Términos de Referencia para

“ADQUISICIÓN EQUIPO MULTIFUNCIONAL (FAX,

IMPRESORA, SCANNER Y FOTOCOPIADORA) PARA LA UNIÓN
NACIONAL DE GOBIERNOS LOCALES”

San José

mayo, 2021
Contenido
JUSTIFICACIÓN 3
OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN 3
OBJETIVO GENERAL 3
OBJETIVO ESPECÍFICOS 3
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 4
CAPACITACIÓN Y SOPORTE 5
TIEMPO DE EJECUCIÓN 6
FORMA DE PAGO 6
PRESUPUESTO 6
SISTEMA DE EVALUACIÓN 7
CRITERIOS DE DESEMPATE 8
 JUSTIFICACIÓN
La Unidad de Gestión de Tecnología de Información (TI) de la Unión Nacional de Gobiernos Locales
-UNGL- de conformidad al Plan Operativo Anual para el 2021, desea dar inicio los procedimientos
correspondientes para la adquisición de un equipo multifuncional para la UNGL con el fin de que la
institución cuente con un equipo especializado que brinden nuevas características y herramientas
de trabajo para los funcionarios que serán utilizadas para mejorar el rendimiento de las labores de
oficina, así como también cuenten con la tecnología existente hoy en día en el mercado nacional
que pueda brindar un mejor aprovechamiento de los recursos que se utilizan como ahorro en
suministros, ahorro en tintas o cartuchos, entre otros beneficios que pueda brindar un equipo con
dichas características.

OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN
Comprar 1 equipo multifuncional (fax, impresora, scanner y fotocopiadora) para la UNGL

OBJETIVO GENERAL
Dotar a la UNGL de equipo especializado en labores de impresión, escaneado o fotocopiado de
documentos a mayor escala, así como también que la organización cuente con equipo
multifuncional con nuevas herramientas y características, tecnología reciente y sirva para buscar
eficacia y eficiencia en las labores institucionales.

OBJETIVO ESPECÍFICOS
Buscar una empresa que ofrezca equipos informáticos multifuncional de conformidad a las
características planteadas en el presente documento.

Instalar y configurar el equipo en el edificio principal de la UNGL, ubicado en Sabana Sur, para que
brinde labores de impresión, copiado, escaneado y fax por medio de la red de datos organizacional
a los funcionarios de la institución.

Configurar el equipo en la red institucional y bridar acceso a todos los funcionarios para su
utilización.

Configurar el Servidor de Dominio institucional, como servidor de impresión a fin de que se

administre el equipo multifuncional y los funcionarios utilicen el equipo a través del servidor
principal.
 PRODUCTOS ESPERADOS (EQUIPO Y SERVICIO) Y PRESUPUESTO
SUBTOTAL
Ítem CANTIDAD ARTICULO SOLICITADO TOTAL PRESUPUESTO
PRODUCTO

1 1 Equipo Multifuncional ₡3.000,000.00 ₡3,000,000.00

Contrato 12 meses de
soporte y
2 1
mantenimiento
₡800,000.00 ₡800,000.00
preventivo y correctivo
Total, Presupuesto ₡3,800,000.00
 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL EQUIPO MULTIFUNCIONAL
1. EQUIPO MULTIFUNCIONAL DE REFERENCIA
1.1. Se toma como base de referencia para este proceso administrativo y para las
especificaciones técnicas el equipo multifuncional XEROX VERSALINK C7025, por lo que
los oferentes pueden ofertar el mismo equipo o uno similar o superior al mencionado, no
podrán ofertar equipos con características inferiores.
1.2. Los oferentes que envíen un equipo diferente al mencionado, deberán confeccionar y
adjuntar un cuadro comparativo entre ambos equipos tanto el equipo de referencia,
como el equipo ofertado a fin de que se pueda realizar un análisis adecuado del equipo,
en comparación con el equipo de referencia.
1.2.1.Si el equipo ofertado es el mismo que el equipo de referencia o en su defecto es un
equipo de la misma marca y modelo superior al equipo de referencia no es necesario
presentar el cuadro comparativo, salvo el equipo sea de otra marca diferente.
1.2.2.Los oferentes que envíen un equipo diferente y no adjunten el cuadro comparativo
solicitado, se descartarán las ofertas presentadas.
1.3. Todo oferente deberá entregar fichas técnicas con las características de los equipos
ofrecidos, de no entregarse la documentación completa de estos equipos, las ofertas
serán descartadas.
1.4. Los oferentes podrán utilizar como base de referencia para la confección del cuadro
comparativo, cada uno de los puntos o indicadores abajo mencionados a lo largo del
inciso 2)
1.4.1.El cuadro comparativo deberá tener 3 columnas, siempre y cuando se cumpla el
inciso 1.2)
1.4.1.1. La primera columna la característica requerida
1.4.1.2. La segunda columna indicará si cumple o no con la característica requerida
1.4.1.3. La tercera columna indicará el numero de página de la ficha técnica del
equipo ofrecido, donde se indica y valide que se está cumpliendo con la
especificación mencionada.
2. Entre básicas del equipo se mencionan a continuación las fundamentales
2.1. Impresión
2.1.1.Impresión led Color
2.1.2.La velocidad de impresión en tamaño carta 25 páginas por minuto color y 25 páginas
por minuto blanco y negro.
2.1.3.La resolución de impresión 2400 x 1200 dpi
2.1.4.Funciones de impresión:
2.1.4.1. Impresión desde USB
2.1.4.2. Impresión segura
2.1.4.3. Juego de muestra
2.1.4.4. Impresión personal
2.1.4.5. Trabajos guardados
 2.1.4.6. Identificación de trabajos
2.1.4.7. Creación de folletos
2.1.4.8. Impresión a dos caras
2.1.4.9. Modo borrador
2.1.4.10. Almacenamiento y extracción de ajustes de controladores
2.1.4.11. Estado bidireccional en tiempo real, Escalado
2.1.4.12. Supervisión de trabajos
2.2. Copiado
2.2.1.Copiado monocromático y color
2.2.2.La velocidad de copiado en tamaño carta 25 páginas por minuto color y 25 páginas
por minuto blanco y negro.
2.2.3.La reducción debe ser de 25% y la ampliación debe ser hasta 400% como mínimo
2.2.4.Debe copiar hasta 999 copias múltiples
2.2.5.Copiado a doble cara automático
2.2.6.El equipo debe imprimir varias páginas en una sola hoja
2.2.7.La resolución hasta 600 x 600 dpi
2.2.8.Funciones de copiado
2.2.8.1. Dos caras automático
2.2.8.2. Compaginado electrónico
2.2.8.3. Selección de bandeja automático
2.2.8.4. Creación automática de librillo
2.2.8.5. Varias páginas en una sola
2.2.8.6. Auto reducción y ampliación
2.2.8.7. Originales de varios tamaños
2.2.8.8. inserción de cubiertas
2.2.8.9. Set de ejemplos
2.2.8.10. Copiado de libros
2.3. Fax
2.3.1.Fax de red LAN
2.3.2.Reenvío de fax a Correo electrónico
2.3.3.El equipo debe contar con puerto para fax y reenvío de fax
2.3.4.Contar con marcación rápida de 200 números
2.3.5.Debe contar con la opción de remarcación automática
2.3.6.El equipo debe contar con una velocidad de transmisión de hasta 33.6 kbps
2.3.7.Funciones de fax
2.3.7.1. LAN fax
2.3.7.2. Reenvío de Fax
2.3.7.3. Recepción y envío dos caras
2.3.7.4. Impresión de fax hasta 11 x 17 in. / A3
2.4. Escáner
2.4.1.Escáner a color
2.4.2.Formatos de archivos: MTIFF, JPG, TIFF, PDF, PDF/A XPS, WORD Y EXCEL.
 2.4.3.La resolución de 600 x 600 dpi
2.4.4.Destinos de escaneo
2.4.4.1. Escaneo a PC
2.4.4.2. Escaneo a correo electrónico
2.4.4.3. Escaneo SMB o FTP.
2.4.4.4. Escaneo a USB
2.4.4.5. Crear formatos editables de forma directa el MFP, preservando el formato,
los párrafos y las imágenes en el lugar correcto
2.5. Otras funciones
2.5.1.La salida de la primera página blanco y negro 6,9 segundos y color 9 segundos
2.5.2.Ciclo mensual de trabajo 107.000 páginas por mes
2.5.3.Memoria de 4 GB más un disco duro de 320GB.
2.5.4.Procesador 1.05 GHz
2.5.5.Conectividad 10/100/1000 Base-TX Ethernet, USB 3.0,
2.5.6.Lenguajes de impresión Emulaciones PCL 6, Adobe PostScript 3
2.5.7.Alimentador automático 110 hojas
2.6. Papel
2.6.1.Tamaño de papel: 3,5" x 3,87" a 11,69" x 17"
2.7. Bandejas para alimentación de papel
2.7.1.Dos bandejas de entrada 520 hojas
2.7.2.Una bandeja de salida dos de 250 hojas
2.7.3.El gramaje de 20 a 216 gr/m²
2.7.4.Bandeja multipropósito de 100 hojas

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CONTRATO DE MANTENIMIENTO

La empresa adjudicada deberá incluir para el equipo ofertado, un contrato de soporte y
mantenimiento, correctivo y preventivo, donde se incluya tanto partes y suministros, software de
monitoreo y un límite de al menos 5000 impresiones mensuales dentro del cargo fijo del contrato.

Adicionalmente se deben considerar la siguiente información:

a. El servicio de mantenimiento constituye un servicio correctivo y preventivo según

especificaciones del fabricante a fin de mantener los equipos en buen estado de
funcionamiento.
b. El servicio debe incluir el soporte relativo al software instalado en fábrica por el propio
fabricante o software adicional que haya incluido la empresa adjudicada
c. El servicio de mantenimiento se prestará en el lugar en donde la UNGL haya instalado el
equipo el cual será en su oficina principal ubicada en Sabana Sur o taller de la empresa
adjudicada, a juicio de ésta, siempre y cuando el adjudicado no perjudique la continuidad
del servicio brindado.
 d. Al requerir el servicio de mantenimiento la UNGL, mediante sus contactos establecidos
procederá a llamará a las oficinas del adjudicado, en donde se deberá asignar un número
de servicio y un técnico que le visitará a la brevedad posible en días y horas hábiles.
e. Así mismo el adjudicado podrá dar soporte de atención vía remota desde sus
instalaciones, ya sea por teléfono o por otras vías, con el propósito de resolver problemas
menores, los cuales puedan ser de fácil solución por parte del personal de la UNGL esto
con el propósito de mejorar los tiempos de atención.
f. La UNGL aceptará, que, mediante conexiones a internet, el adjudicado podrá incluir la
modalidad de Servicios Gestionados de Impresión o monitoreo a fin de que se monitoree
los insumos, suministros o consumibles que deben cambiarse antes de que llegue a su
término, al menos al estar a un 20% de acabado los insumos, lo anterior para que no se
pierda la continuidad de los servicios de impresión, fotocopiado, entre otros para los que
se contratan los equipos.

DE LA MANO DE OBRA
El adjudicatario proporcionará la mano de obra necesaria a fin de prestar el servicio de
mantenimiento en días y horas hábiles en los términos pactados por ambas partes.

En caso que el mantenimiento corrija daños o pérdidas ocasionadas a los equipos por uso
inadecuado al mismo por parte de la UNGL o por terceros, la UNGL se obliga a realizar los trámites
correspondientes para la adquisición de las partes dañadas y en previa coordinación con el
adjudicatario la instalación de los mismos a fin de dejar el equipo en buen estado de
funcionamiento.

DE LOS REPUESTOS DE LOS EQUIPOS

El adjudicatario reparará y/o reemplazará a su elección, las partes que a su juicio estén dañadas
total o parcialmente por el uso ordinario y prudente de los equipos que son parte fundamental del
contrato de soporte y mantenimiento correctivo y preventivo.

DE LOS SUMINISTROS
El adjudicatario proveerá a la UNGL a la brevedad posible los suministros que le sean requeridos
por parte de la institución y emitirá la factura correspondiente cuando se trate de suministros no
incluidos en el mantenimiento pactado. La UNGL entregará al adjudicatario todos los suministros
reciclados como cilindros usados, cartuchos de tóner vacíos, fusores, como requisito para la
entrega de nuevos suministros.

En el caso de suministros requeridos para el funcionamiento de los equipos que estén incluidos en
la cuota de mantenimiento pactada en este contrato, los mismos se entregarán en las oficinas de
la UNGL velando siempre porque el equipo se mantenga en funcionamiento.

COPIAS, IMPRESIONES E IMÁGENES ESCANEADAS CON EL EQUIPO.

El pago de la cuota mensual da derecho a la UNGL a un mínimo de 5000 copias e impresiones sean
en blanco y negro; que forma parte de este contrato como incluidas en el pago mensual.
La UNGL acepta el conteo de copias e impresiones obtenidas de los equipos a los cuales de
conformidad a lo establecido y al software de gestión de impresión que son instalados para
monitorear estos procesos.

El papel no es considerado un suministro y debe adquirirse por parte del adjudicatario por
separado.

GENERALIDADES DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

PLAZO
Los derechos y obligaciones de las ambas partes tendrán una vigencia de 12 meses a partir de la
entrega del equipo instalado en las oficinas de la UNGL

PRORROGA
La UNGL se reserva el derecho de realizar anualmente, hasta por 3 períodos, una prorroga al
contrato de soporte y mantenimiento tanto preventivo como correctivo, con el mismo plazo de
vigencia, siempre y cuando ambas partes estén de acuerdo con la continuidad del servicio
brindado.

TERMINACIÓN ANTICIPADA
La UNGL tendrá derecho a dar por terminado este contrato en cualquier momento, mediante
notificación por escrito al adjudicatario y con una anticipación de treinta (30) días naturales a la
fecha deseada de terminación.

CAPACITACIÓN Y SOPORTE
La empresa adjudicada deberá brindar una capacitación al menos a dos o tres funcionarios de la
UNGL en relación al uso y administración de los equipos suministrados

La empresa adjudicada deberá entregar en forma impresa o digital, los manuales para la
administración del equipo que contengan toda la información que permita el funcionario
Administrador del equipo de la UNGL, realizar las diferentes tareas administrativas, entre algunas:

 Configuración de perfiles
 Acceso a los usuarios al equipo para las diferentes tareas (Impresión, Copiado, Escáner,
Fax)
 Configuración de controles de seguridad y contadores
 Entre otros.

La empresa adjudicada deberá entregar mediante algún dispositivo, los controladores

correspondientes del equipo adquirido con el fin de poder realizar los diferentes procesos de
instalación y configuración en los equipos institucionales de cada funcionario, en donde cada
funcionario podrá tener acceso a las tareas de impresión por medio de la red local de datos.
 TIEMPO DE EJECUCIÓN
La institución desea que la entrega del producto adquirido se realice dentro de los próximos 30
días naturales a partir del recibo de la Orden de Compra correspondiente que dará el Área de
Gestión de Proveeduría de la UNGL, sin embargo, para efectos del sistema de evaluación, se
tomará en cuenta como uno de los rubros de este sistema, el plazo de entrega del equipo, ya que
es vital para la institución, contar los antes posible con el equipo requerido.

FORMA DE PAGO
Una vez instalado el equipo y configurado conforme a lo solicitado inicialmente por la Unidad de
Tecnologías de Información de la UNGL, se deberá enviar la facturación correspondiente a la
UNGL, para dar inicio al trámite de pago correspondiente para la línea requerida en este
procedimiento.

Para el contrato de soporte, el pago se hará en forma mensual por mes terminado, para lo cual se
deberá enviar la facturación correspondiente al servicio de soporte y mantenimiento a la UNGL,
para dar inicio al trámite de pago correspondiente para la línea requerida en este procedimiento.

PRESUPUESTO
De conformidad al Plan Operativo Anual de la Unidad de Gestión de Tecnologías de Información
(TI) en su objetivo operativo n° 2 “Dotar a la UNGL de un Equipo Multifuncional para trabajos de
red”, se ha asignado una reserva presupuestaria de ¢3.000.000 para la adquisición del activo
solicitado, recursos que se encuentran sobre la partida presupuestaria 5.01.05 y para el contrato
de soporte y mantenimiento se ha asignado una reserva presupuestaria de ¢ 800.000 para la
adquisición del servicio solicitado, recursos que se encuentran sobre la partida presupuestaria
1.08.08
 SISTEMA DE EVALUACIÓN
Los aspectos a evaluar para el escogimiento del proveedor idóneo para la presente adquisición
son:

El sistema de evaluación que se utilizará para el siguiente:

Factores de Evaluación
Monto de la Oferta (Precio total ofertado
a. 55%
por ambas líneas)
Plazo de entrega del producto
b. 15%
ofertado(equipo)

c. Garantía de fábrica ofrecida (equipo) 15%

Años de experiencia como distribuidor de la

d. 10%
marca ofrecida. (equipo)

f. Aspecto Ambiental (equipo) 5%

TOTAL, A EVALUAR 100%

a. Monto de la oferta (55%): para determinar el puntaje correspondiente al

factor precio se aplicará la siguiente fórmula:

FP=(Pmin/Px) x 55
FP: Puntaje obtenido por la empresa para el factor precio
Px: precio total ofrecido por la oferta en evaluación
Pmin: precio total de la oferta con el monto total más bajo

b. Plazo de entrega del producto ofertado (15%): para determinar el puntaje

correspondiente al factor se utilizarán días naturales, el oferente deberá indicar
dicho plazo en días naturales.

Plazo de Entrega Porcentaje

correspondiente
Menos de 5 días naturales 15%
De 6 días a menos de 15 días 10%
De 16 días a menos de 30 días 5%
Más de 30 días 1%

c. Garantía de fabrica del producto ofertado (15%): para determinar el puntaje

correspondiente al factor se utilizarán la cantidad de años ofrecido por cada
 participante, el oferente deberá indicar dicho plazo en años completos o en su
defecto en meses.

Plazo de Entrega Porcentaje

correspondiente
De 3 años en adelante 15%
De 2 años a menos de 3 años 10%
De 1 año a menos de 2 años 5%
Menos de un año 1%

d. Años de experiencia como distribuidor de la marca ofrecida (10%)

Años de distribuidor Porcentaje

autorizado correspondiente
De 20 años en adelante 10%
De 10 años a menos de 20
años 5%
De 10 años o menos 1%

e. Aspecto Ambiental (5%): Si el oferente presenta la documentación

comprobatoria, de los productos amigables para el ambiente, en cada uno de
los ítems, recibirá un puntaje (1%) por cada certificación que presente. El
oferente deberá indicar claramente en la oferta el mediante un documento el
nombre o identificación de cada uno de las certificaciones que presente e
indicar en que página de la oferta se encuentra dicha certificación, con el fin de
que la administración pueda comprobar lo indicado por el oferente.

CRITERIOS DE DESEMPATE
En caso de existir empate entre los oferentes con mayor calificación obtenido del sistema de
evaluación y luego de la evaluación de las ofertas, la selección de la oferta adjudicataria se
realizará mediante el siguiente procedimiento de exclusión:

a. Se escogerá la oferta que tenga menor precio

b. De existir empate en los precios, se escogerá la que tenga mayor garantía de fábrica
ofrecida
c. De existir empate en el factor de garantía, se escogerá la que presente un plazo de
entrega menor

De persistir el empate la Administración convocará por escrito con un día hábil de antelación a la
fecha en que se resolverá el empate, a los representantes legales de los oferentes que se
encuentren en esa situación, para efectuar una rifa y así seleccionar el adjudicatario, la cual será
efectuada por la Proveeduría. Cada oferente tomará al azar un papel donde uno de ellos se
detallará la palabra “adjudicatario”, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con
la palabra antes indicada, será el adjudicatario. La no asistencia de las partes no impedirá la
realización de la rifa. De lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente

CONSULTA A LOS TERMINOS DE REFERENCIA

Los oferentes podrán solicitar aclaraciones o hacer consultas de los TDR, mediante nota escrita
dirigida a la Unidad de Informática y enviarla vía correo electrónico a proveeduria@ungl.or.cr y
con copia a jrobles@ungl.or.cr, lo anterior para que la documentación que como respaldo en los
expedientes de área de Proveeduría y a su vez se le pueda brindar respuesta lo antes posible.

VISTO BUENO A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Jonathan Robles Monge

Encargado de Informática
Unión Nacional de Gobiernos Locales