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Importancia de las funciones, organizaciones, control y staff

Nombre:
Stiven David Alvarez Olmos

Administrador
María Yaneth Osorio Caro

2022
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índice

Introducción ………………………………………………………………………………………… 3
Desarrollo ………………………………………………………………………………………… 4
Bibliografías ………………………………………………………………………………………… 10
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Introducción

En la era actual, la esfera

empresarial siempre ha
contado con personal que
opera para que los sistemas de
información sean más seguros
y funcionen
eficazmente, con el fin de
lograr los objetivos
preestablecidos y así
conseguir
posicionarse como una
empresa de gran
reconocimiento en calidad
dentro del
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vasto mundo empresarial.

Las funciones de
organización, de control y de
staff, están destinadas a
establecer el progreso y
desarrollo continuo de la
empresa, por ende, la calidad
de la funcionalidad de esta
última, afecta directamente la
calidad de los
sistemas producidos y la
eficacia en la organización. La
función de
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organización provee la
estructura del personal,
instalaciones y flujo de
información para alcanzar las
metas y objetivos a ser
cumplidos en la empresa
y la función de control se
ocupa en comparar el
desempeño actual contra el
planeado, lo cual sirve como
una base para ajustar
acciones.
La intención del presente
informe es definir y conocer
las principales
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características de la función
de organización y staff, con
los controles
administrativos
correspondientes, los cuales
permitirán dimensionar la
importancia que poseen estas
en el ámbito administrativo y
empresarial.
En la era actual, la esfera
empresarial siempre ha
contado con personal que
opera para que los sistemas de
información sean más seguros
y funcionen
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eficazmente, con el fin de

lograr los objetivos
preestablecidos y así
conseguir
posicionarse como una
empresa de gran
reconocimiento en calidad
dentro del
vasto mundo empresarial.
Las funciones de
organización, de control y de
staff, están destinadas a
establecer el progreso y
desarrollo continuo de la
empresa, por ende, la calidad
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de la funcionalidad de esta
última, afecta directamente la
calidad de los
sistemas producidos y la
eficacia en la organización. La
función de
organización provee la
estructura del personal,
instalaciones y flujo de
información para alcanzar las
metas y objetivos a ser
cumplidos en la empresa
y la función de control se
ocupa en comparar el
desempeño actual contra el
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planeado, lo cual sirve como

una base para ajustar
acciones.
La intención del presente
informe es definir y conocer
las principales
características de la función
de organización y staff, con
los controles
administrativos
correspondientes, los cuales
permitirán dimensionar la
importancia que poseen estas
en el ámbito administrativo y
empresarial.
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En la era actual, la esfera empresarial siempre ha contado con personal que opera para
que los sistemas de información sean más seguros y funcionen eficazmente, con el fin de
lograr los objetivos preestablecidos y así conseguir posicionarse como una empresa de
gran reconocimiento en calidad dentro del vasto mundo empresarial.
Las funciones de organización, de control y de staff, están destinadas a establecer el
progreso y desarrollo continuo de la empresa, por ende, la calidad de la funcionalidad de
esta última afecta directamente la calidad de los sistemas producidos y la eficacia en la
organización. La función de organización provee la estructura del personal, instalaciones y
flujo de información para alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos en la empresa y la
función de control se ocupa en comparar el desempeño actual contra el planeado, lo cual
sirve como una base para ajustar acciones.
La intención del presente informe es definir y conocer las principales características de la
función de organización y staff, con los controles administrativos correspondientes, los
cuales permitirán dimensionar la importancia que poseen estas en el ámbito
administrativo y empresarial.

ORGANIZACIÓN
Organizar es una de las funciones de la administración. Esta se ocupa de escoger qué
tareas deben realizarse, quién las tiene que hacer, cómo deben agruparse, quién se
reporta a quién y dónde deben tomarse las decisiones. Esta función provee la estructura
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del personal, instalaciones y flujo de información para alcanzar las metas y objetivos a ser
cumplidos
En la función de planeación fijamos objetivos y después formulamos una estrategia y un
conjunto de planes para alcanzar estos objetivos. Pero se requiere de gente para lograrlos.
Se necesita asignar tareas a las personas y estas tareas deben coordinarse.
La organización es un conjunto de convenios, a las cuyas reglas y normas de conducta
deben sujetarse todos los miembros y así, ascender el medio que permite a una empresa
alcanzar determinados objetivos. Como también la organización se compone de la
administración de recursos humanos, y estructura. A demás de ser el proceso para
ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una
organización logrando que estos puedan alcanzar las metas de la organización. Las
diferentes metas requieren diferentes estructuras para así poder realizarlos.
La distribución dependerá del trabajo a realizar por las personas comprendidas y el lugar
donde dichas actividades se realizarán. También crea una clasificación que permite la
asignación de autoridad a cada puesto. La organización se utiliza en dos sentidos. Puede
referirse a una empresa o grupo práctico, ya sea un hospital, un negocio o un
establecimiento municipal.
Por otra parte, también se le conoce a la organización como el proceso de organizar y
asignar tareas de acuerdo con las necesidades de la empresa, para cumplir los objetivos
de dicha organización.
Debemos tener en cuenta los diferentes tipos de organizaciones, existe la organización
informal y La organización formal, la cual es la forma en que el método de organizaciones
fue planteado desde el principio, pero no precisamente es inflexible o excesivamente
limitante. La organización formal debe de ser flexible, para que el líder asignado a la tarea
pueda obtener lo mejor de sí individualmente, aunque siempre dirigido hacia un grupo u
organización en la que se trabaja. Como todo paso debe de llevar un orden. Aunque no
parezca una buena opción, la organización informal es vital para las empresas, ya que las
actividades que no estaban contempladas y salen espontáneamente, se puedan trabajar
en ellas para que estas no afecten el proceso. La forma de trabajar y de convivir entre
personas o en este caso los empleados también puede ser un tipo de organización
informal, puesto que no tienen las mismas capacidades, pero se dedican a lo mismo y van
hacia un mismo objetivo, en una empresa es bueno tener una organización global, tanto
en los procesos como en la convivencia de los empleados. La organización informal solo se
proporciona y dura mientras la organización formal está en desempeño.
El objeto de la organización es hacer que cada uno de los miembros conozca "qué
actividades son las que va a ejecutar". La función organizadora crea líneas definidas de
autoridad y responsabilidad en una organización mejorando
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así las funciones de activación y control del gerente. Los fundamentos básicos que
demuestran la importancia de la organización son:
1. Es de carácter continuo, puesto que la empresa y sus recursos están sujetos
a cambios constantes.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente
con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo los costos
incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Por lo que la acción de organizar es de gran importancia para todo organismo dado que es
la función por la cual los administradores darán un uso metódico a los recursos del
sistema administrativo.

SELECCIÓN DE HARDWARE – SOFTWARE

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Este es otro punto para evaluar en la función de organización. Dicha selección involucra la
preparación de un manual de especificaciones para la distribución a vendedores de
hardware y software. Debe de estar preparado para comunicar a los vendedores las
necesidades de instalación. Actuar como un documento de cambio estándar para asegurar
uniformidad en los presupuestos y facilitar la evaluación de estos. Evaluar los
presupuestos de ventas y seleccionar la configuración de hardware y software. Es
necesario que sean planeadas formalmente pruebas de datos, la administración establece
pesos relativos para dar diferentes criterios en la evaluación.

FUNCIÓN DE CONTROL
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente
con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente,
el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional
para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. se enfocan en las
actividades de control que deben ser desarrolladas en la instalación para asegurar el
cumplimiento de los objetivos.
Cuando se evalúa la alta dirección y la dirección de informática, los auditores la
administración ejerce control sobre las actividades de la instalación computacional a
través de los medios normales: planes y presupuestos, medir el desempeño actual y
Determinar variaciones.
Estándares de desempeño: Junto con el plan de proyecto, estándares de desempeño
forman la base de construcción de presupuestos para proyectos de sistemas de
información.
Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que debería ser esperado al
realizar diferentes actividades en la instalación. Esto abarca cuatro áreas principalmente: -
Uso de equipo
- Análisis de sistemas
- Programación
- Operaciones estándares de documentación forman una parte importante para el éxito o
fracaso de los proyectos de sistemas de información. Estos tienen cuatro propósitos: -
Control de calidad y control de proyectos
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- Referencia histórica
-Referencia instruccional.
-Comunicación interáreas o tareas
Importancia del Control
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor
de los planes se puede desviar. El control se emplea para: Crear mejor calidad: Las fallas
del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización.
Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios
nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los
gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les
ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.
Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para
un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los
ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los
clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y
servicios a su medida. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración
japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la
competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en
cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su
producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la
oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una
calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la
administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de
fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de
control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los
empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Tipos de Control
Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos
de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden
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favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son
medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son
directrices para la acción futura. Por lo tanto, es importante distinguir entre el
establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma
parte de la función de la planificación, mientras que se realización corresponde a la
función de control.
Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo
de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a
sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el
trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.
Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control
retroalimentativo consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para
corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se
utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuáles son
los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades
operativas.
FUNCIÓN DE STAFF
Cuando hablamos de staff se describe claramente a los empleados que contribuyen a que
el personal de línea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que asesoran en
la toma de decisiones. Las funciones de staff tienen un impacto indirecto dentro de la
empresa ya que solo ofrecen asesoría técnica, consultoría y monitoreo dentro de la
misma, en cualquier de sus niveles.
El staff se basa en el principio de especialización funcional y su actividad pura consiste en
el asesoramiento; sin embargo, en la práctica no existen departamentos staff puros, ya
que además de asesorar, se les recomiendan tareas especializadas que no realizan los
departamentos de línea ocupados en la actividad básica de la empresa. Por otro lado, el
empleo del término staff en las estructuras de una organización pueden corresponder a la
necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones; los
funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones
administrativas, asignando continuamente a los funcionarios staff una "autoridad de
ideas" y a los funcionarios de línea una "autoridad para dar órdenes". En cuanto la línea
acepta las sugerencias de staff, las convierte en órdenes que trasmite en su propio
nombre a sus subordinados. El directivo del staff no tiene poder ni facultad para transmitir
órdenes a la línea; solo ejerce autoridad o mando sobre los subordinados de su propia
línea, por esto, en la relación línea - staff se dan los siguientes casos:
CONCEPTO
Es asesorar o auxiliar sobre una o algunas actividades dentro y fuera de la organización.
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¿QUIENES LO FORMAN?
El staff está formado por personas o departamentos que no ordenan directamente sobre
quienes forman la línea.
¿CUÁL ES LA FUNCION DEL STAFF?
La función del staff es asesorar y apoyar, así mismo realizan funciones especializadas que
se sustraen a los departamentos de línea. Apoyan a los miembros de la línea sobre
aspectos de su especialidad y sin responsabilidad directa sobre los programas de la línea.
Las principales funciones del staff son:
-Servicios
- Consultoría.
- Asesoría.
- Contratación del personal.
- Capacitación de personal.
- Retiro del personal.

Referentes bibliográficos
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https://www.academia.edu/9767833/Selecci%C3%B3n_y_Adquisici %C3%B3n de
Software y Hardware
http://administraciondepersonal1.sociales.uba.ar/files/2013/03/Funciones-del- Area-
RRHH.pdf
http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml#tipo

En la era actual, la esfera

empresarial siempre ha
contado con personal que
opera para que los sistemas de
información sean más seguros
y funcionen
eficazmente, con el fin de
lograr los objetivos
preestablecidos y así
conseguir
posicionarse como una
empresa de gran
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reconocimiento en calidad
dentro del
vasto mundo empresarial.
Las funciones de
organización, de control y de
staff, están destinadas a
establecer el progreso y
desarrollo continuo de la
empresa, por ende, la calidad
de la funcionalidad de esta
última, afecta directamente la
calidad de los
sistemas producidos y la
eficacia en la organización. La
función de
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organización provee la
estructura del personal,
instalaciones y flujo de
información para alcanzar las
metas y objetivos a ser
cumplidos en la empresa
y la función de control se
ocupa en comparar el
desempeño actual contra el
planeado, lo cual sirve como
una base para ajustar
acciones.
La intención del presente
informe es definir y conocer
las principales
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características de la función
de organización y staff, con
los controles
administrativos
correspondientes, los cuales
permitirán dimensionar la
importancia que poseen estas
en el ámbito administrativo y
empresarial