INSTRUCTIVO

TRÁMITES ELECTRÓNICOS

Corrección del afiliado

Novedades de afiliación
 TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................ 3
2. ALCANCE ................................................................................................. 3
3. DESCRIPCIÓN .......................................................................................... 3
3.1. INGRESO ................................................................................................ 3
3.2. CORRECIÓN AFILIADO ................................................................................ 6
3.2.1. CORRECIÓN DEL NOMBRE DEL AFILIADO ...................................................... 6
3.2.2. CORRECCIÓN NÚMERO DE DOCUMENTO ....................................................... 8
3.2.3. CORRECCIÓN TIPO DE DOCUMENTO .......................................................... 10
3.3. NOVEDADES DE AFILIACIÓN ...................................................................... 12
3.3.1. NOVEDAD DE TRASLADO ........................................................................ 13
3.3.2. NOVEDAD DE PENSIONADO .................................................................... 15
3.3.3. NOVEDAD DE FALLECIDO ....................................................................... 17
3.3.4. NOVEDAD DE ALTO RIESGO .................................................................... 18
3.3.5. NOVEDAD DE CORRECCIÓN DE IBC ........................................................... 20
3.3.6. NOVEDAD CORRECCIÓN CORRELACIÓN ...................................................... 22
3.3.7. NOVEDAD MULTIVINCULADO................................................................... 24
3.3.8. NOVEDAD SENTENCIA JUDICIAL ............................................................... 26
3.3.9. NOVEDAD TRABAJADOR NO CORRESPONDE................................................. 28
3.3.10. NOVEDAD SIN PAGO ............................................................................. 30
CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO ........................................................... 32
1. OBJETIVO

2. ALCANCE
Si el afiliado presenta inconsistencia en alguna de las novedades o tiene una
marcación de corrección de datos (Nombre, Tipo de documento o Numero de
documento) debe ingresar al portal Web del aportante mediante la URL:
https://pwa.colpensionestransaccional.gov.co realizar la respectiva corrección

3. DESCRIPCIÓN

1.1. INGRESO

• Digite las credenciales asignadas (usuario “Número de identificación del

representante legal o usuario funcional” y contraseña), de clic en
“INGRESAR”.
• De clic sobre el libro con el nombre de la entidad.

• Seleccione el libro “ESTADO DE CUENTA”.

• Al ingresar el sistema desplegara la opción de seleccionarlo por Año, debe
seleccionar el año a consultar e ingresar en el recuadro Deuda real:

• Se despliegan las referencias de pago por MES para el AÑO consultado, se

puede identificar con un punto rojo todos los meses y referencias con
inconsistencia en los datos del afiliado (Nombre, Tipo de documento o
Numero de documento), para ingresar de clic en “COTIZANTES”:
1.2. CORRECIÓN AFILIADO

• El sistema le mostrara la información de los afiliados para la referencia

consultada, allí nos muestra al inicio del listado los afiliados con correcciones
de tipo de documento, numero de documento y nombre del afiliado marcados
por una CAMPANA en color rojo , para corregir la inconsistencia
seleccione al afiliado:

1.2.1. CORRECIÓN DEL NOMBRE DEL AFILIADO

• Al ingresar en el afiliado con inconsistencia se despliegan los datos con la
información del afiliado, seleccioné la corrección que desea aplicar (Nombre),
visualizara el tipo de documento, numero de documento y el nombre traído
de la base de datos de registraduría:
 • Al ingresar el número de documento y nombres del afiliado correctos deberá
dar clic en ENVIAR, visualizará el siguiente mensaje si cumple las
validaciones contra registraduría:

NOTA: La corrección solo será aplicada si el porcentaje de coincidencia es mayor

de 70%.

• Al seleccionar la inconsistencia a corregir deberá dar clic en enviar, se

visualizará el siguiente mensaje:

• De clic en aceptar y digite PIN y OTP:

• Después de realizar la firma digital visualizara el siguiente mensaje:

• Al momento de realizar el envío de la corrección, la inconsistencia cambiará
a color verde , la corrección se envía a la base de datos y una vez sea
corregida la inconsistencia la CAMPANA desaparecerá:

1.2.2. CORRECCIÓN NÚMERO DE DOCUMENTO

• Seleccione la opción Número de documento luego deberá digitar el número
de documento correcto y el nombre del trabajador:
 • Al ingresar el número de documento y nombres del afiliado correctos deberá
dar clic en Enviar, visualizará el siguiente mensaje si cumple las validaciones
contra registraduría:

NOTA: La corrección solo será aplicada si el porcentaje de coincidencia es mayor

de 70%.

• Se genera una alerta con la siguiente información:

• De clic en aceptar y digite PIN y OTP:

• Después de realizar la firma digital visualizara el siguiente mensaje:

 1.2.3. CORRECCIÓN TIPO DE DOCUMENTO

• Seleccione la opción Tipo de documento, seleccione el tipo de documento

correcto y diligencie los nombres del afiliado:

• Al ingresar el número de documento y nombres del afiliado correctos deberá

dar clic en Enviar, visualizará el siguiente mensaje si cumple las validaciones
contra registraduría:

NOTA: La corrección solo será aplicada si el porcentaje de coincidencia es mayor

de 70%.
• Se genera una alerta con la siguiente información:

• De clic en aceptar y digite PIN y OTP:

• Después de realizar la firma digital visualizara el siguiente mensaje:

1.3. NOVEDADES DE AFILIACIÓN

Con esta opción el aportante podrá aplicar al afiliado alguna de las novedades tal
como Trasladado, Pensionado, Fallecido, Alto riesgo, Corrección IBC, Corrección
correlación, Multivínculo, Sentencia judicial, Trabajador no corresponde y Novedad
sin pago. Según sea el caso:

• Seleccione el año corregir e ingrese por el recuadro Deuda real:

• Seleccione el Mes y el Sticker dónde se encuentra el trabajador al cual se le

desea hacer la marcación de la novedad:
• Al ingresar por COTIZANTES, se despliega la información de los afiliados,
allí se debe revisar que se encuentre en estado por verificar, además de ello
el afiliado no debe tener ninguna novedad aplicada ni ningún tipo de
corrección de Nombre, Tipo De Documento y Número De Documento:

1.3.1. NOVEDAD DE TRASLADO

• Ingrese en el afiliado a aplicar la novedad, luego coloque el cursor sobre el

botón trasladado, allí se visualizará la siguiente descripción “Esta solicitud
se utiliza para reportar un trabajador que se encuentra trasladado
al RAIS. Colpensiones efectúa las validaciones correspondientes
para el cobro al RAIS de la cotización.”
• Para radicar una solicitud de novedad de trasladado ingrese por el botón
Traslado (Si considera conveniente deberá adjuntar un soporte en formato
PDF para radicar la novedad, NO es necesario adjuntarlo si no lo desea):

• De clic en enviar. Digite PIN y OTP:

• Posterior a ingresar la firma digital, visualizara el número de radicado con el

cual se efectuó la solicitud de trámite de traslado RAIS, y le informara que la
solución será aplicada en un término de 30 días:
1.3.2. NOVEDAD DE PENSIONADO

• Ingrese en el afiliado a aplicar la novedad coloque el cursor sobre el botón

pensionado, allí se visualizará una descripción correspondiente a la novedad
“Esta solicitud se utiliza para reportar a un trabajador que se
encuentra pensionado. Colpensiones efectúa la validación
correspondiente para la normalización de la historia laboral.”

• Si al ingresar por el botón Pensionado la base de datos no encuentra ningún

registro de pensionada para ese afiliado, visualizara el siguiente mensaje:
• Si al ingresar al afiliado con esta novedad a aplicar el sistema le informará la
creación de un caso para atender su solicitud y le permitirá adjuntar un
soporte en formato PDF (este adjunto NO es obligatorio) o bien le informará
que hay o no inconsistencia a corregir para esa novedad.

• Digite PIN y OTP, de clic en “ACEPTAR”:

• Posterior a ingresar la firma digital, visualizara el número de radicado con el

cual se efectuó la solicitud de trámite de Pensionado, y le informara que la
solución será aplicada en un término de 30 días:
1.3.3. NOVEDAD DE FALLECIDO

• Ingrese en el afiliado a aplicar la novedad coloque el cursor sobre el botón

Fallecido, allí se visualizará una descripción correspondiente a la novedad
“Esta solicitud se utiliza para reportar un trabajador que se
encuentra fallecido. Colpensiones efectúa la validación
correspondiente para la normalización de la historia laboral.”

• Digite PIN y OTP, de clic en “ACEPTAR”:

• Posterior a ingresar la firma digital, visualizara el número de radicado con el

cual se efectuó la solicitud de trámite de fallecido, y le informara que la
solución será aplicada en un término de 30 días:
1.3.4. NOVEDAD DE ALTO RIESGO
• Ingrese en el afiliado a aplicar la novedad coloque el cursor sobre el botón
Alto riesgo, allí se visualizará una descripción correspondiente a la novedad
“Esta solicitud se utiliza para reportar un trabajador que desempeña
actividades de alto riesgo. Colpensiones efectúa la validación
correspondiente para su registro.”

• Al ingresar deberá registrar los ciclos que corresponde a la certificación de

alto riesgo y adjuntar la copia de la certificación de alto riesgo en PDF:
• Digite PIN y OTP, de clic en “ACEPTAR”

• El sistema le informará que se radico una solicitud con el número de radicado,

por Alto riesgo del cual recibirá respuesta en 30 días:
1.3.5. NOVEDAD DE CORRECCIÓN DE IBC

• Ingrese en el afiliado a aplicar la novedad coloque el cursor sobre el botón

Corrección IBC, allí se visualizará una descripción correspondiente a la “Esta
solicitud se utiliza para reportar un cambio en el IBC. Colpensiones
efectúa la validación correspondiente para la corrección.”

• Digite a corregir y de clic en verificar IBC, el sistema muestra el mensaje de

IBC Validado. El sistema le permitirá adjuntar un soporte en formato PDF.
• Al dar clic en generar, visualizara la carta de certificación:

• Al dar clic en ACEPTAR visualizara el siguiente mensaje:

• Digite PIN y OTP, de clic en “ACEPTAR”:

• El sistema le informará que se radico una solicitud con el número de radicado,

de la corrección de IBC del cual recibirá respuesta en 30 días:
1.3.6. NOVEDAD CORRECCIÓN CORRELACIÓN

• Ingrese en el afiliado a aplicar la novedad coloque el cursor sobre el botón

Corrección correlación, allí se visualizará una descripción correspondiente a
la “Esta solicitud se utiliza para reportar un error en el NIT en una
autoliquidación de corrección. Colpensiones realiza la validación
correspondiente para la corrección.”

• Deberá subir el soporte en PDF de la autoliquidación:

• De clic en enviar, digite PIN y OTP:

• El sistema le informará que se radico una solicitud con el número de radicado,

de corrección de correlación del cual recibirá respuesta en 30 días:
1.3.7. NOVEDAD MULTIVINCULADO

• Ingrese en el afiliado a aplicar la novedad coloque el cursor sobre el botón

novedad multivinculado, allí se visualizará una descripción correspondiente a
la “Esta solicitud se utiliza para reportar un trabajador que presenta
afiliación al Rais y a Colpensiones. Colpensiones efectúa la
validación correspondiente para la definición del régimen.”

• Al dar clic en la novedad se visualiza el siguiente mensaje:

• Digite PIN y OTP, de clic en “ACEPTAR”:

• El sistema le informará que se radico una solicitud con el número de radicado,

de Multivinculado del cual recibirá respuesta en 30 días:
1.3.8. NOVEDAD SENTENCIA JUDICIAL

• Ingrese en el afiliado a aplicar la novedad coloque el cursor sobre el botón

Sentencia judicial, allí se visualizará una descripción correspondiente “Esta
solicitud se utiliza para reportar un pago por una sentencia judicial.
Colpensiones efectúa la validación correspondiente para la
corrección.”

• Digite los ciclos que corresponde al pago de la sentencia judicial, adjunte

copia de la sentencia judicial y la certificación de salarios para las fechas
seleccionadas en formato PDF:
• Digite PIN y OTP:

• De clic en aceptar para enviar la solicitud a continuación, el sistema le

informará que se radico una solicitud con el número de radicado, de sentencia
judicial la cual recibirá respuesta en 30 días:
1.3.9. NOVEDAD TRABAJADOR NO CORRESPONDE

• Ingrese en el afiliado a aplicar la novedad coloque el cursor sobre el Trabajador no

corresponde, allí se visualizará una descripción correspondiente “Esta solicitud
se utiliza para reportar un trabajador que no pertenece a la empresa o
que su pago fue solamente para salud. Colpensiones efectúa la validación
correspondiente para la normalización del pago.”

• El sistema le informará la creación de un caso para atender su solicitud y le

permitirá adjuntar un soporte en formato PDF (este adjunto NO es obligatorio):
• Digite PIN y OTP:

• De clic en aceptar para enviar la solicitud a continuación, el sistema le informará

que se radico una solicitud con el número de radicado, de Trabajador no
corresponde la cual recibirá respuesta en 30 días:
1.3.10. NOVEDAD SIN PAGO

• Ingrese en el afiliado a aplicar la novedad coloque el cursor sobre el botón Novedad

sin pago, allí se visualizará una descripción correspondiente “Esta solicitud se
utiliza cuando el aportante realiza el registro del trabajador del IBC pero
la cotización está en cero porque fueron canceladas a un fondo privado.
Colpensiones efectúa la validación correspondiente para el cobro al RAIS
de la cotización.”

• El sistema le informará la creación de un caso para atender su solicitud y le

permitirá adjuntar un soporte en formato PDF (este adjunto NO es obligatorio)
• Digite PIN y OTP:

• De clic en aceptar para enviar la solicitud a continuación, el sistema le informará

que se radico una solicitud con el número de radicado, de Novedad sin pago la cual
recibirá respuesta en 30 días:
 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

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