CASO SERVICIO DE HELP DESK O MESA DE AYUDA PARTE 1

El Servicio de Help Desk o Mesa de Ayuda en la empresa bancaria

YES tiene como alcance la gestión de soporte a los problemas en el
uso de Hardware y Software que se pudiesen presentar.

El banco YES que facturó USD 40 millones en el año 2020 viene

trabajando con el proveedor NINE hace 5 años y ha desarrollado
una relación comercial sólida para el soporte en aplicaciones de
sistemas.

El contrato vence el 31 de diciembre del 2021.

Hacia el 20 de diciembre del 2021 Usted ingresa a trabajar como

Responsable del Area de Compras de la empresa YES y decide
hacer un concurso de precios o proceso de selección de proveedor
para dicho servicio.

Favor conteste las siguientes preguntas:

1. ¿Se puede utilizar el contrato vigente con el proveedor NINE

para que sirva como bases del concurso de precios (técnicas
y administrativo-financieras) en el cual se invitará a los
proveedores TEN y TWENTY así como al proveedor actual
NINE?

Si, se podría utilizar como base del concurso, siempre cuando

cumpla con lo requerido por el usuario y las políticas de la empresa.

Se puede utilizar una parte del contrato como cláusulas de

obligaciones y condiciones comerciales los cuales complementará
la memoria descriptiva.

2. ¿Manejar una relación comercial de 5 años con el proveedor

NINE inhibe de hacer un concurso de precios con otros
proveedores?

No, porque para ser trasparente y ver en el mercado el precio y lo

que ofrece el proveedor actual es lo justo, la evaluación constante a
los proveedores puede derivar en un mayor ahorro de costos,
disminución de riesgos y ventajas en la contratación.
No nos inhibe siempre y cuando se respete la vigencia del contrato
y sus condiciones de renovación. Nosotros como clientes podemos
buscar nuevas alternativas en el mercado que nos ofrezca mejores
condiciones comerciales.

3. ¿A quiénes invitaría al concurso si decidiera hacerlo? ¿Cómo

escogería a los proveedores a invitar, es decir qué requisitos
han tenido que cumplir los proveedores TEN Y TWENTY para
ser invitados al concurso de precios?

Se invitaría a todos aquellos proveedores que cumplan con la

política de contratación de servicios de la empresa YES según las
políticas de contratación de servicio de la empresa se encuentra
estipulado los siguientes parámetros:
Experiencia en el servicio a licitar.
Referencias comerciales Respaldo financiero.
Homologación como proveedor.
Certificaciones.
DJ
Presencia en el mercado mayor 2 años

4. ¿Quién o quiénes deben decidir con qué proveedor se debe

trabajar luego del 31 de diciembre del 2021?

El área de Adquisiciones, ya que ellos son los que recopilan toda

información, el VB de la parte técnica, el área legal (si está bien
estructurado el contrato) y administrativo – financiero (tiempo de
pago, tipo de moneda, tipo de credito ).

Área TI
Área financiera
Gerencia General

5. ¿Se puede contratar para realizar este servicio a más de 1

proveedor? ¿Resulta conveniente hacerlo?

Si se puede contratar sin embargo no resulta conveniente porque se

incrementa el riesgo de la confidencialidad, la carga operativa, y el
nivel de servicio puede verse afectado.
 6. Señale diferencias importantes para contestar cada una de las
preguntas (1 a 5) si es que la empresa que realiza el concurso de
selección de proveedores se trata de una empresa privada versus
una empresa pública.

- Las entidades públicas tienen 7 tipos de contratos

Contrato anual
Contrataciones menores a 8UIT
Contrataciones de consultoría
Contrataciones de obra
Contrataciones de bienes
Contrataciones de servicios
Contratación de licitaciones publicas

- Participantes:
Titular de la entidad
Área usuaria
Comité de contrataciones
El administrador
La OSCE

- En entidades del Estado no se pueden usar el mismo

contrato.
- Mínimo de postores 3, en caso postule uno se vuelve a
convocar.
- No se puede contratar dos empresas para brindar el mismo
servicio salvo sea por medio de un consorcio.
- Los tiempos del proceso de contratación en una entidad
privada es flexible caso contrario de lo que ocurre en una
entidad pública.