Organización empresarial.

Concepto
La primera cuestión que debemos plantearnos es diferenciar los términos de organización y
organizar. El concepto de organización, Por ejemplo, son organizaciones: la agencia de
viajes, los restaurantes. Es decir, personas que trabajan con un objetivo común, precisando
para su consecución de planificación, organización, control, etc., al margen de que tengan o
no ánimo de lucro. Estos aspectos son determinantes para identificarse o no con el termino
de empresa
Organizar es una de las funciones de la dirección, que consiste en la acción y efecto de
articular, disponer y hacer operativos un conjunto de elementos para la consecución de un fin
concreto.
La función de organizar consiste en realizar los siguientes pasos:
1. Identificar y clasificar todas las actividades que se deben realizar en la empresa para
alcanzar los objetivos.
2. Agrupar actividades, de forma que se las asignemos a distintos departamentos,
definiendo con toda claridad las obligaciones (trabajo que hay que hacer) e indicar
quien deberá desempeñarlo (asignación de trabajo)
3. Asignar a cada área, departamento, grupo de actividad, etc., un responsable al que
se le delegue toda autoridad, responsabilidad, control y poder de decisión.
4. Establecer la coordinación de las relaciones de información y autoridad entre los
departamentos en un doble sentido: horizontal (mismo nivel) y vertical (jerarquía)
Por lo tanto, con la organización la Dirección:
 Reparte tareas y responsabilidades
 Establece la coordinación entre los individuos y departamentos que componen la
empresa
Principios de la organización
A continuación, enumeramos una serie de pautas de aplicación general en la organización,
sin que ello suponga leyes infalibles, pero si de un acuerdo muy extendido
 Contribuir a la eficacia
 Ayudar a que los objetivos tengan significado
 Permitir que las personas participen en la consecución de los objetivos
  Conseguir eficacia para lograr los objetivos con el menor coste

 Delimitar la amplitud de la Dirección

 Determinar grupos de trabajo bajo un mando y establecer la coordinación

 Evitar el “punteo” en la autoridad, es decir, saltarse en el mando o puesto
inmediatamente superior o inferior al solicitar información o al dar una orden
 Establecer la autoridad, la responsabilidad y la toma de decisiones
 Delegar autoridad adecuadamente para alcanzar lo planificado
 Conseguir que los subordinados identifiquen a sus superiores y estos no eludan la
responsabilidad de las actuaciones de aquellos
 Tener en cuenta que el grado de responsabilidad vaya parejo con el de autoridad
 Procura que cada empelado tenga una unidad de mando, evitando las ordenes
opuestas o discrepantes
 Tomar las decisiones de acuerdo a la autoridad que se haya delegado, evitando
trasladarlas a niveles superiores
 Determinar la estructura departamental
 Diseñar, describir y valorar cada puesto de trabajo o departamento para alcanzar de la
forma más sencilla los objetivos
 Definir las actividades, la coordinación e información con otras unidades, los
resultados que se han de lograr y el responsable
 Considerar que la delegación de autoridad y el agrupamiento de funciones son la base
fundamental de la organización
 Ser lo más flexible y dinámico posible, para poder adecuarse rápidamente ante
cualquier cambio
 Fomentar el liderazgo.
Pautas que podemos resumir en tres principios básicos:
1. Principio de autoridad: es fundamental para toda organización, ya que reconoce a las
personas la capacidad de tomar decisiones. Así mismo, las personas que se integran
en una organización reconocerán la autoridad de sus superiores y, en su caso,
deberán imponer autoridad a las personas que jerárquicamente dependan de el
2. principio de delegación: Como consecuencia de que una sola persona no puede tomar
 decisiones en todos los acontecimientos que ocurran, se produce la delegación de
funciones, por lo tanto, de responsabilidades; sin olvidar que en la delegación lo que
prioritariamente se cede es la autoridad o poder
3. Principio de unidad de decisión: solamente la persona a la que se ha delegado de
forma concreta y expresa es la que tendrá que tomar la decisión, asumiendo su poder
y responsabilidad. De no ser así, nos encontraremos en una desorganización, donde
más de una persona puede tomar decisiones sobre el mismo acto o aspecto funcional.
Organigramas. Concepto
Es la representación gráfica y esquemática de la estructura organizativa de la empresa,
donde se plasman las unidades organizativas y las relaciones entre ellas, en definitiva, datos
de su organización. Todo organigrama debe perseguir los siguientes propósitos:
 Los directivos y responsables deben conocer su ámbito de competencia y el personal, en
general, su posición en la empresa.
 Estudiar detenidamente la estructura de la empresa mediante su representación gráfica
 Facilitar la realización de modificaciones para mejorar la estructura
 Poner en manifiesto los fallos, tales como superposiciones, duplicaciones, incomunicación
 Establecer la denominación y según los casos el nombre del responsable de cada
división, área, departamento, sección, etc.
 Dar el grado de jerarquización y dependencia
 Esquematizar las funciones asignadas a cada unidad
 Representar los integrantes de la empresa (nombre, puesto, número de personas, etc.)
El organigrama tiene como objetivo principal ser un mecanismo informativo de la estructura
organizativa a las unidades que componen la empresa y sus relaciones, para lo cual cumple
las siguientes exigencias:
 Exactitud y realidad; debe reflejar la estructura real en que se encuentra la empresa
en cada momento a través de la actualización.
 Calidad y sencillez; al margen de ser preciso debe ser de fácil comprensión
representando los elementos indispensables con la finalidad de evitar errores.
Se clasifican de diferentes maneras, pero entre las principales están:
1) por el fin perseguido
  informativo; sólo se representan las grandes unidades en que se estructura la
empresa por lo que aportan poca información general, si bien pueden elaborarse
independientemente y con detalle la estructura de cada unidad, dependencia,
departamento, etc.
 De análisis; comprenden la totalidad de la estructura incluyendo todas las unidades
incluso las más pequeñas, así como todas las relaciones existentes para analizar y
estudiar la realidad empresarial.
2) por el contenido
 estructurales; representan el esqueleto o armazón de la empresa, es decir, las
unidades y sus relaciones
 funcionales; incluyen en cada unidad las funciones que tienen asignadas
 de personal; indican en cada unidad al margen de su denominación, la categoría y
nombre del responsable, así como los subordinados que tiene asignados.
3) por la forma; los más utilizados por las empresas
 verticales; la forma más común, sencilla y fácil de entender la estructura organizativa
 horizontales; es una variante donde los niveles más altos están al lado izquierdo y se
va descendiendo de niveles hasta llegar a la parte derecha
 radiales; es muy poco usual y se caracteriza por tener el inconveniente de poca
claridad, el nivel más alto se encuentra en el centro del gráfico
Manual de organización
El manual de organización es un texto que describe detalladamente cada puesto de trabajo,
especificando funciones, tareas, autoridad, responsabilidad y comunicación. Puede contener
información general de la empresa y organigramas generales y específicos de una sección,
departamento, etc.
En su concepción más amplia, el manual de organización es un manual de acogida, ya que
es la prestación de la empresa hacia los nuevos empleados, describiendo su organización,
sus objetivos, su normativa interna, etc.
Por otra parte, es un manual de descripción de puesto de trabajo y, finalmente puede
contener un organigrama de toda la empresa o de parte de ella.
Con todo ello, perseguimos:
  Que los empleados obtengan una información de sus puestos de trabajo y un
conocimiento amplio de toda la empresa
 Que los mandos conozcan los canales de información y de relación
 Que se informe de la estructura y se valoren los puestos de trabajo
 Un medio de coordinación, al determinar: competencias, comunicaciones,
responsabilidad y autoridad.
 Facilitar el control, al establecer: funciones, tareas, objetivos, etc., de cada unidad
 Una herramienta para la planificación, por cuanto informa de los recursos humanos y
sus actividades
Ejemplo de descripción de puesto de trabajo
Categoría: Jefe de Recepción
Reporta a: Director de Alojamientos
Supervisa a: Un segundo jefe de Recepción
Un jefe de
Reservas
Ocho
recepcionistas
Cuatro ayudantes
Dos aprendices
Responsabilidades: Ocupación de habitaciones
Registro y acogida de huéspedes
Información y atención de
huéspedes
Facturación y Caja

Funciones: Revisión de lista de llegadas del día

Control de previsión de
ocupación
Supervisión de reservas
fallidas
Confección de horarios y
 turnos, etc.

Gráfico de Gantt
Consiste en representar en el eje de ordenadas las diferentes tareas que se han de realizar
en cada proyecto y en el eje de las abscisas el tiempo a modo de calendario (días, semanas,
meses) que requiere la realización de las mismas.
Mediante esta sencilla técnica, Gantt consigue a principios de siglo XX, que los empelados
comprendan y sigan el grado de cumplimiento de los plazos marcados en la realización de un
proyecto o de un proceso productivo, así como la importancia que tiene la interrelación de las
distintas tareas para que el proyecto no tenga parones. Por ejemplo: si no se compran
materias primas en el tiempo programado, la tarea de fabricación o elaboración no se puede
llevar a cabo. De este modo los responsables de los proyectos pueden observarse en qué
momento se encuentra la ejecución de cada tarea, con lo que estarán en situación de tomar
medidas oportunas para evitar situaciones críticas.
Gráfico de Gantt

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 3

Tarea 4

Tarea 5
Tiempo enero febrer marzo abril mayo junio julio agost
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