transcurre desde que el cliente envía el pago hasta que la empresa
recibe los fondos correspondientes en su cuenta bancaria. La primera parte del periodo promedio de
cobro implica administrar el crédito disponible para los clientes de la empresa, y la segunda parte
implica cobrar y procesar los pagos. El objetivo de la administración de las cuentas por cobrar es
cobrarlas tan rápido como sea posible, sin perder ventas debido a técnicas de cobranza muy agresivas.
El logro de esta meta comprende tres temas: 1. estándares de crédito y selección para su otorgamiento,
2. términos de crédito y 3. supervisión de crédito.

Variables a considerar y evaluar en la gestión de las cuentas por cobrar

Las variables a considerar y evaluar en la gestión de las cuentas por cobrar son:
• Gastos de oficina. Si los estándares de crédito se hacen más flexibles, más crédito se concede,
aumentándose los costos de oficina, pero si los estándares de crédito son más rigurosos se concede
menos crédito y por ende los costos disminuyen.
• Inversión de cuentas por cobrar. Existe el costo del manejo de cuentas por cobrar, en la medida en
que aumenten las cuentas por cobrar de la empresa es más costoso su manejo y viceversa. Los
estándares de crédito más flexibles dan como resultado costos de manejo más altos y las restricciones
en los estándares dan como resultado, costos menores de manejo.
• Estimación de cuentas incobrables. Una variable, que se afecta por los cambios en los estándares de
crédito, es la estimación de cuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de
difícil cobro, aumenta a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles y viceversa.
• Volumen de ventas. A medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles se espera que
aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, teniéndose incidencia directa con los costos e
ingresos de la empresa y por ende, la utilidad esperada.

Obtención de la información de crédito

Para el otorgamiento de crédito, las empresas hacen la evaluación al cliente, solicitando información
financiera y crediticia, junto con referencias de crédito. Las fuentes externas principales de información
crediticia son:
 Estados financieros. Para analizar la estabilidad financiera del cliente, su liquidez, rentabilidad y
capacidad de endeudamiento. Aunque en un balance o un estado de resultados no aparece
 información con respecto a las normas de pago pasadas, el conocimiento de la situación
financiera de la empresa puede indicar la naturaleza de la gestión financiera total.
 Oficinas de intercambio de referencias o centrales de riesgo. Las empresas pueden obtener
información de crédito por medio de los sistemas de intercambio de referencias, que es una red
de intercambio de información crediticia. Accediendo a suministrar información crediticia a esta
oficina de créditos acerca de sus clientes actuales, una empresa adquiere el derecho de solicitar
información a la Oficina de Créditos relacionada con clientes en perspectiva.
 Verificación bancaria. Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga información
crediticia del banco del solicitante. Normalmente, se suministra un estimado del saldo en caja
de la empresa.
 Otros proveedores. Este consiste en obtener información de otros proveedores que vendan al
solicitante del crédito y preguntarles, ¿cuáles son las normas de pago y sus relaciones inter-
empresariales?

Factores determinantes en la gestión de las cuentas por cobrar

Una adecuada gestión de las cuentas por cobrar dependerá de varios factores:
• Nivel de ventas, ya que al incrementarse las ventas también se incrementa la cartera, lo que implica
asumir los mayores riesgos de incobrabilidad.
• Tipo de clientes, debido a que entre más diversos sean los clientes, existe menor riesgo de
incobrabilidad.
• Riesgo crediticio, se tiene que calificar el riesgo que implica vender a nuevas empresas o el hecho de
extender su línea de crédito a sus actuales clientes.
• Política de incobrabilidad, siendo fundamental contar con buenas políticas de acercamiento ante la
existencia de deudores morosos o incobrables.
• Plazo de cobranza, se deben relacionar los cobros de las ventas con los pagos de dicha transacción,
porque aplazar cobranzas de clientes es una concesión de crédito que puede afectar directamente la
gestión del capital de trabajo.
La cartera sana debe estar conformada por una gran diversidad de clientes, plazos de cobranzas
reducidos, bajo índice de morosidad e incobrabilidad y políticas de cobranzas explícitas y claras. Una
buena política financiera se vislumbra a través de los resultados de la gestión de su cartera.
Políticas de crédito y cobranza
Las condiciones económicas y las políticas de crédito de la organización constituyen las influencias
principales en el nivel de cuentas por cobrar de la organización. Las políticas de crédito y cobranza están
interrelacionadas con la fijación de precios de un producto o servicio y deben contemplarse, como parte
del proceso global de competencia. Entre las variables de políticas a considerar figuran:
• La calidad de las cuentas comerciales aceptadas.
• La duración del período de crédito.
• El descuento por pronto pago.
Cualquier condición especial, en conjunto con estos elementos, determina en gran parte el período
promedio de cobro y la proporción de las pérdidas por cuentas malas. La empresa puede disminuir su
estándar de calidad para las cuentas que acepta, siempre y cuando la rentabilidad de las ventas
producidas exceda a los costos adicionales de las cuentas por cobrar. Los costos de disminuir los
estándares de crédito son:
• Un departamento mayor de crédito
 • El trabajo de oficina de verificar las cuentas adicionales y atender el mayor volumen de cuentas por
cobrar
• La mayor probabilidad de pérdidas en cuentas malas.
• El costo de oportunidad de las cuentas adicionales por cobrar, producido por el aumento de ventas y
el periodo promedio de cobros más lento al recibir nuevos clientes por los estándares de crédito menos
estrictos.
• La rentabilidad comparada contra el rendimiento requerido con los cambios en las normas de crédito.
Una política de crédito óptima incluiría ampliar el crédito comercial en forma tal que la rentabilidad
marginal sobre las ventas adicionales sea igual al rendimiento requerido sobre la inversión adicional en
cuantas por cobrar. La mayor probabilidad de pérdidas en cuentas malas. El costo de oportunidad de las
cuentas adicionales por cobrar, producido por el aumento de ventas y el período promedio de cobros
más lento al recibir nuevos clientes por los estándares de crédito menos estrictos. La rentabilidad
comparada contra el rendimiento requerido con los cambios en las normas de crédito. Una política de
crédito óptima incluiría ampliar el crédito comercial en forma tal, que la rentabilidad marginal sobre las
ventas adicionales sea igual al rendimiento requerido sobre la inversión adicional en cuantas por cobrar.

Obtención de la información de crédito y condiciones de crédito

 Investigación de la capacidad de pago del cliente. A partir de diversas fuentes de información,
dentro de las cuales se encuentran: solicitud de referencias a ciertos proveedores o
competidores, consultas a agencias especializadas en informes comerciales, consultas a bancos
u otras entidades financieras y el análisis de información histórica y de los estados financieros,
entre otros.
 Fijación del tope de crédito para cada cliente. Con el personal de ventas se obtiene información
del desempeño comercial de cada cliente, para fijar los montos de crédito, que varían según las
condiciones del mercado y de la empresa.
 Instrumentación de la deuda comercial. A través de distintos documentos como pagarés,
cheques, garantías y avales para facilitar la cobranza, ante la presencia de posibles morosos.
 Cobro de deudas vencidas. Comprende las diferentes acciones de cobranza para los deudores
morosos, como: llamadas telefónicas, las visitas a domicilio, los informes patrimoniales y otros.
Generalmente, esta actividad se contrata con empresas especializadas en recuperación de
cartera

Condiciones del crédito

Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero pueden tener efectos
en su rentabilidad total. Se deben evaluar los diferentes factores, tanto positivos como negativos, así:
• Con el descuento por pronto pago se esperan cambios y efectos en las utilidades, porque el volumen
de ventas debe aumentar, pero el precio por unidad disminuye.
• Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.
• El período de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por
cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho que algunos clientes, quienes antes no tomaban
los descuentos por pago, ahora lo hagan.
• La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, porque como en promedio los clientes pagan
más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este argumento se basa en el hecho
que, mientras más se demore un cliente en pagar es menos probable que lo haga.
• Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades que un cliente se declare técnicamente
insolvente o en bancarrota.
• Tanto la disminución en el período promedio de cobro, como la disminución en la estimación de
cuentas incobrables, deben dar como resultado un aumento en las utilidades.
El aspecto negativo de un aumento, de un descuento por pronto pago, es una disminución en el margen
de utilidad por unidad, ya que hay más clientes que toman el descuento y pagan un precio menor. La
disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos contrarios. Los efectos
cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método, similar
al de la evaluación de cambios de las condiciones de crédito.

Las 5 C del crédito

Una técnica de uso común para determinar si se otorga un crédito se denomina las cinco “C” del crédito,
la cual conforma un marco de referencia para el análisis detallado del crédito. Debido al tiempo y los
gastos implicados, este método de selección se usa en solicitudes de crédito de grandes montos de
dinero. Las cinco C son
1. Características del solicitante: Se refiere al historial del solicitante para cumplir con obligaciones
pasadas.
2. Capacidad: La capacidad del solicitante para reembolsar el crédito solicitado, determinada por medio
de un análisis de estados financieros centrado en los flujos de efectivo disponibles para enfrentar las
obligaciones de deuda.
3. Capital: La deuda del solicitante en relación con su capital patrimonial.
4. Colateral: El monto de activos que el solicitante tiene disponible para garantizar el crédito. Cuanto
mayor sea el monto de activos disponibles, mayor será la probabilidad de que una compañía recupere
sus fondos si el solicitante no cumple con el pago.
5. Condiciones: Esto es, las condiciones económicas existentes generales y específicas de la industria y
cualquier condición peculiar en torno a una transacción específica.
El análisis por medio de las cinco “C” del crédito no genera una decisión específica de aceptación o
rechazo, de modo que su uso requiere de un analista experimentado que se encargue de revisar y
aceptar las solicitudes de crédito. La aplicación de este esquema asegura que los clientes de crédito de
la empresa pagarán, sin tener que presionarlos, dentro de los términos y plazos establecidos.

Aceleración del cobro

La aceleración de los cobros es la reducción de la demora entre el momento, en que los clientes pagan
sus cuentas y los cheque se cobran, quedando el dinero disponible en caja para ser utilizado.
Las empresas deben hacer efectivas las cuentas por cobrar tan pronto sea posible y diferir, lo más que
se pueda, el pago de las cuentas por pagar, pero manteniendo al mismo tiempo la imagen de crédito de
la organización con los proveedores.
Existen diferentes técnicas de aceleración de los cobros y control de pagos, como los siguientes:
• Aceleración del tiempo de envío por correo de los pagos de los clientes a la organización.
Reducción del tiempo durante el cual los pagos recibidos por la organización permanecen como fondos
no cobrables.
Aceleración del movimiento de los fondos a los bancos de pago.
La reducción del tiempo durante el cual los pagos, recibidos por la organización, permanecen como
fondos no cobrables, representa el tiempo en que los cheques están en tránsito, que comprende dos
aspectos:
• El tiempo que le lleva a la empresa procesar los cheques en forma interna, que va desde el momento
en que se recibe el cheque hasta que se deposita para ser acreditado a la cuenta de la organización.
El tiempo que se tarda el canje de los cheques en el sistema bancario, convirtiéndose en efectivo cuando
se presenta al banco girado y este lo paga en realidad, ya que la empresa no puede hacer retiros sobre
un depósito hasta que los cheques que componen dicho depósito sean cobrados. Otras maneras de
acelerar el proceso de cobro de la cartera son:
Transferencia de fondos. El movimiento de fondos entre los bancos se puede hacer mediante:
transferencias por sistema, transferencia de cheques entre depositantes y transferencia electrónica de
cheques mediante cámara de compensación.
Concentración bancaria. Es la aceleración del flujo de los fondos de una organización, estableciendo
centros estratégicos de cobranza, donde a los clientes en un área geográfica determinada se les indica
remitir sus pagos a un centro de concentración de cobros en esa área.

Políticas de cobro
Las políticas de cobro son los procedimientos que la empresa utiliza para cobrar sus cuentas por cobrar
a su vencimiento, las cuales están ligadas a las políticas de créditos empleadas. La efectividad de las
políticas de cobro se ve reflejada en el volumen de cuentas incobrable que presente la empresa.
La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el
nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro
sino también, de la política de créditos en la cual se basa su aprobación. Si la empresa es demasiado
agresiva en su gestión de cobro, puede reducir sus ventas. Si los pagos no se reciben en la fecha de su
vencimiento, debe esperar un período razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro. A medida
que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los
procedimientos básicos de cobro que, en el orden normalmente, siguen las empresas son:
• Cartas. Después de cierto número de días, contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta
por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en buenos términos recordándole al cliente su
obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de un período determinado, después del envío de la carta, se
envía una segunda carta más perentoria.
• Llamadas telefónicas. Si las cartas son inútiles, el gerente de Créditos de la empresa puede llamar al
cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable se pueden hacer arreglos
para prorrogar el período de pago.
• Utilización de agencias de cobros. Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia
de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente, los honorarios para esta clase de
gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible, que reciba un porcentaje menor del que se
espera recibir.
• Cobro judicial. Este es el paso más estricto en el proceso de cobro, donde las empresas pueden utilizar
las empresas especializadas en cobranza, procedimiento que además de costoso puede implicar la
pérdida del cliente, reduciendo así la posibilidad de futuros negocios.

CALIFICACIÓN DE CRÉDITO
La calificación de crédito es una puntuación que mide la calidad crediticia de un país, empresa o
persona. Se determina mediante una evaluación del historial de crédito y capacidad para pagar la
deuda. Esta capacidad se mide teniendo en cuenta tanto los activos como los pasivos.
Mide la capacidad del ente calificado para pagar por su deuda. La calificación de crédito es de utilidad
para los inversores pues les permite evaluar el interés ofrecido de acuerdo al riesgo que asumen, así
como la posibilidad de incluir garantías adicionales en el contrato de préstamo.